BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ

Luận văn tổt nghiệp GVHD: Võ Hồng Phượng
BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ

Để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của DNTN Minh Châu đã
được đánh giá trong chương 3, trong chương này sẽ đưa ra giải pháp để giải quyết
những nhược điểm trên nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị doanh nghiệp.
I. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH.
1. Lập kế hoạch bán hàng.
Công tác lập kế hoạch bán hàng đòi hỏi phải có sự đóng góp công sức của
tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, trong đó vai trò của chủ doanh nghiệp là
quan trọng nhất vì đây là người chịu trách nhiệm chính, là người hiểu rõ nhất tình
hình kinh doanh hiện tại nên sẽ có những dự báo quan trọng cần thiết cho lượng
hàng cần mua vào là bao nhiêu để vừa thích ứng được với tình hình bất ổn của thị
trường, vừa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng đem lại doanh thu
cho doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải ý thức rõ vai trò quan trọng của
mình, tiến hành ghi chép cẩn thận những biến động, thay đổi trong doanh số bán
hàng tháng và nguyên nhân của sự thay đổi đó. Chủ doanh nghiệp có thể yêu cầu
nhân viên kế toán làm phần tính toán hoặc thống kê để chủ doanh nghiệp có thể
giảm bớt khối lượng công việc, từ đó có quyết định nhanh, kịp thời và chính xác
hơn. Khi xác định nguyên nhân tăng hoặc giảm doanh thu hàng tháng, chủ doanh
nghiệp có thể thảo luận với nhân viên bán hàng để thu thập được nhiều thông tin
hơn.
Chủ doanh nghiệp có thể làm công việc này như sau:
 Thứ nhất, giao cho mỗi nhân viên quyển nhật ký bán hàng để ghi lại
những những kiến nghị của tất cả các nhân viên trong tuần và các sự kiện vì hầu
hết các nhân viên đều có liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Trong đó:
 Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ:
+ Ghi lại những ý kiến của khách hàng về những sản phẩm được
khách hàng hỏi mà doanh nghiệp không có, những đòi hỏi của khách hàng có liên
quan đến chiêu thị, những góp ý của khách hàng về cách phục vụ của doanh

nghiệp.
Luận văn tổt nghiệp GVHD: Võ Hồng Phượng
+ Những sự cố xảy ra do mất mát tài sản của doanh nghiệp trong
ngày.
+ Những bí quyết mà nhân viên bán hàng đã thực hiện trong công
việc nhằm làm giảm gánh nặng cho bản thân.
 Các nhân viên trong phân xưởng ghi lại:
+ Những phàn nàn hay bất mãn của mình khi làm việc không thuận
lợi.
+ Những sáng kiến tích cực mới xuất hiện nhằm làm tăng năng suất.
 Thứ hai, kế toán công nợ tiến hành lập 2 bản tổng kết: Bản 1- Doanh
số bán thu tiền mặt, tổng số nợ của tuần trước và các khoản nợ đã thu được trong
từng ngày trong tuần; Bản 2- Tên khách hàng và số nợ phải thu của tuần trước.
Trong trường hợp khách hàng hẹn lại ngày khác trả thì vẫn phải tổng kết vào danh
sách cho đến ngày thu hồi nợ.
Thứ ba, kế toán báo cáo thuế có nhiệm vụ lập bản tổng kết hàng hóa
bán ra, hàng nhập vào và hàng tồn kho trong từng ngày trong tuần được lấy từ thủ
kho.
Thứ tư, chủ doanh nghiệp tiến hành thu thập các bản tổng kết trên và
lập sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên thành 1 bản và chia thành 2 phần: phần
1- Nhu cầu và tâm lý khách hàng; phần 2- đánh giá những đóng góp của nhân viên
trong doanh nghiệp.
Như vậy, vào cuối ngày thứ bảy hàng tuần, chủ doanh nghiệp sẽ nhận được
4 bản tổng kết và nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp lúc này là đánh giá các bảng
tổng kết. Đến cuối buổi sáng ngày thứ hai chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành tiếp thu ý
kiến, giải đáp những thắc mắc của nhân viên về kết quả đánh giá và phổ biến kế
hoạch cho tuần này.
Có thể diễn đạt quá trình này bằng sơ đồ sau:
3 bản tổng kết của kế toán.
1 bản tổng kết từ quyển nhật ký bán hàng của các nhân viên

