Triệu hồi và sửa thư trót gửi với MS Outlook

Triệu hồi và sửa thư trót gửi với MS Outlook
Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể gửi thông điệp
qua email đến cho người khác. Tuy vậy, đôi khi sự nhanh
nhạy đó lại làm cho bạn phải khổ sở khi đã lỡ tay gửi đi nội
dung thư không mong muốn, gửi nhầm thư quan trọng cho
người khác mà không thể nào chỉnh sửa hay lấy lại được.
Nhưng bạn không phải lo lắng, MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy
mắt.
Gọi về lá thư trót gửi
Trong MS Outlook, bạn có thể gọi về một lá thư đã (trót) gửi bằng một thủ tục rất đơn giản.
Trước tiên, cần bấm vào mục Mail, chọn Favorite Folders > Sent Items. Khung bên phải
sẽ liệt kê các lá thư đã gửi đi. Bạn bấm kép lên lá thư muốn thu hồi để mở nó lên. Bây giờ,
hãy vào mục Actions > Recall This Message… Cửa sổ hiện lên cung cấp các tuỳ chọn để
bạn thu hồi lá thư đã gửi. Tại mục “Are you sure you want to”, đánh dấu chọn “Delete
unread copies of this message” để hệ thống tự động thu hồi lại lá thư kia cho bạn.
Tuy nhiên, không phải lá thư nào cũng có thể thu hồi được, vì MS Outlook hiện chỉ có khả
năng thu hồi các lá thư mà người nhận chưa đọc. Vì thế, bạn cũng nên thiết lập để hệ thống
báo cho bạn trong trường hợp thư đã được thu hồi hay chưa thu hồi, bằng cách đánh dấu
chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Cuối cùng, nhấn OK để xác
nhận.
Sửa thư đã gửi
Đôi khi, bạn viết một lá thư mà sau khi gửi mới nhận ra đã gửi… nhầm người hay nhầm nội
dung. Những thao tác dưới đây sẽ giúp bạn thay đổi nội dung cho lá thư đó:
Bạn mở lá thư muốn sửa nội dung, rồi vào Action > Resend This Message. Sau khi nội
dung lá thư hiện ra trong phần cửa sổ biên tập, bạn tha hồ chỉnh sửa lại nội dung rồi gửi đi
thay thế lá thư cũ trước đó.
Xóa thư đã gửi
Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư đã gửi đi?
Chuyện chẳng có gì là khó với MS Outlook! Đầu tiên, bạn cũng mở lá thư đã gửi, rồi vào
Action > Recall This Message… Trong cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn “Delete unread
copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay thế

bằng lá thư mới; đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or fail for reach
recipient” để nhận thông báo về kết quả chỉnh sửa thư đã gửi đi. Cuối cùng, nhấn OK.
Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn viết lại nội dung mới cho lá thư dã gửi đi.
Cuối cùng, bấm Send để gửi lại. Lá thư cũ sẽ được thu hồi và thay thế bằng lá thư mới.
Hủy… thư
Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiểnlầm. Việc huỷ thư sẽ giống một
dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ
trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”.
Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng Delivery opitions,
đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian hủy thư – tương tự như định thời gian gửi
thư trong tương lai vậy. Chọn xong, nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi
đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.