Xác định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

LÊ THỊ SEN

XÁC ĐỊNH THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
Chuyên ngành: Lưu trữ học

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội - năm 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

LÊ THỊ SEN

XÁC ĐỊNH THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60320301

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS Nguyễn Minh Phƣơng

Hà Nội - năm 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực.
Luận văn có tham khảo, kế thừa các cơng trình nghiên cứu của những
ngƣời đi trƣớc và có bổ sung thêm tƣ liệu mới.

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Lê Thị Sen


LỜI CẢM ƠN
Để có thể hồn thành đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh, bên
cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân cịn có sự hƣớng dẫn nhiệt tình của q
Thầy Cơ, cũng nhƣ sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời
gian học tập và thực hiện luận văn thạc sĩ.
Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Thầy PGS. TS Nguyễn Minh
Phƣơng, ngƣời đã hết lòng giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tơi hồn
thành luận văn này. Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến tồn thể q thầy cơ
trong khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng và khoa Sau đại học Trƣờng Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình truyền
đạt những kiến thức quý báu cũng nhƣ tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tơi
trong suốt q trình học tập nghiên cứu và cho đến khi thực hiện đề tài luận văn.
Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến các anh, chị Cục Văn thƣ và Lƣu
trữ nhà nƣớc đã hỗ trợ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian
nghiên cứu và thực hiện luận văn.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình, các anh chị và các bạn
đồng nghiệp đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu
và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh./.

Hà Nội, tháng 8 năm 2018
Học viên

Lê Thị Sen


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 7
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1
2. Mục tiêu đề tài ................................................................................................. 4
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài .................................................. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ...................................................................... 6
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .............................................................................. 7
6. Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................................ 8
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 9
8. Đóng góp của đề tài....................................................................................... 10
9. Bố cục của đề tài ........................................................................................... 11
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƢU TRỮ CHUYÊN NGÀNH ........................................................................ 12
1.1. Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành .................................................................... 12
1.1.1. Khái niệm tài liệụ lƣu trữ chuyên ngành................................................. 12
1.1.2. Phân loại tài liệu lƣu trữ chuyên ngành .................................................. 17
1.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ................................... 18
1.2.1. Khái niệm về thẩm quyền ....................................................................... 18
1.2.2. Khái niệm về quản lý .............................................................................. 19
1.2.3. Khái niệm về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ........... 19
1.2.4. Các nguyên tắc quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ................................................................................................................. 21
1.2.5. Mục tiêu, ý nghĩa quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên

ngành ................................................................................................................. 23
1.2.6. Hệ thống tổ chức, nhân lực và tài chính quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ................................................................................................................. 24
Tiểu kết Chƣơng 1 ............................................................................................. 32
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY ĐỊNH THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI
LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM HIỆN NAY ................. 34
2.1. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ ........... 34
2.1.1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ................................................................................................................. 34


2.1.2. Việc kiểm tra, thanh tra công tác lƣu trữ tài liệu chuyên ngành của Bộ Nội
vụ ....................................................................................................................... 36
2.1.3. Tổng kết công tác lƣu trữ tài liệu chuyên ngành..................................... 36
2.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Cục Văn thƣ và Lƣu
trữ nhà nƣớc....................................................................................................... 40
2.2.1. Thẩm quyền tham mƣu cho Bộ Nội vụ ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng
dẫn quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ......................................................... 40
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu
chuyên ngành..................................................................................................... 41
2.2.3. Thẩm quyền hƣớng dẫn nghiệp vụ về lƣu trữ cho các cơ quan, tổ chức 42
2.2.4. Thực hiện thẩm quyền kiểm tra công tác lƣu trữ tài liệu chuyên ngành 43
2.2.5. Thực hiện thẩm quyền thống kê về lƣu trữ ............................................. 44
2.3. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của các bộ, cơ quan
ngang bộ ............................................................................................................ 45
2.3.1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ................................................................................................................. 45
2.3.2. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về lƣu trữ .............. 47
2.3.3. Thống kê về lƣu trữ ................................................................................. 48
2.3.4. Khen thƣởng, kỷ luật đối với công tác lƣu trữ tài liệu chuyên ngành .... 50

2.4. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của các Trung tâm Lƣu
trữ quốc gia ........................................................................................................ 50
2.4.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia .... 51
2.4.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của các Trung tâm Lƣu
trữ quốc gia ........................................................................................................ 51
2.5. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của các Tổng cục, Cục
thuộc Bộ ............................................................................................................ 54
2.6. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của các đơn vị sự nghiệp
công lập trực thuộc các bộ................................................................................. 56
2.6.1. Ban hành văn bản hƣớng dẫn về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành . 56
2.6.2. Tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở các đơn vị sự nghiệp công
lập ...................................................................................................................... 57
2.6.3. Kho Lƣu trữ và số lƣợng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đang quản lý .... 58


