Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH sản xuất thương mại gạo phước thành IV

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG
KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
TẠI CÔNG TY TNHH SX – TM PHƯỚC THÀNH IV

GVHD: Th.S NGUYỄN HOÀNG THANH TRÚC
SVTH: NGUYỄN THỊ QUỲNH NHƯ
LỚP: KẾ TOÁN – K14
MSSV: 1411044035

Vĩnh Long, năm 2017
1


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
…, ngày …. tháng …. năm 2017
Giáo viên hướng dẫn
(Ký, ghi rõ họ tên)

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

...................................................................................................................................

2


...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Vĩnh Long, ngày …. tháng …. năm 2017
Công ty TNHH sản xuất thương mại Phước Thành IV

3


LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn Cô Hướng Dẫn đã
tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình viết báo cáo. Trong thời gian qua tôi đã học
được rất nhiều điều hay bổ ích từ trãi nghiệm thực tế và với những kiến thức đã được
học để áp dụng vào thực tiễn công việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và các Cô, Chú, Anh, Chị phòng Kế
toán đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi thực tập tại công ty TNHH sản xuất
thương mại Phước Thành IV. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Cô, Chú, Anh, Chị trong công
ty đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và thu thập số liệu.
Đặc biệt tôi chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Kế toán – Tài chính –
Ngân hàng trường Đại Học Cửu Long đã truyền đạt kiến thức quý báu cho tôi để tôi

hoàn thành tốt bài báo cáo.
Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong công ty TNHH sản
xuất thương mại Phước Thành IV luôn dồi dào sức khỏe, công tác tốt và đạt được
nhiều thành công trong công việc.
Trân trọng kính chào!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Quỳnh Như

4


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BP

: Bộ phận

CCDC

: Công cụ dụng cụ

CCDV

: Cung cấp dịch vụ

CL

: Chênh lệch

CNBV

: Công nhân bốc vác

CPBH

: Chi phí bán hàng

CT

: Cám to

DNTT

: Doanh nghiệp tư nhân

DT

: Doanh thu

GL

: Gạo lứt

GS

: Gạo Sóc

GT

: Gạo Thơm

GTD

: Gạo thông dụng

GTGT

: Giá trị gia tăng

GVHB

: Giá vốn hàng bán

KCS

: Kiểm tra chất lượng sản phẩm

LTSH

: Lương thực Sông Hậu

NK

: Nhập kho

NKC

: Nhật ký chung

NVL

: Nguyên vật liệu

QLKD

: Quản lý kinh doanh

QĐ – BTC

: Quyết định – Bộ tài chính

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

SX – TM

: Sản xuất – Thương mại

STT

: Số thứ tự

TNDN

: Thu nhập doanh nghiệp

TSCĐ

: Tài sản cố định

5


TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

UNC

: Ủy nhiệm chi

VNĐ

: Việt Nam đồng

6


DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤN
Bảng 1.1: Bảng ký hiệu lưu đồ..................................................................................15Y
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh năm 2014 - 2016..........................................................55

7


DANH MỤC CÁC ĐỒ THỊ SƠ Đ
Sơ đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng.................................................................................11
Sơ đồ 1.2: Lưu đồ xử lý nhận hàng..............................................................................12
Sơ đồ 1.3: Lưu đồ chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ.............................................13
Sơ đồ 1.4: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền....................................................................14Y
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý....................................................................18
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán..............................................................................22
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung.......................................................26
Sơ đồ 2.4: Hình thức sổ kế toán trên máy tính.............................................................28
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ xử lý đặt hàng.................................................................................34
Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý nhận hàng, nhập kho.............................................................35
Sơ đồ 2.7: Lưu đồ thanh toán tiền................................................................................36

8


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Sự cần thiết của đề tài............................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................1
4. Phạm vi nghiên cứu...............................................................................................2
5. Đối tượng nghiên cứu............................................................................................2
6. Kết cấu đề tài.........................................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.................................................................................3

