Triết lý quản lý Kaizen

Triết lý quản lý Kaizen
Đôi nét về Kaizen
Kaizen được ghép từ hai từ tiếng Nhật: Kai - "Thay đổi” và Zen - "Tốt hơn",
nghĩa là "Thay đổi để tốt hơn" hoặc "Cải tiến liên tục". Xuất phát tù suy nghĩ
rằng "trục trặc" có thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào
của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý
Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật)
để khắc phục các "trục trặc" này:
Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết,
không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức...
Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất cứ thứ gì
cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại".
Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ sinh,
kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.
(Ba nguyên tắc nêu trên thực chất chỉ là việc sàng lọc, sắp xếp phân loại khoa
học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng vệ sinh doanh
nghiệp).
Hai nguyên tắc tiếp theo:
Seiketsu - Săn sóc (Standardize - tiếng Anh): Nhằm "Tiêu chuẩn hoá", "quy
trình hoá" những gì đã đạt dược với ba nguyên tắc nêu trên đề mọi thành viên
của doanh nghiệp tuân theo một cách bài bản, hệ thống.
Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain - tiếng Anh): Giáo dục, duy trì và cải tiến bốn
nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất quá trình
hoạt động của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đổi mới":
Trong khi phương Tây chú trọng "đổi mới" có tính tức thời, đột phá về công
nghệ, kỹ thuật... với kết quả rõ ràng, người Nhật thường quan tâm đến "Cải tiến
liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế nào để ngày hôm nay tốt hơn
ngày hôm qua, dù chỉ một chút. Hiệu quả của Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé
và không nhận thấy ngay, nhưng về lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát
triển ổn định và có sức cạnh tranh cao. Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đối mới"

được trình bày trong bảng dưới đây:
Sự khác biệt giữa Kaizen và đổi mới
TIÊU CHÍ KAIZEN ĐỔI MỚI
Tính hiệu quả
Dài hạn, không gây ấn tượng
hàng ngày
Ngắn hạn, gây ấn tượng
Nhịp độ Các bước nhỏ Bước lớn
Khung thời gian Liên tục, tăng dần Cách quãng
Mức độ thay đổi Dần dần Đột ngột
Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Nỗ lực cá nhân
Phạm vi liên quan Mọi người Một vài người
Mục đích Duy trì, cải tiến Đột phá, xây dựng
Phương pháp Truyền thống Đột phá kỹ thuật
Đầu tư Ít, dần dần Lớn, tức thời
Định hướng Con người Công nghệ, kỹ thuật
Đánh giá Quá trình, sự nỗ lực Kết quả, lợi nhuận
Các bước thực hiện và yêu cầu:
Giống các công cụ quản lý chất lượng ISO, TQM... hoạt động Kaizen cũng dược
triển khai trên cơ sở vòng lặp xoáy ốc PDCA (P - Kế hoạch) - D (Thực hiện) - C
(Kiểm tra) - A (Hành động, Cải tiến). Tám bước thực hiện Kaizen được tiêu
chuẩn hoá bao gồm:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề (công việc, bộ phận...) (P)
Bước 2: Tìm hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu (P)
Bước 3: Phân tích dữ kiện thu thập để xác định nguyên nhân (P)
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện trên cơ sở phân tích dữ liệu (P)
Bước 5: Thực hiện biện pháp (D)
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện (C)
Bước 7: Xây dựng hoặc sứa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn (A)
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo (A)

Lưu ý rằng Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là
triết lý quản lý. Khi zen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết
và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp lãnh đạo). Các yếu tố
quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của
lãnh dạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ
lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục,
hàng ngày.
Lợi ích áp dụng:
Kaizen lúc đầu được Hãng xe hơi Toyota (Japan) áp dụng để nâng cao năng lực
sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận... Sau thành công của Toyota, Kaizen
và 5S đã được nhiều nước trên thế giới, kể cả Việt Nam học tập và vận dụng
trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen và 5S sẽ làm tăng năng suất, tăng năng
lực cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ giảm thiểu những lãng phí như:
1. Sản xuất dư thừa:
Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy cơ phải
bán với giá chiết khấu hay bó đi dưới dạng phế liệu.
2. Khuyết tật:
Gồm các khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, cũng bao
gồm sai sót giấy tờ và thông tin về sản phẩm, chậm giao hàng, sản xuất sai
quy cách, lãng phí nguyên vật liệu...
3. Tôn kho:
Hậu quả là chi phí tồn kho và báo quản cao, lãng phí không gian, giảm quay
vòng vốn hiệu quả ...
4. Di chuyển bất hợp lý:
Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng,
đường sá, nhà xưởng
5. Chờ đợi:
Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản
xuất trong hệ thống sản xuất kém hiệu quả.

6. Thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị:
Ảnh hưởng đến năng suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng giá
thành sản phẩm...
7. Sửa sai:
Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng
thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ trong sản xuất...
Bên cạnh những lợi ích hữu hình về kinh tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao
động, Kaizen còn mang lại những lợi ích vô hình như: lòng tự hào về doanh
nghiệp, động lực phát huy sáng kiến, kỷ luật lao động cao, môi trường văn hoá
doanh nghiệp lành mạnh giúp các các thành viên của doanh nghiệp đoàn kết
và gắn bó trong mái nhà chung.
Trong cuộc sống đời thường, các cá nhân và gia đình cũng có thể áp dụng
Kaizen – 5S để tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giảm thiểu những quyết
định, lựa chọn bất hợp lý gây căng thẳng mất đồng bộ để cuộc sống nhẹ nhàng
hiệu quá và hạnh phúc hơn. Với "Seiri", Kaizen sẽ giúp giải phóng ngôi nhà ta ở
khỏi những vật dụng "hầm bà lằng", "bỏ thì thương, vương thì tội" như đồ gỗ,
đồ điện hỏng, quần áo cũ, chai lọ, túi lilon, hộp carton... Không gian sống sẽ
rộng hơn, thoáng hơn và biết đâu những thứ này lại trở thành vật hữu ích cho
nhiều người khác... Với "Seiton", Kaizen giúp ta không lãng phí thời gian tìm
kiếm cuốn sách, cây bút bi, đôi giày, máy di động, chùm chìa khoá, tập tài liệu
... bị ta đã quăng một cách vô thức như trước. Với "Seiso", Kaizen giúp ngôi nhà
ta luôn gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, thoáng mát...
Biết bao lợi ích mà Kaizen có thể mang lại. Hãy làm quen với Kaizen và áp dụng
nó vào doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống hàng ngày.