Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK đại dương xanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

Chuyên ngành:

Kế toán (hướng ứng dụng)

Mã số:

8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
TS. NGUYỄN PHÚC SINH

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu theo hướng ứng dụng của riêng tác giả,
quá trình thực hiện luận văn và kết quả là trung thực, chưa từng được công bố, sử
dụng để bảo vệ một học vị nào.
Tác giả luận văn:

Mai Huỳnh Khánh Ngọc


MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
TÓM TẮT
ABSTRACT
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH .............................4
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh .....................................4

1.1.1 Bối cảnh ngành ............................................................................................4
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ...............................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức .............................................................................................6
1.1.4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh ...............10
1.1.5 Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty Đại Dương Xanh ..................12
1.1.5.1 Mua nguyên liệu................................................................................12
1.1.5.2 Các dịch vụ khác ...............................................................................15
1.2 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương
Xanh .......................................................................................................................16
Kết luận chương 1 ..................................................................................................20
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ......................................................................21
2.1 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây ..........................................................21


2.1.1 Nghiên cứu trong nước ..............................................................................21
2.1.2 Nghiên cứu ngoài nước .............................................................................27
2.1.3 Bài học kinh nghiệm..................................................................................29
2.2 Sơ lược về COSO 2013 ...................................................................................32
Kết luận chương 2 ..................................................................................................37
CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC
ĐỘNG .......................................................................................................................38
3.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh ...........38
3.1.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................38
3.1.2 Đánh giá rủi ro ...........................................................................................39
3.1.3 Các hoạt động kiểm soát ...........................................................................40
3.1.4 Hệ thống thông tin và truyền thông ...........................................................41
3.1.5 Các hoạt động giám sát .............................................................................42
3.2 Đánh giá KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh .............................43
3.2.1 Ưu điểm .....................................................................................................43
3.2.2 Hạn chế ......................................................................................................44

3.3 Kiểm chứng những tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại
Dương Xanh...........................................................................................................46
3.3.1. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................46
3.3.2. Kết quả nghiên cứu...................................................................................47
3.4 Dự đoán nguyên nhân tồn tại các hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua hàng
tại Đại Dương Xanh ...............................................................................................59
Kết luận chương 3 ..................................................................................................61
CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
XNK ĐẠI DƯƠNG XANH.....................................................................................62
4.1. Kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua
hàng tại Đại Dương Xanh ......................................................................................62
4.1.1. Kiểm chứng nguyên nhân 1......................................................................62
4.1.1.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................62
4.1.1.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................62


4.1.2 Kiểm chứng nguyên nhân 2 .......................................................................63
4.1.2.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................63
4.1.2.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................64
4.1.3 Kiểm chứng nguyên nhân 3 .......................................................................65
4.1.3.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................65
4.1.3.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................65
4.1.4 Kiểm chứng nguyên nhân 4 .......................................................................66
4.1.4.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................66
4.1.4.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................67
4.1.5 Kết luận về nguyên nhân ...........................................................................68
4.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tại Đại
Dương Xanh...........................................................................................................69
4.2.1 Đề xuất giải pháp về thành phần “môi trường kiểm soát” ........................75

4.2.2 Đề xuất giải pháp về các thành phần còn lại .............................................75
4.2.2.1 Quy trình bao tiêu lúa gạo: ................................................................75
4.2.2.2 Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân ........................................82
4.2.2.3 Chu trình mua hàng khác ngoài lúa gạo............................................86
4.2.3 Một số kiến nghị bổ sung ..........................................................................90
Kết luận chương 4 ..................................................................................................92
CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ...........................................................93
5.1 Mục tiêu triển khai ...........................................................................................93
5.2 Phân chia trách nhiệm ......................................................................................93
5.3 Kế hoạch hành động ........................................................................................93
Kết luận chương 5 ..................................................................................................96
KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
BLĐ : Ban lãnh đạo
BP : Bộ phận
BGĐ : Ban giám đốc
COSO : khung báo cáo kiểm soát nội bộ
DN : Doanh nghiệp
ERM : Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp
GTGT : Giá trị gia tăng
H (Hypotheses) : giả thuyết
HCNS : Hành chính nhân sự
HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ
IT : Công nghệ thông tin
KCS : Kiểm soát chất lượng

KSNB : Kiểm soát nội bộ
NVL : Nguyên vật liệu
PKT : Phòng kế toán
SXKD : Sản xuất kinh doanh
TGĐ : Tổng giám đốc
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
TNCN : Thu nhập cá nhân
TP : Trưởng phòng
TPHCM : Thành phố Hồ Chí Minh
XNK : Xuất nhập khẩu


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Tăng trưởng doanh số qua các năm
Bảng 1.2: Bảng so sánh giá trị mua hàng với doanh số bán ra
DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức kế toán nhà máy
Sơ đồ 1.4: Chu trình thu mua lúa gạo, nguyên vật liệu tại Đại Dương Xanh
Sơ đồ 4.1: So sánh giá một số mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn
Sơ đồ 4.2: Quy trình bao tiêu lúa gạo đề xuất
Sơ đồ 4.3: Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân đề xuất
Sơ đồ 4.4: Quy trình mua hàng ngoài lúa gạo đề xuất


TÓM TẮT
Đề tài là một nghiên cứu ứng dụng về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh.

Mua hàng là một hoạt động quan trọng ở tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các
doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại vì các doanh nghiệp này có giá
trị và số lượng nghiệp vụ mua hàng rất lớn. Ngoài ra, chu trình mua hàng chứa đựng
nhiều nguy cơ gian lận, rủi ro tiềm ẩn lớn. Hiện tại Công ty TNHH XNK Đại Dương
Xanh mới xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng một cách cảm tính, chỉ mới
xây dựng quy trình cơ bản, thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ... Nhận thức được
tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB
chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm luận văn thạc sĩ
của mình.
Với nghiên cứu này tác giả kỳ vọng sẽ vận dụng các lý thuyết về kiểm soát nội bộ
theo chuẩn COSO 2013 để đưa ra được các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện hệ
thống KSNB chu trình mua hàng giúp cho công ty có thể phòng ngừa và phát hiện
các rủi ro, tránh gian lận và sai sót trong hoạt động mua hàng từ đó giúp công ty hoạt
động đạt hiệu quả cao hơn, sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có và từ đó đạt được các
mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát thực tế; Phương pháp thu thập;
Phương pháp phân tích dữ liệu; Phương pháp so sánh; Phương pháp khảo sát; Phương
pháp phỏng vấn.
Bằng việc khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá các yếu tố về môi trường kiểm soát,
thông tin và truyền thông, đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát và hoạt động giám
sát tại công ty, tác giả đã làm rõ các hạn chế đang tồn tại của hệ thống KSNB chu
trình mua hàng hiện tại. Từ đó tác giả đưa ra những giải pháp thiết thực giúp hệ thống
KSNB chu trình mua hàng hiệu quả hơn, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của
công ty.
Từ khóa: kiểm soát nội bộ, chu trình mua hàng, áp dụng COSO 2013.


ABSTRACT

The topic is the application on internal control of the purchasing cycle at Dai Duong
Xanh.
Purchasing is an important activity for all businesses, especially in manufacturing and
trading businesses because they have great value and a large number of purchases. In
addition, the buying cycle contains many risks of fraud, great potential risks.
However, at present, Dai Duong Xanh just built an internal control system for the
buying cycle emotionally and just built a basic process, lacks strict control procedures
... The importance of this issue, the author has chosen the topic: "Completing the
internal control system of the purchase cycle at Dai Duong Xanh".
With this study, the author expects to apply the theory of internal control according
COSO 2013 to propose the proposed solutions to perfect the internal control system
of the purchasing cycle so that the company can prevent and detect risks, avoid frauds
and errors in the process purchasing from that helps the company operate effectively,
make optimal use of resources and achieve the business goals set out.
Method: Practical observation method; Methods of collecting; Method of analyzing
data; Comparative method; Survey method; Interview method.
By examining, analyzing and evaluating the elements of the control environment,
information and communication, risk assessment, control procedures and monitoring
activities at the company, the author has clarified the existing limitations of the
internal control system of the current purchase cycle. From that, we have practical
solutions to help the internal control system of the purchasing cycle operated
effectively, reducing the potential risks in the production and business process,
minimizing the loss of financial resources.
Key word: internal control, process purchasing, apply COSO 2013.


NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ
Họ và tên người nhận xét: NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG
Chức vụ: P. Giám Đốc
Tên đề tài luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh”
Sau đây nhận xét về luận văn của Mai Huỳnh Khánh Ngọc như sau:
-

Luận văn đánh giá đúng thực tế những tồn tại và hạn chế của đơn vị tại thời
điểm hiện tại. Đây là một đề tài cần thiết để đơn vị xem xét triển khai.

-

Cách tiếp cận các vấn đề khá phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

-

Luận văn đã đưa ra được các đề xuất, giải pháp thiết thực, phù hợp với tình
hình doanh nghiệp hiện tại, có tính ứng dụng cao giúp hệ thống KSNB chu
trình mua hang hoạt động hiệu quả, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
kinh doanh.

-

Luận văn có tính khả thi, đáng để quan tâm xem xét triển khai tại đơn vị.

CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH


1

1. Sự cần thiết của đề tài

PHẦN MỞ ĐẦU

Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch
xuất nhập khẩu của nước ta. Ngày nay, xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế các DN
có cơ hội nhưng cũng gặp không ít thách thức, trong đó khâu kiểm soát rất quan trọng.
Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh là công ty chuyên chế biến và xuất khẩu gạo
thơm chất lượng cao, xuất khẩu thủy sản và một số mặt hàng khác. Do đặc điểm của
ngành thu mua và chế biến gạo chủ yếu từ các hộ nông dân hoặc hợp tác xã nên công
tác kiểm tra, kiểm soát cho việc thu mua là rất phức tạp và khó khăn. Định hướng
kiểm soát của công ty thể hiện qua việc kiểm soát lượng hàng hóa nhập mua cả về
chất lượng, số lượng, tính năng và giá cả so với mặt bằng chung của thị trường. Tuy
nhiên, hiện tại DN mới xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng một cách cảm
tính, mới xây dựng quy trình cơ bản, thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ...Điển hình
như quy trình sản xuất gạo phức tạp từ việc mua lúa tươi về sản xuất, trãi qua nhiều
công đoạn từ lúa tươi đến sấy khô, xay xát và lau bóng, mỗi công đoạn đều có hao
hụt, tỷ lệ thu hồi của từng lô hàng là khác nhau tùy theo chất lượng lúa nhưng trong
hệ thống hiện tại thì bộ phận thu mua lúa nguyên liệu chịu trách nhiệm toàn bộ từ
khâu mua hàng đem đi gia công (sấy khô, xay xát...) rồi mới tiến hành nhập kho gạo
thành phẩm mà không có sự kiểm soát nào.
Hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB chu trình mua hàng nói riêng đóng vai
trò quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN đã được Phạm
Bính Ngọ (2011) cũng như Vương Hữu Khánh (2012) khẳng định. Hoạt động mua
hàng là một hoạt động quan trọng đối với tất cả các DN. Bởi vì, ở các DN chi phí cho
hoạt động mua hàng thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD, do đó
ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra, chu trình mua hàng còn có ảnh
hưởng đến các chu trình khác trong và ngoài DN nên rất dễ mắc phải những sai sót,
gian lận. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng, vai trò của hệ
thống KSNB chu trình mua hàng kết hợp với nhận thấy các vấn đề hạn chế của hệ
thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ

2

thống KSNB chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm
đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát: hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng đáp ứng đầy đủ
các thành phần của COSO 2013 nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua hàng từ đó
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Đại Dương Xanh.
Mục tiêu cụ thể:
-

Thứ nhất: đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại
của công ty và đưa ra những nguyên nhân của các vấn đề còn tồn tại về hệ thống
KSNB chu trình mua hàng.

-

Thứ hai: đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua
hàng giúp cho công ty phòng ngừa và phát hiện các rủi ro, tránh gian lận và sai
sót trong hoạt động mua hàng giúp công ty hoạt động hiệu quả.
3. Câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu đặt ra để đạt được mục tiêu trên gồm:
-

Những yếu kém nào của HTKSNB chu trình mua hàng đang tồn tại tại DN?
Nguyên nhân của những yếu kém này là gì?

-

Các giải pháp nào cần được triển khai để hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng
tại DN?
4. Phương pháp nghiên cứu

-

Phương pháp quan sát thực tế: được tác giả sử dụng nhằm tìm hiểu rõ được bản
chất hệ thống hiện tại ra sao.

-

Phương pháp thu thập dữ liệu: tác giả sử dụng phương pháp này trong quá trình
tiếp cận với các nghiên cứu trước và trong quá trình thu thập thông tin để tìm hiểu
rõ thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh.

-

Phương pháp phân tích dữ liệu: sau khi đã thu thập được dữ liệu để hiểu rõ thực
trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng, tác giả sử dụng phương pháp phân tích
dữ liệu đã thu thập được so sánh với các bài học kinh nghiệm từ các nghiên cứu
trước và lý thuyết COSO 2013 để tìm ra vấn đề còn hạn chế của hệ thống KSNB


3

chu trình mua hàng hiện tại. Tác giả cũng sử dụng phương pháp này trong quá
trình đề xuất các giải pháp để khắc phục các hạn chế.
-

Phương pháp khảo sát: nhằm kiểm chứng các vấn đề của hệ thống hiện tại mà tác

giả đã tổng hợp.

-

Phương pháp phỏng vấn: nhằm kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến vấn đề còn
hạn chế của hệ thống hiện tại.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình mua hàng trong DN sản xuất và kinh doanh
mặt hàng gạo là một đề tài khá mới. Bằng các phương pháp đã nêu ở trên tác giả đã
làm rõ vấn đề của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại. Từ đó, trên cơ sở kế
thừa các kết quả nghiên cứu trước, lý thuyết COSO 2013 tác giả đã đưa ra được những
giải pháp thiết thực giúp hệ thống KSNB chu trình mua hàng hoạt động hiệu quả,
giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình SXKD, hạn chế đến mức thấp
nhất việc thất thoát tài sản công ty. Bằng việc hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình
mua hàng tại Công ty tác giả kỳ vọng sẽ giúp Công ty có biện pháp kiểm soát hoạt
động mua hàng hiệu quả hơn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.


4

CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
1.1.1 Bối cảnh ngành
Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch
xuất nhập khẩu của nước ta. Tháng 01 năm 2007 Việt Nam gia nhập WTO mở ra cơ
hội lớn cho nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng như là thị trường xuất khẩu gạo nói
riêng. Tuy nhiên, ngoài những cơ hội thì các DN cũng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn
từ các tập đoàn nước ngoài như Thái Lan, Ấn Độ,… Theo bà Bùi Thị Thanh TâmPhó Chủ tịch Hiệp hội Lương thực Việt Nam, xuất khẩu gạo của Việt Nam vào Trung

Quốc 6 tháng đầu năm 2019 đã giảm tới 72%, mặc dù xuất khẩu sang Philippines
tăng mạnh nhưng cũng mới chỉ bù được một phần giảm sút của thị trường Trung
Quốc. Vì thế muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh hơn DN cần nổ lực trong hoạt động
kinh doanh, cải thiện hệ thống kiểm soát quản lý để vừa góp phần tự hoàn thiện mình
vừa thu hút vốn đầu tư nước ngoài.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh là loại hình doanh nghiệp TNHH hai thành
viên, chuyên về lĩnh vực chế biến và xuất khẩu gạo thơm chất lượng cao (thương hiệu
Lotus Rice) và một số mặt hàng khác.
Tháng 10 năm 2007, ông Hug lập yêu cầu mua hàng.
Dựa vào yêu cầu mua hàng và dữ liệu nhà cung cấp lập kế hoạch mua hàng (quy trình
lựa chọn đánh giá nhà cung cấp):
-

Nếu nhà cung cấp do bộ phận sử dụng chỉ định hoặc nhà cung cấp theo hợp đồng
sẵn thì bộ phận mua hàng lập kế hoạch mua hàng theo nhà cung cấp có sẵn.

-

Nếu nhà cung cấp có trong dữ liệu nhà cung cấp thì lựa chọn nhà cung cấp tốt
nhất trong danh sách theo các tiêu chí quy định trong quy trình lựa chọn, đánh giá
nhà cung cấp.

-

Nếu nhà cung cấp chưa có sẵn tiến hành thu thập báo giá, thông tin nhà cung cấp
theo đúng quy trình lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp.

Bước 4: Duyệt yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng
Trưởng phòng mua hàng xem xét yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng và ký nháy.

KSNB xem xét, khảo sát độc lập một số nhà cung cấp.
BGĐ duyệt yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng. (Theo phân quyền phê duyệt)
Bước 5: Lập hợp đồng, đơn đặt hàng
Nhân viên mua hàng liên hệ nhà cung cấp đặt hàng nhà cung cấp


90

Thống nhất các điều khoản giao nhận, thanh toán.
Lập hợp đồng (nếu có) hỗ trợ của pháp chế và đơn đặt hàng ký nhận 2 bên
Đơn đặt hàng lập 3 liên giao nhà cung cấp 1 liên, kế toán 1 liên, thủ kho 1 liên
Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra hàng
Thủ kho, KCS và nhân viên mua hàng nhận hàng. Thủ kho đối chiếu với đơn đặt hàng
Thủ kho lập phiếu nhập kho
Chuyển phiếu nhập kho đã ký nhận về kế toán
Bước 7: Theo dõi thanh toán
Nhân viên mua hàng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp giao kế toán (quy trình luân
chuyển chứng từ).
Kế toán đối chiếu yêu cầu mua hàng được duyệt, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập
kho, hóa đơn tiến hành ghi nhận công nợ (quy trình thanh toán – tạm ứng).
Kế toán theo dõi thanh toán nhà cung cấp, đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng.
Các rủi ro có thể hạn chế nếu áp dụng hệ thống mới đề xuất:
-

Mua hàng chưa phù hợp yêu cầu sử dụng.

-

Phê duyệt chưa đúng quyền hạn.

-

Nhận hàng kém chất lượng, sai số lượng.

-

Luân chuyển chứng từ bị thất thoát.

-

Thanh toán thiếu hoặc thừa cho nhà cung cấp.

4.2.3 Một số kiến nghị bổ sung
Ngoài việc đề xuất ban hành các chính sách quy trình ở mục 4.2.1 và các chu trình
mua hàng cụ thể theo từng phương thức mua hàng ở mục 4.2.2 tác giả có thêm một
số kiến nghị như sau:
Kiến nghị 1: Tìm hiểu, đề xuất tham gia các khóa huấn luyện, đào tạo nhằm nâng
cao hiểu biết của ban lãnh đạo và tất cả các nhân viên trong công ty về hệ thống
KSNB chu trình mua hàng về vai trò, lợi ích mang lại cho tổ chức, cho từng cá nhân.
Kiến nghị 2: Có chính sách đào tạo nhân viên theo xu hướng quản trị, năng cao năng
lực của nhân viên hiện tại và có chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với yêu


91

cầu từng công việc trong chu trình. Xây dựng và ban hành ngay các quy trình liên
quan nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật,…
Kiến nghị 3: Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin hiện tại đảm bảo phục vụ việc
ghi chép, tra cứu, truyền đạt thông tin giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, đặc
biệt không bị gián đoạn.

Kiến nghị 4: Ban lãnh đạo nên quan tâm hơn về hệ thống KSNB, phê duyệt một ngân
sách hợp lý phù hợp mục tiêu triển khai.
Kiến nghị 5: Có bộ phận giám sát hoạt động của KSNB, định kỳ KSNB cần báo cáo
hoạt động cho bộ phận này.


92

Kết luận chương 4
HT KSNB chu trình mua hàng tốt sẽ giúp cho DN hoạt động hiệu quả hơn đã được
chứng minh bởi nhiều nghiên cứu trước đây. Để thiết lập một hệ thống KSNB chu
trình mua hàng tốt đòi hỏi phải có sự hỗ trợ từ cấp giám đốc đến các nhân viên liên
quan trong chu trình.
Dựa trên các hạn chế đang tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng, kết hợp
khung lý thuyết COSO và kinh nghiệm tác giả đúc kết từ các nghiên cứu trước đây.
Tác giả đưa ra chu trình mua hàng đề xuất và các giải pháp vận hành để hoàn thiện
chu trình trên. Tuy nhiên để vận hành hiệu quả hệ thống này đòi hỏi cần thêm các giải
pháp hỗ trợ triển khai. Điều này được tác giả kiến nghị ở chương tiếp theo.


93

CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Để thay đổi hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng cần phải có một kế hoạch
từng bước thực hiện theo các giải pháp đề xuất ở chương 4 cũng như thực hiện các
kiến nghị bên trên thì mới có cơ hội triển khai thành công quy trình từ đó giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD, gia tăng hiệu quả kinh doanh của DN.
5.1 Mục tiêu triển khai
Xác lập/ hỗ trợ thiết lập, kiểm soát quy trình mua hàng đối với tất cả các hoạt động
của các bộ phận liên quan.

KSNB chu trình mua hàng sẽ là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng
các văn bản, tài liệu phục vụ công việc kiểm tra, quản lý hoạt động mua hàng.
Xây dưng các công cụ làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB chu trình mua hàng,
căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành
các hoạt động của DN.
5.2 Phân chia trách nhiệm
Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới, đòi hỏi sự phối hợp trên toàn DN và sự hợp tác
giữa nhiều người ở các cương vị khác nhau trong DN.
-

Đối tượng điều chỉnh: Chính sách KSNB chu trình mua hàng được áp dụng đối
với tất cả các đối tượng là nhân viên công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh theo
tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù quản lý điều hành SXKD của từng bộ
phận, đơn vị, công ty thành viên của DN.

-

Phòng ban phụ trách: Thành lập ban chỉ đạo gồm ban lãnh đạo và KSNB (Trưởng
ban kiểm soát).

5.3 Kế hoạch hành động
Bước 1: Đề xuất triển khai quy trình KSNB chu trình mua hàng mới: Trong đề
xuất thể hiện rõ tình hình hiện tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng đã kiểm
chứng ở chương 3 và đề xuất triển khai thực hiện chu trình đã hoàn thiện. Cần thuyết
phục BGĐ thấy được nhu cầu cấp thiết cần thay đổi hệ thống KSNB chu tình mua
hàng hiện tại sẽ giúp Công ty kiểm soát được hoạt động mua hàng từ đó làm tăng
hiệu quả hoạt động của công ty. Ngoài ra, hệ thống KSNB chu trình mua hàng đề


94

xuất còn tạo ra được cho các nhân viên liên quan trong chu trình một môi trường làm
việc chuyên nghiệp, đảm bảo công bằng từ đó nhân viên sẽ tin tưởng và hết mình
cống hiến cho Công ty. Thời gian dự kiến để có thể thuyết phục BGĐ là 1 tháng.
Bước 2: Đào tạo đội ngũ lãnh đạo chủ chốt về KSNB
Tuyển dụng thêm ít nhất 2 nhân viên KSNB để giúp Trưởng phòng KSNB thực hiện
công việc KSNB hiệu quả hơn. Trang bị kiến thức cho nhân viên KSNB và các nhân
viên trong chu trình mua hàng: hiểu rõ hoàn toàn kế hoạch và chiến lược của công ty,
các nhân viên phải có đầy đủ các kiến thức trong lĩnh vực chịu trách nhiệm của mình
trong toàn bộ chu trình mua hàng của Công ty.
Lập ban Kiểm soát và phải thực hiện:
 Điều hành, phân công, chỉ đạo công việc của các nhân viên liên quan chu trình
mua hàng.
 Giám sát tiến độ và các thủ tục trong việc thực hiện công tác kiểm soát của bộ
phận KSNB.
 Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát, khắc phục, hoàn thiện các công việc
trong quá trình kiểm soát.
 Tuân thủ theo kế hoạch công việc đề ra và đạt được chất lượng theo yêu cầu
của kế hoạch kiểm soát.
Đây là bước cần nhiều thời gian nhất, vì để đào tạo 1 nhân viên cần thời gian. Do đó,
tác giả dự kiến hoàn thành trong 2 tháng.
Bước 3: Thuê chuyên gia tư vấn: Nếu cần thiết, Công ty có thể thuê chuyên gia tư
vấn từ bên ngoài để có cách nhìn khách quan về KSNB chu trình mua hàng mới từ
đó có những góp ý để hoàn thiện hơn HTKSNB chu trình mua hàng mà tác giả đề
xuất.
Nếu được BGĐ chấp nhận thuê chuyên gia thì thời gian dự kiến để nghe góp ý chuyên
gia là 2 tuần.
Bước 4: Triển khai toàn công ty: Toàn thể nhân viên công ty có nhiệm vụ phối hợp
thực hiện quy trình mới. Đảm bảo thực hiện đầy đủ thông điệp đã được triển khai
thực hiện đúng.

95

Phòng KSNB giám sát việc triển khai thực hiện quy trình mới.
Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo thực hiện trong toàn
thể phòng bàn liên quan.
Thời gian dự kiến là 3 tháng. Sau đó đánh giá lại kết quả triển khai.
Bước 5: Đánh giá kết quả
Trưởng ban kiểm soát báo cáo kết quả triển khai chu trình mới với ban lãnh đạo. Phân
tích so sánh kết quả đạt được khi thực hiện chu trình mới so với chu trình cũ thông
qua các phân tích về giá mua, lợi nhuận, các biên bản vi phạm.
Phỏng vấn nhân viên liên quan cũng như ban kiểm soát đánh giá ưu điểm nhược điểm
của chu trình đang triển khai để có phương hướng điều chỉnh phù hợp.
Thời gian dự kiến để thảo luận đánh giá kết quả là 2 tuần.


96

Kết luận chương 5
Một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ mang lại kết quả hết sức tích cực đến kết quả kinh
doanh của công ty, điều này đã được chứng minh trong hàng loạt các nghiên cứu
trước đây. Tuy vậy, hệ thống KSNB không mang lại giá trị gia tăng rõ ràng cho các
công ty nên không nhiều công ty nhận thức được và chịu đầu tư một hệ thống KSNB
đầy đủ. Tại công ty Đại Dương Xanh, Ban giám đốc tuy nhận thức KSNB là quan
trọng nhưng chưa hiểu hết giá trị mà hệ thống KSNB mang lại. Ngày nay, muốn tồn
tại các công ty nhất định phải có một cách quản lý hiện đại và hiệu quả, KSNB là một
trong những cách quản lý tốt.
Hàng hóa luôn đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các công ty nói chung và Đại
Dương Xanh cũng không hợp lệ. Chính vì thế hoàn thiện KSNB chu tình mua hàng

là vô cùng cần thiết.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Công ty TNHH Đại
Dương Xanh, tác giả đã cập nhật dựa các nguyên tắc cơ bản để xây dựng theo chuẩn
quốc tế của COSO 2013. Bằng các phương pháp khảo sát kết hợp phỏng vấn phân
tích, tác giả đã đánh giá hệ thống KSNB chu trình hiệu quả đủ 5 thành phần: Môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, hoạt
động giám sát
Qua nghiên cứu của mình, tác giả đã đề xuất hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng
trên cơ sở đáp ứng 5 thành phần của COSO 2013 phù hợp với quy mô và mục tiêu
mà doanh nghiệp hiện có.


97

KẾT LUẬN CHUNG
Với mục đích là hoàn thiện HTKSNB chu trÌnh mua hàng tại Công Ty TNHH XNK
Đại Dương Xanh, luận văn đã đạt được một số kết quả sau: đã khái quát được quá
trình hình thành và phát triển của công ty, đồng thời cũng đã phân tích và làm rõ đặc
điểm hoạt động để làm rõ ảnh hưởng của nó đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB
chu trình mua hàng. Trên cơ sở thực hiện điều tra khảo sát, tác giả đã thu thập được
những thông tin cơ bản phản ánh thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng. Từ
việc phân tích thực trạng, tác giả đã khái quát được các ưu điểm cũng như các mặt
tồn tại của nó, đồng thời phân tích được nguyên nhân sâu xa của những tồn tại này.
Nhằm định hướng cho các nội dung được hoàn thiện, luận văn đã nêu ra phương
hướng, yêu cầu và các nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ khi hoàn thiện HTKSNB
chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh. Trên cơ sở các khung
lý thuyết về KSNB và các kết quả đúc kết từ các nghiên cứu trước, luận văn đã đề
xuất các giải pháp hoàn thiện cụ thể đối với HTSNB chu trình mua hàng theo từng
yếu tố cấu thành. Để tạo điều kiện thực hiện giải pháp thực hiện chu trình, luận án
cũng đưa ra một số kiến nghị về kế hoạch hành động triển khai tại công ty. Mặc dù

các vấn đề đưa ra còn mang tính khái quát cao nhưng sẽ góp phần không nhỏ có thể
hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng của mình.
Trong quá trình nghiên cứu hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng còn gặp một số
hạn chế: Quan điểm về KSNB ở một số bộ phận còn bị giới hạn nên trong quá trình
triển khai vận hành không khỏi chịu sự phản đối của một số bộ phận. Một HTKSNB
muốn hiệu quả phải có được sự chia sẻ thông tin để cập nhật kịp thời các thay đổi, vì
thế nhận thức về KSNB của các nhân viên công ty là rất quan trọng. Nghiên cứu dùng
phương pháp chính là khảo sát và phỏng vấn các đối tượng trong công ty nên kết quả
sẽ chịu sự ảnh hưởng của đối tượng khảo sát. Trong phương pháp nghiên cứu cũng
còn một số điểm dựa vào ý kiến chủ quan của tác giả nên sẽ phụ thuộc vào hiểu biết
của tác giả và không mang tính khách quan. Để vận hành KSNB chu trình mua hàng
đề xuất phải tuyển dụng thêm một số vị trí gây tốn kém cho công ty. Điều này sẽ chịu


98

sự chi phối bởi ngân sách mà ban giám đốc duyệt cho KSNB. KSNB phục vụ chủ
yếu cho nội bộ công ty, chưa có một cơ sở pháp lý nào về hệ thống KSNB, vì thế
KSNB chủ yếu dựa vào nhận thức và mục tiêu của ban giám đốc.
Trong quá trình nghiên cứu, luận án không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế
nhất định. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, đồng nghiệp
và các nhà lãnh đạo quản lý công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh để luận văn hoàn
thiện hơn, có giá trị úng dụng cao hơn.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt:
1. Chu Thị Thu Thủy, 2016. Tổ chức KSNB chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu
quả tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân.

2. Huỳnh Tấn Cường, 2013. Khảo sát tỷ lệ gạo nguyên qua quá trình xay xát tại xí
nghiệp chế biến gạo xuất khẩu Thạnh Thắng. Luận văn tốt nghiệp. Trường Đại
học Cần Thơ.
3. Lê Thị Tuyết Nga, 2013. Hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng – thanh
toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn thông Bến Tre. Luận văn thạc sĩ.
Trường Đại học kinh tế TPHCM.
4. Nguyễn Bảo Ngọc, 2015. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học
kinh tế Tp.HCM.
5. Nguyễn Thị Thúy Hà, 2019. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công Ty
Hàng Hải Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam.
6. Nguyễn Thu Hoài, 2011. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh
nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.
Luận án tiến sĩ. Học viện tài chính.
7. Phạm Bính Ngọ, 2011. Tổ chức KSNB trong các đơn vị dự toán thuộc Bộ Quốc
phòng. Luận án tiến sĩ. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
8. Phan Thị Ngọc Yến, 2012. Tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
tại Công ty cổ phần Kim Khí miền trung. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học Đà
Nẵng.
9. Trương Thị Phương Thảo, 2012. Kiểm soát mua hàng và quy thanh toán tại Công
ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học
Lạc Hồng.