THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG CHI NHÁNH THÁI BÌNH

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CAO SU SAO VÀNG CHI NHÁNH THÁI BÌNH
I .TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
1.Phương thức xây dựng bộ máy kế toán.
Tại công ty CSSV - chi nhánh Thái Bình, bộ máy kế toán được tổ chức theo
kiểu trực tuyến tham mưu. Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế
toán phần hành mà không thông qua khâu trung gian nhận lệnh và có mối quan
hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan
hệ chỉ đạo trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu như
thanh tra, tin học trong kế toán…
2. Mô hình kế toán
Chi nhánh tổ chức kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một
cấp. Tức là chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện
tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán.
Phòng kế toán của Chi nhánh thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu
nhận, ghi sổ, sử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của
đơn vị.
Trưởng phòng kế toán
Kế toán thanh toánKế toán NVL – công cụ lao độngKế toán thành phẩm – tiêu thụTHỦ QUỸ
NHÂN VIÊN KINH TẾ PHÂN XƯỞNG
Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ tác nghiệp
Quan hệ báo sổ
3. Cơ cấu lao động kế toán
Bộ máy kế toán của chi nhánh bao gồm
 01 trưởng phòng kế toán
 01 kế toán thanh toán
 01 kế toán nguyên vật liệu, công cụ lao động
 01 kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm
 01 thủ quỹ

 02 nhân viên kinh tế phân xưởng
4. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Là một nhánh của công ty Cao su Sao Vàng nhưng có quy mô hoạt động
lớn, phức tạp. Do vậy, khi xây dựng bộ máy tổ chức kế toán, ban lãnh đạo Chi
nhánh đã phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
 Nguyên tắc song song: là sự đảm bảo công việc giữa các kế toán viên (kế
toán thanh toán, kế toán nguyên vật liệu – công cụ lao động…) một cách
đồng thời nhằm rút ngắn thời gian, tăng năng suất lao động.
 Nguyên tắc tiết kiệm: nhằm tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí lao động
sống, lao động vật hoá.
 Nguyên tắc liên tục: đảm bảo cho quy trình công việc phải được thực
hiện liên tục.
 Nguyên tắc phối hợp phục vụ nơi làm việc.
 Nguyên tắc phù hợp: đảm bảo phù hợp giữa nhân viên kế toán và các
công việc được giao.
 Nguyên tắc tối ưu cường độ lao động và tối ưu hiệu suất trang thiết bị.
II. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG KẾ TOÁN
1. Kế toán trưởng (hay trưởng phòng kế toán)
• Chức năng,nhiệm vụ:
− Lập các kế hoạch tài chính, vốn lưu động, giá hàng tháng, hàng
quý, hàng năm…
− Kế toán tổng hợp, tính chi phí sản xuất và giá thành, lập báo cáo
quyết toán quý, năm và gửi báo cáo.
− Kế toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao.
− Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo tình hình hoạt động chung.
• Quyền hạn:
− Theo đúng điều lệ kế toán trưởng của Nhà nước và quy chế quản
lý tài chính của công ty, Chi nhánh.
• Tài liệu sử dụng:
− Các tài liệu, số liệu, chứng từ, sổ sách có liên quan đến quản lý tài

chính của Nhà nước, của Công ty.
2. Kế toán thanh toán
• Chức năng, nhiệm vụ:
− Kế toán thanh toán tiền gửi, tiền vay, quỹ tiền mặt và thanh toán
với công nhân viên chức.
− Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp của chứng từ gốc.
− Phân loại định khoản trên chứng từ gốc.
− Lập phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu với thủ quỹ, ngân hàng.
− Cập nhật hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản tăng, giảm,
xác định số dư của tiền mặt, tiền gửi cuối ngày, cuối tháng, cuối
quý, lập báo cáo.
• Quyền hạn:
− Yêu cầu các bộ phận liên quan phải cung cấp đầy đủ các loại
chứng từ, số liệu có liên quan theo đúng chế độ quản lý tài chính
của Nhà nước và Công ty quy định.
• Tài liệu sử dụng:
− Tất cả các chế độ văn bản, hệ thống kế toán quy định của Nhà
nước về pháp lệnh kế toán thống kê và công ty quy định.
3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ lao động:
• Nhiệm vụ, chức năng:
− Lập các định mức tiêu hao nguyên liệu sản phẩm.
− Lập biểu báo cáo vật tư cho các phân xưởng sản xuất.
− Thống kê sản lợng, giá trị sản lượng, doanh thu Chi nhánh, doanh
thu vào từng loại hàng tiêu thụ của các đại lý, các khu vực và lập
báo cáo.
− Lập các chứng từ ban đầu, nhập kho vật tư sản phẩm hàng hoá,
xuất vật tư cho các đối tượng sử dụng.
• Quyền hạn:
− Kiểm tra sơ bộ, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các hoá đơn đầu
vào.

− Lấy số liệu chính xác theo đối tượng sử dụng và bán hàng.
− Kiểm tra vật tư sử dụng cho các đối tượng, đặc biệt các vật tư
không có định mức.
• Tài liệu sử dụng:
− Đơn sản xuất, hao phí vật tư qua các thời kỳ, các công đoạn sản
xuất.
− Các dự trù vật tư.
− Các chứng từ nhập xuất kho.
− Các tài liệu hướng dẫn của công ty và Chi nhánh.
4. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, theo dõi công nợ với người mua.
• Chức năng, nhiệm vụ:
− Theo dõi, ghi chép tình hình tăng, giảm kho thành phẩm theo từng
loại và phẩm cấp.
− Kiểm tra giám sát cả quá trình nhập xuất kho thành phẩm, kịp
thời phát hiện những sai sót để phản ánh cho những bộ phận có
liên quan.
Cụ thể:
− Kế toán kho thành phẩm tương tự như kế toán chi tiết nguyên vật
liệu.
− Kế toán tiêu thụ: tiếp nhận hoá đơn, chứng từ do khách hàng hoặc
phòng thị trường cung cấp, phân loại và cập nhật vào sổ chi tiết
tiêu thụ, kiểm tra tính chính xác của số liệu.
− Mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, từng lần nhập,
xuất hàng theo số thực tế, từng lần trả tiền.
− Cuối tháng, tổng hợp lập bảng kê, xác định số thuế đầu ra phải
nộp. Định khoản và lập báo cáo chi tiết tiêu thụ, báo cáo chi tiết
công nợ, đối chiếu xác nhận, đôn đốc thu hồi công nợ, tránh để tồn
đọng, dây dưa.
− Lập và nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 10 tháng sau cho trưởng
phòng.

5. Kế toán thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
• Chức năng, nhiệm vụ:
− Căn cứ vào những số liệu tài liệu pháp lý của các bộ phận: lao
động – tiền lương, bảng chấm công, bảng thanh toán lương của
các phân xưởng, phiếu nghỉ ốm đau, thai sản.
− Căn cứ vào các loại định mức tiêu hao: nguyên, nhiên vật liệu,
công cụ lao động để xác định giá mua, bán vật tư cho từng loại
sản phẩm
− Tính toán, ghi chép đầy đủ, chính xác, phản ánh kịp thời số tiền
lương thực trả cho từng công nhân, từng bộ phận trong Chi
nhánh, phân bổ chính xác tiền lương, bảo hiểm xã hội và các
khoản phụ cấp vào từng đối tượng sản phẩm.
− Qua việc tính toán ghi chép và kiểm tra tình hình: quản lý lao động
và tiền lương, chấp hành chính sách, chế độ…, cung cấp số liệu, tài
liệu cần thiết phục vụ cho công tác.
• Quyền hạn:
− Làm thủ tục thanh toán lương hàng tháng, báo cáo lao động tiền
lương định kỳ.
− Làm các thủ tục về chế độ chính sách đối với người lao động.
• Tài liệu sử dụng:
− Các quy định về lao động tiền lương mà Nhà nước đã ban hành.
− Các nghị định hướng dẫn thực hiện mà Chính phủ đã ban hành.
− Thoả ước lao động tập thể của công ty.
5. Thủ quỹ:
• Chức năng, nhiệm vụ:
− Kiểm nhận chính xác tiền thu bán hàng theo từng loại, đúng loại
chứng từ.
− Thu chi tiền mặt theo chứng từ kế toán.
− Nhật ký quỹ, số dư quỹ hàng ngày, báo cáo quỹ hàng ngày.
− Nộp tiền vào tài khoản tiền gửi.

