Hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc Nhà nước quận 10 TPHCM - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

BB
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

BÙI THANH HUYỀN

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC
QUẬN 10 TPHCM – THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

BÙI THANH HUYỀN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC
QUẬN 10 TPHCM – THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Trần Văn Thảo

TP. HỒ CHÍ MINH - Năm 2011


LỜI CAM ĐOAN
Nội dung trong Luận văn này là kết quả nghiên cứu độc lập của học viên
và chưa được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào.


MỤC LỤC
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các từ viết tắt
Trang
Lời mở đầu ................................................................................................... 1
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ............................ 3
1. 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................. 3
1.1.1 Định nghĩa ........................................................................................... 3
1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ............................ 5
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................ 5
1.1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức ............................................ 6
1.1.2.1.2 Đảm bảo về năng lực ...................................................................... 6
1.1.2.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán ......................................... 6
1.1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ............ 7
1.1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 7
1.1.2.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm............................. 7
1.1.2.1.7 Chính sách nhân sự ......................................................................... 7
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................. 8
1.1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị ......................................................... 8
1.1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro ............................................................................. 8

1.1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro ............................................................ 8
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................................... 9
1.1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ ......................................................... 9
1.1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ .................. 10
1.1.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động .............. 10
1.1.2.3.4 Kiểm soát vật chất ........................................................................ 10
1.1.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện .................................................... 11
1.1.2.3.6 Phân tích soát xét lại việc thực hiện ............................................. 11


1.1.2.4 Thông tin và truyền thông................................................................ 11
1.1.2.5 Giám sát ........................................................................................... 13
1.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................... 13
1.2 Giới thiệu về kho bạc nhà nƣớc.......................................................... 14
1.2.1 Vị trí và chức năng ............................................................................ 14
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 14
1.2.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 17
1.2.4 Lãnh đạo ............................................................................................ 18
Chƣơng 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại
kho bạc nhà nƣớc quận 10 TPHCM ........................................................ 20
2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Kho bạc nhà nƣớc quận 10
TPHCM ..................................................................................................... 20
2.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà
nƣớc
Quận 10 TPHCM ....................................................................................... 20
2.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................ 20
2.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức ............................................ 20
2.2.1.2 Đảm bảo về năng lực ....................................................................... 21
2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý............. 22
2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 23

2.2.1.5 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm ............................. 23
2.2.1.6 Chính sách nhân sự ......................................................................... 24
2.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................. 25
2.2.2.1 Mục tiêu của đơn vị ......................................................................... 25
2.2.2.2 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kho quỹ ..... 25
2.2.2.2.1 Mục đích ....................................................................................... 25
2.2.2.2.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng ..................................................... 25
2.2.2.2.3 Nhận diện rủi ro trong một số hoạt động nghiệp vụ và quản lý kho
quỹ ............................................................................................................... 26
2.2.2.2.4 Chi tiết rủi ro và mức độ ảnh hưởng ............................................ 29


2.2.2.2.5 Xác định khả năng phòng tránh .................................................... 36
2.2.2.2.6 Biện pháp khắc phục .................................................................... 36
2.2.2.3 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động đầu tư ....... 36
2.2.2.3.1 Mục đích ....................................................................................... 36
2.2.2.3.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng ..................................................... 37
2.2.2.3.3 Đánh giá mức độ rủi ro công tác mở tài khoản ............................ 37
2.2.2.3.4 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ
sơ.................................................................................................................. 39
2.2.2.3.5 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận vốn và sử dụng nguồn
vốn ............................................................................................................... 40
2.2.2.3.6 Đánh giá mức độ rủi ro về hồ sơ pháp lý của dự án gói thầu ....... 41
2.2.2.3.7 Đánh giá mức độ rủi ro về tạm ứng, thanh toán các dự án gói
thầu .............................................................................................................. 45
2.2.2.3.8 Công tác khóa sổ, quyết toán tình hình nhận, sử dụng vốn đầu tư
xây dựng cơ bản hàng năm ......................................................................... 56
2.2.2.4 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kế toán ...... 57
2.2.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................................... 60
2.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ ......................................................... 60

