TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS(Dành cho Văn thư)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.57 MB, 34 trang )
SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG TPHCM
***
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS
(Dành cho Văn thư)
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
TP.HCM, 2010
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
2
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
MỤC LỤC
1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS....................................................... 4
1.2.TRANG CHỦ ........................................................................................ 4
1.2.1.Thanh Nhắc việc............................................................................... 5
1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn bản..................................................... 5
1.3.VĂN BẢN ĐẾN..................................................................................... 6
1.3.1.Sổ văn bản đến.................................................................................. 6
1.3.2.Nhập bút phê .................................................................................. 14
1.3.3.Nhập văn bản đến............................................................................ 14
1.3.4.Báo cáo............................................................................................ 15
1.3.5.Thống kê......................................................................................... 15
1.3.6.Tra cứu............................................................................................ 16
1.4.VĂN BẢN ĐI....................................................................................... 17
1.4.1.Sổ văn bản cá nhân.......................................................................... 17
1.4.2.Sổ văn bản cơ quan......................................................................... 22
1.4.3.Soạn văn bản cá nhân...................................................................... 24
1.4.4.Phát hành......................................................................................... 24
1.4.5.Xem xét .......................................................................................... 25
1.4.6.Báo cáo............................................................................................ 26
1.4.7.Tra cứu............................................................................................ 26
1.4.8.Phân quyền...................................................................................... 26
1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ.............................................................................. 26
1.5.1.Sổ văn bản nội bộ............................................................................ 26
1.5.2.Soạn văn bản nội bộ........................................................................ 28
1.5.3.Trả lời.............................................................................................. 28
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
3
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
1.5.4. Báo cáo........................................................................................... 29
1.5.5.Tra cứu............................................................................................ 29
1.5.6.Phân quyền...................................................................................... 29
1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC........................................................................... 29
1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc.............................................................. 29
1.6.2.Lập mới hồ sơ công việc................................................................. 32
1.6.3.Báo cáo............................................................................................ 32
1.6.4.Phân quyền...................................................................................... 32
1.7.BIỂU MẪU........................................................................................... 34
........................................................................................................................ 34
1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS
-
Mở trình duyệt web Internet Explorer
-
Gõ vào thanh địa chỉ (Address) địa chỉ của trang web: http://<địa chỉ do
phòng tin học cấp>/edms
Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị sẽ khác nhau).
-
Gõ tên truy cập và mật khẩu (do phòng tin học cấp) nhấn phím Enter
hoặc nút “Đăng nhập”.
1.2.TRANG CHỦ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
4
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
1.2.1.Thanh Nhắc việc
Văn bản đến
-
Chờ giải quyết: Văn bản do nơi khác gởi đến chờ xử lý.
-
Quá hạn: Văn bản chưa giải quyết nhưng đã hết hạn xử lý – theo hạn xử
lý của văn bản. (Hạn này tuỳ theo nội bộ cơ quan quy định).
Văn bản đi
-
Chờ phát hành: Những văn bản gửi đến chờ văn thư cho số phát hành.
-
Đang xem xét: Những văn bản người khác gửi đến cho bạn và đang chờ
bạn cho ý kiến.
-
Đã trả lời: Những văn bản gửi đi xem xét, cho ý kiến và đã được trả lời.
Văn bản nội bộ
-
Chờ trả lời: Những văn bản trong nội bộ phòng ban gởi đến và chờ bạn
trả lời.
Hồ sơ công việc
-
Chưa hoàn tất: Những hồ sơ công việc chưa hoàn tất.
1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn bản
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
5
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Để biết tình hình xử lý văn bản của mình, bạn xem mục “Tổng hợp tình hình xử
lý văn bản” trên Trang chủ.
Chọn thông tin cần tổng hợp như theo chuyên viên hay phòng ban, loại văn bản,
trong khoảng thời gian nào.
1.3.VĂN BẢN ĐẾN
1.3.1.Sổ văn bản đến
Thêm mới văn bản đến
Khi nhận một văn bản đến, nếu văn bản là văn bản giấy, văn thư cần scan văn
bản đó thành file lưu trên máy và bắt đầu tiến hành thêm mới văn bản đến để lưu
trên hệ thống.
-
Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” “Sổ văn bản đến”
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
6
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Trong màn hình “Danh sách văn bản đến”, nhấn vào nút “Thêm mới”
để thêm mới một văn bản đến.
-
Màn hình “Nhập văn bản đến” hiển thị, văn thư sẽ nhập các thông tin
của văn bản đến.
Lưu ý: những thông tin có dấu (*) là những thông tin bắt buộc phải
nhập, còn những mục không có nếu không nhập cũng không sao.
-
Click vào “Tài liệu đính kèm” để đính kèm file văn bản đến (đã scan)
do các phòng ban khác gởi đến vào hệ thống, hộp thoại “Upload file”
xuất hiện:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
7
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Sau khi nhập hoàn tất các thông tin của văn bản đến, bạn nhấn nút lệnh
để lưu văn bản.
-
Màn hình “Chuyển xử lý” hiền thị, bạn thực hiện thao tác chuyển văn
bản đến người cần chuyển. (xem mục bên dưới)
Lưu ý: Đối với những văn bản đến được chuyển bằng file qua đường hệ thống,
thì những văn bản này sẽ hiển thị trên màn hình “Danh sách văn bản đến” vì thế văn
thư không cần thêm mới mà chỉ tiến hành xem và xử lý văn bản.
Các thao tác xử lý văn bản đến
-
Xem danh sách các văn bản do các đơn vị, phòng ban khác gởi đến ở
cửa sổ bên dưới.
-
Để xử lý văn bản, trước hết bạn phải tiếp nhận văn bản, check chọn
văn bản cần xử lý và nhấn nút “Tiếp nhận”.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
8
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Tiếp theo, nhấn chuột vào Số văn bản của văn bản cần xem (ví dụ
5/CVDEN-VP) để xem thông tin chi tiết văn bản. Màn hình thông tin chi tiết
của văn bản hiển thị, click vào “File toàn văn” để xem nội dung văn bản.
-
Sau khi xem nội dung xong, tùy vào tính chất công việc của bạn mà bạn
sẽ thực hiện thao tác tiếp theo:
Xử lý văn bản
o Click vào nút lệnh có biểu tượng
trong cột “Xử lý”, màn hình “Báo
cáo kết quả xử lý” hiển thị
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
9
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
o Nhập nội dung xử lý văn bản vào mục “Nội dung báo cáo”.
o Nếu cần đính kèm văn bản thì nhấp vào mục tài liệu đính kèm. (phần
hướng dẫn đính kèm đã hướng dẫn ở trên).
o Nếu bạn là người cuối cùng xử lý văn bản đến này thì chọn mục tình
trạng xử lý là “Đã hoàn tất”. Nếu vẫn có bộ phận khác xử lý thì chọn
“Đang xử lý”.
o Nếu văn bản cần yêu cầu bạn phải soạn thảo một văn bản khác để trả
lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý” nhấn nút lệnh “Soạn VB trả lời”
(xem tiếp mục Soạn văn bản đi trong phần tiếp theo).
o Nếu muốn lưu văn bản này vào Hồ sơ công việc thì chọn nút “Lưu
vào HS_CV” màn hình lưu hồ sơ công việc sẽ hiện lên.
o (Check chọn vào ô “Chọn” sau đó nhấn nút chấp nhận. Chương trình
sẽ tự động trả về màn hình trước đó).
o Sau đó nhấn nút “Lưu”.
-
Khi văn bản đã được xử lý hoàn tất, nếu muốn xem những văn bản đã
xử lý rồi thì nhấn chọn “Đã xử lý”.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
10
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Chuyển văn bản đến người khác xử lý
-
Sau khi thêm mới hoặc nhận văn bản đến qua hệ thống, văn thư sẽ
chuyển văn bản cho lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban có thẩm
quyền giải quyết, để chuyển văn bản đến những người này, bạn thực
hiện như sau
o Trên màn hình “Danh sách văn bản đến” mục “Chưa xử lý”, bạn
muốn chuyển văn bản nào thì click vào biểu tượng
bản đó(hoặc check vào cột “Chuyển” và nhấn nút lệnh
tại dòng văn
)
o Màn hình “Chuyển xử lý” hiển thị, bạn thực hiện thao tác như hình
dưới
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
11
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Lưu ý: Tùy vào đối tượng bạn cần chuyển văn bản mà bạn sẽ chọn tab
thích hợp như luồng, phòng ban, người sử dụng, đơn vị trực thuộc.
: Chuyển văn bản đến lãnh đạo hoặc chuyên viên
o
trong phòng bạn
: Chuyển văn bản đến phòng ban khác, mặc định hệ
o
thống sẽ chuyển đến người được quyền nhận văn bản của phòng đó.
Phòng ban không có người nhận thì hệ thống sẽ báo “Có 1 phòng ban
được chọn nhưng không có tên người nhận. Vui lòng chọn ít nhất 1 người
để gởi”.
o
: sử dụng khi bạn thường xuyên gửi cho một nhóm người.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
12
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Nếu muốn gửi văn bản theo luồng thì trước khi chuyển cần tạo luồng trước.
Cách tạo luồng
-
Click vào nút
- (Luồng là cách ghi nhớ một cách chuyển văn
bản từ máy mình đến máy một cán bộ hay một phòng ban khác, luồng
có lợi là khi lần sau muốn chuyển văn bản đến một đơn vị bộ phận nào
đó chỉ cần chọn luồng là sẽ gởi tới được ngay không cần tạo lại.
Nguyên tắc của luồng gần giống như danh bạ điện thoại khi cần chỉ cần
tìm trong danh sách không cần nhớ số điện thoại).
-
Click vào nút
-
Thực hiện thao tác như hình dưới
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
13
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Sau khi chọn người cần chuyển, bạn nhấn nút lệnh “Gửi” và văn bản sẽ
chuyển văn bản đến người đã chọn. Lúc này bạn sẽ thấy văn bản đã
không còn hiển thị trong mục “Chưa xử lý” nữa, mà đã hiển thị trong
mục “Đã xử lý”.
1.3.2.Nhập bút phê
-
Chức năng này chỉ dành cho các văn thư, chuyên viên được lãnh đạo uỷ
quyền xử lý văn bản. Khi được lãnh đạo ủy quyền xử lý, thì những văn
bản đến nào được gởi đến lãnh đạo, hệ thống cũng sẽ tự động gửi đến
cho bạn.
-
Để xem danh sách các văn bản này, click vào menu bên trái chọn
“Nhập bút phê”, màn hình nhập bút phê hiển thị.
-
Trong mục “Lãnh đạo”, chọn người lãnh đạo mà bạn được uỷ quyền xử
lý, khi đó danh sách văn bản đang cần xử lý hiện ra trong bảng bên
dưới.
-
Thao tác xử lý văn bản tương tự như xử lý một văn bản đến.
1.3.3.Nhập văn bản đến
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
14
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Chức năng này tương tự như nút “Thêm mới” trong “Sổ văn bản đến”.
1.3.4.Báo cáo
Hệ thống sẽ hiển thị các chức năng báo cáo khác nhau (văn thư đơn vị, văn thư
phòng ban, chuyên viên).
-
Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Báo cáo”
-
Màn hình “Báo cáo” xuất hiện, chọn các thông tin cần lập báo cáo như
tầm vực, loại báo cáo, loại sổ, thời gian.
-
Nhấn nút
-
Màn hình tiếp theo xuất hiện, bạn có thể in hoặc chọn loại định dạng để
lưu về máy như Word, Excel…
-
Kết thúc chức năng báo cáo.
1.3.5.Thống kê
-
Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Thống kê”
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
15
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Màn hình “Thống kê” xuất hiện, chọn các thông tin cần thống kê
-
Nhấn nút
? (Có nhiều loại thống kê khác nhau, hãy thử chọn loại thống kê khác từ bước
(1) ở trên để thấy kết quả thực tế).
1.3.6.Tra cứu
-
Trên thanh menu, chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Tra cứu”
-
Màn hình Tra cứu văn bản đến hiển thị, nhập các thông tin của văn bản
cần tìm, sau đó nhấn nút
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
16
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Click vào số đến theo sổ của văn bản để xem thông tin chi tiết văn bản
đến.
1.4.VĂN BẢN ĐI
1.4.1.Sổ văn bản cá nhân
Mục đích của chức năng này là dùng để cập nhật, lưu trữ và xử lý văn bản đi do
cá nhân bạn tạo.
Soạn văn bản đi
-
Trên thanh menu, chọn “Văn bản đi” chọn chức năng “Sổ văn bản cá
nhân” – (Đây là sổ ghi nhận các văn bản do do cá nhân bạn tạo ra, trình
duyệt hay gởi phát hành)
-
Nhấn vào nút
. Hoặc chọn chức năng “Soạn văn bản cá nhân”.
-
Nhập các thông tin của văn bản (những mục có dấu (*) là những mục
bắt buộc phải nhập).
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
17
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
(*) Nơi nhận là cơ quan, đơn vị sẽ nhận văn bản sau khi văn bản được
phát hành, bạn đừng nhầm lẫn với người mà bạn sẽ chuyển văn bản
để trình xem xét.
o Click vào
đế đính kèm file văn bản đã soạn – Cách chọn
File đính kèm đã hướng dẫn ở chức năng “nhập văn bản đến”.
o Check vào ô chọn nơi nhận có trong danh sách. (Nếu thiếu thì
thông báo cho phòng tin học bổ sung thêm vào hệ thống).
-
Nhấn nút “Lưu”.
Lúc này văn bản chỉ mới được lưu vào hệ thống. Trở về màn hình
“Danh sách văn bản đi”, bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn vừa tạo
đã hiển thị trong mục “Khởi thảo”.
Sửa, xóa văn bản
Bạn có thể sửa hoặc xóa văn bản (nếu cần) bằng nút lệnh Sửa
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
18
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
, Xóa
trên màn hình.
Chuyển văn bản đến người khác
Để chuyển văn bản lên lãnh đạo hoặc người khác cho ý kiến, bạn thực hiện như
sau:
-
Click vào biểu tượng
trong cột “Luân chuyển” của văn bản muốn
trình cấp trên xem xét.
-
Màn hình Chuyển xử lý xuất hiện, nhập nội dung ý kiến của mình và
chọn người mà bạn muốn chuyển văn bản đến (theo thứ tự như hình
dưới).
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
19
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Kết thúc việc chuyển văn bản. Và bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn lúc
đầu hiển thị trong mục “Khởi thảo” nhưng bây giờ đã chuyển qua mục
“Trình xem xét”. Nghĩa là lúc này văn bản đã được chuyển qua người
mà bạn đã chọn. Việc còn lại là bạn đợi bút phê của lãnh đạo (xem mục
tiếp theo).
Xem bút phê của người khác
-
Màn hình Danh sách văn bản đi hiển thị như hình dưới. Lưu ý rằng văn bản
nào đã được bút phê, trả lời thì trên cột “Trả lời” sẽ có biểu tượng
. Ví dụ
hình bên dưới, văn bản thứ 2 đã được trả lời.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
20
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Tiếp theo, để xem nội dung bút phê của lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu”
của văn bản (màu đỏ). Ví dụ ở hình trên, văn bản thứ 2 có số kí hiệu là
“CVDI10080000072”.
-
Màn hình thông tin chi tiết của văn bản hiển thị như hình dưới. Để xem nội
dung bút phê của lãnh đạo, bạn click chuột vào tên lãnh đạo hoặc người mà
bạn muốn xem bút phê trong mục “Quy trình công văn đi” (bên trái màn
hình).
Click vào
Nội dung bút phê
File đính kèm (file đã ký hoặc
chỉnh sửa, bổ sung)
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
21
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
Lưu ý: Nếu lãnh đạo đã duyệt và ký vào văn bản, lãnh đạo sẽ đính kèm file này
và gởi về cho bạn. Lúc này bạn sẽ download file đã ký và vào chức năng “Sửa” để
thay thế file toàn văn mà lúc đầu bạn soạn thảo.
1.4.2.Sổ văn bản cơ quan
Ghi nhận những văn bản đi đã được phát hành vào hệ thống để lưu trữ
-
Nhấn chọn “Văn bản đi” – Xem trong menu ở lề trên.
-
Nhấn chọn “Nhập văn bản đi” – Xem trong cửa sổ phía trái.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
22
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Nhấn vào nút “Thêm mới”, nhập thông tin vào bảng dưới:
-
Chọn File đính kèm (nếu có) – Cách đính kèm File đã hướng dẫn ở
phần trên.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
23
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Chọn nơi nhận có trong danh sách – Như đã hướng dẫn ở trên.
-
Nhấn vào nút “Lưu và phát hành”.
1.4.3.Soạn văn bản cá nhân
Chức năng này tương tự như chức năng thêm mới trong phần sổ văn bản cá nhân.
1.4.4.Phát hành
Khi lãnh đạo hoặc chuyên viên gởi văn bản đến văn thư cho số phát hành. Trong
mục “Nhắc việc” trên “Trang chủ” sẽ thông báo cho văn thư.
Click vào “Văn bản đi” / “Chờ phát hành” hoặc trên thanh menu chọn “Văn bản
đi”, chọn chức năng “Phát hành”.
Để phát hành văn bản, bạn thực hiện như sau:
-
Click vào biểu tượng
trong cột “T/N” để tiếp nhận văn bản cần phát
hành.
-
Nhấn vào hình bút chì
trong cột “Xử lý” để phát hành văn bản.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
24
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM
-
Màn hình bên dưới xuất hiện, bạn chọn sổ văn bản đi, hệ thống sẽ tự
động cho số phát hành
-
Nhấn nút lênh
để phát hành văn bản.
? Lưu ý: Trước khi phát hành, văn thư cần kiểm tra văn bản đính kèm và các
thông tin cần chính xác.
-
Nhấn vào nút “Không Phát hành” nếu phát hiện sai sót, yêu cầu nơi gởi
bổ sung hồ sơ.
-
Nhấn vào nút “Hủy” nếu văn bản sai nghiêm trọng, hay văn bản không
quan trọng không cần phát hành.
1.4.5.Xem xét
Chức năng này để quản lý các văn bản đi của người khác gởi về cho bạn.
-
Vào menu Văn bản đi Xem xét.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư
25
