Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn:

THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện:

PHAN HUỆ DƯƠNG

Mã số sinh viên:

1405QTVA010

Khoá:

2014 – 2018

Lớp:

ĐH. QTVP14A

HÀ NỘI - 2018


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phịng và sự hướng dẫn tận tình
của Cơ giáo ThS. Đỗ Thị Thu Huyền, tơi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với
đề tài:“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội”.
Với tình cảm và lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới:
Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại
họcNội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để
nghiên cứuvà hồn thành khố luận tốt nghiệp của mình.
Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS. Đỗ Thị
Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi
những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực soạn thảo
và ban hành văn bản để tơi có thể hồn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tơi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, cơng chức thuộc phịng Hành
chính – Tổng hợp của trường đại Học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Đối ngoại của trường đại học
Khoa học Tự Nhiên đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình
điều tra, khảo sát, thuthập dữ liệu có liên quan đến đề tài.
Mặc dù tơi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này song
khóa luận này vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.Chính vì vậy, kính
mong q thầy cơ, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệpcủa tơi được
hồn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn

của giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu trong
đề tài phục cụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn
khác nhau và hồn tồn trung thực.
Ngồi ra, trong khố luận cịn sử dụng một số thơng tin của tác giả khác,
cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc.
Tơixin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng
tin sử dụng trongcơng trình nghiên cứu này./.
Hà Nội,ngày…tháng 3 năm 2018
Sinh viên

Phan Huệ Dương


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

1

ĐHKHXHNV

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

2

ĐHKHTN

Đại học Khoa học Tự Nhiên

3

ĐHNVHN

Đại học Nôi vụ Hà Nội

4

BGH

Ban Giám hiệu

5

VT-LT

Văn thư lưu trữ

6

HC-TH

Hành chính – Tổng hợp

7

NXB

Nhà xuất bản

8

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

9

VBHC

Văn bản hành chính


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 5
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 6
7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 6
8. Kết cấu của đề tài ........................................................................................ 7
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .................................................................... 9
1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 9
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính........................................................... 10
1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính............................. 11

1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính ............................................................ 11
1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính ................................................... 12
1.2.3. Các loại văn bản hành chính .............................................................. 14
1.3. Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...... 17
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền.................................................................... 17
1.3.2. Yêu cầu về nội dung .......................................................................... 18
1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày ......................................... 20
1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ ......................................................................... 21
1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ........................ 23
Tiểu kết ........................................................................................................... 27
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH
PHỐ HÀ NỘI .................................................................................................... 28
2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của một số trường đại học trên địa
bàn thành phố Hà Nội ................................................................................... 28
2.1.1. Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ................................. 28
2.1.2. Trường đại học Nội vụ Hà Nội .......................................................... 30
2.1.3. Trường Đại học Khoa học Tự nhiên .................................................. 34
2.2. Phân công trách nhiệm, các quy định về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản.................................................................................................. 36
2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản..... 36


2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 37
2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội .......................................... 39
2.3.1. Số lượng văn bản ban hành ................................................................ 39
2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản .......................................................... 41
2.3.3. Nội dung văn bản ............................................................................... 42
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản .......................................... 44

2.3.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày ........................................................... 50
2.3.5. Ngơn ngữ trong văn bản .................................................................... 59
Tiểu kết ........................................................................................................... 60
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
HÀ NỘI .............................................................................................................. 61
3.1. Nhận xét, đánh giá .................................................................................. 61
3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................. 61
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................ 64
3.1.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 66
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội ..................................................................................................... 68
3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ............................................ 68
3.2.2. Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ .............. 69
3.2.3. Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự ................................................ 70
3.2.4. Tiêu chuẩn hoá văn bản ..................................................................... 71
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành
văn bản ......................................................................................................... 71
3.2.6. Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72
3.2.7. Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất ............................. 74
Tiểu kết ........................................................................................................... 75
KẾT LUẬN........................................................................................................ 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 78
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 81


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại phát triển và hội nhập kinh tế, xã hội hiện nay, việc trao
đổi thông tin diễn ra hàng ngày giữa các cơ quan tổ chức ngày càng được cải
thiện và dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng các máy móc hiện đại như điện
thoại, máy tính, máy fax. Nhưng, để đảm bảo hiệu quả thông tin cũng như
tiến độ công việc hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức, thì khơng thể
thiếu những văn bản, hay nói cách khác là những văn bản hành chính. Bên
cạnh đó, bộ máy hành chính nhà nước ngày càng được hồn thiện và nâng
cao, kéo theolà sự phát triển về kỹ năng chuyên môn của cán bộ cũng như
chất lượng của các văn bản hành chính nhà nước.
Trong đó, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết
sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mức. Bởi vì trong cơng tác văn
thư, cơng tác soạn thảo và ban hành văn là bước đầu tiên cũng như căn bản
nhất để cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có
thể soạn thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng
như trình bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành. Việc soạn thảo và ban
hành văn bản là một hoạt động tất yếu để để có thể điều hành và quản lý được
cơ quan tổ chức một cách dễ dàng.
Hiện nay, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội là những
cơ sở đào tạo nguồn nhân lực uy tín trên cả nước. Trong quá trình hoạt động
và thực hiện chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, các trường đại học trên
địa bàn thành phố Hà nội phải ban hành một số lượng các văn bản hành chính
rất lớn để truyền đạt thơng tin cũng như thực hiện các cơng việc, nhiệm vụ
theo tính chất của cơ quan tổ chức. Để hoạt động giảng dạy và đào tạo của trường
được diễn ra một cách tốt nhất thì cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
cũng cần phải được coi trọng, nâng cao và khơng ngừng hồn thiện.


1

Từ yêu cầu thực tiễn trong quá trình học tập cũng như được tiếp xúc
trực tiếp với công việc qua thời gian học tập, thực tập... tại Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học
Quốc gia Hà Nội); Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi nhận thấy việc nghiên
cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại những trường
đại học trên là vơ cùng cấp bách. Qua quá trình khảo sát thực tiễn cho thấy,
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở một số trường đại học
trên địa bàn thành phố Hà Nội còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Chính vì
vậy, cần phải đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản ở một số trường đại học, để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong thời điểm
hiện nay cũng như là trong tương lai.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tôi quyết định chọn đề tài:
“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường
đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của
mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cho đến nay, tình hình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu có
thể kể đến như: giáo trình, sách, bài viết có liên quan, các đề tài nghiên cứu
khoa học, luận văn thạc sĩ, hay các bài khoá luận tốt nghiệp.
Danh mục các cơng trình đã nghiên cứu có liên quan:
Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên,
sinh viên giảng dạy trong các trường đại học hiện nay như:
- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản
quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh. Giáo trình nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và

2


phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn
bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản
khác cho sinh viên. Bên cạnh đó Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ
thuật soạn thảo văn bản” được biên soạn từ yêu cầu giảng dạy mơn học rất
quan trọng có cùng tên trong chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng;
- Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, 2009. Giáo trình được các tác giả nghiên cứu về lý luận và thực trạng
công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có sự tham khảo, kế thừa,
chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ
công tác văn thư;
- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao
thơng Vận tải, Hà Nội. Cuốn sách tập trung nghiên cứu những lý luận về văn
bản hành chính, đồng thời hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để soạn thảo các
văn bản hành chính thơng thường;
- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản
Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh;
- PGS. Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn) (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác Văn thư, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu,
tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng ngày cũng như
trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;
- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn
bản và công tác văn thư là tập hợp các văn bản gồm: Quyết định của Bộ
Chính trị, Quyết định của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Hướng dẫn của
Văn phòng Trung ương Đảng, Luật của Quốc hội, Nghị định của Chính
phủ,...có hiệu lực thi hành trên cả nước.

