LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.1.1. Khái niệm về quản trị nhân sự
Trước khi đi vào khái niệm quản trị nhân sự , ta sẽ đi xem xét thế nào là
quản trị trong doanh nghiệp? Như ta đã biết, không phải trong doanh nghiệp
mới có các hoạt động quản trị mà hoạt động quản trị có trong bất kỳ một tổ
chức nào, dù đó là tổ chức doanh nghiệp hay tổ chức phị lợi nhuận. Do có nhiều
trường phái, học thuyết và cách tiếp cận khác nhau về quản trị nên một điều
dễ hiểu là cũng có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị. Định nghĩa
dưới đây nhấn mạnh vai trò của yếu tố con người trong hoạt động của doanh
nghiệp nói chung và hoạt động quản trị nói riêng: “ Quản trị doanh nghiệp là
tổng hợp những hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu xác định
thông qua sự nỗ lực của những người khác trong doanh nghiệp”.
Quản trị trong doanh nghiệp bao gồm: Quản trị về vật chất, quản trị tài
chính và quản trị con người. Trong đó quan trọng nhất là quản trị con người,
bởi vì con người làm chủ vật chất và tài chính, là nguồn lực quan trọng nhất,
quý giá nhất của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp và như người ta đã nói: “ Mọi
quản trị suy cho cùng là quản trị con người”.
Các chuyên gia đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị nhân sự,
nhưng chung quy lại, chúng ta có thể đưa ra khái niệm về quản trị nhân sự
như sau: Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là hệ thống những hoạt động,
những phương pháp, cách thức của tổ chức có liên quan đến việc tuyển chọn,
đào tạo, duy trì, phát triển và động viên người lao động nhằm sử dụng có hiệu
quả nhất sức lao động.
Hầu hết các nhà quản trị trong các lĩnh vực quản trị chuyên môn đều có
trách nhiệm tuyển dụng, huấn luyện đào tạo, đánh giá công việc và quyết định
đối với việc đề bạt và khen thưởng nhân viên. Những người làm việc trong bộ
phận nhân sự là những chuyên gia về nhân sự, họ đưa ra những lời khuyên, có
trách nhiệm phối hợp các hoạt động nhân sự giúp các Giám đốc bộ phận. Nhà
quản trị nhân sự cũng có thể có những trợ lý để thực hiện những hoạt động
nhân sự riêng biệt. Trong hầu hết các tổ chức, phòng nhân sự đều đảm nhiệm

chức năng quản lý nhân viên, tuỳ theo đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp,
mô hình các mối quan hệ về quản trị nhân sự có những điểm khác nhau.
Nguồn nhân sự khác với các nguồn khác của doanh nghiệp do chính bản
chất của con người. Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có
tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành nhóm hội, các tổ chức công đoàn
để bảo vệ quyền lợi của họ, có thể đánh giá và đặt câu hỏi đối với hoạt động
của các quản trị gia, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc chính bản thân
của họ, hoặc sự tác động của môi trường xung quanh. Do đó, quản trị nhân sự
khó khăn và phức tạp hơn nhiều so với quản trị các yếu tố khác của quá trình
sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, mọi nhà quản trị, dù ở cấp nào đi chăng nữa
cũng cần phải nắm được những phương pháp và cách thức quản trị con người.
1.1.2. Vai trò của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Mục tiêu của quản trị nhân sự là cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức một
lực lượng lao động đảm bảo về số lượng và chất lượng trong mọi thời kỳ kinh
doanh. Do đó, quản trị nhân sự có vai trò rất quan trọng.
• Về mặt chính trị- xã hội:
Thể hiện tính ưu việt của một chế độ xã hội trong việc khẳng định vai trò
chủ thể của người lao động, đồng thời cũng thể hiện sự công bằng, bình đẳng
trên cơ sở thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động và hiệu quả sản xuất
kinh doanh. Tác động tích cực của quản trị nhân sự là làm cho người lao động
củng cố lòng tin đối với doanh nghiệp, với chế độ xã hội, có ý thức đầy đủ hơn
về cống hiến.
• Về mặt kinh tế:
Nhờ hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp mà khai thác những
tiềm tàng, sức sáng tạo, lòng nhiệt tình, tiết kiệm sức lao động, tăng năng suất
lao động, hiệu quả kinh doanh, tạo điều kiện thực hiện tốt quỹ lương, nâng cao
mức sống của người lao động.
1.1.3. Những nguyên tắc cơ bản của quản trị nhân sự trong doanh
nghiệp
Đối với mỗi doanh nghiệp, trong mỗi thời kỳ kinh doanh khác nhau có thể

