Luận văn sư phạm Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
…………………

NGUYỄN THỊ HẢO

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH
PHÚ THỌ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện – Thông tin

Hà Nội - 2012


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
…………………

NGUYỄN THỊ HẢO

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH
PHÚ THỌ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
TS. LÊ VĂN VIẾT

Hà Nội - 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tôi đã nhận được rất nhiều
sự giúp đỡ, động viên từ phía gia đình, thầy cô và bạn bè.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, cùng tập thể các cán bộ làm việc tại Thư
viện tỉnh Phú Thọ, đã tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Lê Văn Viết người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực
hiện khóa luận.
Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận
không tránh khỏi những khiếm khuyết. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của
thầy cô giáo, các chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận được hoàn thiện
hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2012
Tác giả
Nguyễn Thị Hảo


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thƣ viện tỉnh Phú Thọ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng
dẫn của TS. Lê Văn Viết. Đề tài này được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở
tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản
thân. Khóa luận hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công
trình nghiên cứu khoa học nào.
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2012
Tác giả

Nguyễn Thị Hảo


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Nghĩa đầy đủ của từ viết tắt

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification
(Khung phân loại thập phân Dewey)

IFLA

International Federation of Library Associations
(Hiệp hội Thư viện Quốc tế)

ISBD

International Standard Bibliographic Description
(Chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế)

MARC 21

Machine Readable Cataloging 21
(Biên mục máy đọc được)


MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài

1

2. Mục đích nghiên cứu

3

3. Nhiệm vụ nghiên cứu

3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3

5. Phương pháp nghiên cứu

4

6. Ý nghĩa

4

7. Bố cục của khóa luận

4

NỘI DUNG
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TỈNH PHÚ THỌ VÀ

5

CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƢ
VIỆN
1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Phú Thọ

5

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Phú Thọ

5

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Phú Thọ

8

1.1.2.1 Chức năng

8

1.1.2.2 Nhiệm vụ

8

1.1.3 Cơ cấu và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Phú Thọ

9

1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức

9

1.1.3.2 Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức

11


1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện tỉnh

12

Phú Thọ
1.1.5 Nguồn lực thông tin

12

1.2 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện

17

1.2.1 Các khái niệm

17

1.2.1.1 Vốn tài liệu

17

1.2.1.2 Tổ chức vốn tài liệu

18

1.2.1.3 Bảo quản vốn tài liệu

22

1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

23

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO

25

QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH PHÚ THỌ
2.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ

25

2.1.1 Xử lí tài liệu

26

2.1.1.1 Xử lí hình thức

26

2.1.1.2 Xử lí nội dung

29

2.1.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu

32

2.1.2.1 Hình thức kho đóng

32

2.1.2.2 Hình thức kho mở

34

2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ

39

2.2.1 Những tác nhân gây hủy hoại

39

2.2.1.1 Các loại sinh vật

39

2.2.1.2 Các yếu tố môi trường

40

2.2.1.3 Sự lão hóa của tài liệu

42

2.2.1.4 Thiên tai, hỏa hoạn

42

2.2.1.5 Yếu tố con người

42


2.2.2 Các biện pháp bảo quản dự phòng vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh

44

Phú Thọ
2.2.2.1 Tổ chức phòng, trừ các loại vi sinh vật có hại cho tài liệu

44

2.2.2.2 Kiểm soát môi trường

45

2.2.2.3 Công tác phòng chống thiên tai và hỏa hoạn

46

2.2.2.4 Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán bộ và bạn đọc

47

2.2.2.5 Tiến hành công tác kiểm kê thanh lí vốn tài liệu

48

2.2.3 Các biện pháp bảo quản phục chế vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh

49

Phú Thọ
2.2.3.1 Đóng bìa cứng

49

2.2.3.2 Chuyển dạng tài liệu

49

CHƢƠNG 3: MỘT VÀI NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT

52

GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TÀI LIỆU TẠI THƢ
VIỆN TỈNH PHÚ THỌ
3.1 Nhận xét

52

3.1.1 Ưu điểm

52

3.1.2 Nhược điểm

53

3.2 Một số kiến nghị và đề xuất giải pháp

54

3.2.1 Vấn đề về tổ chức vốn tài liệu

54

3.2.2 Vấn đề về bảo quản vốn tài liệu

56

KẾT LUẬN

62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

63

PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Bảo quản tài liệu ở các cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ nói chung và
các trung tâm thông tin thư viện ở các trường đại học nói riêng là một vấn đề hết
sức cấp thiết, nhất là ở Việt Nam - một đất nước nằm trong khu vực khí hậu
nhiệt đới nóng ẩm, chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh và thêm nữa là trình
độ về kĩ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng vốn tài liệu nhanh
chóng xuống cấp và lão hóa. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ
đã rất cố gắng trong việc xử lí vấn đề này song do thiếu những hiểu biết và kiến
thức cơ bản về bảo quản nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp
thích hợp để bảo quản nguồn tài liệu của mình dẫn đến các tài liệu bị xuống cấp
nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền bạc của nhà
nước.
Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật, sự gia
tăng nhanh chóng theo cấp số nhân của khối lượng tri thức, yêu cầu thông tin
ngày càng mở rộng, đa dạng và phong phú, sự phát triển nhanh chóng của các
nguồn thông tin làm cho việc lựa chọn, chọn lọc, cung cấp và sử dụng thông tin
gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Nếu không có các biện pháp tổ chức và bảo
quản tài liệu một cách khoa học thì việc phục vụ thông tin sẽ kém hiệu quả.
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một qui trình kĩ thuật quan

trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả của một cơ quan thông tin thư viện. Đặc
biệt là trong những năm gần đây nhu cầu về tài liệu của người sử dụng ngày càng
lớn và đòi hỏi ở mức cao hơn. Chính vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt ra hiện nay là:

1


Làm thế nào để có thể tổ chức và bảo quản tốt tài liệu để đáp ứng được nhu cầu
ngày càng cao của bạn đọc?
Thư viện tỉnh Phú Thọ là thư viện công cộng có chức năng giữ gìn, thu
thập, tổ chức việc xây dựng vốn tài liệu, cung cấp các tài liệu cho bạn đọc, xây
dựng kho tài liệu địa chí của địa phương…nhằm truyền bá tri thức tới mọi đối
tượng bạn đọc, góp phần nâng cao tri thức, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài,
phát triển khoa học, kinh tế, văn hóa, phục vụ cho mục tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa của tỉnh và của đất nước. Đối tượng phục vụ của thư viện là các cán
bộ tỉnh, học sinh, sinh viên ở các trường lân cận và toàn bộ nhân dân trong tỉnh.
Hiện nay, Thư viện tỉnh Phú Thọ đang áp dụng công nghệ thông tin hiện
đại vào hoạt động của mình. Việc ứng dụng các thành tựu công nghệ này cùng
với việc triển khai, xây dựng các cơ sở dữ liệu đã đặt ra cho công tác tổ chức và
bảo quản tài liệu của thư viện những yêu cầu mới. Do đó, việc nghiên cứu, tìm
hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu và đưa ra các giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như chất lượng bảo quản tài liệu truyền
thống và tài liệu hiện đại ngày càng trở nên bức thiết.
Trong nhiều năm qua, Thư viện luôn tìm cách đổi mới phương thức phục
vụ cũng như chất lượng các khâu công tác trong hoạt động của cơ quan. Để đáp
ứng được những yêu cầu này bên cạnh sự đầu tư về cơ sở vật chất, công tác tổ
chức và bảo quản của Thư viện cũng từng bước được quan tâm nhiều hơn trước.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu của Thư viện vẫn còn một số hạn chế như: việc sắp xếp tài liệu trong một số
kho của Thư viện chưa có tính thẩm mĩ; diện tích phòng kho còn hạn hẹp và
thiếu, thiết kế không gian chưa phù hợp; chưa áp dụng nhiều thành tựu của công

nghệ thông tin vào công tác kiểm kê thư viện; việc sử dụng các hóa chất để
chống lại sự xâm hại của các loại vi sinh vật có hại gây ảnh hưởng đến sức khỏe

2


của cán bộ thư viện; công tác kiểm kê tiến hành không định kì; đội ngũ cán bộ
còn thiếu và yếu cả về số lượng và trình độ chuyên môn,…
Nhằm đưa ra những kiến nghị (giải pháp) giải quyết các vấn đề tồn tại
trên, tôi quyết định chọn vấn đề: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện tỉnh Phú Thọ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện tỉnh Phú Thọ” nhằm mục đích: Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu nói chung, đặc biệt là của Thư viện tỉnh Phú Thọ, từ đó đề xuất một
số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại đây.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lí luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
các thư viện.
- Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện tỉnh Phú Thọ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng, ưu điểm, nhược điểm, tìm hiểu nguyên
nhân và đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ
chức v
à bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ.
4.2 Phạm vi nghiên cứu

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú Thọ trong
những năm gần đây.

