HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH
PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP
DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II.
I.ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II.
1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
Trong hơn 40 năm hoạt động, Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II đã không
ngừng phát triển và đứng vững qua những thay đổi trong cơ chế thị cũng như biến
động của thị trường. Góp phần trong sự thành công đó là việc hạch toán chính xác
kết quả hoạt động kinh doanh.
Cùng với sự tiến bộ của Xí nghiệp, bộ máy kế toán cũng từng bước được hoàn
thiện hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại xí nghiệp về quy mô hoạt động, loại
hình sản xuất kinh doanh. Mỗi phần hành là một mắt xích nối kết nhau và liên
quan chặt chẽ với nhau nên mỗi nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán của
mình đều phải làm việc cẩn thận, có trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm
cao để tránh ảnh hưởng sang các khâu khác. Số lượng các nhân viên kế toán tương
đối đông trên tổng số cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp (so với các doanh
nghiệp Nhà nước khác nói chung), mỗi một nhân viên kế toán không chỉ có trình
độ tốt về từng phần hành kế toán cụ thể, mà họ còn có trình độ về tổng hợp, đó là
điều kiện tạo thuận lợi cho công việc của kế toán tổng hợp, tuy nhiên tại Xí nghiệp
đã áp dụng kế toán máy cho nhiều phần hành kế toán, đây là nhược điểm trong
tương lai không xa, vì vậy Xí nghiệp cần có những chính sách phù hợp để bộ máy
kế toán ngày càng hoàn thiện hơn. Hiện nay việc bố trí kế toán nói chung cũng như
công việc của kế toán thành phẩm và kế toán tiêu thụ là hợp lý, công việc không bị
chồng chéo lên nhau, đảm bảo tính toàn diện, kịp thời và đầy đủ cuả thông tin kế
toán tức là đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán. Thêm vào đó bộ máy kế toán
của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung nên đáp ứng được yêu câu
theo dõi chi tiết và tổng hợp công việc hạch toán kế toán tại đơn vị, giúp cho việc
xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết
định quản lý một cách có hiệu quả.
Xí nghiệp đã mạnh dạn vi tính hoá cả phần cứng và phần mềm một số phần

hành kế toán như phần hành kế toán vốn bằng tiền, phần hành kế toán công nợ phải
thu, phải trả, phần hành kế toán tiêu thụ. Việc sử dụng máy vi tính là một quyết
định kịp thời của xí nghiệp. Nhờ vậy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch
toán nhanh chóng, dễ dàng làm giảm bớt khối lượng các công việc rất lớn của bộ
phận kế toán, đó là phần việc đối chiếu kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán
tổng hợp, nhằm phản ánh kịp thời, chính xác hoạt động kinh doanh sản xuất của xí
nghiệp. Tuy nhiên, vì mới áp dụng phần mềm kế toán máy trên một số phần hành
kế toán nên Xí nghiệp vẫn chưa hoàn toàn phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bằng
máy tính mà áp dụng song song kế toán thủ công và kế toán máy.
Về hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng
chéo, đáp ứng việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong Xí
nghiệp .
Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay xí nghiệp áp dụng là hình thức sổ kế
toán “nhật ký chứng từ”, phòng kế toán đã sử dụng tương đối đầy đủ các mẫu sổ
do Bộ tài chính quy định. Bên cạnh đó phòng kế toán đã có những thay đổi để phù
hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp. NKCT là hình thức sổ kế toán khá phức
tạp, nhưng hệ thống sổ lại được bố trí một cách khá đơn giản, dễ hiểu, giúp cán bộ
kế toán lấy số liệu ghi vào sổ kế toán liên quan một cách nhanh chóng, chính xác,
đặc biệt cung cấp thông tin kế toán đầy đủ cho những nhà quan tâm. Tuy nhiên
việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ trong phần mềm vi tính là bước
ban đầu khó khăn cho xí nghiệp, bởi vì hình thức sổ kế toán này rất phức tạp trong
việc vi tính hoá, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.
Nhìn chung, Xí nghiệp sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chứng từ, hệ
thống bảng, biểu, sổ sách theo quyết định số: 1141-TC/ QĐ /CĐKT của Bộ tài
chính quy định. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được căn cứ trên các hoá đơn,
chứng từ phù hợp cả về số lượng, giá trị để ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán
theo nguyên tắc chung cũng như yêu cầu của người quản lý. Công việc ghi chép
được tổ chức rất chặt chẽ, trước khi vào sổ phải kiểm tra cả hoá đơn và chứng từ để
vào sổ hợp lý, phù hợp. Bên cạnh đó để quản lý công việc tổ chức hạch toán kế
toán được chặt chẽ và dễ theo dõi xí nghiệp đã tự quy định một số mẫu sổ như :

“Bảng kê thanh toán”, “Giấy xin khất nợ” do kế toán trưởng quy định (được duyệt
của BGĐ).
Về tài khoản kế toán: Xí nghiệp sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản
theo qui định. Ngoài ra, nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và phù hợp
với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, xí nghiệp đã
đăng ký hệ thống tài khoản cấp 2, 3 và cấp 4 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết
và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống báo cáo tài chính kế toán đã lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo
cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, được lập theo mẫu quy định
của Bộ tài chính và được lập đúng thời hạn để nộp cho các cơ quan có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, Xí nghiệp còn lập các báo cáo phục vụ cho quản trị như: Báo cáo
quản trị.
2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG
ƯƠNG II.
2.1. Ưu điểm.
Mặc dù phần hành kế toán này bao gồm nhiều khâu công việc với khối lượng
lớn, nhưng hai kế toán phần hành đã thể hiện trình độ nghiệp vụ vững vàng cũng
như trách nhiệm cao trong công việc. Cụ thể:
- Đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh
tế, các số liệu kế toán phản ánh ttrung thực, kịp thời đã cung cấp được những thông tin
cần thiết phục vụ cho quản lý sản xuất và tiêu thụ của đơn vị.
- Công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ được tiến
hành trên cơ sở tình hình thực tế của Xí nghiệp và có sự vận dụng nhưng vẫn tuân
thủ các nguyên tắc tài chính do Nhà nước ban hành.
- Hệ thồng sổ sách chứng từ đầy đủ, rõ ràng, việc luân chuyển chứng từ từ
khi kế toán thành phẩm nhận chứng từ là hợp lý. Công việc của 2 nhân viên kế
toán tiêu thụ bổ trợ cho nhau và không bị chồng chéo.
- Mối quan hệ đối chiếu, trao đổi giữa kế toán tiêu thụ với các phần hành có
liên quan như : Kế toán giá thành, thủ kho, kế toán quỹ, được cập nhật thường

xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Nếu tồn tại sai sót thì kịp thời được
phát hiện và có biện pháp xử lý.
- Hoạt động tiêu thụ thành phẩm của Xí nghiệp diễn ra thường xuyên liên tục
hàng ngày với phương châm: Đa dạng hoá sản phẩm, đa phương hoá tiêu thụ, thực
hiện các chính sách chế độ thu hút khách hàng. Tuy vậy kế toán thành phẩm và kế
toán tiêu thụ vẫn đảm bảo giám sát phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ
của từng loại sản phẩm, tình hình thanh toán của từng hộ khách hàng và từng cửa
hàng của Xí nghiệp .
- Có sự liên quan chặt chẽ giữa các phần hành kế toán nói riêng cũng như
khâu quản lý quá trình tiêu thụ so với các khâu khác.
- Công tác kế toán tiêu thụ của Xí nghiệp đảm bảo cho việc thực hiện các
nghĩa vụ với Nhà nước đúng quy định.
2.2. Tồn tại chủ yếu.
Ngoài những ưu điểm trên, công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả
tiêu thụ tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được cải tiến
hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán.
2.2.1. Tồn tại trong hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm.
Hiện nay trong hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm còn nhiều bất hợp
lý, cụ thể:
- Tên gọi “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán” chưa phản ánh đúng số liệu
tổng hợp của hàng gửi bán mà chỉ mới phản ánh số liệu tổng hợp hàng gửi bán chi
tiết theo từng cửa hàng.
- Hệ thống sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song còn thiếu “Bảng tổng hợp
nhập xuất tồn hàng gửi bán” theo dõi số liệu tổng hợp hàng gửi bán của toàn Xí
nghiệp. Sự thiếu này đã làm hạn chế công việc tổng hợp số liệu giá vốn thành
phẩm bán trực tiếp và giá vốn hàng gửi bán đã bán được để lên NKCT số 8.
- “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm” và “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng
gửi bán” là căn cứ để tính giá vốn ghi vào NKCT số 8 chứ Xí nghiệp không mở sổ
chi tiết giá vốn, vậy mà trên hai bảng tổng hợp này chưa thể hiện giá vốn thành
phẩm bán trực tiếp, giá vốn hàng bán bị trả lại, do vậy để phản ánh lên NKCT số 8

kế toán tiêu thụ đã phải sử dụng nhiều sổ sách liên quan để tính và lên NKCT số 8.
- Đối với trường hợp hạch toán tiêu thụ tại các cửa hàng chưa sử dụng các sổ chi
tiết, sổ tổng hợp để theo dõi riêng các khoản doanh thu và giảm trừ doanh thu. Sổ
chi tiết 131 và Bảng kê 11 đồng thời ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ
theo hoá đơn của 4 cửa hàng, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc ghi chép số
liệu phát sinh theo hai phương thức tiêu thụ.
2.2.2. Tồn tại trong việc hạch toán hàng huỷ sau bán.
Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc, loại sản phẩm có liên quan đến tính
mạng và sức khoẻ của con người. Vì vậy, việc hàng bán bị trả lại do chất lượng sản
phẩm là ít xảy ra. Tuy nhiên trong một số trường hợp do sơ xuất, các sản phẩm đã quá
hạn sử dụng, không đúng quy cách mẫu mã vẫn được bán.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng huỷ, tại Xí nghiệp việc hạch toán hàng huỷ còn một
số bất cập. Biểu hiện cụ thể của tồn tại này sẽ được trình bày trong phần sau.
2.2.3. Về chiết khấu bán hàng.
Hiện tại Xí nghiệp sử dụng mức chiết khấu với khách hàng của mình là từ
1%- 5% trong cả 3 tháng từ khi khách hàng mua hàng. Xí nghiệp mới thực hiện
được một phần ý nghĩa của việc chiết khấu, đó là khuyến khích khách hàng mua của
Xí nghiệp (Tỷ lệ chiết khấu của Xí nghiệp chỉ thực hiện khi khách hàng đến ký hợp
đồng kinh tế với Xí nghiệp và Xí nghiệp xác định mức chiết khấu theo doanh số mua
hàng của khách hàng) mà không khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh.
Đối với hình thức chiết khấu thương mại, thực hiện cho khách hàng mua khối
lượng lớn được thực hiện tại Xí nghiệp, nhưng đó không được coi là chiết khấu mà
xem như là khoản khuyến mại quảng cáo. Điều này là bất hợp lý trong việc hạch
toán. Ngoài ra Xí nghiệp cũng chưa thực hiện hình thức chiết khấu thương mại
trong một đợt giá.
2.2.4. Về khoản giảm giá hàng bán.
Việc giảm giá cho khách hàng tại Xí nghiệp do những nguyên nhân :
Hàng bán tại Xí nghiệp giảm giá, khi đó Xí nghiệp thông báo cho khách hàng
của mình giảm giá theo trường hợp chuyển hàng chờ chấp nhận.
Giảm giá do khách hàng đề nghị vì không bán được hàng. Trường hợp này,

hiện nay tại Xí nghiệp chưa có điều kiện kiểm tra trực tiếp mà chỉ dựa trên cơ sở
tin tưởng khách hàng là chính. Điều này dẫn đến Xí nghiệp sẽ bị lợi dụng, làm ảnh
hưởng đến kết quả kinh doanh.
2.2.5. Về dự phòng phải thu khó đòi.
Việc tiêu thụ thành phẩm của Xí nghiệp chủ yếu theo phương thức thanh toán
trả chậm, khoản phải thu của khách hàng còn lại cuối tháng rất lớn. Ví dụ: Dư nợ
cuối tháng 1/2003 trên TK 131 là: 22.888.419.954 (đồng), chiếm gần 47% trong
tổng Tài sản. Như vậy khoản phải thu của khách hàng chiếm một tỷ lệ rất lớn trong
tổng Tài sản, vậy mà trong thực tế Xí nghiệp đã không lập dự phòng khoản phải
thu.
Như vậy Xí nghiệp không sử tài khoản cần thiết như: TK139 – TK dự phòng phải
thu khó đòi. Điều này sẽ gây khó khăn cho Xí nghiệp khi có tình huống bất thường
xảy ra.
2.2.6. Tồn tại trong việc áp dụng kế toán máy.
Phần mềm kế toán máy Fast mà Xí nghiệp đang áp dụng về cơ bản đã cải
thiện phần lớn công việc của lao động kế toán và bộc lộ nhiều ưu điểm. Tuy nhiên,
còn một số điểm hạn chế, cụ thể: việc theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ về doanh
thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, thuế GTGT đầu ra phải nộp, các
khoản giảm khoản phải thu được lập riêng từng bảng kê chứng từ, trong đó mỗi
một Bảng kê chứng từ là một tài khoản đối ứng với một tài khoản khác và cuối
tháng kế toán tiêu thụ in ra rất nhiều Bảng kê chứng từ. Điều này làm cho sổ sách
kế toán rất nhiều, cồng kềnh ảnh hưởng đến việc kiểm toán và lưu trữ.
Hiện nay Xí nghiệp mới chỉ nối mạng được một số phần hành kế toán nhưng
vẫn phải làm song song với kế toán thủ công, còn một số phần hành kế toán đang
phải làm thủ công hoàn toàn. Vì thế công tác hạch toán tổng hợp vẫn phải làm thủ
công (bằng tay hoặc tính toán trên máy) với khối lượng công việc lớn và tính chất
phức tạp.
2.2.7. Tồn tại trong việc bố trí nhân viên kế toán đảm nhiệm phần hành kế
toán tiêu thụ.
Hiện nay tại phòng kế toán, phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành

phẩm do 2 kế toán viên phụ trách. Chức năng nhiệm vụ của từng người đã nêu tại
mục I. Trên thực tế, sự phân công công việc giữa hai kế toán là chưa thật sự hợp lý,
vẫn còn tồn tại một số bất cập.
- Chưa có sự phân định rõ ràng về phạm vi trách nhiệm của mỗi kế toán
viên đối với phần việc của mình. Lấy ví dụ cụ thể: Sau khi hoàn thành “Sổ chi tiết
thành phẩm” thì kế toán thành phẩm sẽ lập “ Bảng tổng hợp NXT thành phẩm”.
Nhưng kế toán tiêu thụ có thể làm thay phần việc của kế toán thành phẩm. Như vậy
vấn đề đặt ra là ai sẽ là người chịu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót - nếu trong quá
trình ghi chép số liệu có những điều chỉnh mà giữa hai kế toán viên không có sự
trao đổi, đối chiếu kịp thời.
- Kế toán tiêu thụ vừa có nhiệm vụ theo dõi, giám sát nghiệp vụ bán
hàng tại Xí nghiệp và nghiệp vụ gửi bán qua các cửa hàng. Kế toán thành phẩm chỉ
có trách nhiệm đối chiếu giữa “Sổ chi tiết thành phẩm” và “ Bảng tổng hợp NXT ”
về các chỉ tiêu: số lượng thành phẩm xuất ra các cửa hàng, giá vốn đơn vị và giá trị
thành phẩm xuất bán.
- Tại 4 cửa hàng có 4 nhân viên kế toán, cuối tháng nộp tiền và gửi các chứng từ, báo
cáo lên phòng kế toán, rồi kế toàn tiêu thụ lại phải hạch toán một lần nữa. Như vậy
làm cho công việc hạch toán bị chồng chéo lên nhau mà chưa sử dụng tối đa lao
động hiện có, tạo ra khối lượng công việc lớn vào cuối tháng và gây ra sự chậm trể
trong việc hạch toán và xác định kết quả kinh doanh.
2.2.8. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay, toàn bộ chí phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh
trong kỳ đều được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu
thụ . Với trường hợp những chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng
đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng mà trong tương lai, khi mà Xí nghiệp
ngày một phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, ta nên phân bổ lượng chi phí này
cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy sẽ đảm bảo
nguyên tắc phù hợp giữa chí phí và doanh thu, làm cho kết quả kinh doanh trong
kỳ chính xác hơn.
2.2.9. Tồn tại trong công tác quản lý phần hành kế toán.

- Xí nghiệp có 4 cửa hàng bán sản phẩm tại Hà Nội, nhưng cuối tháng
các cửa hàng mới nộp tiền bán hàng kèm các báo cáo và chứng từ gốc lên phòng kế
toán. Điều này đã làm cho khối lượng công việc của kế toán tiêu thụ vào cuối
tháng rất nhiều làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc cũng như việc cung cấp
thông tin kịp thời.
- Mặc dù đã sang niên độ kế toán mới nhưng doanh nghiệp vẫn chưa
triển khai áp dụng thông tư hướng dẫn kế toán 4 chuẩn mực trong việc xác định kết
quả kinh doanh.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU
THỤ XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II.
1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ
THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP .
Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất để thực hiện
giá trị sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ. Việc quản lý và tổ chức công tác hạch toán tốt
khâu tiêu thụ sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho việc phân tích
hiệu quả sản xuất trong kỳ và từ đó có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ tiếp
theo đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả cao.
Công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí
nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu về tính thống nhất, tính chính xác của các số
liệu kế toán nói riêng và các chỉ tiêu kinh tế nói chung, việc tổ chức chứng từ và sổ kế
toán theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Trong một chừng mực nhất định , có
thể nói công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm đã làm tròn chức năng và nhiệm vụ
của mình, thích hợp với điều kiện thực tế của Xí nghiệp .