Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo hệ thống kế toán việt nam hiện nay

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
YZWXYZ

TRẦN PHƯỚC

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU PHÙ HP
CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
THEO HỆ THỐNG KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY

CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
MÃ SỐ:

5.02.11

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH KẾ

Người hướng dẫn khoa học: Tiến Só TRẦN VĂN THẢO

TP.HCM, Năm 2001

1


MỤC LỤC
YZWXYZ
Trang
Mở Đầu ................................................................................................................................I
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN ................................................................................. 1

1.1 Cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu ................................................................................ 1
1.1.1 Khái quát sự hình thành cơ sở dữ liệu: .............................................................. 1
1.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong chu trình phát triển hệ thống thông tin............ 3
1.1.3 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu............................................................................ 6
1.1.4 Các công cụ và mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng. .... 7
1.1.5 Sự hiểu biết của xã hội nói chung và nhân viên kế toán nói riêng về cơ
sở dữ liệu.................................................................................................................. 8
1.2
1.2.1

Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và hệ thống thông tin
kế toán (AIS) ....................................................................................................... 10
Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông
tin kế toán nói riêng............................................................................................ 10

1.2.2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin quản lý (Management Information
Systems - MIS) ...................................................................................................... 12
1.2.3 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information
System - AIS)......................................................................................................... 15
1.2.3.1 Đònh nghóa về kế toán: ...................................................................................... 15
1.2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) ................... 16
1.2.3.3. Cơ sở lý luận về hình thức kế toán ................................................................ 18
Chương 2
THỰC TIỄN CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ĐÃ ĐƯC
XÂY DỰNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN HIỆN NAY ........................................ 22
2.1 Thực trạng các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng cho những phần mềm kế
toán hiện hành ........................................................................................................... 22
2

2.1.1 Tình hình ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin và trình độ sử
dụng công nghệ tại các doanh nghiệp ............................................................. 22
2.1.2 Thực trạng các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng cho những phần mềm
kế toán hiện hành ................................................................................................ 22
2.2 Đánh giá thực trạng các cơ sở dữ liệu đã xây dựng để thiết kế phần mềm
kế toán tại VN: ........................................................................................................ 27
Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO VIỆC
THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ............................................................................ 38
3.1

Một số quan điểm chung dùng làm cơ sở để đưa giải pháp trong việc
xây dựng cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế phần mềm kế toán: .................... 38

3.2

Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán .... 40

3.2.1 Chọn hình thức kế toán thích hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán .. 40
3.2.2 Chọn phương pháp lưu trữ thông tin theo Phương pháp lưu trữ File (tập
tin) hay là Phương pháp lưu trữ cơ sở dữ liệu để thiết kế phần mềm kế
toán: ....................................................................................................................... 44
3.2.2.1

Đặc tính của phương pháp quản lý thông tin kế toán theo file là: ...... 44

3.2.2.2

Đặc tính của của phương pháp quản lý thông tin kế toán theo cơ sở
dữ liệu là: ........................................................................................................ 46

3.2.3 Một số giải pháp khác để hoàn thiện việc xây dựng phần mềm
kế toán: .................................................................................................................. 50
3.2.3.1

Bổ sung phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong điều
kiện tổ chức kế toán bằng máy vi tính: “Phương pháp kế thừa dữ
liệu” .................................................................................................................. 51

3.2.3.2

Nhà nước cần xây dựng các nguyên tắc chất lượng về phần mềm kế
toán: ................................................................................................................. 52

3.2.3.3

Nhà nước thành lập cơ quan chức năng để thẩm đònh phần mềm kế
toán .................................................................................................................. 59

KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 61
Tài liệu tham khảo: ......................................................................................................... 62

3


Mở Đầu
Ngay từ những năm 1990, khi tin học bắt đầu phổ biến rộng rãi tại
nước ta, việc điện toán hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp cũng
bắt đầu phổ biến. Đến nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế
toán doanh nghiệp đạt được nhiều kết quả khả quan như giảm bớt khối

lượng tính toán rất lớn, chất lượng các báo cáo chính xác hơn. Nhân
viên kế toán cũng như người làm công tác lãnh đạo có nhiều thời gian
hơn để phân tích, thẩm đònh những kết quả sản xuất kinh doanh của
đơn vò. Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có số liệu kòp thời nhằm đưa
ra những quyết đònh kòp thời, chính xác trong công việc điều hành sản
xuất kinh doanh.
Dù không rầm rộ nhưng hầu hết tại các doanh nghiệp hay cơ quan hành
chính sự nghiệp từ trung ương đến đòa phương hàng năm đều có không
ít những đề án hay kế hoạch ở mức độ lớn nhỏ khác nhau xây dựng
hoặc mua phần mềm kế toán phục vụ công tác kế toán và điều hành
doanh nghiệp.... Tuy nhiên cho đến nay việc triển khai ứng ụng công nghệ
thông tin ở các cơ quan, doanh nghiệp vẫn còn dừng ở mức đơn lẻ, tự phát
và vì vậy còn không ít khó khăn bất cập. Chẳng hạn như những doanh
nghiệp lớn Ngân hàng thương mại, Điện lực, Bưu điện, Dầu khí, Cấp
nước, Hàng không ... đều tự xây dựng cho mình một phần mềm kế toán
khá trọn vẹn mang tín đặc thù riêng biệt của họ. Những doanh nghiệp
khác chỉ mới dừng lại ở mức sử dụng máy tính cho công tác kế toán
như là việc hổ trợ tính toán hoặc hổ trợ ghi chép. Từ đó gây khó khăn
cho việc quản lý Nhà nước nói chung, cho doanh nghiệp nói riêng. Đặc
biệt người làm công tác kế toán rất khó khăn trong việc sử dụng phần
mềm kế toán bởi vì mỗi nơi thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu mỗi kiểu
không theo một chuẩn thống nhất nào.
Có thể đưa ra những bất cập trên là do những nguyên nhân sau:
• Về phía Nhà nước: Quy đònh pháp lý của Nhà Nước chưa phù hợp và
chưa đầy đủ về việc xây dựng phần mềm kế toán và những điều
kiện khi doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính trong công tác hạch
toán kế toán. Mặt khác trong đào tạo tại các trường hiện nay chưa
4

có sự phối hợp đào tạo để có được những chuyên viên phân tích
thiết kế hệ thống và lập trình am hiểu cả lónh vực tin học lẫn lónh
vực kế toán.
• Về phía doanh nghiệp: Nhận thức của doanh nghiệp về công việc
điện toán hóa công tác kế toán chưa đầy đủ, và chưa có đònh hướng
cụ thể.
Xuất phát từ những khó khăn và bất cập như đã nêu trên, vấn đề “Xây
dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo
hệ thống kế toán Việt nam hiện nay” được chọn làm đề tài nghiên
cứu của luận văn.
1. MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA LUẬN VĂN
Mục đích và ý nghóa của luận văn là nghiên cứu một cách có hệ
thống lý luận về cơ sở dữ liệu của máy tính kết hợp với hình thức kế
toán nhật ký chung để xây dựng cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế một
phần mềm kế toán chuẩn.
Trên cơ sở đó luận văn đưa ra kiến nghò một số nguyên tắc để đánh
giá phần mềm kế toán. Đồng thời đề nghò Nhà nước nên thành lập
cơ quan thẩm đònh phần mềm kế toán
2.

CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
− Lý luận về cơ sở dữ liệu
− Các phần mềm kế toán sử dụng rộng rãi hiện nay tại VN
− Hệ thống kế toán Việt nam
− Các hình thức kế toán đang được áp dụng tại VN

3.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả vận dụng là phương
pháp duy vật biện chứng, đây là phương pháp sử dụng xuyên suốt

trong nghiên cứu để hoàn thành luận văn, nghiên cứu vấn đề trong mối
liên hệ phổ biến, trong sự vận động và phát triển không ngừng. Thông
qua phân tích, hệ thống, suy luận để chọn lọc các vấn đề lý luận và
thực tiễn phù hợp với tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm kế
toán hiện nay tại Việt nam.
4.

NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN

5


− Thống nhất chuẩn cơ sở dữ liệu để xây dựng một phần mềm kế
toán. Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, tiết
kiệm chi phí đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
doanh nghiệp. Từ đó giảm bớt hao phí xã hội cho vấn đề này.
− Kiến nghò một số nguyên tắc để đánh gía chất lượng phần mềm kế
toán. Đồng thời đề nghò Nhà nước giao chức năng thẩm đònh phần
mềm kế toán cho Công ty kiểm toán Nhà nước trước khi phần mềm
kế toán ấy lưu hành hợp pháp.
− Cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở lý luận về kế toán
cần thiết để thiết kế một phần mềm kế toán. Đồng thời cung cấp
một số kiến thức cơ bản về cơ sở dữ liệu của máy tính mà người làm
kế toán trong môi trường điện toán hoá cần biết.
5.

GIỚI HẠN LUẬN VĂN
Đề tài này bao trùm cả lónh vực kế toán và lónh vực tin học, cho
nên trong thời gian có giới hạn, tác giả chỉ nghiên cứu luận văn
trong phạm vi:

− Về kế toán: chỉ nghiên cứu về hình thức kế toán, hệ thống
thông tin kế toán, các chu trình kế toán.
− Về cơ sở dữ liệu: chỉ nghiên cứu về cơ sở dữ liệu quan hệ và
phân tích các chu trình của kế toán, để từ đó đưa ra những
nguyên tắc để đánh giá chất lượng phần mềm kế toán.

6.
BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1
Chương 2
Chương 3

Cơ Sở Lý Luận Về Cơ Sở Dữ Liệu - Hệ Thống Thông Tin Kế
Toán – Hình Thức Kế toán.
Thực Tiễn Các Cơ Sở Dữ Liệu và Hình Thức Kế Toán Đã Được
Xây Dựng Cho Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay
Phương Hướng và Giải pháp Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Cho Việc
Thiết Kế Phần Mềm Kế Toán

Đề tài được thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Tiến só Trần Văn
Thảo,

và sự góp ý của Quý Thầy Cô Khoa Kế toán - Kiểm Toán

Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, các đồng nghiệp tại Công ty Cổ
phần Phần mềm Việt Nam. Tác giả luận văn tỏ lòng biết ơn sâu sắc

6

những sự giúp đỡ quý giá đó của Thầy hướng dẫn, Quý Thầy Cô và
cùng bạn bè.
YZWXYZ

7


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN
1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.1.1 Khái quát sự hình thành cơ sở dữ liệu:
Chúng ta đang ở trong thế kỷ 21, kỷ nguyên thông tin. Ngày nay, không
ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học
kỹ thuật, kinh doanh, cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội,
dưới mọi quy mô, từ gia đình, doanh nghiệp, tổ chức, cho đến quốc gia
và quốc tế. Việc nắm bắt thông tin thật nhanh, nhiều, chính xác và kòp
thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành. Nói
cách khác, QUẢN LÝ thực chất là QUẢN LÝ THÔNG TIN. Song mọi
thông tin quản lý trên máy tính (theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng
đều phải được thể hiện bằng các DỮ LIỆU (data) ghi trên dạng tải nào
đó.

Chính vì vậy, khi nói QUẢN LÝ THÔNG TIN tức là nói đến

QUẢN LÝ DỮ LIỆU.
Trong hai thập kỷ gần đây được đánh dấu bởi sự phát triển vượt bậc
trong lónh vực kỹ thuật số và quan trọng là các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu được xem là các thành phần cơ bản của hệ thống thông

tin, thường được sử dụng rộng rãi trong lónh vực máy tính , từ máy tính
lớn như Mainframe cho đến các loại máy tầm trung và các loại máy tính
có kích thước nhỏ. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu đã trở thành một hoạt
động phổ biến được thực hiện không chỉ đối với giới chuyên nghiệp mà
cả ở giới nghiệp dư.
Vào cuối năm 1960, khi cơ sở dữ liệu lần đầu tiên được đưa vào thò
trường phần mềm. Người thiết kế cơ sở dữ liệu hoạt động như một thợ
thủ công với công cụ hết sức thô sơ như sơ đồ khối và cấu trúc các
trường (records) được đặc tả ở dạng tổng quát và thiết kế cơ sở dữ liệu
thường bò lúng túng khi hiện thực hành cơ sở dữ liệu thật. Tình trạng
này hiện nay đã được thay đổi, các phương pháp và mô hình thiết kế cơ
sở dữ liệu được phát triển song song các công nghệ phát triển hệ thống
8


cơ sở dữ liệu. Chúng ta đang ở trong thời đại của các hệ thống cơ sở
dữ liệu quan hệ. Chúng cung cấp nhiều thế mạnh như : ngôn ngữ truy
vấn, các công cụ phát triển ứng dụng và giao diện người dùng thân
thiện. Các kỹ thuật cơ sở dữ liệu đã cung cấp cho một lý thuyết khuôn
mẫu (Framework), nó bao gồm: mối quan hệ về dữ liệu, xử lý và tối ưu
các truy vấn, điều khiển tính đồng thời, quản lý các giao dòch
(transactions) và phục hồi dữ liệu , . . .
Các công nghệ cơ sở dữ liệu đã tiến bộ, các kỹ thuật và phương
pháp thiết kế đã phát triển. Chúng được nghiên cứu đồng thời, ví dụ :
việc phân chia quá trình thiết kế thành các bước (phase), các mục tiêu
chính ở mỗi bước, và các kỹ thuật để đạt được những mục tiêu này.
Thực tế tại Việt Nam hiện nay là các phương pháp thiết kế cơ sở dữ
liệu lại không được phổ biến rộng rãi, hầu như các tổ chức và cá nhân
là những người thiết kế lại chỉ dựa vào một số rất ít các phương pháp
thiết kế để thiết kế cơ sở dữ liệu và điều này thường tập trung ở một

phương pháp chính nào đó, đây là nguyên nhân dẫn đến thất bại trong
việc phát triển hệ thống thông tin. Do thiếu các phương pháp tiếp cận
việc thiết kế cơ sở dữ liệu, thời gian và sự đầu tư vào một dự án cơ sở
dữ liệu thường bò đánh giá thấp, phát triển cơ sở dữ liệu không tương
xứng hoặc hiệu quả kém hơn so với nhu cầu của ứng dụng, tài liệu
tham khảo bò hạn chế.
Các vấn đề trên là do thiếu hiểu biết một cách rõ ràng và chính xác
về dữ liệu ở mức độ trừu tượng, ý niệm. Trong phạm vi nghiên cứu này
luận văn chỉ quan tâm và nhấn mạnh đến cách tiếp cận ý niệm trong
thiết kế cơ sở dữ liệu. Điều này hữu ích cho cả thiết kế dự án cơ sở dữ
liệu lớn và nhỏ.
Chúng ta đang bàn luận về tầm quan trọng của cách tiếp cận ý niệm
trong thiết kế cơ sở dữ liệu và xem cách thiết kế cơ sở dữ liệu như là
một hành vi cốt yếu trong việc phát triển hệ thống thông tin. Sau đó
chỉ ra cách thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm 3 bước tách biệt gọi là : thiết
kế ý niệm, thiết kế luận lý, thiết kế cấp vật lý và đưa ra cách tương tác

9


giữa chúng với việc phân tích chức năng dựa trên quan điểm công nghệ
phần mềm.
1.1.2

Thiết kế cơ sở dữ liệu trong chu trình phát triển hệ thống thông
tin.

• Cơ sở dữ liệu (database) : là tập hợp tất cả các dữ liệu có cấu trúc
được lưu trữ trong một hệ thống máy tính.
Hệ quản trò cơ sở dữ liệu (Database management systems- DBMS) :

là các gói (packages) phần mềm dùng để quản lý các cơ sở dữ liệu
(database) –đặc biệt là sắp xếp (sorting), thao tác (manipulating), truy
xuất dữ liệu trong một hệ thống máy tính. Các cơ sở dữ liệu chỉ là
một trong các thành phần của hệ thống máy tính, chúng cũng bao
gồm các ứng dụng, các giao diện người dùng và các gói phần mềm
khác. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu đóng vai trò nòng cốt trong quá trình
phát triển của mọi tổ chức, bởi vì dữ liệu cấu trúc là nguồn cơ bản
của tất cả các tổ chức, bao gồm không chỉ các tập đoàn lớn mà còn ở
tất cả các công ty nhỏ và cả các cá nhân người dùng.
Thiết kế cơ sở dữ liệu đóng vai rất quan trọng trong chu trình phát
triển hệ thống thông tin. Thiết kế một hệ thống thông tin là một công
việc phức tạp, bao gồm việc lập kế hoạch, đặc tả và phát triển các đối
tượng của hệ thống . Sự phân chia giai đoạn thiết kế tiêu biểu cho một
chu trình phát triển hệ thống thông tin, trong hình H.1, bao gồm các
bước như: nghiên cứu tính khả thi (feasibiltity study), tổng hợp và phân
tích các yêu cầu, thiết kế, đưa ra các khuôn mẫu, hiện thực
(implementations), kiểm tra tính đúng đắn (validate and testing), hoạt
động của hệ thống (operation).
• Tính khả thi : tính khả thi được gắn liền và quyết đònh hiệu quả
của hệ thống thông tin với nhiều cách chọn lựa khác nhau và thứ tự
giữa các thành phần khác nhau của hệ thống.

10


Tính khả thi

Tổng hợp và phân
tích yêu cầu

Thiết kế

Prototyping

Hiện thực

Kiểm tra tính
đúng đắn
Hoạt động của
hệ thống

Hình H.1
• Tổng hợp và phân tích yêu cầu : tổng hợp và phân tích yêu cầu là
quá trình không thể thiếu và được hiểu như là sứ mệnh chính trong
thiết kế hệ thống thông tin đó là các lónh vực ứng dụng của hệ thống
trong xí nghiệp và các vấn đề mà hệ thống sẽ giải quyết. Bước này
tập trung vào các tương tác giữa người dùng và hệ thống thông tin.
Người dùng miêu tả nhu cầu cần thiết của họ với người thiết kế, việc
miêu tả những nhu cầu này là một tập các vấn đề được gọi là đặc tả
yêu cầu (requirement specifications). Thông thường thì đặc tả yêu cầu
không qui đònh thứ tự các vấn đề, chúng thường được biểu diễn dưới
dạng ngôn ngữ tự nhiên hoặc ngôn ngữ giả (sự kết hợp giữa các từ
khoá và ngôn ngữ tự nhiên).
• Thiết kế : thiết kế là quan tâm tới sự đặc tả các cấu trúc của hệ
thống thông tin. Chúng ta cần phân biệt giữa thiết kế cơ sở dữ liệu và

11


thiết kế các ứng dụng. Trước tiên là thiết kế cấu trúc dữ liệu ; sau đó

là thiết kế các chương trình ứng dụng. Cả hai công việc thiết kế này
đều rất phức tạp và có thể chia thành nhiều bước.
• Prototyping : prototyping được đưa vào chu trình phát triển hệ thống
trong thời gian gần đây. Hầu hết các gói (packages) phần mềm hiện
nay có các công cụ phục vụ cho việc phát triển nhanh các prototype,
các phần mềm có công cụ này được gọi là các ngôn ngữ thế hệ thứ
tư, với những công cụ này người thiết kế có thể tạo ra các prototype
hiệu quả cho hệ thống thông tin, hoặc một số thành phần của nó.
Prototype cho phép người dùng thấy rõ được hệ thống thông tin thỏa
mãn nhu cầu của họ. Hoạt động của prototype rất hữu ích cho
công việc hiệu chỉnh và thêm mới các yêu cầu dựa trên chương trình
thực nghiệm.
• Hiện thực : hiện thực là quan tâm đến chương trình cuối cùng, phiên
bản hoạt động của hệ thống thông tin. Ở bước này, ta kiểm tra và so
sánh cách hoạt động của hệ thống cuối cùng có thực hiện được các
yêu cầu đặt ra hay không.
• Kiểm tra tính đúng đắn : kiểm tra tính đúng đắn là quá trình bảo
đảm rằng mỗi bước của quá trình phát triển đạt được một chất lượng
có thể chấp nhận được và là một sự chuyển hoá chính xác từ bước
trước đó. Điều này làm rõ thêm rằng việc hiện thực phản ánh đầy
đủ các ý đồ thiết kế.
• Hoạt động của hệ thống : hoạt động bắt đầu với việc nhập dữ liệu
đầu tiên và kết thúc khi hệ thống thực sự không còn giá trò sử dụng
và đã được thay thế. Trong thời gian hoạt động, cần phải có sự bảo
trì cũng như sửa chữa hệ thống cho phù hợp với điều kiện mới, nâng
cấp thêm các chức năng mới, sửa các lỗi mà chưa được phát hiện
trong giai đoạn kiểm tra tính đúng đắn của chương trình.
1.1.3 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế cơ sở dữ liệu là một quá trình phức tạp nó có nhiều cách giải
quyết ở các mức độ khác nhau. Sự phức tạp sẽ được quản lý tốt hơn

bằng cách phân chia vấn đề thành các vấn đề nhỏ hơn và giải quyết các
vấn đề nhỏ hơn đó một cách độc lập, bằng cách dùng các phương pháp
12


và kỹ thuật riêng biệt. Thiết kế cơ sở dữ liệu được phân thành 3 mức :
thiết kế ý niệm, thiết kế cấp luận lý, thiết kế cấp vật lý, như hình H.2.
• Thiết kế ý niệm (conceptual design) : thiết kế ý niệm bắt đầu từ
các mô tả yêu cầu của công việc và kết quả là lược đồ ý niệm của cơ
sở dữ liệu. Một lược đồ ý niệm là một đặc tả cấp cao của cấu trúc cơ
sở dữ liệu, độc lập với các hệ quản trò cơ sở dữ liệu mà chúng ta sẽ
dùng để hiện thực cơ sở dữ liệu. Một mô hình ý niệm là một ngôn
ngữ dùng để miêu tả các lược đồ ý niệm. Mục đích của thiết kế ý
niệm là miêu tả nội dung thông tin của cơ sở dữ liệu hơn là cấu trúc
lưu trữ.
• Thiết kế cấp luận lý (logical design) : thiết kế luận lý bắt đầu từ
lược đồ ý niệm và kết quả là lược đồ luận lý. Một lược đồ luận lý là
một sự đặc tả cấu trúc của cơ sở dữ liệu chúng có thể được xử lý
trong các phần mềm hệ quản trò cơ sở dữ liệu. Một mô hình luận lý
là một ngôn ngữ dùng để đặc tả các lược đồ luận lý; mô hình luận
lý được sử dụng rộng rãi hiện nay gồm 3 loại : mô hình quan hệ, mô
hình mạng (network), mô hình phân cấp (hierarchical). Thiết kế luận
lý phụ thuộc vào loại mô hình dữ liệu được sử dụng bởi hệ quản trò
cơ sở dữ liệu.
• Thiết kế cấp vật lý (physical design) : thiết kế cấp vật lý bắt đầu từ
lược đồ luận lý và kết quả là lược đồ vật lý. Một lược đồ vật lý là
một cách đặc tả cách hiện thực dữ liệu trên bộ nhớ phụ; nó miêu tả
các cấu trúc lưu trữ và các phương pháp truy xuất nhằm truy xuất
dữ liệu hiệu quả. Vì thế thiết kế cấp vật lý là phải đáp ứng các đặc
điểm với hệ quản trò cơ sở dữ liệu đã được chọn trước. Có một sự

phản hồi qua lại giữa thiết kế cấp vật lý và cấp luận lý, bởi vì khi ta
quyết đònh cải tiến thiết kế cấp vật lý có thể là ảnh hưởng đến cấu
trúc của lược đồ luận lý.

13


Các yêu cầu
dữ liệu

Thiết kế
ý niệm
Lược đồ ý niệm
Thiết kế
cấp luận lý
Lược đồ luận lý

Thiết kế cấp vật lý

Lược đồ vật lý

Hình H.2
1.1.4. Các công cụ và mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng.
Thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng bò chi phối mạnh bởi sự chọn lựa các mô
hình thích hợp để đặc tả dữ liệu và các chức năng. Những mô hình này giống như các
ngôn ngữ lập trình đó là một tập cố đònh các cấu trúc ngôn ngữ mà chúng dùng để miêu
tả dữ liệu và các chức năng. Quan trọng nhất là các cấu trúc của các mô hình cũng là
một sự đặc tả đồ họa, chúng cho phép người thiết kế xây dựng các sơ đồ và các hình
ảnh. Những loại tài liệu này rất dễ đọc và dễ hiểu; như vậy chúng là thành phần cơ bản
của tiến trình thiết kế.

Vào cuối những năm 1970, nhiều mô hình cơ sở dữ liệu ý niệm
khác nhau được đưa ra, cách gọi tên chúng cũng khác nhau như : mô
hình dữ liệu ngữ nghóa (semantic data model), mô hình cấu trúc
(structural models), mô hình chức năng (functional models) và nhiều
loại mô hình nhò phân khác, v.v. Thật ra, tất cả các mô hình ý niệm
14


đều dựa trên một số cơ chế trừu tượng và vì thế mà chúng thường có
thể được đònh nghóa tương đương nhau. Đặc biệt là mô hình thực thể
quan hệ (Entity-Relationship) là điển hình và được xem như là cấu trúc
chuẩn hàng đầu cho đặc tả cơ sở dữ liệu ý niệm và nó trở thành tiêu
chuẩn trong lónh vực thiết kế cơ sở dữ liệu . Mô hình thực thể quan hệ
được xây dựng dựa trên một số ít các khái niệm mô hình nhưng lại
đặc tả rất hiệu quả bằng đồ hoạ, trong mỗi phần tử cơ bản của mô hình
được ánh xạ thành một ký hiệu đồ họa riêng biệt.
1.1.5 Sự hiểu biết của xã hội nói chung và nhân viên kế toán nói
riêng về cơ sở dữ liệu.
Có nhiều đònh nghóa khác nhau về cơ sở dữ liệu, các đònh nghóa này
khác nhau tuỳ thuộc vào bối cảnh, mức độ, yêu cầu của vấn đề được đề
cập. Một cuốn sổ đòa chỉ, một danh mục hàng hoá, một tập hợp các sổ
sách, chứng từ ... đều có thể xem như là một ví dụ cho cơ sở dữ liệu
(database) . Như vậy, một cơ sở dữ liệu đều là những dữ liệu, được ghi
chép vào một nơi nào đó, và khi tiến hành ghi chép thì các dữ liệu được
ghi vào phải tuân theo tính chất, quy đònh của nơi ghi vào. Ví dụ cột số
tiền dùng để ghi số tiền chứ không thể ghi ngày tháng hoặc diễn giải.
Đối với hệ thống kế toán thông thường làm bằng thủ công, dữ liệu
được lưu trữ trên những trang giấy, những cuốn sổ, ... và cấu trúc của
các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ sổ sách và mối quan hệ giữa các

chứng từ sổ sách này.
Đối với hệ thống kế toán làm bằng máy tính, dữ liệu được lưu trữ
trên các băng, đóa từ, và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của
các tập tin cơ sở dữ liệu (database files). Ta có thể xem cấu trúc này như
là một tiêu đề của một bảng, còn nội dung của tập tin là nội dung của
bảng.
Ví dụ: Hệ thống tài khoàn kế toán Việt nam được thể hiện bằng tập tin
cơ sở dữ liệu như sau:

15


Field (vùng)

Field-name(Tiêu đề )

Record (Nội dung )

Tàikhoản

Tiểukhoản

Tên Tài khoản

111

0

Tiền mặt

111

1

Tiền Việt Nam

111

2

Ngoại tệ

......

......

......

Kết luận
Ở nước ta trong những năm gần đây, thuật ngữ CƠ SỞ DỮ LIỆU
(database) không còn mấy xa lạ đối những người có hiểu biết về tin
học. Các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn. Do
đó, ngày càng đông đảo người quan tâm đến thiết kế, xây dựng các cơ
sở dữ liệu. Tuy nhiên, hiện vẫn còn ít có những tài liệu phổ biến về
Lý thuyết cơ sở dữ liệu, một trong những hướng nghiên cứu chỉ phát
triển trong thập niên gần đây, đặc biệt từ khi E. Codd đề xuất ra “Mô
hình dữ liệu quan hệ” (Relational Data Model). Ngày nay, người dùng
máy tính có thể thấy khá nhiều Hệ Quản trò Cơ sở dữ liệu (Data Base
Management System - DBMS) được các hãng phần mềm lớn trên thế
giới phát triển thành thương phẩm trên nền tảng của lý thuyết về mô

hình quan hệ này.
Tóm lại, như đã đề cập ở trên, mọi thông tin quản lý trên máy tính
(theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng đều phải được thể hiện bằng
các DỮ LIỆU (data). Vì vậy hệ thống thông tin kế toán cũng được thể
hiện và lưu trữ trên các bảng dữ liệu. Tuy nhiên việc lưu trữ như thế
nào để thật tối ưu nhất, ít tốn kém nhất, nhưng đảm bảo sự phù hợp
với môi trường phát triển của doanh nghiệp, môi trường xã hội, sự tiến
bộ và thay đổi từng ngày của công nghệ thông tin, đáp ứng được nhu
cầu cung cấp thông tin của người cần sử dụng thông tin là mục tiêu mà

16


chúng ta phải quan tâm đến nó là làm thế nào để thiết kế một cơ sở dữ
liệu sao cho nhập liệu đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ
các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy được thông tin nhanh nhất,
hữu ích nhất phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp và quá trình hỗ
trợ ra quyết đònh của doanh nghiệp.
1.2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
(MIS) VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (AIS)

Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống
thông tin kế toán nói riêng
Trong những năm gần đây chúng ta đã chứng kiến sự phát triển của
công nghệ thông tin mạnh mẽ và ào ạt, đến nỗi nó đã thâm nhập vào
tổ chức công ty ở mọi lúc mọi cấp khác nhau. Một nhu cầu cần thiết và
mở rộng đối với những người làm công tác quản lý kinh doanh về việc
tìm hiểu bản chất của công nghệ này và cách mà công nghệ thông tin

có thể cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói
riêng không phải là môn học về máy tính, ví nó không đặt trọng tâm
vào phần cứng cũng như phần mềm của máy tính. Hệ thống thông tin
quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng không dạy
cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bảng tính Excel, hay
thiết kế một cơ sở dữ liệu trên Access.
Ngành hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế
toán nói riêng gồm nhiều nội dung về kinh doanh, quản lý và kế toán
hơn là máy tính.

Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh

doanh, về cách tổ chức kinh doanh, cách tổ chức - hạch toán kế toán
và về việc sử dụng thông tin quản lý và thông tin kế toán để đạt được
mục tiêu của các thành viên trong tổ chức và của chính tổ chức đó.
Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống thông tin, họ
cần phải biết rất nhiều về các hệ thống thông tin, chúng làm được gì,
được tạo thành từ cái gì, rồi hệ thống thông tin được triển khai như thế
nào.
Nhà quản lý phải được trang bò kiến thức về hệ thống thông tin quản lý
nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng để biết những loại
17


vấn đề nào có thể giải quyết bằng hệ thống thông tin, và những loại
nào không được. Có một câu hỏi mà mọi người thường đặt ra là, nếu
tôi không có máy tính và phần mềm tôi có một hệ thống thông tin
không? Câu trả lời là có. Loài người trước khi có máy tính tự mình đã
có hệ thống thông tin, vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin , xử lý dữ

liệu và ra quyết đònh. Nói như vậy không có nghóa máy tính không
quan trọng trong hệ thống thông tin. Nhất là trong thời đại công nghệ
thông tin, bạn cũng có thể lưu, truyền, xử lý không phải trên máy tính
nhưng chắc chắn không hiệu quả bằng có máy tính. Do đó, ngày nay
khi đề cập đến hệ thống thông tin thì mọi người hầu như cho rằng phải
là hệ thống thông tin trên máy tính thì mới thích hợp.
1.2.1 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin quản lý (Management
Information Systems - MIS)
• Khái niệm về hệ thống: Hệ thống là một nhóm các phần tử, tác
động qua lại lẫn nhau, được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu
nhất đònh. [1,10]
• Khái niệm về thông tin: Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng.
Tất cả chúng ta tưởng như hiểu được ý nghóa của từ “thông tin”.
Chúng ta có vẻ biết khi chúng ta có hoặc không có thông tin và
chúng ta biết khi nào chúng ta tăng thêm được lượng thông tin,
nhưng đònh nghóa thuật ngữ này thì khó. Tuy nhiên có thể đònh
nghiã cổ điển về thông tin: “Thông tin là sự hiểu biết có được từ dữ
liệu”[2,18]. Dữ liệu được đònh nghóa là sự kiện hoặc con số ghi nhận
được. Hay có một đònh nghóa thứ hai về thông tin: “Thông tin là sự
phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người
ra quyết đònh hoặc đưa ra một cam kết. Thực thể là những phần tử
xác đònh có chứa thông tin. Phần tử là chất liệu cơ bản của hệ thống,
được đònh tính bởi các vật, các bộ phận, đơn vò, các thành viên, các
thành phần.
• Khái niệm về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một nhóm
các phần tử tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông
tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện. Con người

18

theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo ra thông tin[2,23]. Dữ kiện là
sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, đó là một tập hợp các biện
pháp về một vài lónh vực kinh doanh. Dữ kiện được xử lý để tạo ra
các báo cáo về cấu trúc của thực thể có liên quan.
• Khái niệm về quản lý:
− Theo J.W.Forsestor: “ Quản lý là một qua trình biến đổi thông tin
đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết đònh
…”. [1,10]
− Theo F.Kast và Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hòa các
nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích …”
[1,10]
Như vậy quản lý có 4 yếu tố cơ bản:
− Hướng tới mục đích
− Thông qua con người
− Sử dụng các kỹ thuật
− Bên trong một tổ chức
• Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống thông tin
quản lý là một hệ thống gồm các thiết bò (phần cứng, phần mềm, …),
con người (người chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý,
…), dữ liệu và thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung
cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết đònh. [2,24]
Chúng ta phân tích đònh nghóa trên. Có lẽ thành phần quan trọng
nhất của hệ thống thông tin là dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là đầu
vào và thông tin là đầu ra được cung cấp cho nhà quản lý ra quyết
đònh. Để có thể xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho
nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Trong
Hệ thống thông tin quản lý khác với hệ thống thông tin thông
thường vì vai trò của nhà quản lý là tích cực, là người biết đặt ra các
yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống

cho họ, vì chỉ có họ nắm được quá trình quản lý. Như vậy ba bộ
phận rất quan trọng là dữ liệu-thông tin, quy trình quản lý và chính
nhà quản lý là quan trọng hơn các bộ phận kỹ thuật (phần cứng,
phần mềm).
19


• Khái niệm về Hệ thống thông tin máy tính là hệ thống thông tin
bao gồm một hay nhiều máy tính. Một hệ thống thông tin máy tính
bao gồm con người, các quy trình, dữ liệu chương trình và các máy
tính. Chương trình là các chỉ thò cho máy tính, cũng như các quy
trình là các chỉ thò cho con người. [2,24]
Máy tính có thể đảm nhận nhiều vai trò trong việc tạo ra thông tin.
Trước hết, máy tính có thể phục vụ như là một kho dữ liệu và công
cụ truy xuất. Theo cách này, máy tính hoạt động như là một người
quản thủ thư viện dữ liệu. Thứ hai, máy tính có thể cung cấp các
khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin.
Máy tính và con người hành động như là các đối tác trong một hệ
thống thông tin.

Các công việc mà con người phải làm bằng tay

được giao cho máy tính.

Để làm điều này, các quy trình của con

người được dòch thành chương trình máy tính.
Có thể khái quát hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp (MIS) trên
máy tính bằng sơ đồ như sau: (H.6)

20


Các phòng ban

Các chi nhánh

Mạng nội bộ

Khách hàng, Nhà cung cấp

Mạng diện rộng
Hệ thống bảo mật và phân quyền
Các hệ thống quản lý

(Mua hàng, Sản xuất, Bán hàng, Kho vận, Nhân sự, Kế toán, …)
Web Server

Máy chủ giao dòch

CƠ SỞ DỮ LIỆU (Database)
(SQL / Oracle … )

1.2.2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán (Accounting
Information System - AIS)
1.2.3.1 .

Đònh nghóa về kế toán:

Có nhiều đònh nghóa về kế toán:

− Ở nước ta: theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì :”kế
toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá
trò, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trò để
phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình
và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí
của Nhà Nước, cũng như tổ chức từng tổ chức xí nghiệp.”

21


Hay là “Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số biểu
hiện giá trò tiền tệ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các
đơn vò cơ quan xí nghiệp”. [3,8]
Quốc tế: “Kế toán là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý
và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một
doanh nghiệp.“ [4,20]
1.2.3.2. Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System)
-

Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn thông tin nhằm
mục đích để cung cấp thông tin cho những người ra quyết đònh theo
những nhu cầu và quyền hạn của họ. [5,23] (Accounting Information
system is a collection of resources designed to provide data to a variety of
decision makers according to their needs and entitlement).
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến
nhiều chu trình xử lý nghiệp vụ (transaction processing cycles) của một
tổ chức nào đó. Tuy nhiên, phần lớn các ý kiến cho rằng có bốn chu
trình nghiệp vụ kế toán như sau: (H.7)
• Chu trình doanh thu (revenue cycle)
Là chu trình liên quan đến những công việc bán hàng hoá, dòch vụ

và theo dõi công nợ phải thu và thu tiền của khách hàng.
• Chu trình chi phí (expenditure cycle)
Là chu trình liên quan đến những công việc đặt hàng, mua hàng và
theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Chu trình sản xuất (production cycle)
Là chu trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên (nguyên vật
liệu, lao vụ, …) thành hàng hóa và dòch vụ.
• Chu trình tài chính (finance cycle)
Là chu trình liên quan đến việc thụ đắc và quản lý vốn đầu tư (tức là
những công việc liên quan đến hoạt động tài tài chính của doanh
nghiệp)
Một chu trình như trên gồm một hay nhiều phân hệ (subsystems) còn
gọi là các hệ thống ứng dụng (application systems). Một hệ thống ứng
dụng xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân hệ của
mình. Với chu trình doanh thu thông thường bao gồm các phân hệ ứng
22


dụng như: phân hệ ghi nhận đơn đặt hàng, phân hệ lập hóa đơn, phân
hệ giao hàng, phân hệ quản lý các khoản phải thu, phân hệ báo cáo
bán hàng. Với chu trình chi phí thông thường bao gồm các phân hệ
ứng dụng như: phân hệ đơn đặt mua hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ
quản lý các khoản phải trả, phân hệ tiền lương. Với chu trình sản xuất
thông thường bao gồm các phân hệ ứng dụng như: phân hệ điều hành
lệnh sản xuất, phân hệ tính giá thành, phân hệ tồn kho, phân hệ tài
sản cố đònh. Với chu trình tài chính thông thường bao gồm các phân hệ
ứng dụng như: phân hệ quản lý tiền tệ (cash management), phân hệ
theo dõi các khoản nợ vay, đầu tư, phân hệ quản lý hạch đònh những
phúc lợi của nhân viên (the administration of employee benefit plans).
Còn một chu trình nghiệp vụ thứ năm nữa là: Chu trình báo cáo tài

chính (fianancial reporting cycle). Cần chú rằng chu trình báo cáo tài
chính không phải là chu trình hoạt động như các chu trình đã đề cập ở
trên, mà nó là một chu trình tổng hợp dữ liệu từ bốn chu trình doanh
thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình tài chính. Việc soạn
thảo các báo cáo tài chính tuân thủ theo nguyên tắc chung của chế độ
kế toán.
Khái niệm về các chu trình xử lý nghiệp vụ chỉ có ý nghóa là một khuôn
mẫu (framework) trong hệ thống thông tin kế toán. Việc phân chia các
chu trình nghiệp vụ trong hệ thống kế toán có thể khác nhau, đơn giản
là các cách nhìn khác nhau trong một hệ thống kế toán. Các chu trình
này còn có thể khác nhau do đặc thù doanh nghiệp, doanh nghiệp
lớn/nhỏ, lónh vực này, lónh vực khác …

23


Các sự kiện
kinh tế
Các nghiệp vụ

Chu trình
Doanh thu

Chu trình
Chi phí

Chu trình
Sản xuất

Chu trình

Tài chính

Chu trình
Báo cáo
Tài chính

Báo cáo
Tài chính

H.7 Các chu trình nghiệp vụ của
hệ thống thông tin kế toán

1.2.3.3. Cơ sở lý luận về hình thức kế toán
Để thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán, trước hết phải xây dựng cơ
sở dữ liệu, muốn xây dựng cơ sở dữ liệu phải biết đầu ra của dữ liệu,
mà đầu ra của dữ liệu chính là những báo cáo, những sổ sách kế toán
theo yêu cầu của doanh nghiệp và đồng thời phải tuân thủ theo chế độ
sổ kế toán quy đònh. Thực chất là sự chọn lựa hình thức kế toán để xây
dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu. Vậy hình thức kế toán là gì?

24


Đối với thuật ngữ “Hình thức kế toán” hay “ Hình thức sổ kế toán”
đang được sử dụng phổ biến trong các sách báo về kế toán ở nước ta,
hiện vẫn đang còn tranh luận. Thuật ngữ trên dùng để chỉ “Hệ thống
tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ kế toán,
mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép, hệ thống
hóa số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp những chỉ
tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp

nhất đònh” [23,198]
Lòch sử hình thành hình thức kế toán:
Sự ra đời của hình thức kế toán là hệ quả tất yếu của quá trình hình
thành và phát triển của kế toán nhằm hệ thống hoá thông tin đáp ứng
những yêu cầu của quản lý trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu ngày
càng phát triển.
Chúng ta biết rằng chứng từ kế toán hình thành từ sự phát triển kinh tế
của loài người, sự phát triển này làm cho mối quan hệ kinh tế từ đơn
giản trở thành phức tạp, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng
đã làm xuất hiện yêu cầu quản lý mới, đồng thời bộc lộ những nhược
điểm vốn có trong cách ghi nhận, chứng minh và theo dõi nghiệp vụ
phát sinh dẫn đến sự ra đời của chứng từ kế toán hay nói cách khác
khái niệm chứng từ tách ra khỏi khái niệm sổ sách. Đó là cơ sở ban
đầu làm nền tảng cho sự phát triển của hình thức kế toán như ngày
nay.
Trong thời kỳ kế toán sơ khai, khi muốn ghi nhớ điều gì người ta đánh
dấu trên vỏ cây, trên đất sét, bỏ hạt đậu vào trong vật nào đó hay thắt
nút dây … Thời kỳ La Mã cổ đại, người ta ghi chép các sự kiện trên các
tấm gỗ hoặc da thú có tráng sáp dưới hình thức sổ ghi nhớ theo trình tự
thời gian. Thời cổ Hy Lạp thì ghi chép các nghiệp vụ đổi tiền, thu tiền,
cho vay dưới hình thức ghi vào thẻ riêng để kế toán theo hệ thống. Di
tích thời trung cổ còn để lại là quyển sổ lập năm 1086 ghi chép của cải,
đồ đạc, đất đai, súc vật và các tài sản khác của vua nước Anh. Đến thế
kỷ 15 người ta mới phân biệt ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ
thống, ghi sổ tổng hợp với ghi sổ chi tiết, đến đây thì hình thức kế toán
thực sự ra đời.
25