HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

CỤC LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
TCVN ISO 9001:2015

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Ký mã hiệu: QTTTLTLS
Lần ban hành: 01

Trách
nhiệm
Họ tên
Chữ ký

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Phạm Nguyễn Liên Chi

Bùi Xuân Thy

Trương Văn Kính

Chức vụ

Chuyên viên

Chánh Văn phòng
MỤC LỤC

Giám đốc
Trang: 1 / 7


1.
Mục đích
2.
Phạm vi
3.
Tài liệu viện dẫn
4.
Định nghĩa/Viết tắt
5.
Nội dung quy trình
6.
Hồ sơ lưu
7. Phụ lục

3
3
3
3
4
6
7

Trang: 2 / 7

1. Mục đích:
Thống nhất quy trình vận hành văn phòng điện tử trong công tác quản lý văn
bản đi nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
2. Phạm vi:
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử.
3. Tài liệu viện dẫn:
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ “ Về công
tác văn thư”;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
4. Định nghĩa/ Viết tắt:
4.1. Định nghĩa
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
4.2. Viết tắt
VB: Văn bản
CB: Cán bộ
1.

Trang: 3 / 7

5. Nội dung quy trình:
5.1. Lưu đồ
Bộ phận
chuyên môn
cá nhân
thực hiện

Lưu đồ

Công chức
chuyên môn

D ự thảo VB đi

Trưởng
phòng chức
năng

Ki ểm tranội dung, thể
thức và kỹ thuật rtình
bày, có bổ sung, sửa đổi

Công chức
chuyên môn

Sau khi lãnh đạo phòng chức năng đồng ý
VB đ ã hoàn chỉnh  In, trình Trưởng
phòng chức năng ký tắt vào VB (giấy)

Công chức
phụ trách
văn bản đi

Ghi chú

Ki ểm trahình thức, thể
thức, kỹ thuật rtình bày và
đề nghị điều chỉnh, sửa đổi

Trình lãnh đạo Sở ký duyệt VB (giấy)

Lãnh đạo Sở

Lãnh đạo Sở ký duyệt. Nếu
chưa chấp thuận về nội
dung, hình thức,… sẽ gửi lại
phòng chức năng điềuchỉnh

Công chức
phụ trách
văn bản đi

Phát hành VB

Trang: 4 / 7


5.2. Nội dung chi tiết

Người thực hiện
Công chức
chuyên môn

Trưởng phòng
chức năng

Công chức
chuyên môn

Công chức phụ
trách văn bản đi

Lãnh đạo Sở

Nội dung công việc
Dự thảo văn bản đi.
Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý
kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho Trưởng
phòng chức năng xem xét;
Kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và
chuyển cho:
+ Phó phòng chức năng (Trường hợp uỷ quyền cho phó phòng
chức năng chỉ đạo giải quyết);
+ CB chuyên môn soạn thảo văn bản điều chỉnh lại.
Sau khi lãnh đạo phòng chức năng đồng ý văn bản
trong môi trường mạng đã hoàn chỉnh  In, trình Trưởng

phòng chức năng ký tắt vào văn bản (giấy)
Chuyển văn bản đã hoàn chỉnh đến công chức phụ trách
văn bản đi qua môi trường mạng.
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Nếu chưa đạt yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản  Đề nghị phòng chức năng điều chỉnh, sửa
đổi;
+ Nếu đạt yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản Trình lãnh đạo Sở ký duyệt;
Kiểm tra văn bản (Cả nội dung, hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày);
Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển
lại cho Trưởng phòng chức năng được giao chủ trì giải quyết
để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
Trường hợp chấp thuận thì ký ban hành
Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (Nếu đã
đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy
định của Luật giao dịch điện tử).

Trang: 5 / 7


Nhận văn bản giấy từ lãnh đạo Sở đã ký để phát hành;
Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành văn bản
(giấy) bao gồm các công việc:
+ Đóng dấu văn bản (Dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu
khác);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi (Trên phần mềm eoffice
đến các phòng, ban liên quan; văn bản giấy đến các đơn vị
Công chức phụ

trong và ngoài ngành qua đường bưu điện hoặc thư tay) +
trách văn bản đi
Lưu văn bản đi.
Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản
lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho phòng chức
năng chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu
tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại công chức phụ
trách văn bản đi phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
6. Hồ sơ lưu
TT
1

Văn bản lưu
Sổ công văn đi, bản
chính văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi.

Thời gian lưu
Hết năm khóa sổ Văn thư lưu
trữ (không quá 01 năm)
chuyển lưu trữ Cục

Trách nhiệm lưu
Cán bộ văn thư
Văn phòng

Trang: 6 / 7

PHỤ LỤC I
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
Số, ký
Ngày
hiệu văn tháng
bản
văn bản
(1)

(2)

Tên loại Người
và trích ký
yếu nội
dung
văn bản
(3)
(4)

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị, Số lượng Ghi chú
người
bản
nhận bản
lưu

(5)

(6)

(7)

(8)

Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
II. Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay
sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi
(loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức
độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung
sau khi được phép của người có thẩm quyền.

Trang: 7 / 7