Đưa ra phản hồi tiêu cực: Không dễ

Đưa ra phản hồi tiêu cực: Không dễ
Đưa cho nhân viên phản hồi tiêu cực là một nhiệm vụ khó khăn của bất kỳ vị sếp nào và
cần phải được thực hiện một cách khéo léo. Các sếp thường cho rằng, cho dù họ có khéo
léo đến đâu đi nữa, họ vẫn thấy nhân viên phải cố che giấu sự ác cảm với sếp. Vậy phải
làm thế nào?
Không có trường học nào dạy chúng ta cách để trở nên khéo léo. Khả năng để suy xét một cách
khôn ngoan chỉ có thể được phát triển bằng sự cảm thông và nhạy cảm trước những người khác.
Nó là một quá trình học tập liên tục. Bạn có thể học cách trở nên khéo léo bằng việc thử sức và
mắc lỗi.
Hãy tưởng tượng một tình huống. Nhóm của bạn bất bình với một thành viên chuyên ngủ gật
trong các cuộc họp. Bạn được đề nghị giải quyết vấn đề này. Bạn sẽ làm gì? Câu trả lời thường
gặp trong trường hợp này là gặp và cảnh cáo nhân viên đó. Một số vị sếp lẩn trốn trách nhiệm
này bằng việc giao nhiệm vụ này cho người đứng đầu nhóm.
Nhưng vấn đề không phải là thành viên nhóm bị bắt gặp đang ngủ gật. Vấn đề là thái độ uể oải
có thể lây lan trong nhóm. Khi các thành viên nhóm khác để ý thấy vị sếp không thích thú trong
việc giải quyết vấn đề, họ sẽ nhanh chóng học được cách coi thường các cuộc họp nhóm.
Phản hồi tiêu cực là một đòi hỏi bắt buộc trong các tình huống như thế này. Các vị sếp phải đưa
ra quan điểm để giải quyết vấn đề với nhân viên. Với phản hồi tiêu cực, các vị sếp không chỉ giải
quyết vấn đề nghiêm khắc, họ còn thiết lập kỷ luật với những người khác.
Đây là những điều bạn cần làm khi đưa ra phải hồi tiêu cực:
1. Lên kế hoạch trực tiếp
Nếu chủ đề hơi khó thảo luận, hãy chắc rằng bạn nghĩ thông qua toàn bộ cuộc trò chuyện. Liệt kê
những điểm quan trọng mà bạn muốn thảo luận với những ví dụ cụ thể. Giữ cho toàn bộ cuộc trò
chuyện sôi nổi, mà không có bất kỳ sự phê bình nào.
2. Quyết định thời gian và địa điểm thích hợp cho việc phản hồi
Đôi khi, một căn phòng đóng kín không phải là nơi lí tưởng để đưa ra những nhận xét tiêu cực
cho nhân viên. Nó có thể trở thành một nơi làm nản lòng với những người khác. Sẽ tốt hơn nếu
đưa một người đó rời khỏi văn phòng, ví như một nhà hàng nào đó. Bằng cách này, môi trường
sẽ không thể hiện vị trí của quyền lực giữa hai cá nhân.
3. Đừng lờ mờ hoặc dài dòng
Việc tệ nhất bạn làm có thể là đào xung quanh một cái bụi. Sự lờ mờ của bạn có thể làm nhân

viên của bạn đau đớn. Sau khi trao đổi một vài chi tiết nhỏ, hãy đi thẳng vào vấn đề. Nhân viên
của bạn sẽ đánh giá cao sự trung thực của bạn và cũng sẽ trả lời với phong cách tương tự.
4. Đừng đưa ra quan điểm cá nhân
Tránh nói những câu như: "Tôi nghĩ anh không có thái độ ở bàn họp", hoặc "Anh chưa đi tắm à?".
Loại quan điểm cá nhân sẽ trì hoãn nhân viên, làm cho anh ta trở nên phòng thủ. Nếu bạn phải
giải quyết những vấn đề như thế này, hãy đưa ra lời phê bình nhẹ nhàng như: "Chúng ta cần
phải bàn về việc bạn sẽ có được một số hướng dẫn về phong cách bàn họp". Hoặc "Tôi muốn
thảo luận một số điều rất cá nhân, rằng dường như anh có vấn đề về mùi cơ thể".
5. Thể hiện sự cảm thông
Nhân viên nên biết sự nhạy cảm của bạn bằng thái độ cảm thông của bạn. Sau khi bạn đưa ra
vấn đề, sẽ tốt hơn khi để nhân viên nói. Cho anh ta đôi tai kiên nhẫn của bạn. Bạn sẽ thấy anh ta
đưa ra các thông tin mà có thể giúp bạn giải quyết ván đề. Thông cảm cũng tạo ra sự thay đổi
tiềm ẩn.
6. Gợi ý hỗ trợ
Để cho nhân viên biết rằng bạn đứng về phía anh ta. Gợi ý bất kỳ sự hỗ trợ nào mà có thể thực
hiện được và phải chắc chắn sẽ giữ lời hứa. Cùng với các thành viên nhóm khác giúp anh ta giải
quyết vấn đề cá nhân và nghề nghiệp. Đảm bảo rằng bạn sẽ giúp anh ta lấy lại sự tôn trọng của
đồng nghiệp.
7. Kiên định
Hãy kiên định. Nhìn vào vấn đề. Đừng xấu hổ. Và khi vấn đề được giải quyết, hãy chúc mừng
người đó. Mọi người đều thích các sếp kiên định, mạnh mẽ và có thể tin cậy. Hãy là một người
như vậy.
Nguyệt Ánh
Theo Hrprofessor