Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân, Bộ Công an : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

đại học quốc gia hà nội
Tr-ờng Đại học khoa học xã hội và nhân văn
------------***------------

Đàm Thị Lan Anh

hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản
tại Tổng cục xây dựng lực l-ợng Công an nhân dân,
Bộ công an

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: L-u trữ học
Mã số: 60 32 24

Ng-ời h-ớng dẫn khoa học: GS TSKH Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội-2010


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản, là phƣơng tiện chủ yếu phục
vụ cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Đây là phƣơng tiện quan
trọng đƣợc dùng để ban hành chủ trƣơng, chính sách; xây dựng chƣơng trình,
kế hoạch công tác; chỉ đạo, điều hành thực hiện; báo cáo tình hình; đề đạt ý
kiến lên cấp trên; trao đổi công việc giữa các cơ quan… Văn bản cũng là cơ
sở pháp lí để giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo
cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức đƣợc nhịp nhàng, thông suốt.
Trong hoạt động quản lí của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản
là một công việc quan trọng và mang tính chất thƣờng xuyên. Một văn bản
đƣợc ban hành sẽ là sản phẩm phản ánh kết quả lao động, là thƣớc đo trình độ
chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của một tập thể

hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan. Văn bản ban hành có chất
lƣợng sẽ nâng cao uy tín của cơ quan và lãnh đạo cơ quan nói chung, của cán
bộ soạn thảo nói riêng; sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung của
văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ, nâng cao chất lƣợng
hồ sơ nộp vào lƣu trữ. Ngƣợc lại, văn bản ban hành không đảm bảo yêu cầu
đề ra chẳng những sẽ ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động của cơ quan mà còn
gây tổn hại đến uy tín của cơ quan, lãnh đạo cơ quan và cán bộ viên chức;
hình thức và nội dung của văn bản không thống nhất, gây khó khăn cho công
tác lập hồ sơ, làm giảm chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ.
Tuy nhiên, soạn thảo văn bản là một công việc không đơn giản, có nhiều
yêu cầu tỉ mỉ. Vì vậy, để văn bản ban hành có chất lƣợng, thì cán bộ soạn thảo
ngoài việc nắm chắc kiến thức về chuyên môn, còn phải nắm vững và biết
cách vận dụng các kiến thức và kĩ năng nhƣ: các yêu cầu về soạn thảo văn
bản, phƣơng pháp thu thập thông tin và xử lí thông tin, xây dựng đề cƣơng và
bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, văn phong đối với các loại văn

5


bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Ngoài ra, còn phải tuân thủ các quy tắc do
các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản
nhƣ các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí,
đóng dấu văn bản … Tất cả các công việc trên gọi là kĩ thuật soạn thảo văn
bản, nghĩa là văn bản muốn có chất lƣợng, đảm bảo yêu cầu đề ra đòi hỏi
phải có kĩ thuật soạn thảo và cần phải đƣợc chuẩn hoá. Hiện nay, khi mà
Đảng và Nhà nƣớc ta đang thực hiện cải cách hành chính thì chuẩn hoá văn
bản, nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản là yêu cầu tất yếu để tạo nên sự
thống nhất về hình thức và nội dung; nâng cao chất lƣợng của văn bản.
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân (sau đây gọi tắt là
Tổng cục) là cơ quan trực thuộc Bộ trƣởng Bộ Công an, có trách nhiệm thống

nhất, quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân
(CAND), nhằm xây dựng lực lƣợng CAND là một lực lƣợng vũ trang, chính
quy, tinh nhuệ và từng bƣớc hiện đại. Với chức năng, nhiệm vụ trên, cũng
nhƣ nhiều cơ quan, tổ chức khác trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan
nhà nƣớc, Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND đã ban hành rất nhiều văn
bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong quá trình soạn thảo
văn bản, Tổng cục đã căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn nhƣ: Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn
thƣ; Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản và gần đây là Luật số 17/2008/QH12, về việc ban hành văn
bản quy phạm pháp luật, đƣợc Quốc hội khoá 12, kì họp thứ ba công bố ngày
03 tháng 6 năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009 … Do đó, việc
soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục nhìn chung đã có nhiều tiến bộ.
Cụ thể, chất lƣợng văn bản đã đƣợc nâng cao, văn bản ban hành đúng thẩm
quyền, đúng thể thức, không có tình trạng văn bản không có chữ kí của ngƣời
có thẩm quyền, không có ngày tháng, năm; văn bản ban hành đã bám sát với
yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu… Tuy

6


nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, trong công tác soạn thảo văn bản còn
một số vấn đề chƣa thống nhất cần đƣợc nghiên cứu nhƣ: cách trình bày tên
cơ quan ban hành văn bản, cách lựa chọn tên loại văn bản, cách bố cục nội
dung văn bản, cách viết hoa trong văn bản, sử dụng từ ngữ, đặc biệt còn nhiều
văn bản sai về thể thức và kĩ thuật trình bày… Mặt khác, cán bộ làm công tác
soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND lại chủ yếu là tốt
nghiệp các trƣờng Công an (CA), chƣa đƣợc bồi dƣỡng kiến thức về kĩ thuật
soạn thảo nên còn gặp khó khăn, nhất là đối với cán bộ trẻ mới ra trƣờng. Vì

vậy, để góp phần nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản tại Tổng cục cần có
sự nghiên cứu, tìm rõ nguyên nhân và đƣa ra giải pháp. Xuất phát từ thực tế
đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục
Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” để nghiên cứu làm
luận văn Thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu của đề tài.
Nghiên cứu những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản và yêu
cầu phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực
lƣợng CAND, Bộ Công an. Trên cơ sở khảo sát thực tế luận văn sẽ nêu lên
những ƣu điểm, tồn tại về kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục. Từ đó, đƣa
ra các giải pháp góp phần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt
động quản lí tại Tổng cục đƣợc tối ƣu hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: nghiên cứu thẩm quyền ban hành văn bản, quy
trình soạn thảo văn bản, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ngôn ngữ văn
phong của văn bản.
- Phạm vi nghiên cứu và khảo sát: văn bản do Tổng cục Xây dựng lực
lƣợng CAND soạn thảo rất nhiều, do điều kiện nghiên cứu và thời gian có
hạn, nên phạm vi nghiên cứu và khảo sát của luận văn chỉ tập trung nghiên
cứu về hệ thống văn bản hành chính thông thƣờng từ năm 2005 đến nay, do

7


các đơn vị (X12, X13, X14, X15, X24, X33, X21, X25) trực thuộc Tổng cục
Xây dựng lực lƣợng CAND chủ trì soạn thảo (trừ các Trƣờng CA).
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Theo yêu cầu của đề tài, luận văn sẽ chú ý làm rõ các vấn đề sau:
- Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực
lƣợng CAND, Bộ Công an.

- Hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công
an soạn thảo.
- Kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc áp dụng tại Tổng cục Xây dựng lực
lƣợng CAND, Bộ Công an.
- Nhận xét các ƣu điểm, tồn tại, đề xuất các vấn đề cần hoàn thiện về kĩ
thuật soạn thảo văn bản do Tổng cục chủ trì.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về lĩnh vực quản lí hành chính nhà nƣớc nói chung và công
tác công văn giấy tờ nói riêng có thể kể đến một số tác phẩm nhƣ: Văn bản
quản lí nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của
Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền; Văn bản quản lí Nhà nước thời Nguyễn của
PGS, TS Vũ Thị Phụng, khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lí luận và thực tiễn công tác văn thư,
PGS Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia 2005); Soạn thảo
và xử lí văn bản quản lí nhà nước (tái bản lần thứ tƣ), GS TSKH Nguyễn Văn
Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia năm 2006); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn
bản, Luật gia Nguyễn Văn Thông (Nxb Thống kê năm 2001); Hướng dẫn kĩ
thuật nghiệp vụ hành chính, Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân
Lam, Bùi Xuân Lự (Nxb Thống kê năm 2003). Ngoài ra, còn có một số loại
sách chuyên khảo nhƣ: Xây dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước, Tạ
Hữu Ánh (nhà xuất bản Lao động 1996); Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho

8


cán bộ lãnh đạo, quản lí và công chức văn phòng, PTS Nguyễn Minh
Phƣơng, Thạc sĩ Trần Hoàng (nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, 1997).
Trong mục nghiên cứu, trao đổi và thực tiễn kinh nghiệm trên Tạp chí
Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam cũng có nhiều bài viết nhƣ: Thể thức văn bản và
thể thức văn bản quản lí nhà nước, một số vấn đề lí luận và thực tiễn của PGS

Vƣơng Đình Quyền (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2004). Một số
vấn đề cần giải quyết khi áp dụng các quy định hiện hành về thể thức văn bản
của Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 12/2006). Kĩ
thuật trình bày văn bản ở Uỷ ban nhân dân các quận, huyện tại Thành phố
Hồ Chí Minh, thực trạng và một số đề xuất của Nguyễn Công Quyền (Tạp chí
Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 9/2007); Một số ý kiến về thể thức văn bản của
Hội đồng nhân dân của Nguyễn Hải Long (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam số 2/2009). Công tác soạn thảo văn bản trong quân đội, một số lỗi
thường gặp và những đề xuất của Chu Văn Lộc (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ
Việt Nam số 8/2007)...
Liên quan đến đề tài văn bản đã có một số luận văn Thạc sĩ nhƣ: “Bước
đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ ở Việt Nam”,
của Lê Thị Nguyệt Lƣu, “Nghiên cứu chuẩn hoá thể thức văn bản của các
doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của Phạm Hồng Duy, “Văn phong trong
văn bản quản lí của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt
Nam” của Đỗ Thị Thanh Nhƣ …
Tuy nhiên, vấn đề “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục
Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” là một đề tài mới và
chƣa có công trình khoa học nào nghiên cứu.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài, tôi đã vận dụng các phƣơng pháp nghiên cứu:
phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, khảo sát … Phƣơng pháp khảo
sát đƣợc vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài.

9


Những thông tin thu đƣợc qua phƣơng pháp này và các nguồn tài liệu tham
khảo sẽ đƣợc xử lí một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng phƣơng pháp phân
tích tổng hợp. Ngoài ra, trong đề tài đã vận dụng một số phƣơng pháp nghiên

cứu khác nhƣ phƣơng pháp hệ thống, phƣơng pháp phân tích chức năng…
Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều đƣợc phân tích, đánh giá, nhìn nhận
dựa trên những quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác
Lênin, đƣợc cụ thể hoá thành nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử,
nguyên tắc tổng hợp.
7. Đóng góp của luận văn
- Xác định sự cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản
tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu
của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ, chiến sĩ làm công tác soạn thảo
văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an.
8. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1. Những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản
Chƣơng 2. Kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng
CAND, Bộ Công an
Chƣơng 3. Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng
lực lƣợng CAND, Bộ Công an.

10


NỘI DUNG
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
1.1. Một số khái niệm.
1.1.1. Kĩ thuật soạn thảo văn bản
- Kĩ thuật [36, tr.494]
+ Là tổng thể nói chung những phƣơng tiện và tƣ liệu hoạt động của con

ngƣời, đƣợc tạo ra để thực hiện quá trình sản xuất và phục vụ các nhu cầu phi
sản xuất của xã hội nhƣ kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại...
+ Là tổng thể nói chung những phƣơng pháp, phƣơng thức sử dụng
trong một lĩnh vực hoạt động nào đó của con ngƣời nhƣ kĩ thuật cấy lúa, kĩ
thuật cắt, tỉa cảnh.
+ Là tính từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao nhƣ cầu thủ đi bóng
rất kĩ thuật, một giọng hát có kĩ thuật.
- Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản nhƣ soạn thảo
văn bản.
- Văn bản [36, tr.1084]
+ Là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thƣờng để lƣu lại thông
tin văn bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước.
+ Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ
thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn
văn bản hành chính.
- Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm
cả yếu tố kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản. Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm
khác nhau về kĩ thuật soạn thảo văn bản:

11


+ “Kĩ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong
quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn
thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình là những đòi
hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo
văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản” [24, tr.35].
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây
dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản. Toàn bộ

những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả
về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phù
hợp với mục đích của chủ đề ban hành. Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một
số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành:
Thứ nhất, gồm những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan
nhà nƣớc trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản. Tuỳ thuộc vào
mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thể đƣợc quy định
bằng những quy phạm pháp luật. Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật,
Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền đƣợc trình dự án Luật
trƣớc Quốc hội là Chủ tịch nƣớc, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân
tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện
Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành
viên của Mặt trận. Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết
thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã đƣợc Quốc hội thông qua. Đó
là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn
thảo văn bản.
Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Ở nghĩa
hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thƣờng đƣợc hiểu ở nghĩa này. Ngƣời cán bộ
soạn thảo trƣớc tiên phải là ngƣời am hiểu lĩnh vực văn bản nói đến, có

12


chuyên môn nghiệp vụ. Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản,
ngôn ngữ thể hiện tƣơng ứng với hình thức tên gọi của văn bản. Giá trị của
văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật
chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn
thảo. Ngƣời soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm đƣợc tích luỹ trong quá
trình soạn thảo trƣớc “trăm hay không bằng tay quen”. Ngƣời mới bắt tay vào

việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của ngƣời đã soạn thảo trƣớc. Những
quy tắc, những đòi hỏi này thƣờng chỉ đƣợc thừa nhận trong thực tiễn không
mấy khi đƣợc quy định thành pháp luật.
+ “Là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ
năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn
bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [30, tr. 172].
+ “Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan
và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn,
thông qua, ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn
bản đó” [26, tr.4]...
Tuy nhiên, phải khẳng định là kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc xây dựng
trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn
và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, mà còn ở một
số ngành khoa học khác. Nhƣng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và
nguồn gốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Bên cạnh những quy tắc
hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kể đến những quy
tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đƣờng kinh nghiệm. Trong khi thừa
nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng
phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân
của ngƣời chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản. Kĩ thuật soạn thảo văn
bản đƣợc xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn. Nhƣng
những tri thức đó có đƣợc vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít

13


phải thông qua con ngƣời và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia.
Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra đƣợc
những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo
những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của ngƣời

khác, cũng nhƣ những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản.
Từ các khái niệm trên có thể hiểu:
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu về
soạn thảo văn bản nhƣ phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề
cƣơng và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại
văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn
bản, nhƣ các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt,
kí, đóng dấu văn bản … Ngoài ra, là những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kĩ
thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn
bản khác nhƣ văn học, sáng tác nghệ thuật. Kĩ thuật này nhằm làm cho ngƣời
nhận văn bản hiểu đƣợc mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách
nhanh nhất và chính xác nhất, để có những hoạt động phù hợp với mục đích
của việc ban hành văn bản. Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận
duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhƣng cùng
chung một mục đích của ngƣời ban hành. Do đó, muốn cho hoạt động của các
chủ thể khác nhau có đƣợc những hành vi hoạt động đồng loạt nhƣ nhau, buộc
những chủ thể đó phải có nhận thức nhƣ nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài
ra, vẫn còn phải lƣu lại văn bản để làm bằng chứng trong tƣơng lai. Vì vậy, để
nâng cao chất lƣợng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất
định.
1.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản

14


Để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lƣợng, đạt đƣợc mục đích yêu cầu
đề ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học. Có một số
khái niệm về quy trình soạn thảo văn bản nhƣ:

- “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành
chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban
hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt
động của mình” [18, tr. 86].
- “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các
công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành”
[30, tr. 192].
- “Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước kể
từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản. Việc bố trí các
bước sao cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt
được mục tiêu đặt ra. Đồng thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước
sau và kết quả bước sau chứng minh sự cần thiết của bước trước” [26, tr. 4].
Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là
các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản. Các bƣớc
này đồng thời cũng là kế hoạch của ngƣời soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế
hoạch chung của ngƣời soạn thảo. Đối với những cán bộ mới vào nghề, các
bƣớc tiến hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết. Sau khi kết thúc
mỗi một bƣớc tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp. Đối với
những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự
các bƣớc tiến hành soạn thảo có thể không cần thiết nhƣng vẫn phải đảm bảo
các bƣớc theo đúng quy định. Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công
dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình
soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình
soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống
nhau. Tuy nhiên, việc xác định một quy trình chuẩn là hết sức cần thiết, nhằm

15


trật tự hoá công tác này. Hiện nay, trong soạn thảo văn bản, mới chỉ có quy

trình chuẩn đối với văn bản quy phạm pháp luật đƣợc quy định tại Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, còn các loại văn bản hành chính
thông thƣờng, hầu hết đƣợc xây dựng và ban hành theo các yêu cầu của hoạt
động thực hiện của cơ quan, đơn vị. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
có thể đƣợc trình bày ngắn gọn trong điều lệ ban hành và quản lí văn bản của
cơ quan.
1.1.3. Thể thức văn bản
Văn bản có rất nhiều thể loại: Nghị định, Thông tƣ, Quyết định, Công
văn, Báo cáo, Kế hoạch .... Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác
nhau, thể hiện đặc điểm riêng của mỗi loại văn bản. Nghị định có thể thức và
bố cục khác Thông tƣ, Biên bản khác với Nghị quyết và Nghị quyết khác với
Công điện ... Tuy nhiên, giữa chúng có những điểm chung tạo thành thể thức
văn bản. Thể thức này giúp ta phân biệt sự khác nhau giữa văn bản với các tác
phẩm, hay ấn phẩm khác: văn, thơ, kịch, nhạc, hoạ, sách, báo ... Có nhiều
định nghĩa hoặc giải thích về thể thức văn bản nhƣ:
- “Thể thức văn bản quản lí nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc
phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật. Các yếu tố đó được quy định khác nhau ở từng thể loại văn bản,
nhưng có những yếu tố bắt buộc ở văn bản nào cũng phải có” [14, tr. 27].
- “Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm
bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lí và được sử dụng thuận lợi trước mắt
cũng như lâu dài trong hoạt động quản lí của cơ quan” [24, tr. 57].
- “Toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: tiêu
đề, tác giả, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ kí,
dấu cơ quan, nơi nhận, mức độ mật, khẩn (nếu có), được trình bày theo các
quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lí
và giá trị thực tiễn của mỗi văn bản” [15, tr. 77].

16

- “Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản
nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí và sử dụng được thuận lợi
trong quá trình hoạt động của cơ quan” [18, tr. 102].
- “Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình
bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan
có thẩm quyền quy định” [30, tr. 131].
- “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn
bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư” [5, tr. 2].
Từ các định nghĩa trên về thể thức văn bản có thể hiểu:
Thứ nhất, thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối
với một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này thì văn bản
đƣợc xem nhƣ không hợp thức, việc truyền đạt các quyết định quản lí sẽ
không có hiệu quả. Theo quy định hiện hành, thể thức văn bản bao gồm: quốc
hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu văn bản; địa danh và ngày
tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung
văn bản; chữ kí của ngƣời có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận. Ngoài ra, ở
một số văn bản còn có một số thành phần nhƣ dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ
mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản.
Thứ hai, các thành phần của văn bản phải đƣợc trình bày theo một cách
thức thống nhất nhƣ khổ giấy A4 kích thức 210 x 297 mm, phông chữ, cỡ
chữ, kiểu chữ theo quy định.
Thứ ba, thể thức của một thể loại văn bản phải do cơ quan có thẩm
quyền có liên quan quy định, nhƣ thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo
Hƣớng dẫn số 01-HD/VPTW, ngày 02/02/1998 về thể thức văn bản của Đảng,

17

còn thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức ... thực hiện theo Thông tƣ liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
– Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

1.2. Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản
1.2.1. Văn bản ban hành phải có mục đích:
Văn bản ban hành dƣới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trƣơng,
chính sách, chƣơng trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự
việc cụ thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do vậy, văn
bản phải có mục đích rõ ràng, nghĩa là nội dung văn bản phải xoay quanh một
chủ đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Yêu
cầu này đòi hỏi khi soạn thảo văn bản phải xác định rõ mục đích ban hành,
mục tiêu và giới hạn của nó. Hay nói cách khác, phải trả lời đƣợc câu hỏi:
Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề
đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hƣớng cơ bản cho cả quá
trình soạn thảo mà ngƣời thảo, ngƣời tham gia góp ý kiến và ngƣời duyệt, kí
văn bản đều phải lấy đó làm căn cứ chủ yếu để xem xét văn bản soạn thảo có
đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra hay không.
1.2.2. Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền (đảm bảo tính hợp
hiến, hợp pháp):
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Hiến pháp là đạo luật cơ bản, làm
nền tảng, các văn bản dƣới Luật khác nhƣ Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ,
Chỉ thị, Quyết định ... có chức năng giải thích, hƣớng dẫn, quy định chi tiết
việc thi hành. Muốn văn bản của các cơ quan nhà nƣớc ban hành đƣợc thống
nhất, đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh thì văn bản ban hành phải đảm bảo
tính hợp hiến và hợp pháp. Nghĩa là, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền,
nội dung văn bản không đƣợc trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các

18


quy định của cấp trên. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lí nhà nƣớc đƣợc
xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung.
* Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ đƣợc phép sử
dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc
ban hành văn bản. Theo quy định hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản
(Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008) thì Quốc hội ban hành
Hiến pháp, Luật, Nghị quyết; Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Pháp
lệnh, Nghị quyết; Chủ tịch nƣớc ban hành Lệnh, Quyết định; Chính phủ ban
hành Nghị định; Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quyết định; Hội đồng thẩm
phán Toà án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết; Chánh án Toà án nhân
dân tối cao, Viện trƣởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trƣởng, Thủ
trƣởng Cơ quan ngang Bộ ban hành Thông tƣ ...
* Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ đƣợc phép ban
hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật, chủ thể
đó có thẩm quyết giải quyết.
- Đúng thẩm quyền về nội dung là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của
văn bản. Nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm
quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã đƣợc pháp luật quy định. Chẳng
hạn nhƣ: theo phân cấp quản lí cán bộ của Bộ Công an thì Tổng cục trƣởng
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND có quyền quyết định thăng cấp, nâng
lƣơng đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Trung tá. Nếu Tổng cục trƣởng
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND lại quyết định thăng cấp, nâng lƣơng
đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Thƣợng tá, Đại tá là trái quy định,
không đúng thẩm quyền.
- Đúng thẩm quyền về nội dung còn có nghĩa là nội dung văn bản không
đƣợc trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên.
Mục đích là để đảm bảo kỷ cƣơng phép nƣớc, làm cho chủ trƣơng, chính

sách, pháp luật của Nhà nƣớc đƣợc thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất.

19


Đồng thời, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ
quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ
quan tuỳ tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa
trên cơ sở pháp luật của nhà nƣớc và quy định của cơ quan cấp trên, đặt “lệ
làng” lên trên phép nƣớc.

1.2.3. Văn bản ban hành phải chính xác và khoa học
Sự chính xác và khoa học của một văn bản đƣợc thể hiện ở hai mặt: hình
thức văn bản và nội dung văn bản.
* Về hình thức văn bản: phải thể hiện đầy đủ và trình bày đúng các thành
phần thể thức đã đƣợc các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Thông tƣ liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
– Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
nhƣ: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản; địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ kí của ngƣời có thẩm
quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận. Ngoài ra, một số văn bản còn có
dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, địa chỉ
trên mạng (Website), số điện thoại, số Telex, số Fax, các chỉ dẫn về phạm vi
lƣu hành nhƣ “trả lại sau khi họp”, “xem xong trả lại”, “lƣu hành nội bộ”, “dự
thảo”, “dự thảo lần ...”, kí hiệu ngƣời đánh máy, số lƣợng bản phát hành, phụ
lục kèm theo, số trang.
* Về nội dung văn bản: sự chính xác về nội dung và cách bố cục nội dung
văn bản khoa học có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng của văn bản.
Thứ nhất, nội dung của văn bản phải thể hiện đƣợc mục đích của việc ban

hành văn bản. Văn bản phải thể hiện đúng đắn thực tế khách quan. Thực tế
khách quan của văn bản đƣợc thể hiện đối với từng loại văn bản nhƣ:

20


- Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về pháp luật, chủ
trƣơng, chính sách, chƣơng trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh
đạo và quản lí thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh
thực tế, với quy luật phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết hài hoà
giữa lợi ích của nhà nƣớc và lợi ích của quần chúng nhân dân. Nội dung văn
bản đáp ứng đƣợc yêu cầu này sẽ có tính khả thi cao và mang lại kết quả tốt.
Ngƣợc lại, nếu các quyết định quản lí ban hành không thể hiện đúng đắn thực
tế khách quan, mang tính chủ quan, duy ý chí của cá nhân hoặc tập thể lãnh
đạo, hay vì lợi ích của một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn
bản đó sẽ bị hạn chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của nhà nƣớc
hoặc gây khó khăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân nhất là đối với việc
soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật nhƣ Luật, Pháp lệnh, Nghị định ...
thì cần phải chính xác, theo đúng quy trình, quy định của Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật.
- Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết, tổng kết công tác hoặc văn
bản có nội dung đề nghị, kiến nghị, trả lời ... thì phải nêu đúng tình hình thực
tế, không đƣợc thêm bớt, bịa đặt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các
thông tin và số liệu đƣa vào văn bản phải qua xử lí nghiêm túc, đảm bảo tính
chính xác và đầy đủ, các ý kiến đề xuất và kết luận phải có cơ sở khoa học và
thực tế. Nếu văn bản ban hành đạt đƣợc điều đó, sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan
hoặc cơ quan hữu quan và ngƣời có trách nhiệm theo dõi, giải quyết nhận
thức đƣợc đầy đủ, đúng đắn thực chất của vấn đề, sự việc đề cập trong văn
bản, từ đó đề ra các quyết định quản lí đúng đắn, hợp lí. Ngƣợc lại, nếu nội
dung không đảm bảo chính xác sẽ gây nên những sai lầm, thiếu sót trong việc

ra quyết định cũng nhƣ xử lí công việc cụ thể có liên quan.
Thứ hai, nội dung của văn bản phải rõ ràng, chính xác, không để ngƣời
đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.

21


Thứ ba, bố cục nội dung của văn bản phải khoa học: những vấn đề đƣợc
nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa
học, có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn. Nội dung thông tin
đƣợc sắp xếp theo trình tự hợp lí, lôgíc. Các ý không trùng lặp, thừa, tản mạn
hay vụn vặt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành, thi
hành. Sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn có tính khoa học,
chuẩn xác. Bố cục nội dung văn bản chặt chẽ theo chủ đề, các phần, các ý, các
câu liên kết với nhau tạo thành một thể thống nhất.
1.2.4. Văn bản ban hành phải bảo đảm những yêu cầu về ngôn ngữ
và văn phong hành chính
- Về ngôn ngữ: văn bản hành chính là công cụ đƣợc dùng để truyền đạt
chủ trƣơng, chính sách, pháp luật và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà
nƣớc và các cơ quan, tổ chức khác. Do vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn
bản này đƣợc gọi là ngôn ngữ hành chính, thuộc loại ngôn ngữ viết, đƣợc thể
hiện theo những chuẩn mực của văn viết.
- Về cách hành văn (văn phong): chất lƣợng của một văn bản hành chính
phụ thuộc rất nhiều vào việc sử dụng từ ngữ và cách hành văn. Trong một văn
bản hành chính, nếu sử dụng từ ngữ chuẩn mực và có cách viết thích hợp sẽ
góp phần truyền đạt thông tin đƣợc chính xác, dễ hiểu và thể hiện đƣợc mục
đích của việc ban hành văn bản đó. Văn bản hành chính gồm nhiều loại với
tính chất và công dụng khác nhau. Do vậy, câu văn và lời văn cũng có những
khác biệt nhất định. Chẳng hạn: đối với văn bản quy phạm pháp luật đề ra các
quy tắc xử sự chung, để điều tiết quan hệ xã hội về một lĩnh vực thì một mặt

nào đó, từ ngữ phải chính xác, ý tứ phải rõ ràng, thể hiện sự khách quan và vô
tƣ; đối với văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dƣới thi hành thì câu văn cần
dứt khoát, rõ ràng, lời văn cần trang trọng, nghiêm túc; đối với văn bản ban
hành với mục đích trao đổi công việc, phản ánh tình hình, đề đạt ý kiến,

22


nguyện vọng với cấp trên thì câu văn cần mạch lạc, ý tứ rõ ràng, lời lẽ phải
thể hiện sự khiêm tốn, lịch sự.
1.3. Vai trò của kĩ thuật soạn thảo văn bản đối với việc nâng cao
chất lượng văn bản.
1.3.1. Đảm bảo tính thống nhất và chuẩn mực trong việc soạn thảo
ban hành văn bản
Văn bản quản lí là phƣơng tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí
của bộ máy nhà nƣớc, chứa đựng các thông tin về chủ trƣơng, chính sách, luật
pháp, tiêu biểu cho quyền lực và sự quản lí thống nhất của nhà nƣớc. Do đó,
kĩ thuật soạn thảo văn bản tốt, sẽ góp phần chuẩn hoá văn bản, tạo nên sự
thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với
các loại văn bản đƣợc ban hành, từ đó, góp phần tạo lập một nền nếp cần thiết
trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan.
1.3.2. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính
thẩm mĩ của văn bản:
Nếu văn bản đƣợc soạn thảo theo đúng thể thức, nhất là đối với những
loại văn bản đã đƣợc mẫu hoá cả về hình thức và nội dung thì hiệu suất soạn
thảo và chất lƣợng của văn bản sẽ đƣợc nâng cao, văn bản ban hành sẽ đảm
bảo tính thẩm mỹ. Ngày nay, khi máy vi tính đã trở thành một phƣơng tiện
đƣợc sử dụng phổ biến trong soạn thảo văn bản, với công dụng của phần mềm
Microsoft Word thì việc chuẩn hoá văn bản sẽ đƣợc thuận lợi, nâng cao thẩm
mỹ của văn bản, tăng năng suất và mang lại hiệu quả cao hơn.

1.3.3. Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản
Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng thể thức: ghi rõ tên cơ quan ban
hành văn bản; đầy đủ số, kí hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội
dung chính xác sẽ giúp văn thƣ cơ quan vào sổ công văn đi, đến; giúp lãnh đạo
cơ quan xử lí, giải quyết văn bản đƣợc nhanh chóng, chính xác, thuận tiện.

