Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản

Hướng dẫn sử dụng Phần
mềm quản lý công văn - văn bản
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



Hướng dẫn sử dụng
Phần mềm quản lý công văn - văn bản



Mục lục
Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? .....................................................................2

Mục đích sử dụng............................................................................................................................3

Yêu cầu hệ thống ............................................................................................................................4

Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt .......................4

Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản ......................................................................5

Chương 2. Module quản lý thư mục..........................................................................................35

Chương 3. Module quản lý tin tức .............................................................................................38

Chương 4. Module quản trị hệ thống ........................................................................................42


- 1 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản?

- Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn.
- Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học
- Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin
- Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu
- Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị
- Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thườ
ng.
- Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn.
- Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị
- 2 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O

Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Mục đích sử dụng

-
Giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí
- Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị
bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào.
- Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bả
o tính
an toàn và bảo mật.
- Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các
đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành
chính…
- Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu
cần thiết của một chương trình quả
n lý.
- Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện
- 3 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Yêu cầu hệ thống

Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt
•

Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên
•
RAM tối thiểu 128MB
•
Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003
•
SQL 2000 Server.

- 4 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản

Module này gồm các mục sau:
Quản lý công văn đi
Quản lý công văn đến
Quản lý công danh mục dự án
Quản lý hợp đồng
Đăng ký công văn đi
Các mục trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu sử dụng

Màn hình đăng nhập


Giao diện màn hình chính gồm 3 phần: Menu trái, Menu phải, và nội dung ở giữa
- 5 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O

Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com




Cây thư mục
Dùng để tổ chức các loại tài liệu theo cấu trúc thư mục nhằm tìm kiếm phân loại
nhóm tài liệu. Giúp người sử dụng đơn giản hóa việc tìm kiếm và tổ chức thông tin khoa
học.
- 6 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



Bạn có thể thêm bớt, sửa, xóa các mục theo nhu cầu sử dụng của đơn vị mình
- 7 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com




I. Quản lý công văn gồm:
1 Quản lý công văn đi
2 Quản lý công văn đến
3 Quản lý quyết định

4 Quản lý thông báo
5 Văn bản nội bộ
- 8 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


6 Tài liệu ISO
7 Hồ sơ thực hiện ISO
8 Hợp đồng
9 Văn bản khác
10 Văn bản cá nhân
11 Quản lý dự án
Quản lý công văn đi
+. Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính
soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
+. Lưu chuyển d
ự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin
ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh
sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản
đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để
sửa lại theo ý
kiến lãnh đạo.
+. Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên
quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, các phiếu xin ý kiến…
+. Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa
đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ
thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay
đổi, cập nhật.

+. Cấp số đi cho văn bản đi: Mỗi văn bản khi được phát h ành đều có số việc cấp
số có thể tự động hoặc do văn thư cấp
+. Phát hành văn: Hệ thống chương trình hỗ trợ việc trao đổi qua mail, nếu đơn vị
nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ
thống.
Giao diện của quản lý công văn đi :
- 9 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Trên cùng là tạo mới, công văn đi, năm làm việc, bộ lọc công văn, tổng số bản ghi, từng
tháng làm việc…
- Năm làm việc: hiển thị năm làm việc hiện tại
- Công văn đi: Bạn đang làm việc với công văn đi
- Lọc công văn: đưa ra kết quả muốn tìm kiếm (nói ở phần dưới)
- Tổng số bản ghi: liệt kê tất cả các bản ghi có trong phần quản lý công văn đi này.
- Khi chưa mở chi tiết bản ghi nào thì các chữ: Chọn tất cả, thực hiện, Đánh dấu,
Bỏ đánh dấu, Duyệt, Bỏ duyệt không có tác dụng.
- Tháng /năm(): số bản ghi của từng tháng trong năm đó, nếu muốn xem chi tiết ta
bấm vào dấu + ở cuối để xem nội dung của từng bản
ghi một
-
VD Bấm vào dấu + của tháng 12 có nội dung như hình sau:
- 10 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com

Tháng 12/2008(14) có 14 bản ghi trong tháng 12 của năm 2008
+ Trên thanh ngang màu xanh hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của
mỗi công văn đó và ngày tháng tạo công văn
+ Dưới gồm có 3 ô: ô1 ghi số công văn, ký hiệu, ngày, người ký, người tạo công
văn, ghi chú. Ô2 là ô tương ứng với ô1. Ô3 đưa ra nội dung trích yếu.
+ Thanh công cụ hiển thị các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng
thái công văn,… (hình dưới). Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên tay phải là
phần n
ội dung chi tiết

+ Bạn muốn xem: nhấn chuột vào xem
- 11 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


+ Bạn muốn xóa: nhấn chuột vào Xóa hoặc tích vào ô vuông bên cạnh và bấm
vào chữ thực hiện ở cuối cùng của cửa sổ. Trong trường hợp bạn muốn xóa tất cả các dữ
liệu trên trang màn hình đó bạn tích vào ô vuông chọn tất cả ở bên dưới cùng của cửa sổ
rồi nhần vào chữ thực hiện.
Chú ý: ở mỗi dòng dữ liệu đề
u có một ô vuông, nếu bạn muốn xóa hoặc muốn
duyệt nội dung của nó thì bạn tích vào những ô vuông đó và bấm chuột vào những chữ
tương thích ở cuối mỗi trang cửa sổ (hình dưới). Trong trường hợp bạn muốn duyệt, xóa
tất cả thì bạn chỉ cần tích vào ô chọn tất cả

+ Bạn muốn Sửa: Nhấn chuột vào Sửa

Bên phía tay trái có một số biểu tượng khi bạn đưa chuột tới biểu tượng nào thì ý
nghĩa của biểu tượng ấy sẽ hiện ra ở dưới


Tạo mới: Nhập dữ liệu cho quản lý công văn đi
Bấm chuột vào tạo mới giao diện mở ra: như hình dưới bạn hãy nhập đầy đủ
thông tin cho chúng
- 12 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



Để nhập dữ liệu cho phần dưới đây được thuận tiện thì trước hết bạn nên nhập dữ
liệu cho phần quản trị thông tin danh mục (xem ở phần dưới).Khi đã nhập dữ liệu cho
phần quản trị thông tin danh mục xong chúng ta chỉ cần đưa chuột vào và chọn những
yếu tố thích hợp.
+ Đưa ảnh vào: Để đưa ảnh chúng ta vào
Browse sau đó đưa đường dẫn tới địa chỉ
file ảnh của bạn
+ Hoặc xóa ảnh: Bấm chuột vào nút
xóa
+ Trạng thái văn bản: Tùy từng văn bản từng điều kiện nội dung văn bản mà bạn
đặt trạng thái cho nó (bạn chỉ cần tích vào các ô bên cạnh là được)

- 13 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Website: www.webdong.com





Sau khi các thao tác nhập dữ liệu đã hoàn tất bạn nhấn ghi
Trong trường hợp tài liệu dài ta ghi tài liệu đó dưới dạng file đính kèm:
Bạn vào files
- 14 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



khi đó sẽ mở ra giao diện bạn vào thêm tệp đính kèm



- 15 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com




Trên giao diện này bạn nhấn chuột vào chữ files/thêm tệp đính kèm sau đó nhấn
vào

Browse và chỉ tới địa chỉ file của bạn muốn đính kèm. Bạn gõ tên tệp và mô tả chi
tiết cho tệp. Nếu có nhiều tệp đính kèm khác bạn nhấn vào các tệp khác sau đó nhấn ghi
ngược lại nếu không cần bạn nhấn xóa
Quản lý công văn đến
Nhập văn bản trực tiếp hoặc nhập qua may scanner, nhập qua fax hoặc lưu
trực tiếp từ email
Cũng giống như quản lý công văn đi: quản lý công văn đến cũng có giao diện
và các chức năng như màn hình cập nhật có phần thông tin chung, 1 hoặc nhiều lưới dữ
liệu đi kèm với thanh công cụ để thực hiện các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa,
- 16 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


xóa, trạng thái công văn,… (hình dưới). Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên
tay phải là phần nội dung chi tiết

- Bạn muốn xem: nhấn chuột vào xem
- Bạn muốn xóa: nhấn chuột vào Xóa hoặc tích vào ô vuông bên cạnh và bấm vào
chữ thực hiện ở cuối cùng của cửa sổ. Trong trường hợp bạn muốn xóa tất cả các dữ liệu
trên trang màn hình đó bạn tích vào ô vuông chọn tất cả ở bên dưới cùng của cửa sổ rồi
nhần vào chữ thực hiện.
Chú ý: ở mỗi dòng dữ liệu đều có một ô vuông, nếu bạn muốn xóa hoặc muốn
duyệt nội dung của nó thì bạn tích vào những ô vuông đó và bấm chuột vào những chữ
tương thích ở cuối mỗi trang cửa sổ (hình dưới). Trong trường hợp bạn muốn duyệt, xóa
tất cả thì bạn chỉ cần tích vào ô chọn tất cả

- Bạn muốn Sửa: Nhấn chuột vào Sửa
Bên phía tay trái có một số biểu tượng khi bạn đưa chuột tới biểu tượng nào thì ý

nghĩa của biểu tượng ấy sẽ hiện ra ở dưới

- 17 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


- Bên trên cùng của cửa sổ chính là công văn bạn đang mở ở dạng nào (Công
văn Đến)
- Bên tay trái là tạo mới và năm làm việc hiện tại
- Tổng số bản ghi: Tổng tất cả các bản ghi của công văn đến
- Thanh ngang màu xanh: hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của công
văn đó cuối là ngày tháng tạo công văn
Giao diện của quản lý công văn
đến

- Tạo mới: tạo nhập một công văn khác với đầy đủ nội dung
Mở từng mục để xem nội dung
- 18 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



Các mục
Quản lý quyết định
Quản lý thông báo
Văn bản nội bộ

Tài liệu ISO
Hồ sơ thực hiện ISO
Hợp đồng
Văn bản khác
Văn bản cá nhân
- 19 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Quản lý dự án
Bạn làm tương tự như trên




Để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu về sau được dễ dàng thì trước hết chúng ta
nên nhập cho mục
thông tin danh mục trước:


+ Trong thông tin danh mục gồm có các danh mục như: chức vụ, phòng ban, lĩnh
vự, khối phát hành, vụ việc, địa chỉ lưu công văn… như hình trên.
- 20 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com

Bạn hãy vào từng chức vụ một và nhập đầy đủ thông tin cho chúng:
VD: Bạn muốn nhập thông tin cho danh mục
chức vụ:
Thông tin danh mục/chức vụ: khi đó chương trình hiện ra cửa sổ của danh mục
chức vụ, bạn vào tạo mới và nhập các thong tin trong cửa sổ này rồi nhấn nút ghi
Chú ý: những chỗ có đánh dấu (*) có nghĩ là bắt buộc phải nhập

Tạo mới, sửa, xóa chi tiết danh mục địa chỉ


Cứ lần lượt như thế bạn hãy nhập đầy đủ các chức vụ mà cơ quan bạn có.
+ Để xem trong danh mục chức vụ có những chức vụ gì rồi từ cửa sổ tạo mới này
bạn hãy bấm vào chữ Danh mục chức vụ ngay phía trên bên phải của cửa sổ:
- 21 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com



+ Các danh mục khác bạn cũng nhập tương tự.


Cũng như quản lý công văn đến: Việc quản lý công văn đi cũng gồm có các chức
năng: Màn hình cập nhật thông tin gồm một hoặc nhiều lưới thông tin và thanh công cụ
thể hiện các chức năng : files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng thái công văn, … (hình
dưới). Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên tay phải là phần nội dung chi tiết

Khi bạn muốn xóa bạn di chuột vào chữ
Xóa

Khi bạn muốn sửa bạn di chuột vào chữ
Sửa
Hoặc bạn muốn xem thì di chuột vào chữ Xem
Nếu có files đính kèm thì bạn di chuột vào
files
- 22 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Các thao tác của quản lý công văn đi cũng giống hệt như quản lý công văn đến.
Bạn có thể xem cách nhập thông tin của quản lý công văn đến
Các thông tin trong mục tin tức bạn hãy vào mục quản trị thông tin để nhập .
Nhóm dữ liệu:
Ưu điểm: Nhóm các dữ liệu theo các trường nội dung chính để thuận tiện cho
việc tìm kiếm:
VD1: Bạn đang muốn tìm tất cả các công văn
đến trong khoảng thời gian là tháng
10 năm 2007 thì bạn phải làm thế nào?:
Trên giao diện luôn mặc định là dữ liệu của năm hiện tại vì vậy bạn hãy thao tác
theo cách sau:

- 23 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com


Bạn vào mục Công văn đến rồi chọn tiếp mục Hàng tháng trong ô Nhóm theo

mà cửa sổ đưa ra. Khi đó chương trình sẽ cho ra kết quả toàn bộ dữ liệu công văn đến
trong 12 tháng của năm 2007 và trong mỗi tháng lại có tổng số công văn đến.

Tiếp đó bạn chọn vào ô có hình dấu [+] ở tháng 10 khi đó tất cả các công
văn đến trong tháng 10 sẽ mở ra và đó chính là kết quả mà bạn đang muốn tìm.
- 24 -