3


5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp điều tra.
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu.
6. Ý nghĩa của khóa luận
- Về mặt lí luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết
chung về ý nghĩa và giá trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu.
- Về mặt thực tiễn: Qua kết quả điều tra, khảo sát tình trạng tài liệu và
phân tích nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng vốn tài liệu ở thư viện, khóa luận đưa
ra những giải pháp góp phần nâng cao công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện tỉnh Phú Thọ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ
viết tắt, khóa luận có phần nội dung gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát về Thư viện tỉnh Phú Thọ và công tác tổ chức, bảo
quản vốn tài liệu ở thư viện.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện tỉnh Phú Thọ .
Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh Phú
Thọ.

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TỈNH PHÚ THỌ VÀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƢ VIỆN

1.1 Khái quát về Thƣ viện tỉnh Phú Thọ
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Phú Thọ
Cách đây 55 năm, ngày 20 tháng 12 năm 1956, trên mảnh đất cội nguồn
của dân tộc có một thiết chế văn hóa đã ra đời, đó chính là Thư viện tỉnh Phú
Thọ. Người đầu tiên được giao nhiệm vụ quản lý thiết chế này là nhà nghiên cứu
lịch sử Nguyễn Khắc Xương (con trai của thi sĩ Tản Đà - Nguyễn Khắc Hiếu).
Ngày mới thành lập, trụ sở Thư viện chỉ là một ngôi nhà tranh tre, chưa
đến 2000 bản sách, một vài loại báo, tạp chí; trang thiết bị đơn sơ, nghèo nàn.
Trong những năm chiến tranh để đảm bảo sách báo không bị mất đi, Thư viện
tỉnh Phú Thọ đã chuyển hướng phục vụ về cơ sở. Hàng ngàn bản sách và các loại
báo, tạp chí đã theo các thủ thư về với từng thôn làng, cơ quan, xí nghiệp ở nơi
sơ tán.
Năm 1968, hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ sát nhập thành tỉnh Vĩnh Phú,
những cán bộ thư viện hai tỉnh lại chung sức, chung lòng gánh vác công việc
phục vụ nhân dân, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranh
thống nhất nước nhà.
Từ những năm 1970, Thư viện tỉnh Phú Thọ đã chú trọng công tác sưu
tầm, xử lý, biên soạn, bảo quản tài liệu địa chí của tỉnh nhà.
Năm 1975, ngay sau chiến thắng mùa xuân thống nhất nước nhà, Thư viện
tỉnh Phú Thọ đã cử đoàn cán bộ mang 20 000 bản sách vào Miền Nam tặng hai

