MỘT SỐ MẸO THUYẾT TRÌNH POWERPOINT HIỆU QUẢ

MỘT SỐ MẸO ĐỂ THUYẾT TRÌNH POWERPOINT HIỆU QUẢ
I.

Chuẩn bị trước khi thuyết trình

Trước khi mở PowerPoint, hãy bắt đầu bằng việc xác định những điều sau. Những
thủ thuật này sẽ đảm bảo rằng bạn chuẩn bị đầy đủ cho bài thuyết trình của bạn.
1. Hiểu biết công cụ của bạn
Bài thuyết trình của bạn không phải nói về những slide đơn lẻ. Nó là thông điệp
bạn muốn truyền đạt. Trước khi điền vào các số liệu thống kê, thông tin đầy đủ,
hãy suy nghĩ về những câu chuyện đó sẽ được thảo luận, tại sao lại theo thứ tự.
2. Viết nó ra
Hãy bắt đầu trên Word hoặc Google doc, và "cốt truyện" hoặc kịch bản toàn bộ bài
thuyết trình để tạo cho bạn một ý tưởng về cách trình bày các thông tin sẽ "phô ra",
và cách người xem sẽ thấy nó theo thứ tự.
3. Nêu bật cái quan trọng nhất
Một bài thuyết trình bao gồm các phần quan trọng nhất. Bất cứ điều gì bạn làm đều
hướng đến điều này-một văn bản, một dự án, một thiết kế sản phẩm mới-không cần
phải được chia sẻ toàn bộ. Chọn những điểm quan trọng, và để phần còn lại trong
một "phụ lục" để tham khảo trong phần hỏi và đáp ở cuối cùng.
4. Biết được khán giả của bạn là ai
Cách mà bạn nói chuyện trong một phòng đầy những chuyên gia y tế có thể khác
so với cách mà bạn nói chuyện với một căn phòng đầy những doanh nhân trẻ. Thực
tế, mỗi thứ rất khác nhau. Chủ đề bạn chọn lựa, ngôn ngữ mà bạn sử dụng, ví dụ
bạn đưa ra để minh họa, và đôi chút hài hước có thể được thiết kế đặc biệt với các
đối tượng mục tiêu của bạn.
5. Luyện tập! (Vâng, đã sẵn sàng)
Làm quen với bài thuyết trình thì không bao giờ là quá sớm, hãy lưu ý đến những
điểm mà bạn muốn nhấn mạnh. Khi trình bày, hãy nói lớn, bạn sẽ bắt đầu truyền
"cảm hứng" vào tài liệu và thông báo một số việc làm hay, trong khi những người
khác lại không và có thể cần phải được nói vòng vòng trước khi làm việc.

II.

Thiết kế bài thuyết trình PowerPoint của bạn

Điều thứ hai đối với bạn (thông tin bạn truyền tải và cách bạn trình bày) là những
slide PowerPoint của bạn. Nếu không được thiết kế tốt, một PowerPoint có thể gây
ngắt quãng hoặc mất tập trung (chưa tính đến chất lượng nội dung). Dưới đây là
một số thủ thuật thiết kế dùng thuyết trình để đảm bảo rằng điều này không xảy ra
với bạn.
6. Giữ cho các slide đơn giản
Hãy nhớ rằng càng ít thì càng (hiệu quả). Một slide lộn xộn là slide không liền
mạch. Nó gây ra sự nhầm lẫn cho khán giả: vậy phần nào của slide mà tôi nên tập
trung vào? Tôi nên đọc slide hay chú ý đến người thuyết trình? Nói cách khác, một
cách đơn giản, cái nhìn trực quan sẽ hấp dẫn người xem, hãy giữ chúng là điều cốt
lõi trong bài thuyết trình của bạn. Dưới đây là một ví dụ về một slide lộn xộn so
với một slide gọn gàng:
7. Giới hạn từ trên slide
Thêm điểm cuối cùng— càng ít thì càng hiệu quả hơn. Nếu có thể, tránh sử dụng
nhiều bullet cùng với nhau. Thu gọn nội dung thành một vài từ đơn giản. Khán giả
sẽ được nghe, không cần phải đọc.
8. Sử dụng đồ họa và ảnh chất lượng cao
Mọi người sẽ thích thú với phần trình bày của bạn nếu trình bày trực quan của bạn
hấp dẫn. Người dùng thường xem các thiết kế hấp dẫn để sử dụng nhiều
hơn. Tương tự như vậy, họ cũng sẽ xem một trình diễn Powerpoint hấp dẫn bởi
ngày càng ấn tượng. Hãy đảm bảo sử dụng đồ họa và ảnh chất lượng cao trong
phần trinh bày của bạn.
9. Sử dụng biểu đồ và đồ thị có sự liên quan và chính xác
Biểu đồ và đồ thị cũng có thể gây mất tập trung nếu chúng không được sử dụng

đúng chỗ. Đảm bảo rằng thông tin bạn thiết kế là đơn giản và rõ ràng vì khán giả
không cố gắng dành toàn bộ thời gian để giải mã trục X là gì theo như lời bạn nói
chẳng hạn. Tìm hiểu thêm về trình bày dữ liệu trên PPT trong bài viết sau đây:


10. Sử dụng các mẫu chất lượng cao, tươi mới
Bạn đã thấy các mẫu PowerPoint cũ trông giống như giấy bị hỏng và sử dụng mực
loang lổ? Vâng, bạn đã từng là khán giả. Các mẫu có thể bị xem là rời rạc nếu
chúng quá thô sơ hoặc cảm thấy cũ. Bạn cần chọn các thiết kế tuyệt vời.
11. Chọn phông chữ thích hợp
Phông chữ là một phần quan trọng của việc thu hút khán giả. Sự lựa chọn phông
chữ và nghệ thuật chữ có sức ảnh hưởng nhận thức người xem, chúng là nguyên do
dẫn đến đặc điểm hoặc thương hiệu của công ty bạn trở nên tích cực hoặc tiêu cực.
Hãy đảm bảo rằng phông chữ bạn chọn là chuyên nghiệp và hiện đại!
12. Chọn màu sắc tốt
Tương tự như sự lựa chọn font chữ, màu sắc tác động đến nhận thức khán giả. Việc
chọn màu sắc lỗi thời kết hợp cho bài thuyết trình của bạn sẽ khiến nó không hiệu
quả. Dưới đây là một ví dụ của mẫu thuyết trình PowerPoint hiện đại:
13. Định dạng rõ ràng + đơn giản, tất cả tạo nên sự khác biệt!
14. Hãy chắc chắn rằng tất cả các đối tượng được canh chỉnh
Một cách đơn giản để tạo ra một bản trình chiếu được thiết kế tốt là hãy đảm bảo
rằng tất cả các thứ trên slide được đã được chủ động canh chỉnh. Để thực hiện điều
này: giữ phím Shift + chọn trên tất cả các đối tượng mà bạn muốn, sau đó chọn tùy
chọn Arrange, và áp dụng Alignment Type.
15. Giới hạn dấu câu
Đây không phải là nơi dành cho dấu chấm. Bạn nhấn mạnh dấu chấm của bạn
(trong khi nói chuyện). Bạn đừng lạm dụng các dấu câu. (Hãy để chúng lại ở
nhà!!!)
16. Tránh việc lạm dụng định dạng
Điều này là khá đơn giản: không cần phải mỗi chữ của mỗi đầu dòng đề viết hoa

hoặc phải có tiêu đề cho tất cả các đầu dòng. Nếu có thể, hãy gạch đầu dòng tất cả.
Xin nhắc lại, càng đơn giản càng tốt!


III.

Luyện tập, luyện tập, luyện tập!

Cách truyền đạt có lẽ quan trọng hơn nội dung thực tế. Dưới đây là cách để nhận
thức hơn về phần trình bày của riêng bạn, và cách thuyết trình như một chuyên gia
thực thụ.
17. Tôi xin nói lại một lần nữa - Luyện tập
Hãy thực hiện điều đó. Thường xuyên và thường xuyên. Thực hành với tạm dừng,
những cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể. Bạn nên thực hành khoảng một giờ cho mỗi phút
trong bài phát biểu của bạn.
18. Thực hành với bộ đếm thời gian
Sự nhất quán là chìa khóa để tạo nên một bài thuyết trình PowerPoint hiệu quả.
Khoảng thời gian nên tương tự (giống về ý tưởng) mỗi khi bạn luyện tập. Điều này
sẽ đặc biệt khi thời gian thuyết trình trước khán giả cần kết thúc.
19. Làm bài thuyết trình chậm
Ngày nay, nhiều diễn giả giỏi nhất cố tình nói chậm lại. Bạn sẽ có cơ hội để nhấn
mạnh, có vẻ chín chắn hơn, và làm cho thông tin của bạn hiểu dễ dàng hơn.
20. Tạm dừng thường hơn
Tương tự như thủ thuật trước. Tạm dừng thường xuyên hơn, cho phép nhấn mạnh
điểm chính và ngấm thông tin. Bạn cần để cho những điểm chính có khoảng trống
một chút trước khi vào phần tiếp theo.
21. Ghi lại chính mình
Sử dụng máy ghi âm điện thoại của bạn. Đánh giá và phê phán bản thân. Hãy xem
xét:
 Việc tạm dừng của bạn có ngắn hay dài quá không?

 Bạn nói chậm vừa phải không? Hay quá chậm?
 Có khi nào bạn lo lắng giọng nói của bạn thực sự cao như những con chuột
trong phim Cinderella?


Hãy luôn luôn nghe giọng nói của bạn được thu lại; đừng căng thẳng với nó. Sử
dụng khoảng thời gian này để điều chỉnh.
22. Chọn ba điểm nhấn trong phòng
Nếu bạn nhìn chằm chằm vào cùng một chỗ (hay thậm chí là vật đeo trên người,
cùng một người) trong suốt thời gian, trình bày của bạn sẽ không hiệu quả (và
vụng về.) Mọi người sẽ bị bạn làm phân tâm bởi bạn và tự hỏi bạn đang nhìn chằm
chằm vào cái gì. Hãy thử điều này: chọn ba điểm trong phòng (thông thường: trái,
giữa, phải) và dành thời gian để trực tiếp quan sát mỗi điểm trong phòng. Ngoài ra,
nên tập trung vào giữ khi trình bày những vấn đề chính.
23. Thay đổi độ dài câu của bạn
Điều này có vẻ thú vị hơn và dễ dàng giúp cho khán giả theo dõi. Hãy suy nghĩ
ngắn và có sức thuyết phục. Hoặc dài và phức tạp để ảnh hưởng sâu sắc.
24. Điều chỉnh!
Không nói giọng đều đều để trình bày toàn bộ bài thuyết trình. Hãy điều chỉnh để
nâng cao và hạ thấp giọng nói của bạn. Nếu không thì mọi người sẽ mời bạn ra, và
bạn sẽ giống như giáo viên trong Charlie Brown.
25. Thực hành trước gương
Bạn trông như thế nào cũng quan trọng như giọng nói của bạn. Giả vờ như thể bạn
đang có một cuộc trò chuyện thông thường, và cho phép bàn tay của bạn để di
chuyển với bài phát biểu của bạn-nhấn mạnh trọng tâm
26. Sử dụng tùy chọn “Present Mode” khi luyện tập
Cuối cùng khi đã sẵn sàng, bạn nhấn nút Present trong PowerPoint, đảm bảo rằng
bạn sử dụng tùy chọn Present Mode. Điều này cho phép bạn (và chỉ có bạn) xem
thêm ghi chú trên mỗi slide-chỉ trong trường hợp bạn quên một cái gì đó!
27. Thực hành với khán giả mới!

IV.

Thời gian trình bày!

Khi thời gian thuyết trình đến, điều động lại trong trí nhớ là một vài thủ thuật.
28. Hít thở sâu
Hít thở sâu đã được chứng minh là giảm căng thẳng. Nó là một cách đơn giản và
giúp bạn lấy lại bình tỉnh và cảm thấy tốt hơn vào thời điểm hiện tại. Đến phút cuối
cùng trước khi bắt đầu.
29. Làm tâm trạng của bạn phấn chấn lên
Tự kể cho mình một câu chuyện đùa hoặc xem một video clip hài hước. Đương
nhiên, thực hiện điều này trước khi thuyết trình. Nghiên cứu gần đây kết luận rằng
những người hạnh phúc làm việc năng suất cao hơn. Hiệu suất càng nhiều thì càng
tập trung hơn và có thể thực hiện tốt hơn.
30. Nhắc nhở bản thân phải chậm
Khi chúng ta đang căng thẳng hoặc lo lắng (hoặc cả hai), chúng ta thường có xu
hướng nói nhanh hơn. Hãy nhận thức, hít một hơi thở sâu và nhắc nhở bản thân
phải chậm!
31. Hãy giả bộ cho đến khi bạn thực sự làm được
Đi về phía trước với sự tự tin. Nếu bạn hành động tự tin, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy
tự tin hơn. Di chuyển từ từ với vẻ từ tốn, nói rõ ràng, nở nụ cười, mặc đẹp, và bạn
sẽ xuất hiện với tất cả tự tin trước mọi người (không có vấn đề gì để cảm thấy e
dè). Tìm hiểu thêm về cách để vượt qua nỗi sợ hãi của bạn và trở thành một người
nói tự tin hơn.


V.

Việc không nên làm

Quan trọng nhất, tập trung vào những gì bạn có thể làm cho bài thuyết trình của
bạn tốt hơn. Điều đó có nghĩa là, có một vài điều quan trọng không cần chúng ta
cần đề cập đến.
32. Dừng lại với hiệu ứng âm thanh
Hiệu ứng âm thanh — giống như tiếng sột soạt được sử dụng khi giáo sư trường
đại học của bạn một dấu gạch đầu dòng trong PowerPoint-làm đứt quãng và lỗi
thời. Đừng làm điều đó.
33. Đừng sử dụng hiệu ứng chuyển đổi Flashy
Xin lặp lại, việc này gây đứt quãng và lỗi thời.
34. Hãy cẩn thận với Clipart
Điều này thậm chí không cần phải nói, nhưng xin vui lòng, đừng sử dụng clipart.
Thay vào đó, hãy sử dụng đồ họa chuyên nghiệp.
35. Đọc trực tiếp từ giấy của bạn
Đọc bài từ giấy giống như bạn không chuẩn bị trước. Nhiều người làm vậy nhưng
một số thì không. Như một quy tắc chung, bạn nên chỉ trình bày cái gì bạn biết rõ
và chủ yếu là nhớ những điểm chính.
36. Đọc trực tiếp từ Notecards
Giống như trước khi đo lường, bạn có thể tham khảo notecards của bạn, nhưng tất
cả những gì cần là — một điểm tham chiếu.
37. Đọc trực tiếp từ PowerPoint bạn thuyết trình
Nếu bạn dành toàn bộ thời gian thuyết trình nhìn vào màn hình, và khán giả của
bạn cũng vậy. Họ sẽ tách rời với những gì bạn nói và phần trình bày của bạn sẽ dẫn
đến thất bại.

Chúc bạn may mắn!