1.1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức dữ liệu trong chu trình mua, nhập
kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp................................................3
1.1.1. Khái niệm...................................................................................................3
1.1.2. Mục tiêu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho
nhà cung cấp..................................................................................................................3
1.1.3. Các hoạt động xử lý trong chu trình mua hàng...........................................4
1.2. ....Kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà
cung cấp........................................................................................................................ 5
1.2.1. Chứng từ sử dụng.......................................................................................5
1.2.2. Tài khoản sử dụng......................................................................................6
1.2.3. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh........................................................................7
1.2.4. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 8
1.2.4.1. Xử lý yêu cầu mua hàng.....................................................................8
1.2.4.2. Phê duyệt việc mua hàng...................................................................8
1.2.4.3. Lựa chọn nhà cung cấp......................................................................9
1.2.4.4. Xử lý nhận hàng, nhập kho................................................................9
1.2.4.5. Chấp nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ.............................9
1.2.4.6. Xử lý thanh toán cho người bán.......................................................10
1.2.4.7. Lưu đồ chứng từ...............................................................................11
1.2.5. Các ký hiệu của lưu đồ.............................................................................15
1.3. Quá trình ghi chép sổ sách và lập báo cáo....................................................15

9


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG
TY SX – TM PHƯỚC THÀNH IV...........................................................................16
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty......................................................................16
2.1.1. Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, hình thức tổ chức kinh doanh................16

2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển....................................................16
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ công ty...........................................................17
2.1.1.3. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu..........................................................18
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH SX-TM PHƯỚC
THÀNH IV. ................................................................................................................. 18
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý..........................................................18
2.1.2.2. Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận...........................................18
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty..........................................................22
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán..........................................................22
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận...........................................22
2.1.4. Một số chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng tại công ty
Phước Thành IV...........................................................................................................26
2.1.4.1. Chế độ và hình thức kế toán áp dụng...............................................26
2.1.4.2. Phương pháp kế toán........................................................................27
2.1.5. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán..................................................27
2.1.5.1. Chức năng phần mềm......................................................................27
2.1.5.2. Sơ đồ hình thức kế toán trên máy tính..............................................28
2.1.6. Thuận lợi và khó khăn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh......................29
2.1.6.1. Thuận lợi..........................................................................................29
2.1.6.2. Khó khăn..........................................................................................29
2.1.6.3. Phương hướng phát triển..................................................................30
2.2. Thực trạng kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán
cho nhà cung cấp tại Công ty Phước Thành IV.......................................................30
2.2.1. Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh
toán cho nhà cung cấp..................................................................................................30
2.2.1.1. Đặt mua nguyên vật liệu..................................................................30
2.2.1.2. Nhận nguyên vật liệu nhập kho........................................................30
2.2.1.3. Nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả...................................................31
2.2.1.4. Thanh toán cho người bán................................................................31
10

2.2.2. Lập và luân chuyển chứng từ khi mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh
toán cho nhà cung cấp..................................................................................................31
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.............................................................................31
2.2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ.........................................................31
2.2.3. Lưu đồ chứng từ.......................................................................................34
2.2.4. Tài khoản sử dụng....................................................................................37
2.2.5. Một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình.................................37
2.2.6. Sổ sách sử dụng........................................................................................47
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ................................................................55
3.1. Nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh.....................................................55
3.2. Nhận xét về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho
nhà cung cấp tại Công ty sản xuất thương mại Phước Thành IV..........................57
3.2.1. Ưu điểm....................................................................................................57
3.2.2. Nhược điểm..............................................................................................58
3.3. Nhận xét về công tác kế toán..........................................................................58
3.3.1. Ưu điểm....................................................................................................58
3.3.2. Nhược điểm..............................................................................................59
3.4. Về hệ thống kế toán quản trị..........................................................................59
3.5. Về hệ thống kiểm soát nội bộ..........................................................................59
3.6. Kiến nghị..........................................................................................................60
3.6.1. Kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình mua nguyên vật liệu và thanh toán
cho nhà cung cấp..........................................................................................................60
3.6.2. Kiến nghị về công tác kế toán...................................................................60
3.6.3. Kiến nghị về hệ thống kế toán quản trị.....................................................60
3.6.4. Kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................61
3.7. Kiến nghị khác.................................................................................................62
KẾT LUẬN................................................................................................................. 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO

11


Khóa Luận Tốt Nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, doanh nghiệp quốc doanh ở nước ta
đóng vai trò ngày càng quan trọng trong sự phát triển kinh tế đất nước. Để đạt được
chỗ đứng trong một môi trường cạnh tranh không chỉ trong và ngoài nước, mỗi doanh
nghiệp cần phải chủ động về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ việc đầu
tư, sử dụng vốn, tổ chức sản xuất cho đến tiêu thụ thành phẩm, phải biết tận dụng năng
lực, cơ hội để chọn cho mình một chiến lược đúng đắn.
Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là một
chu trình quan trọng đối với đại đa số các doanh nghiệp thương mại sản xuất. Muốn
làm được điều đó thì hệ thống kế toán phải thu thập, ghi chép, phân loại, đo lường tính
toán và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính phải chính xác và có sự hoàn thiện
đáng kể để có thể đứng vững trên thị trường trong thời kì hội nhập.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó nên tôi đã chọn đề tài “ Chu trình mua, nhập
kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH sản xuất
thương mại gạo Phước Thành IV”. Đây là cơ hội để tôi có thể vận dụng những điều đã
học vào thực tế công việc.
1. Mục tiêu nghiên cứu
 Phản ánh được thực trạng công tác tổ chức kế toán cho “Chu trình mua, nhập
kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp” tại công ty TNHH sản xuất
thương mại Phước Thành IV.
 Đồng thời đánh giá những thuận lợi và khó khăn trong Chu trình mua, nhập
kho và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty để từ đó thấy được những ưu điểm cần
tiếp tục phát huy và một số vấn đề tồn tại cần khắc phục của Công ty.

2. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp thu thập số liệu: Trên cơ sở thu thập số liệu và tìm hiểu thực tế
tại Công ty về số liệu thông qua các báo cáo, sổ sách, chứng từ đã và đang lưu trữ tại
Công ty. Ngoài ra còn tìm hiểu thêm qua sách, báo và Internet, …
 Phương pháp xử lý số liệu
Việc xử lý chủ yếu vận dụng vào những phương pháp đã học, tài liệu thu thập
được để phân tích. Đồng thời sử dụng các phương pháp hạch toán:
SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

1


Khóa Luận Tốt Nghiệp
+ Xem xét hạch toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán
cho nhà cung cấp có đúng với chuẩn mực qui định của Nhà nước chưa.
+ Tổng hợp số liệu và phân tích các số liệu để thấy rõ tầm quan trọng của Chu
trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp.
+ Trao đổi với các anh chị nhân viên Kế toán tại Công ty.
3. Phạm vi nghiên cứu
 Không gian: Kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán
cho nhà cung cấp tại Công ty Phước Thành IV.
 Thời gian: số liệu tháng 03/2016.
4. Đối tượng nghiên cứu
Kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
tại Công ty sản xuất gạo Phước Thành IV.
5. Kết cấu đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Thực trạng kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh
toán cho nhà cung cấp tại Công ty SX-TM Phước Thành IV
Chương 3: Nhận xét – Kiến nghị

Kết luận

1)
2)

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

2


Khóa Luận Tốt Nghiệp

3)
4)

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
5)

1.1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức dữ liệu trong chu trình mua, nhập
kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
1.

Khái niệm
Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là quá

trình liên quan đến việc đặt hàng, mua hàng, nhập kho và theo dõi nợ phải trả đồng
thời thanh toán cho nhà cung cấp.
2.

Mục tiêu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho

nhà cung cấp
 Theo dõi việc mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp
Việc này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, thanh toán cho
nhà cung cấp được đầy đủ, chính xác và đúng thời gian. Bên cạnh đó việc theo dõi
mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp giúp công ty có thể lường trước được các rủi ro
trong trường hợp nhà cung cấp không có hoặc không đủ nguyên vật liệu cung cấp công
ty có thể kịp thời tính đến trường hợp mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp khác.
 Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán phù hợp, đúng thời gian cho nhà
cung cấp
 Khi nhận được hóa đơn của bên bán, bên mua sẽ tiến hành theo dõi các khoản
nợ phải trả nhằm để tính toán, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ từng khoản nợ
phải trả theo từng chủ nợ. Đối chiếu số tiền phải trả để xác định số nợ phải trả, đã trả
và số nợ còn lại phải trả để thanh toán một cách hợp lý.
 Công ty phải thường xuyên chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ việc
thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vụ phải thực hiện
được ký kết trong hợp đồng của hai bên.
 Xác nhận nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng có trách nhiệm theo dõi danh sách nhà cung cấp đã được xét
duyệt. Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệm đề nghị xem xét các nhà cung cấp mới
với việc cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu chất lượng hơn và giá cả hợp lý hơn.
SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

3


Khóa Luận Tốt Nghiệp
Chính sách giao nhận của nhà cung cấp, chính sách về xuất hóa đơn và uy tín của nhà

cung cấp là những phần quan trọng trong việc xem xét nhà cung cấp. Việc liên kết các
nhà cung cấp cũng góp phần làm tăng sức mạnh cho công ty trong chuỗi giá trị.
 Kiểm soát hàng tồn kho
Quản lý nguyên vật liệu tồn kho nhằm mục tiêu duy trì nguyên vật liệu ở mức độ
hợp lý, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, cung cấp nguồn nguyên vật liệu
trong lưu thông, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cũng như tránh được tình trạng
khan hiếm hay tăng giá nguyên vật liệu. Bên cạnh đó quản lý nguyên vật liệu tồn kho
còn giúp công ty giảm được các chi phí về dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị
lỗi, hư hỏng.
 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền trong công ty
 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu nhằm thiết lập một chu trình có tính
khả thi cao được sử dụng trong kỳ hoạt động tương lai. Nó cung cấp cho nhà quản lý
thông tin về kế hoạch thực hiện chu trình một cách hệ thống và đạt hiệu quả cũng như
lường trước được những khó khăn khi thực hiện các mục tiêu trong chu trình để có
biện pháp xử lý kịp thời.
 Dự toán dòng tiền trong công ty là một bảng tổng hợp về tiền thu vào và chi ra
liên quan đến các hoạt động của công ty trong từng kỳ kế toán. Dự toán dòng tiền
nhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nếu cân đối thu, chi sau khi mức dự
trữ tiền mặt cần thiết thì công ty không phải lo về vấn đề thiếu thốn trong kinh doanh.
3.

Các hoạt động xử lý trong chu trình mua hàng

 Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu
cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng
 Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan. Nhu cầu mua
hàng được xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử
dụng trực tiếp các hàng hay dịch vụ này. Đó là những nhu cầu liên quan tới nguyên vật
liệu với đơn vị sản xuất, hàng hóa với đơn vị thương mại hoặc là các loại văn phòng
phẩm, công cụ dụng cụ hay tài sản cố định cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.

 Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng: Căn cứ yêu cầu mua hàng gửi từ
các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu này và tổng

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

4


Khóa Luận Tốt Nghiệp
hợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và lập các thủ tục
đặt hàng với người bán.
 Nhận hàng từ người cung cấp
 Người bán tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp theo địa chỉ doanh nghiệp
yêu cầu và bộ phận nhận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm hai công việc cơ bản:
+ Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng : hàng có phù
hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng.
+ Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
 Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo
tát cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan.
 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Quy trình chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ bao gồm: Chấp thuận hóa đơn
mua hàng và Ghi chép, theo dõi công nợ.
 Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng.
Khi người bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra đối chiếu,
chấp nhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán. Đến hạn thanh toán, kế
toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền người bán.
 Hoạt động thanh toán với người bán
Tới hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng giấy đề
nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm
thủ tục thanh toán tiền.

