Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 2 :
Thiết lập HTKSNB trong DN
Trần Thị Thu Hằng
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 2
2
Nội dung

Tìm hiểu Hệ thống KSNB của DN

Ma trận kiểm soát theo chiều dọc

Ma trận kiểm soát theo chiều ngang

Đánh giá HTKSNB hiện tại của Doanh
nghiệp

Các bước xây dựng HTKSNB trong DN

Bài tập trắc nghiệm
MA TRẬN KIỂM SOÁT
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 3
3
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
Mục tiêu
DN
BCTC
Hoạt
động
Tuân

thủ
Nguồn lực
& VHDN
Xác định&
Đánh giá
rủi ro
Các cơ
chế
KS
Hạn chế rủi
ro
Từ chối
Chấp
nhận
chuyển
giao
KSNB
THEO
CHIỀU
DỌC
KSNB theo chiều ngang
Quy trình bán hàng
Quy trình mua hàng
Quy trình sản xuất
Quy trình tiền lương
Quy trình chi tiêu
Quy trình kế toán
Các quy trình khác
Đánh giá HTKSNB
Hiện tại của DN

Tái xác định &
Đánh giá lại rủi ro
Của DN
Xem xét Nguồn lực
& Văn hoá của DN
Tái cấu trúc DN,
Tái PCPN cho NV,
& Tái xác lập các
qui trình nghiệp vụ
Xây dựng hệ thống
Quy chế & tổ chức
Thực hiện
CÁC YẾU TỐ CHI PHỐI
SỰ THÀNH CÔNG
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 4
4
MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP
Xác định
mục tiêu
DN
Tuân
thủ
Kinh
doan
h
Hoạt
động
Tổng thể
(Mục đích)

Từng giai
đoạn
Cụ thể hóa,
lượng hóa
Tài chính
(LN, khả
năng thanh
toán...)
Phi tài
chính (thị
phần,
thương
hiệu,
VHDN..)
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 5
5
MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 6
6
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Rủi ro trong doanh nghiệp
RỦI RO
CỦA DN
Rủi ro
Bên ngoài
DN
Rủi ro
Bên trong

DN
Môi
trưởng
vĩ mô
Môi
trưởng
vi mô
RR
hoạt
động
RR
tuân
thủ
pháp
luật
Value chain
Becnchmarketing
Questionaire
Kiêm nhiệm
Chuyên trách
Thuê ngoài
Mô hình PEST :
Môi trường chính trị
Nền kinh tế
Xu hướng xã hội
Phát triển công
nghiệp
Mô hình “ 5 Forces”
Nhà cung cấp
Khách hàng

Đối thủ cạnh tranh
Sản phẩm thay thế
Môi trường cạnh tranh
hiện tại
CƠ CHÊ KIỂM SOÁT
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 8
8
ĐÁNH GIÁ RỦI RO DOANH NGHIỆP
Trung Cao Cao
Thấp Trung Cao
Thấp Thấp Trung
Thấp TB Cao
Mức độ ảnh hưởng
Xác suất xảy ra rủi ro
Cao
TB
Thấp
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 9
9
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
1. Phê duyệt
2. Định dạng trước
3. Báo cáo bất thường
4. Bảo vệ tài sản
5. Bất kiêm nhiệm
6. Sử dụng chỉ tiêu
7. Đối chiếu
8. Kiểm tra & theo dõi

CCKS là các
thủ tục được
xác lập nhằm
mục đích ngăn
chặn hoặc phát
hiện rủi ro
Thủ tục
kiểm
soát
1. Sử dụng CCKS thích hợp
2. Xem xét tính hiệu quả của CCKS (so
sánh lợi ích & chi phí)
3. Sd 1 cơ chế hay phối hợp một số
CCKS một rủi ro
4. Vừa dùng CCKS để ngăn ngừa
RR,vừa dùng CCKS để phát hiện RR
Nguyên
tắc kiểm
soát
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 10
10
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Cơ cấu
tổ chức
quản lý
Công ty
Ban hành các quy chế
quy trình bộ phận
Phân

công
phân
nhiệm
hợp lý
Ban hành các quy chế từng vị trí nhân viên
Xây dựng hệ thông
quy trình nghiệp vụ
chức năng
Có bao
nhiêu bộ
phận
trong DN
Có bao
nhiêu
chức năng
trong DN
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 11
11
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Một công ty có bao nhiêu chức năng, là
những chức năng nào?
Sở hữu
Kiểm soát
Quản lý
Kiểm toán nội bộ
Mua hàng
Tiếp thị
Bán hàng
Tài chính

Kế toán
Hành chính
Nhân sự
Sản xuất
Kỷ thuật
Nghiên cứu & PT
Kho
Quỹ
Bảo vệ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 12
12
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phận nào?
Điều này phải tùy thuộc vào :
1. Quy định của pháp luật hiện hành
2. Những chức năng mà công ty có
3. Yêu cầu quản lý của công ty
4. Nguồn lực hiện có của công ty
5. Việc xác lập cơ chế kiểm soát
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 13
13
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức quản lý DN
•
Doanh nghiệp nhà nước
•
Doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội
•

Hợp tác xã
•
Công ty cổ phần
•
Công ty TNHH
•
Công ty hợp danh
•
Doanh nghiệp tư nhân
•
Công ty 100% vốn nước ngoài
•
Công ty liên doanh
•
Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)
•
Chi nhánh thương nhân nước ngoài
•
Văn phòng đại diện
•
(Chưa kể lĩnh vực ngân hàng)
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 14
14
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức quản
lý công ty :
•
Tuỳ theo loại hình pháp lý của công ty
•

Theo quy định của pháp luật hiện hành, mỗi
loại hình pháp lý công ty sẽ có cơ cấu tổ
chức khác nhau
•
Chúng ta sẽ tìm hiểu cơ cấu tổ chức của
công ty TNHH và công ty cổ phần theo quy
định của Luật Doanh Nghiệp hiện hành
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 15
15
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Cấp bậc quản lý cơ bản trong một công ty độc lập
Staff
Supervisor
Manager
Leader
Owner
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 16
16
Cơ cấu tổ chức trong một công ty cổ phần
Ban kiểm soát
Ban giám đốc
Hội đồng quản trị
Đại hội đồngcổ đông
Bộ
phận
TCKT
Bộ
phận

đầu tư
Bộ phận
phát
triển
KD
Bộ
phận
giao
dịch
Phòng KTNB
Bộ
phận
HCNS
Hội đồng đầu tư
Bộ
phận
IT
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 17
17
Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức & trong
phân công phân nhiệm
Các cơ chế sau phải được áp dụng một cách
triệt để trong cơ cấu tổ chức & trong phân
công phân nhiệm cho từng cá nhân :

Thủ tục bất kiêm nhiệm

Thủ tục đối chiếu


Thủ tục kiểm tra & theo dõi

Thủ tục bảo vệ tài sản

Thủ tục khác
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 18
18
Khái niệm phân công phân nhiệm

Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?

Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải
chịu trách nhiệm trước ai và về cái gì (về cái mà chủ thể
được làm hoặc được quyết định)

Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất & tinh
thần) (được hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể
tự cảm nhận)

Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể
phải làm gì và cần làm gì (không được làm gì)
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 19
19
Giới thiệu các quy chế, quy định áp dụng trong
kiểm soát chiều dọc

Quy chế quản trị :
-

Điều lệ công ty
-
Quy chế quản trị của HĐQT, BKS, BGĐ
-
Quy chế tài chính

Quy chế cá nhân : mô tả công việc …

Quy chế bộ phận : quy chế các phòng ban
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 20
20
Điều lệ Công ty
Điều lệ mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết trên sở giao dịch
chứng khoán/ trung tâm giao dịch chứng khoán ban hành theo
Quyết định của bộ tài chính số 15/2007/QĐ-BTC ngày 19 tháng
3 năm 2007
Điều lệ này được Công ty [khi thành lập Công ty] thông qua
hoặc [gắn liền với việc chào bán cổ phiếu lần đầu tiên ra công
chúng] hoặc [và cổ đông của Công ty theo nghị quyết hợp lệ
của Đại hội đồng cổ đông tổ chức chính thức vào ngày ... tháng
... năm ...]

Điều lệ các công ty tối thiểu phải bao gồm các quy định của
Điều lệ mẫu (trừ Điều 27) và không giới hạn ở những nội
dung của Điều lệ mẫu
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 21
21
Điều lệ Công ty

PHẦN MỞ ĐẦU
I. ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ TRONG ĐIỀU LỆ
Điều 1. Định nghĩa
II. TÊN, HÌNH THỨC, TRỤ SỞ, CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG
ĐẠI DIỆN VÀ THỜI HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
III. MỤC TIÊU, PHẠM VI KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY.
IV. VỐN ĐIỀU LỆ, CỔ PHẦN, CỔ ĐÔNG SÁNG LẬP.
V. CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT
VI. CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG.
VII. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
VIII. TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH, CÁN BỘ QUẢN LÝ
KHÁC VÀ THƯ KÝ CÔNG TY.
IX. NHIỆM VỤ CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ,
TỔNG GIÁM ĐỐC (GIÁM ĐỐC) ĐIỀU HÀNH VÀ CÁN BỘ
QUẢN LÝ.
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 22
22
Điều lệ Công ty
X. BAN KIỂM SOÁT.
XI. QUYỀN ĐIỀU TRA SỔ SÁCH VÀ HỒ SƠ CÔNG TY.
XII. CÔNG NHÂN VIÊN VÀ CÔNG ĐOÀN.
XIII. PHÂN CHIA LỢI NHUẬN.
XIV. TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG, QUỸ DỰ TRỮ, NĂM TÀI
CHÍNH VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN.
XV. BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN, TRÁCH NHIỆM CÔNG BỐ
THÔNG TIN, THÔNG BÁO RA CÔNG CHÚNG
XVI. KIỂM TOÁN CÔNG TY.
XVII. CON DẤU.

XVIII. CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VÀ THANH LÝ.
XIX. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP NỘI BỘ.
XX. BỔ SUNG VÀ SỬA ĐỔI ĐIỀU LỆ.
XXI. NGÀY HIỆU LỰC.
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 23
23
Quy chế quản trị Công ty
Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm
yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch
Chứng khoán Ban hành kèm theo Quyết định số 12 ngày 13
tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh
Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết cổ
phiếu trên SGDCK/TTGDCK (sau đây gọi là các công ty niêm
yết). Quy chế này được xây dựng theo quy định của Luật Doanh
nghiệp, Luật Chứng khoán và vận dụng những thông lệ quốc tế
tốt nhất về quản trị công ty phù hợp với điều kiện của Việt Nam,
nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của thị trường chứng
khoán và góp phần lành mạnh hoá nền kinh tế.
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 24
24
Quy chế quản trị Công ty
Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định những nguyên tắc cơ bản về
quản trị công ty để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp
của cổ đông, thiết lập những chuẩn mực về hành vi,
đạo đức nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát và cán bộ

quản lý của các công ty niêm yết.
Quy chế này cũng là cơ sở để đánh giá việc thực
hiện quản trị công ty của các công ty niêm yết.
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ
Tr n Th Thu H ngầ ị ằ 25
25
Quy chế quản trị Công ty
Chương 1 : Quy định chung
Điều 1 : Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh
Điều 2 : Giải thích thuật ngữ
Chương 2 : Cổ đông và Đại hội đồng cổ đông
Điều 3 : Quyền của cổ đông
Điều 4 : Điều lệ công ty và Quy chế nội bộ về quản trị Cty
Điều 5 : Những vấn đề liên quan đến cổ đông lớn
Điều 6 : Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thường
Điều 7 : Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị tại Đại hội
đồng cổ đông
Điều 8 : Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát tại Đại hội
đồng cổ đông