Đặt câu hỏi đúng!

Đặt câu hỏi đúng!
Đã bao nhiêu lần bạn ngạc nhiên khi biết về một điều gì đó và hỏi nhân viên rằng: "Tại sao
anh không nói với tôi điều đó?" chỉ để nghe câu trả lời: "Ông đã không hỏi tôi". Có thể lúc
đó bạn sẽ tức điên lên và muốn tống khứ ngay nhân viên đó đi, nhưng nghĩ lại thì đó là
việc làm vô lý. Vì thế, tốt nhất là tìm ra cách để tránh những lỗ hổng trong việc truyền
thông đó.
Biết đặt những câu hỏi đúng có thể có ảnh hưởng quan
trọng tới thành công của chúng ta. Không có thông tin tốt
hoặc không nhận được câu trả lời chúng ta cần khi làm
việc có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thế giới ngày nay.
Curt và Justin là hai người bạn thân thiết lâu năm, hiện nay, cả hai đều đã nghỉ hưu. Curt quyết
định dán giấy tường cho phòng khách nhà mình. Khi hoàn thành công việc, ông tự hào gọi người
bạn thân đến xem tác phẩm của mình. Justin đã rất thích nó, và hỏi người bạn của mình liệu ông
bạn có phiền nếu ông ta cũng dán giấy tương tự như vậy cho phòng khách nhà mình. Nhà của họ
giống nhau về kích cỡ và cấu trúc. Curt nghĩ rằng đó là một ý kíến hay. Justin đã hỏi Curt là ông
ta đã mua bao nhiêu cuộn giấy cho "công trình" này. Câu trả lời là 7 cuộn.
Justin bắt đầu làm việc và khi ông ta hoàn thành, ông lại gọi người bạn già đến xem. "Ồ, trông
đẹp đấy", Curt nói. Sau đó, Justin nói với bạn, "nhưng ông biết đấy, Curt ạ, thật là buồn cười,
phòng khách của chúng ta cùng kích cỡ, nhưng tôi chỉ cần dùng hết 2 cuộn giấy thôi. Sao lại thế
nhỉ?". Curt trả lời: "Tôi cũng dùng hết 2 cuộn mà".
Thực ra, Justin đã đặt ra cho bạn mình một câu hỏi sai. Câu ông ta cần hỏi không phải là bạn
mình đã mua bao nhiêu cuộn giấy, mà nên hỏi xem ông bạn đã dùng hết bao nhiêu cuộn giấy.
Bí quyết của những nhà đàm phán là họ có kỹ năng đặt câu hỏi. Tại sao vậy? Một trong những lí
do là những câu hỏi đó làm cho quá trình truyền thông tiếp diễn và khuyến khích đối phương nói,
để chia sẻ thông tin với bạn. Điều bạn luôn tìm kiếm là thông tin, đặc biệt là thông tin mà bạn
chưa biết. Thậm chí khi bạn nghĩ bạn đã biết câu trả lời, hãy hình thành thói quen đặt câu hỏi, để
xác định lại kiến thức của bạn. Và nếu bạn luôn nhớ việc đặt câu hỏi đúng, bạn sẽ có câu trả lời
bạn cần khi đối phương buộc phải nói nhiều hơn trong khi bạn đang nói ít hơn.
Tất nhiên, ở đây chúng ta không nói về những cuộc chất vấn khó khăn. Có sự khác biệt giữa việc
đặt những câu hỏi xác đáng và việc đòi hỏi, như thể bạn là cảnh sát trưởng. Những hành động
như vậy có thể chuyển thành sự kinh sợ. Và bạn không muốn đặt mọi người vào thế phòng thủ.

Hỏi một câu như kiểu: "Làm sao anh có thể mắc lỗi đó được nhỉ?" sẽ chẳng giải quyết được gì
cả. Người đó sẽ chỉ cảm thấy bị buộc phải bảo vệ hành động của mình mà thôi. Hãy đặt câu hỏi
giống như: "Chúng ta cần làm gì để tránh không để điều này xảy ra một lần nữa?" thì sẽ chắc
chắn có được câu trả lời bạn cần. Mục tiêu của bạn là chắc chắn rằng mọi người thoải mái về
việc cởi mở và truyền đạt với bạn.
Tự luyện tập và đặt những câu hỏi mở - những câu mà mọi người không thể chỉ trả lời là "có"
hoặc "không" mà câu trả lời phải dài hơn, mở rộng hơn. Các câu hỏi bắt đầu với "tại sao", "cái
gì", "ai"... sẽ có xu hướng kích thích việc truyền thông. Và bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để có
được tất cả các thông tin bạn cần.
Sẽ là khôn ngoan khi sắp kết thúc một họp hay cuộc thảo luận nào đó, bạn hỏi rằng: "Còn điều gì
mà tôi chưa được biết không?". Hoặc có thể là: "Còn điều gì chúng ta cần tiếp tục thảo luận
không?". Cụm từ "còn điều gì khác" ở đây rất quan trọng. Khi hỏi, chúng ta im lặng chờ câu trả
lời. Điều đó thể hiện cả bổn phận và cơ hội. Vì thế để việc này thành thói quen. Bạn sẽ ít ngạc
nhiên hơn và khó có ai có thể che dấu hoặc trả lời rằng, "Ồ, tại ông không hỏi tôi đấy chứ" hoặc
"Tôi không biết là ông lại muốn biết điều đó".
Đôi khi chúng ta không nhận được câu trả lời chúng ta cần là bởi vì chúng ta không lắng nghe.
Học cách sở hữu nghệ thuật lắng nghe. Đôi khi bạn có thể đặt cho người khác những câu hỏi
đúng, nhưng lại không lắng nghe khi họ cố gắng để trả lời. Hoặc có thể bạn quá nhanh và quá
chắc chắn vào quá trình suy nghĩ riêng của mình, mà bạn cắt ngang không để cho người đó nói
nốt, hoặc bạn trả lời hộ họ. Hãy kiềm chế những điều này.
Tai là bộ thu nhận những âm thanh bạn nghe được, nhưng ánh mắt cũng rất quan trọng. Nếu bạn
không tạo ra sự liên hệ bằng mắt hoặc mắt cứ nhìn lơ đãng đâu đó, đối phương sẽ cảm thấy bạn
không lắng nghe. Họ sẽ biết họ không được lắng nghe. Hãy nhìn thẳng vào người mà bạn nói.
Nếu đó là cuộc nói chuyện dài, bạn có thể nhìn đâu đó hoặc nhìn xuống một chút, nhưng chỉ một
giây rồi bạn lại nhìn thẳng trở lại. Khi bạn không duy trì sự liên hệ bằng mắt, người đó sẽ cảm
thấy những điều họ nói không có giá trị gì và họ sẽ ngắt quãng các câu trả lời cho câu hỏi và
không mang lại thông tin cho bạn.
Có được thông tin ngày nay vô cùng quan trọng. Và việc của bạn là đặt câu hỏi đúng.

Nguyệt Ánh

Theo Refresher