5


tỉnh kết nghĩa Bến Tre và Long Châu Sa, giúp các bạn đồng nghiệp thêm vốn tư
liệu để thành lập thư viện và phục vụ độc giả.
Năm 1977, hệ thống thư viện cấp huyện đã được thành lập, 13/13 thư viện
huyện, thị, thành đã đi vào hoạt động. Đến năm 1980, số thư viện, tủ sách cơ sở
đã lên tới 120 đơn vị. Năm 1997, thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ 10, Quốc hội
khóa IX, tỉnh Vĩnh Phú được chia tách thành hai tỉnh là Phú Thọ và Vĩnh Phúc,
cùng với đó hai thư viện cũng được tái lập. Thư viện tỉnh Phú Thọ nhanh chóng
bắt nhịp với hoàn cảnh mới, phát huy thành quả hiện tại và chuẩn bị những điều
kiện mới với mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng quê
hương ngày càng giàu đẹp.
Để phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, Thư viện tỉnh Phú Thọ đã từng
bước đổi mới phương thức hoạt động; năng động, sáng tạo, tăng cường công tác
khai thác, bổ sung nguồn tài liệu thích hợp, trong đó chú trọng những loại sách
chính trị, chỉ thị, nghị quyết của Đảng, các bộ luật, sách khoa học kỹ thuật thuộc
nhiều lĩnh vực, sách nghiên cứu, tham khảo; tuyên truyền, giới thiệu rộng rãi
thông qua các kênh thông tin đại chúng và các phương tiện trực quan nhằm thu
hút ngày càng đông đảo bạn đọc tới thư viện. Trong vòng 5 năm trở lại đây, bình
quân mỗi năm Thư viện tỉnh Phú Thọ cấp từ 2500 đến 3500 thẻ bạn đọc; phục vụ
150 000 đến 200 000 lượt bạn đọc, 350 000 đến 450 000 lượt sách báo; bổ sung
5000 đến 7000 bản sách, gần 300 loại báo, tạp chí. Vốn tài liệu của Thư viện
hiện nay có trên 160 000 bản sách.
Thư viện tỉnh Phú Thọ đã đẩy mạnh thực hiện chương trình ứng dụng
công nghệ thông tin vào hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, xây dựng thư viện
điện tử, chú trọng công tác đầu tư cán bộ, tích cực xây dựng cơ sở vật chất, trang
thiết bị kỹ thuật, thực hiện có hiệu quả việc cập nhật CSDL, tìm tin, biên soạn

6

các loại thư mục…để lưu giữ tư liệu và giúp bạn đọc thỏa mãn các nhu cầu ngày
càng cao một cách kịp thời, chính xác.
Thư viện tỉnh Phú Thọ đã xây dựng được kho sách lưu động với trên
20.000 bản phục vụ công tác luân chuyển đều đặn về cơ sở. Đến nay, toàn tỉnh
đã có trên 250 thư viện cấp xã, tủ sách khu dân cư hoạt động thường xuyên, hiệu
quả, rút ngắn dần sự chênh lệch về mức hưởng thụ sách báo giữa các vùng dân
cư.
Trong nhiều năm liền, Thư viện tỉnh Phú Thọ luôn là đơn vị được Tỉnh và
Ngành đánh giá cao về hoạt động của các tổ chức Đảng, Công đoàn, Thanh
niên,… Dưới sự chỉ đạo của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh,
trực tiếp là sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Sở chủ quản, qua 55 năm xây dựng
và trưởng thành, Thư viện tỉnh Phú Thọ đã nỗ lực vươn lên tự khẳng định vai trò,
vị trí của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ xã hội hóa công tác bạn đọc và làm
theo sách báo trên địa bàn tỉnh Phú Thọ; nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài,
giáo dục thẩm mỹ cho các tầng lớp nhân dân, góp phần tích cực vào sự nghiệp
công nghiệp hóa, hiện đại hóa quê hương, đất nước. Kết quả của những đóng góp
đó đã được các cấp lãnh đạo ghi nhận, biểu dương: Thư viện được xếp hạng 2,
nhiều năm liền được tặng cờ thi đua xuất sắc của Trung ương và tỉnh. Đặc biệt
năm 1999, thư viện đã vinh dự được đón nhận phần thưởng cao quý của Nhà
nước: Huân chương Lao động hạng Ba và Kỷ niệm chương Hùng Vương. Năm
2004, thư viện đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì. Năm 2011 là năm kỷ
niệm 55 năm ngày thành lập, do vậy Thư viện tỉnh Phú Thọ đã đề nghị Nhà nước
tặng Huân chương Lao động hạng Nhất. Hướng phấn đấu trong những năm tới
của thư vện là trở thành một trung tâm thông tin mạnh của tỉnh và khu vực với
nhiều phương thức phục vụ hiện đại, hiệu quả.

7

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Phú Thọ
1.1.2.1 Chức năng:
Thư viện tỉnh Phú Thọ có chức năng giữ gìn, thu thập vốn tài liệu, tổ chức
việc xây dựng cơ sở dữ liệu, cung cấp các loại tài liệu cho bạn đọc, xây dựng kho
tài liệu địa chí của địa phương… nhằm truyền bá tri thức tới mọi đối tượng bạn
đọc, góp phần nâng cao tri thức, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển
khoa học, kinh tế, văn hoá, phục vụ cho mục tiêu công nghiệp hóa - hiện đại hóa
của tỉnh và đất nước.
1.1.2.2 Nhiệm vụ
Thư viện tỉnh Phú Thọ có những nhiệm vụ sau:
- Không ngừng đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc sử
dụng vốn tài liệu của thư viện.
- Thu thập, bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu, bảo quản vốn tài liệu,
thanh lọc những tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của thư viện.
- Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới
đông đảo bạn đọc, tham gia xây dựng thói quen đọc sách tới tất cả tầng lớp trong
xã hội.
- Xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học phù hợp với
chức năng nhiệm vụ.
- Nghiên cứu, ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến
vào công tác thư viện, xây dựng cơ sở dữ liệu, từng bước hiện đại hóa, xây dựng
thư viện điện tử, thực hiện việc hợp tác, trao đổi tài liệu giữa các thư viện trong
và ngoài nước.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị có trình độ,
năng lực đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa và tự động hóa thư viện.

8

1.1.3 Cơ cấu và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Phú Thọ
1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, ngoài ban lãnh đạo, Thư viện tỉnh Phú
Thọ chia ra làm các phòng ban khác nhau và được tổ chức theo sơ đồ sau:
Giám đốc

Đảng ủy

Ban Chấp hành
công đoàn

Các phó giám đốc

Phòng
Hành
chính
tổng
hợp

Phòng
Phong
trào
cơ
sở

Phòng
nghiệp
vụ

Phòng

Bạn
đọc

Phòng
Thông
tin
thư
mục

Sơ đồ tổ chức của Thư viện tỉnh Phú Thọ
Bộ máy tổ chức của Thư viện tỉnh Phú Thọ bao gồm:
- Ban giám đốc: Điều hành và quản lý mọi hoạt động của thư viện
Ban giám đốc bao gồm có 03 người:
+ Giám đốc: Ông Nguyễn Công Hoan
+ Phó giám đốc: Bà Bùi Thị Sinh
+ Phó giám đốc: Bà Phan Thị Hạnh
Giám đốc là người đứng đầu thư viện.

9


Phó giám đốc là người giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo, phụ trách
những lĩnh vực do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
nhiệm vụ được phân công.
- Các phòng ban chức năng: Gồm có 05 phòng ban
* Phòng hành chính tổng hợp:
Xây dựng kế hoạch tài chính - kế toán, thực hiện công tác về kế toán, tổ
chức, thi đua… thực thi các hoạt động đối ngoại, đối nội của đơn vị.
Cung ứng vật tư, trang thiết bị cho các hoạt động sự nghiệp và hoạt động
nội bộ của Thư viện.

Tham mưu cho lãnh đạo thư viện về những lĩnh vực, xây dựng các đề án,
dự án thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công.
* Phòng nghiệp vụ:
Bổ sung, xây dựng vốn tài liệu thư viện bằng ngân sách Nhà nước cấp
hàng năm và từ các nguồn khác như: nhận lưu chiểu, tặng biếu, tài trợ, trao đổi…
Thực hiện các chu trình xử lý kỹ thuật vốn tài liệu nhập vào thư viện theo
đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Tổ chức các hệ thống tra cứu tài liệu khoa học hiện đại, thuận tiện nhằm
phục vụ việc tìm tin của bạn đọc.
Xây dựng và bổ sung sách báo, tổ chức nghiên cứu các đề tài khoa học,
xây dựng các đề án, dự án thuộc phạm vi và nhiệm vụ được giao.
* Phòng Bạn đọc
Quản lý, khai thác, bảo vệ vốn tài liệu có trong thư viện
Đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn tài liệu của tất cả các đối tượng bạn đọc,
đảm bảo khai thác có hiệu quả cao nhất vốn tài liệu được nhập vào thư viện.
Vận động, theo dõi, quản lý tốt bạn đọc đến thư viện, nghiên cứu nhu cầu
về sách báo của từng đối tượng bạn đọc.

