quản lý trang thiết bị tại các trường đại học, cao đẳng y - dược

119

14.
Quản lý trang thiết bị tại các
trờng Đại học, Cao Đẳng Y-Dợc



Chức năng quản lý trang thiết bị tại các trờng đại học, cao đẳng Y-
Dợc thờng đợc giao cho phòng giáo tài, tuy nhiên, thực tế hiện nay một số
nơI còn giao cho phòng Hành chính - Quản trị hoặc phòng Kế hoạch - Tài chính.
Chủng loại trang thiết bị thuộc chức năng quản lý của bao gồm:
+ Thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo:
- Thiết bị phòng học ngoại ngữ.
- Thiết bị th viện / Th viện điện tử.
- Thiết bị trình / chiếu.
- Thiết bị in ấn, sao chụp.
- v.v
+ Thiết bị chuyên dụng trong ngành Y tế:
- Các mô hình giảng dạy.
- Các thiết bị phòng thí nghiệm
- Các thiết bị y tế phục vụ giảng dạy (Demonstration)
- Thiết bị y tế tại bệnh viện thực hành của nhà trờng ( nếu có)
- v.v
Công tác quản lý trang thiết bị phải đợc tiến hành một cách tổng thể
trên cơ sở quản lý chặt chẽ, khoa học từ các khâu: Lập kế hoạch mua sắm, khai
thác sử dụng, đánh giá chất lợng và kiểm kê hàng năm.


A. Các văn bản pháp quy liên quan đến quản lý Trang thiết bị

- Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/
1999 của Chính phủ.
- Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ban hành ngày 05/5/2000 và Nghị định số
66/2003/NĐ-CP Ngày 12.6.2003 về sửa đổi bổ xung 1 số điểm của quy chế đấu
thầu của Chính phủ.

120
- Thông t số 04/2000/TT-BKH ban hành ngày 26/5/2000 của Bộ Kế
hoạch và Đầu t: Hớng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị
định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Thủ tớng Chính phủ.
- Thông t số: 121/2000 của Bộ Tài chính hớng dẫn việc đấu thầu mua
sắm đồ dùng, vật t, trang thiết bị phơng tiện làm việc đối với các cơ quan,
Nhà nớc, lực lợng vũ trang, đoàn thể và doanh nghiệp Nhà nớc sử dụng
nguồn vốn ngân sách .
- Chỉ thị số 01/2003/CT-BYT ban hành ngày 13/6/2003 của Bộ trởng Bộ
Y tế về việc tăng cờng quản lý trang thiết bị y tế.
- Công văn số 5461/ YT- TTB ngày 12/ 7/ 2001 V/v: hớng dẫn lập báo
cáo kết quả xét thầu.

B.Hớng dẫn thực hiện và đề xuất

1. Quản lý mua sắm Trang thiết bị
1.1.Hoạt động mua sắm trang thiết bị.
Về góc độ quản lý, hoạt động mua sắm Trang thiết bị phảI đảm bảo
những yêu cầu cơ bản sau:
- Kịp thời.
- Đủ dùng.
- Đúng chủng loại.
- Chất lợng cao.
- Chi phí thấp nhất (tại thời điểm mua).

- Đúng thủ tục, quy chế về quản lý mua sắm.
Đáp ứng đợc 6 yêu cầu trên, đòi hỏi ngời quản lý, bộ phận quản lý phải
có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác. Tuy nhiên với những thiết bị y
tế hiện đại, đồng bộ, giá trị kinh tế cao thì yêu cầu xác định đúng chủng loại,
chất lợng cao, đúng thủ tục, quy chế, chi phí thấp nhất là rất khó.
Điều đó khó vì chúng ta thiếu kinh nghiệm trong sử dụng, thiếu thông tin,
thiếu kiến thức đối với các trang thiết bị mới đợc đa vào sử dụng tại Việt Nam
do sự phát triển rất nhanh của các ngành khoa học và công nghệ: Điện tử, tin
học, vật liệu v.v
Mặt khác trong công tác quản lý Nhà nớc, các quy chế, thủ tục mua
sắm luôn thay đổi, đòi hỏi ngời quản lý phải cập nhật không những chỉ kiến
thức chuyên môn, mà còn cả các hệ thống văn bản quy phạm pháp luật để có
thể triển khai hoạt động mua sắm đạt kết quả tốt nhất.

121

1.2. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng thay
thế.
Công việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng
thay thế là một trong những chức năng chủ yếu của phòng giáo tài.
Việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng thay
thế đòi hỏi thực hiện chính xác, đúng thời hạn, hợp lý. Muốn làm đợc việc đó
bộ phận quản lý phải thực hiện các bớc sau:

1. Tập hợp yêu cầu mua sắm của các khoa, phòng, ban trong đơn vị (bằng
văn bản), theo từng tuần, tháng, quý, năm tuỳ theo yêu cầu sử dụng và
thời gian bảo quản cho phép.
2. Phân loại, tổng hợp vật t theo đúng ký mã hiệu của danh điển vật t
3. Trình hội đồng mua sắm của cơ quan (cũng có thể là phó Giám đốc phụ
trách kinh tế) để cân đối giữa yêu cầu mua sắm và khả năng tài chính.

4. Tiến hành mua sắm theo quy chế hiện hành.
5. Nhập kho, thực hiện quản lý, cấp phát theo đúng quy chế của cơ quan.

Hiện nay nhiều đơn vị đã tin học hoá việc quản lý xuất, nhập kho với phần
mềm quản lý chuyên dụng.
* Với các vật t tiêu hao là hàng hoá đặc biệt nh hoá chất, dợc chất
phóng xạ, vacxin v.vngoài quy chế quản lý của đơn vị cần phải chấp hành
nghiêm các quy chế an toàn chuyên ngành và thực hiện theo đúng lịch của các
cơ quan cung ứng chuyên dụng.
* Đối với trang thiết bị có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng phải thực hiện đấu
thầu theo quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày
01/9/1999

1.3. Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị y tế.
Hiện nay, toàn ngành y tế tiến hành đấu thầu mua sắm TTB theo quy
chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999,
Nghị định số: 14/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000, Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày
12.6.2003 của Chính phủ, Thông t số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ
Kế hoạch và Đầu t, Thông t số: 121/2000 của Bộ Tài chính, Chỉ thị số
01/2003/CT-BYT ngày 13/6/2003 của Bộ trởng Bộ Y tế. Nh vậy tuỳ theo
nguồn vốn đầu t, chủ đầu t phảI áp dụng những quy định cụ thể tại các văn
bản trên để tiến hành đấu thầu mua sắm hàng hoá , vật t, thiết bị.
Một vài thuật ngữ cần lu ý:
- Chủ đầu t :là đơn vị đợc cấp vốn đầu t.
- Chủ quản đầu t: là đơn vị duyệt cấp vốn đầu t, phê duyệt hồ sơ mời
thầu và kết quả xét thầu.
+ Đối với các đơn vị trực thuộc, Bộ Y tế là chủ quản đầu t.

122
+ Đối với các Sở y tế: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng là

chủ quản đầu t.
Những hớng dẫn, quy định xây dựng kế hoạch đấu thầu, trình tự xét
thầu, nhiệm vụ quyền hạn của tổ t vấn xét thầu, phân chia các gói thầu, các
hình thức đấu thầu đã đợc hớng dẫnchi tiết tại các văn bản nêu trên. Trong tài
liệu này, chỉ tập trung vào một số nội dung đặc thù của trang thiết bị để khi tiến
hành đấu thầu các đơn vị áp dụng nhằm chọn đợc những trang thiết bị đáp
ứng yêu sử dụng , chất lợng cao, giá cả hợp lý và thống nhất biểu mẫu báo
cáo đảm bảo tính khoa học, thuận tiện trong khâu thẩm định, phê duyệt.

1.4. Lập hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu mua sắm trang thiết bị đợc lập theo hớng dẫn đã nêu
trong phụ lục II phần đấu thầu 1 giai đoạn, 1 túi hồ sơ tại thông t số
04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu t hớng dẫn áp
dụng quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày
01/9/1999. Tuy nhiên, với những đặc thù riêng của trang thiết bị y tế, việc nêu
yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu là hết sức quan trọng. Yêu cầu kỹ thuật
của thiết bị mời thầu trong hồ sơ mời thầu chính là đề bài để chấm điểm khi xét
thầu. Nh vậy, yêu cầu kỹ thuật nêu chính xác, chi tiết bao nhiêu thì việc xây
dựng bảng đIểm kỹ thuật để chấm thầu thuận tiện và chính xác bấy nhiêu.
Tuỳ theo yêu cầu sử dụng, theo phân tuyến kỹ thuật, trình độ cán bộ khai
thác sử dụng, kinh phí đợc cấp mà tổ t vấn nêu lên yêu cầu kỹ thuật cho phù
hợp.

Ví dụ: Cũng là máy X-quang nhng gồm nhiều cấu hình, tuỳ theo phân
tuyến kỹ thuật, mục đích sử dụng và kinh phí đợc duyệt, có thể xây dựng Yêu
cầu kỹ thuật cho từng cấu hình.
1. Máy X-quang số hoá
2. Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình, điều khiển từ xa, 2 bàn,
hai bóng.
3. Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình loại 1 bàn 1 bóng.

4. Máy X- quang chụp tổng hợp, cao tần, công suất 500 mA.
5. Máy X-quang cao tần, có chức năng chiếu + chụp, công suất 300
mA.
6. máy X-quang di động, công suất 50 mA.
v.v

ở
phần này chủ đầu t cần lu ý:
- Nếu Yêu cầu kỹ thuật sơ sài, không chi tiết sẽ dẫn tới nhiều nhà thầu
đạt trên 70 (hoặc 80) điểm kỹ thuật, nh vậy họ đều đợc vào vòng 2 để đánh
giá kinh tế, thơng mại.

123
Theo quy định trong quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định
88/1999/NĐ-CP thì Nhà thầu nào có giá đánh giá thấp nhất, không vợt dự
toán sẽ đợc đề nghị công nhận trúng thầu. Lúc đó chủ đầu t phải chấp nhận
mua những thiết bị do những nhà sản xuất không có kinh nghiệm, uy tín cung
cấp.
- Mặt khác, chủ đầu đầu t phải hết sức lu ý không đợc nêu những chi
tiết mang tính hằng định, quá riêng biệt của một nhà sản xuất nào đó dẫn tới
sự hiểu lầm là đã ngầm nhắm nhà cung cấp nào đó. Hai xu hớng trên, nếu
không đợc quan tâm một cách nghiêm túc có thể dẫn tới việc làm hỏng cả
cuộc đấu thầu.
Để làm tốt nội dung xây dựng Yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ mời thầu tổ t
vấn phải:
- Có đủ thông tin về gói thầu (nguồn vốn, kinh phí, mục đích sử dụng).
- Có trình độ chuyên môn và đủ thông tin về kỹ thuật, mặt bằng giá của
các thiết bị mời thầu.
- Không đợc hợp tác với các nhà cung cấp dới bất kỳ hình thức nào.
Cấu trúc, Yêu cầu kỹ thuật của một thiết bị mời thầu đợc xây dựng nh sau:

Ví dụ: Yêu cầu kỹ thuật của máy ly tâm để bàn.

a. Yêu cầu chung
- Máy sản xuất tại: Nhật, Mỹ hoặc khối EC.
- Năm sản xuất: 2002 2003.
- Máy mới 100%
- Máy là sản phẩm của dây chuyền sản xuất đạt ISO 9001 hoặc tơng
đơng.
- Điện thế làm việc: 220V 10%, 50HZ

b. Đặc trng kỹ thuật.
2.1. Loại: Đặt trên bàn
2.2. Số vị trí /dung tích ống: 08 vị trí đặt ống, 20ml vật phẩm cần ly
tâm/ống.
2.3. Vòng quay/phút: 15000 vòng/phút (có thể càI đặt tuỳ theo yêu
cầu).
- Độ rung: nhỏ
- Độ ồn: 15 đb (đề xi ben)
- Thời gian ly tâm: Có thể đặt từ 1 đến 30 phút.
- Có thiết kế phanh hãm từ tính.
- Chỉ cho phép bật máy khi đã đậy nắp và tự động đóng chốt an
toàn