THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ

Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
và xác định kết quả
tiêu thụ hàng nhập khẩu tại
công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu
2.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty Dịch vụ Kỹ
thuật và Xuất Nhập khẩu ảnh hởng đến kế toán lu chuyển hàng
hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Techsimex
- Tên gọi: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
- Tên giao dịch: Technical Service and Export- Import Company.
- Viết tắt là: Techsimex.
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu hiện nay tiền thân là Công ty cung
ứng vật t Cục chuyên gia đợc thành lập theo Quyết định số 29/BT ngày 14/02/1978 của
Phủ Thủ tớng và Quyết định số 104/BT ngày 14/04/1990 của Văn phòng Hội đồng Bộ
trởng. Với chức năng cung ứng các vật t trang thiết bị phục vụ nhu cầu ăn ở đi lại của
chuyên gia nớc ngoài công tác tại Việt Nam.
Từ năm 1989, Công ty chuyển hớng nhiệm vụ cung ứng vật t thành Xí nghiệp
Dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp, sửa chữa tân trang, bảo hành, bảo dỡng, lắp đặt và h-
ớng dẫn kỹ thuật về các thiết bị điện lạnh, điện dân dụng và kinh doanh tổng hợp phục
vụ cho mọi đối tợng theo nhu cầu của thị trờng, tạo đợc việc làm thờng xuyên cho ngời
lao động, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Tháng 2 năm 1993 Xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp chuyển về trực
thuộc Văn phòng Chính phủ theo Quyết định số 54/BT ngày 27/2/1993 của Bộ trởng
chủ nhiệm văn phòng Chính phủ. Tại Quyết định số 116/BT ngày 22/3/1993 đổi tên
Xí nghiệp Dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp thành Công ty Dịch vụ kỹ thuật vật t Văn
phòng Chính phủ với chức năng nhiệm vụ cung cấp dịch vụ kỹ thuật trang thiết bị văn
phòng cho Văn phòng chính phủ, ngoài ra còn có chức năng kinh doanh nội ngoại th-
ơng một số ngành hàng, dịch vụ kỹ thuật cho xã hội. Tháng 3/1994 Công ty dịch vụ kỹ
thuật vật t Văn phòng Chính phủ chuyển về Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt
Nam theo Quyết định số 88/TTG ngày 05/03/1994 của Thủ tớng chính phủ.
Tháng 07/1995 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật t đổi thành Công ty Dịch vụ Kỹ

thuật và Xuất Nhập khẩu theo Quyết định số 73/PTM ngày 29/06/1995 của Chủ tịch
Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam.
Nguồn vốn kinh doanh ban đầu của Công ty là : 2.783.353.704
Trong đó : Vốn cố định: 780.811.861
Vốn lu động: 2.002.541.843
2.1.1.1. Nhiệm vụ kinh doanh
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (TECHSIMEX) là một tổ chức
kinh tế quốc doanh, là đơn vị kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, tự chủ về tài chính,
có tài khoản tiền gửi Việt Nam và ngoại tệ tại một số ngân hàng Việt Nam, có con dấu
riêng theo mẫu để giao dịch trên cơ sở tuân thủ những chủ trơng, đờng lối chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nớc và những chế độ chính sách hiện hành về quản lý
kinh tế tài chính...
Khi mới thành lập nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là phục vụ nhu cầu sinh hoạt
đời sống chuyên gia các nớc sang công tác tại Việt Nam, đồng thời phục vụ nhu cầu
kỹ thuật của cơ quan, nhà khách Văn phòng Chính phủ. Nhng cho đến nay, đặt dới sự
quản lý toàn diện của Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam, Công ty Dịch vụ
Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu có những nhiệm vụ sau:
Kinh doanh các ngành hàng:
Vật t, thiết bị, kỹ thuật điện lạnh, xe máy.
Hàng may mặc, công nghệ phẩm.
Vật t, trang thiết bị nội thất, vật liệu xây dựng.
Hàng tiêu dùng, thiết bị áp lực, đồ gia dụng.
Sửa chữa, lắp đặt các thiết bị
Hớng dẫn kỹ thuật điện lạnh, điện dân dụng, trang trí nội thất.
Xuất khẩu lao động.
2.1.1.2. Thị trờng hoạt động của Công ty
Thời kỳ 1995-1997, Công ty mở rộng địa bàn hoạt động trên toàn quốc và thế
giới, mặt hàng kinh doanh đa dạng hơn, phục vụ cho nhiều ngành nghề, đối tợng khác
nhau. Đồng thời cũng đảm bảo hơn về chất lợng cũng nh hiện đại hơn về công nghệ
sản xuất.

Thị trờng cung cấp hàng hoá nhập khẩu cho Công ty là các nớc trong khu vực
Đông Nam á (Malaisya, Singapo); Đông Bắc á (Nam Triều Tiên, Trung Quốc, Nhật
Bản).
Thị trờng xuất khẩu lao động của Công ty là các nớc nh Nam Triều Tiên, Nhật
Bản, Đài Loan,...
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.1.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Tính đến ngày 31/12/2002, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 120
ngời trong đó có 20 lao động là nhân viên quản lý với cơ cấu tổ chức nh sau:
Ban giám đốc
Phòng kế toán thống kê
Ban quản lý siêu thị
3 phòng kinh doanh XNK
Phòng XK lao động
phòng tổ chức hành chính
Xởng điện lạnh
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý - Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu)
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc
Các phòng chức năng gồm có:
Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu;
Phòng Kế toán thống kê;
Phòng Tổ chức - Hành chính;
Phòng Xuất khẩu lao động;
Xởng sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh (xởng điện lạnh);
Ban quản lý siêu thị.
Ngoài ra còn có các cửa hàng dịch vụ kỹ thuật của xởng điện lạnh.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng chức năng
Giám đốc Công ty: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty trực tiếp phụ trách
công tác đối ngoại, tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời nghiên cứu

chiến lợc phát triển, tìm các đối tác kinh doanh. Giám đốc thay mặt Công ty để ký kết
các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và
đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nớc, bảo toàn và phát
triển vốn của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám
đốc là ngời có quyền cao nhất trong Công ty.
Phó Giám đốc Công ty: Làm nhiệm vụ tham mu, hỗ trợ Giám đốc và chịu trách
nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách.
Kế toán trởng: Giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh kế toán thống kê và
Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc và hoạt động kinh doanh của Công ty.
Các phòng ban chức năng nghiệp vụ:
Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu: Nhiệm vụ của các phòng này là nghiên
cứu, tìm hiểu, khảo sát, khai thác thị trờng tìm kiếm đối tác làm ăn ở thị trờng trong n-
ớc cũng nh nớc ngoài, tiến hành các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu và kinh doanh trong
nớc.
Phòng Tổ chức - Hành chính: Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính là:
Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm tiến
hành cân đối bố trí và sắp xếp lao động hợp lý.
Lập kế hoạch và định mức tiền lơng, giải quyết các chế độ chính sách về tiền
lơng, bảo hiểm và các chế độ khác đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên
trong Công ty khi làm việc và nghỉ hu, nghỉ mất sức lao động.
Tổ chức đào tạo cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn,
khả năng giao tiếp và trình độ tin học - ngoại ngữ...
Tiếp nhận công văn từ nơi khác chuyển đến, làm thủ tục gửi công văn đi, quản
lý con dấu, dụng cụ thiết bị.
Cung cấp thông tin, t liệu và toàn bộ tình hình kinh doanh của Công ty, phục
vụ cho công tác lãnh đạo trong việc đề ra chiến lợc và quyết sách.
Phòng Kế toán thống kê: Phòng kế toán thống kê có nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán nh hạch toán lỗ (lãi), cân đối
thu - chi theo Chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc, theo dõi và phản ánh tình
hình sử dụng vốn của Công ty.

Thực hiện chế độ báo cáo kế toán định kỳ, phản ánh những thay đổi bất
thờng để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
Có trách nhiệm kê khai thuế, nộp thuế và các khoản nghĩa vụ khác với
Ngân sách Nhà nớc.
Phòng Xuất khẩu lao động: Chức năng và nhiệm vụ chính của phòng này là chịu
trách nhiệm về hoạt động đa ngời đi lao động có thời hạn tại nớc ngoài
Xởng điện lạnh: Chức năng chính của xởng điện lạnh là sửa chữa và lắp đặt thiết bị
điện lạnh.
Ban quản lý siêu thị: Ban quản lý siêu thị chịu trách nhiệm điều hành, quản lý mọi
hoạt động kinh doanh của siêu thị.
Bên cạnh bộ máy lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
ty còn có Đảng bộ cơ sở, Công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên là những bộ phận nòng
cốt trong các hoạt động kinh doanh của Công ty.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Do đặc điểm kinh doanh của mình, nên nghiệp vụ quan trọng nhất của Công ty là
hoạt động nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu
2.1.3.1. Đặc điểm hoạt động mua hàng tại Công ty
Hàng hoá mua trong Công ty là các loại hàng hoá trong nớc cha sản xuất đợc
hoặc năng lực sản xuất còn hạn chế, hàng chất lợng cao của các doanh nghiệp trong n-
ớc; nhng trong đó chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu của nớc ngoài.
Đối tợng nhập khẩu hàng hoá của Công ty thờng là vật t, máy móc, thiết bị,
nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phơng tiện vận tải, hàng tiêu
dùng,... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thờng xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng
kim ngạch xuất - nhập khẩu của Công ty.
Hoạt động nhập khẩu của Công ty thờng đợc thực hiện dới hai hình thức là nhập
khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nhng trong đó chủ yếu vẫn là hoạt động nhập
khẩu trực tiếp. Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp, Công ty tổ chức thực hiện đồng
bộ từ khâu nhập hàng đến khâu tiêu thụ hàng nhập. Còn đối với hoạt động nhập khẩu
uỷ thác thì tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ký kết với các đơn vị khác mà Công ty tiến
hành triển khai cho phù hợp.

2.1.3.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu thì thuộc quyền sở hữu của Công ty.
Đối với số hàng đó, Công ty có thể chuyển sang dự trữ tại kho hoặc bán thẳng cho các
đơn vị trong nớc. Thông thờng, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty đợc
thực hiện chủ yếu theo phơng thức bán buôn qua kho. Có nghĩa là đơn vị mua hàng cử
cán bộ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn có một siêu thị để tiêu thụ hàng hoá dới hình thức bán lẻ là
chủ yếu. Hoạt động kinh doanh của siêu thị phụ thuộc hoàn toàn vào hoạt động kinh
doanh của Công ty. Đối với công tác hạch toán kế toán của siêu thị: Tuy phụ thuộc
hoàn toàn vào Công ty nhng siêu thị vẫn có ban quản lý riêng và nhân viên phụ trách
công tác hạch toán kế toán, có hệ thống sổ sách theo dõi riêng. Định kỳ, cuối mỗi
tháng nhân viên kế toán của siêu thị có trách nhiệm nộp báo cáo và sổ sách về Phòng
Kế toán thống kê của Công ty để quyết toán.
2.1.3.3. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu lao động của Công ty
Bên cạnh hoạt động nhập khẩu máy móc và trang thiết bị, Công ty còn thực hiện
hoạt động xuất khẩu lao động. Thị trờng xuất khẩu truyền thống của Công ty là các n-
ớc: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản,... Trong hoạt động xuất khẩu lao động, Công ty
thực hiện cả dịch vụ đào tạo ngời lao động trớc khi xuất khẩu, các dịch vụ đó là: đào
tạo ngôn ngữ, phong tục nớc sẽ đến cho ngời lao động; đào tạo tay nghề cho ngời lao
động nếu đối tác nớc ngoài có nhu cầu;....
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty Dịch
vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Techsimex
Trên cơ sở hoạt động và đặc thù kinh doanh của mình, bộ máy kế toán của Công
ty đợc tổ chức bao gồm 09 nhân viên, mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số phần
hành và nghiệp vụ, cụ thể nh sau:
- Kế toán trởng: phụ trách chung trong toàn Phòng Kế toán - Thống kê của
Công ty, giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh Kế toán thống kê và Điều lệ tổ
chức kế toán Nhà nớc và hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời Kế toán trởng
còn có nhiệm vụ sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty sao cho phù hợp

