KHÁI QUÁT VỀ THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

KHÁI QUÁT VỀ THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ
1.1. Khái niệm thủ tục hải quan điện tử và một số khái niệm liên quan
Theo điều 3 thông tư số 222/2009/TT-BTC Hướng dẫn thí điểm thủ tục hải
quan điện tử:
Thủ tục hải quan điện tử: là thủ tục hải quan trong đó việc khai báo, tiếp
nhận, xử lý thông tin khai hải quan, ra quyết định được thực hiện thông qua Hệ
thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
Thông điệp dữ liệu điện tử hải quan: Là thông tin được tạo ra, gửi đi,
được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo định dạng chuẩn để thực
hiện thủ tục hải quan điện tử.
Chứng từ điện tử: Là chứng từ tạo ra theo quy định tại Khoản 1 Điều 3
Chương I Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử
trong lĩnh vực tài chính được sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan: Là hệ thống thông tin do Tổng
cục Hải quan quản lý tập trung, thống nhất, sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan
điện tử.
Hệ thống khai hải quan điện tử: Là hệ thống thông tin do người khai hải
quan quản lý, sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Hệ thống khai hải quan điện tử dự phòng: Là hệ thống thông tin do Tổng
cục Hải quan quản lý tại cơ quan hải quan, được sử dụng để người khai hải quan
thực hiện thủ tục hải quan điện tử khi có sự cố ngoài Hệ thống xử lý dữ liệu điện
tử hải quan.
Thông quan hàng hoá: Là việc cơ quan hải quan cho phép hàng hoá đã
hoàn thành các thủ tục hải quan cần thiết được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc hoàn
thành các thủ tục hải quan và chuyển sang một chế độ quản lý hải quan khác.
Giải phóng hàng: Là việc cơ quan hải quan cho phép hàng hoá đang trong
quá trình làm thủ tục thông quan được đặt dưới quyền quyết định của người khai
hải quan.
Đưa hàng hóa về bảo quản: Là việc cơ quan hải quan cho phép hàng hoá
đang trong quá trình làm thủ tục thông quan được đưa ra khỏi khu vực giám sát hải
quan khi đã đáp ứng các điều kiện về giám sát hải quan do Tổng cục Hải quan quy

SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 1
định hoặc giao cho người khai hải quan tự bảo quản nguyên trạng hàng hóa chờ
thông quan.
Hàng đã qua khu vực giám sát hải quan: Là hàng hoá xuất khẩu, nhập
khẩu đã được đưa vào hoặc được đưa ra khỏi địa bàn hoạt động hải quan bao gồm
các khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng biển quốc tế,
cảng sông quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế, cảng nội địa (tiếng Anh
Inland Clearance Depot, viết tắt là ICD), kho ngoại quan, bưu điện quốc tế.
Thông quan hàng hóa “một cửa”: được thực hiện từ khâu đăng ký thủ tục
hải quan điện tử đến khâu thông quan hàng hóa, người NK không phải trực tiếp
liên hệ với cơ quan hải quan tại các bộ phận khác nhau trong quá trình thông quan
hàng NK, mà thông quan đại lí hải quan sẽ làm thủ tục trọn gói cho DN. Đại lí chỉ
cần khai báo điện tử 1 lần, nhận hàng tại cầu tàu khi tàu đến hoặc đưa container
vào máy soi chiếu (nếu có) để thông quan hàng hóa. Các khâu này thực hiện theo
một quy trình khép kín từ đầu đến cuối, đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Với
thủ tục hải quan “một cửa”, DN sẽ thực hiện việc khai báo hàng hóa trước khi tàu
cập cảng. Căn cứ vào thông tin này, DN được thông quan trước khi hàng hóa đến
cửa khẩu đối với một số trường hợp ưu tiên theo quy định, hàng hóa thuộc luồng
xanh, hàng không phải kiểm tra chuyên ngành. Hàng hóa được kiểm tra bằng máy
soi container. Với nguyên tắc này, DN sẽ được hưởng một số lợi ích thiết thực
như: Chủ động thông quan hàng hóa để kịp thời đưa vào sản xuất, kịp tiến độ; rút
ngắn thời gian nhận hàng, giảm nhân lực cho hoạt động XNK; giảm chi phí nhận
hàng do không phải di chuyển container nhiều lần trong cửa khẩu.
1.2. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của thủ tục hải quan điện
tử
Thủ tục hải quan có thể thực hiện bằng những cách thức, phương tiện khác
nhau. Vídụ: truyền thống (thủ công), bán truyền thống hoặc điện tử. Trước đây, ở
Việt Nam, thủ tục hải quan chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp truyền
thống (hoàn toàn dựa vào hồ sơ giấy) hoặc bán truyền thống - kết hợp giữa truyền
thống và điện tử (khai báo bằng đĩa mềm, khai báo qua mạng internet kết hợp hồ

sơ giấy). Trong phương pháp này, luôn có sự tiếp xúc trực tiếp giữa người khai
hải quan và công chức hải quan trong quá trình làm thủ tục hải quan và sử dụng
hồ sơ giấy.
SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 2
Hiện nay, ngoài phương pháp truyền thống, bán truyền thống, thủ tục hải
quan còn được thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử (hệ thống xử lý dữ
liệu điện tử).
Theo thủ tục truyền thống, doanh nghiệp muốn nhập hoặc xuất một lô hàng
thì phải đến hải quan mua bộ hồ sơ (bằng giấy), khai các mặt hàng vào các tờ khai
rồi đem nộp cho công chức hải quan. Sau khi dùng các biện pháp nghiệp vụ (nhập
dữ liệu vào máy tính, phân luồng hàng hóa, kiểm hóa, áp thuế...), công chức hải
quan trả hồ sơ cho doanh nghiệp để đi làm hàng. Thường công đoạn này phải mất
hơn một giờ đồng hồ, tùy thuộc vào mặt hàng. Nếu hàng ở luồng xanh, doanh
nghiệp được làm hàng ngay, còn hàng ở luồng vàng - đỏ thì phải kiểm tra xác
xuất theo phần trăm do lãnh đạo chi cục quyết định. Cách làm này cả hải quan và
doanh nghiệp đều phải vất vả từ khâu khai báo đến kiểm tra cho thông quan hàng
hóa.
Sau một thời gian chuẩn bị, thử nghiệm, hiện nay, người khai hải quan có
thể đăng ký hồ sơ làm thủ tục hải quan bằng cách tạo, gửi các thông tin dưới dạng
điện tử đến cơ quan hải quan và nhận các thông tin (cũng dưới dạng điện tử) phản
hồi từ phía cơ quan hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử. Công chức
hải quan tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ do doanh nghiệp gửi đến và thông báo kết quả
xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp cũng thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
Trong việc làm thủ tục hải quan, người khai hải quan và công chức hải quan
không có sự tiếp xúc trực tiếp (trừ một số trường hợp ngoại lệ).
Thủ tục hải quan điện tử về cơ bản các nước giống nhau. Tuy nhiên, tùy
theo tình hình mỗi nước việc áp dụng có khác nhau về quy mô, mức độ và hình
thức. Đối với Việt Nam, việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử là việc làm rất cần
thiết do yêu cầu thực hiện khối lượng công việc ngày càng tăng; yêu cầu phục vụ
cho sự phát triển của thương mại điện tử; yêu cầu hội nhập và xu hướng phát triển

