Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH

Sinh viên thực hiện

: LÊ THỊ LỆ QUYÊN

Mã số sinh viên

: 1305QTVB050

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH QTVP 13B
HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công
tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên
cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú
Thành. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và
chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo. Ngoài ra luận văn còn
sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ
chức khác nhau có trích nguồn gốc. Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình.
Hà Nội, tháng 5 năm 2017
Tác giả
Lê Thị Lệ Quyên

1


LỜI CẢM ƠN
Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ
của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành,
cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ
Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập
và nghiên cứu đề tài.
Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn
Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo
tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ.”
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành

đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa
qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp
và gián tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài. Với điều kiện thời gian và
kinh nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót. Tôi rất
mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để
tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công
tác sau này./.
XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN !


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Viết tắt

Nghĩa đầy đủ

1.

KH&CN

Khoa học và Công nghệ

2.

CNTT

Công nghệ thông tin

3.

QĐ; TT ;CT

Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị

4.

HC -TC

Hành chính -Tổ chức

5.

CBCC

Cán bộ, Công chức

6.

CTVT

Công tác văn thư


MỤC LỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống
và quản lý văn thư hiện đại .......................................................................................15
Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ ...........................................................22

Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư ............................................27
Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản .......................................................32
Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản ..............................................33
Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản .......................34
Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ...........................35
Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ............39
Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản ..........................39
Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi .........................................................40
Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản .........................49
Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf .................................................................56
Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số.........................................56
Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản ...........57


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................3
3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...........................................................................................5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................5
6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................6
7. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................6
8. Cấu trúc đề tài ......................................................................................................7
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................9
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ ..9

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư.........................................................................................................9
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư....................................................................9
1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ..................................10
1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. .....15
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Văn phòng cấp Bộ .......................................................................................17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ........................................21
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .....................................................................21
2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ ......................21
2.1.1. Lịch sử hình thành .........................................................................................21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức ...................................23
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ. ...................................................................................................24
2.2.1. Vị trí và chức năng .........................................................................................24
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................................24


2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................24
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.................................................................25
2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất .................................................................................25
2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư................................................................26
2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản ..............29
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản ......31
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu .............42
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ ....................................43
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ............................................47
3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................................................................47
3.1.1. Ưu điểm .........................................................................................................48
3.1.2. Hạn chế ...........................................................................................................51
3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ...................52
3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức .......................................................................52
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế .............................................................................54
3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ .......................................................................55
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư ............................................................................................55
3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số ...................................................55
3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi,
đến trên mạng Vb.net. ..............................................................................................56
KẾT LUẬN ..............................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................60


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay tự động hoá đã thúc đẩy nhanh chóng quá trình bùng nổ
thông tin, đặt ra cho các quốc gia, tổ chức doanh nghiệp trước những thời cơ
và thách thức mới. Điều này đòi hỏi những nhà lãnh đạo, quản lý phải có nhận
thức, tư duy linh hoạt luôn đổi mới để có chính sách phù hợp, thích ứng với
những thay đổi công nghệ.
Quản trị Văn phòng được xem là nghề của những người năng động và
chuyên nghiệp. Hiện nay nhu cầu nguồn lực về ngành Quản trị Văn phòng
trên thị trường ngày càng cao. Trong công tác Văn phòng một khâu nghiệp vụ
không thể thiếu của tất cả các cơ quan, tổ chức giữa các đơn vị, bộ phận với

nhau đó là bộ phận văn thư. Bộ phận Văn thư được xem như một “mắt xích”
trong chu trình của bộ máy văn phòng. Công tác Văn thư được hiểu là hoạt
động dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu.
Do vậy công tác Văn thư trong cơ quan là nơi diễn ra các hoạt động
giao nhận, trao đổi, xử lý thông tin. Trong đó công văn, giấy tờ là đối tượng
chủ yếu của công tác văn thư. Nên vai trò của công tác văn thư ngày càng
được tăng cường trong xã hội hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt
động quản lý ngày càng cao cấp thiết. Vì thế công tác văn thư ngày càng được
tổ chức hợp lý và tự động hoá ngày càng nâng cao chất lượng quản lý. Hiện
nay công tác văn thư được triển khai các hoạt động liên quan đến soạn thảo
văn bản, tổ chức và quản lý văn bản một cách khoa học.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho
các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một
1


cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện
được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT
vào công tác văn thư và Lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết
sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ
vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Được Nhà nước cụ thể hoá
ở các văn bản như Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày
29/06/2006, Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt
động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Nghị định số 64/2007/NĐ CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan Nhà nước, văn bản trên đề cập về các cơ quan hành

