hệ thống quản lý thời gian làm việc của nhân viên tại công ty cổ phần công nghệ rever

Mục lục
Nội dung
Lời cảm ơn
Nhận xét của cơ quan thực tập
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
Mục lục
Danh mục các bảng
Danh mục các hình
Danh mục các chữ viết tắt
PHẦN MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài
1.2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài :
1.2.1. Mục tiêu chung
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
1.3. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.5. Phương pháp nghiên cứu:
1.6. Bố cục của đề tài/ luận văn:
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1. Hệ thống thông tin.
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm trong quản lý.
1.1.1.1. Khái niệm.
1.1.1.2. Đặc điểm.
1.1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống thông tin.
1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin.
1.1.2.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
1.1.2.3: Phân loại theo chức năng và nghiệp vụ.
1.1.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin.
1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự.
1.2.1 Khái niệm.

1.2.2 Vai trò của quản lý nhân lực trong công ty.
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến nhân sự và công tác quản lý.
1.3 Thiết kế bảng câu hỏi và tiến hành khảo sát
1.3.1 Cách thiết lập bảng câu hỏi khảo sát
1.3.2 Lập kế hoạch khảo sát
iv

Trang
i
ii
iii
iv
vi
vi
viii
1
1
2
2
2
3
3
4
5
6
6
6
6
6
7

7
8
9
10
14
14
15
16
17
17
19


CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ
THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC CỦA NHÂN
VIÊN
2.1. Giới thiệu về công ty công ty cổ phần công nghệ rever
2.1.1. Giới thiệu khái quát
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
2.1.4. Các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1.5. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động sản xuất kinh
doanh
2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần công nghệ
REVER
2.3 Phân tích và đánh giá kết quả khảo sát
2.4 Những mặt tồn tại
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HỆ THỐNG QUẢN
LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ REVER

3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
3.2. Giải pháp xây dựng hệ thống quản lý nhân sự riêng cho công ty
3.2.1 Phân tích và thiết kế hệ thống
3.2.2 Biểu đồ lớp
3.2.3. Giao diện chính chức năng của hệ thống
3.2.4 Đánh giá hệ thống
3.3 Kiến nghị
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Phụ Lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát
Phụ lục 2: UC phân quyền người dùng và trình tự hệ thống tự
động cập nhật nhóm người dùng
Phụ lục 3: Sơ đồ trình tự quản lý tăng ca
Phụ lục 4: Sơ đồ trình tự quản lý phụ cấp
Phụ lục 6: Quy ước cơ sở dữ liệu

v

20
20
20
20
21
24
24
26
31
34

36
36

36
37
49
50
55
56
57
58
59
61
63
65


DANH MỤC CÁC BẢNG
Nội dung

Trang

Bảng 1.1 Phân loại hệ thống thông tin phục vụ thông tin đầu ra

8

Bảng 1.2 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

10

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Nội dung

Trang

Hình 1.1

Các dạng hệ thống thông tin theo cấp ứng dụng

9

Hình 2.1

Cơ cấu tổ chức của Rever

22

Hình 2.2

Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của Rever

25

Hình 2.3

Hệ thống quản lý tuyển dụng nhân sự

29

Hình 2.4

Giao diện hệ thống quản lý hồ sơ

30

Hình 2.5

Bảng lương nhân viên sử dụng công cụ excel

31

Hình 2.6

Tính năng nỗi bật trong giao diện quản lý ứng viên

32

Hình 2.7

Biểu đồ đánh giá sơ bộ hệ thống

32

Hình 2.8

Biểu đồ đánh giá mức độ tiện dụng của các phần
mềm

33

Hình 2.9

Biểu đồ mong muốn các chức năng hệ thống mới

33

Hình 3.1

Mô tả chức năng

38

Hình 3.2

UC quản lý hệ thống

39

Hình 3.3

Biểu đồ trình tự đăng nhập hệ thống

39

Hình 3.4

UC quản lý nhân sự

41

Hình 3.5

UC hồ sơ nhân sự

41

Hình 3.6

Biểu đồ trình tự thêm hồ sơ nhân sự

42

Hình 3.7

Biểu đồ trình tự xóa hồ sơ nhân sự

43

Hình 3.8

Biểu đồ trình tự hủy hồ sơ nhân sự

44

Hình 3.9

Biểu đồ trình tự Cập nhật hồ sơ nhân sự

45

Hình 3.10

Usecase quản lý chấm công

46

vi


Hình 3.11

Biểu đồ trình tự tổng hợp chấm công

47

Hình 3.12

Usecase quản lý tiền lương

47

Hình 3.13

Biểu đồ kết nối CSDL hệ thống chấm công nhân sự

49

Hình 3.14

Biểu đồ kết nối hệ thống phân quyền và đăng nhập

50

Hình 3.15

Form đăng nhập

50

Hình 3.16

Form giao diện chính

51

Hình 3.17

Form nhân viên

52

Hình 3.18

Danh sách nhân viên

52

Hình 3.19

Form thông tin nhân viên

53

Hình 3.20

Form bảng công

53

Hình 3.21

Form thêm công cho nhân viên

54

Hình 3.22

Form chi tiết công

54

Hình 3.23

Form quản lý danh mục

55

vii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Công ty

Công ty cổ phần Công nghệ REVER

Rever
HTTT

Hệ thống thông tin

CNTT

Công nghệ thông tin

TVC

Phim quảng cáo (Television Commercial)

3D

Không gian ba chiều

CMND

Chứng minh nhân dân

IT

Công nghệ thông tin (Information Technology)

QTHT

Quản trị hệ thống

QTNS

Quản trị nhân sự

QTCC

Quản trị chấm công

QLTL

Quản lý tiền lương

HĐ

Hợp đồng

CB

Căn bản

UI

Giao diện người dùng (User Interface)

HRM

Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource
Management)

UC

Biểu đồ Use Case

viii


PHẦN MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay, trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần trong doanh
nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Đó là đơn vị kinh tế cơ bản nhất, là chủ thể
sản xuất kinh doanh, là nơi trực tiếp tạo ra giá trị lao động mới cho xã hội và
tham gia trực tiếp vào các hoạt động của thị trường. Có thể nói doanh nghiệp
là một mắc xích trong nền kinh tế. Cùng với sự phát triển của kinh tế chúng ta
đạt được nhiều thành công to lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Sự ứng
dụng tin học hóa vào các lĩnh vực ngày càng rộng rãi và phổ biến đặc biệt là
trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý các hoạt động thương mại. Cuộc
cách mạng công nghiệp 4.0 cũng đã tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế thế giới
nói chung và Việt Nam nói riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp càng phải chú trọng
và đầu tư vào khoa học công nghệ để không bị bỏ lại phía sau.
Con người luôn luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự
thành bại của một tổ chức ... Công tác quản trị nhân sự có vị trí trung tâm trong
việc duy trì và phát triển của doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các
phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc
phát huy tài năng của con người. Tạo ra các cơ hội để bảo vệ, phát triển nguồn
lực. Mọi quá trình quản lý suy cho cùng là quản lý con người và những hoạt
động cụ thể của con người, tác động nhằm phát huy khả năng sáng tạo của họ
một cách triệt để nhất. Vì vậy, việc sắp xếp người lao động có năng lực, phẩm
chất phù hợp với vị trí công việc là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý.
Ngày nay, vai trò của công tác quản lý nhân sự ngày càng quan trọng bởi

sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt và nguồn nhân lực là yếu tố chiến lược
tạo lên lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Hơn nữa, với sự phát triển của
khoa học kỹ thuật đã tạo ra những nhân viên có trình độ tay nghề cao. Chất
xám, tri thức, kinh nghiệm của đội ngũ này là yếu tố quyết định cho sự cạnh
tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đó cũng là một thách thức với doanh nghiệp

1


khi doanh nghiệp cần có đủ khả năng quản lý, tạo môi trường cho đội ngũ này
phát triển để họ cống hiến cho doanh nghiệp một cách lâu dài nhất.
Hiện tại công ty Cổ phần Công Nghệ Rever đang thực hiện quản lý nhân
sự dựa trên nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau và không đồng bộ với nhau. Ví dụ:
Quản lý tuyển dụng trên công cụ Workable.com, quản lý ngày phép của nhân
viên trên Excel là chủ yếu và một số công cụ khác…v…v… Phương pháp này
khiến người quản trị mất rất nhiều thời gian và không nhất quán trong một hình
thức cụ thể. Công tác tính ngày phép, tính lương phải sử dụng Excel và tính tay
là chủ yếu. Thông tin nhân viên lưu ở nhiều địa điểm khiến tính nhất quán của
cơ sở dữ liệu bị mất đi.
Từ những phân tích trên ta thấy cần thiết có một cách nào đó để quản lý
tốt về vấn đề con người hay nhân lực của doanh nghiệp để doanh nghiệp vừa
có một đội ngũ mạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ. Việc
ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là hết sức
cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn đề tài “Hệ
thống quản lý thời gian làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ
REVER”.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài :
1.2.1. Mục tiêu chung
- Nghiên cứu công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên tại công
ty Cổ phần Công nghệ REVER.

- Nghiên cứu công tác phát sinh trong việc quản trị nhân sự.
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác quản lý
trong công ty.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu bài toán quản lý nhân sự nói chung và bài toán quản lý thời
gian làm việc của nhân viên nói riêng để thiết kế hệ thống nhằm hỗ trợ công
tác quản lý của công ty.

2


Dự kiến các chức năng của hệ thống quản lý nhân sự tại công ty Cổ
phần Công nghệ REVER có các chức năng sau:
- Quản lý ngày làm việc trong tháng.
- Quản lý ngày phép trong năm, trong tháng.
- Quản lý số nhân viên nghỉ trong một ngày.
Dự kiến các chức năng phát sinh trong hệ thống:
- Quản lý hồ sơ nhân viên.
- Quản lý phòng ban hoặc bộ phận.
- Quản lý lương nhân viên.
- Quản lý tăng ca.
1.3. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Ý nghĩa khoa học: Với hệ thống quản lý nhân sự mới này, sẽ góp phần
tối ưu hóa trong công tác quản lý và tổ chức bộ máy nhân sự, giảm thiểu thời
gian quản lý của bộ phận nhân sự, tối ưu hóa nguồn lực của công ty. Mặc khác
góp một phần nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp, gián tiếp mang lại giá
trị cho doanh nghiệp.
- Ý nghĩa thực tiễn :
 Giúp xem xét và đánh giá lại tình hình quản trị thời gian làm việc,
ngày công ngày phép của nhân viên trong thời gian qua; thực trạng về tình hình

phòng nhân sự.
 Đưa ra hệ thống tối ưu nhất để góp phần giảm thiểu tiến độ công việc
của nhân viên trong công ty nói chung và phòng nhân sự nói riêng.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1. Đối tượng nghiên cứu.
- Hệ thống quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong công ty cổ phần
công nghệ rever.
2. Phạm vi nghiên cứu.
- Về thời gian: 23/04 đến 23/6 năm 2018.
- Về không gian: việc nghiên cứu sẽ ở phạm vi trong phòng nhân sự - công
ty cổ phần công nghệ REVER.
3


- Về vấn đề nghiên cứu :Phương thức quản lý thời gian làm việc của nhân
viên tại công ty Cổ phần Công nghệ Rever.
1.5. Phương pháp nghiên cứu:
1.5.1. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết (phần mở đầu và chương 1):
- Phân tích lý thuyết thành những mặt, những bộ phận, những mối quan
hệ theo lịch sử thời gian để nhận thức, phát hiện và khai thác các khía cạnh
khác nhau của lý thuyết từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết.
- Tổng hợp lý thuyết liên quan kết những mặt, những bộ phận, những mối
quan hệ thông tin từ các lý thuyết đã thu thập được thành một chỉnh thể để tạo
ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về chủ đề.
1.5.2. Phương pháp mô hình hóa: (Chương 2 và chương 3)
- Nghiên cứu các đối tượng, các quá trình … bằng cách xây dựng các mô
hình của chúng (các mô hình này bảo toàn các tính chất cơ bản được trích ra
của đối tượng đang nghiên cứu) và dựa trên mô hình đó để nghiên cứu trở lại
đối tượng thực.
1.5.3. Phương pháp sơ đồ: (Chương 3)

- Mô hình hóa cấu trúc của quy trình hoạt động hệ thống phân cấp những
nhiệm vụ, mục tiêu, các công đoạn thực hiện cùng với những yêu cầu chặt chẽ.
- Mô hình hóa logic triển khai hoạt động, tức là con đường vận động từ
điểm bắt đầu cho tới khi kết thúc cùng với những con đường phân nhánh.
1.5.4. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: (Chương 2)
Trực tiếp tác động vào đối tượng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất
và quy luật vận động của đối tượng, giúp thu thập thông tin hoặc làm nảy sinh
các ý tưởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo.
1.5.5. Phương pháp quan sát: (Chương 2)
- Quan sát có mục đích, có kế hoạch một sự kiện, hiện tượng, quá trình
đối với nhiều hoàn cảnh tự nhiên.
- Bám sát 3 trường hợp: phát hiện bản chất vấn đề tìm hiểu, đặt ra giả
thuyết để kiểm chứng, đặt ra phương án tối ưu cho vấn đề quan sát được.
1.5.6. Phương pháp điều tra: (Chương 2)
4


Tạo phiếu khảo sát nhằm thu thập thông tin qua đó phát hiện vấn đề tồn
tại trong công tác quản lý, phát hiện quy luật của chủ thể.
1.6. Bố cục của đề tài/ luận văn:
Nội dung của đề tài bao gồm những vấn đề liên quan đến công tác quản
lý nhân sự đặc biệt là công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên công
ty cổ phần công nghệ rever. Ngoài các mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, báo
cáo thực tập được bố cục phần nội dung như sau:
Phần mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý
thời gian làm việc của nhân viên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý nhân sự.
Với mong muốn tìm hiểu một phần trong công cuộc ứng dụng công nghệ

thông tin trong việc quản trị tại công ty, em đã đi vào tìm hiểu cách thức tổ
chức và hoạt động của công ty đặc biệt là các công việc của phòng nhân sự. Để
từ đó có cơ sở xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong công ty cổ phần công
nghệ Rever nhằm phục vụ lợi ích cho công ty.

5


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1. Hệ thống thông tin.
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm trong quản lý.
1.1.1.1. Khái niệm.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập,
xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong
bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các
tiến trình trong tổ chức.
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ
thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong
công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học
hóa. Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT
để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.1.2. Đặc điểm.
- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít
độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
- Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể
dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình
thực tế.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người

nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do
việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông
tin cần thiết.
- Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức.
Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép
tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những
thiệt hại lớn cho tổ chức.
6


- Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo
vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng
vào lúc cần thiết.
Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương
pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành
các dòng thông tin kết quả.
1.1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống thông tin.
Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính
toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng
có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác
quản lý tổ chức. HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh
nhất định. Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi
phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm
hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như:
- Tách rời công việc với vị trí làm việc.
- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian.
- Tổ chức lại các luồng công việc.
- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức.
- Cải tiến các hoạt động kinh doanh.

1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin.
1.1.2.1. Phân loại theo cấp ứng dụng.
Các HTTT quản lý trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến
thuật, chuyên gia và tác nghiệp.

7


ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ

KIỂU HỆ THỐNG
Cấp chiến lược

Lãnh đạo cấp cao

Cấp chiến thuật

Nhà quản lý bậc trung

Cấp chuyên gia và
Văn phòng

Lao động tri thức và dữ liệu

Cấp trưởng phòng

Cấp tác nghiệp

Hình 1.1. Các dạng hệ thống thông tin theo cấp ứng dụng
1.1.2.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Theo cách này có năm loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống phục vụ
quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống
chuyên gia. Phân cấp theo thông tin phục vụ đầu ra được thể hiện chi cụ thể tại
Bảng 1.1 dưới đây.

8


Bảng 1.1. Phân loại hệ thống thông tin phục vụ thông tin đầu ra.
ESS Dự báo khuynh
hướng bán hàng
5 năm

Cấp điều hành (cấp cao)
Kế hoạch
- Dự báo ngân sách 5 năm
hoạt động 5 - Lập kế hoạch lợi nhuận
năm

MIS Quản lý bán
hàng

Cấp độ quản lý (cấp trung)
Kiểm soát
- Lập ngân sách hàng năm
hàng tồn
- Kê hoạch đầu tư vốn

DSS Phân tích bán
hàng

TPS - Xử lý đơn
hàng
- Xác định giá
bán
- Nghiên cứu
thông tin
khuyến mãi
Bán hàng

Lập kế
hoạch sản
xuất

- Phân tích lợi nhuận, giá
- Phân tích chi phí

Cấp độ hoạt động
- Sử dụng
- Thu, chi
máy móc
- Chính sách
- Sử dụng
thanh toán
vật liệu
cụ thể.
- Xuất nhập
kho vật liệu

- Kiểm tra

tài chính
- Lập báo
cáo thuế.
- Kiểm toán

Sản xuất

Kế toán

Tài chính

Lập kế
hoạch
nguồn nhân
lực

- Phân tích
sự phân bổ
lao động
Phân tích
chi phí hợp
đồng lao
động

- Tuyển
dụng.
- Huấn
luyện.
- Chính
sách khen

thưởng.
Nhân lực

1.1.2.3: Phân loại theo chức năng và nghiệp vụ.
Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản
lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các hệ thống thông tin theo cách
phân loại này sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong
cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược. Bảng 1.2 thể hiện một ví
dụ cụ thể về hệ thống thông tin theo cấp chiến lược.

9


Bảng 1.2 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp
HTTT

HTTT

HTTT

HTTT

Tài chính

Marketing

Quản trị

Sản xuất

Kế toán

chiến lược

Nhân lực

Kinh doanh

chiến lược

chiến lược

chiến lược
HTTT

HTTT

HTTT

HTTT

Tài chính

Marketing

Quản trị

Sản xuất

Kế toán

chiến thuật

Nhân lực

Kinh doanh

chiến thuật

chiến thuật

chiến thuật
HTTT

HTTT

HTTT

HTTT

Tài chính

Marketing

Quản trị

Sản xuất

Kế toán

tác nghiệp

Nhân lực

Kinh doanh

tác nghiệp

tác nghiệp

tác nghiệp

HTTT Văn
phòng

HTTT xử lý giao dịch
1.1.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin.
Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang
lại hiệu quả kinh tế, thực hiện không quá khó khăn và phù hợp với khả năng
của tổ chức kinh tế.
Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo
một quy trình chung gồm các công đoạn chính:
Bước 1: Khảo sát:
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ
thống mới Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống hiện tại thông qua các phương
pháp khảo sát:
Quan sát hệ thống: quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của
hệ thống bao gồm: cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức hoặc không
chính thức), các thời điểm ngắt quãng trong quá trình hoạt động của hệ thống,
các công việc đột xuất, quan hệ giữa các phòng ban, việc sử dụng các tài liệu

và những vấn đề còn gây khó khăn trong quá trình hoạt động của hệ thống.
10


Nghiên cứu tài liệu về hệ thống: là xem xét các tài liệu bên trong và bên
ngoài tổ chức để phát hiện ra những chi tiết về chức năng và tổ chức hệ thống:
mô tả hệ thống, kế hoạch kinh doanh, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả
công việc…
Phỏng vấn: là đối thoại trực tiếp, sử dụng các câu hỏi để hiểu rõ vấn đề.
Thường sử dụng hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Sử dụng phiếu
điều tra: là thiết kế những phiếu điều tra, hướng dẫn người sử dụng điền những
thông tin cần thiết nhằm thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm có
tính đại chúng rộng rãi. Nội dung cần thăm dò có thể là những vấn đề sau:
+ Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải và những mong đợi từ hệ
thống mới.
+ Những nghiệp vụ phức tạp hay thường xuyên được sử dụng nhất.
+ Mức độ bảo mật mà người sử dụng mong đợi nhất ở hệ thống mới.
- Tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin:
Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ
liệu thu dược thường ở những dữ liệu thô chưa được xử lý. Vì vậy cần tập hợp,
phân loại, tổng hợp lại thông tin thành những tài liệu hoàn chỉnh cho người
được khảo sát và nhà quản lý đánh giá và bổ sung.
- Đánh giá và nhận xét:
Từ những kết quả thu được có thể phát hiện ra những yếu kém, vấn đề còn
tồn tại của hệ thống cũ, từ đó xác định các yêu cầu về hệ thống mới.
- Xác định mục tiêu dự án hệ thống thông tin mới
Quyết định về mức độ ứng dụng tin học của hệ thống thông tin mới và
xem xét các yêu cầu về nhân lực, tài chính, tính chiến lược lâu dài của dự án.
- Phác họa giải phát và cân nhắc tính khả thi
Xem xét tính khả thi mặt kỹ thuật và mặt kinh tế của dự án.

- Lập dự trù và kế hoạch triển khai
Lập dự trù về thiết bị: Dự kiến về khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm
việc với máy tính, số người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống, khối lượng
11


thông tin cần thu thập, khối lượng thông tin cần kết xuất,… từ đó lựa chọn thiết
bị mua và lắp đặt phù hợp.
Lập kế hoạch: Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong
số các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ
công việc (thời gian chi tiết và hợp lý), xác định các mốc thời gian của dự án
giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện.
Bước 2: Phân tích
Là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào
các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)
Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic.
Công việc thực hiện:
- Phân tích hệ thống về xử lý : xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức
năng xử lý của hệ thống.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược đồ cơ
sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng
trong hệ thống.
Bươc 3: thiết kế:
Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm
này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở
công đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý
Công việc thực hiện
- Thiết kế tổng thể: Phân định ranh giới giữa phần thực hiện bởi máy tính
và thủ công. Phân định các hệ thống con máy tính

- Thiết kế giao diện: thiết kế đầu ra và đầu vào.
- Thiết kế các kiểm soát: các vấn đề bảo mật, vấn đề bảo vệ.
- Thiết kế các tập tin dữ liệu: đảm bảo dữ liệu được truy nhập không chỉ
đủ, không trùng lặp như trên lý thuyết mà còn phải thỏa mãn yêu cầu tiện lợi
và nhanh chóng.
12


Thiết kế chương trình: xác định cấu trúc chương trình tổng quát, phân định
các module chương trình, mối liên qua giữa các modul, đặc tả module, gộp các
modul thành chương trình, thiết kết mẫu thử
Bước 4: Cài đặt:
Lập kế hoạch cài đặt
Chuyển đổi hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới cần phải
chuyển đổi phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, công nghệ quản lý, các phương
pháp truyền đạt và lưu trữ dự liệu trong hệ thống.
- Huấn luyện
Huấn luyện những người sử dụng và cung cấp thông tin trong hệ thống về
cách thức hoạt động cuả hệ thống và làm quen với các máy móc thiết bị.
- Cài đặt sử dụng một trong 4 phương pháp:
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp: thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn,
toàn bộ các công việc được thưc hiện đồng thời.
Phương pháp hoạt động song song cả hệ thống cũ và mới: Theo phương
pháp này HTTT mới sẽ hoạt động song hành với HTTT cũ trong thời gian khá
dài. Khi HTTT mới chúng tỏ được ưu việt của mình thì người ta ngừng hoạt
động của HTTT cũ.
Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm: phương pháp này là lựa chọn
một bộ phận tiêu biểu và tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này sau đó rút kinh
nghiệm và triển khai đại trà cho tất cả các bộ phận khác.
Phương pháp chuyển đổi bộ phận: Theo phương pháp này sẽ tiến hành cài

đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt.
- Biên soạn tài liệu về hệ thống
Các tài liệu hướng dẫn sử dụng, thông tin được thu thập từ các nguồn khác
nhau bao gồm các báo cáo xác định vấn đề, nghiên cứu tính thực thi và tài liệu
cho người lập trình.

13


1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự.
1.2.1 Khái niệm.
Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một
tổ chức, thể hiện qua sự cách thức, biện pháp hành xử của tổ chức với người
lao động.
Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá
trình quản lý và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với
công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào.
Ngày nay, quản lý nhân sự là một mảng chiến lược ảnh hưởng đến tất cả
các hoạt động triển khai nhân lực nhằm duy trì hoạt động của các tổ chức và nó
là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các tổ chức, đặc biệt
trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, nền kinh tế đa phương, sự cạnh tranh ngày
càng khốc liệt.
Nhận biết tổ chức nào đó hoạt động tốt, hiệu quả hay không chính là dựa
vào yếu tố lực lượng lao động của tổ chức đó. Thông qua những con người cụ
thể với thể lực và tri thức cùng với lòng nhiệt tình, sự cống hiến của họ.
Quản lý nhân sự đề ra: mục tiêu, chính sách, kế hoạch sử dụng nguồn lực
nhằm đảm bảo phù hợp với công việc, tiến độ, mục tiêu của tổ chức và bố trí
phù hợp lực lượng lao động làm việc theo từng vị trí, chức năng.
Quản lý nhân sự giúp tìm kiếm, phát hiện và phát triển những hình thức
hay những phương pháp tốt nhất để người lao động có thể nhìn nhận được. Từ

đó tạo động lực thúc đẩy người lao động phát huy hết tâm huyết của mình cho
tổ chức. Do vậy, có thể khẳng định quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với
sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Quản lý nhân sự có những mục tiêu sau:
- Mục tiêu xã hội
Tổ chức phải đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi của xã hội, tổ chức hoạt động
song song vì lợi ích của xã hội, không chỉ là lợi ích của riêng tổ chức.
- Mục tiêu của tổ chức
14


Quản lý nhân sự là tìm cách thích hợp để các bộ phận cũng như toàn bộ tổ
chức có được những người làm việc hiệu quả.a
- Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ
Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ
phận phòng ban phải đóng góp phục vụ cho mục tiêu chung của toàn tổ chức.
- Mục tiêu cá nhân
Nhà quản lý phải giúp nhân viên của mình đạt được các mục tiêu cá nhân
của họ. Nhà quản lý phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của
nhân viên, năng suất lao động sẽ giảm và nhân viên có thể sẽ rời bỏ tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên
được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều
nhất tại nơi làm việc và trung thành tận tâm với tổ chức.
1.2.2 Vai trò của quản lý nhân lực trong công ty.
Bất kỳ một tổ chức nào khi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng đều phải hội đủ hai yếu tố, đó là nhân lực và vật lực. Trong đó, nhân lực
đóng vai trò cực kỳ quan trọng, có tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển
của tổ chức đó.
Một là, do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ hức
muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tiến tổ chức của mình theo hướng tinh

giảm gọn nhẹ, năng động, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Con
người - với kỹ năng, trình độ của mình, sử dụng công cụ lao động tác động vào
đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm hàng hoá cho xã hội. Quá trình này cũng
được tổ chức và điều khiển bởi con người. Con người thiết kế và sản xuất ra
hàng hoá và dịch vụ, kiểm tra chất lượng, đưa sản phẩm ra bán trên thị trường,
phân bố nguồn tài chính, xác định các chiến lược chung và các mục tiêu cho tổ
chức. Không có những con người làm việc hiệu quả thì mọi tổ chức đều không
đạt đến các mục tiêu của mình.
Hai là, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển kinh tế buộc
các nhà quản lý phải biết làm cho tổ chức của mình thích ứng. Do đó, việc thực
hiện các nội dung hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên
15


và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con người thông qua tổ chức, nhằm đạt được
mục tiêu đã định trước là vấn đề quan tâm hàng đầu.
Ba là, quản lý nguồn nhân lực giúp cho nhà quản lý đạt được mục đích,
kết quả thông qua người khác. Một nhà quản lý có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh,
xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra chính xác, v.v…nhưng
nhà quản lý đó vẫn có thể thất bại nếu không tuyển đúng người cho đúng việc,
hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản lý có hiệu quả,
nhà quản lý cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo
người khác làm cho mình.
Như vậy quản lý nhân lực đóng vai trò trọng tâm trong quá trình điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của các tổ chức, giúp tổ chức có thể
tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh. Vai trò trọng tâm này xuất phát từ
vai trò của con người: con người là yếu tố cấu thành tổ chức; bản thân con
người vận hành chức và con người quyết định sự thắng bại của tổ chức. Chính
vì vai trò quan trọng của nhân lực nên quản lý nhân lực là một lĩnh vực hết sức
quan trọng trong mọi tổ chức.

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến nhân sự và công tác quản lý.
Chúng ta đã nghiên cứu một cách tổng quát thế nào là quản lý nhân sự.
Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý nhân
sự. Mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố là khác nhau, ta có thể chia ra làm 2
nhóm yếu tố là; nhóm các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp và nhóm các yếu tố
bên trong doanh nghiệp.
1.2.3.1 Nhân tố môi trường bên ngoài
Hiện đã tồn tại tình trạng cạnh tranh khốc liệt: quá trình toàn cầu hoá và
tự do hoá thương mại đang đe doạ tất cả các ngành kinh doanh.
Văn hoá Việt Nam và một số thông lệ tại công sở buộc phải thực hiện để
cạnh tranh được hiệu quả hơn có thể không đi đôi với nhau.
Tỷ lệ thất nghiệp cao, có nhiều sinh viên đại học ra trường mà không tìm
được việc làm, nhưng sinh viên mới tốt nghiệp lại không muốn làm việc trong
các doanh nghiệp nhỏ.
16


Sự quan tâm và hỗ trợ của Chính phủ đối với các doanh nghiệp nhỏ và
vừa đang ngày càng trở nên quan trọng.
1.2.3.2 Các nhân tố tổ chức và lãnh đạo.
Chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa không hiểu đầy đủ về tầm quan trọng của
việc áp dụng các thông lệ tốt trong quản lý nguồn nhân lực để đạt được kết quả
kinh doanh.
Nhân viên tự coi mình là những người làm công thụ động, né tránh trách
nhiệm và không chủ động đưa ra sáng kiến.
Điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến
khích nhân viên cố gắng hết sức.
Hầu hết chủ lao động và nhân viên đều quan tâm đến vấn đề kinh tế- mỗi
bên chỉ nghỉ đến những khoản lợi nhuận ngắn hạn (chủ lao động) và các quyền
lợi (nhân viên).

Chủ lao động không chịu lắng nghe hoặc bày tỏ với nhân viên về những
vấn đề liên quan đến việc cải thiện cung cách kinh doanh, điều kiện làm việc,
v… v… Những công việc mà nhân viên được yêu cầu làm không được xác định
cụ thể. Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng những phương
pháp không mang tính xây dựng.
1.3 Thiết kế bảng câu hỏi và tiến hành khảo sát
1.3.1 Cách thiết lập bảng câu hỏi khảo sát
Bảng khảo sát là một công cụ để tiến hành thu thập thông tin sơ cấp phục
vụ cho nghiên cứu khoa học nhằm đạt được các mục tiêu nghiên cứu đề ra.
Bước 1: Xác định cụ thể dữ liệu cần thu thập và đối tượng khảo sát căn
cứ vào mục tiêu nghiên cứu.
Trong bước này thì ta phải dựa vào câu hỏi: “ Chúng ta cần những thông
tin gì từ những đối tượng nào để đạt được mục tiêu nghiên cứu? ” để liệt kê đầy
đủ những thông tin cần thu thập và đối tượng hướng đến. Chẳng hạn với mục
tiêu phát triển hệ thống tuyển dụng qua công cụ Workable, chúng ta cần thu
thập về những tương tác của người sử dụng hệ thống với hệ thống, người sử
17


dụng hiểu bao nhiêu về cách vận hành của hệ thống. Đối tượng khảo sát sẽ
quyết định đến cách dùng từ, cách đặt câu hỏi, nội dung câu hỏi.
Bước 2: Xác định phương pháp phỏng vấn.
Có nhiều phương pháp phỏng vấn giúp ta có thể nắm bắt được thông tin
cần thu thập. Đối với mỗi phương pháp khác nhau thì chúng ta sẽ xây dựng cấu
trúc bảng câu hỏi khác nhau. Trong phương pháp phỏng vấn trực tiếp, đôi tượng
khảo sát sẽ nghe những câu hỏi và tương tác trực tiếp với người phỏng vấn, do
đó người phỏng vấn có thể sử dụng những câu hỏi dài và phức tạp, đồng thời
giải thích nội dung cụ thể của từng câu hỏi để tránh trường hợp đối tượng khảo
sát hiểu sai ý câu hỏi.
Bước 3: Xác định nội dung câu hỏi: các sự kiện thực tế, kiến thức, thái độ

