PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX

Luận văn tốt nghiệp 1 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ
HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG
HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
3.1. Đánh giá thực trạng công tác quản lý và kế toán tiêu thụ và xác
định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
3.1.1. Ưu điểm
Mặc dù có địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước, với rất nhiều các đơn vị
trực thuộc, các Đại lý, Tổng đại lý, các công ty con, các công ty liên doanh, liên kết
… song những hoạt động của công ty vẫn diễn ra rất thống nhất và nhịp nhàng. Đó là
nhờ mô hình quản lý Trực tuyến - Chức năng đang được áp dụng tại công ty hiện
nay. Qua đó, một mặt công ty có thể tạo ra được sự phối hợp ăn ý và cần thiết giữa
mình với các đơn vị trực thuộc, mặt khác vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc
chủ động trong hoạt động kinh doanh. Đây là một mô hình khá hợp lý, thích hợp cho
việc quản lý khi mà các bộ phận, các đơn vị trong một công ty có sự cách trở về địa
lý.
Xét riêng bộ phận kế toán của công ty, nhờ không ngừng hoàn thiện bản thân, .
liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán mới nhất, sau đó được áp
dụng một cách phù hợp và khá linh hoạt, đồng thời lại có sự trợ giúp của những phần
mềm kế toán hiện đại, bộ phận này đã đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách
nhanh nhất, chính xác và kịp thời, do đó đã đáp ứng đựơc những yêu cầu về quản lý
của toàn công ty.
* Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đựơc tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân
tán, nhờ vậy một mặt đảm bảo được cho sự vận hành một cách đồng bộ giữa các bộ
phận, phòng ban, mặt khác vẫn đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc
trong qúa trình hoạt động.
Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong Bộ máy đều là những
người tâm huyết nhiệt tình, trình độ nghiệp vụ vững vàng, cộng thêm sự phối hợp
nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng trong công ty do đó tạo ra nhiều thuận lợi
Luận văn tốt nghiệp 2 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD

cho bộ phận kế toán trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu hay lên kế hoạch, và triển
khai các quyết định liên quan đến tài chính …
Một hệ thống máy tính được nối mạng, phần mềm Gas Accounting Solution
cùng một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, đã đảm bảo cho các thông tin được xử lý
một cách khoa học, góp phần không nhỏ hoàn thiện Bộ máy kế toán.
* Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng hoàn toàn phù hợp với các quy
định của Nhà nước cả về mẫu mã, cách lập và cách quản lý chứng từ. Mọi chúng từ
được sử dụng trong công ty đều đúng mục đích và chức năng kinh doanh của công ty.
Ngay cả những chứng từ được sử dụng cho mục đích quản trị riêng của đơn vị cũng
được thiết kế trên cơ sở những quy định hiện hành của nhà nứơc nhưng được vận
dụng một cách linh hoạt để phù hợp với những yêu cầu đặc thù của từng đơn vị.
Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và giữa các phần hành kế
toán được thiết kế một cách rất khoa học, quá trình luân chuyển diễn ra liên tục, kịp
thời, các phần việc được phối hợp một cách ăn ý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trách
nhiệm của từng cán bộ tham gia quá trình luân chuyển.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được công ty hoàn toàn áp dụng theo những
quy định của nhà nước. Trách nhiệm được phân cụ thể đến từng thành viên kế toán
trong công ty. Nhờ vậy việc quản lý và tra cứu trở lên dễ dàng hơn rất nhiều.
* Về hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế khá đa dạng và đầy đủ dựa trên
các tài khoản theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành. Các tài khoản được chi
tiết đến tài khoản cấp 5, do đó có thể đáp ứng được đặc thù loại hình kinh doanh của
đơn vị. Bên cạnh đó hệ thống mã ( mã khách, mã phí, mã hàng …) được công ty xây
dựng một cách chi tiết đã cung cấp thêm rất nhiều các thông tin quan trọng phục vụ
cho quá trình quản trị của đơn vị.
* Vê hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức sổ mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ . Đây
là hình thức theo dõi và cung cấp đầy đủ nhất các thông tin kế toán tài chính. Hình
thức này hoàn toàn phù hợp với loại hình và mặt hàng mà công ty đang kinh doanh.

Đặc biệt nhờ có sự trợ giúp của phần mềm Gas Acounting Solution, hình thức này
Luận văn tốt nghiệp 3 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
càng phát huy rõ những ưu điểm của nó. Mặt khác qua đó, khối lượng công việc cũng
giảm thiểu đáng kể, tiết kiệm thời gian, chi phí cho công tác kế toán ở đơn vị.
* Về hệ thống báo cáo kế toán
Khai thác tối đa tính ưu việt của phần mềm máy tính, ngoài hệ thống báo cáo
tài chính lập theo quy định của Nhà nước (bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo
kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính),
công ty còn thiết kế thêm cả một hệ thống các báo cáo để có thể phục vụ một cách tốt
nhất cho công tác quản lý và các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp (như các
Báo cáo kiểm kê, Báo cáo quản trị …)
Đối với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa : Kế toán tiêu
thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng trong quá trình kinh
doanh của một đơn vị kinh doanh thương mại, là khâu đóng vai trò rất quan trọng vì
nó phản ánh rõ nhất toàn bộ nỗ lực mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong cả kỳ kinh doanh.
Xác định rõ đựơc tầm quan trọng đó, khâu này đã được công ty thiết kế, tổ chức hoàn
toàn khoa học. Phần công việc kế toán đó được riêng một nhân viên kế toán có kinh
nghiệm đảm nhiệm để thuận tiện nhất cho việc theo dõi, đối chiếu. Ngoài ra kế toán
tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa còn nhận được sự hỗ trợ rất đắc lực từ
các phần, bộ phận khác để công việc luôn hoàn thành đúng kế hoạch, đáp ứng kịp
thời những yêu cầu cần kíp thông tin của Ban quản lý và công khai thông tin sau mỗi
kỳ quy định. Khi cần, thông qua hệ thống chương trình phần mềm kế toán, theo
những tiêu thức đã lựa chọn, công ty có thể nhanh chóng lấy được những sổ sách hay
những báo cáo cần thiết.
Đưa những quy định, nguyên tắc chung áp dụng riêng cho phần hành mình đảm
nhiệm chính vì thế ngoài nắm vững những chính sách và chế độ kế toán chung, liên
tục cập nhật những sửa đổi bổ sung, những chính sách kế toán mới được ban hành,
những nhân viên kế toán làm về phần hành này còn có yêu cầu phải sáng tạo, tìm tòi
để vận dụng vào thực tế một cách tốt nhất. Những đòi hỏi đó đã hoàn toàn đựơc đáp
ứng bởi những phát kiến từ những người có kinh nghiệm trong bộ phận và sự hỗ trợ

đắc lực từ những bộ phận khác nhau trong công ty.
Cũng để phù hợp nhất với đặc thù về ngành nghề kinh doanh của mình, khi mà
số lượng các giao dịch, các mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng đều là những
Luận văn tốt nghiệp 4 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
con số khổng lồ, công ty đã xây dựng riêng cho mình các hệ thống mã (mã hàng, mã
khách, mã giao dịch …) để thuận tiện cho công tác tra cứu, kiểm tra, quản lý …Mỗi
phương thức bán hàng cũng được công ty đặt những mã riêng, để dễ dàng hơn trong
việc nhận biết giữa các phương thức ấy với nhau.
3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những gì đã làm được, công tác kế toán nói chung, đặc biệt xét riêng
kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn một số những tồn tại
cần giải quyết
* Về hệ thống chứng từ kế toán
Riêng ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, mỗi lần xuất
hàng, lượng hàng xuất ra là rất lớn nhưng sau mỗi lần xuất, công ty không lập ngay
Phiếu xuất kho mà lại đợi đến tận cuối tháng mới lập cả vào một lần dựa vào các
Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận đã lập theo từng lần. Khi không trực tiếp lập các
phiếu xuất cho từng lần xuất như vậy có thể làm ảnh hưởng đến tính cập nhật và tính
chính xác của các thông tin kế toán cần quản lý.
* Về hệ thống tài khoản kế toán
Có một số tài khoản kế toán quan trọng nhưng không đựơc công ty sử dụng chủ
yếu trong quá trình hạch toán hoặc lại được thay thế bằng một tài khoản khác. Cụ thể
như sau :
-- Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty
không tập hợp trên tài khoản 1562 để phân bổ vào cuối kỳ mà ghi nhận ngay vào chi
phí bán hàng (TK 641). Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh Giá vốn không chính xác,
gây khó khăn hơn cho việc quản lý. Mặt khác khi công ty áp dụng cách thức này để
hạch toán là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp.
-- Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) cũng không được công ty sử dụng trong quá
trình hạch toán nội bộ. Công ty chỉ sử dụng duy nhất tài khoản 336 (Phải trả nội bộ)

để theo dõi quan hệ này. Khi có nghiệp vụ khó bù trừ, việc chỉ sử dụng một tài khoản
như này có thể sẽ gây khó khăn cho việc hạch toán và quản lý.
-- Khi xuất hàng cho các khách hàng công nghiệp, nếu sử dụng thêm tài khoản
157 (Hàng gửi bán) để hạch toán thì vịêc hạch toán sẽ chính xác và kịp thời hơn
Luận văn tốt nghiệp 5 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà hạch toán gộp vào tài khoản
156 (Hàng hoá).
-- Khi giá cả các mặt hàng kinh doanh thường xuyên biến động, sử dụng những
tài khoản Dự phòng là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro nhưng trên thực tế công ty
đã không sử dụng một số những khoản dự phòng trong đó có cả Dự phòng giảm giá
hàng tồn kho (TK159). Khi có những biến cố xảy ra điều này có thể sẽ gây ra những
ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty.
-- Việc chiết khấu thương mại sẽ là thường xuyên đối với một doanh nghiệp mà
khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, hàng hoá bán buôn là chủ yếu. Tuy nhiên tài
khoản 521( Chiết khấu thương mại) không đựơc công ty sử dụng mà cả chiết khấu
và giảm giá đều được trừ trực tiếp qua giá bán để ghi nhận doanh thu (tức trừ trực
tiếp vào tài khoản 511) theo mức đã được chiết khấu.
* Về nguyên tắc hạch toán hạch toán một số nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.
-- Nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp : Theo phương thức bán
buôn cho khách hàng công nghiệp, hàng hoá sẽ được xuất cho khách hàng rất nhiều
lần trong tháng, tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Tất cả số hàng xuất này vẫn được
công ty theo dõi trực tiếp theo dõi trên tài khoản 156, chỉ thay đổi mã kho từ kho xuất
sang kho xe. Đến cuối mỗi tháng, công ty sẽ lập một Phiếu xuất kho và một Hoá đơn
giá trị gia tăng cho số hàng đã xuất theo những Biên bản kiểm nhận do khách hàng
gửi tới. Những hàng hoá lúc này mới chính thức được coi là tiêu thụ và được ghi
giảm trên tài khoản 156. Trong quá trình hạch toán, công ty đã không chuyển ngay số
hàng xuất sang tài khoản 157, điều này sẽ làm cho quá trình hạch toán tiêu thụ hàng
hoá bị chậm hơn so với thực tế, không phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ,
ảnh hưởng đến tình hình thực tế của hàng tồn kho.
-- Nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh : Về thực chất số hàng này không qua

