Chuyên đề tốt nghiệp: Hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân viên cho một vài chức danh tại công ty cổ phần phát triển sài gòn

TR

NG

I H C KINH T TP.HCM

KHOA KINH T PHÁT TRI N
CHUYÊN NGÀNH KINH T LAO

NG VÀ QU N LÝ NGU N NHÂN L C

 

CHUYÊN

T T NGHI P

HOÀN THI N B N MÔ T CÔNG VI C VÀ
B N TIÊU CHU N NHÂN VIÊN
CHO M T VÀI CH C DANH T I
CÔNG TY C

PH N PHÁT TRI N SÀI GÒN
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân
SVTH:

Tr n Chí Thông

MSSV:

108202229

L P:

Nhân L c 1- K34

TP.HCM, tháng 4 n m 2012


1

MÔ T CÔNG VI C

L I CAM OAN
----

----

Tôi xin cam đoan đây là đ tài nghiên c u c a tôi. Nh ng k t qu và các s li u trong
khóa lu n đ

c th c hi n t i Công ty C ph n Phát tri n Sài Gòn, không sao chép b t k

t ngu n nào khác. Tôi hoàn toàn ch u trách nhi m v i nhà tr

ng v s cam đoan này.

Tp, HCM ngày tháng n m 2012
Tác gi
(Ký tên)

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


2

MÔ T CÔNG VI C

L IC M
-----

Sau th i gian 4 n m h c t p t i Tr

N
-----

ng

i H c Kinh T TP.HCM, em đã đ

c các

th y cô trang b nh ng ki n th c quý báo, đó không nh ng ch nh ng ki n th c chuyên
môn mà còn c nh ng kinh nghi m s ng giúp ích cho em trên con đ

ng s nghi p sau

này. Em xin chân thành c m n đ i v i quý th y cô đã t n tình truy n đ t ki n th c cho
em trong th i gian qua và đ c bi t là các th y cô b môn trong Khoa Kinh T Phát Tri n.

Thông qua chuyên đ t t nghi p, em c ng xin g i l i chân thành c m n đ n
Giám

Ban

c Công ty C Ph n Phát Tri n Sài Gòn, đ c bi t là các anh ch t i phòng

Hành Chính Nhân S đã t n tình giúp đ t o đi u ki n thu n l i cho em hoàn thành
chuyên đ t t nghi p này.
Và em xin g i l i c m n đ n cô Tr n Thu Vân, ng

i đã tr c ti p h

ng d n và giúp

đ em hoàn thành chuyên đ t t nghi p này.
Cu i cùng em xin g i l i chúc s c kh e và thành công đ n quý th y cô. Chúc quý
Công ty đ t đ

c nhi u thành công trong kinh doanh và ngày càng phát tri n.

Tp. H Chí Minh, ngày tháng n m 2012
SVTH
Tr n Chí Thông

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông

3

MÔ T CÔNG VI C

C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM
c l p – T do – H nh phúc

---------

NH N XÉT C A C

QUAN TH C T P

H và tên sinh viên: ............................................................................
MSSV:
.............................................................................
Khóa:
.............................................................................

1. Th i gian th c t p:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
2. B ph n th c t p:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
3. Tinh th n trách nhi m v i công vi c và ý th c ch p hành k lu t:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................

4. K t qu th c t p theo đ tài:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
5. Nh n xét chung:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Tp H Chí Minh, ngày tháng n m 2012

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


MÔ T CÔNG VI C

4

NH N XÉT C A GIÁO VIÊN H
-------

NG D N

-

C n c vào quá trình th c hi n chuyên đ t t nghi p c a sinh viên.

-

C n c vào thái đ h c t p c ng nh s n l c c a b n thân sinh viên.

-

C n c vào k t qu nghiên c u và n i dung chuyên đ :

“ Hoàn thi n b n mô t

công vi c và b n tiêu chu n nhân viên cho m t vài ch c danh t i Công ty C
ph n Phát tri n Sài Gòn”.
Tôi: TR N THU VÂN giáo viên tr c ti p h

ng d n

Sinh viên: TR N CHÍ THÔNG
L p: Nhân l c 1- K34
Chuyên ngành: Kinh t lao đ ng và qu n lý ngu n nhân l c.
Có m t s nh n xét đ i v i sinh viên nh sau:
-

Sinh viên có ý th c h c t p t t, tinh th n trách nhi m và ý th c k lu t cao.

-

Có s n l c h t mình trong nghiên c u và th c hi n chuyên đ .

-

Có s sáng t o, ch u khó tìm tòi và bi t cách làm m i n i dung đ tài.

-

Bi t cách v n d ng nh ng ki n th c n n t ng t lý thuy t vào th c ti n c a Công ty.

T nh ng nh n xét và đánh giá nêu trên tôi đ cao chuyên đ t t nghi p c a sinh viên.
Chính vì v y tôi quy t đ nh đ c chuyên đ t t nghi p c a sinh viên vào danh sách b o
v lu n v n t t nghi p .
Chúc sinh viên thành công và hoàn thành xu t s c chuyên đ mình đang th c hi n.
GVHD
Th.s Tr n Thu Vân

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


5

MÔ T CÔNG VI C

M CL C
----L IM

-----

U:

t v n đ : ............................................................................................................... 1

1.