3


Bên cạnh đó cịn có một số cơng trình nghiên cứu ở cấp khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên các trường đại học như:
- Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ: Thực
trạng và Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản
Quản lý tại Cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nơng Thơn: Thực
trạng và Giải pháp, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phạm Thị Loan (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Cục Cơng nghiệp địa phương – Bộ Cơng Thương, Khoá luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Cơng nghiệp địa phương để có
thể đánh giá được một cách tổng quan nhất về tình hình soạn thảo và ban
hành văn bản hiện nay tại Cục và đưa ra những giải pháo để góp phần làm
nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ
quan.
- Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hồ Bình, Khố luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài đã khái quát được những vấn đề chung
liên quan đến văn bản hành chính nhà nước và từ đó đánh giá được thực trạng
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh
Hồ Bình, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác này.
Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu của cơng trình này đã đề cập
một cách tương đối đầy đủ, trực tiếp hoặc gián tiếp và hầu hết chủ yếu tập
trung nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

các cơ quan hành chính nhà nước như: UBND, các cục, bộ... Tuy nhiên, hiện
nay chưa có hoặc có nhưng nghiên cứu chưa sâu đề tài một cách tổng hợp về


4


soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính.
- Nghiên cứu, khảo sát thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Nhận xét đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ như sau:
- Đưa ra cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính.Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng công tác soạn
thảo văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Đánh giá thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính nhà nước tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bàn hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường
đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

5.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản
tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội như: Trường đại học


5


Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường đại học Khoa học Tự nhiên và Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Về thời gian: Vì đối tượng của đề tài nghiên cứu tương đối rộng, nên
đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính tại một số trường đại học công lập gồm: Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại
học Khoa học Tự nhiên trong năm 2016 và năm 2017.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn diễn ra một số hạn chế về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, về nội dung, cũng như quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản…
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tơi đã sử dụng một số phương pháp
sau:
- Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác –
Lênin, lấy duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình
thành nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đưa ra được
những nhận xét, đánh giá khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải
pháp mang tính thực tiễn, khả thi.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình
khảo sát thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại

học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phỏng vấn: thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ
trong văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn abnr tại cơ
quan nhằm bổ dung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được.



6


- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ
nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên
quan,… nghiên cứu kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu,
thơng tin.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh
giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp
trên, phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt
để để đánh giá thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính
Chương này trình bày những lý luận chung về văn bản hành chính như
các khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại và nghiên cứu về những yêu
cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Chương II: Thực trạng về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội
Dựa trên nền tảng lý luận đã được trình bày ở chương 1, chương 2 sẽ đi
vào nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.



7


Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội
Sau khi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng của cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, trên cơ
sở đó sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất những giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.



8


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Như chúng ta đã được biết, văn bản là một công cụ mang tin vô cùng
quan trọng và cần thiết đối với mọi hoạt động của các cơ quan tổ chức. Chính
vì vậy, văn bản ln là một trong những đề tài nghiên cứu của nhiều ngành
khoa học khác nhau.Với mỗi ngành khoa học đó, văn bản lại được nhìn nhận
dưới một góc độ khác nhau trên một phương diện nhất định.
Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang
Ninh và Hồng Dân năm 1996 có viết: “Văn bản là một thế hồn chỉnh về hình
thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng
tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”. [10;15]
Một góc nhìn khác về văn bản trong cuốn Giáo trình kỹ thuật soạn thảo
văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh của tác giả Lương Văn Úc có đề cập:
“Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ
chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thơng báo hay đòi hỏi đối
tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu
của người hay tổ chức soạn thảo”.[20;14]
Bên cạnh đó, tác giả Bùi Khắc Việt của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn
ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có nêu lên quan điểm của mình về
khái niệm văn bản: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng
hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ
ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của
quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [21;10]



9


Chưa dừng lại ở đó, văn bản cịn được nhìn nhận dưới góc độ hành

chính học như trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác
giả Vương Đình Quyền có đề cập: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ cơng
văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức”. [17;57]
Còn đứng dưới góc độ văn bản học: “Văn bản là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ
của con người)”. [9;23]
Từ những khái niệm được nghiên cứu và đề cập ở trên, ta có thể rút ra
một khái niệm chung cho văn bản đó là: Văn bản là một vật mang tin được
trình bày bằng chữ viết mang những ý nghĩa, mục đích, thơng tin của chủ thể
muốn truyền đạt nhằm đảm bảo mục đích giao tiếp, truyền đạt thông tin cũng
như biểu đạt những yêu cầu nhất định đối với đối tượng giao tiếp.
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính
Cũng như văn bản, văn bàn hành chính cũng là một đề tài luôn được
quan tâm và nghiên cứu từ rất nhiều các tác giả khác nhau. Từ đó mỗi khái
niệm của văn bản hành chính lại được đề cập với mức độ và phạm vi khác
nhau.
Theo TS. Đoàn Thị Tâm tác giả của cuốn sách Soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính có trình bày: “Văn bản hành chính là văn bản mang tính
thơng tin, điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật (văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan
quản lý hành chính ban hành) hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể,
phản ánh tình hình, giao địch, trao đổi, ghi chép cơng việc… của các cơ quan
hành chính nhà nước.”[18;7]
Bên cạnh đó, khái niệm văn bản hành chính được thể hiện theo khía
cạnh phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo của tác giả Ngô Sĩ Trung trong
cuốn Soạn thảo văn bản hành chính có viết: “Văn bản hành chính là các


10

thơng tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều
hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”.[19;6]
Một khía cạnh khác về khái niệm văn bản hành chính của tác giả
Nguyễn Minh Phương trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính có đề cập: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị phản ánh một vấn đề
một cơng việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [15;7]
Từ những khái niệm về văn bản hành chính ở trên ta có thể hiểu được
văn bàn hành chính là: văn bản mang tính thơng tin, cụ thể hoá việc thi hành
văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Bên
cạnh đó, văn bản hành chính cịn truyền đạt các thơng tin quản lý được hình
thành trong quá trình hoạt động cũng như hoạt động thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tham gia quản lý xã hội.
1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính
1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính
Theo cuốn Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngơ Sỹ Trung có đề
cập đến đặc điểm của văn bản hành chính như sau:
Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ
chức tham gia quản lý xã hội. Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội,
trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính,
tức là các hoạt động quản lý bên trong (đối nội), quản lý bên ngồi (đối ngoại)
và các thơng tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hố, hình thành nên hệ
thống văn bản hành chính, do đó, mọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban
hành văn bản hành chính.
Đặc điểm về thẩm quyền này mang tính đối lập với đặc điểm về ban
hành văn bản quy phạm pháp luật, vì rằng văn bản quy phạm pháp luật mang
tính bắt buộc chung trong phạm vi toàn quốc hoặc mỗi cấp địa phương, thể

11


hiện ý chí của giai cấp thống trị mà cơng cụ thực hiện là bộ máy nhà nước,
cho nên, chỉ có một số cơ quan nhà nước mới được trao quyền ban hành văn
bản vi phạm pháp luật. [19;7]
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành. Trên thực tế, việc ban hành văn bản hành
chính chủ yếu là để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác
định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch
nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của
lãnh đạo và khi giao dịch thành cơng, văn bản đó coi như hết giá trị. Do đó,
có thể thấy, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
Tuy nhiên, cũng không thể không khẳng định trong một số trường hợp,
văn bản hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và
gồm nhiều đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ
của cơ quan, tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hố cơng sở, v.v.).
Việc đặt ra các quy chế, quy định này mặc dù mang tính nội bộ nhưng lại là
văn bản điều chỉnh mọi hành vi có liên quan đến từng lĩnh vực hoạt động,
mang tính bắt buộc thực hiện và thực hiện lặp lại nhiều lần đối với tất cả các
thành viên của cơ quan, tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định trong
mỗi cơ quan, tổ chức. [19;7-8]
1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính
Thứ nhất, chức năng thơng tin: Với vai trị là phương tiện truyền đạt
thông tin, mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thơng tin,
cho nên chức năng thơng tin là chức năng vốn có của văn bản. Trên phương
diện lịch sử, việc truyền đạt thông tin bằng văn bản chỉ xuất hiện khi con
người sáng tạo ra chữ viết, tức là khi xã hội đã phát triển đến mức độ nhất
định, khi các mối quan hệ xã hội ngày càng nhiều và phức tạp mà con người