của hải quan thế giới; yêu cầu quản lý của Nhà nước, cộng đồng doanh nghiệp và
yêu cầu nhiệm vụ của ngành hải quan.
Mô hình TQĐT các nước đều có điểm giống nhau là gồm có ít nhất 3 thành
phần tham gia vào quy trình. Đó là cơ quan hải quan, cơ quan truyền nhận dữ liệu
(VAN) và doanh nghiệp. Đối với những nước phát triển như Nhật Bản, Hàn
Quốc, vai trò của đại lý hải quan được chú trọng và phát triển đến mức độ chuyên
SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 3
nghiệp. Thông qua các đại lý hải quan, cơ quan hải quan có thể quản lý doanh
nghiệp một cách hiệu quả. Điểm khác biệt giữa các nước là mức độ áp dụng thủ
tục hải quan điện tử. Đối với các nước có hạ tầng CNTT phát triển và Chính phủ
điện tử phát triển thì thực hiện mô hình TQĐT ở mức độ cao, sử dụng toàn bộ
chứng từ điện tử (Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc), một số nước có hạ tầng
CNTT trung bình và Chính phủ điện tử chưa phát triển thì áp dụng mô hình
TQĐT ở mức trung bình, kết hợp giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy, doanh
nghiệp có trách nhiệm nộp chứng từ giấy sau khi hàng hóa thông quan. Số còn lại
áp dụng mô hình ở mức thấp, vừa khai báo điện tử vừa nộp hồ sơ giấy trước khi
hàng hóa thông quan.
Thực hiện thủ tục hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp,
cơ quan hải quan và xã hội, để việc triển khai thành công, các nước cần có mục
tiêu chiến lược cụ thể, xác định đúng mô hình thực hiện và có kế hoạch triển khai
thực hiện theo từng giai đoạn, tùy theo điều kiện của từng quốc gia. Trong quá
trình thực hiện cần phải đảm bảo đủ các điều kiện về cơ sở pháp lý, nguồn lực về
tài chính, con người, cơ sở hạ tầng CNTT, thiết bị, máy móc, phương tiện hỗ trợ
và phương pháp quản lý hiệu quả, phải đánh giá đúng những thuận lợi và khó
khăn trong thực hiện để có sự điều chỉnh phù hợp.
Tính đến nay, Bộ Tài chính - Tổng cục Hải quan đã triển khai thực hiện thủ
tục hải quan điện tử qua 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (10/2005 – 11/2009) – giai đoạn
thí điểm hẹp theo Quyết định 149/2005/QĐ-TTg ngày 20/6/2005 của Thủ tướng
Chính phủ về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử; Giai đoạn 2
(12/2009 đến nay) – giai đoạn thí điểm mở rộng theo Quyết định 103/2009/DQQ-

TTg ngày 12/08/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều Quyết định 103/2005/QĐ-
TTg về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử.
Việc khai báo thủ tục hải quan điện tử đã trở thành một hình thức được
cộng đồng doanh nghiệp đánh giá cao và sử dụng rộng rãi. Theo Kế hoạch cải
cách và hiện đại hóa ngành Hải quan đến năm 2015 do Bộ trưởng Bộ Tài chính
ban hành tại thông tư 222/2009/TT/BTC, với mục tiêu phấn đấu đến hết năm
2015, Hải quan Việt Nam phấn đấu bắt kịp với trình độ của hải quan các nước
tiên tiến trong khu vực ASEAN tại thời điểm năm 2010 với lực lượng hải quan
chuyên nghiệp, chuyên sâu; hệ thống thông quan phần lớn là tự động hóa; áp
SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 4
dụng kỹ thuật QLRR; trang thiết bị kỹ thuật hiện đại. Đảm bảo hệ thống thủ tục
hải quan điện tử tích hợp đầy đủ các chức năng xử lý tờ khai hải quan điện tử,
Manifest điện tử, thanh toán điện tử, các giấy phép điện tử. Thủ tục hải quan điện
tử trở thành một phương thức phổ biến tại các địa bàn trọng điểm có quy mô và
lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn, trong khi đó thủ tục hải quan truyền
thống trở thành ngoại lệ.
Mô hình quản lý mà ngành Hải quan Việt Nam sẽ xây dựng sẽ là mô hình
quản lý hải quan hiện đại, tập trung thống nhất được xây dựng trên nền tảng
CNTT với các nội dung: tập trung xử lý thông tin ở cấp Tổng cục và các Cục Hải
quan; công nghệ quản lý dựa trên kỹ thuật QLRR; sử dụng tập trung và có hiệu
quả các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại.
Từ 1-1-2011, tất cả các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu ở ba loại
hình: kinh doanh, sản xuất xuất khẩu và gia công trên địa bàn TPHCM đều phải
thực hiện thông quan bằng hình thức hải quan điện tử với phần mềm khai báo mới
và có một số thay đổi trong phương thức truyền tải dữ liệu, theo Cục Hải quan
TPHCM. Theo đó, từ 1-1-2011, 12/12 chi cục hải quan thuộc Cục Hải quan
TPHCM sẽ đồng loạt triển khai hải quan điện tử bằng phần mềm mới (riêng Chi
cục hải quan cửa khẩu cảng Sài Gòn khu vực 1 - cảng Cát Lái và Chi cục hải quan
cửa khẩu Tân Cảng áp dụng từ 15-12-2010). Do vậy, 100% doanh nghiệp có hoạt
động xuất nhập khẩu ở ba loại hình là gia công, sản xuất xuất khẩu và kinh doanh