2.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ ........................... 60
2.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động .................... 62
2.2.3.4 Kiểm soát vật chất ........................................................................... 62
2.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện ....................................................... 63
2.2.3.6 Phân tích soát xét lại sự việc ........................................................... 63
2.2.4 Thông tin và truyền thông ................................................................. 63
2.2.5 Giám sát ............................................................................................. 66
2.2.5.1 Giám sát thường xuyên .................................................................... 66
2.2.5.2 Giám sát định kỳ .............................................................................. 66
2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................... 66
2.3.1 Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................... 66
2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát .................................................................. 66


2.3.1.2 Về đánh giá rủi ro............................................................................ 66
2.3.1.3 Về hoạt động kiểm soát.................................................................... 67
2.3.1.4 Về thông tin và truyền thông ........................................................... 67
2.3.1.5 Về giám sát ...................................................................................... 68
2.3.2 Những nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 68
2.3.2.1 Đánh giá rủi ro ................................................................................ 73
2.3.2.2 Thông tin và truyền thông................................................................ 73
2.3.2.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách ......................... 73
2.3.2.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ............................ 73
2.3.2.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo .............................. 73
2.3.2.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ ...................... 74
2.3.2.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ ........................ 74
2.3.2.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian ......... 75
2.3.2.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn
hạn chế ......................................................................................................... 75
2.3.2.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình

kế toán sai .................................................................................................... 75
2.3.2.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện ......................................... 75
2.3.2.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế .......... 76
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc
nhà nƣớc quận 10 TPHCM ...................................................................... 77
3.1 Giải pháp hoàn thiện về đánh giá rủi ro ........................................... 77
3.2 Giải pháp hoàn thiện về thông tin và truyền thông ......................... 79
3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách ........................... 79
3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ............................... 79
3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo .................................. 79
3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ .......................... 79
3.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ ........................... 80
3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian ........... 80
3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn


hạn chế ........................................................................................................ 80
3.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình
kế toán sai ................................................................................................... 83
3.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện ............................................ 83
3.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế ............ 83
Kết luận ...................................................................................................... 85
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


















BMS: Thanh toán trái phiếu, công trái.
CMND: Chứng minh nhân dân.
ĐTKB: Đầu tư kho bạc.
GPMB: Giải phóng mặt bằng.
HCSN: Hành chính sự nghiệp.
KBNN: Kho bạc nhà nước.
KQKB: Kho quỹ kho bạc
KTKB: Kế toán kho bạc.
KTKT: Kinh tế kỹ thuật.
MLNS: Mục lục ngân sách.
NSNN: Ngân sách nhà nước.
NSTW: Ngân sách Trung ương.
QLDA: Quản lý dự án.
TCS: Thu ngân sách.
TKTG: Tài khoản tiền gửi.
XDCB: Xây dựng cơ bản.

1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài:
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò to lớn trong việc ngăn ngừa, phát
hiện và xử lý các sai sót, gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị
kinh doanh cũng như các cơ quan, tổ chức trực thuộc nhà nước. Đã có rất
nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, công
ty. Tuy nhiên tại các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước vấn đề này chưa
được nghiên cứu hoặc chỉ nghiên cứu một hoặc một vài bộ phận trong hệ
thống. Qua quá trình công tác tại Kho bạc nhà nước quận 10 cùng với những
kiến thức được các thầy cô trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh
trang bị trong hai năm theo học cao học tại trường, tôi chọn nghiên cứu đề tài
“Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM – Thực
trạng và giải pháp hoàn thiện”
Nhiệm vụ của Kho bạc nhà nước bao gồm những nhiệm vụ chuyên môn
theo chức năng và nhiệm vụ quản lý nội ngành. Gồm:
a. Quản lý nhà nước về quỹ Ngân sách nhà nước, các quỹ Tài chính nhà
nước và các quỹ khác của nhà nước được giao quản lý.
b. Huy động vốn cho Ngân sách nhà nước, cho đầu tư phát triển qua
hình thức phát hành công trái và trái phiếu.
Tôi làm đề tài này với mục tiêu nâng cao chất lượng công tác kiểm tra,
kiểm soát nội bộ hệ thống trên các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ và quản lý
nội bộ; phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát để kịp thời phát hiện, chấn
chỉnh và ngăn ngừa các sai phạm đảm bảo ổn định hệ thống Kho bạc nhà nước
nói chung và Kho bạc địa phương nói riêng. Để đánh giá được vai trò của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý các sai sót,
gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị cũng như cơ quan tổ chức