Chủ Doanh Nghiệp
Các nhân viên
Báo cáo
Phản hồi
Luận văn tổt nghiệp GVHD: Võ Hồng Phượng
Sơ đồ 12. Tiến trình đánh giá tình hình mỗi tuần.
 Ưu điểm của công tác đánh giá trên:
- Việc làm này giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được số lượng
hàng tồn kho để có quyết định mua hàng, cũng như điều chỉnh giá bán theo tình
hình của thị trường.
- Xác định được đúng nguyên nhân gây ra hậu quả.
- Hiểu rõ được nhu cầu và tâm lý khách hàng.
- Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và hiểu được nhân viên.
2. Lập kế hoạch mua hàng.
Những kết quả và đánh giá trong lập kế hoạch bán hàng sẽ là cơ sở cho
việc lập kế hoạch mua hàng hoá của doanh nghiệp. Việc mua hàng hóa đúng thời
điểm phụ thuộc vào quyết định mua của chủ doanh nghiệp. Do đó việc tổng kết số
lượng hàng xuất, nhập, tồn của kế toán là rất quan trọng bởi vì dựa vào đó chủ
doanh nghiệp sẽ ra quyết định mua phù hợp, giảm thiểu được chi phí cơ hội do hết
hàng lúc khách hàng cần mua ngay và thời gian giao hàng trễ của nhà cung ứng.
Cần có những tính toán kỹ lưỡng lượng hàng thực tế cần để đáp ứng nhu cầu, từ
đó có thể xây dựng kế hoạch gần đúng để mua hàng giảm thiểu được rủi ro ứ đọng
vốn khi hàng tồn kho quá nhiều hay đồng vốn sinh lợi không hiệu quả do mua
hàng ít.
Như vậy, để có thể giảm thiểu được chi phí tồn trữ cần phải tính toán được
mức dự trữ. Mức dự trữ là lượng tồn kho tối thiểu mà chủ doanh nghiệp dự tính để
duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt hàng mới.
Khi lượng hàng còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần mua thêm
hàng.
Ví dụ: kế hoạch dự trữ có thể được lập như sau:

- Giả sử theo kết quả kinh doanh trong năm 2005 cửa hàng có được khối
lượng cuộn kim loại bán ra trong năm là:150.150 m.
Lượng bán ra trong một tuần sẽ là:
(150 * 7 ngày)/ 365 ngày = 2,9 (tấn/tuần).
Luận văn tổt nghiệp GVHD: Võ Hồng Phượng
- Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng là 1,5 ngày.
Khối lượng bán trong 1,5 ngày bị mất sẽ là :
(150 * 1,5 ngày)/ 365 ngày = 0,62 (tấn/tuần).
- Như vậy để tránh mất doanh số bán do thiếu hàng thì cửa hàng cần dự
trữ số lượng là: 2,9 + 0,62 = 3,52 (tấn/tuần).
Chi phí vận chuyển cho việc mua 3,52 (tấn/tuần) sẽ không thay đổi nếu
mua với số lượng này nhưng chia làm nhiều lần mua, nhưng nếu chia làm nhiều
lần mua thì doanh nghiệp sẽ làm tăng chi phí quản lý vì chủ yếu doanh nghiệp mua
hàng qua điện thoại. Tuy nhiên, việc mua hàng hóa theo kế hoạch còn phụ thuộc
vào tình hình của thị trường, nếu tình hình thị trường luôn biến động thì kế hoạch
mua hàng sẽ có thay đổi.
Kế hoạch nhập hàng hóa phụ thuộc vào kế hoạch mua hàng và thời gian
phương tiện vận chuyển đem hàng về tới cửa hàng. Doanh nghiệp nên xác định
thời gian xe hàng về có thể chờ nhập hàng để có kế hoạch sắp xếp dở hàng xuống
sao cho cửa hàng ở thời điểm vắng khách, không gây trở ngại cho việc bán
hàng.Theo quan sát tại cửa hàng thì thời gian hợp lý và thuận lợi cho việc dở hàng
xuống là sau 10 giờ sáng và sau 4 giờ chiều.
II. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, LÃNH ĐẠO VÀ
KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP.
1. Quản trị nhân sự.
Trong quản trị nhân sự, ngoài việc giao nhiệm vụ cho nhân viên thì điều
quan trọng là phải gắn trách nhiệm vào nhiệm vụ cho họ. Mặt yếu trong việc quản
trị nhân sự của Minh Châu là chưa gắn kết được quyền hạn và trách nhiệm của
nhân viên, chưa xây dựng và áp dụng hệ thống kỹ luật triệt để và chặt chẽ nên khi
xảy ra sự cố thì trách nhiệm không thuộc về ai cả. Do đó, doanh nghiệp phải gắn

trách nhiệm với nhiệm vụ cho mỗi người để khi phát hiện ra sự cố thì lập tức tổ
chức kiểm tra, và đề xuất phương án xử lý tùy theo mức thiệt hại mà nhân viên gây
ra cho doanh nghiệp. Như vậy mỗi nhân viên sẽ phải có trách nhiệm giữ gìn và bảo
quản tài sản của doanh nghiệp, tránh được tình trạng khi xảy ra sự cố rồi thì không
biết trách nhiệm đó là của ai.
Luận văn tổt nghiệp GVHD: Võ Hồng Phượng
Bên cạnh đó, công tác đánh giá nhân viên cần phải được tổ chức lại bằng
cách xây dựng một quá trình ghi chép để việc đánh giá nhân viên thực hiện được
công bằng hơn.
 Chủ doanh nghiệp có thể đánh giá nhân viên bằng cách thiết kế và thực
hiện theo biểu bảng theo dõi quá trình làm việc như sau :
Ngày tháng Tên nhân viên nghỉ làm Lý do Số ngày nghỉ trong
tháng
Ghi chú
Trong phần ghi chú, chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại những đóng góp của
nhân viên hoặc những việc mà nhân viên gây tổn thất trong quá trình phát triển của
doanh nghiệp, phần ghi chú này sẽ làm căn cứ cho quyết định thưởng hoặc tăng
lương cho nhân viên.
Ưu điểm của biểu bảng này:
- Ít nhân viên nghỉ việc không báo cáo hơn.
- Tạo tâm lý thoải mái hơn và nhân viên làm việc với năng suất cao
hơn.
- Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ hơn tình hình hoạt động của doanh
nghiệp và có biện pháp cải tiến năng suất.
Trong việc thưởng thêm cho nhân viên, để tạo cho nhân viên có động lực
làm việc doanh nghiệp đã thưởng cho nhân viên là 100.000 đồng/cuộn phôi bán
hết. Điều này là đúng nhưng doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian và số lượng đối
với việc thưởng này. Trong trường hợp này doanh nghiệp nên thưởng cho toàn thể
nhân viên 100.000 đồng/cuộn phôi/tháng hoặc 100.000 đồng/2500m/ tháng kể từ
lúc nhập hàng về. Như vậy, sẽ khuyến khích nhân viên có thái độ phục vụ khách

hàng tốt hơn và nâng cao năng suất làm việc.
 Để khuyến khích nhân viên tăng doanh thu.
Để tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt, họ cần được khẳng định có
những chính sách thưởng hợp lý cho việc hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời
phải sự hỗ trợ và thừa nhận từ phía doanh nghiệp về vai trò của họ trong sự thành
công của doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp nên nghiên cứu các vấn đề sau để
có biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên của mình: