MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ KỸ THUẬT TRONG DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ KỸ THUẬT
TRONG DOANH NGHIỆP
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ, PHÂN LOẠI, YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA
CÔNG TÁC VẬT TƯ- KỸ THUẬT.
1.Khái niệm, đặc điểm của vật tư kỹ thuật
Vật tư kỹ thuật hay còn gọi là vật tư đó là những sản phẩm của lao động
bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay
thế nó đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật tư được
tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó
được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.
2. Vai trò của vật tư kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực
tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị
chuyển hết sang giá trị thành phẩm.
Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh
hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên
vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm
bảo chất lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan
trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của
yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài
chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn
trong vốn lưu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn
lưu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng
chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể
rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá
thành và tài chính trong các doanh nghiệp.
3. Phân loại vật tư kỹ thuật

Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại
và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo
cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại
vật tư.
a. Căn cứ vào nhóm vật tư thuộc đối tượng lao động: vật tư được chia
thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia
vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất như bông, sợi, quặng,
gỗ...
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất
như thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu…
- Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than, củi, xăng dầu…Thực
chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên
liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng,
về đặc tính sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên
liệu được tách riêng thành một loại.
- Bán thành phẩm: là sản phẩm đã được hoàn thiện ở một số giai đoạn
nhất định theo tiêu chuẩn nhưng chưa được hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất
cuối cùng.
- Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa
chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp.
b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật tư kỹ thuật chia thành
vật tư công dụng và vật tư chuyên ngành.
- Vật tư công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành như sắt, thép, len...
- Vật tư chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành,
từng doanh nghiệp như hóa chất, điện, than...
4. Nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp
cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản

xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng nguyên vật liệu
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết
kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu
tố này là phải thực hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật tư:
- Phải đảm bảo việc cung ứng vật tư kĩ thuật đúng tiến độ, số lượng ,
chủng loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật
tư cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật tư,
nhập, xuất kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc
lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
- Giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , kế
hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, tình hình kho tàng
để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời.
- Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật tư và triệt để thực hành tiết kiệm vật tư
ảnh hưởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hưởng đến việc
giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
- Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ
đọng kém chất lượng của vật tư .
- Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật tư nhằm hạ giá
thành sản phẩm.
- Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật tư .
- Tham gia kiểm kê và đánh giá vật tư theo chế độ
quy định, lập báo cáo về vật tư phục vụ cho công tác quản lý.
5.Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật tư kĩ thuật
Để đúng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì các
doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối
thiểu hóagiá thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ
hàng đầu là tiết kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến
nguyên vật liệu.Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm

cần thiết ở tất cả các khâu, thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng…
Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu
quả và tiết kiệm.
Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật tư kĩ thuật cho
sản xuất, phải đảm bảo về số lượng, chát lượng, chủng loại nhu cầu quy cách
phẩm chất của vật tư đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản
xuất của doanh nghiệp.
Phải chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi
khả năng vật tư có sẵn, tích cực sử dụng vật tư thay thế, những vật tư khan
hiếm hoặc phải nhập khẩu.
Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả
kinh tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế.
II.NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ - KĨ THUẬT.
1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật.
a. Khái niệm.
Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản
xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều
kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định.
b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật.
Mức tiêu dùng được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu
phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức
tiêu dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật
liệu chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó
bao gồm:
- Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản
xuất sản phẩm.
- Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu
còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi.
+ Phế liệu còn sử dụng được chia thành hai loại: loại được dùng để sản

xuất ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm
khác.
+ Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại được.
Lượng vật tư hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho
việc sản xuất sản phẩm.
Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính người ta căn cứ vào công thức
sau:
H = H
1
+ H
2
Trong đó: H
1
: là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng
thuần túy có ích
H
2
là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có
tính chất công nghệ
H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn
thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
c. Ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật
liệu, điều hòa, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác
định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh
nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế
hoạch cung ứng và sử dụng vật tư tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch
toán trong doanh nghiệp.

Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư
hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo
cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.
Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là
cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu
về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.
Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân
viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.
Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học,
kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định
mức tiêu dùng vật tư còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào
thi đua hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp.
Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối
với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức được
rằng: định mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường
xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và
hoàn thiện của các mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình
độ lành nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận
thức được vấn đề này thì ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất.
1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư
Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư bao gồm:
a. Phương pháp thống kê kinh nghiệm.
Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức
tiêu dùng vật tư của những thời kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn
giản, dễ vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhược
điểm là chưa thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu
của kỳ trước. Trong thực tế, phương pháp này thường áp dụng ở những doanh
nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định.
b. Phương pháp thực nghiệm
Là phương pháp được tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện

trường. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm
tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một
thời gian. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên
có nhược điểm là chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng
đến mức trong chừng mực nhất định, phương pháp này còn phụ thuộc vào các
điều kiện thí nghiệm chưa phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này
áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm...
c. Phương pháp phân tích
Là phương pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là
phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực
chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với
việc phân tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hưởng đến
lượng tiêu hao nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp
hoàn thiện tổ chức sản xuất.
Về nội dung tiến hành, phương pháp phân tích được tiến hành qua ba
bước:
- Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó
đặc biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo
sản phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm,
chất lượng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu
thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.
- Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố
ảnh hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết
tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên
vật liệu.
- Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử
dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
2. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến
hành được đều đặn, liên tục thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật

liệu, năng lượng, thiết bị máy móc... đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về
quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có
quá trình sản xuất sản phẩm được.
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng...mới tồn
tại được. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng...cho sản xuất là một tất
yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.
Đảm bảo lượng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động
mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng
Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản
xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm
nhất. Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản
xuất sản phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải
tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tư trang, tự chế, sửa chữa
máy móc thiết bị.
Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính
cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó
tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định
mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế
thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch.
2.1.1. Tính lượng nguyên vật liệu cần dùng( V
cd
)
∑
=
−+
n
i
PdiPkixDviSixDvi
1

])()[(
Trong đó:
V
cd
lượng nguyên vật liệu cần dùng
S
i
số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch
D
vi
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i
P
i
số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
Vcd =
P
di
lượng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i
K
pi
tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
K
di
tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
2.1.2. Tính lượng nhiên liệu cần dùng
Để xác định lượng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải
xác định hệ số tính đổi( K)
K = N
700
0

Trong đó:
N nhiệt lượng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng
- Tính lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công
thức.
NLcd = Dm x Si
Ki
Trong đó:
NL
cd
lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ
D
m
định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm
S
i
sản lượng sản phẩm loại i
K
i
hệ số tính đổi loại nhiên liệu i
- Lượng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức:
NLcd = Cs x Dns x Ghd x Sm
Hn
Trong đó:
NL
cd
nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng
C
s
công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế
hoạch

D
m
định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất
trong một giờ
G
hd
số giờ hoạt động của máy
S
m
số máy hoạt động trong năm
H
n
hệ số sử dụng nhiên liệu có ích
- Lượng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nước được tính
theo công thức
NLcd = Sh (N
1
– N
2
)
7000h
dn
Trong đó:
NL
cd
lượng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn)
S
h
sản lượng hơi nước doanh nghiệp cần sản xuất( m
3

)
N
1
nhiệt hàm của hơi nước quá nhiệt (K
cal
)
N
2
nhiẹt hàm của hơi nước ban đầu( K
cal
)
H
dn
hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi
2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ
Trong điều kiện cơ chế thị trường, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách
quan.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa
kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên
vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh
ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự
trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật
liệu như chi phí về nhà kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật
liệu giảm, do giá thị trường giảm.
Nếu lượng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí
bảo quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá
bán hàng lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm.
Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản
xuất, chậm trễ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm
cho doanh nghiệp mất khách hàng.

Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng hàng tồn kho hợp lý được quy định
trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình
thường. Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự
trữ được chia làm ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo
mùa.
a.Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên.
Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của
doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung