SKKN THPT: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở Trường THPT Lưu Hoàng

Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

MỤC LỤC
A. TÊN ĐỀ TÀI...................................................................................... Trang 1
B. ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................... Trang 1
1. Lý do chọn đề tài................................................................................ Trang 1
2. Mục đích nghiên cứu........................................................................... Trang 1
3. Nội dung nghiên cứu........................................................................... Trang 1
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu........................................................ Trang 2
5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu................................................. Trang 2
6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu.................................................... Trang 2
C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ..................................................................... Trang 3
I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến....................... Trang 3
II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề SKKN................. Trang 3
III. Thực trạng vấn đề.............................................................................. Trang 4
1. Cơ sở lý luận....................................................................................... Trang 4
2. Cơ sở thực tiễn.................................................................................... Trang 4
IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP....................................................... Trang 6
1. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ.......................................................................... Trang 6
1.1 Soạn thảo văn bản............................................................................. Trang 7
1.2 Quản lí công văn đi........................................................................... Trang 8
1.3 Quản lí công văn đến......................................................................... Trang 9
1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên...................................................................... Trang 10
1.5 Quản lí hồ sơ học sinh....................................................................... Trang 10
1.6 Quản lí và sử dụng con dấu............................................................... Trang 11
1.7 Quản lí văn bản lưu trữ...................................................................... Trang 12
2. Tăng cường công tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán bộ
giáo viên, nhân viên trong nhà trường..................................................... Trang 16
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ............. Trang 16
4. Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất.............................Trang 17

5. Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các
cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của ........ Trang 17
V. KẾT QUẢ CỦA SÁNG KIẾN............................................................ Trang 17
D. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ ................................................................. Trang 19
1. Kết luận............................................................................................... Trang 19
2. Kiến nghị............................................................................................. Trang 20

Trang 0 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

A. TÊN ĐỀ TÀI:
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở Trường
THPT Lưu Hoàng”.
B . ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh
mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thông tin, công
văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều,
riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quan
trong ngành là rất lớn nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức
nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo....) của
các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong nhà
trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên....) quá
trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc,
phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt động khác

của nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề
thông tin được nhân viên văn thư, lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất
chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Ngoài ra văn thư là cầu nối giữa nhà trường
với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn
vị chủ quản cấp trên. Làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm
cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao
hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải
cách hành chính hiện nay. Vì vậy mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận
thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra
những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị
mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của nhà
trường.
Qua 4 năm làm việc thực tế và vốn kiến thức được học tôi mạnh dạn viết
sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở
trường THPT Lưu Hoàng” nhằm trao đổi với với các đồng nghiệp những kinh
nghiệm mà tôi đã rút ra.
2. Mục đích nghiên cứu.
Nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm quan
trọng của công việc mình đang làm.

Trang 1 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

Thu thập thông tin văn bản đổi mới đưa công tác văn thư lưu trữ trong
trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học.
3. Nội dung nghiên cứu.
Trong quá trình làm việc tôi đã xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu
trữ. Từ đó tôi đã nghiên cứu ra SKKN “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả

công tác văn thư lưu trữ ở trong trường THPT Lưu Hoàng”.
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần
phải có bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị
chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần,
giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng
thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản,
hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin... thì những
người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng
cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được
ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ
chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều.
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Lưu Hoàng,
thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên
văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu.
Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thông tư quy định của Bộ nội vụ
ban hành và qua quá trình làm việc công tác tại trường.
+ Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng số liệu
+ Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của cơ quan
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp tổng hợp
Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học 20162017, năm học 2017-2018 đến hết học kỳ 1 năm học 2018 – 2019).
6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:
Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác
văn thư lưu trữ.
Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn bản đã lưu trữ một cách
thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung

để trình ký.