sẽ áp dụng khai báo hải quan qua mạng internet từ thời điểm trên.
1.3. So sánh giữa thủ tục hải quan truyền thống và thủ tục hải quan điện tử
Sau đây là một số so sánh được rút ra từ quy trình làm thủ tục hải quan cho
thấy được những ưu điểm của thủ tục hải quan truyền thống (TTHQTT) so với thủ
tục hải quan điện tử (TTHQĐT):
Bảng 1.1. Một số so sánh giữa TTHQTT và TTHQĐT
Nội dung Quy trình thủ tục hải Quy trình thủ tục hải quan
SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 5
quan truyền thống điện tử
Đăng
ký tờ
khai
hải
quan
Hồ sơ  Hồ sơ giấy  Hồ sơ điện tử. Riêng luồng
vàng và luồng đỏ DN phải
nộp, xuất trình thêm hồ sơ
giấy ngoài hồ sơ điện tử đã
gửi qua hệ thống.
Cách thức
khai báo
 DN mang bộ hồ sơ giấy
đến Chi cục HQ cửa khẩu
nộp trực tiếp cho cơ quan
HQ khi đăng ký tờ khai.
 Thực hiện tại cơ quan DN.
DN tạo thông tin trên máy
tính và gửi đến cơ quan HQ
thông qua mạng Internet.
Nhập thông

tin vào hệ
thống
 Công chức đăng ký tiếp
nhận hồ sơ nhập dữ liệu
trực tiếp hoặc nhập từ đĩa
mềm do DN cung cấp vào
hệ thống. Hoặc khai báo
qua mạng.
 Hệ thống tự động lưu trữ
thông tin do DN tạo và gửi hồ
sơ đến.
Phân luồng
tờ khai
 Lãnh đạo Đội thủ tục
phân luồng tờ khai và
quyết định tỷ lệ kiểm tra.
 Công chức tiếp nhận đề
xuất phân luồng và Lãnh
đạo Đội thông quan hoặc
Chi cục duyệt phân luồng
trên hệ thống.
 Công chức tiếp nhận đề
xuất phân luồng và lãnh đạo
Đội thông quan hoặc Chi cục
duyệt phân luồng trên hệ
thống.
Kiểm
tra
hàng
hóa

Trách nhiệm
kiểm tra
hàng hóa
 Việc kiểm tra hàng hóa
do Đội thủ tục tại các Chi
cục HQ cửa khẩu (nơi có
hàng hóa xuất, nhập) thực
hiện.
 Chi cục HQ điện tử không
kiểm tra hàng hóa như các
Chi cục HQ cửa khẩu khác.
Ghi kết quả
kiểm tra
 Kết quả kiểm tra được
công chức kiểm tra ghi
trực tiếp vào tờ khai
 Kết quả kiểm tra được công
chức kiểm tra nhập vào hệ
thống và in ra từ hệ thống
Phiếu ghi kết quả kiểm tra
hàng hóa.
Duyệt thông  Đội trưởng Đội thủ tục  Sau khi hàng hóa đã được
SVTH: Đào Ngọc Kim Ngân Trang 6