vận dụng phương pháp hình thức quản trị nhân sự thích hợp, song phải tuân
thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đảm bảo chuyên môn hoá kết hợp với trang bị kiến thức tổng hợp.
- Phối hợp chặt chẽ giữa phân công lao động và hợp tác lao động.
- Sử dụng lao động phải dựa trên cơ sở đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ
lao động.
- Sử dụng lao động phải kết hợp với thù lao lao động hợp lý.
- Kết hợp thưởng, phạt vật chất và tinh thần với tăng cường kỷ luật lao động.
1.2. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.2.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện
tốt công việc.
Để có thể đưa ra được những công việc cần thiết đối với người lao động
cần tuyển, đồng thời có cơ sở để đãi ngộ, đào tạo và phát triển nhân sự, nhà
quản trị nhân sự cần phải tiến hành phân tích công việc.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bản mô tả
công việc và văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong
công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn
cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp ta hiểu nội
dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn và trách nhiệm khi thực
hiện công
việc. Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết các vấn
đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân
viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu đặc điểm về
công việc như: Các hành động nào cần tiến hành thực hiện, thực hiện như thế

nào và tại sao, các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện
công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện
công việc… Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự
phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể
đánh giá được chính xác yêu cầu của công việc, không thể đánh giá đúng năng
lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó không thể trả lương, kích thích
họ kịp thời, chính xác. Đặc biệt, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu
giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ, thay
đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh. Các nhà nghiên cứu kinh tế cho rằng phân tích công việc “ Là hòn
đá tảng của quản trị nhân sự, không có nó thì khó có thể hoàn thành các chức
năng quản trị khác”.
1.2.2. Tuyển chọn nhân sự
1.2.2.1. Sự cần thiết
Mỗi công việc, bộ phận đều có những đặc thù riêng có của nó, do đó cần
phải lựa chọn trong số những người được tuyển dụng để xắp xếp cho họ vào
những vị trí phù hợp sao cho công việc mà họ đảm nhận có thể giảm bớt được
chi phí đào tạo.
Trong quá trình sử dụng nhân sự, nhà quản trị phải nắm bắt được những
tâm tư, tình cảm… của mỗi người để có hướng tác động sao cho họ hoà đồng
vào công việc của mình nhằm đạt được mục tiêu đề ra của đơn vị.
1.2.2.2. Dự báo nhu cầu tuyển dụng
Trong mọi thời kỳ kinh doanh của tổ chức, đơn vị quản trị nhân sự phải
luôn đáp ứng nhu cầu về lực lượng lao động. Do đó, nhà quản trị cần dựa vào
khả năng về nguồn nhân sự để có những dự báo, dự tính để đáp ứng nhu cầu
của tương lai. Có thể dựa vào một số căn cứ sau:
- Chiến lược và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Đây là căn cứ
quan trọng nhất bởi vì trong chiến lược và trong kế hoạch của doanh nghiệp
đã nêu rõ những mục tiêu và những giải pháp để hoàn thành các mục tiêu đó
của doanh nghiệp.

- Tình trạng về số lượng và chất lượng lao động của doanh nghiệp hiện nay có
khả năng đảm bảo hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp hay không và sự
thay đổi của nó theo chiều hướng nào, tụt hậu hay là phát triển…
- Sự biến động của yếu tố môi trường cũng là một căn cứ để dự báo nhu cầu
nhân sự. Nó có thể tạo ra các cơ hội và nguy cơ đối với tổ chức ảnh hưởng đến
việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó nó có tác động đến việc dự
báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự.
1.2.2.3. Tuyển dụng nhân sự
a. Nguồn tuyển chọn
• Nguồn nội bộ: Khi có vị trí trống, thông thường các công ty thường có xu
hướng đưa người có thể đảm nhận thay thế họ trong phạm vi nội bộ công ty.
Dựa vào những kế hoạch, dự định về nhân sự của đơn vị, nghiên cứu hồ sơ cán
bộ công nhân viên trong đơn vị thông báo để mọi người cùng biết nhu cầu
tuyển dụng, thủ tục, điều kiện, tiêu chuẩn, đối tượng cần chuyển.
- Ưu điểm:
+ Có đầy đủ thông tin nhân viên cần tuyển chọn.
+ Chi phí tuyển chọn thấp.
+ Nhân viên dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc.
+ Nhân viên quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp và dễ tìm ra
cách đạt được mục tiêu đó.
- Nhược điểm:
+ Nhân viên thiếu sáng tạo trong công việc.
+ Tạo tâm lý căng thẳng, dễ chia bè phái trong doanh nghiệp.
• Nguồn bên ngoài: Khi mà trong nội bộ không tìm được người có khả năng đáp
ứng yêu cầu đặt ra thì phải tuyển ở số nguồn chủ yếu sau:
Từ nhân viên cũ: Là người đã có thời gian làm việc tại công ty nhưng đã
xin nghỉ, thuyên chuyển công tác… nay muốn trở lại làm việc.
Từ hệ thống các trường lớp chuyên nghiệp: Đội ngũ này được đào tạo
một cách bài bản, có hệ thống nên có trình độ - kinh nghiệm nhất định.
Từ các đơn vị khác, trung tâm giới thiệu việc làm.

