Luận văn sư phạm Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện Đại học Chính Trị

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


NGUYỄN THỊ THÚY

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI
THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện – Thông tin

HÀ NỘI - 2012


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


NGUYỄN THỊ THÚY

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI
THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện – Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
Th.S NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI - 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận, ngoài sự cố gắng của bản thân, em
còn nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và bạn bè. Em xin bày tỏ lòng biết ơn
chân thành và sâu sắc nhất tới cô giáo Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh giảng viên khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội, người đã tận tình hướng dẫn và giúp
đỡ em hoàn thành khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các cán bộ Thông tin - Thư viện tại Thư
viện Đại học Chính Trị đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá
trình làm khóa luận.
Qua đây, em xin được chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông
tin, ngành Thư viện - Thông tin đã giảng dạy, chỉ bảo em trong suốt thời gian
học tập và nghiên cứu.
Với điều kiện hạn chế về thời gian cũng như kiến thức của bản thân nên
khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của
thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Thúy


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng tôi dưới sự
hướng dẫn của Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh - giảng viên khoa Thông
tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc

Gia Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và không
trùng với kết quả nghiên cứu của các tác giả khác. Nếu sai, tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2012
Người cam đoan

Nguyễn Thị Thúy


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Tên đầy đủ

Nghĩa dịch

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification

Bảng phân loại thập phân Dewey

Ilib

Integrated Library

Phần mềm thư viện điện tử tích hợp

ISBD

International Standard

Quy tắc mô tả thư mục quốc tế

Bibliographic Description
LCC

Library of Congress

Bảng phân loại Thư viện Quốc hội

Classification

Mỹ

MLCC

Mục lục chữ cái

MLPL

Mục lục phân loại

OPAC

Online Public Access Catalog

TTKHQS

Thông tin Khoa học Quân sự

UDC

Universal Decimal Classification Khung phân loại thập tiến quốc tế

Mục lục truy cập trực tuyến


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................. 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .......................................................... 2
2.1 Mục đích nghiên cứu ................................................................................................ 2
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu .......................................................................................... 2
4.1 Phương pháp luận .................................................................................................... 3
4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể .............................................................................. 3
5. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài .................................................................. 3
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................................. 3
7. Bố cục Khoá luận ....................................................................................................... 4

CHƢƠNG 1: THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO
QUẢN NGUỒN TIN ...................................................................................................... 5
1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Chính Trị ............................................................... 5
1.2 Khái quát về Thƣ viện Đại học Chính Trị ............................................................. 8
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Chính Trị ........ 8
1.2.2 Nguồn tin của Thư viện Đại học Chính Trị ....................................................... 10
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Đại học Chính Trị ................................................ 13
1.2.3.1 Chức năng của Thư viện .................................................................................................... 13
1.2.3.2 Nhiệm vụ của Thư viện ...................................................................................... 13
1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Chính Trị ............................................... 14
1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin ............................ 15
1.3.1 Khái niệm nguồn tin (Vốn tài liệu) ..................................................................... 15
1.3.2 Khái niệm tổ chức nguồn tin ............................................................................... 16
1.3.3 Khái niệm bảo quản nguồn tin ............................................................................ 16
1.3.4 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện Đại học Chính
Trị ......................................................................................................................... 17


1.3.4.1 Vai trò của công tác tổ chức nguồn tin .............................................................. 17
1.3.4.2 Vai trò của công tác bảo quản nguồn tin ........................................................... 19
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ
VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ ......................................................................................................................................... 21
2.1 Giá trị nguồn tin tại Thƣ viện Đại học Chính Trị............................................... 21
2.1.1 Nguồn tài liệu in ấn ............................................................................................. 21
2.1.1.1 Sách kinh điển .................................................................................................... 21
2.1.1.2 Tài liệu tra cứu .................................................................................................. 21
2.1.1.3 Báo, tạp chí ........................................................................................................ 23
2.1.1.4 Luận án, luận văn .............................................................................................. 24
2.1.1.5 Kho tài liệu mật .................................................................................................. 24
2.1.1.6 Các loại giáo trình ............................................................................................. 25

2.1.1.7 Sách văn học, giải trí ......................................................................................... 26
2.1.2 Nguồn tài liệu điện tử .......................................................................................... 26
2.1.2.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL) ........................................................................................ 26
2.1.2.2 CD - ROM .......................................................................................................... 30
2.1.2.3 Tài liệu số ........................................................................................................... 31
2.2 Tổ chức nguồn tin tại Thƣ viện Đại học Chính Trị ............................................ 33
2.2.1 Tổ chức nguồn tài liệu in ấn ............................................................................... 33
2.2.1.1 Tổ chức kho ........................................................................................................ 33
2.2.1.2 Các phương pháp sắp xếp tài liệu tại các cơ quan Thông tin - Thư viện .......... 37
2.2.1.3 Tổ chức hệ thống mục lục .................................................................................. 39
2.2.2 Tổ chức nguồn tài liệu điện tử ............................................................................ 43
2.3 Công tác bảo quản nguồn tin tại Thƣ viện Đại học Chính Trị .......................... 44
2.3.1 Nguyên nhân gây huỷ hoại nguồn tin ................................................................. 44
2.3.1.1 Nguyên nhân gây hư hỏng nguồn tài liệu in ấn ................................................. 44
2.3.1.2 Nguyên nhân gây huỷ hoại nguồn tài liệu điện tử ............................................. 48
2.3.2 Một số biện pháp bảo quản nguồn tài liệu in ấn ................................................ 50
2.3.2.1. Công tác vệ sinh kho và các trang thiết bị trong kho ....................................... 50
2.3.2.2 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc ............................................................. 51
2.3.2.3 Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác ...................................................... 52
2.3.2.4 Kiểm tra, tu bổ, phục chế, hồi cố tài liệu thường xuyên .................................... 52
2.3.3 Một số biện pháp bảo quản nguồn tài liệu điện tử ............................................. 52


CHƢƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ
TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI
HỌC CHÍNH TRỊ ........................................................................................... 55
3.1. Một số nhận xét ..................................................................................................... 55
3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................................... 56
3.1.2. Nhược điểm ......................................................................................................... 56
3.2. Kiến nghị và giải pháp .......................................................................................... 57

3.2.1. Kiến nghị ............................................................................................................. 57
3.2.2. Giải pháp ............................................................................................................. 58
3.2.2.2. Công tác số hoá tài liệu .................................................................................... 58
3.2.2.3. Đầu tư cơ sở vật chất cho các kho .................................................................... 61
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 63
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................... 64
PHỤ LỤC……………………………………………………………………………....65


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, khoa học ngày càng phát triển, máy móc đang dần thay
thế phần lớn sức lao động của con người trong lao động và sản xuất. Tuy
nhiên, dù khoa học kỹ thuật có phát triển đến đâu đi chăng nữa, hiện đại
tới mức độ nào đi chăng nữa thì nó cũng không thể thay thế được vai trò
và vị trí của cơ quan Thư viện - Thông tin trong đời sống xã hội hiện nay.
Bởi, nói như một ai đó: “Thư viện là nơi hội tụ của những cái đầu chứa
nhiều chất xám”.
Thư viện Đại học Chính Trị có nguồn thông tin đa dạng, phong phú
và đang từng bước đổi mới về mọi mặt từ trang thiết bị, cơ sở vật chất,
vốn tài liệu và cán bộ thư viện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc một cách tốt
nhất. Thư viện là một tòa nhà 2 tầng, với đầy đủ các phòng ban, trang
thiết bị tương đối hiện đại. Tài liệu tại Thư viện chủ yếu là dạng in ấn, tài
liệu điện tử còn hạn chế. Thư viện hiện đang sử dụng phần mềm Ilib 4.0.
Tuy nhiên chỉ có phân hệ biên mục, lưu thông và bổ sung là đang hoạt
động hiệu quả, các phân hệ khác vẫn chưa phát huy được hết chức năng của
mình. Tất cả các phòng ban của Thư viện phục vụ theo hình thức kho đóng.
Mặc dù, Thư viện phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng nhưng tài liệu
trong kho sách vẫn không tránh khỏi những khó khăn trong việc tổ chức, công
tác quản lý kho trên phần mềm còn chưa được chú tâm. Trước thực trạng đó,

tôi nhận thấy công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại Thư viện
Đại học Chính Trị là vấn đề cần được quan tâm hơn nữa để Thư viện xứng
đáng là giảng đường thứ hai trong Nhà trường.
Ý thức được sự cần thiết của công tác tổ chức và bảo quản nguồn
tin tại Thư viện Đại học Chính Trị, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Tìm

1


hiểu công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện Đại học Chính
Trị” làm khóa luận của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1 Mục đích nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn sẽ tìm ra được cách tổ chức
và bảo quản nguồn tin tối ưu nhất cho Thư viện Đại học Chính Trị nói riêng
và các thư viện chuyên ngành nói chung.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục đích nghiên cứu của đề tài, cần giải quyết một
số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Phân tích đặc tính của từng loại tài liệu, nguyên nhân gây hư hỏng
tài liệu nói chung và tại Thư viện Đại học Chính Trị nói riêng.
- Tìm hiểu các phương pháp tổ chức và bảo quản nguồn tài liệu đã và
đang được áp dụng tại Thư viện.
- Đánh giá được những khó khăn và thuận lợi trong công tác tổ chức
và bảo quản nguồn tin.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cũng như
hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin, giữ gìn tri
thức nhân loại.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu hiện trạng cách sắp xếp, tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại

Thư viện Đại học Chính Trị. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm công nghệ hóa
công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại Thư viện Đại học Chính Trị.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tôi tập trung vào công tác tổ chức
và bảo quản nguồn tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí,…) và nguồn tài liệu điện tử
(CD – ROM, Cơ sở dữ liệu, tài liệu số) của Thư viện Đại học Chính Trị.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu

2


4.1 Phương pháp luận
Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã áp dụng phương pháp duy vật biện chứng,
chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh.
4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Khi nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng phương pháp quan sát, phân tích,
đánh giá, điều tra, phỏng vấn, thu thập ý kiến, nghiên cứu tài liệu…
5. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Trong hoạt động Thông tin - Thư viện, công tác tổ chức và bảo quản
nguồn tin là việc làm hết sức quan trọng của mỗi cơ quan. Nó tạo tiền đề quan
trọng cho cán bộ cũng như người dùng tin dễ dàng trong tìm kiếm, trao đổi và
nghiên cứu thông tin. Do đó, đề tài tổ chức và bảo quản nguồn tài liệu đã thu hút
nhiều sự quan tâm của các sinh viên và cán bộ trong ngành. Một số sinh viên đã
nghiên cứu đề tài này tại các Thư viện như: Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội,
Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội, Thư viện Quốc gia Việt Nam,…
Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên không có công trình nào
nghiên cứu về hệ thống tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện Đại học
Chính Trị. Đề tài này đang là vấn đề mà tôi rất quan tâm. Do đó, tôi đã lựa
chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện
Đại học Chính Trị” để nghiên cứu.
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận:
Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức và bảo quản nguồn
tin tại các cơ quan Thông tin - Thư viện nói chung.
Về mặt thực tiễn:
Khoá luận nghiên cứu quá trình tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư
viện Đại học Chính Trị. Đồng thời, tôi cũng đưa ra các đánh giá, nhận xét và

3


kiến nghị, giải pháp giúp Thư viện có thể hoàn thiện và nâng cao quá trình tổ
chức và bảo quản nguồn tài liệu của Thư viện.
7. Bố cục Khoá luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm có ba chương:
Chƣơng 1: Thƣ viện Đại học Chính Trị với vấn đề tổ chức và bảo
quản nguồn tin.
Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin
tại Thƣ viện Đại học Chính Trị.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả
trong công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thƣ viện Đại học Chính
Trị.

4


CHƢƠNG 1
THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ VỚI VẤN ĐỀ
TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN
1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Chính Trị.
Là một ngôi trường quân đội, Trường Đại học Chính trị có có bề dày

lịch sử khá lâu đời. Từ khi mới được thành lập, trường có tên là Trường Sĩ
quan Chính Trị. Vững bước đi lên từ những năm tháng còn nhiều khó khăn,
Trường đang từng bước chuyển mình trở thành ngôi trường quân đội kiểu
mẫu trong cả nước.
Ngày 30/04/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống
nhất, nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc đã đặt ra yêu cầu xây dựng quân
đội Nhân dân cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại. Ngày
14/01/1976, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ký quyết định số 18/ QĐ - QP thành
lập Trường Sĩ quan Chính Trị. Quyết định nêu rõ: Nay thành lập Trường Sĩ
quan Chính Trị Quân đội nhân dân Việt Nam trực thuộc Bộ Quốc phòng, có
nhiệm vụ đào tạo chính trị viên đại đội cho toàn quân.
Trước kia, Trường nằm trong hệ sơ cấp của Học viện chính trị, sau khi
có quyết định thành lập, Nhà trường mới tách ra hoạt động riêng, tập trung vào
tiến hành chuyển giao và từng bước đi vào ổn định. Tổng số cán bộ, giảng viên
toàn trường khi đó là 311 đồng chí, trong đó có 96% đã trải qua chiến đấu. Đội
ngũ cán bộ, giảng viên đều là những sĩ quan và quân nhân chuyên nghiệp ưu tú,
có phẩm chất tốt, có năng lực hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Khối học
viên gồm 4 tiểu đoàn được tiếp nhận từ Học viện Chính Trị đào tạo theo
chương trình 3 năm.
Theo Quyết định số 104/ QĐ - TM ngày 10/05/1976 của Bộ Tổng tham
mưu, vị trí đóng quân của Trường là doanh trại Lữ đoàn 249 công binh trong

