Hiện đại hóa công tác văn thư tại văn phòng tổng cục môi trường

Khóa luận Tốt nghiệp

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: TH.S ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện

: TRẦN THỊ GIANG

Mã SV

: 1405QTVC010

Lớp

: ĐH_QTVP14C

Khóa

: 2014 - 2018

HÀ NỘI - 2018


Khóa luận Tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị Văn phòng của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung
quan trọng giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên
cứu khoa học trên cơ sở kết hợp lý luận và thực tiễn.
Để hoàn thành đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng
Tổng cục Môi trường”, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý
thầy, cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ dạy những
kiến thức chuyên môn cần thiết, các kinh nghiệm quý báu làm hành trang cho
em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn
cô Th.S Đỗ Thị Thu Huyền đã hướng dẫn em làm bài khóa luận, hướng dẫn
sưu tầm những tài liệu liên quan để em có thể thuận lợi hoàn thành khóa luận
một cách tốt nhất.
Em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ, chuyên viên tại Văn
phòng Tổng cục Môi trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu đề
tài này.
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Trần Thị Giang

Khóa luận Tốt nghiệp

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Đây là bài Khóa luận tốt nghiệp của cá nhân được
thực hiện dưới sự hướng dẫn cuả Giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền.
Tất cả số liệu, tài liệu, kết luận chưa được công bố dưới bất kì hình
thức nào.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình.


Khóa luận Tốt nghiệp

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Cụm từ đầy đủ

Cụm từ viết tắt

1

TCMT

Tổng cục Môi trường

2

UBND

Ủy ban nhân dân

3

QLVB - HSCV

Quản lý văn bản – Hồ sơ công việc

4

VP

Văn phòng

5

Bộ TN&MT

Bộ Tài nguyên và Môi trường

6

HĐH

Hiện đại hóa

7

CNTT

Công nghệ thông tin


Khóa luận Tốt nghiệp

DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Môi trường
Hình 2.1. Giao diện đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV
Hình 2.2. Giao diện bên trong Hệ thống QLVB-HSCV
Hình 2.3. Giao diện bên trong thư mục văn bản đến
Hình 2.4. Giao diện cập nhật văn bản đến
Hình 2.5. Giao diện tạo văn bản dự thảo
Hình 2.6. Tạo văn bản dự thảo
Hình 2.7. Tình trạng văn bản dự thảo
Hình 2.8. Vào mục hồ sơ công việc
Hình 2.9. Đưa thông tin vào hồ sơ công việc
Hình 2.10. Ví dụ về cập nhật thông tin văn bản đến
Hình 2.11. Nhập thông tin văn bản xử lý
Hình 2.12. Hoàn tất cập nhật thông tin văn bản xử lý
Hình 2.13. Tra cứu văn bản
Hình 2.14. Giao diện Quản lý văn bản đi
Hình 2.15. Giao diện Hồ sơ công việc
Hình 2.16. Giao diện tạo hồ sơ xử lý văn bản
Hình 2.17. Tạo hồ sơ công việc
Hình 2.18. Hoàn thành tạo hồ sơ xử lý công việc
Hình 2.19. Giao diện Hồ sơ phối hợp xử lý
Hình 2.20. Tra cứu hồ sơ công việc
Hình 2.21. File theo dõi văn bản đi trên Excel
Hình 2.22. Giao diện Website – Cổng thông tin điện tử

Khóa luận Tốt nghiệp

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................. 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 4
7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 4
8. Kết cấu khóa luận........................................................................................ 4
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG ............................. 5
1.1. Khái quát về Tổng cục Môi trường và văn phòng TCMT ................... 5
1.1.1. Khái quát về Tổng cục môi trường ....................................................... 5
1.1.2. Khái quát về văn phòng Tổng cục môi trường...................................... 8
1.2. Khái niệm, vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư ........................ 11
1.2.1. Khái niệm công tác văn thư ................................................................ 11
1.2.2. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư ........................................... 11
1.2.3. Vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư .......................................... 11
1.3. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư................................ 12
1.3.1. Hiện đại hóa trong công tác soạn thảo văn bản ................................. 12

