Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ việt nam thực trạng và giải pháp luận văn ths thông tin 60 32 24 pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐÀM DIỆU LINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN,
QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH
LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG
VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐÀM DIỆU LINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN,
QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH
LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG
VÀ GIẢI PHÁP

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Dương Văn Khảm

Hà Nội - 2014


MỤC LỤC
Số trang
MỞ ĐẦU

03

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN, QUY
CHUẨN KỸ THUẬT

11

1.1. Khái niệm

11

1.2. Phân loại

13

1.3. Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật

15

1.4. Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt

động lưu trữ

17

1.5. Một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động
lưu trữ

23

Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN,
QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC
VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

31

2.1. Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

31

2.2. Tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về
lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

46

2.2.1. Phương thức thực hiện

46

2.2.2. Số lượng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đã

xây dựng, ban hành

49

2.2.3. Nội dung của các tiêu chuẩn về lưu trữ đã ban hành

51

2.2.4. Nhận xét, đánh giá

69

1


Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT
ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ
THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM

72

3.1. Thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

72

3.1.1. Thuận lợi

72

3.1.2. Khó khăn

76

3.2. Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

78

3.2.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân,
cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

78

3.2.2. Ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn,
quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

80

3.2.3. Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

82

KẾT LUẬN

82

TÀI LIỆU THAM KHẢO

87

PHỤ LỤC

92

2


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn Đề tài
Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ
quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ
quan có trách nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công
bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng
tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ
chức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu
chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu
hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp
phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến
địa phương. Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và
ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công
bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất
lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công
tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang
được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời gian tới.
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới
chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng), chưa
chú trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp
dụng). Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào
các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa
chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu
khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử... Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc
soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực
tiễn…

3


Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt
động tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ, chúng tôi đã lựa chọn Đề tài
“Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu
trữ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của Đề tài
Luận văn của chúng tôi hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:
- Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tại
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam.
Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải
quyết những nhiệm vụ sau:

- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai
trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ.
- Giới thiệu một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu
trữ.
- Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây
dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật về lưu trữ nói riêng.
- Khảo sát và đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn
quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.
- Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây
dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn
quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ
Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng,
ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành.
4


- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là các nội dung liên quan đến hoạt
động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục
(năm 1962) cho đến nay.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nước
Ý thức được vai trò của hoạt động tiêu chuẩn hóa, trong những năm

qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiến hành nhiều Đề tài nghiên cứu
làm cơ sở khoa học cho việc ban hành một số tiêu chuẩn ngành về lưu trữ,
như:
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hoá thẻ tra tìm tài liệu lưu
trữ” do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ
quản lý hành chính” do CN. Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ”
do ThS. Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do
ThS. Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS. Hồ Văn
Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do
ThS. Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997)…
Bên cạnh đó, không ít học giả, các nhà nghiên cứu quan tâm đến hoạt
động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng đã viết bài trao đổi như:
- Bài viết “Mấy ý kiến về công tác tiêu chuẩn hóa trong văn thư - lưu
trữ Việt Nam” của TS. Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2
năm 1995).
- Bài viết “Vài suy nghĩ về mẫu bìa hồ sơ” của nhóm tác giả Bùi Quang
Huy, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 1999).
- Bài viết “Mấy suy nghĩ về thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa của
ngành Lưu trữ” của TS. Hồ Văn Quýnh (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4 năm
2001).
5


- Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” của TS.
Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 2002)…

Ngoài ra, trong báo cáo kết quả công tác hàng năm, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đều có những tổng kết, đánh giá về công tác tiêu chuẩn hóa
nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng. Năm 1999,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (lúc đó là Cục Lưu trữ Nhà nước) đã ban
hành báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư
- lưu trữ tại Cục. Năm 2013, tại Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa
học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng
hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” do Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước tổ chức, viên chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ đã có tham luận với chủ đề “Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác
văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962 - 2012”.
4.2. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for
Standardization - ISO) được thành lập từ năm 1946 và chính thức hoạt động
từ năm 1947. Đây là liên đoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc
gia và là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiện nay với gần 3.000
cơ quan kỹ thuật bao gồm: các Ban Kỹ thuật, Tiểu ban Kỹ thuật, các nhóm
công tác và nhóm nghiên cứu đặc biệt, trong đó có Ban Kỹ thuật về thông tin
tư liệu (TC 46/ISO) và Tiểu ban công tác lưu trữ tài liệu (SC 10) có nhiệm vụ
nghiên cứu, soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO trong lĩnh
vực thông tin tư liệu và lưu trữ. Thời gian qua, TC 46/ISO và SC 10 đã phối
hợp soạn thảo và trình ban hành nhiều tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ như: Tiêu
chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin và tư liệu - Loại giấy dành cho tài liệu - Các
yêu cầu để bảo quản lâu dài”; Tiêu chuẩn ISO 15489:2001 “Thông tin và tư
liệu - Quản lý hồ sơ”; Tiêu chuẩn ISO 11799:2003 “Thông tin và tư liệu - Các
yêu cầu bảo quản đối với tài liệu thư viện và lưu trữ”; Tiêu chuẩn ISO/TR
13028:2010 “Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu”; Tiêu chuẩn
ISO 16175:2-2011 “Thông tin và tư liệu - Các nguyên tắc và yêu cầu chức
năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn
và yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”…
Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (International Council on Archives - ICA)

là một tổ chức phi Chính phủ trung lập, được thành lập từ năm 1948 với
mục đích vận động các tổ chức lưu trữ và các thành viên thực hiện các chính
6


sách quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thông qua đối
thoại, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn. Hiện
tại, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã có gần 1.400 thành viên ở 199 quốc gia và
vùng lãnh thổ trên thế giới. Thời gian qua, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã
nghiên cứu và ban hành được 10 tiêu chuẩn, ví dụ như: Tiêu chuẩn trao đổi hồ
sơ lưu trữ điện tử; Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả các cơ quan có tài liệu lưu trữ,
ký hiệu là ISDIAH (xuất bản lần 1 năm 2008); Tiêu chuẩn quốc tế chung về
mô tả tài liệu lưu trữ, ký hiệu là ISAD(G) (tái bản lần 2 năm 2000)…
Bên cạnh việc áp dụng các tiêu chuẩn về lưu trữ do Tổ chức Tiêu chuẩn
hóa Quốc tế và Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành, gồm có: Tiêu chuẩn ISO
15489:2001; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010; Tiêu chuẩn ISO 16175:2011;
Tiêu chuẩn ISDIAH; Tiêu chuẩn ISAD(G)…, Tổ chức Liên hợp quốc đã ban
hành một số tiêu chuẩn riêng để quản lý hồ sơ lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn
về yêu cầu chức năng đối với hệ thống lưu trữ hồ sơ của Ban Thư ký Liên hợp
quốc (ban hành tháng 4 năm 2003); Tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả của hồ sơ
lưu trữ (ban hành tháng 4 năm 2004); Tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ được số
hóa (ban hành tháng 4 năm 2009)…
Đối với các quốc gia phát triển như Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Anh…,
hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng được cơ quan lưu trữ của các
nước này quan tâm thực hiện. Ngay từ những năm 1970, Cục Lưu trữ Pháp đã
xây dựng và ban hành nhiều tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn
AFNOR NF Z44-077 “Tư liệu - Danh mục hình ảnh cố định - Biên soạn mô
tả thư mục” (ban hành tháng 9 năm 1977); Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-068
“Danh mục tư liệu bản đồ - Giới thiệu bản chỉ dẫn mục lục” (ban hành tháng
12 năm 1982)… Năm 1994, Hiệp hội các nhà lưu trữ của Mỹ đã phát hành

cuốn Sổ tay “Các tiêu chuẩn về mô tả tài liệu lưu trữ”. Mục đích của cuốn Sổ
tay này là giúp cho các nhà lưu trữ của Mỹ tiếp cận với các tiêu chuẩn lưu trữ
đã được ban hành. Đã có gần 90 tiêu chuẩn, bao gồm một số tiêu chuẩn ISO
và phần lớn là các tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ được giới thiệu trong cuốn Sổ
tay này, ví dụ như: Tiêu chuẩn ISO 2709:1981 “Tài liệu - Định dạng trao đổi
thông tin trên băng từ”; Tiêu chuẩn ISO 7489:1984 “Hệ thống xử lý thông tin
- Mô hình tham chiếu cơ bản”; Tiêu chuẩn ANSI Z39.2.1985 “Trao đổi thông
tin thư mục”; Tiêu chuẩn ANSI X3.1988 “Hệ thống thông tin - Hệ thống từ
điển nguồn thông tin”… Trong giai đoạn từ 1992 - 2005, Tổng cục Lưu trữ
Trung Quốc đã ban hành hơn 30 tiêu chuẩn ngành, ví dụ như: Tiêu chuẩn
7


DA/T11-1994 về phương pháp thử độ bền của tài liệu giấy (ban hành tháng 6
năm 1995); Tiêu chuẩn DA/22-2000 về chỉnh lý tài liệu lưu trữ (ban hành
tháng 12 năm 2000)… Năm 2009, Trung Quốc đã chấp nhận Tiêu chuẩn ISO
15489-1:2001 “Thông tin và Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Yêu cầu chung” thành
Tiêu chuẩn quốc gia với ký hiệu GB/T XXXX-2009/ISO 15489-1:2001… Tại
Anh, Lưu trữ Quốc gia Anh thường xuyên phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Anh
nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn PAS
198:2012 “Thông số kỹ thuật về điều kiện môi trường để bảo quản các bộ sưu
tập văn hóa” (được công bố vào tháng 3 năm 2012); Tiêu chuẩn Công nhận
dịch vụ lưu trữ (được công bố vào tháng 6 năm 2014)…
Tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu
phân tích, đánh giá về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của
ngành Lưu trữ Việt Nam.
5. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn
tài liệu sau đây:
- Tài liệu lý luận: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của

nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990);
Tập bài giảng “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ” của ThS. Lê
Thị Nguyệt Lưu…
- Tài liệu pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác tiêu
chuẩn hóa, trong đó có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
nói chung và tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng.
- Tài liệu khảo sát thực tế: Hồ sơ lưu trữ về các Đề tài nghiên cứu của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn
ngành về lưu trữ; các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi trên Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như
website của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài.
6. Phương pháp nghiên cứu
Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, do đó ngoài việc vận
dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, chúng tôi đã sử dụng các
phương pháp nghiên cứu sau:

8


- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủ
yếu trong quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và
của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài.
- Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp
số lượng các công trình nghiên cứu ở trong nước liên quan đến nội dung
nghiên cứu của Đề tài; tổng hợp số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc
gia về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hoặc trình
cấp có thẩm quyền công bố…
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng để phân tích sự

giống nhau và khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; đối chiếu các
quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật về lưu trữ…
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để
đánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn của
hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, trên cơ sở đó
đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới.
Các phương pháp nêu trên đã được thực hiện một cách đan xen và kết
hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện Đề tài.
7. Đóng góp của Đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, Đề tài có một số đóng
góp về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần cung cấp những
thông tin hữu ích cho các công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
trong thời gian tới. Bên cạnh đó, các sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu
trữ cũng có thể sử dụng kết quả nghiên cứu của Đề tài như một tài liệu tham
khảo cho môn học “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ”.
8. Bố cục của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,
nội dung của Luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
Trong Chương 1, Luận văn giới thiệu khái quát một số nội dung liên
quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò của tiêu chuẩn, quy
9


chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ và giới thiệu một số tiêu chuẩn nước
ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu

trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Trong Chương 2, Luận văn giới thiệu các quy định của Nhà nước liên
quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng; đồng thời tập trung phân
tích, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ tại Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước thời gian qua.
Chương 3: Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam
Trong Chương 3, Luận văn phân tích những thuận lợi và khó khăn đối
với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ; trên cơ sở
đó đề xuất các giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn,
quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới.
Luận văn này được hoàn thành tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia
Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các Thầy, Cô của Khoa Lưu
trữ và Quản trị văn phòng và đặc biệt là Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn
Khảm đã tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và các đồng nghiệp tại Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã quan tâm, tạo điều kiện về thời gian cũng như nguồn tư liệu để tôi hoàn
thành khóa học và Luận văn.
Do thời gian và khả năng có hạn nên Luận văn chắc chắn không tránh
khỏi một số hạn chế. Kính mong các Thầy, Cô chỉ dẫn thêm những nội dung
trong Luận văn chưa chính xác hoặc giải quyết chưa thỏa đáng để tác giả có
thêm kinh nghiệm trong các công trình nghiên cứu tiếp theo.

10

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN,
QUY CHUẨN KỸ THUẬT
1.1. Khái niệm
Theo quan điểm hiện nay của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, “Tiêu
chuẩn là một tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và được một tổ chức
thừa nhận phê duyệt, nhằm cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính
cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại
nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”. Với
cách hiểu này, ta thấy tiêu chuẩn có các đặc điểm sau:
- Tiêu chuẩn được thiết lập bằng cách thỏa thuận. Điều này có nghĩa là
muốn tiêu chuẩn được ban hành thì các bên liên quan đến nội dung của tiêu
chuẩn phải đạt được sự nhất trí chung về những vấn đề cốt yếu của tiêu
chuẩn.
- Tiêu chuẩn phải được một tổ chức thừa nhận phê duyệt. Điều này có
nghĩa là tiêu chuẩn chỉ có giá trị khi được một cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền công bố.
- Tiêu chuẩn cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các
hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Điều này có nghĩa
là tiêu chuẩn được xây dựng để áp dụng nhiều lần, đồng thời nội dung của
tiêu chuẩn chỉ phù hợp trong một (một số) hoàn cảnh nhất định. Do đó, khi
hoàn cảnh thay đổi, tiêu chuẩn cũng cần được sửa chữa, thay đổi cho phù hợp.
Ở Việt Nam, thuật ngữ “tiêu chuẩn” xuất hiện chính thức lần đầu trong
Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa (ban hành kèm theo Nghị định số
141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng) và được định
nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được
trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức
nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến
khích áp dụng cho các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu
chuẩn”. Ngày 27 tháng 12 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh

số 49-LCT/HĐNN8 về chất lượng hàng hóa, trong đó thuật ngữ “tiêu chuẩn”
được định nghĩa là “văn bản kỹ thuật quy định quy cách, chỉ tiêu, yêu cầu kỹ
11


thuật, phương pháp thử, yêu cầu về bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản
hàng hóa và các vấn đề khác liên quan đến chất lượng hàng hóa”.
Hiện nay, thuật ngữ “tiêu chuẩn” được hiểu thống nhất theo cách giải
thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật ban hành năm 2006: “Tiêu
chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để
phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các
đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới
dạng văn bản để tự nguyện áp dụng”. Còn thuật ngữ “Quy chuẩn kỹ thuật”
được giải thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 là
“quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong
hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe
con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh
quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy
chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn
bản để bắt buộc áp dụng”.
Như vậy là đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối
tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật là giống nhau, bao
gồm: sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường, các đối tượng khác
trong hoạt động kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, “tiêu chuẩn” và “quy chuẩn kỹ
thuật” khác nhau ở những điểm cơ bản sau:
- Về nội dung: “tiêu chuẩn” quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu
quản lý, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy định mức giới hạn của đặc tính kỹ
thuật và yêu cầu quản lý, đồng thời giới hạn phạm vi liên quan đến an toàn,

sức khỏe, môi trường.
- Về mục đích: “tiêu chuẩn” được dùng để phân loại đánh giá nhằm
nâng cao chất lượng và hiệu quả của đối tượng, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy
định mức giới hạn kỹ thuật mà đối tượng phải tuân thủ để đảm bảo an toàn,
sức khỏe, môi trường, quyền lợi người tiêu dùng, an ninh và lợi ích quốc gia.
- Về hiệu lực: “tiêu chuẩn” được công bố để khuyến khích áp dụng, còn
“quy chuẩn kỹ thuật” được ban hành để bắt buộc áp dụng.

12


Ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng quy định cấu
trúc một kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm các khu vực sau: khu vực kho bảo
quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp
đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Các khu vực này cần
thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ cũng như bảo đảm kết cấu bền vững và các yêu cầu về mỹ
quan. Các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo toàn bộ hoặc một phần nội dung
của tiêu chuẩn này để xây mới hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng của cơ
quan, tổ chức mình nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ chuyên dụng,
góp phần đáp ứng tốt hơn yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Ngược lại, nếu là Quy chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng thì các cơ
quan, tổ chức bắt buộc phải xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng
của cơ quan, tổ chức mình theo đúng các yêu cầu và thông số kỹ thuật quy
định trong Quy chuẩn, ví dụ như: vị trí sắp xếp các khu vực làm việc của kho
lưu trữ; diện tích, kết cấu, yêu cầu về trang thiết bị, môi trường trong kho…
Một kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng được đầy đủ các quy định nêu trong
Quy chuẩn quốc gia thì kho lưu trữ đó mới đạt chuẩn hay nói cách khác là đủ
điều kiện để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho một cách an toàn nhất.
1.2. Phân loại

1.2.1. Phân loại theo phạm vi áp dụng
Căn cứ vào phạm vi áp dụng theo khía cạnh địa lý, chính trị hoặc kinh
tế, có thể chia các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thành 04 cấp như sau:
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc tế, ví dụ như: ISO, IEC,
CAC, ITU…
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp khu vực, ví dụ như: EN (tiêu
chuẩn Châu Âu), ENELEC (tiêu chuẩn điện Châu Âu)…
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc gia, ví dụ như: ANSI (Mỹ),
PAS (Anh), GB (Trung Quốc), TCVN (Việt Nam)…
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp lãnh thổ hành chính.
Hiện nay, theo quy định tại Điều 10 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn
kỹ thuật năm 2006, hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam gồm 02 cấp:

13


- Tiêu chuẩn quốc gia (ký hiệu là TCVN), ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN
9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”, Tiêu chuẩn TCVN 9253:2012
“Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố
ngày 23 tháng 7 năm 2012...
- Tiêu chuẩn cơ sở (ký hiệu là TCCS), ví dụ: Tiêu chuẩn TCCS
01/VTLTNN:2013 “Sổ xuất/nhập tài liệu lưu trữ phục vụ chuyên môn”, Tiêu
chuẩn TCCS 02/VTLTNN:2013 “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” được Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước ban hành ngày 24 tháng 12 năm 2013...
Theo quy định tại Điều 26 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
năm 2006, hệ thống quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam gồm 02 cấp:
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (ký hiệu là QCVN), ví dụ: Quy chuẩn
QCVN 2:2010/BTTTT về đặc tính điện/vật lý của các giao diện điện phân cấp
số, Quy chuẩn QCVN 22:2010/BTTTT về an toàn điện cho các thiết bị đầu
cuối viễn thông được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2010…

- Quy chuẩn kỹ thuật địa phương (ký hiệu là QCĐP), ví dụ: Quy chuẩn
QCĐP 1:2013/ĐP “Quy chuẩn kỹ thuật địa phương đối với rượu bưởi Tân
Triều” do UBND tỉnh Đồng Nai ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2013…
1.2.2. Phân loại theo nội dung
Căn cứ vào nội dung, có thể chia tiêu chuẩn thành 05 loại (theo Điều 12
của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006):
- Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chung
cho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực
cụ thể. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 7287:2003 “Bản vẽ kỹ thuật - Chú dẫn phần
tử” (được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành năm 2003); Tiêu chuẩn
TCVN 9031:2011 “Vật liệu chịu lửa - Ký hiệu các đại lượng và các đơn vị
(được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2011)...
- Tiêu chuẩn thuật ngữ quy định tên gọi, định nghĩa đối với đối tượng
của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 5438:2004
“Xi măng - Thuật ngữ và định nghĩa” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công
bố năm 2004); Tiêu chuẩn TCVN 8184-1:2009 “Chất lượng nước. Thuật ngữ.
Phần 1” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009)...

14


- Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối
với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn
TCVN 5501:1991 “Nước uống. Yêu cầu kỹ thuật”, Tiêu chuẩn TCVN
5502:1991 “Nước sinh hoạt. Yêu cầu kỹ thuật” (được Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trường ban hành năm 1991)…
- Tiêu chuẩn phương pháp thử quy định phương pháp lấy mẫu, phương
pháp đo, phương pháp xác định, phương pháp phân tích, phương pháp kiểm
tra, phương pháp khảo nghiệm, phương pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêu
cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu

chuẩn TCVN 4787:2009 “Xi măng. Phương pháp lấy mẫu và chuẩn bị mẫu
thử” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009…
- Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các
yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá.
Căn cứ vào nội dung, có thể chia quy chuẩn kỹ thuật thành 05 loại (theo
Điều 28 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006):
- Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật và quản
lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch
vụ, quá trình. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 1:2008/BTTTT về dịch vụ bưu chính
công ích được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2008…
- Quy chuẩn kỹ thuật an toàn bao gồm:
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh
học, an toàn cháy nổ, an toàn cơ học, an toàn công nghiệp, an toàn xây dựng,
an toàn nhiệt, an toàn hóa học, an toàn điện, an toàn thiết bị y tế, tương thích
điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân.
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ sinh
thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức khỏe con người.
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an toàn
thức ăn chăn nuôi, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế phẩm
sinh học và hóa chất dùng cho động vật, thực vật.
Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 01:2008/BCT về an toàn điện được Bộ Công
thương ban hành năm 2008…

15


- Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu về
chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN
01:2008/BTNMT về nước thải cao su được Bộ Tài nguyên và Môi trường ban
hành năm 2008…

- Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định yêu cầu về vệ sinh, an toàn
trong quá trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận chuyển,
sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN
02/2011/BLĐTBXH về an toàn lao động đối với thang máy điện được Bộ Lao
động, Thương binh và Xã hội ban hành năm 2011…
- Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh
trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thông, xây dựng, giáo
dục, tài chính, khoa học và công nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch, giải trí,
văn hoá, thể thao, vận tải, môi trường và dịch vụ trong các lĩnh vực khác.
1.3. Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật
- Việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải hướng tới mục
đích bảo đảm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội,
nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trên thị trường
trong nước và quốc tế.
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu về an toàn, an
ninh quốc gia, vệ sinh, sức khỏe con người, quyền và lợi ích hợp pháp của các
bên có liên quan, bảo vệ động vật, thực vật, môi trường và sử dụng hợp lý tài
nguyên thiên nhiên.
- Nội dung của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải bảo đảm công khai,
minh bạch, không phân biệt đối xử và không gây trở ngại không cần thiết đối
với hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại. Việc xây dựng tiêu chuẩn
phải bảo đảm sự tham gia và đồng thuận của các bên có liên quan.
- Khi xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam cần lưu ý
những vấn đề sau:
+ Dựa trên tiến bộ khoa học và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu
cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội.

16

+ Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước
ngoài làm cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, trừ trường hợp
các tiêu chuẩn đó không phù hợp với đặc điểm về địa lý, khí hậu, kỹ thuật,
công nghệ của Việt Nam hoặc ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia.
+ Ưu tiên quy định các yêu cầu về tính năng sử dụng sản phẩm, hàng
hóa; hạn chế quy định các yêu cầu mang tính mô tả hoặc thiết kế chi tiết.
+ Bảo đảm tính thống nhất của hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống quy
chuẩn kỹ thuật của Việt Nam.
1.4. Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động
lưu trữ
Hầu hết các quốc gia phát triển đều sử dụng các bộ tiêu chuẩn, quy
chuẩn làm khung quy định và đo lường trong pháp luật cũng như quy định
của chuyên ngành nhằm: thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất
lao động xã hội, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm; sử dụng hợp lý tài
nguyên, tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe con
người; phát triển hợp tác quốc tế về khoa học kỹ thuật, góp phần hoàn thiện tổ
chức quản lý nền kinh tế… Trong thời kỳ hiện nay, hoạt động tiêu chuẩn hóa
càng có vai trò quan trọng. Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được xem là công
cụ kỹ thuật nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng, khả năng cạnh tranh của
sản phẩm, hàng hóa trên thị trường; thúc đẩy sáng tạo và phát triển sản phẩm,
hàng hóa, dịch vụ, chuyển giao công nghệ... Đối với người tiêu dùng, tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sẽ giúp họ giảm bớt tốn kém về thời gian và tiền
bạc khi quyết định lựa chọn sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ; đồng thời còn là
công cụ bảo vệ họ khi quyền lợi của họ bị xâm phạm khi mua phải sản phẩm,
hàng hóa và dịch vụ kém chất lượng. Đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật không chỉ mang lại các lợi ích nội tại (giảm chi phí sản xuất và
nghiên cứu, giảm tỷ lệ sản phẩm phi tiêu chuẩn và mức độ rủi ro, tạo thuận lợi
cho việc trao đổi thông tin...) mà còn mang lại những lợi ích về cải thiện mối
quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao vị thế cạnh tranh, thúc đẩy sự hợp tác,

liên kết trong sản xuất - kinh doanh; đảm bảo với khách hàng về sự phù hợp
của sản phẩm với yêu cầu chất lượng chấp nhận... Cũng giống như nhiều
ngành, lĩnh vực khác, việc xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ có nhiều tác dụng tích cực.
17


Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” (Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011).
Trong đó:
- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
Hoạt động lưu trữ có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bao gồm tổng hợp các nghiệp vụ
cơ bản từ việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý đến việc sắp xếp tài liệu
một cách khoa học nhằm phục vụ việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh
chóng, chính xác.
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản không hư hỏng, mất
mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ
các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Dựa vào kết quả của
hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ thực tiễn, chúng ta có thể
đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành Lưu trữ

và vai trò, ý nghĩa của hoạt động lưu trữ đối với xã hội.
Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được thể hiện ở
những khía cạnh sau:
- Là công cụ để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạt
động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Ví dụ
đối với việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng: nếu như Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước chỉ xây dựng tiêu chuẩn quốc gia thì tùy theo nhận thức và điều
kiện về đất đai, kinh phí, nhân lực… các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn áp

18


dụng hoặc không áp dụng, áp dụng một phần hoặc áp dụng toàn bộ các yêu
cầu kỹ thuật của một kho lưu trữ chuyên dụng được quy định trong tiêu chuẩn
để xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. Như vậy thì
mỗi kho lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức có thể có những kết cấu khác nhau,
thậm chí có những kho lưu trữ không đảm bảo điều kiện bảo vệ, bảo quản an
toàn cho tài liệu lưu trữ. Ngược lại, nếu quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kho
lưu trữ chuyên dụng được ban hành thì bắt buộc các cơ quan, tổ chức hoạt
động bằng ngân sách nhà nước phải áp dụng toàn bộ các yêu cầu kỹ thuật của
một kho lưu trữ chuyên dụng được quy định trong quy chuẩn để xây dựng
hoặc cải tạo kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. Như vậy sẽ góp phần tối
ưu hóa chức năng và không gian của các kho lưu trữ. Do đó, việc áp dụng các
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có thể được coi là thước đo đánh giá
sự tuân thủ pháp luật của các cơ quan, tổ chức trong hoạt động lưu trữ.
- Tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin nghiệp vụ: Lưu trữ là một
lĩnh vực hoạt động xã hội, gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, đây là hoạt động mang tính đặc thù nên không phải ai cũng hiểu
về tính chất của công việc này, các thuật ngữ cũng như các nghiệp vụ của hoạt

động lưu trữ. Hiện nay, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt
động lưu trữ đều có điều khoản về giải thích từ ngữ nhằm thống nhất cách
hiểu về một số thuật ngữ được sử dụng trong từng văn bản nhưng số lượng
này thường không nhiều và chỉ mang tính điển hình. Tuy nhiên, do số lượng
các văn bản tương đối nhiều nên đối với những người không am hiểu về hoạt
động lưu trữ sẽ rất khó để hiểu một cách toàn diện, hệ thống về các thuật ngữ
liên quan đến hoạt động lưu trữ. Bên cạnh đó, một số cuốn từ điển thuật ngữ
lưu trữ cũng được ban hành nhằm chuẩn hóa các khái niệm sử dụng trong lưu
trữ. Tuy nhiên, các thuật ngữ được giải thích thường chỉ sắp xếp theo thứ tự a,
b, c như các cuốn từ điển thông thường, không thuận lợi cho việc tra cứu theo
từng nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ. Mặt khác, do việc biên soạn từ điển
thuật ngữ khá phức tạp nên khó có thể thường xuyên sửa đổi, bổ sung để cập
nhật các thuật ngữ mới trong hoạt động lưu trữ. Do đó, các tiêu chuẩn về định
nghĩa các thuật ngữ không những giúp chúng ta hiểu hơn và hiểu thống nhất
hơn về từng nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ mà còn dễ dàng sửa đổi, cập
nhật các thuật ngữ mới. Chúng ta có thể vận dụng các tiêu chuẩn này để phục
vụ cho việc: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
19


về hoạt động lưu trữ; biên soạn các giáo trình, sách chuyên khảo về lưu trữ;
hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.
- Đơn giản hóa, thống nhất hóa, tạo thuận lợi trong phân công, hợp tác
thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ, góp phần tăng năng suất lao
động: Đặc điểm của hoạt động lưu trữ là có nhiều thao tác nghiệp vụ được
thực hiện lặp đi lặp lại, trong đó có những công việc mang tính kỹ thuật, sử
dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, trang thiết bị kỹ thuật. Do đó, nếu không được
tiêu chuẩn hóa thì rất khó thống nhất hoạt động lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức từ trung ương đến địa phương. Các tiêu chuẩn về mẫu sổ sách, bảng biểu
sẽ giúp ích cho việc thống nhất quản lý thông tin, thuận lợi cho hoạt động

kiểm tra, thống kê. Ví dụ như: Sổ nhập tài liệu thường được dùng để quản lý
đầu vào của kho lưu trữ theo các lần nhập tài liệu. Thông qua Sổ này, cơ
quan, tổ chức có thể nắm bắt được số lượng phông và số lượng tài liệu lưu trữ
hiện có, lưu lượng và nguồn nộp lưu tài liệu hàng năm, tình trạng tài liệu lưu
trữ đang được bảo quản trong kho. Nếu mẫu Sổ nhập tài liệu được chuẩn hóa
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thu thập tài
liệu vào kho lưu trữ. Đồng thời, khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có yêu
cầu kiểm tra số lượng tài liệu lưu trữ trong kho, các cơ quan, tổ chức có thể
nhanh chóng thống kê số liệu thông qua Sổ này… Bên cạnh đó, các tiêu
chuẩn liên quan đến các yêu cầu, thao tác, quy trình thực hiện các nghiệp vụ
của hoạt động lưu trữ sẽ tạo cơ sở để các cơ quan, tổ chức triển khai công việc
chuyên môn nghiệp vụ một cách hệ thống, thống nhất và theo các nguyên tắc,
tiêu chí xác định, góp phần làm tăng năng suất lao động do tiết kiệm được
thời gian và nhân lực; đồng thời còn tạo thuận lợi cho công tác chỉ đạo nghiệp
vụ lưu trữ được thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức.
- Đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ cũng như cán bộ lưu trữ: Một
trong những mục đích cơ bản của hoạt động lưu trữ là phải bảo vệ an toàn cho
tài liệu lưu trữ. Do đó, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến trang
thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu… là đặc
biệt cần thiết, nhằm đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc cất giữ tài liệu
lưu trữ được an toàn, tránh các tác nhân có hại cho tài liệu như ánh sáng, độ
ẩm, bụi, vi sinh vật… Mặt khác, do tài liệu lưu trữ có nhiều loại hình, có thể
được tạo ra trên nhiều vật mang tin như: giấy, gỗ, phim ảnh… với nhiều kích

20


cỡ nên trang thiết bị bảo quản đối với mỗi loại tài liệu là rất khác nhau. Nếu
chuẩn hóa được các yêu cầu kỹ thuật đối với mỗi loại trang thiết bị bảo quản
này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ mà

còn đảm bảo an toàn cho tài liệu, góp phần giảm thiểu các chi phí xử lý tài
liệu bị hư hỏng do không được bảo quản đúng cách. Hơn nữa, nếu các cán bộ
lưu trữ được làm việc trong môi trường đạt chuẩn về phòng kho, được trang
bị các dụng cụ bảo hộ lao động đạt chuẩn thì sức khỏe của họ sẽ được đảm
bảo, góp phần duy trì công việc được hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật còn góp phần vào việc hiện đại hóa hoạt động lưu trữ, tăng cường khả
năng trao đổi, cộng tác và chuyển giao công nghệ về lưu trữ giữa các cơ quan,
tổ chức ở trong nước, giữa Lưu trữ Việt Nam với Lưu trữ các nước trong khu
vực và trên thế giới. Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức đang nỗ lực trong việc
áp dụng Bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 do Tổ chức
Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 04 hệ
thống tiêu chuẩn và có các phiên bản gồm:
Phiên bản
năm 1994
ISO 9000:1994

Phiên bản
năm 2000
ISO 9000: 2000

Phiên bản
năm 2008
ISO
2005

ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000
ISO 9002: 1994 (bao gồm ISO ISO
9001/
9002/ 2008

ISO 9003: 1994
9003)

9000:

Tên tiêu chuẩn
Hệ thống quản lý chất
lượng - Cơ sở và từ
vựng

9001: Hệ thống quản lý chất
lượng - Các yêu cầu

Hệ thống quản lý chất
Chưa có thay
ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000
lượng - Hướng dẫn cải
đổi
tiến
Hướng dẫn đánh giá Hệ
ISO
10011: ISO
19011: Chưa có thay
thống quản lý chất
1990/1
2002
đổi
lượng/môi trường
Mục tiêu của việc áp dụng Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 là cải tiến hiệu quả
và chất lượng hoạt động của tổ chức, nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách

hàng thông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ. ISO 9001:2000 (và hiện nay là
21


ISO 9001:2008) được áp dụng tại Việt Nam thông qua Bộ tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 (và hiện nay là TCVN ISO 9001: 2008) do Ban kỹ thuật Tiêu
chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng
biên soạn, được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị Bộ Khoa
học và Công nghệ công bố. Thời gian qua, Chính phủ đã tích cực chỉ đạo các
cơ quan hành chính nhà nước áp dụng các tiêu chuẩn này, ví dụ như: Ngày 20
tháng 6 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước. Tiếp theo, ngày 30 tháng 9 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quyết định số 118/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg nêu trên, trong đó thay thế tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 trong Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg bằng tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008 cho phù hợp với phiên bản mới nhất. Mới đây, ngày 05 tháng
3 năm 2014, Thủ tướng Chính phủ tiếp tục ban hành Quyết định số
19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ
chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước… Do đó, việc xây dựng các quy
trình nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ theo TCVN ISO 9001:2008 là rất cần
thiết. Vì vậy, nếu các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được hoàn
thiện sẽ rất hữu ích cho việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ của hoạt động
lưu trữ theo TCVN ISO 9001:2008. Trong giai đoạn hội nhập quốc tế như
hiện nay, việc nghiên cứu các tiêu chuẩn về lưu trữ của quốc tế hoặc của nước
ngoài để kế thừa, xây dựng hoặc áp dụng triệt để thành tiêu chuẩn, quy chuẩn
kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam đang trở thành một xu hướng tất yếu.
Bởi lẽ những tiêu chuẩn này luôn được nâng cấp, bổ sung dựa theo những

kinh nghiệm thực tế từ các nước phát triển, cho nên khi áp dụng chúng chúng
ta vừa tránh được những “sai lầm” của những nước đi trước lại vừa bắt kịp
được các nước tiên tiến.
Ngược lại, nếu như không có các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu
trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ sẽ không có công cụ, thước đo để đánh giá hiệu
quả cũng như chất lượng của hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Còn
đối với các cơ quan, tổ chức, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có
22


thể coi là “cẩm nang” trong hoạt động lưu trữ. Nếu không có các tiêu chuẩn,
quy chuẩn kỹ thuật này, các cơ quan, tổ chức sẽ phải tự mình nghiên cứu, tìm
tòi giải pháp để tối ưu hóa hoạt động lưu trữ trong cơ quan, tổ chức mình. Ví
dụ như nếu không có các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về trang thiết bị bảo
quản tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức sẽ tùy ý lựa chọn các trang thiết bị
bảo quản tài liệu theo ý thích, có khi vì giá thành thấp mà không quan tâm
xem thiết bị đó có đảm bảo chất lượng hoặc có phù hợp với yêu cầu bảo quản
tài liệu không, có khi lại mua trang thiết bị với giá thành cao, vượt quá yêu
cầu bảo quản tài liệu, gây lãng phí ngân sách…
1.5. Một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ
1.5.1. Một số tiêu chuẩn về giấy lưu trữ
a) Các tiêu chuẩn do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO ban hành
* Tiêu chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin và tư liệu: Loại giấy dành cho
tài liệu - Các yêu cầu để bảo quản lâu dài”
Tiêu chuẩn này được phát triển dựa trên tiêu chuẩn ANSI/NISO
Z39.48:1992 - Tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ về “Độ bền của giấy với các ấn
phẩm và tài liệu trong thư viện và văn phòng”. Mục đích của việc ban hành
tiêu chuẩn này là đưa ra các cách phân loại và xác định loại giấy nhằm lựa
chọn đúng loại giấy có độ bền cao và có các đặc tính ít hoặc không bị tác

động có thể gây ảnh hưởng đến việc sử dụng và bảo quản tài liệu ở môi
trường được bảo vệ trong một khoảng thời gian dài.
Nội dung của tiêu chuẩn này chủ yếu đề cập đến các yêu cầu về độ bền
của giấy được sử dụng cho văn bản, bao gồm các chỉ số sau:
- Sức bền cực tiểu, được đo bởi việc kiểm tra độ rách: Với các loại giấy
có định lượng 70g/m2 hoặc lớn hơn thì khả năng chống rách ở bất cứ hướng
nào phải ở mức thấp nhất là 350mN. Với các loại giấy có định lượng trong
khoảng 25g/m2 đến 70g/m2 thì khả năng chống rách, được tính bằng
millinewton, phải ở mức độ r và được tính dưới công thức sau:
r = 6g - 70, trong đó: g là định lượng của giấy [g/m2], hằng số “6” và “70” là
tương ứng với chiều [mN*m2/g] và [mN]. Mẫu thử phải ở trong điều kiện
23oC và 50% độ ẩm.
- Lượng tạp chất tối thiểu (như canxi cácbonát) làm trung hòa tác động
của axit, được đo bởi chất kiềm còn tồn lại: Giấy phải có chất kiềm còn tồn lại
23