chính Nhà nước gồm các cơ quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính
phủ về việc công khai, minh bạch trên môi trường mạng, quy định việc bảo
mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, sử dụng nguồn
nhân lực trong công nghệ thông tin.
Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ
công việc trên môi trường mạng. Nội dung của Công văn số 139 đề cập tới
việc thống nhất việc quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc thống nhất giữa
các cơ quan hành chính Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội từ TW đến
địa phương. Đồng thời quy định trên cơ sơ tuân thủ các quy định hiện hành về
quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hiện nay
việc ban hành các văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin còn
nhiều văn bản khác nhưng các văn bản trên đây được áp dụng nhiều trong các
cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ.

2


Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Tôi nhận thấy
trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ thì đã ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư. Đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Nhưng
vẫn còn một số số nội dung trong công tác văn thư chưa được ứng dụng công
nghệ thông tin. Đây cũng chính là một trong những hạn chế của công tác văn
thư tại Văn phòng Bộ. Để khắc phục được điều này thì lãnh đạo Bộ cần quan
tâm hơn nữa đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Đặc biệt là cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế tại Văn
phòng Bộ. Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và công nghệ”.

2. Lịch sử nghiên cứu

Đề tài ứng dụng CNTT là một vấn đề được các nhà nghiên cứu, các nhà
quản lý, các cấp ngành quan tâm nó không chỉ là thước đo chất lượng công
việc hành chính của cơ quan mà còn đòi hỏi cao về bảo mật thông tin. Chủ đề
này đã có một số bài nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết về
vấn đề này.
Chủ đề Ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư được đề cập trong đề
tài nghiên cứu của ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin
học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ”. Nội dung
của đề tài đề cập tới các lý luận của việc ứng dụng tin học trong công tác văn
thư. Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hiện hành.
Tiếp đến TS. Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận về
ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư và Lưu trữ với cuốn sách “Tin học
và đổi mới quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nxb chính trị quốc gia
năm 1994. Cuốn sách này đề cập chủ yếu đến vai trò của ứng dụng CNTT và
3


việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp nữa là báo cáo
khoa học số 27 của Th.s Nguyễn Mạnh Cường với tên đề tài: “Tìm hiểu một
số ứng dụng tiến bộ CNTT trong quản lý văn bản đi - đến trong công tác văn
thư tại một số cơ quan”. Bài viết này phản ánh thực trạng tại các cơ quan tổ
chức hiện nay đã ứng dụng những tiến bộ của CNTT trong việc quản lý văn
bản đi, đến. Từ đó nâng cao nhận thức của CBCC trong việc đẩy mạnh tiến bộ
CNTT vào công tác văn thư.
Ngoài ra các báo cáo, khoá luận, các đề tài nghiên cứu của sinh viên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại Học Khoa học xã hội và Nhân
văn như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ” của nhóm sinh viên Đinh Tuấn Phương Trường Đại học

Nội Vụ Hà Nội. Bài viết của nhóm sinh viên bàn luận về thực trạng tại Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng những thành tựu, những phần
mềm trong công tác quản trị Văn phòng. Trên cơ sở đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng cấp Bộ.
Tiếp nữa bài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài : “Vai trò của ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ phần
Hoàng Gia” của sinh viên Nguyễn Văn Nam. Báo cáo khoa học của sinh viên
Phùng Thị Thu Huyền với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư tại Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn”. Đây là những đề tài mang tính chất tham khảo việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư tại một số cơ quan. Mỗi đề tài đều có một
hướng tiếp cận khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư. Các đề tài nêu trên hầu hết đề cập đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin ở một số nội dung trong công tác văn thư. Tiếp đến với đề tài của
mình tôi tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
mang tính khái quát và tổng hợp về các nội dung đã được ứng dụng công
4


nghệ thông tin đã giải quyết được vấn đề nào, các nội dung liên quan đến việc
ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan văn phòng Bộ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Từ thực tế việc tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Những
công việc, những quy trình đã được ứng dụng CNTT, những quy trình chưa
được ứng dụng CNTT. Để từ đó tìm kiếm những giải pháp phù hợp nhằm
hoàn thiện, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng công việc.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung làm rõ một số nhiệm vụ cụ thể sau:

Thứ nhất, từ việc tìm hiểu cơ sở khoa học về công tác văn thư, vai trò
của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan tổ
chức hiện nay.
Thứ hai, trên cơ sở hiểu rõ về lý luận đi sâu tìm hiểu thực trạng việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ. Hiện nay những phần mềm công nghệ, những thiết bị kết
nối, cơ sở dữ liệu nào đang ứng dụng trong công tác văn thư. Trong công tác
văn thư thì những nội dung đã áp dụng ứng dụng công nghệ, nội dung nào vẫn
chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin.
Thứ ba, từ cái nhìn thực tế cần đưa ra nhận xét đánh giá trực quan về
vấn đề này. Để từ đó cần đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

5


Phạm vi nghiên cứu: Trong các nội dung nghiên cứu ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đề tài tập trung nghiên cứu vào phần
trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn
bản. Ngoài ra đề tài không nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực liên
quan về nghiên cứu khoa học.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Từ những hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư
từ trước đến nay khi chưa ứng dụng ứng dụng các thành tựu của lĩnh vực khoa
học công nghệ. Để khắc phục điều này và giúp tiết kiệm các nguồn lực hiện
có cần có những lý luận, thực tiễn để khuyến nghị các giải pháp nâng cao việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.

Đề tài nhằm góp một phần nhỏ trong việc đổi mới về ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ từ những quy trình
cần được ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt là ứng dụng trong việc quản
lý và xử lý văn bản.
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên
cứu sau đây:
- Phương pháp tổng hợp: Đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác
văn thư (số lượng văn bản đi, đến, lập hồ sơ…). Tổng hợp hiện nay tại văn
phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ở những
khâu nào để làm cơ sở xây dựng các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả.
- Phương pháp so sánh, phân tích: Trên cơ sở tổng hợp được, đề tài
phân tích, so sánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay.

6


- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Sử dụng mẫu câu hỏi người hỏi và
người trả lời để đánh giá về mức độ hài lòng về việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào tại văn phòng Bộ qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư.
Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê,
phương pháp thu thập tài liệu. Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu,
gắn nghiên cứu lý luận với thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối của Đảng
Nhà nước. Đồng thời tham khảm có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học
đã công bố của các tác giả có liên quan.
8. Cấu trúc đề tài
Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư
Là việc hiểu và nắm rõ các khái niệm và nội dung trong việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các khái niệm và các nội dung trên
được khẳng định qua những văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định về
ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư. Từ những lý luận đã được khẳng
định về mặt pháp lý thì thực tế việc áp dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư đối với các cơ quan Văn phòng đã áp dụng vào những nội dung
nào và kết quả của việc áp dụng thành tựu đó. Trên đây chính là cơ sở khoa
học để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Chương 2. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
tại Bộ KH&CN
Dựa trên cơ sở khoa học về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn tại
Văn phòng các cơ quan cấp Bộ hiện nay. Thì thực tế việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã
áp dụng vào những nội dung nào trong các nôi dung : soạn thảo văn bản; quản
lý và xử lý văn bản; quản lý hồ sơ và con dấu. Những kết quả của việc áp

7


dụng thành tựu đó so với việc chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin tại
văn phòng bộ có khác biệt.
Chương 3. Giải pháp và kiến nghị việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Từ thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Trên cơ sở thừa nhận những ưu điểm của
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Thì những khó khăn,
hạn chế về các nguồn lực là một trong những yếu tố để việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào văn thư chưa phát huy được hết các hiệu quả. Để khắc
phục những khó khăn trên thì những giải pháp và kiến nghị giúp cho công tác
văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng hiện đại thích
ứng với xu thế hội nhập hiện nay.

8


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG CẤP BỘ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế ...dùng để ghi chép và
truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển
giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư
và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức.
Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là
khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành
văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1]
Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong
công tác văn thư. Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính.
1.1.1.2. Nội dung Công tác Văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội
dung:
9

- Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên
trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các
công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban
hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ
chức cũng phải thực hiện.
- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết
gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi.
+ Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ
các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến.
+ Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và
ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là
văn bản đi.
- Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính
hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước
trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
- Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là
quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết
thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong
công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc.
1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
1.1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin
Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần
đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công

10


nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc
biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ. Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết
đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công
nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở
nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin
(CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ
thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và
tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục
vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các
hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó
góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát
triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn
thông và tự động hoá”.[1]
Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công
nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và
tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.
Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo
môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
1.1.2.2. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
bao gồm các nội dung sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn
thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản
pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm
soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho
11

lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn
phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn
thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn
thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn
bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn
bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng
con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể
hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử
dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện.
Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một
thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó
người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký
được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng
con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản. Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng
chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP
ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành
Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy
định giá trị pháp lý của chữ ký số.
Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng
trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu
lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp
lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử
dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ
quan, tổ chức.

12

Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.
Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư
theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại
nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Đặc điếm so sánh

CTVT Truyền thống
Là hoạt động bao gồm các

CTVT hiện đại khi ứng dụng
CNTT
Là hoạt động bao gồm các công

công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn
hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu
Khái niệm

và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động
trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ
quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
và bảo quản con dấu.

Đối tượng

Văn bản, tài liệu giấy

dụng chữ ký số.
Văn bản, tài liệu điện tử.
Văn bản, tài liệu giấy.

Nội dung
Soạn thảo và ban
hành

Văn bản giấy

Máy tính

văn bản
Đúng thẩm quyền.
Yêu cầu chung

Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn
phong trong sáng

Duyệt văn bản
Kiểm tra thể thức
trước khi ban hành

Bằng bản giấy

Bằng bản điện tử

Thể thức và nội dung văn bản

13


Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí
Ký văn bản

Ký bằng chữ ký trực tiếp

mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người ký với tư
cách cá nhân.

Xác định giá trị

Đóng dấu lên văn bản

Gắn chữ ký số lên văn bản.

Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều

Tiếp nhận văn bản đến qua

nguồn khác nhau.

mạng.

Đăng ký văn bản bằng hệ Đăng ký văn bản đến bằng phần
thống sổ sách.

Trình chuyển giao văn
bản đến

mềm.

Bằng viết tay

Qua mạng

Bằng sổ sách

Bằng phần mềm

Bằng bản giấy.

Bằng bản điện tử.

Bằng giấy

Máy tính

Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức,

hình thức và kỹ thuật
trình bày
Ghi số, ký hiệu và
ngày tháng của văn
bản
Chữ ký số ký bởi khóa bí mật

Đóng dấu cơ quan và
dấu chỉ mức độ khẩn,
mật (nếu có)

tương ứng với chứng thư số cấp
Con dấu

cho người có thẩm quyền ký số
với tư cách đại diện của cơ quan,
đơn vị.

Đăng ký văn bản đi

Bằng sổ sách

Bằng phần mềm.

Bằng tay

Qua mạng

Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi việc

giải quyết văn bản đi

14


Lưu văn bản đi

Bản giấy

Máy tính

Bìa hồ sơ bằng giấy

Hồ sơ ảo bằng phần mềm.

Bản giấy, bằng tay

Bản điện tử, bằng phần mềm.

Lập hồ sơ hiện hành
và nộp lưu vào lưu
trữ
Mở hồ sơ
Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ
Giao nộp hồ sơ, tài
liệu

Bản giấy, bằng tay

Bản điện tử, bằng phần mềm

vào Lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng
con dấu

Quản lý và sử dụng con dấy do

Quản lý và sử dụng chữ ký số:

Bộ công an cấp

Chữ ký do ban cơ yếu của Chính
phủ (Bộ Quốc phòng) cấp.

Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư
truyền thống và quản lý văn thư hiện đại
Qua bảng 1.1 thấy được sự khác nhau cơ bản giữa hai phương thức
quản lý trong công tác văn thư. Nhận thấy qua việc quản lý công tác văn thư
theo phương pháp hiện đại đem lại hiệu quả cao hơn. Nhưng hiện nay tại các
cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng cả hai phương thức trên.
1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm rất thiết thực góp
phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Để lĩnh vực công nghệ thông
tin trong công tác văn thư được quán triệt thực hiện theo đúng quy định thì
việc ban hành các văn bản quy định về vấn đề trên đã được nhà nước cụ thể

hoá bằng một số văn bản sau:
15


- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về
việc ban hành công tác văn thư. Nôi dung của Nghị định 110/2004 đề cấp tới
các khái niệm về công tác văn thư, các nôi dung trong công tác văn thư và
việc quản lý và sử dụng con dấu. Đây là văn bản pháp lý được Chính phủ
thông qua và được sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước, hành chính
sự nghiệp.
- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản trên đề cập những vấn đề sửa đổi
một số điều và bổ sung một số điều tại Nghị định 110/2004 trong đó sửa đổi
khoản 1 điều 5 liên quan đến thể thức ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hành chính. Tiếp đến sửa đổi điều 19 việc lưu văn bản đi bản gốc
lưu tại bộ phận văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ.
- Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006.
Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin,
các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin. Trong nội dung của Luật công nghệ thông tin gồm
05 chương. Tại mục 2 của Chương 2 quy định các nội dung cơ bản của ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính Nhà nước. Nội dung
chính của mục 2 đề cập đến các điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin,
các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hoạt động của cơ
quan Nhà nước trong môi trường mạng, xây dựng các trang thông tin điện tử.
Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Luật công nghệ thông tin có
tác động rất lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư là việc hướng tới việc xây dựng

các phần mềm quản lý văn bản, các hoạt động được diễn ra trong môi trường
mạng, xây dựng mô hình chính phủ điện tử.
16


- Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng. Văn bản đề cập tới nội dung về việc hướng
dẫn và quản lý văn bản trên môi trường mạng, lập hồ sơ trên môi trường
mạng. Các quy trình để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm các bước
khác nhau. Các yếu tố thông đầu vào và các yếu tố thông tin đầu ra có quy
định trong Công văn 139/VTLLTNN –TTTH.
Tiếp đến Chỉ thị số 15/CT- TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước. Các
văn bản trở về trước của Chính phủ nhằm hướng tới nội dung ứng dụng công
nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý Nhà nước về sử dụng văn bản điện
tử trong các hoạt động quản lý, trao đổi qua môi trường mạng. Tuy nhiên các
cơ quan Nhà nước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực
sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ,
tiết kiệm chi phí, thời gian. Việc ban hành Chị thị 15/CT-TTg nhằm thúc đẩy
và quy định rõ hơn phương hướng làm việc qua môi trường mạng với văn bản
điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân Tỉnh từ Trung ương
đến địa phương.
Như vậy các văn bản Luật, Chỉ thị, Nghị định là các văn bản có giá trị
pháp lý áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức từ TW đến địa phương. Nhằm
mục đích tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc
biệt là ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Văn phòng cấp Bộ
Thực tiễn việc triễn khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

văn thư được thực hiện vào 04 công việc chính:
- Trước hết việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc soạn thảo văn bản. Nhờ sự phát triển của khoa học và công nghệ thay vì
17


việc soạn thảo văn bản thông thường bằng việc viết tay hay đánh máy chữ.
Hiện nay việc soạn thảo văn bản ở tất cả các Văn phòng cấp Bộ 100% đều sử
dụng trên máy tính. Với sự hỗ trợ của bộ phần mềm soạn thảo Microsoft
office. Trong bộ phần mềm Mircrosoft word với các phiên bản: Microsoft
word 2003, 2007, 2010, 2016. Ngoài việc tuân thủ các quy định việc về thể
thức các văn bản pháp luật quy định. Phần mềm này cho phép gõ chữ ở nhiều
dạng phông khác nhau. Nhưng phông chữ chủ yếu dùng hiện nay là Time new
Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:20001 (bộ mã unicode). Ngoài
ra việc soạn thảo trên máy tính nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và cán bộ
văn thư có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản dễ dàng. Sau khi soạn thảo văn bản
nhờ có bộ Ram xử lý trong máy tính có thể lưu văn bản và gửi trực tiếp tới cá
nhân cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng Internet. Các văn bản
chủ yếu được soạn thảo tại Văn phòng Bộ là các văn bản hành chính, chuyên
nghành như: Thông tư, Quyết định, Nghị Quyết, Chỉ thị …
- Thứ hai, trong quản lý và giải quyết văn bản. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản là việc sử dụng các phần
mềm quản lý văn bản. Tuỳ theo tình hình thực tế, quy định cơ cấu tổ chức và
chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng Bộ quy định về việc quản lý
và giải quyết văn bản trong công tác văn thư khác nhau nên việc sử dụng các
phần mềm quản lý sử dụng sẽ khác nhau. Các phần mềm quản lý văn bản
được sử dụng hầu hết hiện nay tại các cơ quan Văn phòng Bộ như: eDoc.Tc;
Cloud office; Moffice ; Coffice; Qoffice. Tại văn phòng cấp Bộ là cơ quan
cấp Nhà nước Trung ương nên hằng ngày phải tiếp nhận hằng trăm văn bản
đến, ban hành văn bản đi. Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc

quản lý văn bản là rất cần thiết. Thực tiễn tại Văn phòng Bộ Tài chính đã ứng
dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản là sử dụng phần
mềm quản lý văn bản eDoc.Tc và đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.
18