1.3.2. Hiện đại hóa trong công tác quản lý văn bản..................................... 13
1.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư ............... 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG.................. 15
2.1. Chủ trương hiện đại hóa công tác văn thư .......................................... 15
2.1.1. Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Tổng cục Môi
trường .............................................................................................................. 16


Khóa luận Tốt nghiệp

2.1.2. Quản lý và vận hành văn bản điện tử ................................................. 21
2.1.3. Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số ...................................... 24
2.2. Hiện đại hóa công tác văn thư thông qua Hệ thống quản lý văn bản
và hồ sơ công việc .......................................................................................... 26
2.2.1. Đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV..................................................... 27
2.2.2. Quản lý văn bản đến trong Hệ thống QLVB-HSCV ........................... 29
2.2.3. Quản lý văn bản đi trong Hệ thống QLVB-HSCV .............................. 36
2.2.4. Quản lý hồ sơ công việc trong Hệ thống QLVB và HSCV ................. 39
2.3. Sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn bản đi và lấy số văn bản. 43
2.4. Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản ........................................................ 44
2.5. Xây dựng Website trực tuyến ............................................................... 44
2.6. Cơ sở vật chất phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư ....................... 45
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUÁ
TRÌNH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG ....................................................................... 47
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................. 47
3.1.1. Những kết quả đạt được ...................................................................... 47
3.1.2. Một số tồn tại ...................................................................................... 49
3.1.3. Nguyên nhân........................................................................................ 50

3.2. Một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư .................................. 51
3.2.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về ứng dụng
hiện đại hóa công tác văn thư ......................................................................... 51
3.2.2. Đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn
thư .................................................................................................................... 51
3.2.3. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác
văn thư ............................................................................................................. 52
3.2.4. Hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc................ 53
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin
trong và ngoài cơ quan ................................................................................... 53
3.2.6. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy và tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm
trong công tác văn thư .................................................................................... 54
KẾT LUẬN .................................................................................................... 56
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 57
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 59


Khóa luận Tốt nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ
máy nhà nước Việt Nam qua các thời kỳ. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay,
việc hội nhập quốc tế đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải được đổi mới và
nâng cao hơn nữa để có thể đáp ứng được nhu cầu xã hội.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các
quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp
lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế
giới. Theo đó, việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ
công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải

quyết văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu hiện hành nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên
quyết trong quá trình hội nhập.
Tổng cục Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Bộ Tài nguyên và
môi trường; có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi
trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trong
phạm vi cả nước; quản lý, thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy
định của pháp luật. Văn phòng Tổng cục Môi trường là cơ quan đầu mối thực
hiện công tác văn thư của toàn Tổng cục, hiện tại đang trong quá trình áp
dụng và dần hoàn thiện việc áp dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công
tác văn thư.
Tổng cục Môi trường là nơi em thực tập ngành nghề, nhận thấy công
tác văn thư tại cơ quan có nhiều tiến bộ, đang trong quá trình đổi mới hiện đại
hóa công tác văn thư và cũng đã đạt được một số thành tựu nhất định, em
quyết định chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng
cục Môi trường” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

1


Khóa luận Tốt nghiệp

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện đại hóa công tác văn thư chính là việc áp dụng công nghệ thông tin,
khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại vào việc thực hiện công tác văn
thư cho cơ quan, đơn vị. Việc này được các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý,
cơ quan, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm bởi nó không những giúp chất lượng
công việc được nâng cao mà còn đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin, giúp tiết
kiệm thời gian và tiền bạc.
Các đề tài hiện nay chủ yếu đi vào nghiên cứu ứng dụng công nghệ

