Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại văn phòng bộ y tế

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. LÂM THU HẰNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HÀ

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
Mã SV: 1305QTVD010
Lớp: ĐH_QTVP13D
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trong thời gian từ ngày 10 tháng 2 năm 2017 đến ngày 10 tháng 3 năm

2017 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến
thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế”. Em xin cam
đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã
được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi phòng Hành chính
Văn phòng Bộ Y Tế và tham khảo tại các tạp chí, internet. Vì vậy kết quả
nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng

Sinh viên

Nguyễn Thị Hà

năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 3
6. Giả thiết nghiên cứu ...................................................................................... 3

7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 4
8. Kết cấu của khóa luận ................................................................................... 4
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG

VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ

QUẢN LÝ VĂN THƯ ..................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 6
1.1.1. Khái niệm Tổ chức ........................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm Quản lý ........................................................................... 7
1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư ............................................ 8
1.1.4. Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành
chính hiện nay .......................................................................................... 13
1.1.4.1. Vị trí .................................................................................................... 13
1.1.4.2. Ý nghĩa ................................................................................................ 13
1.1.4.3. Yêu cầu của công tác văn thư ............................................................. 14
1.2. Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư.......................... 14
1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác văn thư ................................................ 14
1.2.2. Tổ chức bộ máy công tác văn thư. .................................................. 15
1.2.3. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư................................... 15


1.2.4. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư
của cơ quan .............................................................................................. 16
1.2.5. Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn
thư

....................................................................................................... 16

1.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 17

1.2.7. Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư ................... 17
1.3. Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư ............................. 18
1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan ............................................. 18
1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành
chính) ....................................................................................................... 18
1.3.3. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị ..................................................... 19
1.3.4. Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn ....................................... 19
1.3.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư ..................................................... 19
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ.................................................... 21
2.1. Khái quát chung về Bộ Y Tế ................................................................ 21
2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế ........................... 22
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 25
2.2. Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế ............................................ 25
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ .................. 25
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế......................................... 26
2.3. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y
Tế ................................................................................................................. 28
2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư ................................................ 28
2.3.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư ........................................... 30
2.3.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư ............................... 33


2.3.3.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện công
tác văn thư ...........................................................................................................
33
2.3.3.2. Xây dựng và ban hành văn bản ........................................................... 34
2.3.3.3. Tổ chức và quản lý văn bản đi ............................................................ 36
2.3.3.4. Tổ chức và quản lý văn bản đến ......................................................... 40

2.3.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................ 43
2.3.3.6. Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ................................................. 44
2.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư........... 47
2.3.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ ............................................................ 47
2.3.4.2. Công tác kiểm tra công tác văn thư .................................................... 48
2.3.5. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư .................. 49
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 51
2.3.7. Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư .............................. 52
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ ............................................................................... 54
3.1. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y
Tế ................................................................................................................. 54
3.1.1. Những thành tựu đạt được .............................................................. 54
3.1.2. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư
tại Văn phòng Bộ Y Tế ............................................................................ 55
3.1.3. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong
công tác tổ chức quản lý về văn thư ......................................................... 56
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản
lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế .......................................................... 58
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ
quan ....................................................................................................... 58


3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp
vụ

............................................................................................................. 60

3.2.3. Chuẩn hóa trình độ và năng lực của các cán bộ văn thư ................. 60

3.2.4. Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư ......................................... 61
3.2.5. Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư ...... 62
3.2.6. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công
tác văn thư tại cơ quan ............................................................................. 63
3.2.7. Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý
công tác văn thư ....................................................................................... 64
3.2.8. Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công tác
văn thư ..................................................................................................... 65
3.2.9. Một số giải pháp khác .................................................................... 65
KẾT LUẬN .................................................................................................... 67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 68
PHỤ LỤC


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016..... 32
Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016 .... 38
Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ...................... 39
Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016.................. 42
Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ................... 42
Bảng 2.4. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư....................................... 50


