Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việctại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO

1
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và đến nay
đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên đôi chân của
mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh nghiệp mình đi.
Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên tài giỏi, biết sử
dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển và đi
lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý nguồn lao động của mình để sử
dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó. Hiện nay các doanh nghiệp cũng
nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả nguồn lực này thông qua việc sử dụng các
công cụ quản trị nhân lực. Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc chính
là hai công tác cơ bản và quan trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có
chất lượng nhân lực, củng cố các hoạt động nhân lực khác.
Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú ý tới hai hoạt động
này. Trong quá trình thực tập một thời gian tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ
Đô thị Việt Nam- VINASINCO, em cũng nhận thấy công ty vẫn chưa quan tâm đến
hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên không có hệ thống
phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc còn sơ sài, chưa phát huy
đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả của các hoạt động quản lý
nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến các hoạt động phát triển chung
của công ty. Với mong muốn có thể góp phần phát triển công ty nên khi nghiên cứu
các hoạt động nhân sự tại đây em quyết định chọn tên đề tài trong chuyên đề thực tập
là:“ Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại
công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO ”.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu :
Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty VINASINCO
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A

2
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hai hoạt động phân tích công việc và
đánh giá thực hiện công việc tại công ty VINASINCO.
Đề suất các giải pháp và xây dựng thí điểm hai chương trình phân tích công việc
và đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên làm việc tại công ty VINASINCO.
Phạm vi nghiên cứu:
Khi thực hiện chuyên đề em đã đi sâu vào nghiên cứu tại tất cả các bộ phận của
công ty bao gồm các bộ phận tác nghiệp và các bộ phận quản lý của công ty
VINASINCO.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình hoàn thành chuyên đề em đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng
cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát,
ghi chép.
Đồng thời em cũng thu thập và sử dụng các văn bản, tài liệu của công ty theo sự
đồng ý của công ty và các sách, tài liệu tham khảo chuyên ngành. Sau đó để hoàn
thành các số liệu thì em tiến hành xử lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại.
Kết cấu đề tài
Đề tài bao gồm có 3 phần sau:
Chương 1: Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là hai công tác
cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.
Chương 2: Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại
công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá
thực hiện công việc tại công ty VINASINCO.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
3
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Chương 1- Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công

việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực
trong tổ chức
1.1 Vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức
1.1.1 Quản trị nhân lực
Từ trước đến nay có rất nhiều người quan niệm rằng quản lý nhân sự chỉ đơn
thuần là hoạt động tuyển dụng, đào tạo và chi trả tiền lương, nhưng thực chất không
phải vậy. Khi xã hội càng phát triển, người ta đã dần có cái nhìn toàn diện và chính
xác hơn về quản trị nhân lực theo quan điểm:
“Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng,
phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với
yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”
2
.
Thực chất quản trị nhân lực là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ
chức, là sự đối xử của tổ chức với người lao động.
Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp, củng cố và duy trì cho tổ chức
một lực lượng lao động đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, để người lao động đóng
góp được nhiều nhất cho doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp và
cũng đồng thời tạo các cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao
động.
1.1.2 Các hoạt động của quản trị nhân lực
Trong quản trị nhân lực có rất nhiều các hoạt động nhân sự khác nhau nhưng có
thể được phân chia thành 3 nhóm chức năng như sau:
Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực
Nhóm chức năng này đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chất
lượng. Vì vậy, để thực hiện chức năng này tổ chức phải có các hoạt động như kế
2 Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 8
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A

4
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
hoạch hoá nguồn nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển
mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực
“ Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu về nguồn nhân
lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để
đáp ứng các nhu cầu đó ”
3
“ Thiết kế và phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét, khảo sát những
nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể. Thiết kế và phân tích
công việc thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình
độ kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thù
lao…”
4
“ Biên chế nhân lực là quá trình thu hút người có trình độ vào tổ chức, lựa chọn
người có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc trong những ứng viên xin việc rồi sắp
xếp hợp lý nhân viên vào các vị trí khác nhau trong tổ chức ”
5
Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Nhóm chức năng này quan tâm đến các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhân
viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng, trình độ cần thiết để hoàn thành công
việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy được tối đa năng lực cá nhân.
Hoạt động này phân chia làm 3 hoạt động nhỏ là: giáo dục, đào tạo, phát triển.
“ Giáo dục là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người vào một nghề nghiệp
hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai ”
6
“ Đào tạo là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện
có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình ”
7
“ Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt

3,

Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 161
4 Sđd, trang 161
5 Sđd, trang 161
6 Sđd, trang 161
7 Sdd, trang 161
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
5
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở định
hướng tương lai của tổ chức ”

8

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
Sau khi thu hút được người lao động vào doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển
doanh nghiệp cũng cần phải tìm cách để duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.
Nhóm chức năng này làm việc đó theo các hoạt động sau: đánh giá thực hiện công
việc, thù lao lao động, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong
doanh nghiệp.
“ Theo nghĩa hẹp thì thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận
được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức ”
9
. Trong phần này sẽ có
các vấn đề về xây dựng và quản lý hệ thống thù lao, thiết lập và áp dụng các chính
sách phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội,…
Duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp là tạo ra bầu không khí tâm lý xã

hội tập thể lành mạnh và giúp cho nhân viên thoả mãn với công việc. Các hoạt động
nhỏ hơn bao gồm việc ký kết hợp đồng lao động, thoả ước lao động, giải quyết tranh
chấp bất bình, an toàn lao động,…
1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân lực
Tầm quan trọng của quản trị nhân lực thực chất xuất phát từ vai trò to lớn của con
người. Con người góp sức lao động của mình vào trong các hoạt động của xã hội
cũng như các tổ chức mà con người là thành viên. Chính vì thế việc quản lý nguồn
nhân lực là yếu tố mà các nhà kinh doanh đều phải quan tâm để đảm bảo cho sự tồn
tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp mình.
Trong quản trị kinh doanh, các nhà kinh doanh đã coi quản trị nhân lực là một
trong bốn nhánh của quản trị kinh doanh tồn tại song song với nhau bao gồm có tài
chính, tác nghiệp, marketing, quản trị nhân lực. Mà quản trị nhân lực thực chất là
quản lý con người trong nội bộ một tổ chức. Vì vậy quản trị nhân lực là bộ phận cấu
thành và không thể thiếu của quản trị kinh doanh, có con người là cần đến quản trị.
8 Sđd, trang 161
9 Sđd, trang 180
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
6
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Quản trị nhân lực là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự thành công hay thất
bại của các hoạt động sản xuất kinh doanh nên khi mà sự cạnh tranh trên thị trường
ngày càng gay gắt thì tổ chức càng phải quan tâm nhiều hơn nữa đến hoạt động này.
Và khi khoa học tiến bộ, việc sử dụng các tiến bộ này vào sản xuất tăng lên, hoạt
động lao động của con người được mở rộng ra bằng cả các hoạt động lao động trí óc,
không đơn thuần là hoạt động chân tay như trước thì cách thức quản lý con người
cũng cần phải thay đổi, phải chú trọng nhiều hơn đến tính nhân văn, tăng khả năng
kích thích sự sáng tạo hay nói ngắn gọn là các nhà quản trị phải nhận thức và đối xử
với quản lý nguồn nhân lực trên một tầm cao chiến lược mới.
1.2 Phân tích công việc và lợi ích của phân tích công việc

1.2.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc
Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nhân
sự khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là có tầm nhìn
chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ
thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức
nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”
10
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý
và người lao động. Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các công
việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết những người
nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng
của mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Người lao động một
mặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ,
quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức. Ngoài ra tất cả
các hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây
dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc.
* Nội dung của phân tích công việc
10 Sdd, trang 50
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
7
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Phân tích công việc có nội dụng như sau:
- Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ
phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên
quan đến công tác phân tích công việc.
- Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó
tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bản
yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

♦ Bản mô tả công việc :
Người phân tích công việc viết bản mô tả công việc để giải thích về trách nhiệm,
nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể
với những nội dung chính sau:
1. Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc như
tên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số người lãnh
đạo dưới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng quát về bất cứ một công việc
nào mà không chỉ người trong lĩnh vực chuyên môn mới có thể hiểu được.
2. Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: các vấn đề này
sẽ được trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả rõ xem
người lao động phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao.
3. Các điều kiện làm việc là các yếu tố thuộc môi trường lao động trong đó công
việc được thực hiện, tác động đến như các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian
làm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thường tuân theo các quy
định của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật….
♦ Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người
thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào
tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối
với từng công việc cụ thể.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
8
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có yêu cầu về chuyên môn có liên quan
rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối với người
lao động về các vấn đề thuộc về riêng tư như giới tính, dân tộc, tôn giáo,…và các yêu
cầu đó cũng không được quá cao mà lại không cần thiết.
♦ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
“ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh

các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc ”
11
Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự
giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể được xây dựng bằng
các chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho
mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh
nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ
thường được xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản
xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.
- Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thì
công việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản
xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự.
- Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu
trữ và cập nhật thường xuyên các văn bản này.
1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc
1.2.2.1 Phân tích công việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của
người lao động
Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công
việc thì sự thực hiện công việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Đơn giản bởi
vì khi phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể
hiện ra nên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ
ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự
11 Sdd, trang 53
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
9
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo,
đan xen trong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình đồng

thời cũng có trách nhiệm với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của
mình. Ngoài ra người quản lý trực tiếp cũng góp phần làm sự thực hiện công việc của
nhân viên mình tốt lên khi đóng vai trò quản lý, hướng dẫn, giúp đỡ đúng người đúng
lúc và đúng chỗ.
1.2.2.2 Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự
khác
* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực
Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực. Hoạt
động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết
quả của phân tích công việc, công ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu
lao động, mỗi công việc sẽ cần lao động như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp
lý chưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố
trí lại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hoá nhân
lực trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hoá nhân lực tốt thì
tất yếu cần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện.
* Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự
Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển dụng vì hai
bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với người thực hiện đóng vai trò quan
trọng trong quá trình này. Hiện nay hầu hết các công ty khi đăng mục thông báo
tuyển người đều soạn thảo ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy ra từ bản mô tả
công việc và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển. Xuyên suốt quá trình tuyển
chọn, các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra
các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn
tuyển chọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ
chọn được người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm. Hai bản kết quả của
phân tích công việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn do
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
10
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

cán bộ tuyển dụng đã xác định được rõ ràng họ cần gì ở người ứng viên, luôn đứng ở
phía chủ động trong quá trình tìm kiếm và có cái nhìn sáng suốt
trong tuyển lựa lao động.
Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến công
việc và những yêu cầu của công việc đó đối với người thực hiện công việc. Vì vậy
khi có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm được những
người phù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện
công việc của người đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng
thời giúp cho người lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình. Đó thực chất
chính là công tác bố trí lao động. Như vậy phân tích công việc là một công cụ hữu
hiệu để bố trí lao động hợp lý, phù hợp vơí người lao động và doanh nghiệp.
* Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Doanh nghiệp sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với
người thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công
việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những
yếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không bằng các
chương trình đào tạo khác nhau, nên được tiến hành như thế nào, cho những ai, thời
gian tiến hành ra sao. Cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng
chương trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người lao động và với yêu cầu
của công ty, dưới sự giúp đỡ của những người lao động có trình độ chuyên môn cao,
có nhiều kinh nghiệm. Như vậy phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào
tạo và phát triển nhân lực được thực hiện thành công.
* Với công tác thù lao lao động
Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương cho người lao động phù hợp với
năng lực của họ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển. Sau khi xây
dựng và sử dụng chương trình phân tích công việc, hai bản kết quả của phân tích
công việc là bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện sẽ góp
phần xác định được giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so
với các công việc khác trong tổ chức. Căn cứ trên bản mô tả công việc của mỗi công
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A
11
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
việc để thấy được mức độ phức tạp của công việc, kết hợp với bản yêu cầu công việc
với người thực hiện, tổ chức sẽ xác định được giá trị của từng công việc, với mục
đích chính là xác định cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó làm cơ sở để xác định
cấu trúc tiền công, tiền lương của các công việc trong doanh nghiệp. Từ đó xây dựng
nên chế độ trả công tương ứng với những giá trị công việc của công việc đó. Điều
này tránh được sự thắc mắc nghi hoặc của người lao động vì có sự trả công công
bằng, tương xứng với từng công việc.
* Với quan hệ lao động
Hiện nay trong các doanh nghiệp vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnh đạo,
người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm. Các quy định trong bản
mô tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến
các mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện
làm việc, kỷ luật lao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần. Về mặt pháp luật,
kết quả của phân tích công việc được coi như là bằng chứng cho các vụ tranh chấp,
kiện tụng trước toà.
1.2.3 Các bước tiến hành phân tích công việc
Để tiến hành phân tích công việc, các bước cần thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và lên danh mục các công việc cần phân tích
 Xác định các công việc cần phân tích
Việc xác định này gắn chặt với mục đính của phân tích công việc, vì khi chú
trọng vào những mục đích khác nhau như tuyển dụng, đào tạo…thì các công việc
cần phân tích sẽ được xác định khác nhau, mức độ cũng khác nhau. Công việc này
sẽ do các cán bộ làm công việc phân tích công việc cùng bàn luận để thực hiện. Khi
phân tích các công việc nên được phân ra thành từng bộ phận để thuận lợi hơn cho
việc phân tích và quản lý sau này.
 Thiết kế hình mẫu các văn bản phân tích công việc
Sau khi công ty đã xác định được các công việc cần phải phân tích thì các cán bộ

phân tích cũng sẽ là người tiến hành xây dựng các bản hình mẫu của phân tích công
việc. Vì sự quan trọng đó đôi khi các cán bộ phân tích nên tham khảo ý kiến của các
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
12
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
chuyên gia về vấn đề này để có thể xây dựng được các văn bản một cách hoàn thiện
và thoả mãn được mục đích của phân tích công việc.
Bước 2: Thu thập thông tin
 Xác định các thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các
thông tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối
quan hệ thuộc công việc…; thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…;
thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động…; thông tin về đòi hỏi của
 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin
Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công
việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân
tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất. Sau đây là
một số phương pháp được đưa ra:
Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành
quan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các
thông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu…
Công việc này không nên thực hiện ở các công việc không dễ quan sát,
hoạt động trí óc và kết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan
của người quan sát và người được quan sát.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người
nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm
việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phân
loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.
Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt

trong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau. Tuy nhiên sử dụng phương
pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng các hành
vi trung bình để thực hiện công việc.
Phương pháp này rất thích hợp cho việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu
chuẩn thực hiện công việc
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
13
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động tự
ghi chép lai các hoạt động của mình để thực hiện được công việc
Ưu điểm phương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế. Tuy
nhiên nhược điểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người
lao động cũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công
việc. Ngoài ra các thông tin dễ bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên
sao nhãng việc ghi chép và các thông tin cũng dễ không nhất quán.
Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận được
một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó. Trong
bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở.
Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin
từ một số lượng lớn người và nó được thực hiện khá dễ dàng. Tuy nhiên cần lưu ý
rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời.
Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó
quan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này. Các
thông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng vẫn
theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau
khi cùng làm một công việc. Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp này đòi hỏi
khá nhiều thời gian.
Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyên
gia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu.

Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết. Các chuyên gia có thể là
công nhân lành nghề, ngưòi am hiểu về công việc, quản lý trực tiếp…
Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích
phân tích công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc,…Tuy nhiên
phương pháp này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những
công việc có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được
sử dụng đến.
 Tiến hành thu thập thông tin :
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
14
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộ
phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin. Quá trình thu thập nên được dự
tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao.
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc
 Xử lý thông tin
Thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý sơ qua, loại những thông tin
không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại.
 Thẩm định thông tin thu thập được
Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu,
điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công
việc về những thông tin và kết luận của phân tích.
 Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc
Đó là ba bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý
về nhân sự có thể viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực
hiện trong sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực
tiếp sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách viết
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng. Tuy nhiên người cán bộ quản lý

trực tiếp cũng có thể là người viết cả ba bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào
tạo về cách viết cả ba bản này sao cho đúng và chuẩn mực và đây là công việc của
phòng quản lý nhân sự và cán bộ đào tạo nhân sự.
Bước 4: Đưa các văn bản phân tích công việc vào sử dụng và lưu trữ thông tin
Sau khi có kết quả của phân tích công việc là ba bản trên áp dụng cho tất cả các
công việc cần phân tích trong doanh nghiệp thì các cán bộ phòng nhân sự sẽ gửi các
bản này đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu người
cán bộ quản lý tại đó có trách nhiệm lưu giữ các bản này. Đồng thời người cán bộ
này phải phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng là những người lao động các văn
bản này để các văn bản này được sử dụng trong quá trình làm việc của người lao
động nhằm làm cho sự thực hiện công việc của họ tốt hơn.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
15
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Việc lưư trữ thông tin( các yếu tố có liên quan đến quá trình phân tích công việc
và 3văn bản kết quả của phân tích công việc) là công việc của phòng Tổ chức hành
chính. Người cán bộ quản lý trực tiếp chỉ lưu trữ 3 văn bản trên. Sau một khoảng
thời gian các bản phân tích công việc này cũng nên được cập nhật lại. Khoảng thời
gian này có thể phụ thuộc vào đặc điểm của công việc và một số yếu tố khác nhưng
khoảng tầm 2-3 năm. Chỉ khi công việc có sự thay đổi có thể gây ảnh hưởng đến kết
quả làm việc của nhân viên thì mô tả công việc sẽ được sửa đổi lại. Nếu có sự thay
đổi lớn trong công việc thì thực hiện lại quá trình phân tích công việc như trên.
1.3 Khái niệm và ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc
1.3.1 Khái niệm và mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động rất quan trọng của quản trị nhân
lực đặc biệt là với công tác quản lý và sử dụng nhân lực, ngày càng được đánh giá
cao trong các hoạt động quản lý nhân sự.
“ Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình
thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã

được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động ”
12
Đánh giá thực hiện công việc có tác động trực tiếp tới cả người lao động và
doanh nghiệp… Đánh giá thực hiện công việc hiệu quả sẽ đem đến lòng tin, sự hăng
say trong công việc cho người lao động, giúp phát triển năng lực của họ. Đồng thời
cũng góp phần giúp người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn khi cần
thiết như có các chế độ đãi ngộ, đào tạo và phát triển, tạo động lực khi lao động…
Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là cải tiến sự thực hiện công việc của
người lao động, nhân viên có thể tự đặt ra mục tiêu cho mình, phát triển các mục tiêu
nghề nghiệp của nhân viên để theo kịp tổ chức; giúp người quản lý đưa ra các quyết
định nhân sự đúng đắn đồng thời các kết quả của đánh giá thực hiện công việc còn có
thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt động chức năng khác như tuyển dụng, định
hướng, đào tạo,…
12 Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 142
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
16
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
1.3.2 Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc
1.3.2.1 Với sự hoàn thiện thực hiện công việc của người lao động
Đánh giá thực hiện công việc ở một mức độ nào đó chính là sự mở rộng của
thiết kế công việc khi tăng thêm số lượng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công
việc. phương pháp này có tác dụng thiết kế lại các công việc có nội dụng và phạm vi
hoạt động nghèo nàn đồng thời chưa tận dụng tốt thời gian làm việc của người lao
động nên đánh giá thực hiện công việc có tác dụng như vậy cũng sẽ cải tiến sự thực
hiện công việc của người lao động, doanh nghiệp biết được khả năng thực hiện công
việc của từng nhân viên mình tốt đến đâu để có biện pháp hỗ trợ khi cần thiết với
đúng người. Đặc biệt người lao động cũng thấy được các tiêu chuẩn thực hiện công
việc đòi hỏi với một vị trí như công việc của mình và sự thực hiện công việc của

mình để có nỗ lực cố gắng làm việc, tự cải thiện cách thức làm việc của mình nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của bản thân.
1.3.2.2 Với việc ra quyết định nhân sự
Đánh giá thực hiện công việc có tác dụng rất quan trọng đối với các nhà quản lý
trọng việc ra các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo phát triển, thăng tiến, kỷ
luật, …bởi vì các kết quả của đánh giá thực hiện công việc chính là căn cứ, bằng
chứng rõ ràng, xác đáng để thực hiện được các việc trên đối với bất kỳ một người lao
động nào. Đồng thời kết quả của đánh giá thực hiện công việc còn giúp cho bộ phận
quản lý nguồn nhân lực và các cán bộ lãnh đạo cao cấp có thể đánh giá được thắng
lợi của các hoạt động chức năng như tuyển dụng, định hướng, đào tạo,…. Từ đó có
phương hướng điều chỉnh hợp lý.
1.3.2.3 Với tạo động lực trong lao động, trong tập thể lao động
Động lực trong lao động là sự khao khát và tự nguyện của người lao động để
tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới việc đạt các mục tiêu của tổ chức.
Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có nhân viên luôn làm việc
tích cực và sáng tạo mà việc đó đạt được khi có động lực cho người lao động làm
việc. Vì vậy tất cả các tổ chức đều muốn tạo ra động lực trong lao động cho các nhân
viên của mình. Một trong những phương hướng tạo động lực trong lao động là xác
định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên gồm có:
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
17
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
- Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ
mục tiêu đó
- Xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc mà bản mô tả
công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng
- Đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người
lao động từ đó giúp họ thực hiện công việc tốt hơn
Như vậy ta đã thấy được tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc với