12


không thể lưu giữ lại thông tin một cách đầy đủ, chính xác bằng lời nói, từ đó,
họ phải sáng tạo ra hình thức khác để lưu giữ lại thơng tin trong các hoạt động
giao tiếp – hình thức viết.Mặc dù các nhà lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương
tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao
dịch, nhưng việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan
trọng hàng đầu, bởi vì, việc văn bản hố thơng tin khơng chỉ tạo thuận lợi để
tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, nó cịn là bằng chứng hiện hữu cho
những thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo. Các thông tin trong VBHC
gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng:
- Thơng tin q khứ, đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Thơng tin hiện tại, đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc
đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
- Thông tin tương lai, đó là các thơng tin mang tính dự báo, cần thiết
cho lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương
lai) nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản được thể
hiện ở vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của
lãnh đạo đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hố thơng tin, quyết
định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động của
cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian.
Thứ ba, chức năng pháp lý: Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã
hội, sự tồn tại và hoạt động của nó là do nhà nước cho phép, cho nên quá trình
hoạt động, nếu các tổ chức này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để
quản lý nội bộ của mình, thì tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho

phép của nhà nước. Do đó, đối với VBHC, khi đề cập đến chức năng pháp lý



13


cần đặt nó trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng
này được thể hiện như sau:
- VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ.
Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động, để thiết lập và duy
trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc
đối với mỗi thành viên của cơ quan trong lĩnh vực hoạt động nhất định và
thường được thể hiện dưới các dạng quy chế như: Quy chế văn hoá công sở,
quy chế chi tiêu nội bộ,…
-VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo
đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết
định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng,…
1.2.3. Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm: Văn bản hành chính (cá biệt) và văn bản
hành chính thơng thường.
Văn bản hành chính (cá biệt): Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết
định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải
quyết những cơng việc có tính chất cụ thể, cá biệt. Bao gồm: Quyết định cá
biệt, nghị quyết cá biệt.
- Nghị quyết (cá biệt): Nghị quyết là hình thức văn bản ghi lại những
kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất
định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ
thể đã được thảo luận, nhất trí thông qua ở đại hội, hội nghị.

- Quyết định (cá biệt): Quyết định là hình thức văn bản chứa các quy
định về chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác,
tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của



14


cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng
phải thi hành nhằm đạt được mục đích.
Văn bản hành chính thơng thường: Văn bản hành chính thơng thường
là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi
chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý. Văn bản
hành chính thơng thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh
các thông tin trong hoạt động quản lý, không được sử dụng để đưa ra các
quyết định quản lý. Vì vậy khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thơng thường bao
gồm:
- Quy chế: Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế
độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của
cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo.
- Quy định: Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc,
tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về
một lĩnh vực công tác của cơ quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác
giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ.
- Thơng cáo: Thơng cáo là hình thức văn bản dùng để cơng bố về một
sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền.
- Thơng báo: Thơng báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ

biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình cơng tác, hoạt động, các
quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc
thực hiện.
- Hướng dẫn: Hướng dẫn là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ
thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng,
cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể.


15


- Chương trình:Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày
tồn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt
công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung
theo một trình tự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định.
- Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương
hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ
công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa
phương nói riêng.
- Phương án: Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách
có hệ thống về một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ,
kết cấu…) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối
ưu.
- Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về
một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một
cơng việc nào đó trong một thời gian nhất định.
- Dự án: Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế
hoạch cụ thể nào đó.
- Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình,
tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức

hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết cơng tác. Có thể chia báo cáo thành các
loại:Báo cáo tổng kết; Báo cáo sơ kết; Báo cáo tổng hợp; Báo cáo chuyên đề;
Báo cáo định kỳ; Báo cáo đột xuất; Báo cáo nhanh.
- Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang
diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người
làm chứng.



16


- Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên
hoặc cơ quan có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ
chính sách, một đề án cơng tác,…
- Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa hai
bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên.
- Cơng văn: Cơng văn là hình thức văn bản hành chính khơng có tên
gọi cụ thể được dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần
chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình,
hướng dẫn đơn đốc, kiểm tra công việc…
- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): Giấy chứng nhận là văn bản
dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật.
- Giấy mời: Giấy mời là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan
khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan
để giải quyết một vấn đề có liên quan.
- Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên
cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao
hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân.

- Giấy đi đường: Giấy đi đường là hình thức văn bản dùng để cấp cho
cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh tốn tiền
tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi cơng tác.
Bên cạnh đó cịn một số loại như: Thư công; chỉ thị; phiếu chuyển;
phiếu gửi; giấy biên nhận hồ sơ; giấy nghỉ phép; bản thoả thuận; giấy uỷ
quyền; công điện; bản ghi nhớ; bản cam kết.
1.3. Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được xem xét trên cả hai
phương diện: thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản và thẩm quyền về
ban hành nội dung văn bản.


17


Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ
chức chỉ được ban hành những hình thức - thể loại văn bản được luật pháp
quy định. Thẩm quyền về nội dung yêu cầu văn bản phải đảm bảo phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn
bản quy định, khơng có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa
các cơ quan, bộ phận, cá nhân.
Văn bản đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản.
Trong đó, được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Văn bản hành chính là một thể thống nhất mang một nội dung, ý nghĩa
trọn vẹn, cho nên, trong quá trình soạn thảo, yêu cầu về nội dung của văn bản
phải được đảm bảo, thể hiện ở các khía cạnh khác nhau:
Thứ nhất, nội dung văn bản hành chính phải làm rõ được mục đích ban
hành. Trước khi bắt tay vào soạn thảo, cần xác định được mục tiêu và giới

hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần trả lời được các vấn đề: Văn bản này
ban hành để làm gì? Giải quyết cơng việc gì?Mức độ giải quyết đến đâu?Kết
quả của việc thực hiện văn bản là gì? Do đó, nội dung văn bản cần thiết thực,
đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không
trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi. Để đảm bảo sự chính xác về nội
dung, các thông tin đưa vào văn bản phải được kiểm tra về tính trung thực và
độ tin cậy của các thơng tin đó.
Thứ hai, nội dung văn bản phải hợp pháp. Sự hợp pháp thể hiện ở chỗ,
nội dung văn bản ban hành không được trái với pháp luật (hiến pháp và các
văn bản pháp luật khác của nhà nước), các quy định của cấp trên và các quy
định do chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà
nội dung văn bản dự định soạn thảo đề cập. Đây là một u cầu hết sức
nghiêm khắc, điều đó là bởi vì, hoạt động quản lý xã hội nói chung được thực


18


hiện trên cơ sở nguyên tắc quản lý bằng pháp luật và theo pháp luật. Các cơ
quan, tổ chức đều phải lấy pháp luật và các quy định của cơ quan, tổ chức cấp
trên và của cơ quan, tổ chức mình làm cơng cụ để điều chỉnh các mối quan hệ
giữa các thành viên nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ.
Thứ ba, Nội dung văn bản phải đảm bảo tính khoa học. Một văn bản có
tính khoa học phải đảm bảo: có đủ lượng thơng tin quy phạm và thông tin
thực tế cần thiết; các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử
lí và đảm bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và cịn hiện
thời; Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ,
trong một văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau,
tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo các quy đinh; sử dụng ngơn ngữ
hành chính cơng cụ chuẩn mực, ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự

nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thơng; đảm bảo tính
hệ thống của văn bản; nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao; nội dung
và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hố ở mức độ thích hợp.
Thứ tư, Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản. Yêu cầu
này đòi hỏi người soạn thảo văn bản cần phải nắm được đặc điểm, cơng dụng
của mỗi hình thức VBHC để lựa chọn hình thức văn bản ban hành phù hợpvới
từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản, từ đó, lựa chọn được cách bố cục nội dung sao cho phù hợp với
mỗi hình thức văn bản đó.
Thứ năm, Nội dung văn bản phải có tính khả thi.Tính khả thi là một
yêu cầu quan trọng đối với việc soạn thảo và ban hành VBHC. Để các nội
dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội
tụ được các điều kiện như: Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về
trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực khẳ năng
vật chất của chủ thể thi hành; khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm


19