2. M c tiêu nghiên c u: ............................................................................................... 2
3.

it

4. Ph

ng và ph m vi nghiên c u: .......................................................................... 2
ng pháp nghiên c u: ........................................................................................ 2

5. Ý ngh a khoa h c th c ti n c a đ tài: .................................................................... 3
B c c c a đ tài: ........................................................................................................ 3
Ch

ng I: C s lý lu n v phân tích công vi c:

1.1 Khái ni m v phân tích công viêc: ........................................................................ 5
1.2 N i dung c a phân tích công vi c: ........................................................................ 5
1.2.1 Thông tin c n thu th p trong phân tích công vi c. ........................................ 5
1.2.2 Trình t th c hi n phân tích công vi c. ......................................................... 6
1.2.3 Ph

ng pháp thu th p thông tin phân tích công vi c. ................................... 7

1.3 Ý ngh a c a vi c phân tích công viêc: ................................................................... 11
1.4 B n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên: ............................................... 12
1.5 Xu h

ng m i trong phân tích công vi c. ............................................................. 17

1.5.1 Xu h

ng đ n gi n hóa công vi c ................................................................. 17

1.5.2 Xu h

ng phong phú công vi c..................................................................... 18

K t lu n ch
Ch

ng I: ....................................................................................................... 18

ng II: Gi i thi u v Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn.

2.1 Quá trình hình thành và phát tri n: ........................................................................ 19
2.1.1

c đi m chung v Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn: ........................... 19

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


MÔ T CÔNG VI C

6

2.1.2 Qúa trình hình thành và phát tri n: ............................................................... 20
2.2 C c u và qui trình s n xu t kinh doanh: .............................................................. 23
2.2.1 C c u và qui trình s n xu t xi m ng: .......................................................... 23
2.2.2 C c u và qui trình s n xu t g : ................................................................... 24
2.3 C c u t ch c qu n lý t i Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn: .......................... 24
2.3.1 S đ t ch c và ch c n ng c a t ng phòng ban: ........................................ 26
2.3.1.1 S đ t ch c: ............................................................................................ 26
2.3.1.2 Ch c n ng nhi m v t ng phòng ban:....................................................... 27
2.3.2 Th c tr ng ngu n nhân l c t i Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn: ........... 36
2.4 Nh ng thu n l i và khó kh n c a Công ty: ........................................................... 36
2.4.1 K t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a Công ty: .................................. 36
2.4.2 Nh ng thu n l i và khó kh n: ...................................................................... 38
2.5 V n đ QLNNL khi chuy n t doanh nghi p nhà n

c sang Công ty c ph n. .. 39

2.6 Tình hình xây d ng b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên t i Công ty
c ph n phát tri n Sài Gòn. ......................................................................................... 41
K t lu n ch
Ch

ng II:...................................................................................................... 48

ng III: Hoàn thi n b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên cho m t

vài ch c danh t i Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn.
3.1 Thu th p thông tin kh o sát: .................................................................................. 47
3.1.1 M c tiêu kh o sát:......................................................................................... 47

3.1.2

it

ng kh o sát:....................................................................................... 48

3.2 Ti n trình xây d ng b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên: ............... 48
3.3 Hình th c kh o sát: ................................................................................................ 49
3.4 B ng câu h i kh o sát: ........................................................................................... 49
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


MÔ T CÔNG VI C

7

3.5 Hoàn thi n b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên: ............................. 50
K t lu n ch

ng III: .................................................................................................... 71

K t lu n: ..................................................................................................................... 72
Tài li u tham kh o.
Ph l c.

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông

8

MÔ T CÔNG VI C

CÁC THU T NG
----

HC-NS

: Hành Chính Nhân S

BG

: Ban Giám

CNV

: Công nhân viên

VPP

: V n phòng ph m

PCCC

: Phòng cháy ch a cháy

KH&KD

: K ho ch kinh doanh

MMTB

: Máy móc thi t b

QTNNL

: Qu n tr ngu n nhân l c.

VI T T T
----

c

Thu TNDN : Thu thu nh p doanh nghi p.

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


9

MÔ T CÔNG VI C

L IM
1.

U

tv nđ :

Kinh t th gi i ngày nay phát tri n h
t mà n i đó các y u t ch t xám đ

ng t i xu h

c đóng vai trò then ch t quy t đ nh đ n s thành b i
đó con ng

c a m i cá nhân, c a m i doanh nghi p.

l c v t ch t n a mà ph thu c vào ngu n l c con ng
ngu n l c con ng

ng kinh t tri th c, m t n n kinh

i không còn l thu c vào ngu n
i c a qu c gia đó. Vì th cho nên

i trong b t k đâu c ng đ u là y u t không kém quan tr ng quy t

đ nh s thành b i c a c quan, t ch c đó.
H i nh p và toàn c u hóa c ng đ ng ngh a v i vi c các doanh nghi p ph i c n đ i m i
b n thân mình h n n a có th c nh tranh v i các doanh nghi p, t p đoàn c a n
M t doanh nghi p đ

c ngoài.

c coi là có ti m l c m nh khi doanh nghi p đó h i đ các y u t v

tài chính, qui mô, dây chuy n công ngh , thông tin liên l c, thêm n a đó là đ i ng nhân
viên đ

c đào t o bài b n và k n ng cao.

