Công tác soạn thảo văn bản quản lý của viện khoa học lâm nghiệp việt nam thực trạng và giải pháp

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: TH.S TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện

: ĐINH HẢI YẾN

Mã SV

: 1405QTVC066

Lớp

: ĐH_QTVP14C

Khóa

: 2014 - 2018

HÀ NỘI - 2018


LỜI CÁM ƠN
Với những kiến thức tích lũy được trong suốt thời gian học tập, nghiên
cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
nhiệt tình của Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý thầy/cô, cùng với sự nhiệt tình
giúp đỡ của Th.s Trần Thu Hà giảng viên khoa Quản trị văn phòng.
Đến nay, tôi đã hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình, với sự trân
trọng tôi xin chân thành cảm ơn đến Th.s Trần Thu Hà, người đã trực tiếp
hướng dẫn tôi trong suốt thời gian hoàn thành Luận văn. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn chân thành đến Quý Thầy/Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận
tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn
thành Luận văn này.
Kính chúc Quý nhà trường đạt được nhiều thành công trong công tác
giáo dục.
Sinh viên


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác Soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực
trạng và giải pháp”là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép
của bất cứ ai.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !

Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI

Từ viết tắt

Nghĩa của từ viết tắt

KH

Khoa học

VP

Văn phòng

QĐ

Quyết định

KHXH

Khoa học xã hội

NĐ- CP

Nghị định Chính phủ

VB

Văn bản

MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 3
6. Bố cục của đề tài ...................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ ........................................................................ 4
1.1. Một số khái niệm ................................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 4
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ............................................... 5
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước ................................... 5
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: ........................................................... 6
1.2.2. Văn bản hành chính .......................................................................... 6
1.2.3. Văn bản chuyên ngành ...................................................................... 7
1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ............ 7
1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.............. 9
1.4.1. Yêu cầu về nội dung:......................................................................... 9
1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: ......................................................... 11
1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: ................................. 12
1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.................................. 12
1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý..... 13
1.5.1. Chức năng thông tin ....................................................................... 13
1.5.2. Chức năng quản lý. ......................................................................... 13

1.5.3. Chức năng pháp lý. ......................................................................... 14
Tiểu kết ........................................................................................................... 15


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP
VIỆT NAM..................................................................................................... 16
2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam............ 16
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam........................ 16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ........... 16
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.......... 19
2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. .................................................... 22
2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công
tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ............................................. 22
2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý .............. 23
2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành...................................................... 24
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý ........... 26
2.2.5. Thể thức văn bản............................................................................. 31
2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản ............................................... 36
2.2.7. Quản lý văn bản .............................................................................. 37
2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam....................................................... 41
Tiểu kết ........................................................................................................... 47
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC
LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. ........................................................................ 48
3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ............................... 48
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn

bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam ......................... 50
3.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: ....... 50
3.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản .................................... 51
3.2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. ................................................ 52


3.2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp
luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. ............................ 53
3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và
quản lý văn bản ......................................................................................... 54
3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản. ......... 54
Tiểu kết: ......................................................................................................... 56
KẾT LUẬN .................................................................................................... 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 59
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do
đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước

cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho
hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực
đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường
hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng
kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội.
Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu
mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình
tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang
và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội,
làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.
1


Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm
hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây. Thực
tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp
Việt Nam. còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới. Hiểu được tầm quan
trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam.. Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy
cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác
soạn thảo và quản lý văn bản,... Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và

phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền.
Tuy nhiên đây là quyển sách viết chung về công tác soạn thảo và quản lý văn
bản, chưa đề cập ở trường hợp cụ thể nên công tác soạn thảo và quản lý văn
bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chưa được nghiên cứu.
Để thực hiện đề tào, tôi cần tìm hiểu những số liệu, thông tin thực tế
tạiviện khoa học lâm nghiệp. Bởi vậy, tôi đã tìm được cuốn Báo cáo thực tập
tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác tổ chứ quản lý văn bản ởviện khoa học lâm
nghiệp. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thanh Tuấn năm 2010.
Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và
tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về
công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam..
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Áp dụng kiến thức của mình để tìm hiểu công tác soạn thảo soạn thảo
và ban hành văn bản quản lýcủa Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
2


- Khái quát tình hình thực tế Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.hiện nay.
- Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm
nghiệp Việt Nam..
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
-Thời gian: giai đoạn: Từ ngày 02/06/2016 đến ngày 31/12/2017.
5. Phương pháp nghiên cứu

Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến
Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.
- Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm
mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài;
- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được
với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định
được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một
số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban
hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
6. Bố cục của đề tài
Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý.
Chương 2. Thực trạng Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn
bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn
thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam..

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các
thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của

hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất
liệu nào đó (giấy, bia đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung,
hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu
giao tiếp nhất định.
Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất
định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tếnhư: các văn bản pháp luật, các
công văn, tài liệu, giấy tờ…
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và
truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản
được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt
động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo
nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo
cáo… đều được gọi là văn bản.
Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của
cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được
hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.
4


1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do
các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền
theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang
tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực
tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước
pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản
lý xã hội.

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước,
không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất
kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện
nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình
trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm
văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản
lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền
đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách
hành chính – công vụ.
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích
của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo
Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản
quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

5


1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật năm 2003).

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2015) quy định các cơ quan có
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
1.2.2. Văn bản hành chính
- Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ
sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương,
quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức;
chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông
tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.

6


Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình…).

1.2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này
thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội
dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp
xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác
Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hoạt động (4 bước) :
Chuẩn bị
Lập đề cương, viết bản thảo
Trình duyệt, ký văn bản
Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB
• Bước 1: Chuẩn bị
Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB
Xác định tên loại VB
7


Thu thập và xử lý thông tin
* Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương:
+ Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở
nội dung VB
+ Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định

trong mục đích và giới hạn của VB
+ Có thể XD đề cương chi tiết, hoặc sơ lược
- Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến
được xác lập ở đề cương
+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng
trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ,
liên kết các câu, đoạn để VB trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội
dung và hình thức.
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgic chưa,
đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban
hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổi bật hay chưa.
+ Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày.
• Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên
cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua.
Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:
+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB
+ Bản dự thảo
+ VB thẩm định (nếu có)
+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)
+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có)
8


Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình
với thủ trưởng về VB.
Đối với VB thông qua theo chế độ tập thể và QĐ theo đa số: các thành
viên dự họp phải đúng thành phần, có đủ tư cách và thẩm quyền. VB được
thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của PL.

Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn
bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban
hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký.
• Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm
vụ của cán bộ văn thư)
Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB
Vào sổ VB đi, sổ lưu VB
Kiểm tra lần cuối về thể thức VB
Nhân VB đủ số lượng ban hành
Đóng dấu cơ quan
Bao gói và chuyển giao VB
Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp
tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB.
1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
1.4.1. Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính
quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm,
những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá
trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn
bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như
thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban
9


hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để
đánh giá hiệu quả mang lại nó.
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp
thời và có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ
phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học
giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi
của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng
lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội
dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa
tính phổ cập, songkhông ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và
khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà
nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân
lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của
nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến
pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải
tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính
của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư,
nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây
dựng dự thảo văn bản.

10


Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc
thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện
quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa

vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi:
được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều
chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành
văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là
sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được
tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có
khả năng thực thi.
Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách
nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể
thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế xã hội.
1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được
thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá
trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã
quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao
gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ
mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
11


Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.

1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện
ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh
vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành
chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm
bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông,
đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng,
lịch sự.
Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành
chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện
quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn
thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành
của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng
các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử
dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ
yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.

12


1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý
Văn bản quản lý nhà nước có các vai trò quan trọng trong hệ thống văn

bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức
năng pháp lý.
1.5.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn
bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức
năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
-Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống
quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ
thống truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ
quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của
mình.
1.5.2. Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức
năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt
công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng
thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả
hoạt động quản lý.

13


Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của
tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã

đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
1.5.3. Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã
hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và
truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm
quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi
người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý
ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá
nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là
cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động
của các cơ quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản
và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các
cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ
quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình
và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với
UBND huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để
giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các
cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống
nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá
nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
14


Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội

dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng
quy định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những
yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị
pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài
nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
Tiểu kết
Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của Công tác Soạn thảo và ban
hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu
của công tác soạn thảo văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác
này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản
đồng thời làm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng
thực hiện công tác này tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..

15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM.

2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp là tiền thân của Viện Khoa học Lâm
nghiệp Việt Nam., được thành lập năm 1961. Quá trình phát triển từ 1 viêṇ là
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp 1961-1971; sau đó thành 3 viêṇ (Viện Lâm
nghiệp 1972-1988, Viện Công nghiêp̣ rừng 1974-1988, Viêṇ Kinh tế Lâm
nghiê ̣p 1981-1988); và hơ ̣p nhấ t thành Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. (từ 1988 đế n nay).

Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ NN&PTNT.
Bô ̣ NN&PTNT ban hành quyế t đinh
̣ số 1149/QĐ-BNN-TCCB ngày
18/5/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quyế t
đinh
̣ số 1656/QĐ-BNN-TCCB ngày 16/7/2012 Quy định Điề u lê ̣ tổ chức và
hoa ̣t đô ̣ng của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
Trụ sở: Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
ĐT: 04-38389031Fax: 043.8389722
E-mail: ; Website: www.vafs.gov.vn
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. như sau:

16


Lãnh đạo Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. có Giám đốc và các
Phó Giám đốc Viện:
Các Ban tham mưu, giúp Giám đốc Viện
- Ban Tổ chức, Hành chính;
- Ban Kế hoạch, Khoa học;
- Ban Đào tạo, Hợp tác quốc tế;
- Ban Tài chính, Kế toán.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

17

- Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện:
Viện Nghiên cứu Lâm sinh, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Công nghiệp rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Nội.
Viện Nghiên cứu Giống và Công nghệ sinh học Lâm nghiệp, trụ sở
chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Sinh thái và Môi trường rừng, trụ sở chính đóng tại
thành phố Hà Nội.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố
Hồ Chí Minh.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Tây Bắc, trụ sở chính đóng tại thành
phố Sơn La, tỉnh Sơn La.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp vùng Trung tâm Bắc Bộ, trụ sở chính
đóng tại huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Đông Bắc Bộ, trụ sở chính đóng tại
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc;
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Bắc Trung Bộ, trụ sở chính đóng tại
thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Trung Bộ và Tây Nguyên, trụ sở
chính đóng tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Trung tâm Nghiên cứu Lâm sản ngoài gỗ, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Bảo vệ rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.

18