và thông tin cá nhân của người đó.
Đồng thời cũng xác định tác nhân có thể ảnh hưởng đến kết quả trả lời của
người đó. Các tác nhân ngoại cảnh cũng ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả khảo
sát.
Bước 4: Xác định hình thức câu hỏi và câu trả lời:
Đối với câu hỏi thì có 2 dạng, đó là câu hỏi mở và câu hỏi đóng.
- Câu hỏi mở.
Câu hỏi trả lời tự do: người trình bày có thể nêu rõ được quan điểm của
mình và làm họ hứng thú khi nói ra những điều trong lòng họ.
Câu hỏi có tính chất thăm dò: là câu hỏi có tính gợi mở thêm thông tin cho
những câu hỏi trước đó. Ví dụ: Tại sao anh (chị) lại có ý kiến trên? (trả lời)
Câu hỏi mở sử dụng kỹ thuật diễn dịch: là những câu hỏi mà đối tượng
phỏng vấn phải chứng minh, phân tích tại sao lại trả lời như vậy .
- Câu hỏi đóng.
Câu hỏi dạng chọn 1 trong 2 là “có” hoặc “không”…
Ví dụ : Bạn có sử dụng tính năng tự học của hệ thống chưa?
Có



Không


18


Câu hỏi dạng xếp hạng thứ tự: các phương án sẽ được đưa ra và đối tượng
phỏng vấn sẽ lựa chọn, so sánh và xếp hạng chúng.
Ví dụ: Anh (chị) hãy cho biết yếu tố nào khiến anh (chị) cảm thấy hệ thống
hiện tại không phù hợp?

Câu hỏi đánh dấu tình huống trong danh sách là bạn chỉ cần đánh dấu vào
câu trả lời đã có sẵn cho phù hợp với bạn.
Bước 5: Xác định từ ngữ
Nên dùng từ ngữ quen thuộc, tránh dùng tiếng lóng và chuyên môn.
Nên dùng từ dễ hiểu,ở bất kỳ trình độ nào cũng có thể hiểu được.
Tránh đưa ra câu hỏi dài, không rõ ràng, mơ hồ.
Tránh hỏi trực tiếp về vấn đề cá nhân riêng tư.
Tránh đưa ra câu hỏi quá cường điệu hay nhấn mạnh vào một khía cạnh
nào đó; hay câu hỏi đã gợi ý câu trả lời.
Bước 6: Xác định trình tự và hình thức bảng câu hỏi: Câu hỏi phải được
sắp xếp câu hỏi theo trình tự hợp lý và theo trình tự tâm lý.
Bước 7: Phỏng vấn thử và hoàn thiện câu hỏi : sau khi đã hoàn thành xong
thì tiến hành điều tra thử để đánh giá độ tin cậy của bảng câu hỏi trước khi
nghiên cứu chính thức. Sau khi điều tra sẽ xử lý và phân tích dữ liệu để thông
qua đó chỉnh sửa, loại bỏ hay bổ sung thêm câu hỏi?
1.3.2 Lập kế hoạch khảo sát
Cần có một kế hoạch khảo sát cụ thể cho từng đối tượng và theo hình
thức nào?
Xác định các nội dung mà bạn muốn khảo sát trong kế hoạch khảo sát
đó. Có thể chia ra từng giai đoạn để khảo sát nhưng đảm bảo bám sát nội
dung và tùy thuộc vào tình hình cụ thể. Phụ thuộc vào mục đích khảo sát để
xây dựng nội dung cho kế hoạch khảo sát.

19


CHƯƠNG 2.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
2.1. Giới thiệu về công ty công ty cổ phần công nghệ rever

2.1.1. Giới thiệu khái quát
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ REVER
Giám đốc: Phan Lê Mạnh
Mã số thuế: 0313854313
Ngày hoạt động: 8/8/2016
Địa chỉ: 191 Trần Não, khu phố 3, Phường Bình An, Quận 2, TP.HCM
Điện thoại: 08 22488885 – 08 6908 8939
Logo:

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.2.1 Ý tưởng và thành lập
Ý tưởng khởi nghiệp từ lĩnh vực Bất động sản đã xuất phát từ nhu cầu của
cá nhân mua nhà của ban lãnh đão của công ty từ tháng 9/2015 sau khi tiếp xúc
nhiều bạn bè làm việc tại thị trường này.
Ban lãnh đạo công ty nhận thấy thị trường nhiều tiềm năng nhưng chưa
được khai thác hiệu quả bởi thị trường còn hỗn loạn do nhiễu thông tin (thiếu
thông tin trung thực), hiệu suất khai thác còn rất thấp và chủ yếu mua bán bằng
chào mời trực tiếp (direct sale). Ngoài ra, chưa có một công ty công nghệ nào
hoạt động trong thị trường hay ứng dụng những công nghệ mới phát triển mô
hình giao dịch.
Tuy nhiên hầu như những người bạn anh Mạnh tìm đến chia sẻ đều ngao
ngán bởi độ khó của lĩnh vực bất động sản và một tương lai khá mơ hồ khi cạnh

20