PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM
I. PHÂN TÍCH YÊU CẦU
1. Khảo sát và phân tích yêu cầu chung
• Để có thể ký kết được một hợp đồng bảo hiểm, các nhân viên trong phòng yêu
cầu phải:
− Hiểu rõ đối tượng yêu cầu bảo hiểm thuộc loại nào trong danh mục được
bảo hiểm.
− Điều kiện bảo hiểm
− Đối tượng khách hàng: có thể là một công ty, một cá nhân, hoặc đại lý…
− Mẫu đơn yêu cầu được bảo hiểm như thế nào là hợp lệ
− Hợp đồng bảo hiểm có thể ký trong thời hạn bao lâu
− Hợp đồng bảo hiểm sẽ được ký theo mẫu nào
− Tỷ lệ hoa hồng cho đại lý là bao nhiêu
Hiện tại trong phòng, mỗi nhân viên đều được cung cấp một máy tính cá nhân, để
phục vụ cho công việc. Nhưng hiện tại, các nhân viên chỉ lưu trữ dữ liệu và làm
các báo cáo, dựa trên 2 công cụ chính là MS Eexcel và MS Word.
• Khi muốn biết thông tin về một hợp đồng được ký vào thời điểm nào, đã hết
hạn chưa, hay phải bồi thường như thế nào khi có sự cố xảy ra…đòi hỏi phải
tổng hợp thông tin của cả phòng kế toán và phòng đại lý, điều này đưa tới các
nhược điểm sau:
− Xử lý thông tin chậm, tốn nhiều thời gian.
− Phục vụ quản lý bồi thường kém chất lượng
− Phàn nàn khi phải chờ đợi lâu các quyết định xử lý
− Nhiều sai sót trong xử lý
− Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian…
• Yêu cầu đặt ra:
Do những nhược điểm trên, ban quản lý yêu cầu phòng phải có được một hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, tập trung được thông tin, dữ liệu, và
tạo được báo cáo nhanh ngay khi cần thiết, mà không phải phụ thuộc thông tin vào
những phòng ban khác.

2. Khảo sát chương trình hiện tại
Để xây dựng được :” hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm”, trước
hết ta phải tìm hiểu về quy trình và dữ liệu có liên quan.
• Khách hàng:
Quản lý khách hàng bao gồm có:
− Mã khách hàng
− Nhóm khách hàng
− Tên khách hàng
− Tên CB đại diện
− Địa chỉ, số điện thoại, fax
− Tài khoản ngân hàng
− Mã số thuế
• Nghiệp vụ bảo hiểm:
− Quản lý nhóm sản phẩm
− Các loại sản phẩm
− Các loại đơn
− Các lọai đơn bảo hiểm
− Hoa hồng cho đại lý
• Nghiệp vụ tái bảo hiểm:
− Phương thức tái bảo hiểm
− Tái cố định
− Loại tàu
− Loại hạng tàu
• Danh mục thuế suất: mức thuế phải thu cho từng loại hợp đồng
• Điều kiện bảo hiểm
• Báo cáo:
− Báo cáo hợp đồng bảo hiểm
− Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh
− Báo cáo doanh thu bảo hiểm gốc
− Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh theo sản phẩm

− Báo cáo phí bảo hiểm thực thu
− Báo cáo chi tiết nhận tái bảo hiểm
− Báo cáo chi tiết nhượng tái bảo hiểm
5. Sơ đồ chức năng BFD
Tìm kiếm khách hàng
Phân tích yêu cầu
Xử lý các vấn đề phát sinh
Theo sát quá trình ký kết Lập báo cáo
Thanh lý hợp đồng
Thực hiện hợp đồngKý kết hợp đồng
Quản lý hợp đồng bảo hiểm
Thanh toán hợp đồng
6. Sơ đồ luồng thông tin IFD
Tài liệu
Dùng để biểu diễn hệ thống thông tin ở mức độ quản lý. Đây là công cụ dụng
để thu thập thông tin và mô tả hệ thống thông tin trong giai đoạn đầu.
Ký pháp biểu diễn trong sơ đồ luồng thông tin
• Xử lý
Thủ công Giao tác người- máy Tin học hóa hoàn toàn
• Kho dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
• Dòng thông tin
• Điều khiển
Với hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, ta có sơ đồ luồng thông
tin với tiến trình như sau:
Hợp đồng bảo hiểm
Theo dõi, phân loại HĐ bảo hiểm
Báo cáo
Báo cáo gửi ban giám đốc
In báo cáo

Tạo báo cáo
Hợp đồng bảo hiểm đã được phân loại
Sơ đồ: Luồng thông tin với tiến trình quản lý
7. Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô tả bằng sơ đồ hệ thống thông tin dưới góc độ
trìu tượng. Với mỗi sơ đồ sẽ có các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,
nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu
Thời điểm Nguồn Nhân viên Đích ra
Định kỳ
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Tên đơn vị ngoài hệ thống
trách nhiệm xử lý. Nói chung, sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống
thông tin đang làm gì.
Một số ký pháp thường dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD:
Nguồn ( trong hệ thống)
Dòng dữ liệu
Tiến tình xử lý
Kho dữ liệu
Đích ( ngoài hệ thống)
Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống như sau:
Trước tiên là sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Đặc biệt sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống đang làm. Nói chung để sơ
đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thẻ bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý
cập nhật.
Tên người, bộ phận
phát tin
Tên tiến trình xử
lý

Báo cáo định kỳ
Đơn vị quản lý
Xử lý thông tin
Đơn vị nhận báo cáo
Lãnh đạo
Số liệu
Báo cáo tổng hợp
Sau đây là sơ đồ ngũ cảnh của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm:
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin báo cáo cho hoạt động quản lý hợp
đồng bảo hiểm
Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm như
sau:
Hợp đồng
3.0 Thanh toán HĐ 2.0 Thực hiện HĐ
Thực hiện HĐ
Tiền
Khách hàng
1.0 Ký kết HĐ
Lãnh đạo
Yêu cầu
Xét duyệt yêu cầu
Báo cáo Báo cáo
4.0 Lập báo cáo
Báo cáo Báo cáo
Kho dữ liệu
Đơn hợp lệ
Đơn được duyệt
Đơn hợp lệ
Hợp đồng đã ký
1.1 Thực hiện hợp đồng

1.2 Duyệt đơn
1.3 Kí hợp đồng
Khách hàng
Lãnh đạo
Khác hàng
Hợp đồng
Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý hợp đồng bảo hiểm
Sơ đồ mức 1: Kí kết hợp đồng
Các vấn đề phát sinh
Hợp đồng
2.1Thực hiện hợp đồng
2.2Kiểm tra
Khách hàng
Lãnh đạo
Báo cáo
Sơ đồ mức 1: Thực hiện hợp đồng
Sơ đồ mức 1: Thanh toán hợp đồng
3.1
Yêu cầu thanh
toán
Khách hàng
Hợp đồng đã
thực hiện
Tiền
4.1 Chọn chỉ tiêu báo cáo
Kho dữ liệu
Đơn vị báo cáo
Yêu cầu tạo báo cáo Báo cáo
4.2Kiểm tra dữ liệu
4.3Tạo báo cáo

Kho báo cáo đã tạo
Chi tiêu báo cáo đã được chọn Báo cáo
Dữ liệu đã có Báo cáo
Sơ đồ mức 1: Lập báo cáo
Kế toán
8. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm
Trong một hệ thống bất kỳ không thể thiếu thiết kế cơ sở dữ liệu. Việc thiết
kế này rất cần thiết để tạo nên một hệ thống thông tin tốt. Thực sự, thiết kế cơ sở
dữ liệu là xác định các yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin
mới. Và công việc này đôi khi rất phức tạp. Thiết kế cơ sở dữ liệu không chỉ là
việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ
cần dùng để hoàn thành tốt các công việc. Xác định nhu cầu thông tin là một công
việc rất khó thực hiện, không tồn tại phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn
cảnh. Sở dĩ nói vậy vì những nguyên nhân sau:
• Đặc trưng nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp:
− Mức độ cấu trúc của nhiệm vụ
− Mức độ phức tạp và biến động của nhiệm vụ
• Đặc trưng của hệ thống thông tin
− Kích cỡ của hệ thống thông tin
− Sự phức tạp của công nghệ được sử dụng
− Mức phân tán địa lý của người sử dụng và nguồn dữ liệu
− Số lượng người sử dụng
• Đặc trưng của người sử dụng
− Thiên hướng đối với sự thay đổi
− Kinh nghiêm trong nhiệm vụ mà hệ thống thông tin cần trợ giúp
− Kinh nghiệm tham gia vào phát triển hệ thống thông tin
• Đặc trưng của những người phát triển hệ thống
− Kinh nghiệm trong việc phát triển hệ thống thông tin
− Kinh nghiệm với những hệ thống thông tin tương tự
− Sự hiểu biết về nhiệm vụ phải trợ giúp

Thiết kế cơ sở dữ liệu là việc chúng ta xây dựng các tệp, số lượng các tệp
cần có, xác định mối quan hệ giữa các tệp. Trong thiết kế cơ sở dữ liệu có 2
phương pháp cơ bản là: phương pháp từ các đầu ra, và phương pháp mô hình hóa.
Với việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, thì em sử dụng
phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu dó là: thiết kế đi từ các thông tin đầu ra.
Các bước thiết kế như sau:
• Bước 1: xác định các đầu ra
• Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầu đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng
đầu ra
Trước tiên, ta liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu thuộc
tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). Đánh dấu thuộc tính
thứ sinh (là những thuộc tính được tính toán, hoặc được suy ra từ những thuộc tính
khác). Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin ra.
Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): chuẩn hóa này quy định trong mỗi danh sách không
được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các
thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có mọt ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Tiếp
theo gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm
thuộc tính định danh của danh sách gốc.
Chuẩn hóa mức 2 (2.NF): chuẩn hóa mức này quy định trong một danh sách mỗi
thuộc tính sẽ xác định một thuộc tính khác. Mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào
khóa danh sách hoặc khóa của tệp.
Chuẩn hóa mức 3 (3.NF): chuẩn hóa mức này quy định trong danh sách không có
sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.
Mô tả các tệp
Kết thúc bước ba, mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Việc biểu diễn các tệp
theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp.
• Bước 3: tích hợp các tệp để tạo ra một cơ sở dữ liệu
• Bước 4: xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
• Bước 5: xác định liên hệ giữa các tệp, thiếp lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Với lý thuyết về thiết kế cơ sở dữ liệu trình bày ở trên, áp dụng thiết kế hệ thống
thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm như sau:
Quản lý hợp đồng bảo hiểm
- Mã hợp đồng bảo hiểm - Tên hợp đồng bảo hiểm
- Ấn chỉ - Mã dịch vụ
- Người cập nhật - Ngày cập nhật
- Đại diện khách hàng - Ghi chú