Ngày nay, h u h t các doanh nghi p đ u ch y theo vi c đ i m i công ngh mà quên đi
m t nhi m v quan tr ng là ph i đào t o, phát tri n đ i ng cán b công nhân viên c a
mình. Do đó vi c thu hút và gi chân đ

c ng

i lao đ ng là m t v n đ , nhi m v trung

tâm và quan tr ng nh t, song song đó c n ph i làm t t công tác đ o t o đáp ng ngày
càng cao nhu c u c a con ng

i.

làm đ

c đi u đó c n ph i làm t t các v n đ liên

quan đ n qu n tr nhân s cho các t ch c nh các v n đ : qui ho ch ngu n nhân l c, làm
t t công tác tuy n d ng đào t o, đánh giá th c hi n công vi c, tr công lao đ ng h p lý…
chính là th c hi n phân tích công vi c.
Qua vi c mô t đúng công vi c c a t ng ch c danh s góp ph n nâng cao hi u qu
ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty. Riêng

đ tài này, tôi ch n vi c xây d ng

“Hoàn thi n b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên cho m t vài ch c danh c a
Công c ph n phát tri n Sài Gòn” đ làm chuyên đ t t nghi p. Qua đó mong mu n đóng
góp m t ph n nh vào gi i quy t nh ng t n t i trong công tác xây d ng b n mô t công
vi c c a Công ty, giúp Công ty có đ

c ngu n nhân l c ch t l

ng cao, mang l i hi u

qu trong quá trình s n xu t kinh doanh.
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


10

MÔ T CÔNG VI C
2. M c tiêu nghiên c u:

Thông qua vi c nghiên c u v c s lý lu n c a phân tích công vi c đ th y rõ đ

c

vai trò và ý ngh a c a nó trong m t công ty s n xu t kinh doanh, hi u v cách xây d ng,
t ch c c ng nh ki m tra đánh giá công tác phân tích công vi c trong qu n lý ngu n
nhân l c.

Trên c s phân tích th c tr ng phân tích công vi c c ng nh tình hình xây d ng b n
mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c và m t s v n đ trong qu n lý ngu n nhân
l c c a Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn. Qua đó tìm ra đ

c nh ng t n t i, c ng nh

h n ch trong công tác này và xây d ng hoàn thi n b n mô t công vi c và b n tiêu chu n
nhân viên cho m t vài ch c danh liên quan t i xí nghiêp xi m ng c a Công ty.
3.

it
it

ng và ph m vi nghiên c u:
ng nghiên c u: Nghiên c u th c tr ng phân tích công vi c trong ho t đ ng

qu n tr ngu n nhân l c t i Công ty.
Ph m vi nghiên c u: Phân tích th c tr ng công tác phân tích công vi c c ng nh công
tác qu n tr ngu n nhân l c t i Công ty, đ ng th i ti n hành hoàn thi n b n mô t công
vi c và b n tiêu chu n nhân viên cho m t s ch c danh ch y u t i Công ty.
4. Ph

ng pháp nghiên c u:

Nghiên c u lý thuy t v phân tích công vi c.
Nghiên c u, tham kh o tài li u, s li u v tình hình phân tích công vi c qua các n m
c a Công ty c ph n phát tri n Sài Gòn.
Ti n hành kh o sát và tham kh o ý ki n c a các cán b qu n lý liên quan đ n tình hình
phân tích công vi c t i Công ty.
Tham kh o tài li u qua sách báo, giáo trình h c t p tr

c đây, t p chí, c ng nh trên

m ng internet…
Phân tích s li u b ng các ph

ng pháp t ng h p đi đ n k t

ng pháp nh : ph

lu n.(kh o sát, t ng h p, x lý, phân tích đi đ n k t lu n).

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


11

MÔ T CÔNG VI C

5. Ý ngh a khoa h c th c ti n c a đ tài:
Trong b i c nh kh ng ho ng kinh t toàn c u hi n nay thì qu n tr ngu n nhân l c tr
nên đ

c quan tâm h n. Nâng cao hi u qu làm vi c là v n đ luôn luôn t n t i và đ

quan tâm nhi u trong chi n l
chung.

c phát tri n nhân l c nói riêng và xây d ng đ t n

c

c nói

nâng cao hi u qu làm vi c đòi h i b t k t ch c nào c ng ph i làm t t công

tác phân tích công vi c trong chi n l

c phát tri n ngu n nhân l c c a mình.

V n đ đ t ra là khi m t nhân viên m i vào công ty ti p xúc v i môi tr
m i m thì chúng ta ph i làm gì đ h n m b t đ

ng hoàn toàn

c công vi c m t cách nhanh chóng. Vì

l đó vi c xây d ng b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên đóng vai trò quan
tr ng. Hy v ng v i nh ng b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên này s giúp
cho Công ty ph n nào v ho t đ ng qu n tr con ng

i c a mình.

B c c c a đ tài:
tài g m có 3 ch

ng:

Ch

ng I: C s lý lu n v phân tích công vi c.

Ch

ng II: Gi i thi u v Công ty C Ph n Phát Tri n Sài Gòn.

Ch

ng III: Hoàn thi n b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên cho m t vài

ch c danh t i Công ty C Ph n Phát Tri n Sài Gòn.

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


12

MÔ T CÔNG VI C

CH

NG I:

C S LÝ LU N V
PHÂN TÍCH CÔNG VI C
TRONG QU N LÝ

NGU N NHÂN L C

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


13

MÔ T CÔNG VI C
tv nđ :

Trong b t k doanh nghi p hay công ty nào, nhân viên hay ng

i lao đ ng là m t

ngu n l c quan tr ng t o ra l i th c nh tranh cho doanh nghi p. Ngu n l c này c n
đ

c quan tâm, đ u t h p lý đ phát tri n m t ngu n nhân l c ch t l

ng cao và có kh

n ng c nh tranh, t o v th cho doanh nghi p. Chính vì v y c n làm t t công tác phân tích
công vi c, xác đ nh ph

ng h

ng chi n l

c cho Công ty.
Ho ch đ nh
ngu n nhân
l c

Công vi c c
th
Nhi m v

Mô t công
vi c

Phân công
công vi c

Quy n h n
Trách nhi m

Phân tích
công vi c

Chuyên môn

ào t o và
phát tri n
Quy ho ch
quá trình
ngh nghi p

Ki n th c

K n ng

Tuy n ch n
và s d ng

Tiêu chu n
nhân viên

Kh n ng

Hình 1.1 L i ích c a phân tích công vi c.