kho công ty mà được chuyển ngay từ nhà cung cấp cho các chi nhánh. Chính vì vậy
nghiệp vụ này có thể được hạch toán như một nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng.
Tuy nhiên theo cách hạch toán của mình công ty còn đưa từ tài khoản 151 (Hàng mua
đang đi đường) sang tài khoản 15651 (giả định kho chuyển thẳng). Khi nhận được
thông báo đã nhận được hàng từ các chi nhánh, công ty vừa phải ghi nhận giá vốn
Luận văn tốt nghiệp 6 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
của lô hàng, lại đồng thời phải ghi giảm tài khoản 15651 (ở kho chuyển thẳng). Cách
làm này có thể sẽ làm phức tạp hơn quy trình hạch toán.
-- Nghiệp vụ hàng đổi hàng : Theo đúng quy định thì những nghiệp vụ liên quan
đến hàng đổi hàng không được phép ghi nhận doanh thu. Nhưng trên thực tế khi xuất
hàng cho hãng khác vay, công ty vẫn ghi nhận đó là doanh thu. Điều này sẽ phản ánh
sai lệch khá nhiều doanh thu thực tế mà công ty thu được trong quá trình bán hàng
trong một thời điểm nhất định, nếu việc cho vay và trả lại không trong cùng một năm,
nó còn có thể ảnh hưởng đến Doanh thu, Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh
doanh, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các tỷ suất…
- Nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại : Khi các nghiệp vụ này phát sinh, công ty
cần hạch toán qua tài khoản 512 (Doanh thu nội bộ) để ghi tăng doanh thu nội bộ.
Nhưng thực tế với nghiệp vụ này, công ty đã ghi nhận luôn vào tài khoản 641 (Chi
phí bán hàng), ghi tăng chi phí bán hàng và ghi giảm hàng hoá ở tài khoản 156.
Việc hạch toán như vậy đã làm ảnh hưởng đến cả tính trọn vẹn và tính chính
xác của các nghiệp vụ, doanh thu nội bộ sẽ không được phản ánh đầy đủ,…
* Về sổ sách kế toán
Phần mềm kế toán Gas Acounting Solution là một phần mềm kế toán được
công ty đặt hàng và nó được thiết kế riêng cho công ty chính vì thế những tiện ích và
sự phù hợp của nó đối đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là điều không cần bàn
đến. Tuy nhiên phần mềm này mới được công ty đưa vào sử dụng để thay thế phần
mềm Fast Acounting từ năm 2006. Do đó phần mềm mới này gần như vẫn đang trong
quá trình thử nghiệm. Những sổ sách được thiết kế trong đó vẫn đang trong quá trình
hoàn thiện, chính vì vậy sẽ rất khó để tránh khỏi tất cả mọi bất cập.
Cụ thể một số sổ sách còn bị thiết kế trùng lặp, những thông tin ở sổ này đã

đựơc cập nhật toàn bộ qua một sổ khác nhưng phần mềm vẫn giữ nguyên cả hai sổ
,còn có những sổ sách thông tin không được đưa lên đầy đủ . Điều này sẽ gây ảnh
hưởng đến quy trình quản lý, sổ sách rườm rà hơn, thiếu thông tin …Dẫn chứng là :
- Hai sổ là Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản và Sổ Tổng hợp tài khoản
chữ T.
Luận văn tốt nghiệp 7 Khoa: Kế toán - ĐHKTQD
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T
Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008
DM tài khoản : 511151- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện
Nợ Có
Dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ 72.926.256.054
Dư cuối kỳ 72.926.256.054
STT Diễn giải
Số tiền
TK đối
ứng
Nợ Có
1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111
2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121
… … … … …
Tổng phát sinh 72.926.256.054
BIỂU SỐ 2.48
SỔ TỔNG HỢP PHÁT SINH MỘT TÀI KHOẢN
Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008
DM tài khoản: 511151- Doanh thu bán Gas trong nước
Được in theo mẫu : 1 – Theo tài khoản đối ứng
STT Diễn giải
PS
Nợ

PS Có
TK đối
ứng
1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111
2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121
… … … … …
Tổng phát sinh 72.926.256.054
BIỂU SỐ 2.49
- Ở Bảng kê chi tiết xuất hàng , cột tiền vốn không được kế toán sử dụng trong
quá trình hạch toán mà lại để đến Bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng mới xác
định cột tiền vốn ( ở cột 5 – Thành tiền – Phần thống kê ). Như vậy thông tin không
đựợc lên đầy đủ sẽ gây khó khăn cho trong quá trình quản lý và đối chiếu.
Ngoài ra có một số các mẫu sổ, tên được đặt chưa chuẩn theo đúng chế độ. Đặc
biệt là các Nhật kí chứng từ. Theo chế độ, tài khoản 131 được mở theo Nhật ký
chứng từ số 8 nhưng theo thiết kế trong phần mềm tài khoản này lại được mở theo
Nhật ký chứng từ số 10.
Có những bảng kê không được sử dụng trong quá trình hạch toán:Bảng kê số 9