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CTVT

: Công tác văn thư

VP

: Văn phòng

CNTT

: Công nghệ thông tin


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ, có ảnh
hưởng sâu sắc tới các hoạt động của con người trong đó có hoạt động quản lý
nhà nước. Để đảm bảo trong hoạt động quản lý có những quyết định chính
xác và hợp lý nhất các nhà quản lý phải có nguồn thông tin chính xác, trong
hoạt động hành chính ở Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu sử dụng kênh thông
tin truyền thống là văn bản giấy tờ. Tại các cơ quan lớn với khối lượng văn
bản sản sinh trong hoạt động quản lý là rất lớn, vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế
nào để tổ chức và quản lý khối lượng giấy tờ này tốt nhất, phục vụ quyết định
quản lý hiệu quả nhất?
Nước ta hiện nay đang trong quá trình thực hiện cải cách hành chính
Nhà nước, theo đó việc hiện đại hóa các công việc giấy tờ là yêu cầu cần thiết
và quan trọng. Đổi mới quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản để thông
tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng nhất để phục vụ cho hoạt động quản lý của
lãnh đạo. Để đổi mới được toàn diện hiệu quả công tác văn thư đòi hỏi quá
trình tổ chức phải khoa học, hợp lý và Lãnh đạo cơ quan tổ chức cần quản lý
chặt chẽ, đề ra được những biện pháp để hạn chế những tồn tại, khó khăn phát
huy tối đa những thế mạnh để nâng cao hiệu quả công tác văn thư. Nhờ vậy
trong nền hành chính nước ta, công tác văn thư ngày càng được chú trọng thực
hiện theo đúng các quy định của nhà nước về văn thư. Công tác văn thư là mắt
xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan t ổ chức, là nhiệm vụ quan
trong của Văn phòng mỗi cơ quan. Công tác văn thư phục vụ thông tin cho các

cơ quan tổ chức trong việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan.
Hiện nay trong hoạt động của Bộ Y Tế, Văn phòng là đơn vị chịu trách
nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ Y Tế và
các đơn vị trực thuộc Bộ. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác

1


tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ vẫn còn những vướng mắc
khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ
chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị. Nhận thức được vấn đề đó trong quá
trình thực tập thực tế tại Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với những kiến thức lý
luận, lý thuyết, tác giả đã thực hiện nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” cho Khóa luận
tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Về mặt lý luận đã có một số công trình nghiên cứu sau:
* Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007.
Quyển giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung về công tác văn thư và
những vấn đề liên quan.
* Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của
Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao
thông vận tải
Cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để
đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật.
* Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức
và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã
hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác

văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ
Hà Nội
Các đề tài khóa luận trên cung cấp cho tác giả những kiến thức có liên
quan đến văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại
các cơ quan khác từ đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách

2


quan. Đồng thời là cơ sở để đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những
vấn đề còn tồn tại cho các nghiên cứu sau này.
Ngoài ra đề tài tham khảo thêm các bài báo, tạp chí và các bài viết có
liên quan của một số tác giả.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở những lý luận về công tác văn thư; Lý luận về công tác tổ
chức và kiểm tra về văn thư trong hoạt động của văn phòng; Qua quá trình
thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế:
- Làm rõ các vấn đề lý luận tổ chức và quản lý công tác văn thư
- Khảo sát về thực tiễn công tác quản lý văn thư từ đó làm sáng tỏ các
vấn đề về lý luận công tác quản lý như quản lý về bộ máy làm công tác văn
thư, về nghiệp vụ công tác văn thư tại VP Bộ Y Tế .
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát và đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn
phòng Bộ Y Tế từ đó đưa ra những nguyên nhân, ưu điểm, nhược điểm trong
công tác tổ chức và quản lý văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế.
- Đề xuất những nhiệm vụ, phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao
công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Bộ Y Tế.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và quản
lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư
tại Văn phòng Bộ Y Tế.
6. Giả thiết nghiên cứu
Căn cứ vào các lý luận trong giáo trình, các nghiên cứu và các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư, về công tác tổ chức quản lý cùng với

3


những số liệu thực tế, đề tài làm rõ được một số vấn đề lý luận và thực tế về
công tác tổ chức và quản lý về văn thư. Đánh giá đúng thực trạng về công tác
tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế. Từ đó đề xuất các giải pháp
nhằm khắc phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn
phòng Bộ Y Tế trong thời gian tới. Kết quả của quá trình nghiên cứu là nguồn
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác văn thư cho lãnh đạo
Văn phòng và các đơn vị thuộc Bộ Y tế. Đồng thời đây là nguồn tài liệu tham
khảo cho những nghiên cứu sau này đê làm rõ hơn về công tác văn thư.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực
hiện một số phương pháp sau:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: nguồn số liệu từ phòng hành
chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ Y tế,
nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet…
- Phương pháp quan sát: Quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện
nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh đối chiếu số liệu, thông tin
giữa các thời kì, các đơn vị với nhau.
- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý
từ đó đưa ra các đánh giá
Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để

đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn
thư tại Văn phòng Bộ Y Tế.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham
khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

4


Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn
phòng Bộ Y Tế
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý
văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