ánh giá
công vi c
Tr công
khen th ng
Ch đ đãi
ng

1.1 Khái ni m v phân tích công vi c:
Phân tích công vi c là quá trình nghiên c u n i dung công vi c nh m xác đ nh đi u
ki n ti n hành, các nhi m v , trách nhi m, quy n h n khi th c hi n công vi c và các
ph m ch t, k n ng nhân viên c n thi t ph i có đ th c hi n t t công vi c.

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


14

MÔ T CÔNG VI C
Khi phân tích công vi c c n xây d ng đ

c hai tài li u c b n là b n mô t công vi c

và b n tiêu chu n công vi c.
- B n mô t công vi c: là v n b n li t kê các ch c n ng, nhi m v các m i quan h
trong doanh nghi p, các đi u ki n làm vi c, yêu c u ki m tra, giám sát và các tiêu chu n
c nđ tđ

c khi th c hi n công vi c. B n mô t công vi c giúp cho chúng ta hi u đ

n i dung, yêu c u c a công vi c và hi u đ

c

c quy n h n, trách nhi m khi th c hi n công

vi c.
- B n tiêu chu n công vi c: là v n b n li t kê nh ng yêu c u v n ng l c cá nhân nh
trình đ h c v n, kinh nghi m công tác, kh n ng gi i quy t nh ng v n đ , các k n ng
khác và các đ c di m cá nhân thích h p nh t cho công vi c. B n tiêu chu n công vi c
giúp chúng ta hi u đ

c doanh nghi p c n lo i nhân viên nh th nào đ th c hi n công

vi c t t nh t.
Phân tích công vi c cung c p các thông tin v nh ng yêu c u, đ c đi m c a công vi c
nh qui đ nh rõ v ch c n ng, nhi m v , quy n h n, các hành đ ng nào c n đ

c ti n

hành th c hi n, th c hi n nh th nào và t i sao, các lo i máy móc trang b d ng c nào
c n thi t khi th c hi n công vi c, các m i quan h v i c p trên và đ ng nghi p trong th c
hi n công vi c ,v.v.

c bi t, phân tích công vi c là công c r t h u hi u giúp các t

ch c, doanh nghi p m i thành l p ho c đang c n có s c i t ho c thay đ i v c c u t
ch c, tin gi n biên ch nh m nâng cao hi u qu s n xu t kinh doanh.
1.2 N i dung c a phân tích công vi c:
1.2.1 Nh ng thông tin c n thu th p trong phân tích công vi c:
có th xây d ng đ
xác, c n thu th p đ

c b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c đ

c chính

c các lo i thông tin sau đây trong phân tích công vi c:

A. Thông tin v các y u t c a đi u ki n công vi c nh đi u ki n t ch c ho t đ ng
c a doanh nghi p, ch đ khen th

ng, l

ng b ng, t m quan tr ng c a công vi c trong

doanh nghi p, các y u t c a đi u ki n v sinh lao đ ng, s c g ng v th l c, nh ng r i

ro khó tránh, s tiêu hao n ng l

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

ng trong quá trình làm vi c,.v.v..

SVTH: Tr n Chí Thông


15

MÔ T CÔNG VI C

B. Thông tin v các ho t đ ng th c t c a nhân viên ti n hành t i n i làm vi c, các
m i quan h trong th c hi n công vi c, cách th c làm vi c v i khách hàng, cách th c
ph i h p ho t đ ng v i các nhân viên khác, cách th c thu th p và x lý các lo i s li u và
cách th c làm vi c v i các lo i máy móc, trang thi t b k thu t.
C. Thông tin v nh ng ph m ch t mà nhân viên th c hi n công vi c c n có nh trình
đ h c v n, ki n th c, kinh nghi m, k n ng th c hi n công vi c, tu i đ i, ngo i hình, s
thích s c kh e, quan đi m, tham v ng, các đ c đi m cá nhân c n có khi th c hi n công
vi c.
D. Thông tin v các lo i máy móc, thi t b k thu t t i n i làm vi c nh s l

ng

ch ng lo i, qui trình k thu t và tính n ng tác d ng c a các trang thiêt b k thu t, cách
th c s d ng b o qu n t i n i làm vi c.
E. Thông tin v các tiêu chu n m u trong th c hi n công vi c đ i v i nhân viên, bao
g m c các qui đ nh v tiêu chu n hành vi và tiêu chu n k t qu th c hi n công vi c.
1.2.2 N i dung trình t th c hi n phân tích công vi c:

N i dung, trình t th c hi n phân tích công vi c th

ng không gi ng nhau, trong các

doanh nghi p. Theo Dessler quá trình th c hi n phân tích công vi c g m sáu b

c sau

đây:
B

c 1: Xác đ nh m c đích c a phân tích công vi c, t đó xác đ nh hình th c thu th p

thông tin phân tích công vi c h p lý nh t.
B

c 2: Thu th p các thông tin c b n có s n trên c s c a các s đ t ch c, các v n

b n v m c đích yêu c u ch c n ng quy n h n c a doanh nghi p và các b ph n c c u
ho c s đ qui trình công ngh và b n mô t công vi c c (n u có).
B

c 3: Ch n l a các ph n vi c đ c tr ng, các đi m then ch t đ th c hi n phân tích

công vi c nh m làm gi m b t th i gian và ti t ki m h n trong th c hi n phân tích các
công vi c t
B

ng t nh nhau.

c 4: Áp d ng các ph

ng pháp khác nhau đ thu th p thông tin phân tích công

vi c. Tùy theo yêu c u v m c đ chính xác và chi ti t c a thông tin c n thu th p, tùy
theo lo i hình công vi c và kh n ng v tài chính c a doanh nghi p có th s d ng m t
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


16

MÔ T CÔNG VI C
ho c k t h p các ph

ng pháp thu th p thông tin phân tích công viêc sau đây: ph ng v n,

b ng câu h i, quan sát.
c 5: Ki m tra, xác minh tính chính xác c a thông tin. Nh ng thông tin thu th p đ

B

phân tích công vi c c n đ

c ki m tra l i v m c đ chính xác và đ y đ thông qua chính

các nhân viên th c hi n công vi c ho c các v lãnh đ o có trách nhi m giám sát th c hi n
công vi c đó.
B

nh

c 6: Xây d ng b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c.

1.2.3 Các ph

ng pháp thu th p thông tin phân tích công vi c:

Có nhi u ph

ng pháp đ thu th p thông tin và m i ph

c đi m riêng vì th s không có ph

ng pháp đ u có nh ng u và

ng pháp nào là hoàn h o nh t, phù h p v i vi c

phân tích b t k công vi c nào. Chính vì v y, nên k t h p các ph

ng pháp l i v i nhau

thì m i có cái nhìn bao quát toàn di n v nh ng yêu c u mà công vi c đòi h i đ thu th p
t đó có đ

c k t qu phân tích công vi c m t cách chính xác. Các ph

thông tin nh : ph

ng pháp th c t công vi c và ph
ng đ

các ph

ng pháp th

c s d ng nh : ph

sát, ph

ng pháp tr l i b ng câu h i.

Các ph ng pháp thu
th p thông tin

ng pháp thu th p

ng pháp nh t ký công vi c nh ng

ng pháp ph ng v n, ph

Ph

ng pháp ph ng v n

Ph

ng pháp quan sát

ng pháp quan

Ph ng pháp b n câu
h i

Hình 1.2 Các ph
1.2.3.1 Ph

ng pháp thu th p thông tin trong phân tích công vi c.

ng pháp ph ng v n:

Ph ng v n thu th p thông tin phân tích công vi c có th th c hi n tr c ti p v i t ng cá
nhân, v i nhóm nhân viên th c hi n cùng m t công vi c, ho c v i cán b ph trách nhân
viên th c hi n công vi c đó. Ph
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

ng pháp này đ

c s d ng r t h u hi u khi m c đích
SVTH: Tr n Chí Thông


17

MÔ T CÔNG VI C

c a phân tích công vi c là xây d ng tiêu chu n m u đánh giá n ng l c th c hi n công
vi c c a nhân viên, xác đ nh nhu c u đào t o và xác đ nh giá tr c a công vi c.
Ph ng v n cho phép phát hi n ra nhi u thông tin v các ho t đ ng, các m i quan h

quan tr ng trong phân tích công vi c mà các ph

ng pháp khác không th tìm ra.

ng

th i ph ng v n c ng cho ta c h i đ gi i thích các yêu c u và ch c n ng c a công vi c.
Nh

c đi m ch y u c a ph ng v n phân tích công vi c là ng

i b ph ng v n có th

cung c p các thông tin sai l ch ho c không mu n tr l i đ y đ các câu h i c a ng

i

ng c m th y r ng vi c phân tích vi c phân tích công vi c đ

c

ph ng v n. Nhân viên th

s d ng nh màn m đ u đ thay đ i c c u t ch c, tinh gi n biên ch , nâng cao đ nh
m c,…do đó h th

ng có xu h

công vi c c a mình; ng

ng mu n đ cao trách nhi m và nh ng khó kh n trong

c l i, gi m th p m c đ và t m quan tr ng trong công vi c c a

i khác. Thêm vào đó, ph ng v n đòi h i cán b thu th p thông tin ph i t n nhi u

ng

th i gian làm vi c v i t ng nhân viên.
*

nâng cao ch t l

ng c a ph ng v n phân tích công vi c, nên chú ý:

Nghiên c u công vi c tr

c khi th c hi n ph ng v n sao cho có th đ a ra đúng các

câu h i c n thi t.
Ch n ng

i th c hi n công vi c gi i nh t và ch n ng

i có kh n ng mô t quy n

h n, trách nhi m và cách th c th c hi n công vi c t t nh t.
Nhanh chóng thi t l p m i quan h t t đ i v i ng

iđ

c ph ng v n và gi i thích

cho h rõ ràng v m c đích c a ph ng v n.
t nh ng câu h i rõ ràng và g i ý sao cho ng

iđ

c ph ng v n d tr l i.

C c u c a các thông tin c n thu th p ph i h p lý sao cho khi ph ng v n không b
b sót nh ng thông tin quan tr ng.
Ki m tra l i tính chính xác c a các thông tin v i ng
1.2.3.2 Ph

iđ

c ph ng v n.

ng pháp tr l i b n câu h i:

B n câu h i đ

c đánh giá là ph

ng pháp h u hi u nh t đ thu th p thông tin phân

tích công vi c. B n câu h i li t kê nh ng câu h i đã đ

c chu n b k l

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông

ng t tr

c và


18

MÔ T CÔNG VI C

phân phác cho nhân viên đi n các câu tr l i. T ng k t các câu tr l i c a nhân viên, cán
b phân tích s có đ

c nh ng thông tin c b n, đ c tr ng v các công vi c th c hi n

trong doanh nghi p. Khi c m th y thông tin thu th p qua b ng câu h i không đ

cđ y

đ , cán b phân tích nên th o lu n l i v i các nhân viên th c hi n công vi c. Nhìn chung
b ng câu h i cung c p các thông tin nhanh h n, d th c hi n h n so v i hình th c ph ng
v n.

nâng cao ch t l

ng thông tin thu th p qua b ng câu h i c n l u ý v n đ sau:

C u trúc c a các câu h i:
Ngoài các câu h i v các ch c n ng, nhi m v chính, trong b n câu h i c n thi t ph i
có nh ng câu h i v các nhi m v ph nhân viên ph i th c hi n thêm t i n i làm vi c.
Tuy nhiên các câu h i c n xoay quanh tr ng tâm các v n đ ph i nghiên c u và b n câu
h i nên ng n g n. Thông th
câu h i càng dài thì ng

ng không ai thích ph i tr l i m t b n câu h i dài. M t b n

i tr l i càng ít chú ý đ n n i dung c a các câu h i.

Cách th c đ c câu h i:
Các câu h i c n thi t k sao cho đ n gi n, d hi u, d tr l i và có th tr l i ng n
g n. nh ng n i nào có th , nên thi t k các câu h i đóng m .
N i th c hi n:
Nên đ cho nhân viên th c hi n b n câu h i t i n i làm vi c. Nh ng b n câu h i th c
hi n

nhà th

ng đ

c tr l i kém trung th c và ít chính xác. Phân tích công vi c có ý

ngh a quan tr ng đ i v i ho t đ ng c a doang nghi p, đo đó vi c tr l i b n câu h i nên
đ

c th c hi n trong gi làm vi c sao cho nhân viên không c m th y khó ch u vì ph i

m t thêm th i gian cá nhân c a h .
1.2.3.3 Ph

ng pháp quan sát t i n i làm vi c:

Quan sát t i n i làm vi c cho phép các nhà phân tích ch ra đ y đ và chi ti t th i gian,
m c đ th

ng xuyên, tính ph c t p c a các nhi m v , trách nhi m khi th c hi n các

công vi c khác nhau, các thông tin v đi u ki n làm vi c, các máy móc, d ng c , nguyên
v t li u s d ng trong quá trình làm vi c và hi u qu th c hi n công vi c. Ph
quan sát đ

c s d ng h u hi u đ i v i nh ng công vi c có th đo l

ng pháp

ng, d quan sát

th y, nh ng công vi c không mang tính ch t tình hu ng nh công vi c c a ng
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông

i y tá


19

MÔ T CÔNG VI C

tr c ho c không ph i tính toán su t ngày nh công vi c c a các nhân viên phòng k toán.
Tuy nhiên, ph

ng pháp quan sát có th cung c p nh ng thông tin thi u chính xác do h i

ch ng Hawthone (khi bi t mình đang đ
ph

c quan sát, nhân viên có th làm vi c v i

ng pháp, t c đ , cách th c, k t qu khác v i khi th c hi n công vi c trong nh ng lúc

bình th

ng), đi u này ph n ánh rõ r t nh t khi các cán b phân tích v a quan sát v a

ph ng v n nhân viên th c hi n công vi c.
nâng cao ch t l

ng thu th p thông tin, nên áp d ng:

Quan sát k t h p v i các ph

ng ti n k thu t nh quay phim, video, đèn chi u

ho c đ ng h b m giây nh m ghi l i các hao phí th i gian trong th c hi n công vi c.
Quan sát theo chu k c a công vi c hoàn ch nh. (L u ý, chu k c a công vi c là
th i gian c n thi t đ hoàn thành tr n v n m t công vi c).

Nói chuy n tr c ti p v i các nhân viên th c hi n công vi c đ tìm hi u nh ng đi u
ch a rõ ho c b sung nh ng đi u b sót trong quá trình quan sát.
1.3 Ý ngh a c a phân tích công vi c:
1.3.1 Giúp qui ho ch ngu n nhân l c m t cách chính xác:
K t qu phân tích s là c s đ d đoán nhu c u phát tri n ngu n nhân l c. Do đó s
có m t d tính m t cách khoa h c v s l
doanh nghi p, k t h p v i chi n l
nhân l c phù h p v i chi n l

ng, ch t l

ng ngu n nhân l c c n thi t cho

c phát tri n doanh nghi p v ch ra qui ho ch ngu n

c phát tr n đó.

1.3.2 H tr công tác tuy n d ng cho doanh nghi p:
C n c vào k t qu phân tích công vi c, có th xác đ nh m t cách chi ti t nh ng đi u
ki n c b n mà ng

i nh n vi c c n có đ có th hoàn thành t

ng đ i m t công vi c nào

đó. T đó xác đ nh các tiêu chu n th c hi n công vi c và tuy n d ng đ

c ng

i phù h p

đ th c hi n t t công vi c đó.
1.3.3 Giúp cho vi c s p x p công vi c m t cách thích h p th a đáng:
Ch có hi u rõ nh ng yêu c u đ t ra đ i v i ng

i nh m ch c và n ng l c c a ng

i

đó, doanh nghi p m i có th đ t h vào v trí công tác mà h có th phát huy tài n ng m t
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


20

MÔ T CÔNG VI C

cách t t nh t. N u các yêu c u công vi c không rõ ràng thì cho dù tuy n đ

c ng

i

thích h p c ng s không th s p x p công vi c cho h m t cách h p lý và k t qu công
vi c không nh mong đ i.
1.3.4 H tr trong đào t o cán b nhân viên:
Ngày nay công tác đào t o nhân viên r t t n kém. Do đó, doanh nghi p ph i th c hi n
t t vi c phân tích công vi c trong n i b đ l y đó làm tài li u c s cho vi c xác đ nh

n i dung đào t o.
1.3.5 H tr trong vi c qui ho ch qu n lý quá trình ngh nghi p c a nhân viên:
Giúp doanh nghi p nh n th c và hi u bi t đ y đ v m i quan h gi a công vi c và
yêu c u c a công vi c đ có th xây d ng qui ho ch quá trình ngh nghi p c a nhân viên
phát tri n phù h p v i b n thân.
1.3.6 Giúp vi c đánh giá thành tích c a nhân viên m t cách h u hi u:
K t qu phân tích công vi c s cung c p cho cán b qu n lý nh ng tiêu chu n khách
quan đ đánh giá thành tích nhân viên m t cách công b ng, khách quan.
1.3.7 Giúp vi c tr l

ng m t cách h p lý:

Phân tích công vi c là c s đ qu n lý ti n l
vi c, cán b ti n l

ng. C n c vào k t qu phân tích công

ng có th đánh giá t m quan tr ng c a m i công vi c trong doanh

nghi p đ xác đ nh m c l

ng h p lý cho các v trí công vi c.

1.3.8 Giúp c i ti n, hoàn thi n, công tác v sinh, an toàn doanh nghi p:
C n c vào k t qu phân tích môi tr

ng làm vi c, doanh nghi p có th bi t đ

c

nh ng ch nguy hi m và có bi n pháp đ phòng, lo i tr ho c gi m b t nguy c tai n n
và b nh ngh nghi p có th x y ra, làm t t công tác qu n lý v sinh, an toàn.
T hai b n mô t công vi c và b n tiêu chu n nhân viên chúng ta có c s đ ho ch
đ nh tài nguyên nhân s , tuy n m , tuy n ch n, đào t o và phát tri n, đánh giá m c đ
hoàn thành công vi c, xây d ng thang b ng l

ng và các qu phúc l i khác.

c bi t

phân tích công vi c là công c h u hi u giúp các t ch c, doanh nghi p m i thành l p

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


21

MÔ T CÔNG VI C

ho c đang c n có s c i t ho c thay đ i v c c u t ch c, tinh gi n biên ch nh m nâng
cao hi u qu s n xu t kinh doanh.
1.4 N i dung chính c a b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c.
1.4.1 B n mô t công vi c:Do đ c thù v qui mô, trình đ và cách th c t ch c c a
các doanh nghi p và do m c đích phân tích công vi c khác nhau nên trong th c t không
có bi u m u th ng nh t cho b n mô t công vi c. Tuy nhiên, b n mô t công vi c th

ng

có các n i dung ch y u sau đây:

Tên công vi c, v trí trong s đ t
ch c, n i làm vi c

B N MÔ T
CÔNG VI C

Ch c n ng, nhi m v c a công vi c
Quy n h n, trách nhi m c a công vi c
Tiêu chu n th c hi n công vi c
Các m i quan h trong công vi c

Hình 1.3: Các n i dung ch y u c a b n mô t công vi c.
Nh n di n công vi c g m có: tên công vi c, mã s công vi c, c p b c công vi c,
nhân viên th c hi n công vi c, cán b lãnh đ o, giám sát tình hình th c hi n công vi c,
ng

i th c hi n và ng

i phê duy t b n mô t công vi c.

Tóm t t công vi c: mô t tóm t t th c ch t đó là công vi c gì.
Ch c n ng, trách nhi m c a t ng v trí công vi c: Nên li t kê t ng ch c n ng,
nhi m v chính, sau đó nên gi i thích các công vi c c th c n th c hi n trong nhi m v ,
trách nhi m chính đó.
Quy n hành c a ng

i th c hi n công vi c: nên xác đ nh rõ gi i h n hay ph m vi

quy n hành trong các quy t đ nh v m t tài chính và nhân s .
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


22

MÔ T CÔNG VI C

Các m i quan h trong th c hi n công vi c, nên ghi rõ m i quan h c a ng
hi n công vi c v i nh ng ng

i khác

i th c

trong và ngoài doanh nghi p.

Tiêu chu n m u trong đánh giá nhân viên th c hi n công vi c nên ch rõ ng
hi n công vi c c n đ t đ

c các tiêu chu n gì v s l

ng s n ph m hay kh i l

i th c
ng công

vi c c n th c hi n trong ngày, doanh s bán hàng, m c tiêu hao nguyên v t li u, ch t

l

ng s n ph m.v.v…
i u ki n làm vi c: li t kê nh ng đi u ki n làm vi c đ c bi t nh làm ca ba, thêm

gi , m c đ ô nhi m, ti ng n, s may r i trong công vi c,v.v…
* C n ph i chu n b m t b n mô t công vi c nh th nào?
B n th o c a b n mô t công vi c có th ti n hành theo 4 b

c: l p k ho ch, thu th p

thông tin, vi t l i và phê chu n.

L p k ho ch
Thu th p thông tin
Phác th o b n mô t công vi c
Phê chu n b n mô t công vi c

Hình 1.4 Các b
B

c chu n b m t b n mô t công vi c.

c 1: L p k ho ch:

Vi c chu n b t t d n đ n k t qu t t. Giai đo n chu n b c n ph i xác đ nh các trách
nhi m chính và công tác ki m tra đánh giá.
Công vi c đó nh m đ t đ
Ng

iđ mđ

c cái gì?

ng công vi c đó c n ph i n l c nh th nào? (Trách nhi m)

K t qu công vi c đ

c đánh giá nh th nào (ki m tra)

GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


23

MÔ T CÔNG VI C
B

c 2: Thu th p thông tin:
i u quan tr ng là thu th p thông tin đ y đ đ đ t công vi c vào m t hoàn c nh có

liên quan đ n các công vi c khác trong c c u t ch c và thông báo v các m i quan h
có liên quan. V trí công vi c đ

c miêu t rõ nh t b ng s đ .

Nh ng y u t c b n t o thành công vi c là: Trách nhi m, thông tin, k t qu và đi u
ki n kinh t .

Trách nhi m g m hai y u t : Giao phó và cân nh c. V cân nh c, b n c n bi t li u
iđ mđ

ng

ng công vi c đó s ti n hành theo s suy xét riêng c a b n thân, hay th c

hi n sau khi đã xin phép tr

c, hay ng

i đó giao quy n th c hi n đó cho ng

i khác.

Nh ng yêu c u v trao đ i thông tin chính là mu n đ c p đ n c p nh t lo i thông
tin do ng

i làm công vi c đó nh n và cung c p. Thông tin đ

c truy n đ t hay ghi b ng

v n b n. Thông tin đó quan tr ng và ph c t p t i m c nào? Ng
đó ph i th

i đ m nh n công vi c

ng ti p xúc v i nh ng ai? V trí c a h ? H là nh ng ng

i trong hay ngoài

công ty?
K t qu công vi c: Cu i cùng, đi u c n thi t là xem ng
đ

c k t qu gì? K t qu đ t đ

cd

i nh n công vi c đó đã đ t

i hình th c ch d n, đ xu t, t v n hay d ch v .

N u đó là k t qu t ng h p thì nó dùng đ làm gì? ó có ph i là đ u vào cho công vi c
c a ai đó khác không?
i u ki n v kinh t : M c l
B

ng và nh ng l i ích khác.

c 3: Phác th o b n mô t công vi c:
i u này ngh a là chuy n nh ng thông tin đã thu th p thành b n mô t công vi c nh m

m c đích giúp ng

i làm công vi c đó và ng

tranh gi ng nhau và bao quát đ
ng

i làm công vi c đó ho c ng

khi đã th o lu n v i ng

iđ mđ

i qu n lý có th hình dung cùng m t b c

c ph m vi công vi c. B n mô t công vi c có th do
i qu n lý so n, đôi khi ng

i qu n lý vi t b n th o sau

ng công vi c.

Nh ng chi ti t sau c n thi t khi so n th o các thông tin và chuy n chúng thành b n mô
t công vi c.
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

SVTH: Tr n Chí Thông


24

MÔ T CÔNG VI C
M c đích công vi c
Nhi m v chính/ trách nhi m
i u ki n kinh t .
B

c 4: Phê chu n b n mô t công vi c:

Ng

i làm công vi c đó và ng

mô t công vi c. Ng

i qu n lý ph i cùng nhau th o lu n và nh t trí v b n

i làm công vi c đó và ng

i giám sát ho c ng

cùng th ng nh t xem nên gi i quy t nh th nào khi ng
nh ng v n đ c n gi i quy t. Ng

i qu n lý ph i

i làm công vi c đó g p ph i

i qu n lý c n ch đ o c p d

i sao cho cùng th ng

nh t v b n mô t công vi c đ m b o công vi c ti n hành thu n l i mà không có k h
ho c s ch ng chéo lên nhau.
1.4.2 B n tiêu chu n công vi c:
Nh đã trình bày

trên, b n tiêu chu n công vi c là v n b n li t kê t t c nh ng yêu

c u ch y u đ i v i nhân viên th c hi n công vi c. Do các công vi c r t đa d ng nên các
yêu c u ch y u đ i v i nhân viên th c hi n công vi c c ng r t đa d ng. Nh ng y u t
chính th

ng đ c p đ n trong b n tiêu chu n công vi c là:

Trình đ v n hóa, chuyên môn, trình đ ngo i ng và các k n ng khác có liên quan
đ n công vi c nh bi t ghi t c ký, đánh máy,v.v..
Kinh nghi m công tác.
Tu i đ i.
S c kh e.
Hoàn c nh gia đình.
Các đ c đi m cá nhân có liên quan đ n th c hi n công vi c nh tính trung th c, kh
n ng hòa đ ng v i m i ng

i, tham v ng, s thích, nguy n v ng cá nhân,v.v..

Khi tuy n ch n các nhân viên đã đ

c đào t o, nh ng tiêu chu n trên có th xác đ nh

thông qua nghiên c u h s nhân viên thông qua các cu c tr c nghi m và ph ng v n. Tuy
nhiên, v n đ s khó kh n h n khi c n tuy n ch n nhân viên đ đào t o tr
GVHD: Th.S Tr n Thu Vân

c khi tuy n

SVTH: Tr n Chí Thông