Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc

Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc
1.1.1 Hệ thống thông tin là gỡ?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công
nghệ, của tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một HTTT không thể theo
một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận
dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trỡnh hỡnh thành và phát
triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của
các nhà tin học thỡ: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ
liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy
ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ
liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hỡnh hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại
theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó
phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức.

VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dừi khách
hàng, theo dừi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín
chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính
thuế phải trả của những người nộp thuế
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản
lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực
hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy
trỡnh thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dừi năng lực bán hàng, theo dừi chi tiêu, theo dừi
năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ
máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ
hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hỡnh để trợ giúp ra quyết định cho các
nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra
quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các
chuyên gia và các luật suy diễn nó cũn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận
để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa
vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for
Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT
tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những
người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũngcó thể là một tổ
chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng
chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực
hiện các ý đồ chiến lược)
 Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược

Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3 Mô hỡnh biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. có 3 mô hỡnh đó được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là
mô hỡnh logic, mô hỡnh vật lý ngoài và mô hỡnh vật lý trong.
* Mô hỡnh logic: mô tả hệ thống làm gỡ? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống
tin mà hệ thống sản sinh ra.

* Mô hỡnh vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhận thấy được của hệ
thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũngnhư hỡnh thức đầu vào và
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
* Mô hỡnh vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhận của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trỡnh Xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý
1.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất và phự hợp nhất. Phát triển một HTTT bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện
và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu
và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tỡnh hỡnh thực tế. Thiết kế là
Hệ
thống
thông
tin văn
phũng
nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tỡnh
trạng hiện tại và Xây dựng các mô hỡnh logic và mô hỡnh vật lý ngoài của hệ
thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một
HTTT mới. Có thể tóm lược như sau:
 Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý cũngcó
thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới. Nhằm
nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm
chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn cho người có yêu cầu,
nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hóa phương pháp và
phương thức quản lý của tổ chức.
 Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh, hội
nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới.

 Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô và loại
hỡnh của các tổ chức cùng ngành.
 Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết
định không chỉ của cấp trên mà cũn của các cơ quan pháp luật, Nhà
nước.
1.2.2 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính
và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong môi
trường cũngrất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:
 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hỡnh
Một HTTT bao gồ 3 mô hỡnh: mô hỡnh logic, mô hỡnh vật lý ngoài,
mô hỡnh vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta
thấy 3 mô hỡnh này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau.
 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự
đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thỡ trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là
hiển nhiên.
 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hỡnh vật lý sang mô hỡnh logic khi phân
tích và chuyển từ mô hỡnh logic sang mô hỡnh vật lý khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển
từ mô hỡnh vật lý sang mô hỡnh logic khi phân tích và chuyển từ mô
hỡnh logic sang mô hỡnh vật lý khi thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn
dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3
nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hỡnh vật lý ngoài của hệ thống
1.2.3 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải

tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
1.2.3.1 Mục đích
Cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ
liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của
một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối
nhanh và không đũi hỏi chi phí lớn.
1.2.3.2Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu
a. Lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trỡnh phát triển hệ thống cần phải được lập kế
hoạch cẩn thận. Mức độ hỡnh thức hóa của kế hoạch này sẽ thay đổi
theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích.
b. Làm rừ yêu cầu
Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu
cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ
bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
b. Viết dự án sơ bộ
 Đề cương sơ bộ
 Tên dự án.
 Mục đích.
 Cơ quan chủ trỡ.
 Cơ quan tài trợ.
 Tổng chi phí dự kiến.
 Thời gian thực hiện.
Cụ thể:
I. Nội dung.
a. Mô tả bằng lời tổ chức và HTTT.
b. Mô tả bằng các mô hỡnh hoặc sơ đồ.
c. Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin học
hóa.