2.6.4. Thực trạng thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu chuyên ngành ở các
đơn vị sự nghiệp ................................................................................................ 59
2.7. Nhận xét, đánh giá về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. 61
2.7.1. Ƣu điểm ................................................................................................... 61
2.7.2. Hạn chế .................................................................................................... 64
Tiểu kết chƣơng 2.............................................................................................. 69
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VỀ THẨM QUYỀN QUẢN
LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM ....................... 71
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định thẩm quyền quản
lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ........................................................................ 71
3.1.1. Đối với Bộ Nội vụ ................................................................................... 71
3.1.2. Đối với các bộ, ngành ............................................................................. 75
3.2. Xây dựng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ................................................................................................................. 76
3.2.1. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc .......................................................... 76

3.2.2. Các bộ, ngành .......................................................................................... 78
3.3. Thực hiện thẩm quyền trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở các
đơn vị sự nghiệp lƣu trữ .................................................................................... 79
3.3.1. Các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia ............................................................. 76
3.3.2. Lƣu trữ của các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ ............................................ 81
Tiểu kết Chƣơng 3 ............................................................................................. 83
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................... 84
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 87
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 94


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong
q trình hoạt động chun mơn, nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức đƣợc lƣu
trữ để phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học.
Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành gồm: Tài liệu liên quan mật thiết tới an ninh quốc
gia (bao gồm tất cả tài liệu của ngành quốc phịng, cơng an và ngoại giao); Tài
liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của hầu hết các cơ quan, tổ chức (bao gồm
tài liệu về hoạt động xây dựng, kế toán …); Tài liệu chủ yếu sản sinh trong các
đơn vị sự nghiệp (bao gồm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của các ngành nhƣ:
tịa án, tài chính, viện kiểm sát, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục...); Tài liệu sản
sinh tại ngành tài nguyên và môi trƣờng (bao gồm tài liệu khí tƣợng thủy văn, đo
đạc bản đồ, địa chất, khống sản và địa chính) và khoa học và cơng nghệ.
Hiện nay, tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở nƣớc ta do nhiều cơ quan quản
lý gián tiếp và trực tiếp nhƣ: Bộ Nội vụ; Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc; các
Trung tâm Lƣu trữ quốc gia; các bộ, ngành; Lƣu trữ hiện hành của các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc các bộ, ngành.
Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là khối tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử,
khoa học và thuộc thành phần Phông Lƣu trữ quốc gia Việt Nam. Tại Điều 3,

Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trƣởng
về việc thành lập Phông Lƣu trữ quốc gia của nƣớc Cộng hịa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam có quy định “Thành phần của Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam bao
gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị nhƣ bản chính) của các văn kiện; tài liệu
khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, cơng trình nghiên cứu
khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...); tài liệu chuyên môn (sổ
sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn
học, nghệ thuật; âm bản và dƣơng bản các bộ phim, các bức ảnh, mi-crô-phim;
tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa; sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in và
1


tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu
khác... hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, đồn thể, tổ chức,
trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử,
văn hố của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong
các thời kỳ lịch sử đã đƣợc Nhà nƣớc quản lý”. Nhận thấy đƣợc giá trị to lớn của
tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, Nhà nƣớc ta đã ban hành một số văn bản quy
phạm pháp luật nhằm quản lý và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ nói chung, trong
đó có tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Cụ thể là: Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13
đƣợc Quốc hội ký ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 và chính thức có hiệu
lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Đây là văn bản quy phạm pháp luật có giá
trị pháp lý cao nhất quy định về cơng tác lƣu trữ. Tiếp đó là Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lƣu trữ. Tại Điều 15 của Nghị định này đã quy định
nhƣ sau: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các
ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể
từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ
hàng ngày của cơ quan, tổ chức” và “tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có
giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử

có thẩm quyền theo quy định của Luật Lưu trữ”. Bên cạnh đó, để quản lý thống
nhất cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong cả nƣớc, Chính phủ đã ban hành Nghị định
số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ và một trong những chức năng,
nhiệm vụ của Bộ Nội Nội vụ đƣợc giao là giúp Chính phủ quản lý về cơng tác
văn thƣ, lƣu trữ trong cả nƣớc và Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc đƣợc Bộ
Nội vụ giao chức năng tham mƣu giúp Bộ quản lý trực tiếp về công tác này.
Từ những quy định nêu trên, có thể thấy Nhà nƣớc ta đã quan tâm đến
cơng tác lƣu trữ nói chung và lƣu trữ tài liệu chuyên ngành nói riêng, nhằm quản
lý thống nhất khối tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Tuy nhiên, thực tế hiện nay
thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành vẫn chƣa đƣợc luật pháp quy
2


định đầy đủ. Nếu theo quy định của pháp luật thì tồn bộ tài liệu có giá trị vĩnh
viễn phải giao nộp vào các Lƣu trữ lịch sử để bảo quản và khai thác sử dụng
dƣới sự quản lý của Bộ Nội Vụ và trực tiếp là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc,
nhƣng hiện nay, nhiều bộ, ngành đã tự quy định việc quản lý tài liệu lƣu trữ
chun ngành của Bộ, ngành mình. Ví dụ nhƣ: Luật Khí tƣợng thủy văn năm
2015 quy định lƣu trữ thơng tin, dữ liệu khí tƣợng thủy văn là lƣu trữ chuyên
ngành (tại Khoản 2 Điều 30).
Bên cạnh đó, việc tổ chức lƣu trữ tài liệu chuyên ngành tại các đơn vị sự
nghiệp chƣa đƣợc luật pháp quy định. Tài liệu chuyên môn ngành đƣợc sản sinh
trong các đơn vị sự nghiệp do các đơn vị sự nghiệp tự quản lý, cơ quan quản lý
cấp trên, cơ quan quản lý về công tác lƣu trữ các cấp không quản lý đƣợc khối
tài liệu lƣu trữ này.
Chính vì vậy, hiện nay các cơ quan có tài liệu lƣu trữ chuyên ngành hầu
nhƣ chƣa nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử, vẫn giữ tại Lƣu trữ cơ quan để sử dụng
dẫn đến số lƣợng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nộp lƣu vào các Trung tâm Lƣu
trữ quốc gia, Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn cịn rất ít so với thực tế; cơ quan quản

lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ chƣa quản lý, nắm bắt đƣợc đầy đủ về số lƣợng
cũng nhƣ chất lƣợng của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên ngành; việc khai thác, sử
dụng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành cũng chƣa đƣợc rộng rãi, chƣa phát huy đƣợc
hết giá trị của khối tài liệu này; ….
Có thể nói, nguyên nhân dẫn đến việc quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành hiện nay vẫn còn tồn tại một số hạn chế, bất cập là do hành lang pháp lý
về quản lý tài liệu chuyên ngành vẫn chƣa đƣợc đầy đủ, rõ ràng, thống nhất.
Chẳng hạn: Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ,
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, các bộ, ngành, các Lƣu trữ lịch sử các cấp,
Lƣu trữ hiện hành các cấp, các đơn vị sự nghiệp có tài liệu lƣu trữ chuyên ngành
chƣa đƣợc quy định cụ thể; bộ máy tổ chức, nhân sự, phƣơng pháp nghiệp vụ
quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành chƣa đƣợc quy định thống nhất; đặc biệt
việc đƣa ra các giải pháp để quản lý tài liệu chuyên ngành đảm bảo đồng bộ và
3


hiệu quả vẫn chƣa đƣợc thống nhất giữa các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công
tác lƣu trữ và các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị có tài liệu lƣu trữ chuyên ngành;
phƣơng án quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành để vừa tiết kiệm, không tốn
kém quá nhiều diện tích kho tàng mà độc giả vẫn khai thác, sử dụng đƣợc tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả vẫn cịn
nhiều tranh cãi (Ví dụ: có nhất thiết tài liệu lƣu trữ chuyên ngành phải giao nộp
lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử để quản lý hay giữ nguyên tại các Lƣu trữ
hiện hành hoặc cần thiết phải thành lập Kho Lƣu trữ Lịch sử tại các các cơ quan
có tài liệu chuyên ngành để bảo quản tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, thuận tiện
cho việc nghiên cứu, tra tìm tài liệu hay không?);… Các câu hỏi này rất cần thiết
phải có lời giải đáp để việc quản lý tài liệu chuyên ngành sớm đi vào nề nếp.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã quyết định chọn đề tài “Xác
định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay”
để làm Đề tài luận văn cao học của mình. Trên cơ sở pháp lý hiện hành và xuất

phát từ tình hình thực tiễn, chúng tơi nghiên cứu tìm hiểu về thẩm quyền quản lý
tài liệu lƣu trữ chuyên ngành để xác định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của các
cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị có tài liệu
lƣu trữ chuyên ngành để đƣa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm giúp cho việc quản
lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam đƣợc hiệu quả, phát huy đƣợc tối đa
giá trị của khối tài liệu này.
2. Mục tiêu đề tài
Với đề tài này, chúng tôi đặt ra và giải quyết 3 mục tiêu cơ bản đó là:
- Bƣớc đầu tìm hiểu cơ sở lý luận về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành, chủ yếu tài liệu giấy ở nƣớc ta và một số nƣớc hiện nay.
- Phản ánh tình hình thực tế về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ở Việt Nam hiện nay. Những ƣu điểm và hạn chế.
- Đề xuất một số biện pháp về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4


3.1. Đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học quản lý để vận dụng quản lý tài
liệu lƣu trữ chyên ngành;
- Lý luận của lƣu trữ học Việt Nam và các nƣớc phát triển về tài liệu lƣu
trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, chủ yếu là
tài liệu giấy;
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam và một số nƣớc phát
triển trên thế giới về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành;
- Thực tiễn thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam
hiện nay;
- Kinh nghiệm của Việt Nam và một số nƣớc trên thế giới về quản lý tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành.
3.2. Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu về công tác quản lý tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành từ năm 1963 đến nay. Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội
đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142-CP về việc ban hành điều lệ về
công tác, công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ. Tại Điều 24 Nghị định này có
quy định nhƣ sau “Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong q trình cơng
tác của mỗi cơ quan gồm có các cơng văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ
thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…”, Điều 40 có quy định “Các xí nghiệp, các
cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai
loại: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ
thuật”. Nghị định này đƣợc ban hành cho thấy rằng Nhà nƣớc ta đã quan tâm
đến công tác lƣu trữ, đặc biệt là có đề cập đến việc quản lý tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành. Có thể nói từ năm 1963 đến nay chính là khoảng thời gian đề
chúng ta nhìn nhận, đánh giá thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ nói chung và
quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nói riêng.