5


Thành cổ Bắc Ninh. Thành cổ Bắc Ninh nằm ở trung tâm thị xã Bắc Ninh, với
diện tích khoảng 540.000m² được xây dựng từ năm 1805 - thời vua Gia Long,
nay thuộc phường Vệ An, thành phố Bắc Ninh. Trong quá trình di chuyển
trường về địa điểm mới, mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng với lòng quyết
tâm vượt lên, cán bộ công nhân viên cùng các học viên luôn hoàn thành xuất

sắc nhiệm vụ được giao.
Cuối năm 1978, đầu năm 1979, đất nước xảy ra chiến tranh hai đầu
biên giới. Tại các điểm tựa trên tuyến đầu Tổ quốc, cán bộ cũng như học viên
Trường Sĩ quan Chính Trị đã đứng vững ở vị trí lãnh đạo, tổ chức chỉ huy đơn
vị giữ chắc trận địa phòng ngự, góp phần không nhỏ vào chiến công của quân
và dân ta trong cuộc chiến đấu bảo vệ biên giới phía Bắc.
Trước sự phát triển của nhiệm vụ, ngày 03/10/1978, Ban Bí thư Trung
ương Đảng ra quyết định số 28/ QĐ - TW xác định Trường Sĩ quan Chính
Trị là Trường Đảng tập trung trong quân đội nằm trong hệ thống đại học
Mác - Lênin. Ngày 14/01/1980, nhân dịp kỷ niệm lần thứ 4 được thành lập,
Trường được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Quân công hạng Nhất.
Tổng kết sau gần 4 năm hoạt động, Nhà trường đã đào tạo, bồi dưỡng 32
khoá với số lượng là 6.200 học viên.
Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nhà trường trong công tác
giáo dục đào tạo, ngày 16/12/1981, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 418 QP đổi tên Trường Sĩ quan Chính Trị thành Trường Sĩ quan Chính Trị Quân sự trực thuộc Bộ Quốc phòng kể từ ngày 01/01/1982. Thực chất, hai
tên gọi cũ và mới đều nói lên sự thống nhất về tính chất, nhiệm vụ của Nhà
trường, thể hiện tư tưởng của Bác Hồ: “Riêng về các chú, chính trị biểu
hiện ra trong lúc đánh giặc”. Chính trị ở đây là chính trị trong quân sự,
chính trị thuộc lĩnh vực quân sự.

6


Trong suốt hai mươi năm xây dựng, chiến đấu và trưởng thành (1976
- 1995), Trường Sĩ quan Chính Trị - Quân sự đã đoàn kết, nỗ lực cố gắng,
không quản gian khổ, hy sinh, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Đảng và
Nhà nước, Quân đội giao phó. Trường vinh dự được Nhà nước và Quân đội
trao tặng nhiều phần thưởng cao quý như: Huân chương Quân công hạng
Nhất, hạng Nhì; Huân chương chiến công hạng Hai và nhiều giấy khen,
bằng khen, cờ thi đua,… Sau hai mươi năm hoạt động với nhiều thành tích

chiến đấu, tháng 11/1995, Trường Sĩ quan Chính Trị - Quân sự hợp nhất
với Học viện Chính Trị - Quân sự theo Quyết định số 867 ngày 08/08/1995
của Bộ Quốc phòng.
Trải qua hơn 12 năm trong đội hình Học viện Chính Trị - Quân sự,
ngày 22 tháng 5 năm 2008, Trường tách ra hoạt động riêng, lấy tên là
Trường Sĩ quan Chính Trị. “Vạn sự khởi đầu nan”, một Nhà trường vừa tái
thành lập bao giờ cũng gặp nhiều khó khăn trên mọi phương diện. Tuy
nhiên, với tinh thần trách nhiệm cao, dám nghĩ, dám làm; với trí tuệ tập
thể, với tác phong sâu sát và tính quyết đoán, Nhà trường đã nhanh chóng
nâng cao chất lượng dạy và học. Từ năm 2008 - 2009, Nhà trường có 100%
học viên đạt yêu cầu trở lên, trong đó có nhiều học viên đạt thành tích khá,
giỏi. Các phong trào thi đua dạy tốt học tốt, phong trào thể dục thể thao,…
diễn ra sôi nổi nhằm chào mừng những ngày lễ lớn của dân tộc. Công tác
hậu cần luôn luôn được quan tâm nhằm chăm lo tới đời sống tinh thần cho
học viên. Với các thành tích đó, Nhà trường vinh dự được Bộ trưởng Bộ
Quốc phòng tặng Cờ thi đua năm 2009.
Ngày 23/12/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 2344/ QĐ
- TTg về việc thành lập Trường Đại học Chính Trị trên cơ sở nâng cấp
Trường Sĩ quan Chính Trị, trực thuộc Bộ Quốc phòng. Đây là quyết định

7


mang tính bước ngoặt về vị thế của Nhà trường trong hệ thống giáo dục đào
tạo quân đội cũng như hệ thống giáo dục đào tạo quốc dân.
Trải qua hơn 36 năm (14/01/1976 - 14/01/2012) hoạt động, Trường Đại
học Chính Trị luôn luôn đoàn kết, tích cực, chủ động, sáng tạo, khắc phục
mọi khó khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhân dân giao phó. Nhà
trường đã trở thành một trung tâm đào tạo cán bộ chính trị cấp phân đội,
nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn có uy tín trong hệ thống các học

viện, nhà trường quân đội và hệ thống giáo dục quốc dân.
1.2 Khái quát về Thƣ viện Đại học Chính Trị
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Chính Trị.
Thư viện trường Đại học Chính Trị trực thuộc Ban Thông tin Khoa học
Quân sự (TTKHQS), trường Đại học Chính Trị. Vì vậy, lịch sử hình thành
Thư viện gắn liền với sự hình thành và phát triển của Ban TTKHQS cũng như
Trường Đại học Chính trị. Với nhiều lần thay đổi tên gọi do sát nhập và tách
ra hoạt động riêng nên tên gọi của Ban TTKHQS cũng thay đổi để phù hợp
với chức năng nhiệm vụ của mình trong từng thời kỳ lịch sử.
Năm 1976, sau khi Trường được thành lập thì Ban Thư viện cũng được
thành lập và hoạt động dưới sự trực thuộc quản lý của Phòng Huấn luyện
Quân sự (Phòng Đào tạo).
Đến năm 1996, Ban Thư viện hoạt động dưới sự trực thuộc của Phòng
Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trường.
Tháng 11 năm 2008, Ban Thư viện được đổi tên thành Ban Thông tin
Khoa học Công nghệ và Môi trường.
Tháng 7 năm 2009, Ban TTKHQS chính thức được thành lập và trở
thành một bộ phận hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trường
Đại học Chính Trị.

8


Từ khi tái thành lập tới nay, Ban TTKHQS luôn luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, trở thành địa chỉ tin cậy cho cán bộ, công nhân viên tới
học tập và nghiên cứu. Ứng với mỗi năm, Ban TTKHQS đã đề ra các kế
hoạch công tác và vạch rõ nhiệm vụ trong những năm kế tiếp.
Ban TTKHQS gồm 2 bộ phận: bộ phận Thư viện và bộ phận Thông tin.
Ngay từ những ngày đầu được thành lập, Thư viện trường Đại học Chính Trị
đã có những đóng góp to lớn trong công tác dạy và học. Không còn lạc hậu

như trước kia, cơ sở vật chất của Thư viện không những hiện đại mà còn có
nhiều sáng kiến đổi mới, ứng dụng máy móc, trang thiết bị vào thực tế Thư
viện. Đặc biệt, năm 2009, được sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Giám
hiệu Trường Đại học Chính Trị và sự phối hợp tạo điều kiện của các cơ quan
chức năng Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị, Trường Đại học Chính Trị đã
tiếp nhận và triển khai dự án Thư viện điện tử giai đoạn 1. Đây là một bước
tiến quan trọng trong sự nghiệp phát triển Thư viện của Nhà trường, là điều
kiện thuận lợi để nâng cấp hơn nữa cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị để
chuẩn bị “khai sinh” cho một Thư viện điện tử tiên tiến, hiện đại và hiệu quả.
Thư viện nằm tại một tòa nhà 2 tầng với khuôn viên rộng, thuộc toà nhà
S51, nằm ở vị trí trung tâm trong Trường Đại học Chính Trị. Tầng một gồm
có 2 phòng: Phòng Mượn, Phòng Giáo trình. Tầng hai gồm các phòng: Phòng
Nghiệp vụ, Phòng Đọc tổng hợp, Phòng Tài liệu Mật, Phòng Đọc điện tử. Để
từng bước đáp ứng yêu cầu của người dùng tin, cơ sở vật chất của Thư viện
đã được trang bị và nâng cấp với hệ thống trang thiết bị kỹ thuật hiện đại như:
Máy chủ, máy trạm, máy Scanner, máy in mã vạch, máy chiếu, video,… Thư
viện được trang bị 3 máy chủ: 2 máy chủ mạng LAN, 1 máy chủ Thư viện
điện tử với khoảng 40 máy trạm. Ngày 23 tháng 3 năm 2009, sau khi triển
khai thành công dự án Thư viện điện tử giai đoạn 1 thì Thư viện điện tử chính
thức được khai trương, đưa vào phục vụ.