5


CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG
VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm Tổ chức
Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về
danh từ và động từ:
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau
đây:
- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những
chức năng nhất định
- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được một hiệu quả lớn nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ.
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức
nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với
sự sống” .
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý
thức.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ
chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để
giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu
của doanh nghiệp”.
Qua tìm hiểu có thể tóm lại khái niệm tổ chức như sau:
“Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy
tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo

6


đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối
hợp công việc giữa các thành viên. Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập
bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức
tốt”[23,1]
1.1.2. Khái niệm Quản lý
Khái niệm quản lý được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, có nhiều cách
tiếp cận khác nhau, ở nhiều góc độ khác nhau.
- Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được
thực hiện thông qua người khác".
- Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm
sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện

thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức".
- Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì
môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt
động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm"
- Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua
người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi.
Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng
các nguồn lực giới hạn".
- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và
hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các
nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội
2001).
Trong đề tài này có thể hiểu:
“Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể
quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt
được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi”[19,6]

7


1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
gồm văn bản của cá nhân, dòng họ và văn bản do Nhà nước ban hành để phục
vụ cho quản lý và điều hành công việc chung[16,11]
Văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở
Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu
chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và
là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày
nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là
hành chính nhà nước.

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu
được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện
thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được
sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Có rất nhiều
khái niệm để định nghĩa về CTVT:
- Theo định nghĩa trong giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009)
của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quá trình tổ chức
hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan.
Từ các định nghĩa đã được trình bày có thể đưa ra định nghĩa về công
tác văn thư như sau:
Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

8


văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức.[16,11-12]
Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao
gồm:
 Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm
của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được

mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với
những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong
việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ
trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định.
 Quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ
cơ quan.
Thứ nhất: Quản lý văn bản đi gồm 5 bước:
- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng
cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có
thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ
quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ.
- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần
mềm trên máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký
bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp

9


và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc
nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với
văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu
văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái. Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện
hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công an .

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản
thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản
(Lựa chịn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản
được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo,
sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn
bản.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 2 bản (1 bản gốc lưu tại
văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc)
 Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn
thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu
trước khi ký nhận văn bản. Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính
nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật
về bóc bì văn bản.
- Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực
hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập
sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012.
- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản
đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để
xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn

10


thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn
bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các
đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng
đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách
nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản.

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập
hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất
định. Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình giải quyết công việc, cán
bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan theo thời hạn Luật định
 Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số
99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và
kiểm tra việc sử dụng dấu; Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản
và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan.
Khái niệm Văn bản: Là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của
đời sống. Tùy theo từng lĩnh vực xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có
nội dung và thể thức khác nhau.[17,23]
Khái niệm Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành.[7,1]
Khái niệm văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp

11


luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn
bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức[7,1]
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bước được
sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước tiến hành trong công tác soạn

thảo và ban hành văn bản theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan.
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
đăng ký, quản lý và được sử dụng trên các văn bản của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước. Con dấu có nhiều loại: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có
hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng
dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi[5,1]. Con dấu có thể được khắc chìm
hoặc khắc nổi nhằm mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản, con
dấu thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân cho một cơ quan, tổ chức hay
cá nhân trong hoạt động của cơ quan tổ chức.
Khái niệm về Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân[2,2]
Khái niệm về Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân hình thành hồ sơ theo những nguyên tác và phương
pháp nhất định[2,2]. Quy trình lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước :
- Mở hồ sơ: trong bước này có thể chia làm 2 trường hợp là những cơ
quan tổ chức đã xây dựng danh mục hồ sơ và những cơ quan chưa có danh
mục hồ sơ, tùy theo trường hợp để thực hiện mở hồ sơ phù hợp.
- Thu thập, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ: Để kết thúc hồ sơ cần thực hiện các khâu nghiệp vụ
như kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ; phân chia đơn vị bảo quản đối với
những hồ sơ dày; sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo các cách như thời gian

12


hình thành, số thứ tự; cuối cùng là thực hiện biên mục hồ sơ với việc đánh số
tờ, ghi mục lục, viết chứng từ và kết thúc hồ sơ.

1.1.4. Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động
hành chính hiện nay
1.1.4.1. Vị trí
Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai
trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh
đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng
thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan. Các cơ quan, tổ chức
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản đẻ
phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của
cơ quan. Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn
phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng.
1.1.4.2. Ý nghĩa
- Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao
năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn
quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do
đó công tác văn thư không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan
nhiều bên khác.
- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng
đắn, chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý. Thông tin cung cấp
cho lãnh đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi
nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất.
- Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh
quá trình hoạt động của cơ quan. Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn

13


bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần
bảo vệ bí mật nhà nước và cơ quan.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công
tác văn thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ.
1.1.4.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu:
- Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của
văn bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu
trách nhiệm giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và
đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
- Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu
công việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước. Văn bản phải
đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản.
- Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính
chính trị của công tác văn thư.
- Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng
suất, chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời
đại công nghệ thông tin.
1.2. Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư
1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác văn thư
Công tác văn thư mang tính chất phức tạp với rất nhiều khâu nghiệp vụ
khác nhau, Lãnh đạo cơ quan phải có những kế hoạch cụ thể trong việc thực
hiện các khâu nghiệp vụ này để đảm bảo hoạt động được thông suốt có sự liên
kết giữa các khâu nghiệp vụ. Trong việc tổ chức thực hiện cần phân công cụ
thể rõ ràng trách nhiệm thực hiện công việc, mỗi khâu nghiệp vụ mang đặc
trưng riêng và tuân thủ theo những quy định của pháp luật. Trong tổ chức

14


thực hiện phải thể hiện được nhiệm vụ rõ ràng: công việc do ai làm? Thực
hiện những công việc gì? Trách nhiệm như thế nào? Vì vậy vấn đề tổ chức

thực hiện công tác văn thư cần chính xác, tính khoa học. Làm tốt công tác tổ
chức thực hiện các nghiệp vụ này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đây là nền
tảng cho những hoạt động của cơ quan trong việc thực hiện chức năng quản lý
nhà nước và là cơ sở để quy rõ trách nhiệm trong thực hiện công việc, tránh
việc chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm.
1.2.2. Tổ chức bộ máy công tác văn thư.
Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều
giấy tờ, đây là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng mang tính chất phức tạp,
liên quan đến tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo
trong việc giải quyết các thủ tục giấy tờ. Trong thực tế lãnh đạo không thể
theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ này đặc biệt là trong các cơ quan có
quy mô và phạm vi lớn. Vì vậy cần có bộ phận phụ trách công tác văn thư của
cơ quan. Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà lãnh đạo có thể tổ chức
thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm. Tổ chức thiết lập bộ
máy có nghĩa là quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng cá
nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc điều đó có vai trò duy trì
hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng, khoa học.
1.2.3. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
CTVT là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rất
nhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất
quan trọng. Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công
tác văn thư lãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các
cán bộ, chuyên viên văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các
cơ quan nhỏ. Cán bộ văn thư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với

15


cơ quan có tính chất công việc phức tạo thì cần tuyển dụng cán bộ văn thư có

trình độ cao như đại học, sau đại học. Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ
quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyên môn hóa.
1.2.4. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác
văn thư của cơ quan
Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày
càng được chú trọng. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học
hay trực tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan
thực hiện. Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và
ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ. Sau quá trình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến
hành kiểm tra để tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử
lý. Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện
công việc của các đơn vị, cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư. Tổ chức tốt
hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát
hiện được những sai sót nhằm nâng cao tối đa hiệu quả công việc.
1.2.5. Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư
Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào
công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần
trang bị đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Đây là điều kiện tiên quyết
để các cơ quan tổ chức duy trì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù
hợp với từng lĩnh vực hoạt động và tính chất của từng cơ quan. Tổ chức
phòng làm việc cần bố trí theo đúng chức năng, tính chất công việc. Đối với
Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài;
Các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện
lợi khi sử dụng; Vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức
danh làm việc. Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như

16

không gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật
chất làm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao.
1.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Đối với một cơ quan lớn thì việc hiện đại hóa càng phải được chú trọng
đặc biệt trong công tác văn thư hiện nay. Số lượng văn bản mỗi ngày lớn, thời
gian yêu cầu nhanh thì việc trang thiết bị giúp cho việc tổ chức và sắp xếp
công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian tiền bạc và công sức. Khoa học công
nghệ ngày càng phát triển vì vậy cần được áp dụng vào để quản lý công việc
một cách hiệu quả nhất. Hiện đại hóa công tác văn thưlà yêu cầu cần thiết
trong quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ vì vậy phải đảm bào được cơ sở
vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các
quy trình để đảm bảo nhanh chóng chính xác.
1.2.7. Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư
Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp
quản lý các hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất. Trong công tác
văn thư sau khi tiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh
giá quá trình thực hiện lãnh đạo cần có những khen thưởng đối với các nhân,
đơn vị thực hiện tốt, đồng thời kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không
đúng. Hằng năm báo cáo về hoạt động của ngành văn thư cơ quan cho Lãnh
đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. Việc khen thưởng, kỉ luật luôn
phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật và quy định của cơ quan.
Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có
một vị trí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được
thông suốt và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác
nhất. Bởi vậy để công tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản
lý cần phải khoa học, hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị.

17