5


Về không gian nghiên cứu, tác giả chủ yếu đi sâu nghiên cứu về thẩm
quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu
trữ nhà nƣớc, một số bộ, ngành, Lƣu trữ lịch sử ở trung ƣơng, Lƣu trữ cơ quan
sự nghiệp cấp trung ƣơng tại Việt Nam. Vì khơng đủ thời gian cho nên ba ngành
đặc biệt là: Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu
trữ chuyên ngành tại các địa phƣơng không thuộc phạm vi nghiên cứu.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện đƣợc mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải
thực hiện một số nhiệm vụ sau:
4.1. Sƣu tầm tài liệu
- Các sách giáo khoa, sách chuyên khảo về Lƣu trữ học của Việt Nam,
một số nƣớc đã trình bày về lƣu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ quy định về công
tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành của Việt Nam và các nƣớc phát triển;
- Các kết quả nghiên cứu khoa học, luận văn, bài báo về thẩm quyền quản
lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành;
- Sƣu tầm tình hình thực tế về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ở các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, các Trung tâm Lƣu
trữ quốc gia, một số Lƣu trữ cơ quan sự nghiệp ở cấp trung ƣơng.
4.2. Phân tích, đánh giá, nhận xét những ƣu điểm và hạn chế về thẩm
quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành hiện nay.
4.3. Đề xuất một số biện pháp để quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành
đƣợc thống nhất, chặt chẽ và phù hợp với nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu
trữ chuyên ngành.

6


5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Theo tìm hiểu của chúng tôi, các đề tài khoa học về công tác quản lý tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành cũng đã đƣợc nghiên cứu khá nhiều, trong đó có Đề
tài “Cơ sở khoa học quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên môn, nghiệp vụ từ thực tiễn
quản lý tƣ liệu lƣu trữ ngành khí tƣợng thủy văn” của Ths. Nguyễn Anh Thƣ
(Đề tài khoa học cấp Bộ Nội vụ, năm 2015). Đề tài này có đề cập đến nội dung
từ cơ sở khoa học quản lý tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tác giả để xuất cách
quản lý một loại hình tài liệu khí tƣợng thủy văn. Kỷ yếu Hội thảo khoa học về
thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ chuyên ngành – Những cấn đề đặt ra do Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc chủ trì tháng 10 năm 2017.
Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ nhƣ: Đề tài “Nghiên cứu phƣơng pháp tổ
chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ban Chứng khoán Nhà
nƣớc” của tác giả Hoàng Thị Thanh, năm 2013; Đề tài “Xây dựng quy trình thu

thập tài liệu vào Trung tâm Thơng tin Lƣu trữ địa chất – Tổng Cục Địa chất và
Khoáng sản” của tác giả Trƣơng Thị Huyền Ngọc, năm 2014; Đề tài “Xây dựng
quy trình quản lý tài liệu lƣu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân
hàng Thƣơng mại Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (BIDV) của tác giả
Nguyễn Văn Trìu, năm 2014. Nội dung các luận văn này phản ánh tình hình
thực tế quản lý tài liệu lƣu trữ một số chuyên ngành.
Một số bài viết về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ chun ngành đƣợc
cơng bố trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam. Ví dụ nhƣ: “Một số biện pháp
trong việc thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học” (Tạp san Văn thƣ Lƣu trữ số 3
năm 1978) của tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng; “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ
sơ khoa học (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1 năm 2008) của tác giả
Nguyễn Cảnh Đƣơng; “Vấn đề quản lý tài liệu lƣu trữ kỹ thuật hình thành từ
hoạt động của Bộ Tài ngun và Mơi trƣờng” của TS. Nguyễn Liên Hƣơng (Tạp
chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 6 năm 2008); “Quản lý tài liệu khoa học công
nghệ tại các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia một số đề xuất, kiến nghị” của tác giả
7


Nguyễn Anh Thƣ (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 5 năm 2010). Đặc biệt,
về lƣu trữ tài liệu khoa học và cơng nghệ có tập bài giảng “Lƣu trữ tài liệu khoa
học công nghệ” cho sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học, khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phịng của nhóm tác giả PGS. TS Nguyễn Minh Phƣơng (chủ biên)
cùng TS. Nguyễn Liên Hƣơng và TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng. Năm 2015, Nhà
xuất bản Chính trị Quốc gia đã công bố sách chuyên khảo về “Lƣu trữ các cơng
trình Xây dựng cơ bản của PGS. TS Nguyễn Minh Phƣơng.
Qua nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy những công trình, đề tài, bài viết chủ
yếu đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về từng loại hình tài liệu lƣu trữ chuyên ngành
và tập trung giải quyết vấn đề của một loại hình tài liệu cụ thể, chƣa nghiên cứu
về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nói chung. Mỗi cơng trình,
đề tài hay bài viết đều có những cơ sở khoa học, đƣa ra những biện pháp để giải

quyết những vấn đề đặt ra trong phạm vi của để tài, của từng loại hình tài liệu
đặc thù. Tơi nhận thấy khơng có đề tài nào liên quan đến đề tài mà tôi nghiên
cứu. Thông qua tham khảo một số đề tài có liên quan, tơi sẽ đƣa ra những nội
dung nghiên cứu mới, không trùng lặp với những đề tài nghiên cứu trƣớc đây.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tƣ
liệu sau đây:
- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ, về thẩm quyền
quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Việt Nam và một số nƣớc phát triển
nhƣ: Liên bang Nga, Mỹ, Trung Quốc;
- Các sách chuyên khảo, giáo trình về lý luận và thực tiễn cơng tác lƣu
trữ, lƣu trữ tài liệu khoa học và công nghệ, lƣu trữ các cơng trình xây dựng;
- Các kết quả nghiên cứu khoa học về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành ở Việt Nam. Ví dụ nhƣ Đề tài “Cơ sở khoa học quản lý tài liệu chuyên
môn, nghiệp vụ từ thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành khí
tƣợng thủy văn” của Ths. Nguyễn Anh Thƣ (Chủ nhiệm đề tài) (2013-2015);
8


- Một số bài báo liên quan đƣợc công bố trên Tạp chí Văn thƣ – Lƣu trữ
Việt Nam;
- Một số luận văn thạc sĩ về lƣu trữ học liên quan đến vấn đề quản lý tài
liệu lƣu trữ ở Việt Nam nhƣ đã nêu trên;
- Nguồn tƣ liệu thu thập đƣợc từ khảo sát thực tế hoạt động lƣu trữ tài liệu
chuyên ngành ở một số các bộ, cơ quan ngang bộ và đơn vị sự nghiệp nhƣ: Bộ
Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài Nguyên và Môi trƣờng, Bộ Y tế,
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Tổng cục Thuế, Trung tâm Lƣu trữ Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân, Trung tâm
Thông tin Lƣu trữ địa chất, Tập đồn Dầu khí Việt Nam, Bệnh viện Nhi trung
ƣơng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu

Cùng với việc vận dụng phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin,
các phƣơng pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử,
chúng tôi đã sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ sau:
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Áp dụng phƣơng pháp này tôi tiến hành
khảo sát thực tế tại một số bộ ngành nhƣ: Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Y
tế,... một số đơn vị sự nghiệp nhƣ Trung tâm Lƣu trữ - Bảo hiểm Xã hội Việt
Nam, Bệnh viện Nhi trung ƣơng, Tập đồn Dầu khí Việt Nam,... để nắm đƣợc
tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nhƣ thế nào, có đúng thẩm quyền
đƣợc giao. Trong quá trình khảo sát thực tế, tơi sử dụng phiếu khảo sát để thu
thập ý kiến.
- Phƣơng pháp thống kê, tổng hợp: Áp dụng phƣơng pháp này, tôi đã
thống kê, tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật về lƣu trữ, từ đó đƣa ra
những nhận xét, đánh giá cho hệ thống văn bản quản lý về tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành.
- Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Áp dụng phƣơng pháp này để phân
tích, so sánh thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành tại các cơ quan tổ
9


chức đã đúng thẩm quyền chƣa, so sánh giữa các cơ quan tổ chức với nhau. Trên
cơ sở phân tích, so sánh tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản
lý chung tài liệu lƣu trữ chuyên ngành.
- Phƣơng pháp phỏng vấn, trao đổi: Đối tƣợng phỏng vấn là những ngƣời
quản lý về công tác lƣu trữ ở Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, một số Bộ,
ngành để biết đƣợc cách thức quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, những bất
cập của các cơ quan tổ chức khi quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Từ đó, tác
giả đề xuất những giải pháp.
Với việc vận dụng những phƣơng pháp kể trên, chúng tôi đã thu thập
đƣợc những thông tin cần thiết để phục vụ cho nghiên cứu đề tài.
8. Đóng góp của đề tài

Đề tài có những đóng góp sau:
- Giới thiệu các đặc điểm tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản
lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đối với các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công
tác lƣu trữ cấp trung ƣơng, một số đơn vị sự nghiệp;
- Phản ánh thực tế thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành hiện
nay ở Việt Nam, những khó khăn, bất cập cần giải quyết. Trên cơ sở đó đánh giá
đƣợc những ƣu điểm, hạn chế về thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành của hệ thống các cơ quan;
- Đề xuất một số giải pháp về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành:
+ Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành, quan trọng nhất là Nghị định quy định lƣu trữ tài liệu chuyên ngành
+ Biên soạn tài liệu hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu chuyên ngành
+ Tổ chức hệ thống các lƣu trữ đơn vị sự nghiệp bảo quản nhiều tài liệu
lƣu trữ chuyên ngành quan trọng đối với quốc gia.
10


Những kết quả nghiên cứu này làm phong phú thêm lý luận về quản lý tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành, bổ sung bài giảng về lƣu trữ tài liệu chuyên ngành
cho sinh viên chuyên ngành lƣu trữ học các trƣờng đại học.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm có 3 chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành
Chƣơng 2. Thực trạng quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay
Chƣơng 3. Một số đề xuất, kiến nghị về thẩm quyền quản lý tài liệu
lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam

11


CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN NGÀNH
Để thực hiện đề tài này, trƣớc hết chúng ta cần hiểu đƣợc khái niệm tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành là gì và nội hàm thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành. Từ đó để xác định nội dung khảo sát thực tế về thẩm quyền quản
lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay.
1.1. Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành
1.1.1. Khái niệm tài liệụ lưu trữ chuyên ngành
Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành.
- Trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, xuất
bản năm 1992 định nghĩa “Tài liệu chuyên môn là tài liệu hình thành trong các
cơ quan thể hiện đặc điểm của một ngành hoặc một lĩnh vực chuyên môn”.
- Tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP năm 2013 quy định “Tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong q trình giải
quyết cơng việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của
cơ quan, tổ chức”.
- Trong cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thƣ –
Lƣu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, Nhà xuất bản Thông
tin và Truyền thông năm 2015 định nghĩa “Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là tài
liệu lƣu trữ của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chun mơn nghiệp vụ sâu
cần có chế độ quản lý riêng”.
Có thể thấy khái niệm về tài liệu lƣu trữ chuyên ngành hiện nay đang
đƣợc các nhà nghiên cứu quan tâm. Tuy nhiên, những khái niệm trên vẫn chƣa
thống nhất và gây khó khăn cho các cơ quan quản lý cũng nhƣ cơ quan có tài
liệu lƣu trữ chuyên ngành. Những nội dung chƣa thống nhất trong các khái niệm
trên:

12


- Tên gọi: Trong ba khái niệm trên, mỗi khái niệm có cách gọi khác nhau,
chƣa thống nhất, có khái niệm là “Tài liệu chuyên môn”, trong Nghị định
01/2013/NĐ-CP là “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ” và của tác giả PGS.TS
Dƣơng Văn Khảm là “Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành”.
- Nguồn gốc tài liệu: Trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam là “hình
thành trong các cơ quan”, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP là “hình thành trong
q trình giải quyết cơng việc”, theo PGS.TS Dƣơng Văn Khảm “của một số
ngành đặc biệt hoặc ngành có chun mơn nghiệp vụ sâu”. Có thể thấy ba định
nghĩa khác nhau đều nêu ba nguồn gốc hình thành khác nhau của tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành.
Mặt khác, ba khái niệm trên vẫn còn thiếu nội dung cơ bản của tài liệu lƣu
trữ chuyên ngành đó là chƣa nói về giá trị của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành:
Theo khái niệm trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam năm 1992 khơng nói về
giá trị của tài liệu chun mơn, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP có đề cập “để
phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”,
theo cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thƣ – Lƣu trữ
Việt Nam có nêu “cần có chế độ quản lý riêng”. Tuy nhiên, những giá trị của tài
liệu đƣợc nêu trong các khái niệm trên vẫn còn mơ hồ, chƣa đầy đủ và mang
tính chất khái quát.
Trên cơ sở nghiên cứu những khái niệm trên, chúng tôi đề xuất khái niệm
tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nhƣ sau “Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là tài liệu
có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn, kỹ thuật,
nghiệp vụ ở các cơ quan, tổ chức được lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học”.
Theo khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu đặc điểm của tài liệu lƣu trữ
chuyên ngành nhƣ sau:
Một là, nội dung của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành phản ánh các hoạt động

chuyên môn, nghiệp vụ đặc thù trong từng ngành, lĩnh vực. Ví dụ nội dung tài
13


liệu chuyên ngành khí tƣợng thủy văn sẽ là tài liệu khí tƣợng bề mặt (gồm nhiệt
độ, độ ẩm, áp suất,…), tài liệu hải văn (gồm mực nƣớc, độ mặn nƣớc biển, trạng
thái mặt biển,…)... Nội dung tài liệu chuyên ngành quản lý đất đai là tài liệu địa
chính,...
Hai là, hình thức của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành rất đa dạng, đƣợc thể
hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, trên các vật mang tin khác nhau,… khác
hẳn với những hình thức của tài liệu hành chính. Nếu nhƣ hình thức của tài liệu
hành chính là 32 loại văn bản (theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính) thì tài liệu lƣu trữ chun ngành có những hình thức khác nhƣ: bản
vẽ, bản tính tốn,… (ngành xây dựng), phiếu xét nghiệm, phiếu siêu
âm,…(ngành y),… . Ngoài vật mang tin là giấy, tài liệu lƣu trữ chun ngành
cịn đƣợc ghi thơng tin trên các vật mang tin nhƣ: phim ảnh, băng hình, đĩa hình,
mẫu vật,…. để lƣu trữ thông tin, thuận lợi cho quá trình khai thác sử dụng tài
liệu.
Ba là giá trị của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành thể hiện trên các mặt sau:
- Giá trị thực tiễn:
+ Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành có ý nghĩa trong việc phục vụ các công
việc chuyên môn hàng ngày, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức. Căn cứ vào những kết quả đƣợc thể hiện trên tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành, các nhà quản lý có thể đƣa ra những kết luận về chuyên môn để chỉ đạo,
quản lý hƣớng dẫn nghiệp vụ cho những đối tƣợng liên quan để đạt đƣợc mục
đích, kết quả hoạt động chun mơn cao nhất. Dựa trên những nội dung đƣợc
thể hiện trong tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, các nhà quản lý hoặc các cơ quan
có thẩm quyền có thể xác định đƣợc trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có
liên quan để tiến hành thẩm tra kết luận sự việc, kỷ luật hoặc khen thƣởng. Ví dụ

đối với ngành tịa án, căn cứ vào tài liệu chun ngành tịa án, có thể thấy những
vụ việc nào đƣợc xử đúng ngƣời đúng tội hoặc bị oan sai, đối với những vụ việc
14


bị oan sai sẽ đƣợc xử lại, đem đến sự công bằng cho ngƣời dân. Vụ án oan sai
của ông Nguyễn Thanh Chấn (Bắc Giang) là vụ án điển hình trong những năm
gần đây về oan sai. Bằng những tài liệu, hồ sơ về vụ án, ông Nguyễn Thanh
Chấn đã đƣợc minh oan sau 10 năm ngồi tù và đƣợc bồi thƣờng 7,2 tỉ đồng, hai
cán bộ gây oan sai cho ông Chấn cũng đã bị xử phạt theo quy định. Có thể thấy,
những bằng chứng đƣợc thể hiện trong hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ đã
giúp cho các vụ án đƣợc xử đúng ngƣời đúng tội, tạo nên lòng tin cho nhân dân.
+ Tài liệu lƣu trữ địa chính là một loại tài liệu chuyên ngành quản lý đất
đai. Tài liệu lƣu trữ địa chính là cơng cụ đắc lực giúp các nhà quản lý xác định
chủ sở hữu, giá trị quyền sử dụng và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
cho các cá nhân, gia đình và tổ chức. Hiện nay, có rất nhiều các vụ án tranh chấp
đất đai gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng. Căn cứ vào những bản đồ địa chính
đƣợc lƣu giữ, bảo quản, các cơ quan chức năng đã xác định quyền sở hữu thuộc
về cá nhân, gia đình nào và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để họ đƣợc
sử dụng đất hợp pháp.
+ Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành khí tƣợng thủy văn là cơ sở để đánh giá
về ảnh hƣởng của khí hậu, từ đó đƣa ra biện pháp quản lý và phòng ngừa hiệu
quả, giảm thiểu thiệt hai do thiên tai gây ra.
+ Sử dụng tài liệu chun ngành tài chính – kế tốn là cơ sở để hiểu đƣợc
doanh số, lợi nhuận, mức sống của ngƣời lao động trong các doanh nghiệp.
- Giá trị lịch sử:
+ Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc sử dụng nhƣ một nguồn sử liệu để
nghiên cứu lịch sử hoạt động của từng ngành, từng lĩnh vực. Dựa trên những
nguồn sử liệu đó, các nhà nghiên cứu có thể tổng kết những quy luật vận động
và phát triển chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên ngành khoa học trong các

thời kỳ lịch sử khác nhau. Từ đó, các ngành đề ra những biện pháp phổ biến
kinh nghiệm tốt phát triển chuyên ngành, khắc phục những sai sót.

15


- Giá trị khoa học: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc các nhà khoa học
sử dụng để chứng minh sự vận động, phát triển của các sự vật, hiện tƣợng trong
tự nhiên và xã hội. Ví dụ: Những thơng tin đƣợc phản ánh trong các tài liệu lƣu
trữ chuyên ngành ngành khí tƣợng thủy văn cũng là một ví dụ tiêu biểu cho giá
trị khoa học của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Căn cứ vào những thông tin của
tài liệu, các nhà khoa học có thể nghiên cứu đƣợc khả năng ảnh hƣởng của khí
hậu tới một địa điểm nào đó trong hiện tại và định hƣớng các năm tiếp theo. Từ
đó đƣa ra các quy luật vận động của khí hậu, thời tiết và đề ra biện pháp phịng
tránh.
Tài liệu lƣu trữ hành chính và tài liệu lƣu trữ chun ngành ngồi những
điểm giống nhau cịn có những điểm khác nhau nhƣ sau:
So sánh

Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành

Tài liệu lƣu trữ hành chính

Nội dung

Phản ánh các hoạt động chuyên Phản ánh hoạt động về quản
môn, nghiệp vụ đặc thù trong lý nhà nƣớc trên các mặt
từng ngành, từng lĩnh vực

chính trị, kinh tế, văn hóa,

qn sự,….

Hình thức

Chủ yếu là tài liệu pháp lý, Chủ yếu là Hiến Pháp, Luật,
thuyết minh cơng trình, các bản Nghị định, Thông tƣ,…
vẽ thiết kế kỹ thuật, tài liệu phim,
ảnh, bản đồ, đĩa cứng, đĩa
mềm,…

Bảo quản

Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành có Tài liệu lƣu trữ hành chính
nhiều kích thƣớc và hình dáng thơng thƣờng chỉ có khổ A4
khác nhau nên bìa, hộp và giá nên giá và hộp đựng tài liệu
đựng tài liệu cần phải theo kích này cũng chỉ có một loại.
thƣớc của giấy để tránh làm mất
tính chính xác của tài liệu.

16


1.1.2. Phân loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành
- Mục đích phân loại tài liệu lƣu trữ chuyên ngành: Nhằm xác định và
phân biệt rõ các đặc điểm của từng nhóm tài liệu lƣu trữ chuyên ngành; Tạo
thuận lợi cho công tác tổ chức khoa học tài liệu (thu thập, bổ sung, phân loại,
xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức cơng cụ tra tìm),…
- Căn cứ vào nội dung, giá trị và đặc điểm tài liệu lƣu trữ chuyên ngành,
có thể phân thành 4 loại:
Loại 1: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành liên quan mật thiết tới an ninh quốc

gia, bao gồm tất cả tài liệu của ngành quốc phịng, cơng an và ngoại giao. Tài
liệu của ba ngành này là khối tài liệu đặc thù đƣợc quản lý chặt chẽ. Trong khối
tài liệu này, hầu hết văn bản đều đƣợc bảo quản theo chế độ mật vì có giá trị rất
quan trọng trong an ninh quốc phòng, bảo vệ chủ quyền quốc gia. Đây là nhóm
tài liệu hình thành trong những cơ quan quan trọng, liên quan đến sự an toàn của
quốc gia, mối quan hệ với các nƣớc trong khu vực và thế giới. Khối tài liệu này
đƣợc phân cấp quản lý theo từng ngành, hầu nhƣ chƣa đƣợc nộp về lƣu trữ lịch
sử để bảo quản theo quy định.
Loại 2: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành phản ánh hoạt động chuyên môn
sản sinh tại hầu hết các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp,
doanh nghiệp. Đó là tài liệu hoạt động xây dựng cơng trình, tài liệu hoạt động kế
tốn. Đây là khối tài liệu đƣợc hình thành với khối lƣợng rất lớn trong các cơ
quan tổ chức. Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của loại này đƣợc sự quản lý của
liên ngành, Bộ Nội vụ và các bộ liên quan. Ví dụ nhƣ tài liệu lƣu trữ chuyên
ngành kế tốn thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ.
Loại 3: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành chủ yếu sản sinh trong các đơn vị sự
nghiệp của các ngành bao gồm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của các ngành
nhƣ: tòa án, viện kiểm sát, bảo hiểm xã hội, y tế, văn hóa, giáo dục... Thẩm
quyền quản lý khối tài liệu này chủ yếu do các bộ chủ quản và Bộ Nội vụ.

17


Loại 4: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành sản sinh tại ngành tài nguyên và
môi trƣờng, khoa học và công nghệ. Trong đó, tài liệu chun ngành tài ngun
và mơi trƣờng gồm tài liệu khí tƣợng thủy văn, đo đạc bản đồ, địa chất, khống
sản và địa chính. Loại tài liệu này có giá trị thực tiễn, khoa học lâu dài đối với
nhiều ngành kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng.
1.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành
1.2.1. Khái niệm về thẩm quyền

Hiện nay khái niệm về thẩm quyền có nhiều định nghĩa khác nhau. Theo
Từ điển Luật học của Viện Khoa học Pháp lý – Bộ Tƣ pháp, do Nhà xuất bản Tƣ
pháp phối hợp với Nhà xuất bản Từ điển bách khoa xuất bản năm 2006 định
nghĩa “Thẩm quyền là tổng hợp các quyền và nghĩa vụ hành động, quyết định
của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống bộ máy nhà nƣớc do pháp luật quy
định”. Đây là khái niệm phù hợp với nội dung của luận văn.
Thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc tác giả xác định
gồm 2 nội dung là thẩm quyền quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tài liệu chuyên
ngành và thẩm quyền trực tiếp quản lý bảo quản tài liệu lƣu trữ chuyên ngành.
- Nội dung thẩm quyền quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tài liệu chuyên
ngành gồm:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu
lƣu trữ chuyên ngành;
+ Thẩm quyền về ban hành văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ đối với
tài liệu lƣu trữ chuyên ngành;
+ Thẩm quyền về thành lập, tổ chức, quy định chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn cho cơ quan quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành;
+ Thẩm quyền về kiểm tra, thanh tra hoạt động về lƣu trữ tài liệu chuyên
ngành;
+ Thầm quyền về khen thƣởng, kỷ luật.
18