BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG combo full slide

MÔN HỌC
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Chương I: Đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp
nghiên cứu
Chương II: Chức năng và tổ chức văn phòng doanh
nghiệp
Chương III: Tổ chức nhân sự trong Văn phòng doanh
nghiệp
Chương IV: Tổ chức công việc của quản trị hành
chính văn phòng
Chương V: Văn bản quản lý Nhà nước và một số văn
bản thông thường trong quản lý


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị hành chính văn phòng, Nguyễn
Hữu Thân, NXB TPHCM, 2015
3. Lao động của người lãnh đạo, quản lý,
Nguyễn Xuân Cầu, NXB Nông
nghiệp,2008
4. Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, NXB
TPHCM, 2016
5. Hiến pháp nước CHXHCNVN, 2013


CHƯƠNG I

ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU MÔN HỌC

1. Đối tượng nghiên cứu
• Nghiên cứu các quy luật của các hiện tượng
phát sinh trong bộ phận hành chính văn
phòng;
• Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh, mô
hình quản lý trong văn phòng trải qua từng giai
đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra biện pháp
quản lý ngày càng hiệu quả hơn;
• Nghiên cứu công việc của người quản lý, nhân
viên trong văn phòng để đưa ra những biện
pháp, giải pháp để quản lý, sử dụng nhân lực
hiệu quả hơn.


• Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh,
mô hình quản lý trong văn phòng trải qua
từng giai đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra
biện pháp quản lý ngày càng hiệu quả
hơn;
• Nghiên cứu công việc của người quản lý,
nhân viên trong văn phòng để đưa ra
những biện pháp, giải pháp để quản lý, sử
dụng nhân lực hiệu quả hơn.


2. Nhiệm vụ
- Khái quát hóa kiến thức về quản trị nói chung và
quản trị hành chính văn phòng nói riêng;
- Nghiên cứu tình hình quản trị HCVP qua từng

giai đoạn và các mô hình quản trị khác nhau để
rút ra bài học ;
- Nghiên cứu các công việc cụ thể của Quản trị
HC-VP
- Nghiên cứu hoạt động của cấp quản trị văn
phòng
- Hoạt động của nhân viên văn phòng


- Sự tác động của cấp quản trị văn phòng đến
nhân viên văn phòng
- Mối quan hệ biện chứng giữa cấp quản trị văn
phòng và nhân viên văn phòng
- Xây dựng kế hoạch hoạt động của văn phòng
- Tổ chức thiết kế, phân tích công việc văn phòng
- Sắp xếp công việc văn phòng
- Phân công công việc trong văn phòng
- Kiểm tra, đánh giá.


3. Phương pháp nghiên cứu
- Duy vật biện chứng,
- Duy vật lịch sử
- Thống kê
- PRA


CHƯƠNG II
CHỨC NĂNG VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP

1. Văn phòng doanh nghiệp
1.1. Khái niệm:
• Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy làm
việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc điều hành
của Ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị;
• Theo nghĩa hẹp : Văn phòng là trụ sở làm việc
của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội và
đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.


1.2. Nhiệm vụ của văn phòng DN
• Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp;
• Xử lý, quản lý sử dụng thông tin;
• Truyền đạt quyết định, mệnh lệnh của Ban Giám
đốc doanh nghiệp;


1.2. Nhiệm vụ của văn phòng DN (tiếp)
• Thực hiện công tác soạn thảo công văn, báo
cáo, lưu trữ;
• Tư vấn về văn bản cho Ban Giám đốc doanh
nghiệp;
• Lễ tân.


1.2. Nhiệm vụ của văn phòng DN (tiếp)
• Tổ chức các chuyến đi công tác của Lãnh đạo
• Bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công việc chỉ
đạo, điều hành, tổ chức sản xuất, kinh doanh.

• Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm.


2. Chức năng của Văn phòng DN
2.1. Chức năng chung
• Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy
tờ, hành chính trong một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp có tính chất chỉ đạo, quản lý việc
chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước,
nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức;
hành chính được hiểu bao gồm các công việc
như văn thư, tổ chức, kế toán và các công việc
sự vụ khác.


2. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp
(tiếp)

• Văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát
công việc của cơ quan, tổ chức, các hoạt động
sản xuất, kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử
dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ
nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.


• Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động
của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị mà tổ
chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác
nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì
Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản là :

tham mưu, tổng hợp và hậu cần.


2.2. Chức năng cụ thể
2.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Xử lý thông tin, thống kê (đầu vào, đầu ra)
- Tổng hợp các góp ý kiến cho thủ trưởng
tại các cuộc họp, tham vấn


2.2.2. Chức năng hậu cần
- Điều kiện làm việc
- Nguyên nhiên vật liệu đầu vào
- Tài chính, nguồn lực của đơn vị…


3. Nhiệm vụ của văn phòng
3.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực
hiện chương trình
• Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là
xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6
tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc
hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị.


3.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
• Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo
đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời,
hiệu quả.
• Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin”

của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến
nay đến hay đi đều được thu nhận, xử lý,
chuyển phát tại văn phòng.


3.3. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ
trưởng, giám đốc DN và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan
ban hành;
3.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn
phòng;
3.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ
quan, doanh nghiệp, giữ vai trò chiếc cầu nối
liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và
cấp dưới;
3.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của
văn phòng;
3.7. Đảm bảo hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật
tư, tài sản của đơn vị


4. Nội dung và quá trình xử lý thông tin
• Thông tin đầu vào có luồng thông tin đầu vào
(input information flow), trong phạm vu môn học
này chúng ta chỉ xét đến các văn bản thư từ và
các loại thông tin điện tử đầu vào, kể cả việc lưu
chuyển thông tin, thư đến các bộ phận liên hệ,
được gọi chung là văn thư đến (incoming mail).
• Thông tin đầu ra có luồng thông tin đầu ra
(output information flow), trong phạm vi môn học

này chúng ta chỉ bàn đến văn thư đầu ra, được
gọi chung là văn thư đi (outgoing mail).


- Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói
chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng đều
cần có thông tin; Thông tin được xem như như
nguồn lực thứ tư.


• Khái niệm về thông tin quản trị
- Thông tin theo nghĩa thông thường, thông tin
được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai
đó, có nhiều định nghĩa về thông tin:
+ Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực
hiện một biến số nào đó.
+ Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo
thành bởi một dấu hiệu nhất định.
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy
sinh trong quá trình cũng như trong môi trường
quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc
để giải quyết vấn đề.


• Đặc điểm của thông tin quản trị:
+ Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể
sản xuất để dùng dần được.
+ Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị;
+ Thông tin càng cần thiết càng quý giá;
+ Thông tin càng chính xác càng đầy đủ, càng kịp

thời càng tốt.