Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ - Các doanh nghiệp nhà nước Kinh Doanh Xăng Dầu Cần Thơ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

HUỲNH HỮU THỌ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2000


LỜI NÓI ĐẦU
Để quản lý tốt mọi hoạt động của doanh nghiệp điều trước tiên nhà quản
trò doanh nghiệp cần có là một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu ,bởi lẽ theo
như COSO ( Committe of Sponsoring organisations - Ủy ban hỗ trợ các tổ chức
của Mỹ ) nó là : “ Một quá trình bò chi phối bởi các nhà quản lý và mọi thành
viên khác của tổ chức , và được thiết kế nhằm đảm bảo một cách hợp lý là các
hoạt động có hiệu quả và hiệu năng, tính trung thực của các thông tin ,và tính
tuân thủ luật pháp”. Hay theo CICA ( Canadian

institute of Chartered

Accountants – Viện giám đònh viên kế toán Canada ) thì hệ thống kiểm soát
chính là:” Các yếu tố của một tổ chức nhằm phối hợp hoạt động của những con
người để cùng góp phần thực hiện các mục đích là các hoạt động có hiệu quả và
hiệu năng, tính trung thực của các thông tin , và tính tuân thủ luật pháp” . Qua đó
có thể khẳng đònh rằng một hệ thống kiểm soát hữu hiệu là điều kiện cần thiết
của bất kỳ một tổ chức nào và nếu như nó đạt đến sự hoàn hảo thì đó là ước mơ
của tất cả các nhà quản lý.
Ở nước ta từ lâu hệ thống kiểm soát tại các tổ chức ở nơi này , nơi khác
cũng được các nhà quản lý chú tâm xây dựng để ngày càng hoàn thiện . Tuy

nhiên khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như vai trò quan trọng của nó
đối với sự thành công của một doanh nghiệp mới được biết đến gần đây khi cơ
chế thò trường hình thành cùng với sự thâm nhập của tất yếu của việc kiểm toán.
Càng ngày hệ thống kiểm soát nội bộ càng được mọi nhà quản lý quan tâm một
cách sâu sắc . Cơ quan Kiểm toán nhà nước Việt nam cũng đã đưa vào hệ thống
chuẩn mực của mình chuẩn mực “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ” đã nói
lên tầm quan trọng của nó.
Xuất phát từ những suy nghó trên ,nhằm góp phần hình thành một hệ
thống kiểm soát nội bộ có tính hiệu lực cao cho các doanh nghiệp nhà nước nên
luận văn của tôi chọn viết về đề tài này. Tuy nhiên do đây là một nội dung quá
rộng lớn vì có thể hình thành ở mọi tổ chức , ở mọi ngành nghề .. nên tôi xin
được phép giới hạn bài viết của mình trong phạm vi đề tài : “ Hoàn thiện hệ

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

1


thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu
trên đòa bàn tỉnh Cần Thơ .”
Đề tài này được nghiên cứu dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của
Tiến só Nguyễn Khắc Hùng . Trong quá trình nghiên cứu do trình độ của bản
thân còn những hạn chế nhất đònh nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót, do
vậy rất mong nhận được từ quý Thầy , Cô và các bạn sự cảm thông cùng với
những ý kiến đóng góp quý báu.

] ^

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

2


PHẦN MỘT
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
TRONG TỔ CHỨC
1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
Theo nghóa rộng kiểm soát nội bộ được hiểu là một quá trình bò ảnh
hưởng bởi Ban giám đốc, Hội đồng quản trò và các cá nhân khác của một đơn vò ,
nó được thiết kế để đưa ra một sự bảo đảm hợp lý về việc đạt được các mục tiêu
theo phạm trù sau :
- Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Độ tin cậy của báo cáo tài chính.
- Tính tuân thủ pháp luật và các quy đònh hiện hành .
Phạm trù thứ nhất đề cập đến các mục tiêu hoạt động cơ bản của doanh
nghiệp , bao gồm sự hoạt động , mục đích kiếm lời và việc bảo vệ các nguồn
lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc chuẩn bò các báo cáo tài chính có độ tin
cậy cao, gồm các báo cáo quản trò nội bộ , các báo cáo tài chính tổng hợp và các
số liệu tài chính được trích từ các báo cáo tài chính này, đó là số liệu thanh toán
lãi , số liệu báo cáo trước công luận. Phạm trù thứ ba đề cập đến sự tuân thủ
pháp luật và các quy đònh hiện hành áp dụng đối với doanh nghiệp.
Theo báo cáo của COSO thì trách nhiệm đối với kiểm soát nội bộ là của
Ban giám đốc và Hội đồng quản trò của doanh nghiệp. Các kiểm toán viên nội
bộ không chòu trách nhiệm về kiểm soát nội bộ (KSNB) . Vai trò của các Kiểm
toán viên nội bộ (KTVNB) là phải đánh giá tính hiệu lực của hệ thống KSNB và
đưa ra các kiến nghò về việc cải tiến tính hiệu lực của hệ thống KSNB cho Hội
đồng quản trò doanh nghiệp.
2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ :
Cũng theo COSO thì mô hình KSNB bao gồm năm thành phần có mối liên
hệ chặt chẽ với nhau đó là:

- Môi trường kiểm soát ;

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

3


- Đánh giá rủi ro ;
- Các hoạt động kiểm soát ;
- Thông tin liên lạc ; và
- Việc theo dõi (giám sát).
Môi trường kiểm soát
Sự kiểm soát của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người
quản lý đối với vấn đề kiểm soát . Nếu người quản lý cao nhất trong đơn vò tin
rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng , các thành viên khác trong đơn vò cũng
sẽ cảm thấy điều đó và sẽ hết sức tôn trọng các quy đònh kiểm soát . Ngược lại ,
nếu người quản lý chỉ hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý , các mục
tiêu kiểm soát chắc chắn không đạt được .
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm tính đồng bộ , giá trò đạo
đức và năng lực của mọi người ; nguyên lý quản lý và phongcách điều hành;
cách thức ủy quyền và giao phó trách nhiệm của hội đồng quản trò ; sự chú ý và
phương hướng hoạt động do Ban Giám đốc đưa ra. Để tìm hiểu và đánh giá môi
trường kiểm soát của một tổ chức , cần chú ý các nhân tố sau:
+ Triết lý quản lý và phong cách hoạt động .
+ Cơ cấu tổ chức.
+ Phương pháp ủy quyền .
+ Sự tham gia của Hội đồng quản trò và Ban kiểm soát .
+ Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.
+ Chính sách nhân sự.
+ Sự trung thực và các giá trò đạo đức.