thông tin vào trong công tác văn thư như đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý
công tác văn thư trong môi trường điện tử” của Th.S Nguyễn Thị Tâm (2009)
đã đánh giá về công tác văn thư tại cơ quan tổ chức hiện nay, đồng thời đưa ra
mô hình công tác văn thư trong môi trường điện tử và một số giải pháp tạo cơ
sở khoa học cho việc nghiên cứu lưu trữ thông tin số.
Một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên trường Khoa học Xã hội và
Nhân văn cũng nghiên cứu về vấn ứng dụng công nghệ thông tin như “Nghiên
cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại ở Trường Đại
học khoa học xã hội và Nhân văn” của Phùng Thị Thu Huyền; “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ”
của Nguyễn Thị Út Trang. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội như “Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại
UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thị Thanh Hương
(2016) hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
Sở Văn hóa, thể thao và du lịch Quảng Ninh” của Trần Bích Khuyên (2016).
Những đề tài được nêu trên chủ yếu nghiên cứu về khía cạnh ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, mới chỉ bao quát được một khía cạnh của
quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.
Ngoài ra, cũng có nhiều bài nghiên cứu, sách giáo trình nêu cơ sở tiền đề
lý luận về công tác văn thư như: “Công tác văn thư lưu trữ” NXB Văn hóa –
Thông tin (2006) của PGS.TS Dương Văn Khảm. Cuốn “Văn bản hiện hành
2


Khóa luận Tốt nghiệp

về công tác văn thư và công tác lưu trữ” do Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên),
NXB Lao động Hà Nội (1996)...
Tuy có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu về công tác văn thư nhưng nó
chỉ dừng lại ở khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường”
trước đây chưa từng có người nghiên cứu, đó là tính mới của đề tài.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc tìm hiểu về cơ sở lý luận của việc hiện đại hóa công tác
văn thư và các chủ trương, chính sách của HĐH công tác văn thư tại văn
phòng TCMT, từ đó đề tài nghiên cứu nhằm thực hiện mục tiêu tìm ra giải
pháp nâng cao hiện đại hóa công tác văn thư cho Văn phòng TCMT.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đưa ra hệ thống lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn thư.
Thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại văn phòng TCMT
về các nội dung như quản lý văn bản đi, đến, chữ ký số, hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ công việc… nhằm so sánh, đối chiếu với hệ thống lý luận.
Qua việc xác định thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại
văn phòng TCMT, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá nhằm tìm ra các giải
pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Văn phòng Tổng cục Môi
trường nói riêng và của toàn Tổng cục nói chung.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu về Hiện đại hóa
công tác văn thư tại Văn phòng TCMT.
• Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Hiện đại hóa công tác văn thư với một số nội dung
được chọn nghiên cứu trong đề tài đó là: Hiện đại hóa công tác văn thư thông
qua Hệ thống QLVB-HSCV; Sử dụng phân mềm Excel để theo dõi văn bản đi
và lấy số văn bản; Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản.

3


Khóa luận Tốt nghiệp

- Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn
thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn thư
tại Văn phòng TCMT giai đoạn 2015-2017;
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư tại Văn phòng TCMT đã hiện đại hóa ở một số nội
dung như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến và ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ
quan và ngoài cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo chủ yếu sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp thu thập thông tin: Đề tài thu thập thông tin, dữ liệu từ
nhiều nguồn khác nhau như các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp
luật, quy chế, hướng dẫn,… Thông tin sau khi được thu tập được chọn lọc, xử
lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế, đối chiếu các thông tin thu thập
được với tình hình thực tiễn của cơ quan từ đó phân tích thực trạng và đưa ra
giải pháp.
- Phương pháp phân tích tổng hợp để xâu chuỗi các dữ liệu tìm được, từ
đó phân tích, đánh giá tạo nên chiều sâu của đề tài.
8. Kết cấu khóa luận
Bố cục của đề tài gồm 3 phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết luận. Trong đó, phần nội dung chia làm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn
phòng Tổng cục Môi trường
Chương II: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng
Tổng cục Môi trường
Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp hiện đại hóa công
tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường
4

Khóa luận Tốt nghiệp

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
1.1. Khái quát về Tổng cục Môi trường và văn phòng TCMT
1.1.1. Khái quát về Tổng cục môi trường
Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg ban hành ngày 25 tháng 03 năm 2014
của Thủ tướng Chính Phủ về việc “Quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường” đã quy định những nội dung chính như sau:
a. Vị trí và chức năng
Tổng cục Môi trường là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và
Môi trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường
trong phạm vi cả nước; quản lý, thực hiện các dịch vụ công về môi trương
theo quy định của pháp luật.
Tổng cục Môi trường có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, có
tài khoản riêng và trụ sở tại thành phố Hà Nội.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
•

Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường trình cấp có

thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền:
- Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo
nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết
của Chính phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo

thông tư, quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và các văn
bản khác về môi trường;

5


Khóa luận Tốt nghiệp

- Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh,
liên vùng và quốc gia về môi trường trong các lĩnh vực về môi trường
- Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, chỉ tiêu, quy trình,
định mức kinh tế-kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học.
• Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh,
liên vùng, quốc gia và xuyên quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy
trình, định mức kinh tế - kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học sau khi
được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
• Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc đăng ký, công nhận, cấp, gia hạn,
điều chỉnh và thu hồi các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ về môi
trường và đa dạng sinh học theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn
bản quy phạm pháp luật về môi trường, đa dạng sinh học; tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật về môi trường; đa dạng sinh học.
• Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về các lĩnh vực như:
- Về kiểm soát ô nhiễm
- Quản lý chất thải và cải thiện môi trường;
- Bảo vệ môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo;
- Bảo tồn đa dạng sinh học; Về thẩm định và đánh giá tác động môi
trường;
- Quan trắc môi ưường;

- Sức khỏe môi trường;
- Thông tin và tư liệu môi trường;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực môi trường;
- Khoa học và công nghệ môi trường;
- Truyền thông và nâng cao nhận thức cộng đồng về môi trường;

6


Khóa luận Tốt nghiệp

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo:
• Xây dựng, tham gia xây dựng, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các cơ
chế, chính sách về: Chi trả dịch vụ môi trường, thuế, phí, lệ phí, các nguồn
thu khác và các hình thức ưu đãi liên quan đến bảo vệ môi trường theo phân
công của Bộ trưởng; xây dựng, hướng dẫn việc quản lý hạn ngạch xả nước
thải và khí thải vào môi trường; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về môi
trường theo quy định của pháp luật.
• Chủ trì hướng dẫn về chuyên môn, nhiệm vụ trọng tâm hoạt động bảo
vệ môi trường và bảo tồn đa dạng sinh học cho các bộ, ngành và các tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương; tổng hợp, cân đối nhu cầu kinh phí sự
nghiệp môi trường hàng năm của các Bộ, ngành và địa phương theo phân
công của Bộ trưởng; tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động bảo vệ môi
trường từ nguồn sự nghiệp môi trường đối với các Bộ, ngành và địa phương.
• Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực về môi trường theo
chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Tài nguyên và Môi
trường.
• Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng
người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ tiền lương,
chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn

nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo,
bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc
thẩm quyền quản lý của Tổng cục Môi trường theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường.
• Quản lý tài chính, tài sản được giao theo phân cấp của Bộ Tài nguyên
và Môi trường và quy định của pháp luật.
• Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên
và Môi trường giao và theo quy định của pháp luật.

7


Khóa luận Tốt nghiệp

c. Cơ cấu tổ chức (Kèm theo sơ đồ ở Phụ lục 1)
• Các đơn vị tham mưu – tổng hợp
- Vụ Chính sách và Pháp chế.
- Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ.
- Vụ Kế hoạch - Tài chính.
- Vụ Tổ chức cán bộ.
- Văn phòng.
• Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
- Cục Bảo tồn đa dạng sinh học.
- Cục Kiểm soát ô nhiễm.
- Cục Quản lý chất thải và Cải thiện môi trường (có Chi cục Bảo vệ môi
trường lưu vực sông cầu, Chi cục Bảo vệ môi trường lưu vực sông Nhuệ sông Đáy).
- Cục Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường.
- Cục Kiểm soát hòạt động bảo vệ môi trường.
- Cục Môi trường miền Trung và Tây Nguyên.
- Cục Môi trường miền Nam.

• Các đơn vị sự nghiệp
- Trung tâm Đào tạo và Truyền thông môi trường.
- Trung tâm Quan trắc môi trường.
- Trung tâm Thông tin và Tư liệu môi trường,
- Trung tâm Tư vấn và Công nghệ môi trường.
- Tạp chí Môi trường.
- Viện Khoa học môi trường.
1.1.2. Khái quát về văn phòng Tổng cục môi trường
Quyết định số 1516/QĐ-TCMT ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2014 về
việc “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Tổng cục” với các nội dung quy định như sau:
8


Khóa luận Tốt nghiệp

• Chức năng của Văn phòng TCMT
Văn phòng Tổng cục là tổ chức trực thuộc Tổng cục Môi trường (sau đây
gọi tắt là Tổng cục), có chức năng tham mưu giúp Tổng Cục trưởng Tổng cục
Môi trường (sau đây gọi tắt là Tổng Cục trưởng) tổng hợp thông tin phục vụ
chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Tổng cục,
đơn vị trực thuộc Tổng cục theo quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch
công tác và theo chỉ đạo của Tổng Cục trưởng; quản lý và tổ chức thực hiện
công tác tham mưu tổng hợp; hành chính, quản trị; văn thư lưu trữ; kế toán,
tài vụ cấp III của các đơn vị thuộc Khối Văn phòng và quản lý ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng cục.
• Nhiệm vụ của Văn phòng TCMT
- Chủ trì, tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh,
liên vùng và quốc gia có tính chất tổng hợp về môi trường theo phân công của

Tổng Cục trưởng; tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện
chiến lược, quy hoạch về môi trường.
- Thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Thực hiện công tác hành chính, quản trị
- Thực hiện công tác kế toán - tài vụ
- Thực hiện công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành
- Đầu mối quản lý việc thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo
quy định của pháp luật.
- Làm nhiệm vụ thường trực, điều phối hoạt động của Văn phòng Ban
Chỉ đạo liên ngành thực hiện Kế hoạch xử lý triệt để các cơ sở gây ô nhiễm
môi trường nghiêm trọng; tổng hợp, xây dựng, tổ chức triển khai kế hoạch và
các nhiệm vụ liên quan đến công tác xử lý triệt để cơ sở gây ô nhiễm môi
9


Khóa luận Tốt nghiệp

trường nghiêm trọng trên phạm vi cả nước.
- Đầu mối điều phối hoạt động triển khai các chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch về bảo vệ môi trường, các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của
Thủ tướng Chính phủ theo phân công của Tổng Cục trưởng; thường trực giúp
việc các văn phòng, ban chỉ đạo, ban quản lý dự án được thành lập theo quyết
định của cấp có thẩm quyền theo phân công của Tổng Cục trưởng.
- Đầu mối theo dõi, tổng hợp về chính sách ưu đãi, xã hội hóa công tác
bảo vệ môi trường và thực hiện dịch vụ công về môi trường của Tổng cục.
- Giúp Tổng Cục trưởng tổ chức xây dựng và quản lý Phòng Truyền
thống của Tổng cục.
- Quản lý tổ chức, biên chế, công chức, lao động hợp đồng theo quy

định.
- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác do Tổng Cục trưởng giao.
• Cơ cấu tổ chức
1. Phòng Hành chính - Quản trị.
2. Phòng Kế toán - Tài vụ.
3. Phòng Văn thư lưu trữ.
4. Phòng Tổng hợp.
5. Trung tâm Tin học.

Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Môi trường
10


Khóa luận Tốt nghiệp

1.2. Khái niệm, vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1. Khái niệm công tác văn thư
Theo PGS Vương Đình Quyền thì: “Công tác văn thư là khái niệm dùng
để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Nội dung của công tác văn thư gồm có:
- Soạn thảo văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.2.2. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày

càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được
tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của
từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị
văn phòng hiện đại.
1.2.3. Vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư
Việc hiện đại hóa công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực
trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động
quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác
văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động
quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai
tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính
11


Khóa luận Tốt nghiệp

xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ
ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản
được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của
cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc
làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu,
giấy tờ - một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây
là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức
điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Hiện đại hóa công tác văn thư sẽ cho phép chúng ta thay thế lao động thủ
công bằng tự động hóa hoặc nửa tự động hóa nhiều khâu như: soạn thảo và
ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản…
Do đó sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời hỗ trợ

đắc lực cho lãnh đạo trong công tác điều hành, ra quyết định; cho các cán bộ,
công chức trong nghiên cứu, thực hiện chức trách của mình. Nhờ vậy, hiệu
quả hoạt động, quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao; điều kiện lao động của
cán bộ, chuyên viên văn thư sẽ được cải thiện; giúp họ nâng cao được hiệu
suất và chất lượng công tác; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương
pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ, viên chức của các cơ quan
hành chính nhà nước.
1.3. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư
1.3.1. Hiện đại hóa trong công tác soạn thảo văn bản
Cán bộ, chuyên viên thực hiện công tác văn thư sử dụng máy vi tính để
soạn thảo văn bản thay cho soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy đánh chữ
cơ học. Soạn thảo văn bản bằng máy vi tính có rất nhiều ưu điểm như:
- Giúp cho việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài
đặt các phông chữ, kiểu chữ khác nhau và các kỹ thuật in đậm, in nghiêng,
căn lề, gạch chân,...

12


Khóa luận Tốt nghiệp

- Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa,
bổ sung câu, chữ hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để
tạo nên một bản thảo sạch mà không tốn nhiều thời gian như soạn thảo bằng
chép tay hoặc máy đánh chữ cơ bản.
- Văn bản sau khi được soạn thảo có thể lưu trữ trên máy vi tính một
cách dễ dàng và tiện lợi sử dụng, tra cứu khi cần thiết.
- Đối với văn bản đã được mẫu hóa, có thể cài lưu trữ vào máy tính, khi
cần soạn thảo, cán bộ văn thư chỉ việc điền nội dung văn bản vào văn bản
mẫu .

- Trong trường hợp có máy in, người thảo có thể in thành văn bản để làm
thủ tục ban hành, giảm bớt được khâu đánh máy bản thảo nếu như văn bản
được soạn thảo thủ công.
1.3.2. Hiện đại hóa trong công tác quản lý văn bản
Công tác văn thư với nộp dung quản lý văn bản bao gồm quản lý văn bản
mà cơ quan nhận được (văn bản đến) và quản lý văn bản do cơ quan ban hành
(văn bản đi). Có thể dung máy tính để thực hiện công tác này, đó là việc nhập
các thông tin của văn bản đến và đi vào các chương trình dữ liệu được cài đặt
sẵn trên máy tính.
Đối với các văn bản đến sẽ có các dữ liệu như: Ngày nhận văn bản, số và
ký hiệu văn bản, tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn bản, trích
yếu nội dung, tên đơn vị hoặc cán bộ giải quyết, thời hạn giải quyết xong văn
bản, ý kiến của thủ trưởng cơ quan,... Đối với văn bản đi gồm các nội dung
như: Số và ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành, tên loại văn bản, trích
yếu nội dung văn bản, người ký, số bản, nơi nhận, lãnh đạo ký,...
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cán bộ văn thư cũng
như lãnh đạo cơ quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình
tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản

13


Khóa luận Tốt nghiệp

lý và theo dõi giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan một
các chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời với thời gian lưu trữ lâu dài.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản thay thế cho phương pháp quản lý
thủ công bằng sổ văn bản đến, đi mang lại nguồn thông tin đầy đủ hơn, hiệu
quả về nhiều mặt nhất là trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin,
1.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư

CNTT là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý , xử lý thông tin,
có thể hiểu CNTT là việc sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông
để thu thập, truyền tải, lưu trữ, quản lý và tra tìm thông tin.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức Kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội.
Các hoạt động như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và sử
dụng con dấu.
Như vậy, ứng dụng CNTT trong văn thư là việc áp dụng các công cụ tin
học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm
thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính
xác; nâng cao năng suất hiểu quả công tác văn thư, tạo môi trường thuận lợi
trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông
tin quốc gia.
Tiểu kết: Trong phần 1 em đã đưa ra khái quát về Tổng cục Môi trường
và Văn phòng Tổng cục Môi trường, từ đó nêu rõ được chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục cũng như của Văn phòng TCMT.
Đồng thời nêu ra hệ thống cơ sở lý luận về công tác văn thư và hiện đại hóa
công tác văn thư. Tiếp đến chương 2 sẽ đi vào nghiên cứu thực trạng áp dụng
hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT.

14


Khóa luận Tốt nghiệp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
2.1. Chủ trương hiện đại hóa công tác văn thư
Bộ TN&MT xác định ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là một giải

pháp có ý nghĩa quyết định, góp phần tự động hóa, tối ưu hóa, đơn giản hóa
các quy trình thủ tục hành chính (TTHC) trong đó có công tác văn thư, tạo ra
phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới. Thông qua ứng dụng CNTT,
tổ chức, cá nhân sẽ dễ dàng liên kết với các cơ quan hành chính, đặc biệt,
trong giải quyết TTHC bảo đảm tính công khai, minh bạch. Nhận thức được
điều này, trong phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp của Đảng bộ Bộ nhiệm kỳ
2015 - 2020 nêu rõ mục tiêu bảo đảm mức hài lòng của cá nhân, tổ chức
doanh nghiệp về TTHC đạt hơn 80% và 90% văn bản, tài liệu chính thức trao
đổi của Bộ được cung cấp dưới dạng điện tử; cung cấp trực tuyến ở các cấp
độ 3 và 4...
Tiếp tục nâng cấp hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ
(với số lượng khoảng trên 4.000 tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức
sử dụng theo chức năng, nhiệm vụ) và Thư điện tử của Bộ một cách đồng bộ
và thường xuyên, tăng cường trao đổi thông tin qua văn bản điện tử, hạn chế
văn bản giấy, nhằm xử lý công việc nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, minh bạch
thông tin để từng bước cải tiến phương thức quản lý, điều hành, góp phần
hiện đại hóa hành chính.
Cùng với đó, Bộ triển khai áp dụng chữ ký số trong việc gửi nhận văn
bản điện tử qua hệ thống Thư điện tử, Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
của Cục CNTT, từng bước triển khai áp dụng tất cả các đơn vị thuộc Bộ. Bảo
đảm quản lý vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, dữ liệu của
hệ thống Thư điện tử, các phần mềm phục vụ quản lý điều hành và Cổng
Thông tin điện tử Bộ TN&MT đáp ứng công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh
15


Khóa luận Tốt nghiệp

đạo Bộ. Hỗ trợ thường xuyên các Sở TN&MT trong công tác ứng dụng
CNTT tại các địa phương và kết nối thống nhất trong toàn ngành. Tập trung

thực hiện triển khai các dự án trọng điểm về CNTT theo kế hoạch đã được
phê duyệt.
Tổng cục Môi trường là đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường,
dưới sự chỉ đạo của Bộ TN&MT, TCMT đã đi vào áp dụng CNTT vào công
tác văn thư với các nội dung như sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ
công việc, văn bản điện tử, chữ ký số,… Văn phòng TCMT được xem là đầu
mối trong việc thực hiện công tác văn thư của Tổng cục, là đơn vị đi đầu, áp
dụng đồng thời hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc tổng cục áp dụng khoa
học công nghệ vào hiện đại hóa công tác văn thư. Công tác văn thư tại Văn
phòng TCMT được thực hiện theo Quyết định số 126/QĐ-TCMT của Tổng
cục Môi trường về “Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục
môi trường”.
Ngày 31 tháng 8 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số
1989/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện
tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Tiếp đến ngày 01 tháng 9 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định
số 2018/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản
điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ TN&MT.
Tổng cục Môi trường là đơn vị trực thuộc Bộ TN&MT đã nhận quyết
định và tiến hành áp dụng vào quy trình hiện đại hóa công tác văn thư.
2.1.1. Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Tổng cục Môi
trường
Hệ thống QLVB-HSCV tại địa chỉ gồm các
phần mềm ứng dụng phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, trao đổi
văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua những chức năng cơ bản
như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và hồ sơ công việc,
16


Khóa luận Tốt nghiệp

chuyển nhận văn bản, dữ liệu điện tử giữa các cơ quan, đơn vị qua môi trường
mạng. Hệ thống QLVB-HSCV kết nối liên thông với Văn phòng Chính phủ,
các cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, ngành Trung ương và địa
phương qua trục liên thông Chính phủ.
Mỗi cán bộ, công chức của các đơn vị thuộc TCMT tham gia quản lý,
vận hành sử dụng hệ thống QLVB-HSCV được cấp một tài khoản truy cập sử
dụng hệ thống do Bộ TN&MT cấp để sử dụng thống nhất các hệ thống thông
tin của Bộ.
a. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV
- Đảm bảo an toàn dữ liệu và liên thông trong hệ thống
- Các văn bản được phép đưa lên Hệ thống QLVB-HSCV phải là các văn
bản thuộc chức năng quản lý của các đơn vị, cá nhân theo quy định của pháp
luật và sử dụng các bộ mã ký tự Việt, phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001 (trừ tập tin đính kèm).
- Người sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV phải thực hiện đúng vai trò, vị
trí được phân công, tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến, đi, hồ sơ công
việc (bao gồm cả quá trình dự thảo và trình duyệt); cập nhật đầy đủ thông tin,
dữ liệu theo yêu cầu trên hệ thống, luân chuyển văn bản qua mạng theo đúng
quy trình, đảm bảo tiến độ xử lý và chất lượng của văn bản được ban hành
- Các chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công
việc qua Hệ thống QLVB-HSCV được xem là mệnh lệnh hành chính
- Tất cả văn bản đến Bộ, các đơn vị thuộc Bộ dưới bất kỳ hình thức nào
đều phải được tập trung xử lý qua văn thư và được quét (scan) đưa vào Hệ
thống QLVB-HSCV nếu chưa có tập tin (file) đính kèm. Văn bản điện tử
được luân chuyển trên Hệ thống QLVB-HSCV, bản gốc (bản giấy) sẽ lưu tại
bộ phận văn thư, lưu trữ hoặc chuyển đến đơn vị chủ trì xử lý sau khi đã giải
quyết xong công việc (thực hiện giao nhận văn bản tại bộ phận văn thư lưu

17

Khóa luận Tốt nghiệp

trữ), không gửi văn bản giấy đến các đơn vị phối hợp xử lý hoặc các đơn vị
liên quan.
- Việc nhận văn bản điện tử phải thực hiện ngay trong ngày kể từ thời
gian giao văn bản điện tử được chuyển đến và tiến hành xử lý theo yêu cầu về
nội dung và thời gian quy định. Việc gửi văn bản điện tử phải thực hiện ngay
sau khi phát hành văn bản.
b. Quy định quản lý tài khoản truy cập và sử dụng hệ thống
- Tài khoản truy cập và sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV được sử dụng
chung với tài khoản sử dụng thư điện tử cũng như công vụ của Bộ Tài nguyên
và Môi trường.
- Cục Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản trị, bảo đảm an ninh,
bảo mật chung hệ thống tài khoản truy cập sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV
- Cá nhân chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp của mình (thay
đổi mật khẩu ban đầu; chịu trách nhiệm về mật khẩu; định kỳ thay đổi mật
khẩu...) và quản lý, sử dụng tài khoản của mình theo đúng quy định.
c. Quy định đối với văn thư
• Tiếp nhận văn bản đến
+) Đối với văn bản đến dạng giấy:
- Chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử bằng hình thức quét (scan)
ghi lại dưới tập tin (PDF);
- Nhập thông tin văn bản đến;
- Ký số xác thực văn bản đến (sử dụng chứng thư số được cấp cho cơ
quan hoặc Văn phòng, trong trường hợp sử dụng chữ ký số);
- Đính kèm văn bản điện tử vào Hệ thống QLVB-HSCV;
- Chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo có thẩm quyền để phân công xử
lý đồng thời lưu lại bản giấy tại Văn thư hoặc chuyển giao cho đơn vị, cá

nhân chủ trì xử lý (sau khi đã giải quyết xong công việc và đơn vị có yêu cầu)

18