− Bảo quản kho tài liệu, tiền khỏi mục nát.
• Tài liệu sử dụng:
− Tất cả tài liệu, quy chế của công ty và chi nhánh.
6. Nhân viên kinh tế phân xưởng:
• Chức năng, nhiệm vụ:
− Chịu trách nhiệm về chế độ hạch toán trong công đoạn sản xuất
của dây chuyền.
− Thực hiện công tác chuyên môn theo ngành dọc.
− Quản lý kinh tế của phân xưởng, tính toán, hạch toán, cân đối
trong phân chia tiền thưởng, năng suất, tính toán tiền lương cho
cán bộ công nhân viên phân xưởng.
− Tính toán chuẩn bị nguyên liệu, vật tư cho sản xuất theo kế hoạch
được giao.
− Quản lý chất lượng bán thành phẩm và thành phẩm giữa các công
đoạn trong dây chuyền sản xuất.
• Quyền hạn:
− Yêu cầu các bộ phận thực hiện và nộp các báo cáo chứng từ theo
quy định tài chính của Nhà nước, của công ty và của Chi nhánh.
− Yêu cầu các bộ phận báo cáo và tổng hợp lương hàng ngày, chia
lương đến từng người lao động.
− Tạm dừng các loại bán thành phẩm không đủ quy cách, chất l-
ượng đưa vào sản xuất và báo cáo với quản đốc phân xưởng.
III. HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN:
1. Các loại sổ kế toán:
Công ty cao su Sao Vàng – chi nhánh Thái Bình thực hiện ghi sổ kế toán
theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. Theo hình thức này gồm có các loại sổ kế
toán:
− Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
− Sổ cái.
Trong đó, các sổ thẻ kế toán chi tiết gồm có:

− Sổ tài sản cố định.
− Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
− Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá).
− Sổ chi phí sản xuất.
− Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
− Thẻ tính giá sản phẩm dịch vụ.
− Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thanh toán nội bộ,
thanh toán với Ngân sách,…
− Sổ chi tiết tiêu thụ.
2. Trình tự hạch toán chung:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế
toán các phần hành lập chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi
làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi
tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, tổng số tiền phát
sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái để lập bảng
cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
3. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “chứng từ ghi sổ” của Công ty
cao su Sao Vàng – chi nhánh Thái Bình.
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

SỔ QUỸ
Bảng cân đối số phát
sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ CÁI
CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ GỐC
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”
Quy trình hạch toán từng phần hành tại Công ty cao su Sao Vàng – chi
nhánh Thái Bình
Tại Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, công việc kế toán
trong toàn chi nhánh được chia thành các phần hành:
 Kế toán tài sản cố định.
 Kế toán tiền mặt
 Kế toán thanh toán.
 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ lao động.
 Kế toán thành phẩm, tiêu thụ.
 Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội.
 Kế toán chi phí – tính giá thành sản phẩm.
 Kế toán báo cáo kết quả kinh doanh.
Cụ thể:
I. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH:
Trong Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, công việc kế toán
tài sản cố định do trưởng phòng kế toán đảm nhiệm.
Chi nhánh hạch toán tài sản cố định theo nguyên giá của tài sản cố định
(TSCĐ) sao cho luôn thể hiện 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, Giá trị còn lại và Giá trị đã
hao mòn.
Phân loại TSCĐ theo các phương pháp phân loại đã quy định trong các

báo cáo thống kê để mở sổ kế toán chi tiết theo dõi tình hình hiện có và tình
hình tăng, giảm từng loại TSCĐ phục vụ cho yêu cầu quản lý và tổng hợp chỉ
tiêu của Nhà nước.
1. Các tài khoản chuyên dùng của Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái
Bình
TK 211: Tài sản cố định hữu hình.
TK 213: Tài sản cố định vô hình.
TK 214: Hao mòn Tài sản cố định.
Công ty Cao su Sao Vàng - Chi nhánh Thái Bình là đơn vị hạch toán trực
thuộc nên nguồn hình thành TSCĐ chủ yếu là do Công ty Cao su Sao Vàng cấp,
Chi nhánh rất ít khi đi vay TSCĐ hoặc đầu tư mua sắm. Cách xác định nguyên
giá, giá trị còn lại và giá trị hao mòn đã tuân thủ theo đúng nguyên tắc của chế
độ Nhà nước quy định.
1.1. Tiêu chuẩn TSCĐ:
 Về mặt giá trị phải từ 10 triệu đồng trở lên.
 Về mặt thời gian: phải có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
 Có khả năng đem lại thu nhập cho doanh nghiệp.
1.2. Các loại TSCĐ:
Trong Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, TSCĐ gồm có: nhà
kho, phân xưởng săm, phân xưởng sản xuất lốp, nhà văn phòng, máy móc, thiết
bị, phương tiện vận tải,…
1.3. Cách xác định nguyên giá TSCĐ:
Đối với TSCĐ hữu hình được cấp trên cấp:
Nguyên giá
TSCĐ
=
Giá trị trong biên
bản bàn giao
+
Chi phí

tiếp
nhận
+
Chi phí lắp
đặt, chạy thử
Đối với TSCĐ mua sắm(nếu có)
Nguyên
giá TSCĐ
=
Giá
mua
+
Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ
+
Chi phí lắp
đặt chạy thử
-
Giảm giá
(nếu có)
1.4. Nguyên tắc thủ tục nhập kho, xuất kho TSCĐ:
Khi có TSCĐ tăng do nhập (mua ngoài, cấp trên cấp, đánh giá lại TSCĐ)
phải có Quyết định của Giám đốc Công ty:
− Biên bản giao nhận của TSCĐ.
− Biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của TSCĐ.
− Biên bản nghiệm thu TSCĐ.
Ví dụ: Ngày 25 tháng 01 năm 2003, Công ty Cao su Sao Vàng đã cấp cho
phân xưởng lốp của chi nhánh cao su Sao Vàng Thái Bình một máy nén khí,
giá trị bàn giao: 160.000.000 đồng. Thủ tục bàn giao gồm có:
- Quyết định số 75 ngày 25 tháng 01 năm 2003 của Giám đốc Công ty

Cao su Sao Vàng về việc điều chuyển máy nén khí từ công ty về Chi
nhánh.
- Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Phiếu xác định tình trạng kỹ thuật của thiết bị của phòng kỹ thuật.
- Kế toán TSCĐ xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại
của TSCĐ.
- Biên bản nghiệm thu TSCĐ.
Khi phát sinh nghiệp vụ nhập hay xuất TSCĐ, kế toán phải mở sổ TSCĐ
theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ. Phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ để hạch toán
chi tiết TSCĐ. Thẻ TSCĐ lập thành 1 bản để tại phòng kế toán để theo dõi,
ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ.
2. Danh mục TSCĐ:
a. Máy móc thiết bị
STT Loại thiết bị đvt 199
9
2000 200
1
200
2
1 Máy luyện 450 sơ luyện Cái 2 2 2 2
2 Máy luyện 550 sơ luyện

2 2 2 2
23 Máy luyện 450 hỗn luyện 1 1 1 1
4 Máy luyện 550 hỗn luyện 1 1 1 1
5 Máy phối liệu 2 2 2 2
6 Máy đùn lọc 2 2 2 2
7 Máy nhiệt luyện 450 1 1 1 2
8 Máy ép xuất 1 miệng 1 1 1 2
9 Máy ép xuất 2 miệng 1 1 2 2