thuộc nhà nước.
2. Mục đích nghiên cứu:
Tìm ra các giải pháp để khắc phục những mặt hạn chế của hệ thống
kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM và cung cấp cho
người đọc một tài liệu tham khảo về hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc
quận.
3. Đối tƣợng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho
bạc nhà nước quận 10 TPHCM.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:


2

Quan sát, phỏng vấn các cán bộ công chức trong từng phòng về công
việc thực hiện hàng ngày, thu thập tài liệu từ sổ điều chỉnh, sổ từ chối khách
hàng, bài viết trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh trong hai năm
2009-2010 là phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài.
5. Phạm vi nghiên cứu:
Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của KBNN quận 10 TPHCM và khảo
sát các kho bạc nhà nước quận huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
qua các bài viết chấn chỉnh công tác sau khi kiểm tra của thanh tra kho bạc
nhà nước thành phố Hồ Chí Minh.
6. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Đề tài gồm có ba
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và giới thiệu về
kho bạc
Chương 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc
nhà nước quận 10 TPHCM.


3

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀ GIỚI THIỆU VỀ KHO BẠC
1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.1.1 Định nghĩa:
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định
nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” 1
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm
bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết
hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để
giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời. Cần hiểu
rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu
mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng

quản trị, Ban Giám Đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục
tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm
bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống
kiểm soát, những yếu kém có thể xẩy ra do các sai lầm của con người nên dẫn
đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và
phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ
xẩy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý
1

Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring
Organization). COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo
cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway
Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA),
Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán Hoa
Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA).
COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là:
- Thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác
nhau.
- Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm
soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện.
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất
(Internal Control – Integrated Framework).


4

là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vuợt quá lợi ích được mong đợi từ
quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về
các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn

không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung
thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm
lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên
cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt
được những mục tiêu của đơn vị.
Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát
nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
của đơn vị…
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao
trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.
Năm 2004 COSO đưa ra báo cáo COSO 2004 mở rộng về hệ thống kiểm
soát nội bộ, trong đó thảo luận rộng hơn về quản lý rủi ro doanh nghiệp. Quản
lý rủi ro doanh nghiệp không có ý định thay thế hệ thống kiểm soát nội bộ mà
kết hợp hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó. Doanh nghiệp có thể quyết định
xem xét khuôn khổ quản lý rủi ro doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu về hệ
thống kiểm soát nội bộ của họ, vừa hướng tới một quá trình quản lý rủi ro đầy
đủ hơn.
Định nghĩa về quản trị rủi ro doanh nghiệp: là một quá trình ảnh
hưởng bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong doanh nghiệp
được áp dụng trong việc thiết lập chiến lược của doanh nghiệp, được thiết kế
xác định các sự kiện tiềm tàng mà nó ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp và
quản lý các rủi ro doanh nghiệp muốn kiểm soát, cung cấp một sự đảm bảo

hợp lý cho việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản lý rủi ro doanh nghiệp là:
- Một quá trình liên tục và xuyên suốt trong doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng bởi mọi nhân viên ở mọi cấp của doanh nghiệp.
- Áp dụng trong việc thiết lập chiến lược.
- Áp dụng trên toàn doanh nghiệp, ở mọi cấp độ và bộ phận và bao gồm
một danh mục toàn bộ mức độ rủi ro.
- Xác định các sự kiện tiềm tàng mà nếu nó xảy ra sẽ ảnh hưởng đến toàn
bộ doanh nghiệp và quản lý các rủi ro doanh nghiệp muốn kiểm soát


5

- Cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho Ban giám đốc và nhà quản lý
doanh nghiệp.
- Hướng tới một hoặc hơn hai mục tiêu nhưng trùng lắp với nhau.
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
Theo báo cáo COSO 1992 mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ
thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy
mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống
kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan
điểm phổ biến hiện nay2, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau:
 Môi trường kiểm soát.
 Đánh giá rủi ro.
 Hoạt động kiểm soát.
 Thông tin và truyền thông.
 Giám sát.
Theo COSO 2004 hệ thống kiểm soát nội bộ gồm thêm ba bộ phận sau:
 Thiết lập mục tiêu
 Nhận dạng sự kiện

 Phản ứng với rủi ro
So sánh giữa báo cáo COSO 1992 và COSO 2004:
Yếu tố
COSO 1992
COSO 2004
Tên gọi
Hệ thống kiểm soát nội Quản trị rủi ro doanh
bộ
nghiệp
Định nghĩa
Là một quá trình do Là một quá trình ảnh
người quản lý, hội đồng hưởng bởi Ban giám
quản trị và các nhân đốc, nhà quản lý và các
viên của đơn vị chi phối, nhân viên trong doanh
nó được thiết lập để nghiệp được áp dụng
cung cấp một sự đảm trong việc thiết lập chiến
bảo hợp lý nhằm thực lược của doanh nghiệp,
hiện ba mục tiêu: Báo được thiết kế xác định
cáo tài chính đáng tin các sự kiện tiềm tàng mà
cậy, các luật lệ và quy nó ảnh hưởng đến toàn
định được tuân thủ, hoạt bộ doanh nghiệp và
động hữu hiệu và hiệu quản lý các rủi ro doanh
quả
nghiệp muốn kiểm soát,
cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý cho việc đạt
được mục tiêu của
doanh nghiệp
2

Theo Báo cáo của COSO


6

Các bộ phận

5 bộ phận
Môi trường kiểm soát.
Đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát.
Thông tin và truyền
thông.
Giám sát.

8 bộ phận
Môi trường kiểm soát.
Đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát.
Thông tin và truyền
thông.
Giám sát.
Thiết lập mục tiêu
Nhận dạng sự kiện
Phản ứng với rủi ro

1.1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường

kiểm soát là:
1.1.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính
chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến
các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải
xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có
thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới
về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi
thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo
đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến
nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.
1.1.2.1.2 Đảm bảo về năng lực:
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết
để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện
nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên
tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với
nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường
xuyên.
1.1.2.1.3 Hội đồng quản trị và Uỷ ban Kiểm toán:
Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị
trường Chứng khoán phải thành lập Ủy ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm
một số thành viên thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không
tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng
góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc
giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc
lập của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu

7

hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản
trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các
thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan hệ
của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
1.1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thực của người quản lý;
phong cách điều hành lại thể hiện cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và
rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với
những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều
lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi
ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh
hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu
của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách
thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có
nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp
với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công
việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị …
1.1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục
tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều
hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ
chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các
thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô

và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được
mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn,
trách nhiệm và báo cáo.
1.1.2.1.6 Cách thức phân định và quyền hạn và trách nhiệm:
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
phải hiểu biết rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh
hưởng như thế nào đền người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do do, khi
mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ
và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
1.1.2.1.7 Chính sách nhân sự:
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường


8

kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác trong môi trường kiểm soát
như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức…
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính .
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro:
Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như mọi
người đều biết, tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận
trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho
những mục tiêu- kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động
của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cồ gắng kiểm soát được
những rủi ro này.

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác
định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể
kiểm soát được rủi ro.
1.1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị:
Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc
xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở
thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ
tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm
việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ
tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định mục tiêu
có thể thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận
thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý.
1.1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro:
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh
hưởng đến từng hoạt động cụ thể.
Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự
đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của
các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ
nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý… Trong phạm
vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán… rủi ro có thể phát sinh
và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền
đến toàn đơn vị.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp
khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá
khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh
nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành những cuộc tiếp xúc với khách
hàng, ngân hàng … hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
1.1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro:
Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có
nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá

rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua


9

ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra
rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và
hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài khoản không có thực hoặc là
không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải
trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ
thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với
yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…
Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị
hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nộ bộ. Vì vậy, việc xem xét các
rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập
kế hoạch kiểm toán.
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp
thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà
đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau
có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu
trong đơn vị:
1.1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giái
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng
hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực
hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát

lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức
năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế
toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm
nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài
sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm
của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:
Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm
bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng
thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình.