10


Tuyên truyền trực quan vốn tài liệu có trong thư viện như trưng bày, triển
lãm sách báo.
Quản trị hệ thống mục lục tra cứu được xây dựng tại các phòng phục vụ
bạn đọc, có trách nhiệm hướng dẫn bạn đọc tra cứu và trả lời các thông tin về
vốn tài liệu thư viện, cách sử dụng những công cụ này trong việc tìm tin.
Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác phục vụ bạn đọc, các biện pháp
thu hút bạn đọc đến với thư viện. Tổ chức nghiên cứu các đề tài khoa học, xây
dựng các đề án, dự án thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
* Phòng Thông tin thư mục:

Biên soạn các loại thư mục như: thư mục chuyên đề, thư mục báo, tạp chí,
thư mục toàn văn…
Nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư
viện.
Quản trị hệ thống mạng và cơ sở dữ liệu của thư viện.
Tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực tin học hóa hoạt động thư viện điện
tử.
* Phòng phong trào cơ sở:
Phòng phong trào cơ sở có chức năng kiểm tra, hỗ trợ những thư viện cấp
huyện, xã, phường, thị trấn trong công tác tổ chức và hoạt động của các thư viện
này.
Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền các hoạt động đã, đang và sẽ
diễn ra của thư viện.
Xây dựng các đề án, báo cáo cụ thể để phát triển thư viện cơ sở.
1.1.3.2 Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức
+ Tổng số: 29 công chức, viên chức
Trong đó, về trình độ chuyên môn:

11


+ Thư viện viên chính: 4/29
+ Đại học: 20
+ Cao đẳng: 03
+ Trung cấp: 04
+ Sơ cấp: 02
1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện tỉnh
Phú Thọ
Thư viện tỉnh Phú Thọ hiện nay đang sử dụng phần mềm Ilib của công ty
truyền thông CMC. Thư viện Quốc gia Việt Nam đã triển khai phần mềm Ilib tới

hầu hết các thư viện công cộng cấp tỉnh …
Ilib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như:
Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu
thông tài liệu, quản lý kho… tất cả đều cùng kết hợp mã vạch. Đặc biệt tất cả các
mudule được tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông ,
chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng.
Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, Ilib còn bổ sung các tính
năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin
thực sự hiện đại , tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin dù là
xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh,… Ilib tương thích với cả
Internet, Extrannet và Intranet.
1.1.5 Nguồn lực thông tin
Trong hoạt động thông tin thư viện, nguồn lực thông tin có vai trò quan
trọng, là cơ sở tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hợp tác chia sẻ nguồn
lực thông tin giữa các cơ quan thông tin. Các nguồn lực thông tin được thư viện
tạo lập và triệt để khai thác. Trong quá trình chia sẻ nguồn lực thông tin là
phương tiện hữu hiệu để tiến hành các hoạt động thông tin thư viện. Vai trò của

12


nguồn lực thông tin được khẳng định trong cả lí luận và thực tiễn. Ngày nay, tri
thức của nhân loại phát triển theo cấp số nhân và ngày càng được ứng dụng vào
thực tiễn với tốc độ nhanh hơn. Mọi lĩnh vực hoạt động của con người, đặc biệt
là trong lĩnh vực quản lí và nghiên cứu khoa học sẽ không thực hiện được hoặc
thực hiện không có hiệu quả nếu thiếu thông tin và tri thức. Chính vì vậy, việc
tạo lập nguồn thông tin đầy đủ và trang bị thông tin hiện đại sẽ giúp cho các nhà
khoa học rất nhiều.
Hoạt động thông tin tại Thư viện tỉnh Phú Thọ nhằm phục vụ công tác
nghiên cứu, học tập và giải trí của toàn dân trong tỉnh. Do vậy phải khai thác

nhiều nguồn thông tin, nhiều kênh thông tin khác nhau phản ánh đối tượng
nghiên cứu dưới nhiều góc độ, nhiều quan điểm khác nhau. Các nguồn thông tin
đó sẽ giúp bổ trợ các kiến thức chung giúp nhà nghiên cứu có thể rút ra được các
kết luận, nhận định khách quan phản ảnh bản chất của vấn đề. Đồng thời cũng
phục vụ cho mục đích giải trí cho nhân dân , đặc biệt là trong công tác tuyên
truyền, phổ biến các kiến thức, các chủ trương, chính sách, đường lối của Đảng
và nhà nước cho nhân dân. Nếu thiếu thông tin cần thiết hoặc nguồn thông tin
hạn chế thì các hoạt động về đời sống tính thần cũng như học tập, nghiên cứu
của nhân dân toàn tỉnh sẽ không được đầy đủ, phong phú và toàn diện nữa.
Chính vì vậy trong quá trình hoạt động, thư viện đã ý thức được tầm quan
trọng việc phát triển nguồn lực thông tin, tích cực tạo nguồn, tổ chức và thu thập,
chọn lọc, lưu trữ các dạng nguồn thông tin trong nước và ngoài nước liên quan
tới các khung đề mục ưu tiên và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ tại thư viện
tỉnh.
Nguồn lực thông tin tại thư viện là một tập hợp có hệ thống những xuất
bản phẩm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dưới mọi dạng thức: tư liệu,

13


điện tử,…được lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng, nhiệm vụ
của thư viện. Nguồn lực thông tin ngày càng phong phú thì khả năng đáp ứng
nhu cầu thông tin của bạn đọc càng lớn. Đó là những tài liệu về khoa học xã hội
và lí luận chính trị,… Trong đó có nhiều tài liệu quí hiếm đã được lưu giữ nhiều
năm. Vốn tài liệu của thư viện đã trở thành một kho tài liệu có giá trị, một địa chỉ
hấp dẫn đối với người dùng tin.
Nguồn lực thông tin của thư viện có thể chia làm hai nhóm chính:
- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí).
Nguồn lực thông tin của thư viện được kế thừa và chọn lọc trong hơn 55
năm xây dựng và trưởng thành (1956 - 2012) và ngày càng phát triển về số lượng

cũng như chất lượng, là nguồn tin chính chiếm tỉ trọng lớn trong vốn tài liệu của
trung tâm.
Hiện nay, Thư viện tỉnh Phú Thọ có trên 160 000 bản sách, gần 300 loại
báo, tạp chí, có nhiều đầu sách quí hiếm, đắt tiền nhất là sách của kho Địa chí,
Kho Ngoại văn (do Quĩ Châu Á tài trợ), có trên 20 000 bản sách phục vụ cho
công tác luân chuyển, cơ cấu sách tại thư viện như sau:
+ 30% sách Khoa học xã hội chính trị.
+ 30% sách khoa học kĩ thuật.
+ 30% sách văn học nghệ thuật.
+ 10% loại sách khác.
Trung bình mỗi năm, thư viện bổ sung khoảng 5000 đến 7000 bản sách ở
tất cả các lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra thư viện còn bổ sung một số lượng báo,
tạp chí khá lớn nhằm phục vụ công tác giải trí cho toàn nhân dân trong tỉnh.
Trải qua quá trình hoạt động và phát triển, nguồn lực thông tin của thư
viện đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về số lượng và chất lượng
với nhiều loại hình tài liệu khác nhau.

14


Hiện nay công tác bổ sung tài liệu của thư viện hàng năm so với định mức
của cơ quan quản lí và so với nhu cầu của bạn đọc đã vượt quá kế hoạch đề ra.
Số tên và số bản tài liệu (cả sách, báo, tạp chí) đạt 180% (9000/500) định mức
kế hoạch. Tuy nhiên do sự hạn chế về kinh phí bổ sung, mặc dù thư viện đã có
nhiều cố gắng song vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu dùng tin của bạn đọc, đặc
biệt trong điều kiện số lượng tài liệu được in ấn, xuất bản hàng năm vô cùng lớn
và tình trạng giá cả ngày càng tăng.
- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL).
Công nghệ thông tin đã thâm nhập và làm biến đổi sâu sắc các qui trình
thông tin thư viện, làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ thư viện và

người dùng tin. Đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tự động hóa
các quá trình xử lí, lưu trữ và phố biến thông tin tư liệu. Nguồn tài liệu điện tử có
ưu điểm rõ rệt so với tài liệu truyền thông như gọn nhẹ, không mất nhiều diện
tích xếp giá, tính phổ cập lớn. Các loại sách báo, tạp chí trên đĩa quang, CDROM và các nguồn lực thông tin được tổ chức trên các mạng máy tính.
Bên cạnh nguồn thông tin truyền thống, hiện nay Thư viện tỉnh Phú Thọ
đang nỗ lực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa
công tác thư viện của mình. Kết quả bước đầu của quá trình tin học hóa tại các
cơ quan thông tin thư viện chính là những CSDL tài liệu, chúng được xây dựng
nhằm lưu trữ, bảo quản dữ liệu về vốn tài liệu đồng thời phục vụ hiệu quả công
tác quản lí và tra cứu tìm tin giúp cho việc truy nhập và xử lí dữ liệu được dễ
dàng nhanh chóng. Có thể nói CSDL tài liệu là bộ phận không thể thiếu trong
các hệ thống thư viện tự động hóa.
Cùng với sự phát triển và trưởng thành của mình, thư viện đã từng bước
tăng cường chất lượng vốn tài liệu, hoàn thiện bộ máy tra cứu, nâng cao chất
lượng phục vụ bạn đọc. Những nguồn lực của thư viện ngày càng đa dạng phong

15


phú, ngoài các nguồn tài liệu truyền thống, nguồn điện tử được bổ sung ngày
càng nhiều. Nhận thức được vai trò của nguồn lực thông tin điện tử, thư viện đã
tích cực triển khai xây dựng CSDL.
Trước năm 2006 thư viện xây dựng các CSDL trên hệ quản trị dữ liệu
CDS/ISIS for Windows với các qui định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn
trường và thường xuyên được cập nhật, có hiệu đính, bổ sung và sửa chữa.
Nhưng bắt đầu từ năm 2006 thư viện chuyển sang sử dụng phần mềm Ilib do
Công ti phần mềm CMC cung cấp và được triển khai bởi thư viện quốc gia Việt
Nam.
Ilib cho phép lưu trữ, khai thác các loại tài liệu đã được số hóa; hỗ trợ xây
dựng các giáo trình,…; cho phép bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trực

tuyến.
Đến thời điểm này thư viện đã xây dựng được trên 59 000 biểu ghi với các
CSDL chính: CSDL sách, CSDL báo, tạp chí, CSDL thư mục toàn văn, CSDL
thư mục địa chí.
Trong đó:
+ CSDL sách: được xây dựng từ năm 2005 và thay thế cho CSDL sách
trước đó. Đây là CSDL lớn nhất và quan trọng nhất của thư viện, phản ánh các
tài liệu dạng sách, đến năm 2011 đã cập nhật được trên 42 000 biểu ghi.
+ CSDL báo, tạp chí: đây là CSDL phản ánh các loại báo, tạp chí có trong
thư viện và đến nay đã xây dựng được khoảng 12 000 biểu ghi.
+ CSDL thư mục toàn văn: đây là CSDL thư mục toàn văn báo, tạp chí
chủ yếu tập hợp các bài báo nói về tỉnh Phú Thọ được sao chụp lại từ các báo in
hoặc được lấy trực tiếp từ các báo điện tử trong cả nước, có khoảng 2000 biểu
ghi.

16


+ CSDL địa chí: là tập hợp các thông tin về địa phương được lưu trữ vào
bộ nhớ của máy tính điện tử, dựa vào CSDL địa chí chúng ta có thể nắm bắt
được các thông tin tổng hợp về nguồn tư liệu địa chí của thư viện tỉnh. Hiện nay
thư viện đang tiến hành xây dựng CSDL địa chí, xử lí và nhập được trên 2500
biểu ghi tài liệu địa chí có nội dung nói về địa phương.
+ Nguồn tin dạng CD-ROM ở thư viện có khoảng 800 đĩa.
+ Băng từ: có trên 2000 băng gồm có các sách nói. Đặc biệt thư viện còn
có các sách nói cho người khiếm thị: khoảng 1100 sách.
Nguồn thông tin của Thư viện tỉnh Phú Thọ khá đa dạng và phong phú,
đáp ứng được nhu cầu của độc giả trong và ngoài tỉnh.
1.2 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thƣ viện
1.2.1 Các khái niệm

1.2.1.1 Vốn tài liệu
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và
các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu.
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng
và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại không có tài
liệu.
Như vậy: Tài liệu là những vật mang thông tin cùng với thông tin đã được
ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau, phục vụ cho những mục đích khác nhau
của con người.
Vốn tài liệu đã xuất hiện cùng với sự xuất hiện của những thư viện đầu tiên của
nhân loại. Qua hàng ngàn năm tồn tại, người xưa vẫn chưa phân biệt, chưa có
khái niệm riêng và vẫn được hiểu trùng với khái niệm thư viện.
Khoảng giữa thế kỉ XX, khái niệm vốn tài liệu mới được hình thành.
Người đầu tiên đã đưa ra định nghĩa về vốn tài liệu là E. I. Samurin, một chuyên

17