THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ

1
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Quá trình hình thành và phát triển.
• Tên công ty:
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
Tên viết tắt: NDV
• Trụ sở chính:
Số 5 Hồ Xuân Hương, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải
Phòng
Số điện thoại: 0313569301
Số fax: 0313569300
Số vốn điều lệ: 600.000.000.000 đồng
Tài khoản số 34784539 tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh tại Hải Phòng
Mã số thuế 0200756782.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thành lập theo giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh số 0203003559 ngày 16/10/2007 và chính thức đi vào hoạt động
ngày 18/2/2008.
Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, phát triển
và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ. Đây là sự kế
thừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân trong lĩnh vực
đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển.
1
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
1
1
2

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam (www.pvfc.com.vn): ngoài
khả năng huy động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản
lý khai thác nhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toàn
quốc. Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các công ty thành viên có nhiều kinh
nghiệm trong các lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản, huy động vốn và quản
lý dự án.
Hai là, Tổng công ty cổ phần đầu tư Sao Đỏ (www.saodo-hp.com): Hiện
đang là chủ đầu tư 2 dự án Khu đô thị Anh Dũng 2 và Sao Đỏ 1 trên địa bàn thành
phố với tổng diện tích 17ha. Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánh
giá có chất lượng và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thành
phố, ngoài ra Sao Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công ty
kinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả.
Một trong 3 thể nhân đó là Ông Bùi Quang Khả: hiện đang là chủ tịch hội
đồng quản trị Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu – là chủ đầu tư khu du lịch
quốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng. Dự án có quy mô 96ha với tính
chất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu tư
nhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khu
công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha.
Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thi
công và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng. Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đã
tương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công. Đây là dự án
lớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ.
Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đối
tác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết
như tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư. Bên cạnh đó Công
ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và Hàn
Quốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng tại dự
án.

2
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
2
2
3
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khu
công nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:
- Xây dựng nhà các loại.
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng.
- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuật
khu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, khu
vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giao thông ,
thuỷ lợi.
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng.
- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các loại sản phẩm liên quan.
- Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương;
- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương;
- Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa;
- Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa;
- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
- Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty cổ
phần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việc cho
đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng
quản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức

năng.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức
3
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
3
3
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
4
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
4
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
4
BỘ PHẬN
TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN
BỘ PHẬN
KỸ THUẬT
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN
TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
4
5
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng

4. Nhiệm vụ của từng phòng ban.
4.1. Đại hội đồng cổ đông.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty.
- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền bán và quyết
định mức cổ tức hàng năm.
- Bầu hoặc mãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiển soát.
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài
sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất.
- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Xem xét về những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.
4.2. Hội đồng quản trị.
- Quyết định chiến lược Công ty.
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ đại hội đồng cổ đông.
- Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.3. Tổng giám đốc.
- Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ của mình được giao.
- Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu hoặc thuê người khác làm.
4.4. Bộ phận kỹ thuật.
- Phòng kỹ thuật là đơn vị tham mưu: quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt và
lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng
của công ty.
- Phòng kỹ thuật có các nhiệm vụ sau:
5

Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
5
5
6
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
+ Hoạch định chiến lược về chất lượng sản phẩm của công ty: đầu tư phương tiện,
thiết bị và trang thiết bị công nghệ cho sản xuất, phương pháp quản lý kỹ thuật.
+ Dừng thi công công trình nếu công việc không đảm bảo chất lượng và đảm bảo an
toàn.
+ Nghiên cứu, đề xuất các đơn vị cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực thi công có hiệu
quả đối với từng hạng mục công trình thuộc từng dự án.
+ Đảm bảo tiến độ và chất lượng các hạng mục công trình của dự án.
+ Nghiên cứu đề xuất các giải pháp thi công giảm giá thành và đẩy nhanh tiến độ.
+ Cung cấp các giải pháp dịch vụ hạ tầng cho các nhà đầu tư trong khu công nghiệp
Nam Đình Vũ.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để kết nối hạ tầng cho dự án.
4.5. Bộ phận kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công
ty, có các nhiệm vụ như sau:
- Thiết lập kế hoạch kinh doanh.
- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh
của Công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của Công ty cũng như dự án đến với
khách hàng.
- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.
- Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư.
- Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầu tư.
- Theo dõi các hợp đồng khách hàng.
4.6. Bộ phận tài chính - kế toán.
Phòng tài chính - kế toán là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công

ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời
nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng là
người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc thực
hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty.
6
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
6
6
7
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận kế toán – tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng tháng
trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các hợp đồng
theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê và nguyên
tắc thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của Công ty.
- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá hiệu quả
kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý kinh doanh.
Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Nếu
Tổng giám đốc không điều chỉnh thì có quyền kiến nghị với Hội đồng quản trị.
- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty và báo cáo
từ ngày 23 – 30 hàng tháng về Công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng sau.
- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo cáo trình
Tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý.
- Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của Công ty mà vẫn đảm bảo
được chế độ quản lý chặt chẽ, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mới phương pháp, thay đổi
phương pháp quản lý đều phải được Tổng giám đốc phê duyệt.
4.7. Bộ phận Tổ chức – Hành chính.
Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc
công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách

của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác hành
chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty.
Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - hành chính:
- Tổ chức , đào tạo, tuyển dụng nhân sự.
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các quá trình liên
quan đến hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan
đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật Lao động
và quy chế của Công ty.
7
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
7
7
8
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã hội và từ
thiện.
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
- Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định.
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn, hội
thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao…
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của
phòng Tổ chức – Hành chính. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có
liên quan trong Công ty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn
bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.
- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoai, tiếp nhận công văn đến.
II. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Tình hình lao động của công ty.
BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG
STT Tiêu chí
Năm 2008 Quý 1 năm 2009

Số lượng
( người)
Tỷ lệ
( %)
Số lượng
Tỷ lệ
( người)
Tỷ lệ
( %)
Tổng số lao động 11 100 14 100
1
Giới tính
Nam
Nữ
6
5
54,5
45,5
8
6
57,1
42,9
2
Độ tuổi
18 - 35t
35 - 45t
8
3
72,7
27,3

11
3
78,6
21,4
3
Trình độ
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
7
1
3
63,6
9,1
27,3
9
2
3
64,3
14,3
21,4
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
8
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
8
8
9
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Qua bảng cơ cấu lao động trên ta thấy số lượng lao động của công ty là tương
đối ít nhưng so với thực trạng công việc là phù hợp. Quy mô về nguồn nhân lực

của công ty có xu hướng tăng lên 3 nhân viên tương ứng với 27,3% so với năm
2008. Sự thay đổi về nhân lực là do các nguyên nhân sau:
- Do nhu cầu công việc của công ty ngày càng nhiều và tương lai đến cuối
năm 2009 còn tuyển thêm nhiều nhân viên nữa, dần dần sẽ đầy đủ những vị trí như
sơ đồ 1.
- Trong công ty có sự sắp xếp, bố trí lại đội ngũ.
Ngoài ra bảng số liệu về lao động trên còn thể hiện một số khía cạnh của công ty:
Về giới tính:
Lao động nam có xu hướng tăng lên và luôn duy trì với số lượng lớn hơn lao
động nữ. Nguyên nhân của tình trạng này là do đặc thù riêng của công ty, công ty
cần nhiều nhân viên phụ trách về kỹ thuật, thiết kế các bản vẽ, cần sức khoẻ để đi
khảo sát, công tác xa nhà. Lao động nam thường giữ những vị trí quan trọng như:
Tổng giám đốc, trưởng phòng. Lao động nữ thường phụ trách các công việc văn
phòng, kế toán.
Về trình độ:
Là một doanh nghiệp trẻ kinh doanh trên thị trường, cạnh tranh là yếu tố không
thể thiếu, công ty đã dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường trở thành
chủ đầu tư một dự án lớn với tổng mức đầu tư khá lớn. Có được điều đó là nhờ vào
công tác tuyển dụng lao động có trình độ để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao
mà công việc đặt ra. Do vậy số lượng CBCNV có trình độ đại học luôn giữ vị trí
cao nhất và ngày càng có xu hướng tăng. Cụ thể năm 2008 là 7/11 người tương
ứng với 63,6% và sang quý 1 của năm 2009 là 9/14 tương ứng với 64,3% tức là
tăng 0,7%. Số CBCNV còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp.
Về độ tuổi lao động:
Có thể nhận thấy ngay rằng đội ngũ CBCNV của công ty còn khá trẻ, không
có ai quá 36 tuổi. Điều đó cũng đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Đội ngũ
9
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
9
9