10

Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho
một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán.
1.1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng phải kiểm soát
chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải
đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng
từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý
nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết
1.1.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
- Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê
chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ
nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản
thì sự hỗn loạn sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê
chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vị.
Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp
dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.
Các cá nhân bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.
Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp điện tử, việc kiểm
soát quá trình xử lý thông tin cũng thường được chia thành kiểm soát chung và
kiểm soát ứng dụng với những đặc điểm riêng.
1.1.2.3.4 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn
chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.


11

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực
tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng
cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những
yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực
hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát
hiện được những hành vi đánh cắp.
1.1.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với
cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra
độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị
giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét
lại.
Yêu cầu quan trong đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã
thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.
1.1.2.3.6 Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng
cách so sánh số thực tế so với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ
liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng
thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực
hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng
quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và

hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất
thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời
chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp.
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc
thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc
hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự
tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt
được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua
hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên
máy vi tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các
yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và
truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để
nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần
chú ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận
đầy đủ và chính xác chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên


12

khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này
sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…)
cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó
đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài
(Nhà nước, cổ đông…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy
và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là là một phân hệ
quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình
vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng
hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm có hai phần có quan hệ chặt
chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế
toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu
vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để
hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi
kiểm toán báo cáo tài chính. Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ
thống thông tin kế toán tài chính.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào
(tính kịp thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế
toán tài chính phải đạt được như sau:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại
đúng đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo
tài chính.
Để đạt các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ
thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trưng là phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho
phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập
chứng từ. Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai
phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.
Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin

ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên các
báo cáo quản trị.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như
vật tư, hàng hoá, công nợ, chi phí, doanh thu… sẽ góp phần đáng kể trong bảo
vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ.


13

Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi
chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ… và cuối cùng là chuyển những
thông tin đó vào báo cáo sẽ để lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản
lý có thể kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá
trình xử lý.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ
thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay
hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem
như là phương tiện truyền thông về chính sách.
Sơ đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị,
thường dưới dạng hình vẽ. Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và
phân loại tài sản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của
từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ hoặc sơ đồ hạch toán. Sổ tay đầy
đủ sẽ giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn
vị.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết
về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài
chính. Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên
quan như thế nào đến ngừơi khác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống
bất thường cho cấp trên.

1.1.2.5 Giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ. Giám sát là quá trình mà
người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng
trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế
hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giao đoạn
phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực
hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp
ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và
phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán
định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được dầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận
hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn
toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu
trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con
người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực
lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn
chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ
những nguyên nhân sau đây:


14

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo
cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh má ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những
sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra
cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay
gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm
soát không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến
cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý
trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
1.2 Giới thiệu về kho bạc nhà nƣớc:

1.2.1 Vị trí và chức năng:
Kho bạc Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý Nhà nước về quỹ ngân
sách Nhà nước, các quỹ tài chính Nhà nước và các quỹ khác của Nhà nước
được giao quản lý; quản lý ngân quỹ; tổng kế toán Nhà nước; thực hiện việc
huy động vốn cho ngân sách Nhà nước và cho đầu tư phát triển thông qua hình
thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định của pháp luật.
Kho bạc Nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy,
được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại theo
quy định của pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ xem xét, quyết định:
a. Các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự
thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính

phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực quản lý của
Kho bạc Nhà nước;
b. Chiến lược, quy hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình
hành động, đề án, dự án quan trọng về quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, các
quỹ tài chính Nhà nước và các quỹ khác của Nhà nước.
2. Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định:
a. Dự thảo thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của Kho
bạc Nhà nước;


15

b. Kế hoạch hoạt động hàng năm của Kho bạc Nhà nước.
3. Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn bản quy
phạm nội bộ, văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý của Kho bạc Nhà nước.
4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc lĩnh vực quản lý quỹ ngân
sách Nhà nước, các quỹ tài chính Nhà nước và các quỹ khác của Nhà nước sau
khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
5. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực quản lý của
Kho bạc Nhà nước.
6. Quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, quỹ tài chính Nhà nước và các quỹ
khác được giao theo quy định của pháp luật:
a. Tập trung và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu ngân sách Nhà
nước; tổ chức thực hiện việc thu nộp vào quỹ ngân sách Nhà nước các khoản
tiền do các tổ chức và cá nhân nộp tại hệ thống Kho bạc Nhà nước; thực hiện
hạch toán số thu ngân sách Nhà nước cho các cấp ngân sách theo quy định của
Luật Ngân sách Nhà nước và của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
b. Kiểm soát, thanh toán, chi trả các khoản chi của ngân sách Nhà nước
và các nguồn vốn khác được giao theo quy định của pháp luật;

c. Quản lý quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nước, định kỳ
công bố tỷ giá hạch toán phục vụ cho việc hạch toán các khoản thu chi ngân
sách Nhà nước bằng ngoại tệ;
d. Quản lý, kiểm soát và thực hiện nhập, xuất các quỹ tài chính Nhà
nước và các quỹ khác do Kho bạc Nhà nước quản lý; quản lý các khoản tạm
thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền;
đ. Quản lý tài sản quốc gia quý hiếm được giao theo quyết định của cơ
quan Nhà nước có thẩm quyền; quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá
của Nhà nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc Nhà nước.
7. Được trích tài khoản của tổ chức, cá nhân mở tại Kho bạc Nhà nước
để nộp ngân sách Nhà nước hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để
thu cho ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật; từ chối thanh toán,
chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của
pháp luật.
8. Tổ chức hạch toán kế toán ngân sách Nhà nước, các quỹ và tài sản
của Nhà nước được giao quản lý, các khoản vay nợ, viện trợ, trả nợ của Chính
phủ và chính quyền địa phương theo quy định của pháp luật; báo cáo tình hình
thực hiện thu, chi ngân sách Nhà nước cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ
quan Nhà nước liên quan theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.


16

9. Tổ chức thực hiện công tác thống kê kho bạc Nhà nước và chế độ
báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
10. Tổ chức quản lý, điều hành ngân quỹ Kho bạc Nhà nước tập trung,
thống nhất trong toàn hệ thống:
a. Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán
bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với

Kho bạc Nhà nước;
b. Mở tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản thanh toán tại ngân hàng Nhà
nước và các ngân hàng thương mại để thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh
toán của Kho bạc Nhà nước theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
c. Được sử dụng ngân quỹ Kho bạc Nhà nước để tạm ứng cho ngân
sách Nhà nước theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
d. Xây dựng và phát triển hệ thống các công cụ, nghiệp vụ quản lý hiện
đại theo nguyên tắc đảm bảo an toàn và hiệu quả ngân quỹ Kho bạc Nhà nước.
11. Tổ chức huy động vốn cho ngân sách Nhà nước và đầu tư phát triển
thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ.
12. Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách
và kho bạc.
13. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý theo thẩm
quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối
với hành vi vi phạm pháp luật trong phạm vi quản lý Nhà nước của Kho bạc
Nhà nước; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong việc sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp
luật.
14. Hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước:
a. Xây dựng cơ chế, chính sách và quy trình nghiệp vụ phù hợp với
thông lệ quốc tế và thực tiễn của Việt Nam;
b. Tổ chức quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật tiên tiến,
hiện đại hóa cơ sở vật chất của hệ thống Kho bạc Nhà nước.
15. Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà
nước theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của
pháp luật.
16. Thực hiện công tác tổ chức và cán bộ:
a. Xây dựng tổ chức bộ máy và phát triển nguồn nhân lực bảo đảm yêu
cầu cải cách về cơ chế, chính sách và hiện đại hóa công nghệ quản lý;
b. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các

chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng