6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục

6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng
thuyết phục
Bạn đang cần phải viết một bộ
hồ sơ chào hàng thật ấn tượng.
Có lẽ bạn là người có trách
nhiệm phải thuyết phục một vị
khách hàng đang rất hài lòng
hoặc, ngược lại, có thể là phải
thuyết phục một nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa
hai thái cực này.
Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế
hoạch chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu).
Hay là bạn được mời trả lời cho một bản RFP. Hay bạn cũng có
thể phải chọn phương pháp khó khăn nhất - một buổi nói chuyện
trao đổi với một khách hàng tiềm năng về những gì mà vị khách
hàng tiềm năng này cần.
Dù bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải tìm ra những cách
để viết ra một bản kế hoạch chào hàng sao cho bản thân bạn và
công ty tạo được sự khác biệt và vượt trội hơn so với đối thủ. Chỉ
ra được những cách để bạn có thể tạo ra những kết quả cao hơn.
Và chắc chắn là phải không gây ảnh hưởng gì cho bản than về
sau.
Dưới đây là 6 cách được sử dụng nhiều nhất nhằm giúp bạn tăng
cơ hội để tạo sự khác biệt và dành được món hợp đồng kỳ vọng
đồng thời có thể giảm thiểu những mạo hiểm.
1. Hãy sẵn sàng đáp lại.
Nếu bản kế hoạch của bạn là để phản hồi cho một RFP thì bạn
đã có được một công thức. Hãy thực hiện từng bước như công
thức đó hướng dẫn một cách chính xác.
Ít nhất thì hãy cẩn thận với những gì bạn muốn thêm thắt vào đó.
Hãy nhớ là bạn có thể được cộng điểm nhờ vào cách bạn sáng

tạo dựa trên công thức có sẵn – và cách bạn lắng nghe thế nào.
Điểm rắc rối là các bản RFP thường yêu cầu bạn phải thể hiện sự
sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, và quan điểm của mình. Và
bản thân bạn cũng muốn bản thân mình nổi bật so với đám đông
còn lại. Mánh lới ở đây là bạn phải tìm ra một con đường trung
gian, một cách để vừa thỏa mãn các yêu cầu của RFP vừa cho
thấy là bán cầu não phải của bạn vẫn đang làm việc rất tốt.
Không có RFP nào? Điều đó có nghĩa là nhiều không gian để thể
hiện hơn khi bạn không bị hạn chế bởi khuôn khổ của RFP.
Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với nhiều trách nhiệm cần hoàn
thành hơn. Bạn không phải chỉ đi theo một con đường, bạn còn
phải giúp tạo ra nó.
Nếu bạn đang làm việc trong những ngành nghề đặc biệt, bạn
cần phải nắm rõ về các nhu cầu của khách hàng, về những vấn
đề mà khách hàng muốn đề cập đến, về mối quan hệ trong quá
khứ với các người bán khác, và nhiều vấn đề khác; nếu không
làm được như thế, bạn chỉ đang đoán mò thôi.
Để nắm rõ các yêu cầu đó cần làm 3 việc.
Đầu tiên, hãy tìm hiểu. Nghiên cứu về ngành và công việc kinh
doanh của khách hàng. Chỉ có sự khôn ngoan và khéo léo không
thôi sẽ không giúp bạn đạt được những kết quả thực sự.
Thứ hai, hãy đặt câu hỏi, và biết lắng nghe. Nếu bạn tìm hiểu
kỹ lưỡng và hỏi đúng những câu cần hỏi, chính khách hàng của
bạn sẽ là người viết ra bản kế hoạch chào hàng.
Cuối cùng, hãy cẩn trọng. (Đọc mục số 4 để hiểu rõ hơn về
nguy cơ đưa ra quá nhiều).
2. Hãy dùng từ dễ hiểu.
Không phải tất cả RFP đều giống nhau. Nhưng dù là các hồ sơ
chào hàng của các dịch vụ phát triển Web hay các công trình kỹ
sư mang tính kỹ thuật cũng nên dễ đọc và thu hút. Điều đó càng

cần thiết khi các kỹ sư và những người không phải là kỹ sư đều
có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng, và điều này rất thường
xảy ra.
Cho nên, hãy viết giống như bạn đang nói. Tránh các biệt ngữ trừ
khi nó cần thiết để trả lời các yêu cầu trong RFP (và kể cả như
vậy, hãy dùng từ đó ít thôi). Hãy kết nối với người đọc của mình
như là bạn đang đứng đối mặt với họ vậy.
Hãy thư giãn.
Hãy cẩn thận với từ ngữ. Hãy tự hỏi bản thân, Tại sao tôi lại viết
cái này? Ai là người sẽ đọc nó? Và các câu hỏi khác.
Sau khi đã hoàn thành, hãy kiểm tra lại từng từ, từng câu, và
từng đoạn. Bạn phải kiểm tra sự cần thiết của các từ đó, và vị trí
của nó đã phù hợp với kết cấu trang viết chưa.
Nói cách khác, bạn cần bám sát vào đề tài của mình.
3. Hãy dùng tất cả khả năng của mình
Phải luôn tỏ ra bạn sẵn sàng trả lời. Dùng đúng từ ngữ sẽ giúp
cho hồ sơ chào hàng của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn và
được nhớ tới.
Tuy nhiên, người đọc của bạn sẽ dùng cả hai bán cầu não để suy
xét. Họ sẽ lắng nghe theo các đề xuất mang tinh lý tính lẫn cảm
tính.