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có
ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức bao gồm những vấn đề
như khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh , nhận thức và thái
độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán , sử
dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức.
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt các mục tiêu
của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vò là phân chia nó thành những bộ

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

4


phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là một điều
kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
Phương pháp ủy quyền là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới
một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho
công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
Sự tham gia của Hội đồng quản trò và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi
trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của
người quản lý.
Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên . Một tổ chức chỉ có thể đạt
được các mục tiêu của mình nếu cán bộ nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến
thức và kỹ năng cần thiết . Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là
phẩm chất của cán bộ nhân viên . Khi thiếu yếu tố này , các thủ tục kiểm soát
dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế.
Các chính sách về nguồn nhân lực bao gồm những vấn đề như chính sách
tuyển dụng , chính sách đào tạo sau tuyển dụng , chính sách khen thưởng và kỷ
luật…Các chính sách này ảnh hưởng quyết đònh đến trình độ và phẩm chất đội
ngũ nhân viên đơn vò.

Sự trung thực và các giá trò đạo đức. Để tạo được những ý thức này trong
đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức , các nhà quản lý cao cấp cần phải xây
dựng , ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về những nguyên tắc đạo
đức , hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức . Nhà quản lý còn phải
tự mình làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này. Một vấn
đề cũng rất quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến
sai phạm như việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc trong một thời
gian quá ngắn có thể dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực.
Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát . Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ
không đạt được các mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi
trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại ,một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

5


chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát . Tuy nhiên môi trường
kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát cần thiết.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro liên quan đến
việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp . Các rủi ro được đánh giá này bao
gồm cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài . Việc đánh giá các rủi ro tạo ra cơ
sở cho việc xác đònh xem những rủi ro đó được xử lý như thế nào.
Dưới một góc độ nào đó , kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá
và quản lý các rủi ro có thể phát sinh . Kinh doanh là chấp nhận rủi ro . Trong
thực tế , không có biện pháp nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không .
Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết đònh rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và
phải làm gì để quản lý các rủi ro. Để có thể làm được việc này người quản lý

cần phải :
* Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và
mục tiêu riêng cho từng hoạt động . Việc xác đònh mục tiêu rất quan trọng trong
việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro đối với tổ chức khi nó gây ảnh
hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Do đó có những sự kiện là rủi ro đối với tổ
chức này những không là rủi ro đối với tổ chức khác .
* Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho mục đích không thể thực hiện.
Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ
thuật, các chính sách nhà nước …) và từ các chính sách của đơn vò ( chính sách
mở rộng thò trường , chính sách đổi mới kỹ thuật .. ).
Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục đảm bảo cho việc
đưa ra một hành động cần thiết đối với các rủi ro đã được xác đònh trong quá
trình đánh giáù các rủi ro. Chúng bao gồm một số loại chính như sau :
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ .
- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động .
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
- Kiểm tra độc lập.

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

6


- Phân tích rà soát .
Phân chia trách nhiệm đầy đủ .
Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một
nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia. Mục đích là không thể
cho một cá nhân hay bộ phận nào đó có thể kiểm soát được mọi mặt của một
nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này

được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách
nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian
lận.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng sau:
+ Chức năng kế toán và chức năng hoạt động : Bộ phận thực hiện các
nghiệp vụ trong đơn vò không được ghi chép sổ sách kế toán , vì khi đó họ có thể
ghi chép và báo cáo sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của mình . thí dụ bộ
phận bán hàng mà kiêm việc ghi chép kế toán , bộ phận này có thể sẽ ghi chép
báo cáo thổi phồng doanh thu của đơn vò.
+ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế
toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu
hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán .
+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người
xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽ
tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về
phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót . Tuy nhiên cần chú ý rằng
việc phân chia trách nhiệm có thể bò vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng
với nhau.
Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chòu trách nhiệm
. Khi bất kỳ ai trong đơn vò cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn
sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền:

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

7

+ Ủy quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách , và những
người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của
chính sách. Các thí dụ về ủy quyền chung nhưa hạn mức bán chòu , bảng giá bán
cố đònh đối với sản phẩm dòch vụ , hạn mức tồn kho tối thiểu….
+ Ủy quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho
từng nghiệp vụ . Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng , người
quản lý sẽ yêu cầu bxét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Thí dụ khoản bán
chòu trên hạn mức , các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản…
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin :
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bò mất mát , tham ô, hư hỏng
hay sử dụng lãng phí . Tài sản có thể được bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc
tiếp cận nó bằng cách xây dựng nhà kho an toàn , bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ
, các thiết bò bảo vệ , tổ chức kiểm kê đònh kỳ….
Kiểm tra độc lập:
Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ.
Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu
năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm
soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại
trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
Phân tích rà soát:
Là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi
khác biệt đều cần làm rõ.Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các
gian lận , sai sót hoặc các biến động bất thường để kòp thời đối phó . Các dạng
phân tích rà soát thường gặp là:
- Đối chiếu ghi chép của đơn vò với số liệu bên ngoài.
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch.
Thông tin và liên lạc:

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

8


Hệ thống thông tin , hệ thống liên lạc và các hoạt động giúp cho mọi nhân
viên trong doanh nghiệp nắm được và trao đổi các thông tin cần thiết để thực
hiện , quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiêïp.
Hệ thống thông tin trong một đơn vò bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ
thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán
xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận là : Chứng từ , số sách và báo cáo.
- Chứng từ kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kế toán
nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung , thông qua ý nghóa của
nó đối với chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản.
- Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông
tin. Nó là một dấu vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm
soát.
- Báo cáo kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm các báo cáo tài chính
và báo cáo kế toán quản trò.
Việc Giám sát :
Các hệ thống kiểm soát nội bộ phải được theo dõi quá trình đánh giá chất
lượng của sự hoạt động của hệ thống theo thời gian. Điều này được thực hiện
thông qua các hoạt động quan sát đang diễn ra , qua các đánh giá riêng biệt hoặc
thông qua việc phối hợp của cả hai điều liệt kê trên.
Mô hình của COSO là một phương pháp mới đối với các hệ thống KSNB.
Mô hình trước đây nhấn mạnh đến các kiểm soát cứng nghóa là tạo ra các chính
sách và các quy trình , và theo dõi việc tuân thủ các chính sách đó. Mô hình
COSO đưa ra thành phần của các kiểm soát mềm bằng cách bao gồm cả môi
trường kiểm soát và các thông tin , liên lạc và coi chúng là các thành phần chủ
chốt của một hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát làm việc với các vấn đề
mềm như chất lượng của tổ chức , các giá trò đạo đức , và việc giao phó quyền

hành và trách nhiệm.
3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT :
Tùy vào cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau.
3.1 Phân loại theo mục tiêu :

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

9


Trong việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát , một vấn đề quan trọng làhiểu
được các khái niệm về kiểm soát phòng ngừa , kiểm soát phát hiện và kiểm soát
bù đắp.
3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa:
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc
các điều kiện đẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành
trước khi nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay
trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ : Phân chia
trách nhiệm , giám sát , kiểm tra tính hợp lý , sự đầy đủ, sự chính xác …
3.1.2 Kiểm soát phát hiện :
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc
các điều kiện dẫn đến sai phạm . Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau
khi nghiệp vụ đã xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ chẳng hạn.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho
nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát . Thế mạnh của kiểm soát
phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt
hại . Nhưng không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm được rủi ro
xuống bằng không và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp
rất cao. Khi đó , kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của
kiểm soát phòng ngừa , nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân

viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
3.1.3 Kiểm soát bù đắp :
Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này
bằng một thủ tục kiểm soát khác . Thí dụ đơn vò không thiết kế các thủ tục kiểm
soát về giao nhận vật tư trong nội bộ phân xưởng , thay vào đó là sự kiểm soát
chặt chẽ việc nhập xuất của phân xưởng.
3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát :
Gồm có hai loại là : Kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung.
3.2.1 Kiểm soát chung :

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

10


Kiểm soát chung là các thủ tục , chính sách chung tạo môi trường chung
cho các hoạt động của kế toán. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới
các kiểm soát trực tiếp. Nếu kiểm soát chung tốt tạo môi trường tốt cho hoạt
động kế toán thì có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát trực tiếp, làm cho
kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn . Ngược lại , nếu kiểm soát chung yếu
kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm sóat trực tiếp tốt.
Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động kế toán như
việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm , kiểm soát việc ủy
quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ , kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách ,
báo cáo kế toán , kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán ….Các thủ tục kiểm
soát chung này được thiết lập tùy theo phương tiện xử lý thông tin kế toán bằng
tay hay bằng máy tính.
3.2.2 Kiểm soát trực tiếp:
Kiểm soát trực tiếp là các kiểm soát liên quan tới một hoạt động xử lý cụ
thể của kế toán . Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành : Kiểm soát đầu

vào , kiểm soát xử lý và kiểm soát kết qủa của hệ thống thông tin kế toán. Các
thủ tục kiểm soát này cũng tùy thuộc vào phương tiện xử lý thông tin kế toán
bằng tay hay bằng máy tính.
4. KẾT LUẬN :
Mô hình của COSO là một phương pháp mới đối với các hệ thống kiểm
soát nội bộ . Nó đã nêu ra khá chi tiết ,đầy đủ về các thành phần của kiểm soát
nội bộ . Tuy nhiên theo hiểu biết có hạn của mình tôi nghó rằng đối với chúng ta
một khi chưa có điều kiện áp dụng mạnh, nhanh sự tiến bộ của khoa học kỹ
thuật vào các thủ tục kiểm soát thì yếu tố con người (cả về phẩm chất đạo đức
và năng lực) nên được hiểu như là một thành phần quan trọng như năm thành
phần kia chứ không là một yếu tố của thành phần môi trường kiểm soát. Trong
trường hợp này nếu ý thức của đội ngũ nhân viên quá kém thì dù có thiết lập các
biện pháp kiểm soát như thế nào cũng sẽ không có hiệu lực cũng như không đạt
hiệu quả cao.

] ^

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

11


PHẦN HAI
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC KINH DOANH
NGÀNH XĂNG DẦU TRÊN ĐỊA BÀN CẦN THƠ
Tỉnh Cần Thơ là trung tâm kinh tế của khu vực Đồng bằng sông Cửu
Long. Nơi đây tập trung khá đông dân cư , đã và đang hình thành nhiều khu công
nghiệp, khu chế xuất , đây cũng là điểm đầu mối về giao thông đường bộ cũng
như đường thủy trong phân phối ,giao dòch thương mại của vùng . Do đó tại Cần

Thơ tập trung khá nhiều doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xăng dầu , loại vật
tư vô cùng thiết yếu đối với cuộc sống và hoạt động sản xuất, dòch vụ . Trong số
đó các doanh nghiệp nhà nước chiếm ưu thế như: Công ty xăng dầu Hậu Giang ,
Công ty Thương Mại Cần Thơ , Chi nhánh Công ty Dầu Khí Sài Gòn ( Sài Gòn
Petro ) ; chi nhánh Công ty Xăng dầu Hàng Không ( Vinapco ) , Chi nhánh Công
ty Thương mại và dầu khí Đồng Tháp, Công ty dầu khí Petro MeKong (Thuộc
Tổng Công ty dầu khí Việt nam )… Đây là những đơn vò lớn và hiện chiếm thò
phần khá cao không những ở Cần Thơ mà cả nhiều tỉnh khác trong khu vực. Qua
khảo sát thực tế về qui mô , về cách thức tổ chức kinh doanh , về các thủ tục
kiểm soát được hình thành…các Công ty trên có thể chia ra thành hai nhóm :
- Các công ty đã có truyền thống lâu năm trong ngành xăng dầu, là thành
viên của các đơn vò hoặc các Tổng công ty lớn, có hệ thống kho chứa khá hoàn
chỉnh và đều có tổ chức mạng lưới bán lẻ (các cửa hàng) như Công ty Xăng dầu
Hậu Giang , Chi nhánh Công ty dầu khí Sài Gòn, Công ty thương mại dầu khí
Đồng Tháp.
- Nhóm còn lại là những đơn vò hoặc mới thành lập trong thời gian gần
đây hoặc ra đời lâu nhưng mới bắt đầu kinh doanh xăng dầu. Thường những
công ty này không có kho mà dùng xà lan làm kho chứa và xuất hàng. Việc bán

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

12


hàng chỉ là bán sỉ tập trung tại văn phòng trung tâm, không có các cửa hàng bán
lẽ.
Giữa hai nhóm công ty này tất yếu sẽ có những nét giống nhau trong thiết
lập cơ cấu kiểm soát nội bộ do kinh doanh cùng ngành hàng. Bên cạnh đó do
điều kiện cụ thể của mỗi đơn vò mà có những sự khác biệt như : Qui mô ; Phương
thức trong nhập xuất tồn kho hàng hóa (theo lít thực tế hay qui đổi ra lít ở nhiệt

độ chuẩn) ; quản lý hao hụt ; cách tổ chức bán hàng… Trong quá trình mô tả thực
trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ , những vấn đề nào mà hầu hết các công ty
đều có thì được nêu chung , còn những vấn đề mà nơi này có nơi khác không có
xin được lấy Công ty xăng dầu Hậu Giang và Công ty Thương mại Cần Thơ làm
cơ sở để nêu ra và đánh giá vì đây là hai đơn vò có những nét bao quát nhất đại
diện được cho hai nhóm công ty này.
1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ :
Qua khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này
ở góc độ các bộ phận cấu thành một số vấn đề cần được đề cập đến gồm :
- Môi trường kiểm soát :
Các nhà quản lý của những công ty này rất nhièu người bò hạn chế về
năng lực do chưa được kinh qua các trường lớp đào tạo chính quy . Đội ngũ nhân
viên thì số cũ lâu năm còn khá nhiều nên về trình độ cần được đào tạo lại . Đặc
biệt là những chuyên viên về kỹ thuật xăng dầu rất khan hiếm. Có thể tham
khảo qua bảng phân loại trình độ nhân viên. (Bảng 1)
Với đội ngũ nhân viên như trên nhưng chính sách đào tạo của các doanh
nghiệp này chưa có hệ thống hay đònh hướng rõ ràng , hiện tại việc học tập nâng
cao trình độ là do tự phát của từng người.

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

13


TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN CÔNG TY

(BẢNG 1)
Hệ đào tạo của các

Tổng số
CBCNV Trình độ đại học
Tên công ty

Tổng số

Trung

Tr. Đó

cấp

kỹ sư

nhà quản lý
Tại

Chính

chức

quy

hóa dầu
Công ty Xăng
dầu Hậu giang
Cty

300

47

0

65

10

2

120

19

0

26

5

1

40

7

0

11

4

0

Thương

mại Cần Thơ
Cty Xăng Dầu
Đồng Tháp

- Đánh giá rủi ro :
+ Như chúng ta đã biết xăng dầu là mặt hàng vật tư chiến lược có nhu cầu
rất lớn . Hiện tại kinh doanh xăng dầu thường đem lại lợi nhuận cao mặt dù sự
cạnh tranh không kém phần gay gắt. Tuy nhiên thò trường này chưa hề có các
hãng lớn của nước ngoài tham gia (do nhà nước chỉ cho phép kinh doanh dầu
nhờn chứ chưa có chủ trương cấp phép đầu tư trong lónh vực xăng dầu) . Một khi
các hãng xăng dầu lớn này (như BP : British Petroleum ; Caltex ; Mobil của Mỹ ;
hay Shell của Hà lan..) tham gia vào thò trường Việt nam thì mối đe dọa đến việc
kinh doanh của những doanh nghiệp trong nước là rất lớn nhưng các nhà quản lý
ở đây đều chưa đặt ra vấn đề này nhằm xác đònh hướng đối phó.
+ Đặc điểm của xăng dầu là rất dễ cháy (như xăng chỉ cần 45oC là đã có
thể bốc cháy) . Nhưng tại Cần Thơ ngoài công ty dầu khí Đồng Tháp đã xây
dựng một kho chứa tại huyện Châu thành xa khu dân cư, còn lại các kho của
những đơn vò khác đều nằm ngay trong thành phố Cần thơ chen lẫn trong khu
dân cư đông đúc. Một vài doanh nghiệp thì dùng ngay phương tiện vận tải (Xà
lan) để làm kho và nơi xuất hàng tại các bến đậu .Qua đó có thể nhận thấy rõ
nguy cơ hỏa họan là rất cao, hậu quả của nó khó thể lường hết được.
Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