1.2. Kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà
cung cấp
4.

Chứng từ sử dụng
 Phiếu yêu cầu mua hàng: đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các

bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ này cần có sự ký
duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của
bộ phận.
 Đơn đặt hàng: căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng gửi từ bộ phận có nhu cầu,
bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu này và tổng hợp nhu cầu được xét

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

5


Khóa Luận Tốt Nghiệp
duyệt, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và lập các thủ tục đặt hàng phù hợp gửi tới
người bán.
 Xét duyệt đơn đặt hàng: người bán xem xét đặt hàng và chấp nhận đơn đặt
hàng.
 Phiếu nhập kho: chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập để ghi nhận các thông
tin nhận hàng thực tế về mặt hàng, chất lượng và số lượng cũng như thời gian, địa
điểm nhận hàng. Chứng từ này cần có chữ kí của người nhận hàng và thủ kho nếu
hàng chuyển cho kho.
 Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng,
chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp.
 Phiếu nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi đã nhận được hàng

và kiểm tra hàng.
 Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ
bán hàng đã thực hiện và được lập bởi nhà cung cấp.
 Chứng từ thanh toán: là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc nhiều
hóa đơn dự tính thanh toán cùng một thời điểm.
 Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận những thông tin thực tế chi tiền mặt ra khỏi
quỹ doanh nghiệp.
 Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: là chứng từ có giá trị như tiền, làm
căn cứ chuyển tiền từ tài khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền. Được
dùng cho các trường hợp thanh toán qua ngân hàng.
5.

Tài khoản sử dụng
 Tài khoản 111: Tiền mặt.
 Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
 Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu.
 Tài khoản 155: Thành phẩm.
 Tài khoản 15411: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
 Tài khoản 15412: Chi phí nhân công trực tiếp.
 Tài khoản 15417: Chi phí sản xuất chung.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

6


Khóa Luận Tốt Nghiệp
6.

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Nghiệp vụ 1: Khi mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền hoặc đã trả tiền

cho bên bán, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa thuế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111, 112, …
 Nghiệp vụ 2: Trường hợp đã nhận được hóa đơn của người bán nhưng đến
cuối kỳ kế toán, hàng hóa chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán
Sang tháng sau khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho hoặc chuyển thẳng dùng
cho sản xuất, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 15411, 15417 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí sản xuất chung
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường
 Nghiệp vụ 3: Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa trả tiền cho bên bán,
ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
Khi đến hạn thanh toán kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111, 112 – Giá thanh toán
 Nghiệp vụ 4: Khi trả tiền cho người bán được hưởng chiết khấu thanh toán, thì
khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt
động tài chính, ghi:
Nợ TK 331 – Nợ phải trả người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán)

Có TK 111, 112 – Giá thanh toán
SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

7


Khóa Luận Tốt Nghiệp
 Nghiệp vụ 5: Khi tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu, căn cứ vào giấy tạm ứng,
ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt
 Nghiệp vụ 6: Sử dụng số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu, ghi:
Nợ TK 15411 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 141 – Tạm ứng
 Nghiệp vụ 7: Các khoản tạm ứng chi không hết, phải nhập lại quỹ hoặc trừ vào
lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng
Và thực hiện bút toán chi thêm nếu chi quá số tiền tạm ứng, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt
7.

Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
1.

Xử lý yêu cầu mua hàng

 Tất cả nhân viên mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được duyệt.
 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và lập thành 2 liên:
+ Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị.
+ Phải đánh số liên tục trước khi sử dụng.
 Thường xuyên theo dõi đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành.
2.

Phê duyệt việc mua hàng

 Giao bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho.
 Phân nhiệm xét duyệt mua hàng cho một cá nhân.
 Nếu đơn vị có định mức tồn kho tối thiểu việc đặt hàng vẫn cần có sự phê
duyệt.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

8


Khóa Luận Tốt Nghiệp

3.

Lựa chọn nhà cung cấp

 Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu:
+ Đối với hàng hóa có giá trị cao cần phải đấu thầu.
+ Hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng.
+ Kỷ luật nếu nhân viên nhận tiền hoa hồng.

 Mọi thông tin trong bảng báo giá phải ghi chép lưu trữ, báo cáo người chịu
trách nhiệm phê duyệt.
 Việc phê duyệt do nhà quản lý cấp cao thực hiện hoặc ủy quyền cho lãnh đạo
bộ phận mua hàng.
 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt.
 Quản lý danh sách nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên.
4.

