Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý tại Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản .
1 –Những định hướng của công ty trong thời gian tới .
Trong thời gian tới ,với sự phát triển và hiện đại hoá của thị trường in
cùng với sự cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường , công
ty vẫn tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao năng suất lao động , chất lượng
sản phẩm ,thời gian thực hiện .Trong đó năng suất lao động và chất lượng sản
phẩm là tiêu chí cơ bản đánh giá được sức mạnh và sự thành cơng của cơng
ty ,tạo được uy tín và tên tuổi của cơng ty trong ngành in nói riêng và trên thị
trường nói chung .Với phương hướng phát triển như vậy ,công ty đã dự kiến
định hướng phát triển trong giai đoạn tới như sau :
Một là :Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính trị trung tâm là làm các số
Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao nhất ,thời gian nhanh nhất ,khơng sai sót,
đảm bảo tốt cơng tác tun truyền của Đảng .
Hai là :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh một cách chủ động
và khoa học quy trình cơng nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất
,quản lý chất lượng ,quản lý cơng nghệ và quản lý tài chính từng bước loại bỏ
những khâu lao động thủ công với năng suất chất lượng thấp.
Ba là :Tiếp tục đầu tư chiều sâu về cơng nghệ và nâng cao trình độ
chun mơn cho công nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán bộ .Phát triển
sản xuất ,công nghệ phải đi đôi với tiết kiệm vật tư .Hạn chế những hao phí
khơng đáng có trong q trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất .
Bốn là :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công
việc và nguồn hàng phù hợp với quy trình cơ cấu thiết bị .Duy trì ổn định lượng
khách hàng cũ và tìm mọi cách phát triển nguồn khách hàng mới ,nâng cao chỉ
tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn
định công việc và đời sống cho người lao động .
Phấn đấu đạt các chỉ tiêu cơ bản năm 2005:


+Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng .

+ Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng .
+Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng .
2 -Một số kiến nghị về giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý tại cơng ty in tạp chí cộng sản.
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong các phòng ban chức
năng .
2.1.1 Ban giám đốc .
Theo như phân tích trên ,hiện nay trong cơng ty ban giám đốc cịn thiếu
một phó giám đốc phụ trách tổ chức .Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm
tất cả việc tổ chức như vậy là khơng hợp lý bởi như vậy thì giám đốc khơng thể
bao qt tồn cơng ty ma nghiêng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản
xuất kinh doanh lại giao tồn bộ cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm
nhiệm .Do đó cơng ty cần bổ xung một phó giám đốc phụ trách chuyên sâu
khâu tổ chức hành chính của cơng ty .Việc bổ nhiệm phó giám đốc này có thể
làm theo hai hướng :Một là tuyển dụng một người mới ngồi cơng ty thơng
qua các phương tiện truyền thơng .Theo cách này ,cơng ty có thể tận dụng
được những phương pháp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bên ngồi .Hai là cân
nhắc ,thun chuyển trưởng phịng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc .Như
vậy lại khuyết vị trí trưởng phịng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm .Với
phương pháp này ,cơng ty có thể khuyến khích ,tạo động lực cho cán bộ cơng
nhân viên tích cực ,gắn bó hơn với cơng việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy
vọng được thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao hơn .

2.1.2 Các phòng ban chức năng
a )Phòng tài vụ .


Về số lượng thì trong phịng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viên ,như vậy
phòng còn thiếu một nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc hạch tốn các
khoản chi và thu của cơng ty .Do đó trong thời gian tới cơng ty nên tuyển thêm

một kế tốn viên chun phụ trách cơng việc này .Việc tuyển dụng có thể dựa
trên một số tiêu thức cơ bản như :
-

Tốt nghiệp đại học chính quy chun ngành kế tốn – kiểm tốn .

-

Đã có kinh nghiệm làm kế tốn .

-

Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính .
Mặt khác ,trong phòng còn nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách về amngr
tiền lương là không hợp lý .Nên chuyển nhân viên này sang phòng TC_HC còn
việc trả lương đã có nhân viên thủ quỹ phụ trách như vậy có sự rõ ràng hơn
trong công việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người .
b ) Phòng TC-HC-TH .
Về cơ bản ,phịng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ,bố trí cơng
tác hành chính trong cơng ty .Theo phân tích ở trên ,hiện nay phịng thừa một
nhân viên vì theo cơ cấu thì chỉ có 5 nhóm chính và được phân chia nhiệm vụ
khá rõ nhưng nhân viên :Nguyễn Huy Hải khơng có nhiệm vụ rõ ràng .Lượng
cơng việc trong phịng khơng lớn nên tình trạng thừa lao động trong phịng là
khơng thể tránh khỏi .Có thể tinh giảm và giao cho phó phịng kiêm nhiệm một
số công việc mà nhân viên này đang làm.Mặt khác ,trong phịng khơng có phó
phịng nên cơng việc khơng cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng .Vì
thế nên bầu ra một phó phịng phụ trách riêng .Tuy nhiên ,trong phịng có một
nhân viên nữ rất thích hợp với công việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại
là nữ nên công tác ngoại giao nhiều khi không thuận lợi ,cịn nhân viên nam thì
lại khơng được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải .

Ngồi ra ,cơng việc của phịng khơng cụ thể ,chưa rõ ràng giữa phòng
với phòng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu khơng khí làm việc


trong phịng cịn nặng nề ,khơng có được sự thoải mái trong q trình thực
hiện cơng việc nên hiệu quả chưa cao .
Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ cịn q đơng so với cơng việc hiện cần .Với
việc chia làm hai ca trực thì chỉ cần 4 nhân viên bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai
nhân viên .Tuy nhiên hiện nay không thể cho họ nghỉ việc vì đây là những
người gắn bó với cơng ty và có thâm niên làm việc từ lâu ,đây là những người
đã có tuổi nên nếu giờ họ nghỉ việc thì thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khó tìm
được một công việc khác .Đây là một vấn đề rất khó ,giải pháp có thể là chuyển
họ sang làm cơng việc khác như trông coi kho hoặc làm công việc đóng gói hay
giao hàng .Tuy nhiên khi thực hiện thuyên chuyển cần thơng báo trước và giải
thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu có thể khuyến khích bằng cách tăng
lương hoặc các hình thức khuyến khích khác như thưởng ,cho nghỉ phép hoặc
động viên tinh thần .
c ) Phòng sản xuất kinh doanh .
Cơng việc tìm hiểu thị trường và hoạch định sản xuất là những nhiệm vụ
chính của phịng .Hiện phịng có 14 người trong đó có một trưởng phịng , một
phó phịng và 12 nhân viên .Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng cơ cấu
này mới có thể đảm nhận và hồn thành tốt cơng việc .Tuy nhiên trong phịng
chưa có tổ marketing vì vậy nên chuyển một số nhân viên phụ trách về mảng
marketing .Việc dùng nhân viên trong phịng có thể khơng thuận lợi về trình độ
chun mơn nên có thể cử họ đi học một lớp ngắn hạn về quản trị marketing
hoăc thuê một chuyên viên marketing về hướng dẫn ,giảng trong một thời gian
ngắn .Không cần tuyển thêm sẽ gây thừa cán bộ .
d )Phòng vật tư+ máy dao .
Phòng bao gồm 10 thành viên trong đó gồm 1 trưởng phịng ,1 thủ kho
và 3 công nhân máy dao ,2 nhân viên và 3 CN v/c .Hiện trong phòng còn khuyết

vị trí phó phịng vì vậy nên bổ xung một phó phịng .Hiện trong phịng có một


cán bộ có thể cân nhắc lên vị trí này do đó khơng cần tuyển từ bên ngồi hoặc
từ bộ phận khác .

2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị
nhân lực trong Cơng ty .
Hiện trong phịng chưa có một phịng ban riêng phụ trách vấn đề nhân
lực nên các công tác về nhân lực chưa được chú ý coi trọng ,Nhưng trong thực
tế ,nguồn nhân lực của bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng quyết định
sự thắng lợi của công ty trong hoạt động và chiến thắng trong cạnh tranh .Vì
thế nên trong thời gian tới cơng ty nên thành lập một phịng ban chức năng
riêng phụ trách về nhân lực đảm bảo thực hiện tốt công tác kế hoạch nguồn
nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty .Mặt khác khi phịng nhân
lực được thành lập thì các hoạt động quản trị nhân lực mới được coi trọng :
2.2.1 Đào tạo và phát triển .
Trong cơng ty hiện cịn rất nhiều cán bộ có trình độ chun mơn khơng
phù hợp với công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo
để có đủ kiến thức chun mơn thực hiện cơng việc .Vì thế trong thời gian tới
nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên ,công ty
nên cử những người không đúng chuyên môn đi học tại các trường Đại học
,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khích họ tự đi đào tạo lại .
Công tác đào tạo sẽ giúp công ty tăng năng suất lao động ,cung cấp một
đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hồn thành cơng
việc với năng suất cao .
2.2.2 Công tác tuyển dụng .
Một thực trạng đáng buồn là tình trạng tuyển dụng cán bộ các phịng
ban chủ yếu thông qua người thân quen trong công ty mà khơng áp dụng các
biện pháp tuyển dụng bên ngồi .Hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ

trong phong cách lãnh đạo ,không tân dụng được những ý tưởng mới từ bên
ngồi ,và tình trạng bố trí cán bộ khơng phù hợp với chun mơn là tất yếu .Vì


thế trong thời gian tới công ty nên đa dạng các hình thức tuyển dụng ,chủ yếu
và kết hợp với tuyển mới từ bên ngoài .Như vậy mới tuyển được những người
có năng lực thực sự và phù hợp với cơng việc góp phần nâng cao hiệu quả
quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tình trạng làm trái
ngành nghề trong công ty ,nâng cao hứng thú trong cơng việc và giảm chi phí
đào tạo cán bộ ,công nhân viên trong công ty .
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần .
Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu quả công ty cịn
phải tăng cường áp dụng các hình thức tạo động lực cho cán bộ và cơng nhân
viên .
•

Tạo động lực vật chất .
Trong công ty hiện nay ,hầu hết số cán bộ ,công nhân viên chức trong
công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên
nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ của họ ,do đó nâng cao
thu nhập cho người lao động là một biện pháp tạo động lực chủ yếu .

•

Biện pháp tạo động lực tinh thần .
Công ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhân viên thông qua
việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với cơng việc ,hơn nữa
cịn làm cho cơng việc trở nên phong phú và giảm thời gian nhàn rỗi xuống
.Hàng năm tăng cường các hình thức khuyến khích tinh thần thơng qua các
cuộc nghỉ mát ,thăm quan ,

Thông qua công tác thi đua trong tồn cơng ty như :thi đua sáng kiến
trong công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ..... nhằm tạo điều kiện cho
người lao động có cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ .
Ngồi ra cịn rất nhiều cơng tac quản lý nhân lực khác nhưng địi hỏi
phải có phịng nhân lực riêng mới có thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều
quan trọng là cơng ty cần sớm có những giải pháp tác động tới nguồn nhân


lực trong công ty bởi đây là nhân tố quyết định sự thành công trong các hoạt
động khác .
2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng
cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự
thay đổi của cơ cấu bộ máy quản lý.
Một thực trạng dễ thấy là ở trong cơng ty nhiều khi nhân viên khơng
giám đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như : họ cho rằng ý
kiến của mình khơng có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo.Đây là một
điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những
người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà
người lãnh đạo chưa thể hoặc khơng thể nhìn thấy hết được.Do vậy ban lãnh
đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của
tồn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng cơ cấu quản
lý .Tuy nhiên công việc này khơng đơn giản ,để thành cơng người lãnh đạo có
thể chú ý tới một số phương pháp sau:
• Chú ý quan tâm lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong q
trình làm việc thơng qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện,mặt khác
cần làm cho họ hiểu rõ và nhận thấy tình hình khó khăn của cơng ty
trong thời gian tới và rất cần có sự thay đổi .
• Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ công nhân viên trong công ty
thông qua các cuộc họp ,hội thảo ,hội nghị ...
• Cần có những chính sách cụ thể và kịp thời động viên và khuyến khích

những ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất và tinh thần:Tăng
thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ hoặc giảm thời gian làm
việc của những cá nhân có đóng góp với tổ chức .
• Thành lập các hịm thư bỏ phiếu kín, các tổ điều tra trong tồn cơng ty.


Biện pháp này sẽ làm giảm sự chống đối của cán bộ công nhân viên trong
công ty giảm những căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu khơng khí
văn hố cởi mở trong cơng ty.
2.2.5 Nâng cao cơng tác lựa chọn cán bộ lãnh đạo ,quản lý doanh
nghiệp.
Công tác tuyển dụng luôn là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng
trong mọi cơng ty ,và nó càng trở nên quan trọng hơn khi đối tượng tuyển
dụng là cán bộ quản lý.Do đó với những vị trí cịn thiếu trong cơng ty cần
lựa chọn tuyển những nhân viên thích hợp .Để làm được điêu này công ty
cần xuất phát từ những yêu cầu về kỹ năng của vị trí công việc cần tuyển và
dựa trên một số tiêu chuẩn sau:
- Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải quyết vấn đề ,lập kế hoạch
,chiến lược cho công ty. Đây là u cầu quan trọng ,nó thể hiện
trình độ, năng lực của người quản lý lãnh đạo. v
- Cá tính của người quản lý :Ước muốn được làm cơng việc đó,chính
trực và trung thực .Yêu cầu này thể hiện tham vọng và phẩm chất
đạo đức của người lãnh đạo, quản lý.
- Q trình cơng tác trong q khứ của người lãnh đạo,quản lý là
cơ sở để dự đoán tư cách sau này của người lãnh đạo.
Để lựa chọn cán bộ phù hợp ngồi những yếu tố đó cơng ty phải thực hiện
kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết hoặc người thân.Có sự ưu
tiên nhưng trên cơ sở ứng viên đó phải có những kỹ năng phù hợp và cần
thiết cho cơng việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hồn tồn trái ngành
nghề họ được đào tạo ,do đó chi phí cho nhân lực rất cao và việc thực hiện

cơng việc không đạt hiệu quả mong muốn.
3. Một số kiến nghị đối với công ty :


Trong q trình thực tập tại cơng ty, với những hiểu biết của mình và
những gì em đã tìm hiểu được về công ty, em mạnh dạn đề xuất một số kiến
nghị của cá nhân mình với hy vọng nó có ý nghĩa thực tiễn:
• Thứ nhất:Cơng ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp.Văn hoá trong
doanh nghiệp là một yếu tố vơ hình nhưng nó có tác động khá mạnh
mẽ tới hoat hiệu quả làm việc trong công ty.Công ty cần xây dựng
một khơng khí làm việc trong từng phòng ban cởi mở hơn,một tinh
thần và thái độ làm việc tự giác và độc lập. Đây là một công việc khó
làm và tốn thời gian, khơng thể thực hiện trong đơn vị thời gian là
tuần hoặc tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên khi làm được
em tin chắc nó sẽ phát huy hiệu quả cao ,đặc biệt đối với nhân viên
gián tiếp.
• Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc trong phòng TC-HC còn chưa hợp
lý. Lối ra vào bị vướng bởi bàn máy tính . Tưởng chừng như đơn giản
nhưng ít ai để ý rằng mỗi khi có khách vào làm việc thì họ rất ngại
khi phải đi qua nhân viên này, đơi khi cịn bị vướng vào lối đi .Do đó
phịng cần chuyển lại các bàn làm việc cho hợp lý hơn.

Kết luận
Đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
tại Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản” không phải là một đề tài mới mẻ nhưng nó rất
quan trọng đối với các doanh nghiệp đặc biệt trong các doanh nghiệp Nhà


nước .Cơ cấu bộ máy quản lý là một trong những nhân tố cơ bản quyết định
tới những thành công của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích

ứng được với cơ chế thị trường hội nhập trong khu vực và quốc tế .Đối với
cơng ty In Tạp chí Cộng sản khơng phải là ngoại lệ .
Trong suốt q trình hình thành và phát triển ,cơ cấu tổ chức của Cơng
ty In Tạp chí Cộng sản đã đạt được nhiều thành công , đưa công ty lớn mạnh và
phát triển như ngày nay .Tuy nhiên cùng với những tác động của mơi trường
,chính sách và các nhân tố khác , cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gần đây đã
bộc lộ nhiều hạn chế .Thực tế đó địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần có những
điều chỉnh kịp thời và chính xác nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn
tại ,đưa công ty tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên .
Qua thời gian thực tập tại công ty ,với sự giúp đỡ của các bác ,cơ chú
trong tồn cơng ty em đã tìm hiểu được nhiều kiến thức bổ ích trong thực tế
mà sách vở chưa triệt để nhắc đến .Thông qua đây ,em cũng mạnh dạn phân
tích những mặt cịn tồn tại trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và
nêu ra một số giải pháp cho tình trạng đó .Tuy rằng với trình độ và kiến thức
cịn hạn chế nên sự phân tích và giải pháp đưa ra chưa triệt để ,nhưng em hy
vọng rằng nó sẽ có tác động giúp ích được cho cơng ty trong việc hồn thiện bộ
máy quản lý hiện nay .
Em xin chân thành cảm ơn !

danh mục tài liệu tham khảo .
1. Nguyễn Hữu Thân :
Giáo trình : “Quản trị nhân sự”_NXB Thống kê.
2.TS Nguyễn ngọc Quân và ThS Nguyễn vân Điềm:
GIáo trình “Quản trị nhân lực”_NXB Giáo dục -2003.
3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà :


Quản lý Nhà nước về kinh tế_ NXB khoa học và xã hội Hà Nội -1999.
4. PGS .TS Bùi Anh Tuấn :
Giáo trình Hành Vi Tổ Chức.

5. Lee kangwoo:
Quá trình đổi mới các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam giai đoạn
1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội .
6. Bài giảng trên lớp của thầy cơ .
7. Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 .
8. Các số báo ra hàng ngày :báo Hà Nội mới ,Báo lao động ,Báo tiền
phong ,báo Nhân Dân ...
9. Luận văn tôt nghiệp của Lê thị thu Hà .
10. Tài liệu của công ty do phòng TC-HC cung cấp .