14

- Các hoạt động kiểm soát :
+ Như trên đã nêu từ rủi ro có thể xảy ra đối với xăng dầu , việc bảo quản
chúng vì vậy rất khó khăn phức tạp . Tuy nhiên ngoài những biện pháp thông
thường trong phòng cháy chữa cháy các công ty này chưa có những đònh hướng
để giảm thiểu rủi ro trong lâu dài (như đă các kho ra ngoại ô, không xuất hàng
trực tiếp từ phương tiện…)
+ Về công tác kiểm tra kiểm soát tất cả doanh nghiệp được tham khảo
đều không có kiểm toán nội bộ hay ban kiểm sóat có tính độc lập khách quan
trong hoạt động nên việc kiểm tra độc lập là không có.
- Thông tin và liên lạc:
+ Hệ thống thông tin trong đơn vò mà nhất là hệ thống thông tin kế toán là
tài sản quý giá , việc quản lý thông tin thể hiện cụ thể qua các nội dung:
ª Chứng từ kế toán : Phát sinh với số lượng rất lớn , được lưu giữ cẩn
thận đảm bảo cho việc sao lục về sau. Về mặt chất lượng tại các đơn vò này
nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy đònh vẫn được duyệt chi như Công
ty Thương mại Cần thơ, công ty Dầu khí Đồng tháp, Công ty Petromekong các
chứng từ mua văn phòng phẩm , công cụ và một số vật tư đa số chỉ là những
bảng kê thông thường. Việc quản lý hóa đơn bán hàng sau khi đã phát hành chưa
được thực hiện nghiêm túc như tại công ty xăng dầu Hậu giang trường hợp khách
lấy hóa đơn đến kho những sau đó không nhận hàng (coi như hủy) nhưng không
trả lại và sau đó thất lạc thường xuyên xảy ra có thể thấy được số liệu này qua
bảng kê các khoản bò phạt hành chính về hóa đơn qua các năm: (Bảng 2)
Năm

Số hóa đơn mất

Số tiền phạt

Xử lý

1997

96

32.000.000 đ

Công ty chòu

1998

59

30.000.000 đ

Công ty chòu

1999

12

11.000.000 đ

Cá nhân : 1 triệu
Công ty: 10 triệu

ª Sổ sách kế toán : tại hầu hết các công ty đều mở sổ ,ghi chép đúng với
chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong quản lý nên
các số liệu thường chính xác.

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

15


ª Báo cáo tài chính, báo cáo quản trò :
Báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng mẫu biểu và thời hạn do phải
nộp cho các cơ quan chức năng. Riêng báo cáo quản trò ngoài công ty xăng dầu
Hậu giang đã thực hiện nhằm phục vụ cho công việc phân tích , quản lý tài
chính, tại các đơn vò còn lại đều chưa quan tâm đến khâu này.
- Giám sát :
Do chưa có sự kiểm tra kiểm soát một các độc lập , khách quan (dù chỉ ở
mức độ tương đối nào đó ) nên tại các doanh nghiệp này các thông tin về nhận
xét đánh giá hệ thống kiểm sóat là không đủ độ tin cậy.
Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đó và kết
luận về các thành phần của hệ thống kiểm soát tại các công ty kinh doanh
xăng dầu ở Cần Thơ .
- Nhận xét : Từ thực tiễn của các công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn
chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây:
+ Môi trường kiểm soát yếu kém là do đội ngũ nhân viên có trình độ ,
năng lực chưa cao . Bản thân nhiều nhà quản lý không được đào tạo qua các
trường lớp chính quy . Công tác đào tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ
vào nhu cầu thực tế.
+ Các nhà quản lý chưa tính đến những rủi ro rất dễ xảy ra, do vậy không
quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về đối thủ cạnh tranh từ nước ngoài,
về bảo quản hàng hóa.
+ Hoạt động kiểm soát : chưa chú trọng đến tính khách quan , trung thực
,của thông tin qua hoạt động kiểm tra, từ đó không tổ chức nên các bộ phận
kiểm soát mang tính độc lập.

+ Thông tin liên lạc :
* Các chứng từ thanh toán không đúng quy đònh là do thủ tục kiểm soát ở
khâu này không hiệu quả , người thực hiện dễ dãi, nể nang. Hóa đơn không lấy

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

16


hàng bò mất như tại công ty xăng dầu Hậu giang là do quy đònh về lưu chuyển
chứng từ chưa hợp lý, chưa giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên làm việc này.
* Về báo cáo quản trò: tại nhiều đơn vò nhà quản lý chưa nhận thấy được
tầm quan trọng của thông tin kế toán nên hệ thống báo cáo này chưa hình thành.
- Kết luận :
Các thiếu sót , yếu kém được phân tích trên đây rõ ràng cần có những giải
pháp nhằm làm cho các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trở
thành những tế bào lành mạnh để góp phần làm cho hệ thống hoàn hảo hơn.
Trong bài luận văn này tôi không tham vọng tải hết được những nội dung
rộng lớn như vậy mà mục đích chính là đi sâu vào phân tích các thủ tục kiểm
soát (trong cách phân loại theo mục tiêu) đã được thiết lập tại các doanh nghiệp
nêu trên . Nhận xét ,đánh giá tính hiệu lực hay yếu kém của nó từ đó có những
giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát nhằm phát huy mạnh mẽ tính kiểm
tra kiểm soát của nó , tạo ra một hệ thống gồm những thủ tục kiểm soát có tính
khả thi và hiệu quả hoạt động cao. Trong đó chú trọng đến các loại kiểm soát
phòng ngừa và kiểm soát phát hiện vì thực chất nếu các thủ tục kiểm soát thuộc
loại này đã chặt chẽ thì không cần đến những thủ tục kiểm soát bù đắp. Nội
dung này sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.
2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT :
2.1 . Kiểm soát phòng ngừa :
2.1.1. Quản lý chất lượng sản phẩm : Người sử dụng rất nhạy cảm với

loại vật tư này về vấn đề chất lượng , bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng hoạt động của máy móc ,độ an toàn và quan trọng hơn hết là ảnh hưởng
đến tuổi thọ của máy . Trong thực tế do sự chênh lệch về giá bán giữa các mặt
hàng xăng và dầu (thông qua bảng giá ) nên tại các bộ phận quản lý kho hàng ,
vận chuyển, cửa hàng bán lẻ… thường xảy ra hiện tượng pha trộn các loại dầu
giá thấp hơn vào sản phẩm có giá cao hơn để hưởng chênh lệch .

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

17


BẢNG GIÁ TẠI THỜI ĐIỂM 30/09/2000
Loại xăng dầu

(BẢNG 3)
Giá bán (đồng/lít)

- Xăng thường

5.100 đ/l

- Xăng chất lượng cao

5.400 đ/l

- Dầu hỏa

3.800 đ/l

- Diesel thường

3.800 đ/l

- Diesel chất lượng cao

4.000 đ/l

Để đối phó với tình trạng này các đơn vò kinh doanh xăng dầu nêu trên
(gọi tắt là các công ty) thường áp dụng các thủ tục kiểm soát để phòng ngừa
như: pha thêm màu vào một vài loại để phân biệt như xăng chất lượng cao màu
xanh lá cây, xăng thường màu vàng . Riêng diesel có màu vàng đậm và dầu hỏa
màu trắng tự nhiên.
Ở Công ty Thương mại Cần Thơ việc dùng xà lan vận chuyển làm kho
chứa và xuất hàng thì tình trạng chất lượng sản phẩm kém do gian lận càng khó
kiểm soát vì giữa các hầm chứa hàng đều có hệ thống thông nhau để sử dụng lúc
cần thiết nên rất thuận lợi cho việc pha trộn.
2.1.2 . Quản lý việc bán hàng :
Gồm có hai khâu : bán số lượng lớn tại văn phòng trung tâm và bán lẻ tại
các trạm , các cửa hàng . Xăng dầu là mặït hàng hầu hết phải nhập từ nước ngoài
nên rất dễ bò ảnh hưởng bởi thò trường thế giới thể hiện qua giá cả biến động
,hay có thời điểm hàng khan hiếm. Trong thời điểm hàng hóa và giá cả không
ổn đònh rất dễ xảy ra tình trạng người quản lý kinh doanh lạm dụng quyền hạn
để thủ lợi (trong việc duyệt giá bán, hay số lượng bán…) . Tại Công ty xăng dầu
Hậu Giang hằng ngày đều có niêm yết giá bán. Các nhân viên kinh doanh căn
cứ vào đó để giao dòch với khách hàng. Tuy nhiên đây không phải là giá bán duy
nhất mà tùy theo đối tượng nhà quản lý có thể duyệt giá bán thấp hơn thường là
để cạnh tranh với đơn vò khác (có khi chênh lệch đến 100 đ/lít). Vào những thời
điểm hàng bò khan hiếm do khâu nhập khẩu hoặc do ảnh hưởng bởi các quyết
đònh giảm sản lượng của các nước kinh doanh dầu mỏ (APEC) thì dù giá bán có

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

18


đụng trần quy đònh (bởi chính phủ) hàng vẫn bán được (do cung nhỏ hơn cầu )
nhưng công ty vẫn không thay đổi cách quản lý giá bán này nên rất dễ xảy ra
tiêu cực, thất thu doanh số. Những lúc giá bán tăng hoặc giảm cũng là những
thời điểm tiêu cực dễ xuất hiện do việc thông tin về giá bò rò rỉ , sản lượng sẽ
tăng đột biến (trường hợp tăng giá) như thời điểm tăng giá vào ngày 16 tháng 2
năm 2000 qua bảng số liệu tình hình sản lượng các ngày xung quanh thời điểm
tăng giá : (Bảng số 4)
Ngày tháng

Sản lượng bán

Sản lượng bán

Công ty XD Hậu Giang

CTyThương mại Cần Thơ

13/02/2000

1.014 m3

278 m3

14/02/2000

5.836 m3

1.255 m3

15/02/2000

4.914 m3

1.302 m3

16/02/2000 (lên giá)

747 m3

316 m3

17/02/2000

881 m3

300 m3

Các cửa hàng bán lẻ thường cũng được qui đònh hai giá bán khác nhau cho
cùng mặt hàng (giá thấp để bán cho người mua đi bán lại,hoặc là khách hàng
thường xuyên ). Chính sách giá này trong thực tế đã đem đến hiệu quả là tạo sự
linh động cho người quản lý cửa hàng trong mua bán ,sản lượng có tăng lên ,
nhưng nó cũng dễ đưa đến sự gian lận của các bộ phận bán lẻ khi lập báo cáo
bán hàng trong đó ghi tăng số lượng bán giá sỉ và giảm số lượïng bán giá lẻ để
hưởng chênh lệch. Lấy số liệu cụ thể ở cửa hàng xăng dầu số 5,số 6,số 14 thuộc

Công ty xăng dầu Hậu giang . Đây là những cửa hàng ở các đòa bàn khác nhau
như trung tâm thành phố , ngoại ô và ở huyện .Lượng tiêu thụ bình quân mỗi
ngày khoản 5.000 lít các loại, đa số là đổ cho xe gắn máy hai bánh, hoặc ghe
(cửa hàng huyện) nên giá bán là giá lẻ. Nhưng khi lập bảng kê hàng bán thì
lượng bán giá sỉ dù rất thấp khoảng 10% vẫn được tăng lên chiếm tỷ trọng
khoảng 40% để hưởng chênh lệch về giá (thường là 120 đến 150đ/lít). Bảng số

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

19


liệu bán hàng tháng 12/1999 sau đây sẽ cho thấy khoản chênh lệch tiền từ việc
làm này: (Bảng 5)
Cửa hàng

Tổng lượng

Lượng bán

Lượng bán

Chênh lệch Tiền chênh

bán (lít)

giá sỉ theo

sỉ có thể kê

giá sỉ và lẻ

báo cáo

khống

lệch
(đồng)

Số 5

164.372

72.000

54.000

120

6.480.000

Số 6

148.115

61.000

45.000

120

5.400.000

Số 14

139.227

55.000

41.000

150

6.150.000

Với gần 20 cửa hàng thì lượng tiền mất đi có thể là trên 100.000.000 đ
một tháng một con số không nhỏ.
2.1.3. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức , nhân sự
- Ở hầu hết các công ty này qui chế tuyển dụng là phòng tổ chức xem xét
hồ sơ , nếu đáp ứng đúng yêu cầu thì trình giám đốc phê duyệt . Riêng Công ty
xăng dầu Hậu giang còn có thêm thủ tục : khi có nhu cầu lao động về lónh vực
nào đó thì công ty sẽ tuyển chọn trước hết từ trong con em cán bộ công nhân
viên đang làm việc tại đây, nếu không có thì mới tuyển từ bên ngoài vào. Quy
đònh này có tác dụng tích cực đã tạo sự an tâm cho nhân viên trong công việc .
Nhưng công ty cũng chưa có quy đònh cụ thể trong trường hợp có nhiều con em
cùng đáp ứng yêu cầu (thông qua bằng cấp) thì ai sẽ được thu nhận vì mỗi lần
tuyển dụng số lượng chỉ có hạn.
- Quá trình điều động nhân viên giữa các bộ phận trong công ty được thực
hiện theo cơ chế phòng tổ chức đề nghò và ra quyết đònh để trình giám đốc ký.
Như vậy trong trường hợp ý muốn chủ quan của cán bộ lãnh đạo phòng tổ chức

mà không hợp lý hoặc có vụ lợi cá nhân thì việc bố trí nhân sự sẽ không phù hợp
năng suất sẽ bò hạ thấp. Điển hình tại một số đơn vò phụ thuộc như :
+ Cửa hàng xăng dầu số 8 đường Hùng Vương, Cần Thơ một nhân viên
đứng bơm xăng có trình độ đại học quản trò kinh doanh ;

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

20


+ Cửa hàng số 5 đường Nguyễn Trãi nhân viên có trình độ trung cấp kế
toán là người bán hàng trong khi kế toán cửa hàng không có bằng cấp nào ;
+ Ở văn phòng một chuyên viên có trình độ đại học về ngành hóa (nhưng
lại không phải hóa dầu) được bố trí đi bán hàng , công nhân xăng dầu đã qua
trường lớp lại được phân công làm bảo vệ văn phòng…
Chính việc bố trí như vậy đã gây ra sự nghi ngờ về mối liên hệ không tốt
giữa bộ phận tổ chức với một số nhân viên khác , không phát huy được năng lực
chuyên môn của đội ngũ nhân viên.
2.1.4. Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính
- Công ty xăng dầu Hậu Giang là một trong những đơn vò đi đầu trong số
này đưa công tác tin học vào quản lý. Qua nhiều giai đoạn ứng dụng với nhiều
sự thay đổi hiện nay đang sử dụng một chương trình quản lý khá qui mô và chạy
trên mạng cục bộ trong văn phòng công ty. Chương trình được viết từ phần mềm
Foxpro for Dos cho tất cả các phần hành công việc từ kinh doanh đến kế toán tài
chính hay kỹ thuật. Số liệu được lưu là duy nhất trên máy chủ (Server) với các
qui đònh :
+ Mỗi phòng ban lập danh sách những nhân viên cần sử dụng chương
trình trong công việc và cần sử dụng phần nào để bộ phận tin học (với người
đứng đầu giữ vai trò quản trò trưởng ) tạo danh mục người sử dụng ( user ) . Quản
trò trưởng và kế toán trưởng cùng kế toán tổng hợp là những người được vào tất

cả các mục . Riêng quản trò trưởng còn là người có thể biết tất cả các mật khẩu
của mọi người sử dụng cũng như mật khẩu của một số phần hành quan trọng.
+ Mỗi người sử dụng phải tạo cho mình một mật mã (Password ) để vào
chương trình từ hệ điều hành. Khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này
nếu không đúng mật mã tuyệt nhiên không được vào chương trình (khóa thứ
nhất).
+ Trước khi vào menu chính của chương trình một lần nữa người sử dụng
phải đánh vào mật khẩu (khác với mật mã trước) để chương trình bày ra những
mục mà người này được sử dụng do phòng ban yêu cầu và đã được quản trò

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

21


mạng cài đặt từ trước (khóa thứ hai) . Để bảo đảm an toàn một số phần hành
quan trọng còn được cài mật mã của riêng nó (khóa thứ ba) .
Việc quản lý chương trình ở công ty Thương mại Cần Thơ không nghiêm
ngặt như ở công ty xăng dầu Hậu Giang . Nếu là nhân viên thuộc phòng kinh
doanh hoặc kế toán thì ai cũng có thể vào được toàn bộ chương trình . Cách làm
này có ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bò ,chương trình được xây dựng đơn giản hơn,
do có những đoạn phải làm thủ công số liệu không liên hoàn nên thực hiện được
việc đối chiếu số liệu giữa kinh doanh và kế toán. Tuy nhiên độ an toàn và tính
bảo mật của các thông tin là quá thấp.
2.1.5. Bảo quản hàng hóa, tài sản
Xăng dầu là hàng hóa rất khó bảo quản bởi các tính chất lý hóa của nó
như rất dễ cháy , bay hơi nhanh do vậy để đảm bảo an toàn cho hàng hóa đòi hỏi
những quy đònh rất khắc khe tốn kém nhiều.
- Công ty xăng dầu Hậu Giang là thành viên của Tổng công ty xăng dầu
(Petrolimex) nên hệ thống kho bãi được xây dựng tương đối hoàn chỉnh , các kho

đều có tường rào bảo vệ cao , bồn chứa được cách ly với khoản cách an toàn.
Lực lượng bảo vệ kho được tập luyện thường xuyên công tác phòng cháy chữa
cháy .
Các cửa hàng bán lẻ của công ty bồn chứa cũng được chôn âm dưới đất
nên có độ an toàn cao.
- Tại công ty Thương mại Cần Thơ do không có hệ thống bồn bể nên xà
lan vận chuyển cũng là nơi chứa và xuất hàng. Bến đậu của xà lan cũng không
là bến riêng mà neo đậu với các loại tàu bè khác.
2.1.6. Quản lý công nợ :
Đối với các công ty này các khoản trong thanh toán thường rất lớn như :
Thanh toán với người bán , thanh toán với người mua , các khỏan tạm ứng , các
khoản phải thu , phải trả khác . Tuy nhiên đối tượng quan trọng nhất mà các đơn
vò quan tâm là khách mua hàng . Hầu hết khách hàng mua xăng dầu đều có mua
nợ và số dư nợ thường rất lớn .

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

22


- Tại Công ty Xăng dầu Hậu giang việc quản lý công nợ với người mua
được thực hiện bởi các qui đònh sau:
+ Đối với khách hàng là các đơn vò, doanh nghiệp nhà nước khác thì việc
bán hàng cho nợ chỉ dựa trên cơ sở hợp đồng giữa hai bên và sự tin tưởng nhau
qua tư cách pháp nhân của những đơn vò quốc doanh. Các đơn vò làm ăn với công
ty càng lâu thì sự tin tưởng càng nhiều. Chính sách này trong thực tế đã đơn giản
hóa các thủ tục nên việc mua bán diễn ra nhanh hơn, sản lượng cao hơn . Nhưng
cũng đã có trường hợp lợi dụng sự tín nhiệm lẫn nhau đó mà một cá nhân là đại
diện của công ty xuất nhập khẩu Minh Hải đã bỏ trốn sau khi lấy của công ty
930 triệu đồng tiền hàng bằng các giấy giới thiệu đã không còn giá trò do vậy

Công ty xuất nhập khẩu Minh Hải không hề có trách nhiệm trong trường hợp
này.
+ Đối với khách hàng là các đại lý (thường là các doanh nghiệp tư nhân)
thì việc bán hàng cho nợ phải có thế chấp tài sản và số dư nợ chỉ tương đương
70% giá trò tài sản thế chấp . Tài sản thế chấp ở đây là giấy chứng nhận chủ
quyền các bất động sản như nhà , đất hoặc các động sản đang dùng vào kinh
doanh như xà lan vận chuyển… Việc thu nhận và bảo quản các hồ sơ thế chấp do
phòng kinh doanh đảm nhận. Với cách quản lý nợ với đối tượng này như vậy là
khá an toàn , nhưng trong một số thời điểm số dư nợ vẫn vượt mức đã cho phép
đối với tài sản thế chấp. Việc này vẫn thường xảy ra nhưng phòng kế toán tài vụ
thường không biết được do toàn bộ tài sản thế chấp đều do bộ phận kinh doanh
nắm giữ.
Công nợ tạm ứng trong đội ngũ nhân viên công ty cũng chiếm một lượng
khá lớn , số dư nợ vào tháng cuối quý năm 1999 như sau:

(Bảng 6)

Ngày tháng

Số dư tạm ứng

31/03/1999

312.547.000 đ

30/06/1999

415.000.000 đ

30/09/1999

388.815.000 đ

31/12/1999

362.162.000 đ

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

23


Theo quy đònh của công ty phải thanh toán khỏan tạm ứng trước mới được
ứng tiếp lần sau. Thực tế việc này đã không được chấp hành số tạm ứng thừa
theo lệ không thu hồi ngay , phòng kế toán không có biện pháp nào hơn là trừ
dần vào mỗi kỳ thanh toán lương , chính vì vậy mà số dư khó giảm xuống được.
- Công ty Thương mại Cần thơ có qui đònh về quản lý công nợ còn thoáng
hơn đa số các số dư nợ đều là tính chấp và dựa trên mối quan hệ truyền thống ,
đánh giá cung cách làm ăn của đối tác của các cán bộ kinh doanh. Trong những
năm qua ở đây chưa có sự cố nào ,các khách hàng vẫn tiếp tục mua hàng trả nợ
và tiếp tục nợ công ty. Nhưng rõ ràng với cách kiểm soát như vậy một rủi ro
tiềm tàng vẫn đang là mối nguy cơ cho hoạt động của đơn vò.
2.1.7. Quản lý tiền mặt:
Do xăng dầu là mặït hàng thiết yếu ,việc mua bán diễn ra hàng ngày ở các
công ty này rất lớn và vì thế lượng tiền mặt thu vào chi ra cũng rất nhiều.
- Hàng ngày số tiền giao dòch tại công ty Xăng dầu Hậu Giang bình quân
là 3 tỷ đến 5 tỷ đồng. Số liệu sau ở quý IV năm 1999 về tiền mặt thu vào sẽ cho
thấy điều này: (Bảng 7)
Tháng năm

Tổng thu tiền mặt

Trong đó số thu bán hàng

10/1999

134.743.800.000 đ

133.912.500.000 đ

11/1999

146.500.075.000 đ

145.833.000.000 đ

12/1999

161.442.367.000 đ

161.005.125.000 đ

Để có thể thu hồi lượng tiền về nhanh chuyển trả cho bên bán công ty
thường thỏa thuận với các đại lý việc cử kiểm ngân đến tận đại lý thu tiền. Điều
này đã tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng . Nhược điểm của nó là đòi hỏi về
nhân sự. Lượng tiền tại chỗ nhiều , nếu cử người đi thu nơi khác thì sẽ bò ứ đọng
không đếm hết , phòng kế toán đã đôi lúc xử lý bằng các cử cán bộ kế toán thu
hộ. Tại Chi nhánh của công ty ở Sóc trăng vào tháng 5 năm 1999 kế toán viên
được cử đi thu về khi lập phiếu đã ghi giảm số thực thu để lấy chênh lệch 15

Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ

24