10
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
nhân viên trẻ thường năng động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm, nhiệt tình, thông
minh dễ dàng tiếp thu khoa học công nghệ hiện đại. Bên cạnh đó họ lại thiếu kinh
nghiệm, đôi khi lại bồng bột và nôn nóng dễ làm việc theo cảm tính và có xu
hướng thích chuyển chỗ làm.
Về thời gian làm việc:
Công ty quy định thời gian làm việc của cán bộ nhân viên là 8 tiếng/ngày.
Sáng từ 7h30 - 11h30, chiều từ 13h30 - 17h, nghỉ thứ 7, chủ nhật. Cán bộ nhân
viên không rời vị trí làm việc và đảm bảo giờ công, ngày công theo quy định.
Về thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên
Năm 2008: 3.200.000đ/người/tháng
Đến quý 1 năm 2009: 3.500.000đ/người/tháng
Như vậy mức bình quân của cán bộ công nhân viên cũng dần được cải thiện.
Tuy nhiên mức tăng không đáng kể nhưng điều đó cũng có ý nghĩa rất lớn: đời
sống của cán bộ nhân viên trong công ty đã dần ổn định và tăng lên, cũng có nghĩa
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo chiều hướng tốt. Khi dự án triển khai
dự kiến mức thu nhập bình quân khoảng 4.000.000đ/người/tháng.
2. Hoạt động kinh doanh
Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là kinh doanh phải có lợi nhuận và công ty cổ
phần đầu tư Nam Đình Vũ cũng không loại trừ.
Khác với các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đơn thuần chỉ cần có sản
phẩm làm ra, tiêu thụ trên thị trường hoặc kinh doanh một mặt hàng hay dịch vụ có
thời gian tương đối ngắn là có thể có doanh thu dù lỗ hay lãi. Nhưng công ty cổ
phần đầu tư Nam Đình Vũ như đã trình bày ở trên là công ty kinh doanh hạ tầng
khu công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ. Có thể hiểu đơn giản như sau: công
ty thuê đất của nhà nước trong vòng từ 50 - 70 năm kể từ ngày cấp giấy phép xây
dựng, rồi tiến hành xây dựng các nhà máy, nhà xưởng,... và cho các chủ đầu tư vào
khu công nghiệp thuê lại để sản xuất kinh doanh tương tự như khu các khu công
nghiệp khác như khu công nghiệp Nomura - Hải phòng.

10
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
10
10
11
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Chính vì điều đó ngay từ khi mới đi vào hoạt động năm 2008 ban lãnh đạo
công ty đã xác định công ty sẽ bị lỗ trong vòng 3 năm. Dự án đang trong giai đoạn
chuẩn bị khởi công dự kiến tháng 9/2009 chính thức khởi công, do đó rất nhiều chi
phí mà công ty cần chi trong khi đó công ty lại chưa có một nguồn thu nào khác,
do đó lỗ là một vấn đề đương nhiên.
Cụ thể là năm 2008 vừa qua công ty đã đạt lợi nhuận là ( - )1.811.037.198
đồng. Một số tiền khá lớn nhưng phù hợp đặc thù kinh doanh các ngành nghề của
doanh nghiệp. Trong khi đó công ty đề ra kế hoạch là lợi nhuận có thể âm từ 1 tỷ
hai - 1 tỷ rưỡi . Như vậy kết quả kinh doanh mà công ty đạt được vượt chỉ tiêu cho
phép nhưng điều đó cũng dễ hiểu vì công ty mới đi vào hoạt động chưa dự toán
một cách chính xác các khoản chi phí, do ý thức của mỗi người lao động và do thị
trường cũng như các nhà cung cấp biến đổi không ngừng.
Năm 2009 dự án càng tiến gần tới ngày khởi công nhu cầu chi tiêu càng lớn,
khả năng lợi nhuận kinh doanh lại âm là điều không tránh khỏi. Nhưng trên thực tế
đó công ty cũng đã phần nào rút ra kinh nghiệm trong việc lựa chọn các dịch vụ
cũng như chi trả các chi phí thực sự cần thiết tránh lãnh phí, công ty tuyên truyền
vận động toàn thể nhân viên ra sức tiết kiệm mọi chi phí có thể như: tắt máy tính,
điều hòa, bóng đèn,..khi không sử dụng cũng góp phần không nhỏ vào việc tiết
kiệm chi phí và giảm bớt lợi nhuận âm của doanh nghiệp.
Nhìn chung công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là một doanh nghiệp trẻ nhưng
đang đi đúng hướng đúng chiến lược đề ra. Mặc dù kết quả kinh doanh đang âm ở
những năm đầu nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp làm ăn không hiệu
quả mà là yêu cầu thực tế của công ty để công ty tiến bước trên con đường sắp tới.
3. Những thuận lợi và khó khăn của công ty.

3.1. Thuận lợi
11
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
11
11
12
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Là doanh nghiệp trẻ nhưng với nhiều lợi thế kinh nghiệm, tài chính, và năng lực
quản lý từ 2 pháp nhân lớn, công ty hiện đang là chủ đầu tư dự án xây dựng và
kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp Nam Đình Vũ. Một dự án lớn với tổng mức
đầu tư dự kiến 5000 tỷ VND, thời gian thực hiện dự án từ 50 – 70 năm kể từ ngày
cấp giấy phép đầu tư.
- Là chủ dự án nằm trong quy hoạch phát triển khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải, phù
hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố. Do đó dự án rất
được các cấp chính quyền xem xét và chú ý.
- Công ty đã hội tụ đầy đủ đội ngũ lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm quản lý.
Đội ngũ CBCNV trẻ có năng lực, nhiều nhiệt huyết và thiết tha cống hiến, thể hiện
mình.
- Công ty có một cơ chế quản lý vững mạnh, công nhân viên công ty luôn được tạo
điều kiện để phát huy năng lực, mọi người đều yên tâm làm việc trong không khí
dân chủ lành mạnh.
- Dự án Công ty đang triển khai gặp rất nhiều thuận lợi và triển vọng đem lại hiệu
quả kinh tế cao. Cụ thể như sau:
- Nơi tiến hành dự án giáp với hệ thống cảng biển ( Chùa vẽ, Đình vũ và tương lai
có thêm cửa ngõ quốc tế Lạch Huyện ) gần cảng hàng không Cát Bi và gắn kết với
trục đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng….Do vậy, lợi thế về vị trí của dự án sẽ là
yếu tố thu hút hàng đầu các nhà đầu tư.
- Hiện nay khu vực đầu tư của Công ty chủ yếu là mặt nước và đầm nuôi trồng thuỷ
sản nên có nhiều thuận lợi trong công tác đền bù giải phóng mặt bằng, đẩy nhanh
tiến độ và tiết kiệm chi phí.

- Được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của khu kinh tế trong quá trình đầu tư và thu
hút đầu tư, đặc biệt là đơn vị thành viên của tập đoàn dầu khí trong lĩnh vực khai
thác các sản phẩm hoá lỏng, chế tạo và lắp đặt các thiết bị cơ khí siêu trường, siêu
trọng.
12
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
12
12
13
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Công ty được ban quản lý dự án hỗ trợ tích cực từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lập
khu công nghiệp đến việc triển khai dự án, giải quyết các thủ tục đền bù giải phóng
mặt bằng, làm đê biển, khai thác cát…….
- Các tổ chức kinh tế hoạt động trong khu phi thuế quan được xuất khẩu ra nước
ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài vào tất cả các hàng hoá, dịch vụ không thuộc
diện cấm không phải nộp thuế nhập khẩu, xuất khẩu. Đồng thời không hạn chế thời
gian lưu trữ hàng hoá trong Khu phi thuế quan, tàu nước ngoài được trực tiếp vào
khu cảng phi thuế quan nhận và giao hàng.
- Trong xu thế hội nhập các thành phố lớn đã và đang là điểm dừng chân có hiệu quả
của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong đó Hải Phòng cũng không
ngoại trừ. Do đó Công ty càng dễ dàng trong việc mời gọi đầu tư và mời gọi khách
hàng đến thuê cơ sở.
3.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng gặp không ít khó khăn.
- Một khó khăn mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải là cuộc cạnh tranh trên
thị trường ngày càng gay gắt, yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng khắt khe.
- Đội ngũ công nhân viên của công ty còn rất trẻ, bên cạnh những ưu điểm năng
động sáng tạo trong công việc thì họ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn.
- Suất đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cao.
- Địa hình, địa chất nơi Công ty làm chủ đầu tư khá phức tạp, là khu vực thường

xuyên bị bão lũ và sóng gió nên cần phải ưu tiên thi công hệ thống đê bao trong
thời gian ngắn, điều đó có thể làm tăng chi phí đầu tư.
- Toàn bộ hệ thống đầu mối giao thông ngoài hàng rào Khu phụ thuộc rất lớn vào
tiến độ của đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng.
III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Hệ thống văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ được hình thành cùng với
sự ra đời của công ty. Văn phòng công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng do giám
đốc phụ trách và chịu trách nhiệm trước công ty.
13
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
13
13
14
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp về nhiệm vụ hành chính
hầu như tập trung tại phòng Tổ chức - Hành chính. Do vậy phần thực trạng luận
văn chỉ đi sâu nghiên cứu hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính của công ty.
Có thể nói phòng Tổ chức - Hành chính là đại diện cho hoạt động văn phòng của
công ty.
14
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
14
14
TRƯỞNG PHÒNG
BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ
15
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ
Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ chức
một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau:

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức
( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trung
tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn phòng như
một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bên
ngoài công ty.
Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận văn
thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể của từng bộ phận
trên như sau:
• Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.
Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, điều
hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có quyền tổ
chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu,
nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ
quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng.
15
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
15
15
16
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
• Bộ phận văn thư lưu trữ.
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên tập
các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập
các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát
hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,...
• Bộ phận bảo vệ.
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con người và
tài sản của công ty.
Nhân viên tạp vụ.

Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong
công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và tất cả các
khu vệ sinh.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp.
Công tác tham mưu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ do phòng Tổ chức - Hành
chính đảm nhiệm. Phòng Tổ chức hành chính đã thực hiện các công việc cụ thể
trong công tác này như sau:
- Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được
giao.
- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhất, chính xác
nhất.
Chương trình công tác đối với công ty là kế hoạch tác chiến giúp cho việc chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo được toàn diện, giúp công ty vừa đảm bảo nhiệm vụ
trước mắt vừa giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi công việc trong thời gian dài.
Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ việc xây dựng chương trình công tác được
thực hiện như sau:
16
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
16
16
17
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Đối với chương trình công tác năm: Dựa trên báo cáo chi tiết của từng cán bộ
chuyên trách về những kết quả đã đạt được của năm trước và kế hoạch hành động
năm tới, cán bộ văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo chương trình làm việc của
công ty. Sau khi có sự tham gia, đóng góp bổ sung ý kiến của lãnh đạo công ty,
cán bộ văn phòng lập bản kế hoạch hoạt động cho công ty rồi gửi lên Tổng giám
đốc. Bản kế hoạch đó được giám đốc chính thức xét duyệt, được nhân bản và gửi
tới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động phát triển của công ty

trong năm tới.
- Đối với chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của quý, cán bộ công nhân
viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình trong quý
đó. Nêu kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế, khó khăn cũng như những
thuận lợi đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo.
Dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và những
vấn đề mới phát sinh, các cán bộ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương trình làm
việc cho quý sau. Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của các cán bộ và lãnh đạo rồi
tổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý của toàn công ty rồi sau đó phân
công thực hiện.
- Đối với chương trình công tác tháng: Vào ngày đầu tiên của tháng, Tồng giám đốc
công ty tổ chức cuộc họp giao ban để xây dựng chương trình công tác cho tháng
tiếp theo. Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo chương tình công tác trình
lãnh đạo phê duyệt rồi phân phối cho các bộ phận thực hiện.
- Đối với chương trình công tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần
trình lên giám đốc. Sau đó giám đốc xem xét văn bản, ký duyệt rồi chuyển xuống
văn phòng. Tiếp đó văn phòng in ấn, phát hành cho các phòng ban để các phòng
ban thực hiện.
17
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
17
17
18
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ví dụ chương trình công tác cho công ty tuần 1 tháng 5 năm 2009 ( 02/5 -
07/5/2009)
Trước tiên phòng tổ chức hành chính soạn thảo chương trình công tác có nội
dung như sau:
STT Nội dung Đơn vị chuẩn bị Thời gian thực hiện
1 Họp hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính 2/5

2 Trình lãnh đạo kế hoạch thu hút
đầu tư
Phòng kinh doanh 4/5
3 Trình lãnh đạo bản quy hoạch khu
công nghiệp
Phòng kỹ thuật 5/7
4 Tống giám đốc đi công tác Bắc
Ninh
Phòng tổ chức hành chính 7/5
Sau khi soạn thảo xong bản dự thảo chương trình được gửi đến phòng kinh doanh, phòng kỹ thuât, phòng tổ
chức hành chính, ban lãnh đạo để tham gia góp ý. Khi có ý kiến tham gia hoặc nhận xét của lãnh đạo, văn phòng
điều chỉnh, bổ sung và hoàn thiện bản dự thảo.
Tiếp đó văn phòng trình thủ trưởng ra quyết định ban hành. Cuối cùng văn
phòng giám sát, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình của các phòng
ban, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ.
Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư Nam
Đình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đến
công tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung cho
toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch
mà cán bộ chuyên trách đã đề ra.
Những kết quả đã đạt được.
Công tác tham mưu tổng hợp tại công ty trong thời gian qua đã đạt được các
kết quả như sau:
- Xây dựng chương trình công tác không trùng lặp chồng chéo lên nhau.
- Tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến những đề xuất có ích.
- Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình đã
đề ra.
• Những mặt còn hạn chế.
- Các cán bộ văn phòng vẫn chưa chủ động tham gia đề xuất ý kiến, nhiều khi có
cũng không tự giác.

18
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
18
18
19
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Không phân công cụ thể nhiệm vụ giữa cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng, nhiều
khi công việc không rõ ràng.
Nguyên nhân của những hạn chế.
Do ý thức tự giác của nhân viên còn kém.
- Công ty chưa có những biện pháp nhằm kích thích khả năng sáng tạo và đề xuất ý
kiến của cán bộ công nhân viên.
2.2. Công tác thông tin, báo cáo.
Công tác thông tin.
Trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp nhu cầu về thông tin là rất quan
trọng. Nhu cầu này lại rất đa dạng và luôn luôn biến đổi, thông tin lúc này là có ích
nhưng lúc khác lại là thừa. Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng loại công việc,
phạm vi hoạt động và các yếu tố khác.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp là nhằm đảm bảo cho
doanh nghiệp được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho
doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này có thể thực hiện thông qua việc
quản lý văn bản, vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax...
Cụ thể đối với công ty CPĐT Nam Đình Vũ công tác thông tin báo cáo được
thực hiện theo các bước sau:
- Xây dựng và tổ chức nguồn tin.
- Thu thập thông tin từ các nguồn.
- Phân tích và xử lý thông tin.
- Cung cấp và phổ biến thông tin.
- Bảo quản và lưu trữ thông tin.
19

Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
19
19
20
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Phòng Tổ chức hành chính xác định thông tin mà công ty cần để xây dựng và
tổ chức các nguồn tin khác nhau. Là một công ty cổ phần trẻ trong xu thế tự do
cạnh tranh, và nhà nước có nhiều chính sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nước
ngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinh
doanh hạ tầng khu công nghiệp. Do đó công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh để
trở thành chủ đầu tư chính thức của dự án lớn phía nam bán đảo Đình Vũ. Vấn đề
đặt ra là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng
có xu thế đầu tư tại khu công nghiệp và thông tin về các nhà cung cấp. Có nhiều
cách để thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau... Nhưng thông tin mà văn
phòng công ty thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích, xử lý. Đây là cơ hội cho
cán bộ văn phòng vận dụng sự sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu
số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc một cách cụ thể. Văn
phòng đã báo cáo những thông tin có giá trị đã thu thập được. Từ đó là căn cứ để
ban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiến
lược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp.
Sau khi đã cung cấp đầy đủ những thông tin cho ban lãnh đạo thì văn phòng đã
bảo quản và lưu trữ thông tin đã sử dụng đó. Mục đích nhằm kéo dài thời gian sử
dụng các nguồn tin không những để phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định mà còn
để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mà
nhiều lần. Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo
các phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh
hoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay.
Đối với công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động có
hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá một
cách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thông

tin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định
có căn cứ khoa học. Tuy nhiên hiện nay tại công ty hệ thống văn bản tổ chức chưa
được khoa học nên đã không thể tạo môi trường thông tin tốt cho hoạt động quản
lý của công ty.
20
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
20
20
21
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tin
cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện
thoại, internet, máy fax,...
Về việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo cơ quan và nhân viên các phòng ban
tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ rất được lãnh đạo công ty quan tâm. Giám đốc
thường xuyên trực tiếp đến các phòng ban xem xét và trao đổi về tình hình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Người ta cho rằng trong thế giới thương mại công nghiệp và hiện đại này thì
thông tin được coi là nguồn tài nguyên quan trọng nhất hiện có. Với sự gia tăng
các yêu cầu thông tin và những phát triển kỹ thuật xử lý làm hoạt động văn phòng
càng có vị trí quan trọng.
Đánh giá được tầm quan trọng đó của thông tin, ban lãnh đạo công ty luôn coi
trọng đến việc thu nhận và xử lý thông tin. Tuy nhiên do điều kiện mới đi vào hoạt
động cần chi tiêu nhiều mà kinh phí lại có hạn nên công ty gặp không ít khó khăn
và có nhiều bất cập cần thay đổi trong công tác thông tin của công ty.
Công tác báo cáo.
Như chúng ta đã biết công tác báo cáo là công tác bắt buộc trong quản lý nói
chung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ
điều này được quy định cụ thể trong toàn bộ hệ thống công ty. Một bản báo cáo
của một bộ phận trong công ty là những thông tin cần thiết để xây dựng báo cáo

tổng hợp gửi lên giám đốc. Tại công ty công tác thông tin báo cáo được thực hiện
như sau:
- Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực hiện nhiệm vụ kế hoạch
của các phòng ban trong công ty, tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các quy
chế , quy định trong công ty.
- Báo cáo quý đánh giá thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch tài chính của công ty, dự kiến
nhiệm vụ công ty trong quý tiếp theo.
21
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
21
21
22
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Báo cáo năm có nội dụng tương tự như báo cáo quý nhưng xét trên thời hạn một
năm được quy định hoàn chỉnh hơn, khái quát hơn.
Có thể khẳng định công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức
năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết
định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của giám đốc công ty. Do đó thông tin báo
cáo luôn được văn phòng công ty cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm được
thông tin, xử lý kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
• Những kết quả đã đạt được từ hoạt
động thông tin báo cáo của công ty.
- Văn phòng công ty đã giúp Tổng giám đốc công ty củng cố thông tin giữa các
phòng ban trong công ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độ
thông tin.
- Văn phòng công ty cũng rất quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin trong nội
bộ đặc biệt là từ cấp dưới lên cấp trên.
- Công tác thông tin báo cáo tại công ty trong hơn một năm qua đã luôn đồng hành
cùng những quyết định đúng đắn của lãnh đạo công ty. Kết quả mặc dù là công ty
trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đã trở thành chủ đầu tư dự án khu công

nghiệp Nam Đình Vũ - dự án có quy mô và tổng mức đầu tư lớn.
• Bên cạnh đó, công tác thông tin báo cáo, xử lý thông tin tại công ty CPĐT
Nam Đình Vũ cũng bộc lộ nhiều thiếu sót cần khắc phục.
- Một số bộ phận phòng ban vẫn chưa chấp hành tốt các quy đinh về chế độ thông
tin theo quy định của nhà nước và theo quy định của công ty, đôi khi thông tin còn
chậm trễ, báo cáo chưa sát thực.
22
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
22
22
23
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Công tác xử lý thông tin chưa được tiến hành đồng bộ với các hoạt động khác của
công ty. Một số quyết định thông báo của lãnh đạo công ty ban hành chưa được
triển khai kịp thời và thực hiện một cách nghiêm túc. Ví dụ như: Giám đốc ra
quyết định thay đổi giờ làm việc trước đây thành buổi sáng từ 7h - 11h30, buổi
chiều từ 13h30 - 17h00 nhưng việc thực hiện quyết định này của mọi người trong
công ty vẫn chưa đồng bộ, vẫn có CBCNV đi muộn về sớm hoặc nghỉ tự do.
- Do năng lực tài chính của công ty còn hạn chế điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật
còn thiếu thốn nên việc thu nhận và xử lý thông tin qua các công nghệ hiện đại vẫn
chưa hoàn thiện gây khó khăn và giảm tiến độ nhận và xử lý thông tin.
• Sở dĩ công tác thông tin báo cáo của công ty gặp những thiếu sót trên là do
một số nguyên nhân sau.
- Ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực
hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiến
nâng cao chất lượng thông tin.
- Cán bộ quản lý có năng lực còn yếu kém không đủ sức đảm đương nhiệm vụ,
không xử lý tốt những vấn đề mới nảy sinh, gặp nhiều vấp váp trong thực tiễn.
- Công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng
hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ

đạo, điều hành của Tổng giám đốc công ty. Thông tin báo cáo đôi khi chưa được
cập nhật hàng ngày nên lãnh đạo không nắm bắt được thông tin kịp thời xử lý các
vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Ban lãnh đạo cũng như các phòng ban chưa tổng kết rút ra kinh nghiệm, chưa áp
dụng chính sách khen thưởng và kỷ luật đúng lúc.
2.3. Xây dựng chương trình làm việc
Xây dựng chương trình làm việc của công ty là sự hình thành công việc của
công ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định.
23
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
23
23
24
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của
công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như
quán xuyến được công việc trong thời gian dài.
Văn phòng công ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu,
nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị,
phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng
nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao,
nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác.
Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty CPĐT Nam Đình Vũ
được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chương trình công tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,
phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của
quý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên
cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế
hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điều
chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được gửi

cho giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty căn cứ
vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để
điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm việc
tháng được gửi cho giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ thường xuyên phối hợp với các trưởng
phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh,.. để xây dựng chương trình làm việc của
văn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng của công ty đã gửi báo cáo thống
kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên giám đốc và
các phòng ban đơn vị trong công ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
24
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
24
24
25
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
• Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty đã đạt được những kết
quả như sau
- Văn phòng của công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, xây
dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chương trình
làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty thông suốt và hiệu quả.
- Các chế độ hội họp, giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng ban
được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách
nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chương
trình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra.
25
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
25

25