Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
***********

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ ANH THƯ

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017


BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
***********

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ ANH THƯ

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của
Thầy giáo ThS. Nguyễn Mạnh Cường, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài:

“Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và
Công nghệ”.
Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới:
Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứu
và hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS. Nguyễn
Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi
những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực quản lý, điều
hành công tác văn phòng để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình một
cách hoàn thiện nhất.
Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ, ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn
thể đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình điều tra, khảo sát, thu
thập dữ liệu có liên quan đến đề tài.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan tâm, giúp
đỡ, cổ vũ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập
và hoàn thiện khóa luận này.
Mặc dù tôi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này một cách
hoàn thiện nhất song khóa luận này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.
Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp
của tôi được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Anh Thư

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong
công trình nghiên cứu này./.
Hà Nội, ngày

tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Anh Thư


BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

STT Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

1

Bộ KH&CN

Bộ Khoa học và Công nghệ

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

LTH &QTVP

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

4

NXB

Nhà xuất bản

5

Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

6

VT, LT

Văn thư, lưu trữ


MỤC MỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC MỤC
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC HÌNH
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC SƠ ĐỒ
A. PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu ....................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................5
5.1. Đối tượng nghiên cứu .............................................................................................5
5.2. Phạm vi nghiên cứu.................................................................................................5
6. Giả thuyết nghiên cứu ...............................................................................................6
7. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................6
8. Kết cấu của đề tài ......................................................................................................7
B. PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................8
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG...........................................................................................................................8
1.1. Một số khái niệm liên quan....................................................................................8
1.1.1. Khái niệm và chức năng của văn phòng .................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng ................................................................................... 9
1.1.3. Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng .................................................10
1.2. Ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ ...........................................................11
1.3. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng .............................................12
1.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................13
1.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền ..............................................14

1.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan ..15
1.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng ..................17
1.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan
..............................................................................................................................................18
1.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan ..................18
1.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ....................19
1.4. Cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng ............20
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................21
2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ ...............................................22
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ. .....................22


2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ. ......................................22
2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................22
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ......................22
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................................23
2.3. Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ........................................................................24
2.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................24
2.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền ..............................................29
2.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan ...............31
2.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng Bộ ............37
2.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan
..............................................................................................................................................39
2.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan ..................44
2.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ....................45
2.4. Nhận xét chung về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ
Khoa học và Công nghệ ..............................................................................................48
2.4.1. Ưu điểm .....................................................................................................................48
2.4.2. Hạn chế ......................................................................................................................53

2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế .........................................................................................56
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................57
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ,
ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
.......................................................................................................................................58
3.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng về tầm
quan trọng của công tác văn phòng, quản lý, điều hành công tác văn phòng .......58
3.2. Đổi mới phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng ...........................58
3.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự................................................................60
3.4. Giải pháp về thể chế .............................................................................................61
3.5. Giải về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành
công tác văn phòng ......................................................................................................61
3.6. Giải pháp về đầu tài chính, tư cơ sở vật chất.....................................................63
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................65
C. KẾT LUẬN..............................................................................................................66
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..............................................................68
PHỤ LỤC


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lượng cán bộ, công chức tại các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai
đoạn 2011 – 2016 ..........................................................................................................38
Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN ....39


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc ...........................35
Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ ..............36

DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN ....................34
Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016
.......................................................................................................................................37
Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ .39


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng ........................................13


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong tổ chức và hoạt động của Bộ máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam, các cơ quan cấp Bộ là cơ quan thuộc Chính phủ có vai trò rất quan trọng
bởi lẽ các cơ quan này thực hiện quản lý Nhà nước đối với những ngành, lĩnh vực
trong phạm vi cả nước. Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) là Bộ quản lý đa
ngành, đa lĩnh vực “thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về khoa học và công nghệ
trong phạm vi cả nước; bao gồm các hoạt động khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ;
tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản
lý Nhà nước các dịch vụ công thuộc bộ quản lý theo quy định của pháp luật.” [5; 1].
Có thể nói rằng Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) quản lý trong phạm vi cả
nước một trong những lĩnh vực giữ vai trò then chốt trong công cuộc đổi mới của nước
ta, đặc biệt là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Các đơn vị, bộ phận thuộc Bộ sẽ giúp Bộ KH&CN thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ của mình. Trong đó, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ)
có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của Bộ vì văn phòng có chức năng tham mưu,
tổng hợp và quản trị hành chính đồng thời là đầu mối thông tin đảm bảo cung cấp thông
tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý. Chính vì vậy, công tác văn
phòng ở các cơ quan Bộ nói chung, Bộ KH&CN nói riêng luôn được chú trọng.

Mặt khác, trong những năm gần đây, cải cách hành chính có thể được coi như
một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong công cuộc xây dựng Nhà nước pháp quyền
xã hội chủ nghĩa của Việt Nam vì vậy Đảng và Nhà nước ta thường xuyên đưa ra
đường lối chỉ đạo và các chính sách trong lĩnh vực cải cách hành chính. Tại Văn kiện
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng Cộng sản Việt Nam đã chỉ rõ: “Đẩy mạnh
cải cách hành chính trong Đảng, khắc phục những thủ tục rườm rà, bất hợp lý, giảm
bớt giấy tờ, giảm mạnh hội họp”1. Công tác này không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng
một cấp chính quyền, một lĩnh vực nào mà nó là nhiệm vụ chung và có thể nói là hàng
đầu của toàn thể bộ máy chính trị. Mặt khác, “Cải cách hành chính phải gắn liền với
đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”2. Như
vậy, cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng nói chung, đổi mới hoạt động
Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII, NXB Chính trị quốc gia,
Hà Nội, tr.216.
2
Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn
phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
1

1


quản lý, điều hành công tác văn phòng nói riêng là hoạt động có mối quan hệ biện
chứng với nhau. Tuy nhiên những năm gần đây, chỉ số cải cách Hành chính – Par inder
của Bộ Khoa học và Công nghệ lại đứng ở vị trí khá thấp so với các Bộ, cơ quan
ngang Bộ khác: năm 2014 đứng thứ 193 , năm 2015 đứng thứ 174 trên tổng số 19 Bộ,
cơ quan ngang Bộ. Như vậy, mặc dù là Bộ đi đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa học
và công nghệ nhưng chỉ số cải cách hành chính của Bộ KH&CN lại nằm trong những
cơ quan có chỉ số thấp nhất.
Đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới và sự thành lập của cộng
đồng kinh tế cũng như yêu cầu đổi mới, cải cách hành chính nói chung, yêu cầu nâng

cao uy tín và tăng cường công tác phục vụ, quản lý của công tác điều hành của Bộ
KH&CN nói chung, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ) nói riêng
thì đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng là vô cùng cần thiết. Đổi
mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng theo hướng hiện đại, tích cực
nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vị thế của Văn phòng Bộ và cải thiện
vị trí về chỉ số cải cách hành chính của Bộ trong thời gian tới để xứng đáng là Bộ đi
đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa học và công nghệ.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng và sự giúp đỡ tận
tình của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ trong suốt thời gian thực tập tôi đã thu
lượm được rất nhiều các kiến thức thực tế, bổ ích phục vụ cho việc so sánh giữa lý
thuyết đã học và thực tế công việc diễn ra tại cơ quan.
Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Đổi mới hoạt
động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ” để
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình./.
2. Lịch sử nghiên cứu
Với những giá trị thực tế đã được kiểm chứng, trong xu thế phát triển của nền tri
thức hiện nay, công tác văn phòng nói chung, hoạt động quản lý, điều hành công tác
văn phòng nói riêng là một trong những nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị
vì vậy đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này. Tuy nhiên, trong phạm vi khóa
luận tốt nghiệp, tác giả chỉ đề cập đến những công trình nghiên cứu trong nước có liên
quan đến đề tài.
3
4

Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23
Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11

2

Về các xuất bản phẩm gồm: các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy
trong các trường đại học, học viện:
Giáo trình “Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả GS. TS Nguyễn Thành Độ,
ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần Phương Hiền, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân,
2012, đã trình bày những vấn đề chung về văn phòng, quản trị văn phòng, tổ chức văn
phòng đồng thời phân tích những nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Đây là cuốn sách
trình bày các vấn đề lý luận về quản trị văn phòng dưới góc nhìn của lĩnh vực quản trị
kinh doanh.
Cuốn sách “Quản trị văn phòng” của PGS. TS Nguyễn Hữu Tri (Chủ biên),
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2005 làm rõ được các vấn đề liên quan đến văn
phòng và quản trị văn phòng thông qua các nội dung như: cơ cấu tổ chức văn phòng;
tổ chức trụ sở của văn phòng; tổ chức nhân sự văn phòng; lãnh đạo, điều hành công tác
văn phòng; quản trị văn phòng trong tương lai. Cuốn sách này đã cơ bản đề cập một
phần đến hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng.
Ngoài ra các cuốn sách: “Lịch sử, lý luận và thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị
văn phòng” (PGS.NGƯT Vương Đình Quyền; “Giáo trình quản trị văn phòng”
(Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học),… đây là những nguồn tư liệu tham khảo
về cơ sở lý luận cho đề tài của tác giả. Tuy nhiên, những cuốn sách trên mới chỉ đề cập
chủ yếu đến các vấn đề lý luận liên quan đến công tác văn phòng nói chung, hoạt động
quản lý và điều hành công tác văn phòng thì ít được đi sâu phân tích.
Cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ” của TS. Văn Tất Thu đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận và thực
trạng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ; phân tích cơ sở khoa học tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực từ đó
đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy, tuyển dụng, bố trí
nhân sự, cơ chế tổ chức, điều hành văn phòng theo hướng chính quy, hiện đại đáp ứng
yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. Tuy nhiên, cuốn sách này cũng chưa đi sâu phân
tích hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng tại cơ quan cấp Bộ.
Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến vấn đề này: bài
viết “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng,

thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ” của tác giả Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng
HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý
3


luận và thực tiễn, cũng đã khẳng định rõ vai trò của đổi mới, hiện đại hóa công tác văn
phòng trong công cuộc cải cách hành chính, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ.
Về luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp: khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành
phố Đà Nẵng” của sinh viên Nguyễn Thị Mơ – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016)
đã phân tích được lý luận, thực tiễn công tác này và đánh giá được ưu điểm và hạn
chế, nguyên nhân và đưa ra được các nhóm giải pháp. Tuy nhiên, trong khóa luận này
tác giả tập trung nghiên cứu vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin chứ không bao quát
các nội dung trong hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng.
Trong khóa luận “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội” tác giả Ngô Thị Diên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
2016, cũng đã đề cập đến được lý luận chung về công tác văn phòng, văn phòng hiện
đại và đưa ra được thực trạng tại cơ quan. Tác giả đi sâu nghiên cứu mảng hiện đại hóa
công tác công tác văn phòng đi sâu vào các nội dung: công tác văn thư, lưu trữ (VT,
LT); ứng dụng công nghệ thông tin; đội ngũ nhân sự; bố trí trang thiết bị văn phòng.
Nội dung quản lý, điều hành được nhắc ẩn trong các nội dung trên.
Còn khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Huỳnh Thị Hoàng Thư “Tổ chức, quản
lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng và khóa luận tốt nghiệp
“Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng Bộ Lao động –
Thương Binh xã hội” của tác giả Vi Thị Lợi (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016) đã
nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ (VT, LT) tại các cơ quan cụ
thể và cũng đưa ra giải pháp về vấn đề này nhưng đây cũng mới chỉ là một phần nhỏ
trong nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng.
Luận văn Thạc sĩ “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu
trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ” của tác giả Lâm Thu Hằng – trường Đại học

Khoa học - Xã hội và Nhân văn đã đi sâu nghiên cứu, đánh giá thực trạng năng lực tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ (VT, LT) của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ, chỉ
ra những ưu điểm và đặc biệt là những hạn chế và nguyên nhân và đề xuất những giải
pháp nhằm nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác VT, LT của Lãnh đạo Văn
phòng cấp Bộ. Đề tài nghiên cứu với quy mô rộng ở một số văn phòng cấp Bộ nhưng
cũng như 02 đề tài trên thì đề tài này cũng chỉ là một trong những nội dung của hoạt
động quản lý, điều hành công tác văn phòng.
4


Nhìn chung, các xuất bản phẩm, các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm,
về luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đa số là nhắc đến một phần nhỏ hoặc chủ yếu
về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ. Chính vì vậy, có thể khẳng
định rằng chưa có một đề tài nào đi sâu nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công
tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, phân tích, tổng hợp cơ sở lý luận chung về quản lý, điều hành công tác
văn phòng.
- Hai là, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành
công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu trên đây, khóa luận tốt nghiệp đặt ra cho tác giả phải
giải quyết một số nhiệm vụ sau đây:
- Thứ nhất, khái quát những vấn đề lý luận về quản lý, điều hành công tác văn phòng.
- Thứ hai, khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ, tổ chức và hoạt động
của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Thứ ba, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Thứ tư, đề xuất giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác
văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ: giải pháp về nhận thức; giải pháp đổi mới
phong cách lãnh đạo, điều hành; giải pháp về thể chế; giải pháp về ứng dụng công
nghệ thông tin; giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
5.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại
Bộ Khoa học và Công nghệ
5


- Về thời gian: khóa luận nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ từ năm 2011 đến 2016
- Về nội dung: khóa luận tập trung nghiên cứu, khảo sát thực tiễn hoạt động quản
lý, điều hành công tác văn phòng qua các nội dung: quản lý, điều hành thông qua các
chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền;
quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ
chức bộ máy và nhân sự; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc
họp cho cơ quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan;
điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan và các giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác này.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng tốt thì sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN từ đó nâng cao chất lượng hoạt
động và uy tín của văn phòng Bộ nói riêng, Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, lấy
duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình thành nhận thức về hoạt
động quản lý, điều hành công tác văn phòng, đưa ra được những nhận xét, đánh giá
khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải pháp mang tính thực tiễn, khả thi.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát
thực tế hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ KH&CN.
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, công chức, viên
chức thuộc Văn phòng Bộ và hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng.
- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ nhiều
nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên quan,… nghiên cứu
kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu, thông tin do Bộ ban hành có
liên quan đến quản lý, điều hành công tác văn phòng.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý
luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về hoạt động quản lý, điều hành công tác
văn phòng.
6


- Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp này nhằm thống kê số lượng cán
bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn bản được ban hành trong giai
đoạn 2011- 2016.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp trên,
phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để để đánh
giá thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng và đưa ra những giải
pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ KH&CN.
8. Kết cấu của đề tài
Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục.
Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương:
Chương 1. Lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng
Tại chương này, tác giả tập trung nghiên cứu lý luận chung về công tác văn

phòng; quản lý, điều hành công tác văn phòng: khái niệm, nội dung, ý nghĩa, tầm quan
trọng, cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đối với hoạt
động của cơ quan cấp Bộ.
Chương 2. Thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng
tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Chương 2, tác giả trình bày khái quát về tổ chức, hoạt động của Bộ KH&CN,
Văn phòng Bộ thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ
thông qua các nội dung: quản lý, điều hành thông qua các chương trình, kế hoạch công
tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức và
thực hiện công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong
Văn phòng Bộ; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp cho cơ
quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; điều hành
hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan. Từ thực trạng đó, tác giả đưa
ra ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của hạn chế đó.
Chương 3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
Trên cơ sở vấn đề lý luận và thực tiễn đã phân tích, tác giả mạnh dạn đưa ra các
giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ
KH&CN: giải pháp về nhận thức; giải pháp về thể chế, giải pháp về ứng dụng công
nghệ thông tin; giải pháp về đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, ngân sách.
7


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm và chức năng của văn phòng
Xã hội ngày nay ngày càng phát triển, nhận thức của con người ngày càng cao
chính vì vậy cũng được quan tâm và chú trọng hơn bởi lẽ văn phòng là bộ phận không

thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thực tế có nhiều khái niệm khác nhau về
văn phòng và phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ này.
“Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy
quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ
thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường
phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp
nhà quản trị những công việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành
trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức
năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.” [23; 10].
Tuy nhiên, có thể xem xét khái niệm này một cách toàn diện như sau: “Văn
phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý;
là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả.” [23; 12].
Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều
tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức;
Phòng Quản trị hành chính,… nhưng đều có các chức năng cơ bản sau:
- Một là, chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu, tổng hợp là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Văn phòng
vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý
kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
8


Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp qua các hoạt động: tổ chức
xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan, xây
dựng chương trình kế hoạch, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. “Tại các văn

phòng của các cơ quan cấp Bộ, chức năng này chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức
điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan nói chung. Cụ thể
như: tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện; giúp
Lãnh đạo Bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách chặt chẽ, thống
nhất, giúp các đơn vị,… Ngoài ra, văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực công
tác có tính chất đặc thù riêng như công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch tài
chính, công tác quản trị hành chính, công tác quản trị công sở. Chức năng tổng hợp
thông tin thể hiện trước hết văn phòng là đầu mỗi thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch
của cơ quan” [22; 26].
- Hai là, chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ
chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm việc
quản lý và sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ
đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Theo tác
giả Văn Tất Thu, chức năng thứ hai này đối với văn phòng cấp Bộ sẽ được gọi là chức
năng quản trị hành chính “thể hiện trên các lĩnh vực công tác như: giúp lãnh đạo quản
lý tài chính, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị
công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều
kiện cho cán bộ, công chức trong cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ
chức các cuộc giao ban của lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị,
chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân,…” [22; 27]
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng
quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng
Hiện nay khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng được rất nhiều tác giả đề
cập đến với nhiều các khía cạnh khác nhau tuy nhiên khái niệm “công tác văn phòng”
9

ít được đề cập đến trong các cuốn sách chuyên ngành.
Trong cuốn “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ
quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải
thực hiện chức năng văn phòng.” [9; 23].
Theo tác giả Nguyễn Toàn Thắng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt
động hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, đưa ra các
quyết định nhanh chóng, kịp thời đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ
quan đó là công tác hành chính văn phòng”. 5
Trong khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thì cho rằng “Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổ chức,
quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức
năng của văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo được đạt kết quả
như mong muốn” [7; 20].
Từ việc tiếp thu kết quả các nghiên cứu trước và những kiến thức mà cá nhân tác
giả tích lũy được, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm công tác văn phòng như sau: Công
tác văn phòng là một chỉnh thể các hoạt động bao gồm các công việc liên quan đến
việc thực chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.3. Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng
Nhiều nhà khoa học khác nhau nghiên cứu về quản lý và họ đã đưa ra đã đưa ra
rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý:
F.W Taylor cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua
người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt
nhất và rẻ nhất” (Tiếp cận theo trường phái quản lý khoa học) [21; 10].
TS. Trần Ngọc Liêu khát quát các quan điểm về quản lý qua các thời kỳ như
sau: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản
lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ

chức trong điều kiện môi trường biến đổi” [21; 12].
Từ đó có thể đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng
5

Bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan, đơn vị”, Trang thông tin điện tử Trường Chính trị Phạm Hùng tỉnh
Vĩnh Long

10


đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có
hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong
môi trường luôn biến động”.
Theo cuốn “Từ điển Tiếng Việt” của Viện Ngôn ngữ học thì “Điều hành là điều
khiển mọi bộ phận và quy trình hoạt động chung” [26; 316].
Ngoài ra, điều hành được hiểu là “một loại hình hoạt động xã hội quan trọng
của con người trong cộng đồng nhằm mục đích xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện
các mục tiêu mà những người trong cộng đồng, trong xã hội đặt ra. Hoạt động này
được thể hiện qua sự tác động qua lại giữa người lãnh đạo, quản lý và cá nhân, tập thể
dưới quyền, chịu sự lãnh đạo, quản lý [23; 154].
Trên cơ sở nội hàm về quản lý, điều hành, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm
quản lý, điều hành công tác văn phòng như sau: “Quản lý, điều hành công tác văn
phòng là các hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, động viên các bộ phận, cá nhân
trong văn phòng thực hiện các công việc của văn phòng theo các thức, trình tự nhất
định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung
của cơ quan, tổ chức.”
1.2. Ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của
tất cả các cơ quan, đơn vị. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng,

nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi vì văn
phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Văn phòng là nơi hình
thành bộ nhớ của lãnh đạo, đồng thời là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục
vụ việc ra các quyết định quản lý. Trong thời đại bùng nổ thông tin, tất cả các cơ quan
đều rất quan tâm đến việc thu thập, xử lý, tổng hợp và sử dụng thông tin để ra các
quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức. Yếu tố quyết định
đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin là yếu tố
sống còn. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng nên có thể coi văn
phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các
quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo.
“Văn phòng còn là nơi giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan này với cơ
quan khác, nơi tiếp và làm việc với dân, với khách trong nước và ngoài nước. Nhìn
11


cách thức tổ chức văn phòng có thể đánh giá được phần nào cách tổ chức, làm việc của
cơ quan” [22; 13].
Tóm lại, văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong các cơ quan nói
chung, cơ quan cấp Bộ nói riêng. Vai trò này của văn phòng cơ quan cấp Bộ, công tác
văn phòng thể hiện ở chỗ tham mưu đắc lực cho Lãnh đạo Bộ, cơ quan ngang Bộ trong
việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển
khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý, trong tổ chức và điều hành công
việc hằng ngày của cơ quan. Đồng thời, với chức năng tổng hợp thông tin, công tác
văn phòng đảm bảo việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, kịp thời và chính
xác cho việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo.
Tuy nhiên, cũng như các công tác khác, công tác văn phòng muốn hoạt động
thống nhất, hiệu quả thì nó phải tồn tại song song với hoạt động quản lý, điều hành
công tác văn phòng bởi lẽ quản lý, điều hành công tác văn phòng là các hoạt động định
hướng, chỉ huy, giám sát của lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan để thực hiện các
chức năng và các nhiệm vụ tương ứng của văn phòng nhằm phục vụ cho hoạt động

quản lý của nhà lãnh đạo được đạt kết quả như mong muốn. Hoạt động này sẽ giúp
phối hợp một cách hiệu quả nhất các nguồn lực (nhân lực và vật lực) để hướng tới mục
tiêu chung của tổ chức thông qua sự tác động bằng quyền lực của nhà quản trị văn
phòng. Với tầm nhìn của mình nhà quản trị văn phòng sẽ đảm bảo hoạt động quản lý
này được diễn ra liên tục trong môi trường luôn biến đổi. Hay nói cách khác, để tăng
cường và phát huy vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo
văn phòng phải biết quản lý, điều hành công tác này một cách khoa học.
Mặt khác, đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới và sự thành lập
của cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu đổi mới, cải cách hành chính, yêu cầu nâng
cao uy tín và tăng cường công tác phục vụ, quản lý của công tác điều hành của Bộ
KH&CN chung, Văn phòng Bộ nói riêng thì đổi mới hoạt động quản lý, điều hành
công tác văn phòng Bộ là vô cùng cần thiết. Đổi mới họat động quản lý, điều hành
công tác văn phòng theo hướng hiện đại, tích cực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng
công việc, vị thế của Văn phòng Bộ và cải thiện vị trí về chỉ số cải cách hành chính
của Bộ trong thời gian tới để xứng đáng là Bộ đi đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa
học và công nghệ.
1.3. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng
12


Hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng bao gồm nhiều nội dung khác
nhau song trong khóa luận tốt nghiệp này tác giả trình bày một số nội dung:
Nội dung quản lý,
điều hành
Quản lý, điều hành thông qua
chương trình, kế hoạch công tác

Quản lý, điều hành công tác tổ chức
phục vụ hội nghị

Quản lý, điều hành thông qua giao
quyền, ủy quyền

Quản lý, điều hành công tác tài
chính, kế toán và tài sản

Quản lý, điều hành tổ chức thực

Điều hành hoạt động đảm bảo thông
tin cho hoạt động của cơ quan

hiện công tác VT, LT
Quản lý, điều hành việc tổ chức
bộ máy và nhân sự

Sơ đồ 1.1. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng
1.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác
Trên phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định có vai trò hết
sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra
những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên, hạn chế và đối phó với tính
không chắc chắn của môi trường. Tại các cơ quan, hoạch định được thể hiện trong
chương trình, kế hoạch công tác. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
các cơ quan nói chung, Bộ KH&CN nói riêng là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản
dựa trên hoạt động của cơ quan và xác định phương pháp, cách thức nhằm xác định
phương hướng, biện pháp thực hiện mục tiêu trong thời gian quy định. Chương trình
kế hoạch công tác là phương tiện giúp lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng thực hiện
công tác quản lý, điều hành, kiểm tra hoạt động cơ quan, đơn vị mà họ quản lý.
Một nhà quản trị văn phòng không xây dựng kế hoạch quản lý, điều hành một
cách khoa học thì việc quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức sẽ rất khó khăn và
thường rơi vào thế bị động, ứng phó. Người lãnh đạo văn phòng, muốn hoạt động văn

phòng thật sự hiệu quả trong hoạt động quản lý chung của cơ quan thì họ cần phải có
chương trình, kế hoạch công tác tổng thể về hoạt động của văn phòng, ngoài ra đối với
mỗi công việc cụ thể nhà quản trị cũng cần phải xây dựng kế hoạch quản lý, điều hành
một cách khoa học.
13


Đối với kế hoạch quản lý tổng thể hoạt động của văn phòng: trên cơ sở các
chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan, tình hình thực tế của cơ quan, văn
phòng và dựa vào “tầm nhìn” của mình, nhà quản trị văn phòng cần xây dựng các kế
hoạch quản lý, điều hành cụ thể từng năm, từng quý, từng tháng, từng tuần. Các kế
hoạch cần xác định rõ các vấn đề trọng tâm, trọng điểm liên quan tới quản lý và sử
dụng con người, kế hoạch phải xác định rõ mục tiêu, thời gian.
Đối với chương trình, kế hoạch của từng công việc cụ thể: nhà quản trị văn
phòng cần xác định mục tiêu của công việc và phương thức để đạt được mục tiêu đó,
thứ tự thực hiện công việc, phân công rõ ràng.
1.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền
Ủy quyền là trao tạm thời hoặc lâu dài cho cấp dưới quyền lực cần thiết để họ
hành động và quyết định nhằm thực hiện một nhiệm vụ và để họ chịu trách nhiệm về
kết quả nhiệm vụ đó [1; 37].
“Trong quan hệ hành chính, ủy quyền là việc một cơ quan hay một quan chức ủy
quyền cho một cơ quan, một phái đoàn hay một cán bộ sử dụng một số quyền của mình
làm một số việc nhất định như điều tra, thanh tra, giám sát hay dự hội nghị.” [2; 224].
Giao quyền được hiểu theo cách đơn giản nhất đó là hoạt động nhằm phân tán
các quyền ra quyết định của lãnh đạo trong một đơn vị.
Giao quyền, ủy quyền trong quản lý, điều hành hoạt động văn phòng là việc
giao quyền trực tiếp hay gián tiếp của nhà quản trị văn phòng cho người dưới quyền
trong văn phòng để thực hiện một số công việc, nhiệm vụ văn phòng trong thời gian
nhất định.
Việc giao quyền, ủy quyền là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý,

điều hành công tác văn phòng bởi lẽ:
- Một là, hoạt động văn phòng bao gồm rất nhiều công việc, khối lượng công
việc lớn, nhà quản trị không thể tự mình cùng một lúc giải quyết tất cả các công việc
của văn phòng. Hoặc có những lúc lãnh đạo văn phòng đi vắng thì họ cũng không thể
trực tiếp thực hiện công việc của văn phòng. Vì vậy, muốn quản lý, điều hành và duy
trì hoạt động của văn phòng được thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị văn phòng
cần giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới của mình để tập trung giải quyết những nhiệm
vụ quan trọng.
14