Trang 2 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, không đòi
hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của
nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên của vấn đề sáng kiến
kinh nghiệm (SKKN).
Biện pháp: Là cách giải quyết một vấn đề cụ thể.
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận
(đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại
trường THPT Lưu Hoàng” là những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường nhằm khắc phục những khó
khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường.
II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến.
Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học
đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực
hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu
trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu
trữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.

Trang 3 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
III. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1. Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao
gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công

tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa
chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm
các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Cơ sở thực tiễn.
Công tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt
một thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung cấp một
cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ
quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động
của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách
hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có
một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có
thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu
quả quản lý của cơ quan đơn vị.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành
chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác
tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Qua thời gian công tác thực tế tại trường tôi đã gặp những thuận lợi và
khó khăn sau:

Trang 4 / 20

Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

a. Thuận lợi:
- Nhà trường có một nhân viên văn thư chuyên phụ trách về công tác văn
thư trong trường, công việc chuyển giao văn bản đi văn bản đến được giải quyết
kịp thời do cấp trên đưa ra. Có hệ thống mạng internet ổn định để phục vụ công
việc truy cập thông tin, lấy thông tin làm báo cáo .
- Các văn bản đi và đến được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình
trạng nhầm lẫn, thất lạc.
- Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như máy phô tô, máy in
phục vụ cho công tác văn thư.
b. Khó khăn:
- Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư chuyên trách, chủ yếu
là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, công văn,
giấy tờ trước năm 1990 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất
thoát, bị rách nhiều.
- Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làm
công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn thanh niên, công đoàn...Để
thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu
soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc. Công tác văn thư của trường
chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường các
văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít. Vì vậy văn bản
ban hành còn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản ban
hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại và
trích yếu nội dung.
- Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ vẫn còn nằm rải
rác ở các phòng ban, tổ chuyên môn.
- Về quản lí công văn đi và đến: Những năm về trước nhà trường chưa
chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản

lý công tác văn thư còn bị bất cập.
+ Đăng kí văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số
ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.
+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn
lưu bản phô tô không đúng với quy định.
- Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh:
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ.
+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học
bạ THCS những năm trước nhà trường chưa có kế hoạch trả cho học sinh vì vậy
khối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn còn tồn đọng ở

Trang 5 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

trường rất nhiều. Sổ đăng bộ không cập nhật rõ học sinh chuyển đi, chuyển đến,
bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn.
c. Nguyên nhân:
- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự được
quan tâm, nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên
môn, nghiệp vụ về công tác văn thư.
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc,
hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công
việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng
như máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế.
- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lí công văn
đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp dân, giải
quyết các thủ tục hành chính, làm công tác thi....Công việc nhiều mà lại kiêm
nhiệm các công việc khác nên ảnh hưởng đến công việc chính của mình và chế

độ đãi ngộ thì rất ít.
IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP
Trường THPT Lưu Hoàng thành lập và hoạt động được 35 năm. Để tránh
tình trạng thất thoát văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để nâng cao
công tác văn thư lưu trữ của nhà trường tôi xin đưa ra một số biện pháp sau:
1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ.
Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu
ngôn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ
hình thành trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy để hoạt động của cơ quan,
đơn vị thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nước
thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết công
việc.
Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quy
định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế
của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy
chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, quy trình soạn thảo, ban
hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu...
Quy trình thực hiện như sau:
1.1. Soạn thảo văn bản:
Hàng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như
sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu....được thể hiện
qua bảng thống kê sau:

Trang 6 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

Quyết định

Số lượng văn bản năm
2017
78

Số lượng văn bản năm
2018
56

Công văn

45

54

Kế hoạch

25

31

Thông báo, báo cáo

40

60

Tờ trình

17

20

Tên loại văn bản

Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân
và văn thư phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn:
+ Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định ban
hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai,
gửi cho cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,
chính xác với mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác
nhau như công văn soạn khác quyết định..
- Thu thập và xử lí thông tin: Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như
các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên
và những thông tin từ thực tế.
- Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành.
Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thông
qua hệ thống mail nhà trường. Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2. Quản lý công văn đi.
a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của
văn bản.