Xử lý nhận hàng, nhập kho

 Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với bộ phận đặt hàng.
 Khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng.
 Từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng.
 Thiết kế mẫu kiểm tra đặc tính hàng mua.
 Nhanh chóng chuyển hàng đến đúng vị trí lưu giữ hoặc nơi cần sử dụng.
 Khi vật liệu về kho, nhân viên kho sẽ nhận hàng, xác định chủng loại, số
lượng và đối chiếu với giấy giao hàng của người bán và phải đối chiếu với cả đơn đặt
hàng.
5.

Chấp nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ

 Khi nhận được hóa đơn của bên bán, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra hóa
đơn, so sánh đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận
hàng.
 Nếu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì thì kế toán
phải trả chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán
và lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc mua hàng như chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng
từ về đơn đặt hàng được chấp nhận và chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

9


Khóa Luận Tốt Nghiệp

6.

Xử lý thanh toán cho người bán

 Đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn thanh
toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xét duyệt
hồ sơ thanh toán.
 Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiền thanh toán và
các dữ liệu thanh toán được cập nhật.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

10


Khóa Luận Tốt Nghiệp
7.

Lưu đồ chứng từ
Bộ phận mua hàng

Nơi yêu cầu

Yêu cầu mua
hàng





Báo cáo hàng tồn kho



Kế hoạch sản xuất



Ngân sách phòng ban



Thông tin người bán

Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu
mua hàng



Tìm kiếm người bán



Lập đơn đặt hàng – ký duyệt
5

Yêu cầu mua

4

hàng

3
Đơn đặt hàng

2
1
Nơi yêu cầu
N

Người bán

Kế toán
trả

phải

Nhận hàng

Sơ đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

11


Khóa Luận Tốt Nghiệp
Bộ phận nhận hàng
BP mua hàng

Kho hàng/ Bảo quản hàng

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng 2

1

Phiếu gửi hàng
(Cùng hàng hóa)

4
3
A

2

Đối chiếu đặt hàng,
đếm, kiểm hàng

Phiếu nhập kho

Phiếu gửi hàng

Đếm, kiểm hàng,
kỳ phiếu

Đơn đặt hàng 2
(được kiểm tra)

4

Lập phiếu nhập kho

3

kho

2

Phiếu gửi hàng
Đơn đặt hàng 2
(được kiểm tra)

Phiếu nhập kho
được ký

4
3
2
Phiếu nhập kho

N

Kế toán vật
tư
1
1

N

Kế toán
phải trả

Sơ đồ 1.2: Lưu đồ xử lý nhận hàng

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

12


Khóa Luận Tốt Nghiệp
Kế toán phải trả
Bộ phận mua
hàng

Kho hàng

Người bán

Phiếu nhập kho

Hóa đơn mua

hàng

Đơn đặt hàng

N

Kiểm tra, đối chiếu
Ghi sổ

Đơn đặt hàng

Sổ chi tiết phải trả

Phiếu nhập kho
Hóa đơn mua
hàng

N

Sơ đồ 1.3: Lưu đồ chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

13


Khóa Luận Tốt Nghiệp
Kế toán phải trả

Kế toán tiền

Thủ quỹ
Xét duyệt
thanh toán

Xét duyệt
thanh toán
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho

Đơn đặt hàng

Hóa đơn mua hàng

Phiếu nhập kho
Hóa đơn mua
hàng

Phiếu chi được xét
duyệt
1

Kiểm tra, lập
phiếu chi

Chi tiền,
ghi sổ quỹ

A
Phiếu chi

Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho

Đối chiếu,
ghi sổ

phiếu chi

Hóa đơn mua
hàng

Sổ quỹ

chuyển duyệt

Phiếu chi

thanh toán
2

Sổ chi tiết
phải trả

Phiếu chi

D

Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho

1

Đối chiếu,

Hóa đơn mua
hàng

ghi sổ

2

Phiếu chi
Sổ nhật

Phiếu chi

ký chi tiền
A

D

Sơ đồ 1.4: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Như

1

14