NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, NGUYÊN VẬT
LIỆU CCDC TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ CỦA NL, VL, CCDC.
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NL, VL, CCDC trong sản xuất kinh
doanh.
a. Khái niệm:
Vật liệu: là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất, là cơ sơ vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
CCDC:là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và
thời gian sử dụng của TSCĐ ( giá trị thực nhỏ hơn 5 triệu; thời gian sử dụng nhỏ
hơn 1 năm).
b. Đặc điểm.
• Đặc điểm của VL
- Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất, nó thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất
ban đầu.
- Giá trị của VL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm
mới.
• Đặc điểm của CCDC.
- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhưng nó vẫn giữa nguyên
hình thái vật chất ban đầu và giá trị thì bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào
chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Do CCDC có giá trị nhỏ thời gian sử dụng ngắn nên nhận được mua sắm
bằng vốn lưu động.
c. Vai trò.
Chi phí VL, CCDC thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành sản phẩm, và thường được bỏ vào gia đoạn đầu của quá trình sản
xuất để hình thành nên sản phẩm mới. Do đó việc cung cấp NVL, CCDC có kịp
thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất sản phẩm của doanh
nghiệp. Chất lượng NVL, CCDC quyết định chất lượng sản phẩm, kể cả về mặt
hiện vật lẫn mặt giá trị, NVL, CCDC là một trong những yếu tố không thể thiếu
được của bất kỳ quá trình sản xuất nào.

Dưới hình thức hiện vật nó biẻu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản
lưu động, còn dưới hình thức giá trị nó biểu hiện thành vốn lưu động. Do việc quản
lý NVL, CCDC chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp, thêm
vào đó vật liệu CCDC là tài sản dự trữ, sản xuất thường xuyên mua NVL, CCDC
đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của
doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản NVL,
CCDC.
2. Phân loại và đánh giá NL, VL, CCDC.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu CCDC bao gồm nhiều loại nhiều
thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính
năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết
từng loại vật liệu, CCDC phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải
tiến hành phân loại chúng theo những tiêu chuẩn phù hợp.
Phân loại Vật liệu, CCDC là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản
lý doanh để sắp xếp VL, CCDC có cùng một tiêu thức vào một loại.
a. Phân loại.
- Căn cứ vào nội dung Kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản
xuất, vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính(bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các
DNSX, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
của sản phẩm như: xi măng, sắt, thép, đá, nhựa đường trong các doanh nghiệp chế
tạo máy cơ khí xây dựng cơ bản . . . .Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm, ví dụ như: sợi mua ngoài trong các
doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính.
+ Vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản
phẩm, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, đóng gói sản phẩm . . . .
+ Nhiên liệu: Trong DNSX, nhiên liệu bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn dùng
để phục vụ cho các phương tiện vận tải máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình
sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi . . . .

+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa
máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải . . .
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện đực sử dụng cho công
việc XDCB.
+ Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất , chế tạo sản
phẩm như: gỗ, sắt vụn, phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh
nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng
thứ, từng quy cách . . .
- Căn cứ vào mục đích công dụng của NVL cũng như nội dung quy định phản ánh
chi phí vật liệu trên các TK kế toán thì NVL của doanh nghiệp đuực chia thành:
+ NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ NVL dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội
sản xuất , cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp . . .
- Căn cứ vào nguồn nhập VL được chia thành:
+ NVL nhập do mua ngoài
+ NVL tự gia công chế biến
+ NVL nhận vốn góp
b. Phân loại CCDC:
Theo qui định hiện hành nhhững tư liệu lao động sau không phân biệt tiêu
chuẩn giá trị thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là CCDC.
- Các lán trại tạm thời, đà giáo, công cụ( trong XDCB), dụng cụ giá lắp
chuyên dùng cho sản xuất.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng nhưng trong quá
trình bảo quản hàng hoá vận chuyển trên đường và dự trữ ở trong kho có tính giá
trị hao mòn trừ dần giá trị của bao bì.
- Dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ.
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán, toàn bộ CCDC của doanh nghiệp
được chia làm ba loại sau:
- Công cụ dụng cụ

- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê.
Ngoài ra có thể phân loại thành CCDC đang dùng và công cụ, dụng cụ
trong kho. Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ, dụng cụ cần
được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng
thứ . . . tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.
c. Đánh giá vật liệu, CCDC.
Đánh giá NVL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc
nhất định.Theo qiu định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, CCDC
phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản
ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho
theo đúng phương pháp quy định. Nhưng một số doanh nghiệp vẫn sử dụng giá trị
hạch toán để ghi chép, tính toán hàng ngày.
II. ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU CCDC THEO GIÁ THỰC TẾ
1. Giá thực tế VL, CCDC nhập kho.
- Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là:
Giá mua ghi trên hoá đơn Các khoản thuế Các chi phí có
trừ triết khấu giảm giá + thuế ko được + liên quan để có
thương mại hoàn lại NLVN,CCDC
- Đối với NVL, CCDC do doanh nghiệp tự gia công chế biến là:
Giá gốc vật tư xuất kho để gia công + Chi phí chế biến

- Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến là:
Giá gốc Số tiền phải trả cho Chi phí vận chuyển
vật tư + bên gia công + đi và về
- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng VL, CCDC thì trị giá vốn
thực tế của từng VL nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh
giá.
- Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính.
2. Giá thực tế VL, CCDC xuất kho.

Nguyên vật liệu, CCDC đuợc thua mua nhập kho thường xuyên từ nhiều
nguồn khác nhau, do vậy giá trị thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn
toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá
thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp
tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và đảm bảo tính nhất quán trong niên
độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của NVL, CCDC xuất kho có thể áp dụng một
trong các phương pháp sau:
a. Tính giá trị thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, thì giá thực tế vật liệu,
CCDC xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu, CCDC xuất kho và đơn giá
thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất * Đơn giá thực tế bình quân
b. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế vật
liệu, CCDC xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá
thực tế bình quân để tính như sau:
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập TKỳ
đơn giá thực tế bình quân =
SL tồn đầu kỳ + SL nhập TKỳ
c. Tính theo giá nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải
xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào
nhập kho trước thì xuất kho trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất :kho để tính ra
giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc. Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với
lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại( tổng số xuất kho - số đã xuất
thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy,
giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu, CCDC nhập
kho thuộc các lần nhập sau cùng.
d. Tính theo giá nhập sau - xuất trước: (Nhập trước - xuất sau). Theo phương
pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng
giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho
tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập
sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như

vậy, giá thực tế của NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của các lần nhập
đầu kỳ.
e. Tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh
nghiệp phải quản lý theo dõi VL theo từng lô hàng. Kho xuất kho nguyên vật liệu
thuộc lô hàng nào thì phải căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho
(mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế xuất kho.
III. ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, CCDC THEO GIÁ HẠCH TOÁN
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại nguyên vật
liệu, CCDC lớn, tình hình nhập - xuất diễn ra thường xuyên việc xác định giá thực
tế của nguyên vật liệu, CCDC hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp
có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần, đợt nhập nhưng quá tốn kém
nhiều chi phí, không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán
tình hình nhập, xuất hàng ngày giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng
thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của
nguyên vật liệu, CCDC. Như vậy, hàng ngày sử dụng giá hạch toán của vật liệu,
CCDC để ghi sổ chi tiết giá trị vật tư nhập - xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch
toán theo giá thực tế tiến hành như sau:
- Trước hết xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL, CCDC
như sau:
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
H =
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ
- Sau đó tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ
số giá:
Giá thưc tế của = Giá hạch toán của * Hệ số giá của
NLVL,CCDC NLVL,CCDC xuất kho NLVL,CCDC
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý cuẩ doanh nghiệp mà trong
các phương pháp tính giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho, đơn giá thực tế hoặc sổ
cái trong trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc
cả vật liệu, CCDC.

1. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, CCDC.
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu, CCDC tring DNSX cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Thứ nhất: Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu, CCDC phù hợp với
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản lý trong
doanh nghiệp.
Thứ hai: Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu,
CCDC trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để
tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Thứ ba: Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu,
CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Thủ tục quản lý nhập xuất kho NL, VL, CCDC và các chứng từ kế toán
liên quan.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư.
Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư kế toán viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất
kho thủ kho xuắt NLVN và CCDC ghi vào phiếu xuất, số thực xuất ghi vào thẻ
kho. Sau khi ghi xong vào thẻ kho,thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toán
đẻ ghi sổ.
II.1 . Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qiu định ban hành theo
QĐ 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ
kế toán về vật liệu, CCDC bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH )
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 - BH)

- Hoá đơn thuế GTGT (VAT)
Ngoài ra chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước,
các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu
xuất vật tư hạn mức (mẫu 04 - VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 -VT) . . .
tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực
hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.
Mọi chứng từ về kế toán vật liệu, CCDC phải được tổ chức tuân theo trình tự
thời gian hợp lý, do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép
và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
II.2 . Sổ kế toán chi tiết vật liệu, CCDC:
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử
dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, CCDC,
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có mở thêm các bảng kê nhập,
kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng kịp thời
3. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu.
3.1 . Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, CCDC:
Khi xí nghiệp được nhà nước giao hoặc xí nghiệp trúng thầu các công trình giao
thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự toán công trình. Khi
công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào
dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó, bộ
phận vật tư dựa trên hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên Giám
đốc duyệt, nếu Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Thường thì khi đi mua nguyên vật liệu, CCDC xí nghiệp sẽ tiến hành ký kết hợp
đồng với bên cung cấp vật tư. Trong trường hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều
khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật tư

phải đảm bảo về chất lượng, quy cách mẫu mã, các quy phạm về kỹ thuật, phải
cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với xí nghiệp thì phải đảm bảo thanh toán tiền
đầy đủ, đúng hạn và đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với
nhau.
Hiện nay ở xí nghiệp có ban kiểm nghiệm vật tư chuyên nghiệp và vậy khi mua
vật tư về thì tuỳ theo từng trường hợp mà được bộ phận có liên quan kiểm nghiệm.
Nếu vật tư mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phòng vật tư, kế toán
kiểm tra trước khi nhập kho, nếu thấy đầy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối
với vật tư có số lượng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Đối với hàng mua về nhập kho căn cứ vào hoá đơn thì thủ kho cùng đại diện
phòng vật tư kiểm tra, nếu thấy đầy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho. Cán bộ
phòng vật tư sẽ lập và ký vào 3 niên phiếu nhập kho vật tư, sau đó chuyển cho thủ
kho ký và đưa vật tư vào nhập kho. Trong 3 niên phiếu nhập kho, một niên lưu lại
tại phòng vật tư, một niên thủ khi giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, theo định kỳ thủ
kho mang lên phòng kế toán hoặc kế toán nguyên vật liệu xuống lấy, một niên còn
lại cùng với hoá đơn mua vật tư và giấy đề nghị thanh toán cho người bán được
chuyển đến phòng kế toán.
Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài không qua nhập kho mà xuất thẳng
đến chân cônng trình thì thủ tục nhập được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu,
CCDC về đến chân công trình thì người lĩnh vật tư sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng
thực nhập vào hai phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư được chuyển cho
phòng vật tư, một phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng được chuyển lên phòng kế
toán, kế toán thanh toán căn cứ vào tính hợp lý hợp lệ của chứng từ để thanh toán
cho người bán. Sau đó phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật liệu để theo
dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC.
Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị vật tư Bộ GT.
Địa chỉ: .. . . . . . . . . . . . . .Số tài khoản: . . . . . . . . . . . . . .
Điện thoại: . . . . . . . . . . . .MS: . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 31.1
Liên 3 (dùng để thanh toán) PT / 99 - B

Ngày 2 tháng 5 năm 2006 NO: 54232
Họ tên người mua hàng: Ô. Bảo
Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp số 2
Số tài khoản: . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Địa chỉ: 61E Đường La Thành – Quận Đống Đa – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
Mã số: 01001532271 Đơn vị tính: VNĐ

ST
T
Tên hàng hoá -
dịch vụ
ĐV
T
Số
lượng
Đơn
giá
Thành Tiền
A B C 1 2 3 = 2 *1
1 Nhựa đường
Singapo
Kg 100.000 3.000 300.000.000
Cộng tiền hàng: 300.000.000 đ.

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 30.000.000 đ

Tổng cộng tiền thanh toán: 330.000.000đ

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi ba triệu đồng chẵn./

Ví dụ: Trong tháng 5/2006 xí nghiệp có nhận được hoá đơn như sau:(biểu 3