10 Máy nén khí 2 2 1 2
11 Máy thành hình 2 1 2 2
12 Nồi hơi 1 1 1 2
13 Nồi hơi nóng 2 2 2 2
14 Nồi lu hoá 3 3 3 4
15 Máy cán tráng vải mành 2 2 2 2
16 Máy cắt vải 1 2 2 2
17 Máy làm tanh 1 1 1 1
18 Máy cán mặt lốp 1 1 2 1
19 Máy lưu hoá 1 1 1 2
20 Máy bao gói 2 2 2 2
21 Máy in kim 3 2 2 2
22 Máy in laze 3 3 3 3
23 Máy photocopy 1 1 1 1
24 Máy vi tính 6 6 6 6
BẢNG TỔNG HỢP THIẾT BỊ CƠ BẢN
b. Tài sản cố định khác:
- Nhà cửa, vật kiến trúc.
- Phương tiện vận tải, truyền dẫn.
- Thiết bị dụng cụ quản lý.
- Các TSCĐ khác.
3. Phương pháp hạch toán tăng, giảm TSCĐ:
3.1. Phương pháp hạch toán tăng TSCĐ:
Đối với TSCĐ qua xây dựng cơ bản được hạch toán trên cùng hệ thống
sổ kế toán của đơn vị. Khi nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sản xuất,
kinh doanh, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 241
Đồng thời, căn cứ vào nguồn vốn đầu tư ghi:
Nợ TK 411,336

Nợ TK 414
Có TK 411
Khi mua sắm đầu tư TSCĐ
Nợ TK 211, 213
Nợ TK 133
Có TK 11, 112, 331
đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh:
Nợ TK 441
Nợ TK 414
Có TK 411
Đối với TSCĐ được cấp trên cấp (cấp vốn bằng TSCĐ), được biếu tặng,
viện trợ, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 411, 336
Trường hợp TSCĐ phát hiện thừa phải xác định nguyên nhân để giải
quyết:
• Trường hợp TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán đã
căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng.
• Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng thì ngoài nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ phải
căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm
căn cứ tính, trích bổ sung khấu hao vào chi phí kinh doanh:
Nợ TK 642
Có TK 214
• Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì
phải báo cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Nếu chưa xác định được chủ tài
sản đó, trong thời gian chờ xử lý, kế toán đã tạm thời theo dõi phản ánh
vào TK ngoài bảng cân đối kế toán. Khi có quyết định của Nhà nước, của
cấp trên về đánh giá lại TSCĐ tăng, kế toán ghi:
Nợ TK 211
Có TK 412

3.2. Phương pháp hạch toán giảm TSCĐ:
TSCĐ của Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình giảm do các
nguyên nhân là thanh lý và nhượng bán. Khi thanh lý, nhượng bán cần căn cứ
vào phiếu xác định hiện trạng kỹ thuật của TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập và
biên bản đề nghị thanh lý. Ngoài ra, còn phải có Bảng kê, Bảng tổng hợp danh
mục tài sản cần thanh lý và quyết định thanh lý tài sản của cấp có thẩm quyền.
Khi đó, kế toán TSCĐ ghi bút toán:
Nợ TK 811
Nợ TK 214
Có TK 211
Phản ánh số tiền thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 711
TSCĐ thiếu khi kiểm kê:
Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và kết luận của Hội đồng kiểm kê để
hạch toán chính xác, kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể:
• Nếu chờ quyết định để xử lý:
Nợ TK 214
Nợ TK 138
Có TK 211, 213
• Nếu có quyết định xử lý ngay:
Nợ TK 214
Nợ TK 1388
Nợ TK 411
Nợ TK 811
Có TK 211
Bảng tổng hợp giá trị TSCĐ năm 2002
(đơn vị tính: đồng)
STT
Tên tài sản Nguyên giá Giá trị hao

mòn
Giá trị còn
lại
1
Nhà cửa, vật kiến
trúc
4.433.688.639 1.906.478.015 2.527.210.624
2 Máy móc thiết bị 20.561.763.348 8.821.548.209 11.740.215.139