II. Các hoạt động của dự án.
III. Bảng tổng hợp chi phí.
IV. Bảng tiến độ thực hiện công việc.
V. Đánh giá chung.
a. Các đối tượng được hưởng lợi.
b. Khỏi quát
VI. í kiến và đề nghị.
c. Đánh giá khả thi
 Khả thi về kinh tế:
 Khả thi về mặt kỹ thuật.
 Khả thi về mặt tổ chức và con người:
 Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những năm gần
đây vỡ vậy cần được nghiên cứu kỹ.
d. Chuẩn bị và trỡnh bày báo cáo
Bao gồm tài liệu, công cụ trỡnh bày báo cáo, thời gian báo cáo.
Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có tiếp tục
thực thi dự án hay không.
 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi
về yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rừ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề
đó, xác định những đũi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác
định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được.
Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thỡ người chịu trách
nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực
hiện.
 Thành lập đội ngũ
 Lựa chọn phương pháp và công cụ

 Xác định thời gian:
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
 Môi trường ngoài
 Môi trường tổ chức
 Môi trường kỹ thuật
Nghiên cứu hệ thống hiện tại
Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
 Đưa ra chuẩn đoán.
 Xác định mục tiêu của hệ thống mới.
 Xác định các yếu tố của giải pháp.
Đánh giá lại tính khả thi
Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời
hạn, cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ
không chỉ là HTTT hiện có.
Thay đổi đề xuất của dự án
Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi
lại đề xuất của dự án.
Chuẩn bị và trỡnh bày báo cáo
Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng
lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tỡnh
hỡnh và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được
trỡnh bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rừ thêm các vấn đề.
Sau đó quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.
 Giai đoạn 3: Thiết kế logic
a. Mục đích
Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một
HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
được những mục tiêu đó được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hỡnh
logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh
ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan

hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý)
và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các inputs). Mô hỡnh logic sẽ phải
được những người sử dụng xem xét và chuẩn y.
b. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế co sở dữ liệu (CSDL) là xác định yêu cầu thông tin của
người sử dụng HTTT mới.
Một số phương pháp cơ bản:
 Phương pháp nguyên mẫu.
 Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gỡ.
 Mô hỡnh hóa quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra
CSDL.
 Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT
 Bước 1: liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT, xuất phát từ
các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ điển hệ
thống và hỏi thêm từ người sử dụng.
 Bước 2: thiết kế DSD cho từng đầu ra
Bước 3: tích hợp các danh sách thiết kế.
 Bước 4: vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data structured diagram).
c. Thiết kế xử lý
Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rừ những quan hệ có tính chất ngữ
nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức
như: ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào, và như thế nào.
Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những khái
niệm sự kiện, công việc và kết quả.
 Sự kiện việc thực hiện khi nó làm khởi sinh sự thực hiện của một
hoặc nhiều việc khác.
 Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy
tắc quản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.
 Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các
sự kiện khởi sinh.

 Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc
cho ra kết quả của một công việc.
 Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc.
Về mặt logic thỡ một HTTT bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt
động: thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và hợp lệ
hóa dữ liệu. Những xử lý tra cứu và cập nhật có liên quan tới các thiết bị nhớ
ngoài, do đó mô hỡnh biểu diễn chúng cũn được gọi là những mô hỡnh
ngoài. Trong giai đoạn thiết kế logic người ta chỉ quan tâm xem: hệ thống
làm gỡ, để làm gỡ. Do đó phần thiết kế xử lý logic chỉ bàn đến các mô hỡnh
ngoài.
d. Thiết kế các luồng dữ liệu vào
Là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót.
Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho thông
tin nhập.
e. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
f. Hợp thức hóa mô hỡnh logic
 Xác định các kỹ thuật hợp lệ hóa dữ liệu nhập vào hệ thống
 Có hướng dẫn nhập liệu.
 Kiểm soát quy cách.
 Miền giá trị.
 Phân nhóm ký tự dữ liệu nhập.
 Kiểm tra logic nội tại.
 Lấy từ một danh sách có sẵn.
 Dùng số liệu thống kê để thông báo.
 Hợp lý về mặt văn cảnh.
 Xác thực tài liệu gốc.
 In ra, kiểm tra xác nhận sự thống nhất dữ liệu đó nhập vào dữ
liệu in ra.
 Hợp lệ hóa mô hỡnh logic
 Chuẩn bị và trỡnh bày báo cáo về mô hỡnh logic.

 Quyết định thông báo mô hỡnh logic: sản phẩm của giai đoạn
thiết kế logic.
 Sơ đồ DSD tổng thể cho HTTT.
 Kết quả phân tích tra cứu cho tất cả các đầu ra của HTTT.
 Bảng sự kiện cập nhật.