việc tạo động lực trong lao động cho nhân viên. Ngoài ra khi đánh giá thực hiện công
việc tốt sẽ tác động đến sự thực hiện công việc của người lao động, từ đó tạo ra sự
thoải mái trong công việc, tác động đến tinh thần và thái độ làm việc của người lao
động. Đó là một chuỗi dây chuyền có tác dụng tạo ra động lực lâu dài cho người lao
động
1.3.2.4 Với các công tác quản lý nhân sự khác
Đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động là hoạt động nhằm cải tiến,
hỗ trợ các hoạt động nhân sự khác
* Với phân tích công việc
Như ta đã được biết các tiêu chuẩn trong phân tích công việc chính là một yếu tố
quan trọng đầu tiên cấu thành nên đánh giá thực hiện công việc. Dựa vào các tiêu
chuẩn này người đánh giá mới tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người
lao động, so sánh kết quả công việc đạt được với những tiêu chuẩn được đưa ra này
và đưa ra kết luận. Đánh giá thực hiện công việc có tốt hay không phụ thuộc vào việc
các tiêu chuẩn được xây dựng như thế nào, có sát với thực tế và đảm bảo yêu cầu phù
hợp không. Vì vậy có phân tích công việc hiệu quả thì mới có thể đánh giá thực hiện
công việc tốt được.
Đồng thời kết quả của đánh giá thực hiện công việc cũng giúp ích cho phân tích
công việc. Khi người đánh giá thấy rằng sự thực hiện công việc của người lao động
khác xa quá nhiều so (có thể nhiều hơn, ít hơn hoặc không đúng) với các yếu tố nêu
trong bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc trong chương trình phân tích công việc hiện tại thì doanh
nghiệp cần tiến hành hoàn thiện lại chương trình phân tích công việc đó. Như vậy hai
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
18
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
hoạt động này có tác động hỗ trợ cho nhau nên cần đồng thời thực hiện tốt cả hai
hoạt động này.
* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực

Đánh giá thực hiện công việc chính là xem xét sự thực hiện công việc của người
lao động như thế nào trong một khoảng thời gian. Các tiêu chuẩn trong đánh giá đã
thể hiện những gì cần phải làm được tức là xác định được một người lao động làm
được bao nhiêu, theo số công việc của cả doanh nghiệp trong một thời gian thì sẽ xác
định được số lao động cần thiết để làm việc ở từng bộ phận và trong cả doanh
nghiệp, hơn nữa kết quả đo lường được đánh giá sẽ giúp các doanh nghiệp điều chỉnh
lại kế hoạch lao động cho phù hợp, có thể thay đổi hoặc không thay đổi lao động.
* Với công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự
Sự thực hiện công việc của một người có tốt hay không được thể hiện trong đánh
giá có sự ảnh hưởng rất lớn do khâu tuyển dụng. Vì vậy hoạt động đánh giá thực hiện
công việc giúp người lãnh đạo đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng đầu vào.
Tuyển lựa được những người nhân viên giỏi, phù hợp với công việc thì sự thực hiện
công việc của họ cũng đem lại kết quả tốt.
Khi nguyên nhân của sự thực hiện công việc không tốt được phát hiện là do sự bố
trí làm việc không hợp lý với trình độ, sức khoẻ,…của người lao động làm cho người
lao động không thể làm việc tốt thì cần thiết phải bố trí lại lao động để khắc phục tình
trạng đó, người lao động sẽ thực hiện công việc của mình tốt hơn. Việc này sẽ đem
lại lợi ích về trước mắt cũng như lâu dài cho doanh nghiệp.
* Với công tác đào tạo và phát triển người lao động
Đào tạo là gắn liền với đánh giá thực hiện công việc. Khi đánh giá sự thực hiện
công việc của người lao động, tổ chức sẽ thấy rằng có nên phát triển năng lực của
người lao động không, phát triển bằng cách nào, cần bổ sung những phần nào, khi
nào cần, từ đó hình thành nên các kế hoạch đào tạo và phát triển. Hiện nay không chỉ
những người không làm được việc mới đi đào tạo mà nó còn được coi như một cơ
hội mở ra với người lao động, để phát triển sự nghiệp sau này. Kết quả của đánh giá
thực hiện công việc là một căn cứ để lựa chọn những nhân vật tiềm năng này. Đồng
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
19
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

thời kết quả của đánh giá còn là căn cứ để các nhà lãnh đạo nhìn lại hiệu quả của hoạt
động sau đào tạo. Sau khi đi đào tạo về, kết quả thực hiện công việc của người lao
động ra sao so với trước khi đi đào tạo. Đây là căn cứ chính xác xác định liệu đào tạo
như vậy đã đạt hiệu quả thực sự hay chưa, cần thay đổi những gì để cải tiến hoạt
động đào tạo.
* Với thù lao lao động
Trước kia rất nhiều người lầm tưởng rằng đánh giá thực hiện công việc chỉ để
phục vụ cho hoạt động trả lương. Điều đó là hoàn toàn không đúng mà tầm quan
trọng của đánh giá thực hiện công việc có liên quan trực tiếp tới yếu tố khác trong thù
lao lao động. Đó chính là việc đánh giá thực hiện công việc có liên quan đến sự
khuyến khích của tổ chức với sự thực hiện công việc tốt của của người lao động
thông qua việc trả thưởng và các khuyến khích khác cho người lao động. Thưởng và
các khuyến khích này giờ đây không còn là một phần thu nhập tiền mà nó còn bao
hàm nhiều dạng khác có tác động rất lớn đến tâm lý người lao động như các cơ hội
được thăng tiến, được học tập, được tôn vinh…Các khuyến khích này tạo ra sự hài
long và nhiệt tình trong công việc cho người lao động, luôn tạo ra động lực làm việc
và đi liền với sự trung thành gắn kết cao với tổ chức của từng người lao động. Trong
xã hội ngày nay, yếu tố thu hút và giữ chân người lao động trong một tổ chức không
chỉ là tiền lương mà còn là chế độ, cách thức sáng tạo trong việc trả thưởng và các
dạng của khuyến khích cho người lao động.
1.3.3 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Có 3 yếu tố cơ bản để đánh giá sự thực hiện công việc là:
♦ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc :
Đây là các tiêu chuẩn nằm trong bản phân tích công việc, các tiêu chuẩn này
chính là căn cứ để so sánh những gì mà doanh nghiệp muốn ở người lao động với sự
thực hiện công việc của họ. Như vậy các tiêu chuẩn này gắn liền với sự thực hiện
công việc của người lao động nên cần được xây dựng đảm bảo sự hợp lý, khách
quan, phản ánh được người lao động cần làm gì, làm tốt đến mức nào, theo yêu cầu
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A

20
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
vế số lượng, chất lượng có tính đến các yếu tố khác như đặc điểm công việc, môi
trường làm việc…
Có hai cách xây dựng tiêu chuẩn là chỉ đạo tập trung và thảo luận dân chủ. Trong
chỉ đạo tập trung người lãnh đạo thực hiện viết tiêu chuẩn còn người lao động chỉ
thực hiện theo. Còn đối với thảo luận dân chủ thì sẽ khó khăn hơn rất nhiều nhưng
thu hút người lao động đóng góp ý kiến của mình vào xây dựng tiêu chuẩn này nên
tăng tính dân chủ, tạo ra sự ủng hộ của người lao động.
♦ Đo lường sự thực hiện công việc :
Phải khẳng định rằng đây là yếu tố trung tâm của sự đánh giá thực hiện công việc
bởi vì có xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn hay và chính xác như thế nào nhưng
khi đo lường lại không đảm bảo thể hiện sự chính xác, khách quan thì coi như
chương trình đánh giá này đã thất bại. Vì không những doanh nghiệp không thể biết
được người lao động đã cống hiến hết mình cho công việc hay chưa mà quan trọng
hơn là đã làm giảm lòng tin của người lao động, đơn giản họ chỉ nghĩ công ty cố tình
làm vậy, không công bằng với những cống hiến của họ. Nếu việc này diễn ra trong
thời gian dài thì sẽ ngày càng ít người lao động muốn gắn bó lâu dài với tổ chức. Khi
đo lường cần xác định được cái gì sẽ được đo lường, cần được đo lường như thế nào.
♦ Kết quả đánh giá và thông tin phản hồi
Sau khi đo lường sẽ có kết quả đánh giá và thông tin sẽ được phản hồi về phía
người lao động thông qua cuộc thảo luận chính thức, thông thường đây chính là bước
phỏng vấn đánh giá khi xem xét lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của người
lao động và cung cấp thêm thông tin cho họ như tiềm năng trong tương lai, các biện
pháp để hoàn thiện, tham khảo ý kiến của người lao động, đưa ra các quyết điịnh
nhân sự khi cần thiết. Đây là việc làm cần thiết cho công tác đánh giá nhằm hoàn
thiện sự thực hiện công việc của người lao động.
* Ba yếu tố trên có quan hệ rất chặt chẽ với nhau. Dựa vào thực tế thực hiện
công việc của người lao động và các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây
dựng từ trước, người đánh giá sẽ tiến hành đo lường sự thực hiện công việc và đánh

giá sự thực hiện công việc đó. Từ đó thông tin sẽ được phản hồi về phía người lao
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
21
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
động và nhận sự góp ý của người lao động để hoàn thiện, ghi vào hồ sơ nhân viên.
Theo hồ sơ nhân viên này các lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo trực tiếp sẽ có những
quyết định nhân sự hợp lý và tức thời. Những quyết định này tốt hay không, có công
bằng, khách quan hay không luôn có tác động trực tiếp tới thái độ, đạo đức và sự
thực hiện công việc của người lao động. Như vậy một vòng quay đã lập lại vì vậy
yếu tố trước là con đường dẫn tới yếu tố sau. Vì vậy từng yếu tố đều phải được thực
hiện tốt và liên hoàn với nhau.
1.3.4 Các công việc cần làm khi tổ chức thực hiện chương trình đánh
giá thực hiện công việc
1.3.4.1 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp đánh giá
Để xây dựng và thực hiện được một chương trình đánh giá thực hiện công việc
phù hợp, nhất quán thì cần phải tìm được phương pháp đánh giá hợp lý, hiện có rất
nhiều phương pháp như: phương pháp thang đo đồ hoạ, đánh giá bằng thang đo dựa
trên hành vi, quản lý bằng mục tiêu (MBO)...Có thể phối kết hợp giữa hai hoặc ba
phương pháp một lúc. Sau đây là các phương pháp được sử dụng:
*Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ: Người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá
chủ quan về sự thực hiện công việc của nhân viên theo tiêu chuẩn từ thấp đến cao và
cho điểm.
Ưu điểm : Phương pháp này tương đối đơn giản, dễ hiểu, sử dụng dễ dàng.
Nhược điểm : Dễ mang tư tưởng chủ quan của người đánh giá và các đánh giá có
thể bỏ qua các đặc trưng, đặc thù của công việc.
Ngoài ra khi dùng phương pháp này, có thể sử dụng trọng số khác nhau.
Phương pháp này thích hợp đối với những công việc đơn giản
* Phương pháp danh mục kiểm tra: Là phương pháp sử dụng một danh mục các
câu mô tả về hành vi và thái độ của người lao động trong khi thực hiện công việc và

dựa vào ý kiến chủ quan của mình, người đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu phù
hợp với đối tượng đánh giá.
Ưu điểm: Phương pháp này tránh sự dễ dãi trong đánh giá và xu hướng bình quân
trong đánh giá, dễ thực hiện hơn các phương pháp khác.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
22
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Nhược điểm : Phương pháp này cũng dễ mắc phải các nhược điểm là phương pháp
này chỉ nhấn vào hành vi mà không nói đến kết quả hành vi.
Phương pháp này đã không phản ánh được đặc thù của từng loại công việc.
* Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Phương pháp này đòi hỏi người
đánh giá phải ghi lại các câu mô tả những hành vi có hiệu quả, không có hiệu quả
trong thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố của công việc
Ưu điểm: Chính xác, khách quan, dễ hiểu, thuận tiện cho công tác phản hồi.
Nhược điểm : Tốn thời gian, nhiều khi công việc ghi chép bị bỏ qua.
* Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi: Đây là phương pháp
kết hợp giữa phương pháp thang đo đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện
quan trọng. Các thang đo này được mô tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể.
Ưu điểm: Phương pháp này khá khách quan, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận.
Nhược điểm: Việc thiết kế rất công phu, tốn kém thời gian và chi phí, những hành vi
trong mẫu phiếu có thể chưa đầy đủ so với những gì người lao động làm
* Các phương pháp so sánh: Nhóm phương pháp này sẽ đánh giá sự thực hiện
công việc của người lao động dựa trên so sánh sự thực hiện công việc của từng người
lao động với những người bạn cùng làm việc trong bộ phận.
Nhóm phương pháp này bao gồm có phương pháp xếp hạng, cho điểm, phân phối
bắt buộc, so sánh cặp.
Phương pháp xếp hạng là phương pháp mà các nhân viên sẽ được sắp xếp theo
thứ tự từ cao nhất tới thấp nhất dựa trên tình hình thực hiện công việc tổng thể của
từng người.

Phương pháp cho điểm là phương pháp mà người đánh giá sẽ phân phối một
tổng số điểm cho các nhân viên trong bộ phận.
Phương pháp phân phối bắt buộc đòi hỏi người đánh giá phải phân loại nhân
viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định.
Phương pháp so sánh cặp là phương pháp yêu cầu người đánh giá phải so
sánh từng nhân viên với tất cả những người khác trong bộ phận theo từng cặp.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
23
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Ưu điểm của phương pháp so sánh là đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng
lớn trong việc ra quyết định về lương, thưởng.
Nhược điểm là dễ thiên vị, thành kiến. Phương pháp này còn gây ra mặt trái của
tính cạnh tranh, không tạo điều kiện để phản hồi thông tin đến với người lao động.
* Phương pháp bản tường trình: Đây là phương pháp người đánh giá sẽ viết một
văn bản về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về điểm mạnh, điểm yếu, các
tiềm năng của họ cũng như gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công
việc của nhân viên.
Ưu điểm: Tạo điều kiện cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động.
Nhược điểm: Phương pháp này không nên được sử dụng để ra các quyết định
nhân sự do sự chính xác của thông tin tường thuật phụ thuộc nhiều vào khả năng viết
của người đánh giá.
* Phương pháp quản lý bằng mục tiêu: Người lãnh đạo xây dựng các mục tiêu
thực hiện công việc và sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự nỗ lực của nhân viên
và cung cấp thông tin phản hồi.
Theo phương pháp này chú trọng đến kết quả mà nhân viên đạt được vì vậy có
tác dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
Ưu điểm: Các mục tiêu và phương pháp đánh giá đựơc đề ra theo mục tiêu phát
triển của doanh nghiệp; luôn có sự phản hồi thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên.
Nhược điểm: Quá chú trọng đến kết quả công việc mà không chú ý đến các yếu tổ

khác như trách nhiệm, sự tiết kiệm,…Nhân viên đặt mục tiêu thấp để dễ thực hiện.
1.3.4.2 Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian mà đánh giá được lặp lại. Chu kỳ này phụ
thuộc vào từng doanh nghiệp và đặc điểm công việc nhưng không nên thực hiện đánh
giá theo từng tháng vì nhiều người chỉ hiểu rằng đánh giá thực hiện công việc là để
trả lương, cả doanh nghiệp và người lao động đều có tư tưởng đó nên khi doanh
nghiệp thực hiện đánh giá thực hiện công việc từng tháng thì người lao động chỉ quan
tâm đến mục tiêu đạt được kết quả làm việc của cá nhân mà không chú ý đến các yếu
tố khác thuộc mục tiêu lâu dài của công ty như lòng tin khách hàng, uy tín… Ngoài ra
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
24
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
khi chu kỳ quá ngắn sẽ dẫn đến tình trạng không đánh giá được sự thực hiện công
việc hoặc đánh giá không chính xác vì sự thực hiện công việc của người lao động
không bộc lộ rõ có tốt hay không, đặc biệt với người mới vào hoặc các công việc đòi
hỏi một thời gian dài để biết kết quả thực hiện công việc có tốt không như tiếp thị,
bán hàng… Vì thế nên thực hiện đánh giá thực hiện công việc ít nhất là 6 tháng, hoặc
theo 1 năm.
1.3.4.3 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá
Người đánh giá trước tiên phải là người cán bộ quản lý trực tiếp. Sau đó người
tham gia vào quá trình đánh giá sự thực hiện công việc của một người có thể là cấp
dưới, đồng nghiệp, người tiếp xúc thường xuyên. Ý kiến của người quản lý trực tiếp
thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác dùng để tham khảo…Việc
đào tạo người đánh giá là công việc rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả cho đánh giá,
làm cho người đánh giá hiểu họ cần phải làm công việc gì, làm như thế nào. Có hai
cách đào tạo họ là sử dụng các văn bản hướng dẫn và học các lớp tập huấn. Việc
quyết định cách thức đào tạo nào tuỳ thuộc vào đặc điểm từng phương pháp đánh giá
mà người đánh giá quyết định sử dụng.
1.3.4.4 Phỏng vấn đánh giá

Đây là một cuộc nói chuyện giữa người lãnh đạo với nhân viên nhằm xem xét lại
toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp thông tin về tình hình
thực hiện công việc đã qua cùng với việc đưa ra các quyết định nhân sự, các tiềm
năng trong tương lai; đưa ra phương hướng khắc phục. Các bước thực hiện phỏng
vấn đánh giá là:
- Chuẩn bị phỏng vấn: Người cán bộ lãnh đạo sẽ xem xét lại kết quả những lần
đánh giá trước, xác định các hành vi cần nhấn mạnh trong quá trình đánh giá, cách
thức tiến hành phỏng vấn.
Có 3 cách được sử dụng để tiến hành phỏng vấn là kể và thuyết phục; kể và lắng
nghe; giải quyết vấn đề. Có thể người lãnh đạo nên có sự kết hợp giữa các cách thức
này để đạt hiệu quả mong muốn.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
25
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Phòng nhân sự thông báo rõ ngày giờ, địa điểm cho người lao động, chuẩn bị cho
cuộc phỏng vấn diễn ra tốt đẹp.
- Thực hiện phỏng vấn: khi phỏng vấn người lãnh đạo phải:
. Nhấn mạnh vào ý nghĩa, tác dụng đánh giá thực hiện công việc
. Các ý kiến phải được nêu ra cụ thể, rõ ràng và hướng vào công việc chứ không
phải vào cá nhân người lao động
. Ghi chép lại đầy đủ các thông tin, khuyến khích người lao động nói bằng
những câu hỏi tinh tế, không gây áp lực, hãy đặt câu hỏi và có thái độ thành tâm lắng
nghe, nhất thiết tránh các cuộc tranh cãi, xung đột.
. Cùng đưa ra phương hướng khắc phục nhằm làm sự thực hiện công việc của
người nhân viên tốt hơn và nêu ra quan điểm công ty sẵn sàng giúp đỡ người đó khi
cần thiết.
- Kết thúc phỏng vấn: Sau cùng người lãnh đạo cần nhấn mạnh mặt tích cực của sự
thực hiện công việc của người lao động nhưng phải khéo léo tránh sự tự kiêu của
người lao động, luôn thẳng thắn và cụ thể, có nhận xét xác đáng.

Như vậy cả phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc đều có ý nghĩa
rất quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự khác. Phân tích công việc chính
là cơ sở cho các hoạt động nhân sự khác vì vậy muốn thực hiện tốt các hoạt động này
thì công ty cần thiết nên tiến hành phân tích công việc cho các vị trí công việc tại
công ty. Qua phân tích công việc sẽ đưa ra được những quyết định nhân sự đúng đắn
không dựa vào suy nghĩ chủ quan của mình mà có căn cứ dựa trên yếu tố công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động song song và đi sau nhiều hoạt động nhân
sự khác nhưng tầm quan trọng của nó thể hiện ở việc sẽ giúp các nhà quản lý điều
chỉnh, thay đổi các hoạt động nhân sự khác khi cần thiết. Vì vậy để thực hiện tốt tất
cả các hoạt động nhân sự thì tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện tốt hai hoạt
động này, nâng cao chất lượng quản lý nói chung.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A