9


Trong tháng 4 năm 2012, Thư viện được trang bị lại hầu hết giá sách
mới tại phòng Mượn, phòng Đọc. Các giá sách mới được Thư viện bổ sung đã
tạo điều kiện hơn trong vấn đề tổ chức và bảo quản tài liệu trong kho. Từ đó,
chất lượng phục vụ bạn đọc cũng được thay đổi đáng kể.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ bạn đọc, Thư viện tiếp tục đa
dạng hóa các sản phẩm thông tin. Ngoài việc tiếp tục duy trì các dịch vụ

thông tin đang sử dụng, Thư viện còn có kế hoạch sử dụng và phát triển các
sản phẩm thông tin mới như: Các tạp chí khoa học quân sự, các cơ sơ dữ liệu
thư mục và đặt biệt là việc khai thác thông tin dựa vào trang Web,…
Thư viện đã đề ra kế hoạch phát triển và phương hướng phát triển các
sản phẩm thông tin trong những năm tiếp theo với các nội dung cụ thể như:
Tiếp tục phát triển đa dạng hóa các sản phẩm thông tin (kể cả các sản phẩm
thông tin truyền thống và hiện đại), tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại,
tạo ra các sản phẩm thông tin mới,…
Nhìn chung, Thư viện Đại học Chính Trị đang từng bước khẳng định
mình trong hệ thống thư viện nước nhà. Với sự quan tâm sâu sắc của các cấp
lãnh đạo, Thư viện đã, đang và sẽ có những bước chuyển mình tích cực, xứng
đáng là giảng đường thứ hai trong Nhà trường.
1.2.2 Nguồn tin của Thư viện Đại học Chính Trị
Cùng với sự phát triển của hoạt động Thư viện - Thông tin, nguồn tin
tại Thư viện đã không ngừng được bổ sung, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong
từng giai đoạn khác nhau của Thư viện. Hiện nay, nguồn tin tại Thư viện có
hai dạng cơ bản là: Nguồn tài liệu in ấn và nguồn tài liệu điện tử.
Nguồn tài liệu in ấn:
Tài liệu in ấn vẫn là nguồn tin chủ yếu trong thư viện, gồm các loại
sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học, các
sản phẩm thông tin, tài liệu về các ngành khoa học xã hội, khoa học quân sự,

10


ngoại ngữ tin học, tác phẩm văn học, tài liệu phục vụ các lĩnh vực đời sống
kinh tế - xã hội, văn hóa tinh thần,…
Cơ cấu tài liệu in ấn trong Thư viện như sau:
- Các tài liệu khoa học Mác - Lênin chiếm 70%
- Các tài liệu khoa học Quân sự chiếm 20%

- Còn lại các loại tài liệu khác chiếm 10%
Tổng số tài liệu in ấn là hơn 20.000 tên sách, số lượng 47.883 cuốn và
hơn 100 loại báo, tạp chí. Hiện nay, số lượng tài liệu phục vụ cho các môn
học đang chiếm một khối lượng lớn. Đặc biệt là các môn học như: Chính trị
Mác - Lênin, lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Tâm
lý học, Sư phạm quân sự, Chủ nghĩa xã hội khoa học,…
Riêng về nguồn tài liệu in ấn thì chủ yếu là các tài liệu về quân sự, về
công tác chính trị, công tác tư tưởng, nhằm phục vụ cho quá trình học tập và
giảng dạy của cán bộ, công nhân viên và học viên trong trường. Vấn đề bổ
sung tài liệu in ấn tại Thư viện mang nét đặc thù riêng. Tài liệu được bổ sung
theo 2 nguồn: Tự bổ sung và ở trên cấp. Nguồn tài liệu tự bổ sung được trích
theo kinh phí và yêu cầu bổ sung thực tế. Nguồn tài liệu trên cấp chủ yếu là từ
Thư viện Quân đội và Tổng Cục Chính trị, có nhiều tài liệu mật phục vụ cho
việc nghiên cứu chính trị.
Theo số liệu gần đây, Thư viện hiện có hơn 300 loại giáo khoa, giáo
trình với số lượng khoảng 40.000 cuốn và trên 200 đầu sách tham khảo.
Ngoài ra, Thư viện còn có một số lượng đáng kể các sách báo giải trí, văn hóa
văn nghệ, thể dục thể thao,…
Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc, Nhà trường còn tiến hành
biên soạn sách phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy của công
nhân viên trong trường.

11


Nguồn tài liệu in ấn của Thư viện có rất nhiều tài liệu có giá trị, đó là
những tài liệu đã được xuất bản từ lâu hoặc những bản chép tay có giá trị lịch
sử. Nguồn tài liệu này chính là tài sản quý giá của Thư viện.
Trước nhu cầu ngày càng cao của nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên
cứu khoa học ở Trường Đại học Chính Trị, Thư viện đã xây dựng “chiến lược

khai thác, bổ sung” giai đoạn 2006 - 2010 với phương châm “Toàn diện,
chuyên sâu, kịp thời” và tiến hành đổi mới hoạt động Thông tin - Thư viện
“kết hợp truyền thống với hiện đại ”. Với chiến lược này, nguồn tài liệu in ấn
đã và đang được bổ sung với khối lượng lớn.
Nguồn tài liệu điện tử:
Cùng với nguồn tài liệu in ấn, nguồn tài liệu điện tử cũng giữ một vị
trí quan trọng, góp phần làm phong phú nguồn tin cũng như bộ máy tra cứu
của Thư viện.
Với sự ứng dụng của công nghệ thông tin vào quản lý, hoạt động Thư
viện - Thông tin, dạng tài liệu điện tử đang được quan tâm và ngày càng
phát triển. Việc tiếp cận nguồn tài liệu được mở rộng nhờ nhiều nguồn thông
tin bổ trợ khác nhau. Tài liệu điện tử của Thư viện hiện nay có thể được chia
làm hai nhóm chính:
- Các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục và toàn văn, tư liệu.
- Các CD - ROM (đĩa hình, đĩa ghi âm).
Tổng số tài liệu điện tử bao gồm:
- CD - ROM :

400 đĩa

- CSDL thư mục :

17.950 biểu ghi

- Tài liệu số hoá:

gần 230.000 trang A4

Với việc tiếp nhận dự án Thư viện số dùng chung trong Bộ Quốc
phòng, hiện nay Nhà trường đã số hóa được gần 230.000 trang tài liệu

12


gồm: Kinh điển C.Mác - Ph.Ăngghen Toàn tập, luận văn luận án, công
trình khoa học, giáo trình giáo khoa,…
Nguồn tài liệu điện tử có nhiều băng video do trung tâm Công Nghệ
Môi Trường - Bộ Quốc phòng sản xuất, phản ánh nhiều nội dung về tình hình
chính trị, an ninh trật tự thế giới và khu vực, đặc biệt là các tài liệu về các
cuộc xung đột vũ trang, chiến tranh bạo loạn,… Nguồn tài liệu điện tử về
khoa học xã hội nhân văn quân sự được quan tâm xây dựng ngay tại trường.
Đây được xác định là nguồn tài liệu nội lực cơ bản và có thể đáp ứng tốt các
nhu cầu tin của bạn đọc tại trường và trong toàn quân.
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Đại học Chính Trị
1.2.3.1 Chức năng của Thư viện
Với vai trò là một bộ phận cung cấp cũng như cập nhật thông tin thường
xuyên, liên tục, Thư viện đảm nhiệm những chức năng riêng của mình, mang đặc
thù của một Thư viện Quân đội. Một số chức năng chính của Thư viện:
- Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường lãnh đạo, chỉ đạo
hoạt động Thư viện - Thông tin ở Nhà trường.
- Quản lý nhà nước về Thư viện - Thông tin trong Nhà trường.
- Trực tiếp phục vụ Thư viện - Thông tin cho cán bộ, giảng viên, học
viên, chiến sĩ, công nhân viên quốc phòng toàn trường.
- Quan hệ hợp tác với các cơ quan cùng ngành trong và ngoài quân đội
để nâng cao chất lượng hoạt động Thư viện - Thông tin ở Nhà trường.
- Tổ chức khai thác và phục vụ chung vốn tài liệu nhằm truyền bá tri
thức, cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập giải trí của cán
bộ, chiến sĩ trong quân đội.
1.2.3.2 Nhiệm vụ của Thư viện
Được coi như là giảng đường thứ hai trong Nhà trường đồng nghĩa

với việc Thư viện phải thực hiện những nhiệm vụ mang tính sát thực, cụ

13


thể, hiệu quả đối với sự nghiệp dạy và học. Nhiệm vụ xuyên suốt và cơ
bản của Thư viện gồm:
- Khai thác, thu thập toàn diện, chuyên sâu, kịp thời các thông tin - tư
liệu dưới dạng văn bản và điện tử, phục vụ nhiệm vụ chính trị trung tâm của
Nhà trường (trọng tâm giáo trình, giáo khoa, tài liệu).
- Xử lý, biên tập, tích hợp thông tin tư liệu, xây dựng ngân hàng CSDL.
- Tổng thuật, lược thuật tài liệu, tư liệu.
- Biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học.
- Phục vụ Thông tin - Tư liệu trên mạng LAN của Nhà trường.
- Trả lời thông tin hỏi đáp, tìm tin theo chủ đề cho các đối tượng dùng tin.
- Tổ chức các buổi Hội nghị Thông tin - Tư liệu định kỳ hàng tháng cho
các đơn vị trực thuộc Nhà trường.
- Quản lý thông tin khoa học của các đơn vị cơ sở…
1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Chính Trị
Thư viện được tổ chức thành năm phòng: Phòng Nghiệp vụ, Phòng Đọc
(gồm Phòng Đọc Tổng hợp và Phòng Đọc Điện tử), Phòng Mượn, Phòng
Giáo trình, phòng Tài liệu Mật.

14


Sơ đồ phòng ban Thƣ viện.

Thư viện Đại học Chính Trị

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Nghiệp

Mượn

Đọc

Giáo

Tài liệu

trình

mật

vụ

Phòng

Phòng

Đọc

Đọc

tổng

điện

hợp

tử

1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin
1.3.1 Khái niệm nguồn tin (Vốn tài liệu)
“Nguồn tin” là một khái niệm tương đương với “ Vốn tài liệu” nhưng
mang tính bao quát hơn. Hiện nay, nguồn tin tại Thư viện Đại học Chính Trị ở
2 dạng: Tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí,…) và Tài liệu điện tử (CD - ROM,

15


cơ sở dữ liệu, tài liệu số,…). Ở các nội dung sau, thuật ngữ “ Vốn tài liệu” sẽ
được hiểu như là một cách gọi khác của “ Nguồn tin”.
1.3.2 Khái niệm tổ chức nguồn tin
Năm 1934, khái niệm tổ chức kho tài liệu được các nhà thư viện học
người Nga nghiên cứu. Khái niệm đó được hiểu như sau:
“Tổ chức kho tài liệu là một loạt các nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài
liệu có một trật tự nhất định để chúng có thể sẵn sàng phục vụ bạn đọc và
thực hiện tốt một loạt các nghiệp vụ thư viện”.
Tóm lại, tổ chức kho là một quá trình và thao tác liên tục nhằm mục

đích sử dụng kho tài liệu tốt nhất và bảo quản tài liệu đảm bảo nhất. Như vậy,
muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu thì yêu cầu cán bộ thư viện
phải nắm chắc quy trình tổ chức kho, các loại kho, phương pháp sắp xếp tài
liệu hợp lý cũng như công tác kiểm kê, bảo quản khoa học. Sự cẩn thận, chính
xác trong từng thao tác nghiệp vụ của quá trình tổ chức kho tài liệu có ảnh
hưởng lớn đến vấn đề sử dụng tài liệu của độc giả cũng như chất lượng phục
vụ bạn đọc. Nói như nhiều người: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật
sắp xếp, bảo quản tài liệu. Thư viện phải tổ chức thế nào để có thể phát huy
tối đa nguồn thông tin đến bạn đọc. Nếu công tác tổ chức không khoa học thì
kho sách sẽ dễ dàng trở thành “Mồ chôn sách”, vì vậy, tổ chức tốt sẽ góp phần
cho việc bảo quản vốn tài liệu được nâng cao.
1.3.3 Khái niệm bảo quản nguồn tin
Bảo quản nói chung là bảo vệ, ngăn chặn các tác nhân gây hại nhằm
giữ gìn và bảo tồn vốn tài liệu. Bảo quản chỉ những chính sách và hoạt động
thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư
hỏng, gây thiệt hại và bị hủy hoại, bao gồm những biện pháp, phương pháp và
kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.

16


Thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong
việc nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin ở phương diện đáp ứng
được nhiều yêu cầu của bạn đọc do kho tài liệu được bảo quản tốt.
Có hai loại bảo quản: Bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của
toàn bộ các tư liệu nói chung. Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng
xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính của tài liệu.
Bảo quản phục chế đòi hỏi một nguồn nhân lực đông đảo, cần có các
chuyên gia có chuyên môn cao, do vậy, bảo quản phục chế rất tốn kém, thường

chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập.
1.3.4 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện
Đại học Chính Trị.
1.3.4.1 Vai trò của công tác tổ chức nguồn tin
Nguồn tin là nền tảng, là cơ sở của mọi hoạt động thư viện, một trong
các yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của thư viện. Để có thể phát
huy tối đa nguồn tin của mình, thư viện không thể bỏ qua công tác tổ chức
kho sao cho hợp lý, khoa học.
Tổ chức kho có ý nghĩa quan trọng, tác động đến nhiều hoạt động khác
của thư viện như: Tổ chức kho đúng đắn sẽ giúp tiết kiệm được nhân lực và
phương tiện cho thư viện, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện
đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Ngoài ra, làm tốt công tác tổ
chức kho sẽ giải quyết được cùng lúc hai nhiệm vụ đối lập nhau đó là sử dụng
tích cực vốn tài liệu và bảo quản vốn tài liệu được lâu dài. Hai nhiệm vụ này
tuy đối lập nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, giải quyết được hai
nhiệm vụ này song song chính là một thành công của tổ chức kho thư viện.
Tổ chức kho có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống mục lục. Tài liệu có
trong kho nhưng không được thể hiện ở hệ thống mục lục thì nguồn tài liệu đó

17