23


1.3.4. Tạo thuận lợi cho công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức
văn bản đƣợc thể hiện đầy đủ, đúng đắn sẽ đảm bảo cho tài liệu lƣu trữ có độ
chính xác cao, góp phần nâng cao chất lƣợng của tài liệu lƣu trữ, tạo thuận lợi
cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Tóm lại, văn bản có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lí của
các cơ quan, tổ chức. Quá trình soạn thảo văn bản là một quá trình phức tạp,
bao gồm nhiều khâu, mỗi khâu có nhiều ngƣời, nhiều cơ quan tham gia với
những thẩm quyền khác nhau. Vì vậy, muốn văn bản ban hành có chất lƣợng,
đảm bảo mục đích sử dụng thì cần phải nghiên cứu kĩ thuật soạn thảo văn bản
và nên coi trọng công tác này trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ
chức.
Chương 2. KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC XÂY
DỰNG LỰC LƯỢNG CAND, BỘ CÔNG AN

2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng
lực lượng CAND, Bộ Công an
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Thi hành Nghị định số 250/CP ngày 12 tháng 6 năm 1981 của Hội đồng
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Nội
vụ; ngày 18 tháng 6 năm 1981, Bộ trƣởng Bộ Nội vụ Phạm Hùng đã kí Quyết

định số 13/QĐ-BNV quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND. Trải qua 30 năm xây dựng và trƣởng
thành, Tổng cục đã đảm nhiệm vai trò là cơ quan chuyên môn của Bộ Nội vụ
(nay là Bộ Công an) thống nhất quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực
lƣợng CAND thực sự là một lực lƣợng vũ trang chính quy, hiện đại.
Để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, ngày 11 tháng 12 năm 2009
Bộ trƣởng Bộ Công an Lê Hồng Anh đã kí Quyết định số số 4059/QĐ-BCA

24


quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Xây dựng lực lƣợng CAND. Tuy nhiên, so với trƣớc, chức năng, nhiệm vụ cơ
bản không thay đổi.
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND là cơ quan chuyên môn trực thuộc
Bộ trƣởng Bộ Công an, có chức năng giúp Bộ trƣởng Bộ Công an thống nhất,
quản lí, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác Xây dựng lực lƣợng CAND;
tham mƣu giúp Đảng uỷ Công an Trung ƣơng đảm nhiệm công tác Đảng,
công tác chính trị và công tác quần chúng.
Về nhiệm vụ, Tổng cục có trách nhiệm:
- Nghiên cứu, đề xuất các chủ trƣơng, kế hoạch về các mặt công tác
Đảng, công tác Xây dựng lực lƣợng trong CAND, tổ chức chỉ đạo, hƣớng
dẫn, kiểm tra việc thực hiện. Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức chỉ đạo và thực
hiện các chủ trƣơng, kế hoạch của Đảng uỷ Công an Trung ƣơng và Bộ
trƣởng về công tác giáo dục chính trị tƣ tƣởng, thi đua, khen thƣởng và các
hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, quân sự, võ thuật, thực hiện
điều lệnh trong lực lƣợng CAND theo quy định. Giúp Đảng uỷ Công an
Trung ƣơng thƣờng xuyên chỉ đạo, định hƣớng nội dung tuyên truyền về các
mặt công tác Công an; quản lí, chỉ đạo các cơ quan tuyên truyền của lực
lƣợng CAND; phối hợp với các cơ quan tuyên truyền của Nhà nƣớc thực hiện

công tác tuyên truyền, giáo dục, động viên, hƣớng dẫn cán bộ, chiến sĩ Công
an và nhân dân thực hiện nhiệm vụ bảo vệ An ninh quốc gia và giữ gìn trật tự
an toàn xã hội theo quy định của Nhà nƣớc và của Bộ trƣởng; phối hợp với
các cơ quan liên quan tuyên truyền, đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc của
các thế lực thù địch.
- Nghiên cứu, đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ƣơng, Bộ trƣởng về tổ
chức, biên chế, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ, bố trí lực lƣợng, phân công,
phân cấp quản lí và các quy chế, quy trình về công tác tổ chức cán bộ trong
lực lƣợng CAND. Giúp Bộ trƣởng thống nhất quản lí tổ chức, biên chế trong

25


lực lƣợng CAND. Nghiên cứu đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ƣơng, Bộ
trƣởng tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn, thực hiện các mặt công tác cán bộ và công
tác bảo vệ chính trị nội bộ trong lực lƣợng CAND; trực tiếp quản lí cán bộ
theo chức năng và phân cấp của Bộ trƣởng.
- Nghiên cứu, đề xuất chế độ, chính sách, bảo hiểm xã hội phù hợp với
tính chất, đặc điểm công tác Công an. Tổ chức thực hiện các chế độ, chính
sách, bảo hiểm xã hội đối với sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân viên
chức trong lực lƣợng CAND theo quy định.
- Thực hiện chức năng quản lí nhà nƣớc về giáo dục, đào tạo trong lực
lƣợng CAND theo đúng quy định của Nhà nƣớc và Bộ trƣởng; chỉ đạo việc tổ
chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dƣỡng, huấn luyện trong lực lƣợng
CAND; thống nhất quản lí, chỉ đạo hoạt động của các Học viện, Trƣờng Công
an và các cơ sở bồi dƣỡng, huấn luyện, dạy nghề trong lực lƣợng CAND theo
quy định của Bộ trƣởng. Giúp Bộ trƣởng phối hợp với Bộ Quốc phòng và các
Bộ, ngành có liên quan thực hiện các quy định về công tác giáo dục Quốc
phòng – An ninh cho học sinh, sinh viên, cán bộ, đảng viên, công chức và các
đối tƣợng khác; tham gia Hội đồng giáo dục Quốc phòng – An ninh các cấp

theo quy định.
- Thống nhất quản lí, chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác nghiên
cứu lịch sử, công tác bảo tàng, bảo vệ và phát huy các di sản văn hoá CAND;
tổ chức các hoạt động nghiên cứu, biên soạn tổng kết lịch sử đấu tranh bảo vệ
an ninh trật tự trong quá trình dựng nƣớc, giữ nƣớc và lịch sử CAND Việt
Nam.
- Tổ chức việc sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm các mặt công tác của
Tổng cục; nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung hệ thống quy chế, quy trình
công tác về các lĩnh vực do Tổng cục phụ trách. Thực hiện việc hợp tác quốc
tế về xây dựng lực lƣợng CAND theo quy định của Bộ trƣởng. Thực hiện
công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, công tác phòng, chống tham

26


nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong Tổng cục. Xác minh, kết
luận và đề xuất giải quyết khiếu nại về lĩnh vực công tác xây dựng lực lƣợng
theo quy định của Bộ trƣởng. Thực hiện công tác Đảng, công tác Xây dựng
lực lƣợng, công tác Hậu cần, Kĩ thuật, công tác nghiên cứu khoa học và tổng
kết lịch sử của Tổng cục theo quy định của Đảng uỷ Công an Trung ƣơng và
của Bộ trƣởng. Thực hiện những nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Tổng
cục Xây dựng lực lƣợng CAND do Đảng uỷ Công an Trung ƣơng và Bộ
trƣởng giao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND do Tổng cục trƣởng phụ trách, có
từ 4 đến 6 Phó Tổng cục trƣởng.
Tổ chức bộ máy của Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND đƣợc thiết kế
nhƣ sau:
- Văn phòng Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND (X12)
- Cục Tổ chức cán bộ (X13)

- Cục Chính sách (X33)
- Cục Đào tạo (X14)
- Cục Công tác chính trị (X15)
- Tạp chí CAND (X24)
- Viện Lịch sử Công an (X25)
- Báo CAND (X21)
- Các trƣờng CAND (T)
2.2. Thực trạng kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng
lực lượng CAND, Bộ Công an

27


Trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu văn bản ban hành từ năm 2005 đến nay
của 8 đơn vị trực thuộc Tổng cục là Văn phòng Tổng cục, Cục Tổ chức cán
bộ, Cục Đào tạo, Cục Công tác chính trị, Cục Chính sách, Tạp chí CAND,
Viện Lịch sử Công an, Báo CAND, tôi thấy có một số vấn đề nổi bật về kĩ
thuật soạn thảo văn bản nhƣ sau:
2.2.1. Các loại văn bản do Tổng cục soạn thảo
Hiện nay, chƣa có quy định về các loại văn bản quản lí nhà nƣớc thông
thƣờng và thẩm quyền ban hành đối với từng loại văn bản. Tuy nhiên, để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa
phƣơng, các tổ chức chính trị, các doanh nghiệp sản xuất ... đều ban hành và
sử dụng các loại văn bản này. Qua khảo sát, tôi thấy Tổng cục Xây dựng lực
lƣợng CAND đã ban hành và sử dụng một số loại văn bản nhƣ:
- Chương trình: trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh
vực công tác nhƣ tham mƣu, tổ chức cán bộ, chính sách, tuyển sinh tuyển
dụng ... hoặc tất cả các mặt công tác liên quan đến Xây dựng lực lƣợng
CAND. Ví dụ, Chƣơng trình công tác Xây dựng lực lƣợng CAND năm 2009
của Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND; Chƣơng trình công tác tổ chức cán

bộ năm 2010 của Cục Tổ chức cán bộ; Chƣơng trình công tác chính sách năm
2010 của Cục Chính sách ...
- Kế hoạch: xác định phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến
hành một nhiệm vụ công tác của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc. Ví dụ, Kế
hoạch triển khai tập huấn điều lệnh, quân sự, võ thuật năm 2008; Kế hoạch
của Ban Thanh niên Công an về việc triển khai các hoạt động kỷ niệm ngày
thành lập Đoàn 26/3/2008.
- Báo cáo: để phản ánh tình hình có liên quan đến công tác xây dựng lực
lƣợng CAND. Ví dụ, Báo cáo công tác Tổ chức cán bộ tuần từ 22/3/2010 đến
26/3/2010; Báo cáo công tác Chính sách và Bảo hiểm xã hội tháng 3; Báo cáo
sơ kết công tác Xây dựng lực lƣợng 6 tháng đầu năm 2010; Báo cáo tổng kết

28