Từ các mối quan hệ với nhân viên của công ty.
- Ưu điểm:
+ Có nguồn cung cấp lao động phong phú, đa dạng. Doanh nghiệp có
khả năng lấy nhân sự theo yêu cầu một cách đa dạng.
+ Tháo gỡ được những khó khăn vướng mắc trong nội bộ doanh
nghiệp, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, khắc phục được tình
trạng thất nghiệp của xã hội.
- Nhược điểm:
+ Chưa phản ánh được đầy đủ về trình độ, năng lực, phẩm chất của
người được tuyển chọn.
+ Chi phí tuyển chọn lớn.
+ Tốn nhiều thời gian.
b. Quy trình và nội dung tuyển chọn
Bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Thu thập ứng cử viên và thực hiện công tác sàng lọc ban đầu.
Là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn người đến xin việc, là bước
xem xét một cách sơ bộ về nhu cầu nhân sự và xác định những tiêu chuẩn, mục
tiêu tuyển chọn. Thông thường ở bước này dưới các hình thức và phương tiện
thông tin đại chúng, doanh nghiệp có thể tuyên truyền rộng rãi về nhu cầu
nhân sự để thu hút lực lượng lao động dựa vào việc mô tả nghề nghiệp, nhu
cầu và tính
chất công việc, điều kiện làm việc, chế độ lương bổng để lựa chọn ứng cử viên
ban đầu.
Bước 2: Hoàn thiện đơn xin việc.
Những người có trong danh sách được xét cần hoàn thiện đơn xin việc
theo mẫu của doanh nghiệp. Nội dung đơn xin việc phải ngắn gọn, xúc tích và
cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản như: Trình độ học vấn, giới tính, tuổi tác,
tóm lược quá trình hoạt động, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội… để thoả
mãn mục đích tuyển chọn.
Bước 3: Mô tả công việc và xác định các tiêu chuẩn chức danh công việc.

Phân tích cho người đến xin việc biết việc họ sẽ làm nếu được chọn. Sau
khi mô tả, cần xác định tiêu chuẩn công việc mà người lao động cần có như:
Chuyên môn, học vấn, kinh nghiệm, thể lực tâm sinh lý…
Bước 4: Thực hiện các thử nghiệm nghề nghiệp.
Thông qua hình thức trắc nghiệm, kiểm tra trí thông minh, khả năng,
năng khiếu cần có nhằm cung cấp thông tin cho việc tuyển chọn hiệu quả hơn.
Bước 5: Tổ chức phỏng vấn toàn diện.
Nhằm đánh giá sự thông minh, cá tính và kiến thức của người đến xin
việc.
Bước 6: Kiểm tra dữ kiện.
Là kiểm tra lại tất cả lại các tài liệu đã thu thập được. Qua các hình thức
trên đánh giá mức độ chính xác của chúng mà tiến hành đánh giá bổ sung để
kiểm tra lại những vấn đề cần nghi vấn.
Bước 7: Thử thách người đến xin việc.
Trước khi nhận chính thức cần giao việc cho họ làm và đánh giá khả
năng. Khi giao việc cần phải kết hợp với tạo điều kiện thuận lợi cho họ về
phương tiện, môi trường làm việc để họ có khả năng hoàn thành công việc một
cách tốt nhất, tạo cho họ lòng tin để hoàn thành công việc.
Bước 8: Kiểm tra y tế và thể lực.
Nhằm xác định tình trạng sức khoẻ của người đến xin việc để khẳng
định người đó có đủ điều kiện để thực hiện công việc. Ngoài ra, nó còn là cơ sở
pháp lý để đề phòng trường hợp nhân viên kháng nghị về bệnh nghề nghiệp.
Bước 9: Ra quyết định chính thức để tiếp nhận.
1.2.3. Bố trí sử dụng nhân sự