b. Đăng ký văn bản đi
c. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi:
+ Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm) bao gồm 8 cột theo mẫu dưới
đây:

Trang 7 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

Số,
ký
hiệu
văn
bản
(1)

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu
nội dung
văn bản

Người
ký

Nơi
nhận
văn
bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực tiếp.
Đa số công văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ mail công vụ
, giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời
gian. Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn bì thư và
gấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thì

không để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh để lộ thông tin của văn bản.
Ghi đầy đủ tên và địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản. Bảng thống kê
công văn đi của trường THPT Lưu Hoàng năm 2017, năm 2018 ban hành được
chuyển phát như sau:
Số lượng văn bản chuyển
Số lượng văn bản chuyển
Năm
bằng mail công vụ
trực tiếp và bưu điện
2017
297
60
2018
268
89
e. Lưu văn bản đi.
Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một
bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn
bản để lập hồ sơ công việc. Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp
xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ. Việc
lưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file
word và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn
bản tài liệu được nhanh chóng.
1.3. Quản lý công văn đến.
- Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở giáo dục và
Đào tạo, Công đoàn ngành, UBND Huyện.....gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế
hoạch chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản
của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc.
Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và đường bưu điện.
- Quy trình quản lý văn bản đến.

a. Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan
với mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail. Nhà trường tiếp nhận văn bản
đến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail.

Trang 8 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

b. Phân loại và đăng ký văn bản đến:
* Phân loại văn bản đến:
- Văn bản gửi đến hệ thống mail công vụ của trường, văn thư tiến hành in
văn bản, trường hợp công văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và bóc bì văn
bản.
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơ
quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để
đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới phần
số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến.
Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hoàng.
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG
CÔNG VĂN :............................
Số:.........................
Ngày........tháng.......năm..........

* Đăng ký văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào
sổ đăng ký công văn đến.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
+ Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo mẫu sau:

Ngày Số
đến đến
(1)

(2)

Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

(3)

(4)

(5)

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
(6)

Đơn vị
Ký
hoặc người

nhận
nhận
(7)

(8)

Ghi
chú
(9)

c. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để
xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên văn
thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo.
- Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí
mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn
bản.
d. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 9 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

- Sau khi nhận được văn bản đến, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theo thời
hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn

giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được
giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh
đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Văn thư có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho
các đơn vị liên quan.
1.4. Quản lí hồ sơ giáo viên:
- Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả các
văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên.
- Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng. Được sắp
xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn
thận.
1.5. Quản lí hồ sơ học sinh:
Trường THPT Lưu Hoàng thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học
sinh trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều
phục vụ cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như các
hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ trả bằng tốt nghiệp...
- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch
học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xuyên cập nhật
học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt
với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ.
- Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của quá trình
học tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ
khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học
tập của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm
bàn giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ.
Học bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận đầy đủ.
- Sổ điểm: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm

esam, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau đó Ban giám hiệu
duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thông tin kết quả học tập
của học sinh.

Trang 10 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở
giáo dục và đào tạo Hà Nội về văn thư có trách nhiệm vào số từng học sinh theo
từng số hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến nhận phải có
giấy tờ như CMND hoặc CCCD hoặc sổ hộ khẩu ghi lại để tiện cho việc theo
dõi người nhận bằng và phải ghi rõ họ tên đầy đủ. Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp
mỗi năm lập một cuốn và được lưu vĩnh viễn.
1.6. Quản lý và sử dụng con dấu
* Quản lý con dấu:
- Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị
trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các bộ phận
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử
dụng con dấu của bộ phận mình (đối với bộ phận có con dấu riêng).
- Các con dấu của cơ quan, đơn vị được giao cho nhân viên văn thư quản
lý và sử dụng. Nhân viên văn thư được giao bảo quản, sử dụng con dấu phải
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc bảo quản, sử dụng
con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên văn thư.
Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị, phải được sự đồng ý của
người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng con
dấu đúng mục đích. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong cũng như ngoài
giờ làm việc.

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, nhân viên văn thư phải báo cáo
người đứng đầu cơ quan đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị
mất, người đứng đầu cơ quan đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra
mất con dấu để lập biên bản.
- Khi đơn vị có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ
và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
* Sử dụng con dấu:
+ Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan,
đơn vị.
+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức
và có chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc

Trang 11 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền, đóng dấu
treo hoặc giáp lai trên những văn bản không phải của cơ quan, đơn vị ban hành.
1.7. Quản lý văn bản của lưu trữ:
a. Công tác thu thập , bổ sung tài liệu:
* Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
+ Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, và

lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
* Chỉnh lý tài liệu
+ Nguyên tắc chỉnh lý
+ Không phân tán phông lưu trữ.
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc.
+ Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
- Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được yêu cầu:
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
+ Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu
khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
* Xác định giá trị tài liệu
- Bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến
thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn.
- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
- Chỉ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của phòng. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Trưởng phòng trong việc
xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ đơn vị; lựa

Trang 12 / 20

Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

chọn tài liệu lưu trữ của đơn vị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có); lựa
chọn và loại hủy tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Trưởng phòng quyết định thành lập.
Thành phần của Hội đồng bao gồm:
- Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ - Chủ tịch Hội đồng.
- Văn thư - Thư ký Hội đồng.
- Các TTCM, chủ tịch Công đoàn - Ủy viên.
- Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời thêm
người am hiểu về chuyên môn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm
ủy viên.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số;
các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạo
quyết định.
- Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng phòng
quyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ
đơn vị, lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị.
* Hủy tài liệu hết giá trị
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Luật
Lưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
- Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu
và phải được lập thành biên bản.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá

trị.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý
kiến của cơ quan có thẩm quyền (nếu có)
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ đơn vị ít nhất
20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
* Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ
quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)

Trang 13 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

* Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, do các bộ phận và
cán bộ nhân viên tự bảo quản, và phải bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ
đơn vị và được bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải được
trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an
toàn cho tài liệu.
- Tổ trưởng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các
biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật đối với kho lưu
trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảo
quản tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp với các loại hình tài liệu

lưu trữ.
- Nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí,
sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp, cặp,
dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra
cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để nắm được tình
hình số lượng, chất lượng tài liệu.
* Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tất cả cán bộ, nhân viên trong, ngoài cơ quan, đơn vị và mọi cá nhân
đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng.
- Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn xin sử
dụng tài liệu, chứng minh thư hoặc hộ chiếu, và phải được Thủ trưởng cơ quan
đồng ý.
* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
- Sử dụng bản chính phục vụ yêu cầu công tác.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
* Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các
quy định khác của pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc cho phép mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích công vụ.
* Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Trang 14 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

- Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng
đọc.
- Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc cần có các quy định sau:
+ Thời gian phục vụ.
+ Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình khi đến khai
thác tài liệu.
+ Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.
+ Những quy định phải thực hiện khi nghiên cứu, khai thác tài liệu.
+ Nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ
đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý và phục
vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ.
2. Tăng cường triển khai công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán
bộ, giáo viên, nhân viên của trường.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn
thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành
mà đòi hỏi tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định
của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Chính vì vậy để cho tất cả các cán bộ,
giáo viên, nhân viên nắm rõ thì nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với
Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới, các
quy định của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ...
Nhân viên văn thư hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn
thanh niên, công đoàn....cách trình bày thể thức văn bản và cách lập hồ sơ công
việc để lưu hồ sơ.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông
nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin
rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã
hội”. Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay cùng với chủ trương
cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan

đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu cần
thiết.
Ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra một môi trường làm việc khoa
học, hợp lí giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các công
việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.
Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để
đăng kí, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở giáo

Trang 15 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

dục và nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà thay
vào đó là dùng máy tính nhập dữ liệu để công tác lưu trữ, bảo quản, tra cứu một
cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Sau đây là ứng dụng công nghệ thông tin mà nhà trường đã và đang áp dụng:
- Soạn thảo văn bản bằng phần mềm word được tập hợp và lưu vào file
công văn đi theo năm, ví dụ: folder CÔNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder CÔNG
VĂN ĐI NĂM 2018...
- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:
và các thông tin hoạt động của nhà trường được đăng
trên website: c3luuhoang.edu.vn.
- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lí học sinh
esams, phần mềm này rất tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học
sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ
được văn thư in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong. Trước
đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ cái dễ bị sai và nhầm lẫn, việc
chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với phụ
huynh học sinh rất dễ và tiện lợi, giúp phụ huynh ở nhà cũng có thể biết được

kết quả học tập của con mình.
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống kê.
Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo
viên và nhân viên trong trường.
4. Cần tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho
công việc văn thư, lưu trữ.
- Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kì
công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp các trang thiết bị và
cơ sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không có các
trang thiết bị hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông suốt bị ứ
đọng. Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất
phục vụ công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu quả công việc. Hiện nay, nhà
trường chưa có kho đựng tài liệu lưu trữ. Hàng năm chưa chỉnh lí tài liệu lưu trữ,
do không có nhân viên lưu trữ.
5. Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các
cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của nhà
trường.
Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã triển khai dịch vụ công trực tuyến tới
các trường, các đơn vị trực thuộc, tổ chức các cuộc thi cho học sinh tìm hiểu,
nắm vững kiến thức về dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.

Trang 16 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

Việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc
rất nhiều. Để cấp lại văn bằng chứng chỉ học sinh không cần thiết phải ra tận Sở,
chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính có kết nối mạng và bằng vài thao tác cơ
bản đã có thể giải quyết xong công việc của mình.

V. Kết quả của sáng kiến kinh nghiệm.
Áp dụng sáng kiến vào quá trình làm việc của bản thân, tôi đã thu được
một số kết quả sau:
- Trong công việc hàng ngày được giải quyết chủ động, bản thân hình
thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy
không còn bỡ ngỡ.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, vệ sinh thường
xuyên không để tình trạng mối mọt.
- Bài thi lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp theo từng đợt kiểm tra.
- Bảo quản tốt hồ sơ lưu.
BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Trước khi thực hiện đề
Stt Nội dung
Sau khi thực hiện đề tài
tài
+ Học bạ: Chưa sắp xếp + Học bạ: sắp xếp cẩn thận, khoa
cẩn thận, còn bị rách, bong học, bọc bìa, đóng dấu đầy đủ. Ghi
tờ giữa, sắp xếp chưa khoa số, ký hiệu trang bìa ngay đầu năm
học. Chưa ghi số, kí hiệu học đầy đủ.
1 Quản lí hồ đầy đủ.
sơ học sinh
+ Sổ đăng bộ: chưa cập + Sổ đăng bộ: Ghi chép đầy đủ,
nhật đầy đủ số học sinh sạch sẽ, cập nhật đủ học sinh
chuyển trường đi, đến, tốt chuyển đến, chuyển đi và học sinh
nghiệp ra trường.
tốt nghiệp.
+ Sổ gọi tên và ghi điểm: + Sổ gọi tên và ghi điểm: Sắp xếp
Còn chưa đóng dấu, chưa theo từng lớp từ thấp đến cao, hoàn

hoàn thiện đủ chữ ký trước thiện đầy đủ dấu, chữ ký trước khi
khi cất lưu.
cất lưu.
+ Bằng tốt nghiệp: Còn + Bằng tốt nghiệp: Đã thông báo
tồn đọng nhiều bằng tốt trên các phương tiện thông tin của
nghiệp của các năm trước. huyện, xã thông báo học sinh đến
nhận bằng, số lượng tồn đọng bằng
ít.
Trang 17 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

2

Quản lí hồ
sơ
Giáo
viên
Quản
lí
công văn đi

Hồ sơ của giáo viên chưa Cuối năm thu đầy đủ hồ sơ của giáo
lưu, thất lạc,
viên, sắp xếp theo từng tổ, hoàn
thiện đầy đủ cất lưu.
3
Chưa ghi số rõ ràng, cụ thể Ghi số đầy đủ, sắp xếp khoa học.
từng năm, lộn xộn trong Có sổ theo dõi việc chuyển giao

việc sắp xếp công văn đi, văn bản đi.
không có sổ theo dõi
chuyển phát,
4 Quản
lí Còn để thất lạc văn bản, Chuyển giao văn bản đến các cá
công văn chưa chuyển kịp thời, chưa nhân kịp thời, nhanh chóng, có sổ
đến
có sổ theo dõi giải quyết theo dõi giải quyết công việc.
công việc.
5 Quản lí con Mẫu dấu đến chưa đúng Con dấu được đổi theo đúng quy
dấu
chuẩn theo quy định. Dấu định của cơ quan có thẩm quyền.
đến chưa ghi phần chuyển Bảo quản tốt, vệ sinh sạch sẽ các
hồ sơ, Bảo quản con dấu loại dấu. Đóng dấu đúng quy định.
chưa tốt, dấu còn bị tràn
mực, dấu bị nhòe.
6 Ứng dụng Chưa lưu các văn bản đến, Lưu trữ các văn bản đi, đến của các
công nghệ đi bằng máy tính, chưa có cơ quan cấp trên khoa học bằng các
thông tin
trang web của trường, folder cụ thể theo từng tên loại,
chưa ứng dụng công nghệ theo từng đơn vị và theo từng năm.
thông tin vào việc lưu trữ Cập nhật đầy đủ các thủ tục hành
văn bản đi, đến.
chính, công văn, văn bản hướng
dẫn lên trang website của trường.
7 Dịch
vụ Chưa thực hiện chế độ một Thực hiện chế độ một cửa, triển
công trực cửa, chưa áp dụng dịch vụ khai, áp dụng dịch vụ công tới giáo
tuyến mức công .
viên, học sinh. Thực hiện các thủ

độ 3, 4
tục hành chính nhanh gọn.
D. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Qua thời gian làm công tác văn thư của trường THPT Lưu Hoàng, trên cơ
sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ
của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích cực trong
việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao. Riêng bản thân tôi đã đạt được một số kết quả sau:

Trang 18 / 20


Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội

- Các báo cáo làm kịp thời, đúng thời hạn, trình bày đúng thể thức quy
định. Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ cẩn thận, sạch sẽ, phân loại cụ thể hồ sơ công văn đi,
công văn đến rõ ràng, khoa học.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong công việc.
- Rèn luyện cho bản thân tính tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc hiệu quả, nâng cao
tinh thần trách nhiệm.
- Thường xuyên vệ sinh tủ hồ sơ không để xảy ra tình trạng mối mọt.
- Công tác báo cáo, thống kê được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian quy
định theo yêu cầu của cấp trên. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về
mọi hoạt động của nhà trường, phục vụ cho việc kiểm ra, thanh tra, giám sát.
2. Kiến nghị
Để người làm công tác văn thư, lưu trữ an tâm công tác. Các cấp lãnh đạo
cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Có quyết định hưởng chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ.
Cần cung cấp thêm trang thiết bị để cán bộ làm tốt công tác văn thư lưu trữ
Xây dựng phòng lưu trữ, mua sắm tủ để phục vụ công tác lưu trữ. Phù hợp với
sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay.
Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường
học tập về chuyên môn nghiệp vụ vì phần lớn các trường chủ yếu là nhân viên
làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2019
ĐƠN VỊ
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của
mình viết, không sao chép nội dung
của người khác.

Vũ Thị Ngà

Trang 19 / 20


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu

trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu trữ
về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ, tài liệu lưu trữ.