với đặc điểm kinh doanh của Công ty;
- Kế toán tổng hợp: phụ trách chung về mọi phần hành kế toán
- Kế toán hàng hoá, công nợ khách hàng, thuế, theo dõi kết quả khoán, quản
lý kho thuê có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến việc bán
hàng hoá chung trong toàn Công ty nh tổng hợp thuế toàn Công ty, theo dõi công nợ
của khách hàng (TK131) trong toàn Công ty,... Đồng thời, kế toán này còn chịu trách
nhiệm theo dõi kết quả khoán và quản lý kho thuê;
- Kế toán giao dịch ngân hàng, công nợ khách hàng, theo dõi chi phí các đơn
vị khoán phụ trách phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng;
- Kế toán hàng hoá siêu thị có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình nhập -
xuất - tồn, tình hình tiêu thụ hàng hoá trong siêu thị của Công ty và phải có trách
nhiệm báo cáo số liệu về phòng Kế toán - Thống kê của Công ty;
- Kế toán thu chi nhiệm vụ của kế toán thu chi là quản lý, theo dõi và ghi chép
các luồng tiền ra vào hàng ngày trong toàn Công ty;
- Kế toán siêu thị - đối chiếu thuế phụ trách chung mọi hoạt động của siêu thị
và báo cáo lại kết quả hoạt động của siêu thị với kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp
lên các báo cáo có liên quan;
- Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phụ trách phần hành tiền l-
ơng và các khoản theo lơng trong Công ty;
- Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty phụ trách chung về thu - chi trực tiếp tiền mặt
tại Công ty, đồng thời còn phụ trách hàng hoá tại kho trong toàn Công ty.
Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Kế toán trởng
KT hàng hoá, công nợ khách mua
KT giao dịch NH, công nợ khách bán
Kế toán hàng hoá siêu thị
Kế toán thu chi
Kế toán siêu thị và đối chiếu thuế
Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty
Kế toán tổng hợp

Quản lý siêu thị, TSCĐ
Kế toán tiền lơng, BH
XH BH
YT
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu)
Toàn bộ công tác kế toán của Công ty đợc chia thành các phần hành cụ thể nh
sau:
- Phần hành kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ cơ bản của phần hành kế toán tổng
hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ để lập các báo cáo nh báo cáo quyết toán tài
chính, báo cáo chi phí quản lý kinh doanh, báo cáo doanh thu - lãi lỗ - quỹ,... Đồng
thời phần hành này còn giữ Sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành khác và ghi Sổ
cái tổng hợp, lập báo cáo quản trị nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ hoặc
theo yêu cầu đột xuất;
- Phần hành kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Nhiệm vụ cơ bản của
phần hành này là ghi chép - phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tăng
giảm tài sản cố định, các nguồn hình thành nên tài sản cố định,...
- Phần hành kế toán vật t - sản phẩm, hàng hoá: Phần hành này có nhiệm vụ
tổ chức ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập - xuất - tồn
hàng tồn kho của Công ty.
- Phần hành kế toán tiền lơng, các khoản theo lơng và kinh phí: Phần hành
này có nhiệm vụ chính là tổng hợp, ghi chép và tính ra số lơng phải trả công nhân viên
trong kỳ của Công ty. Ngoài ra phần hành này còn có nhiệm vụ tính và trích các khoản
theo lơng để đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động trong Công ty.
- Phần hành kế toán bán hàng và thanh toán: Đây là phần hành có số nghiệp
vụ phát sinh rất lớn. Do vậy, nhiệm vụ chủ yếu của phần hành này là ghi chép, tổng
hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán nh việc ghi
chép và theo dõi công nợ của khách hàng,...
- Phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Đây cũng là phần hành có
số nghiệp vụ phát sinh với số lợng rất nhiều và khối lợng rất lớn. Nhiệm vụ chính của

phần hành này là theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến
tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cả tiền Việt Nam và ngoại tệ.
- Các phần hành kế toán khác: Trong Công ty còn có một số nghiệp vụ khác
phát sinh nhng không đợc tách thành một phần hành riêng biệt vì số nghiệp vụ phát
sinh ít, không thờng xuyên. Các phần hành này có thể do một hoặc một số kế toán
đảm nhiệm nhng vẫn tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
2.1.4.2. Tổ chức bộ sổ kế toán tại Techsimex
Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ, do vậy
về số lợng và loại sổ kế toán đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát
tình hình kinh doanh của Công ty.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ
kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái;
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đuợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (theo số thứ tự trong sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ gốc đính kèm và Kế toán trởng phải duyệt trớc
khi ghi sổ.
Hệ thống sổ sách của Công ty đang dùng bao gồm:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ cái;
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft do Trung tâm hỗ trợ
doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam thiết kế.
Việc áp dụng tin học vào công tác ghi sổ và hạch toán kế toán đã làm cho công tác kế
toán của Công ty đơn giản và chính xác hơn.
Toàn bộ qui trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ ở Công ty thông qua
phần mềm kế toán có thể đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Chứng từ gốc

(Bảng tổng hợp chứng từ gốc)
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo quỹ hàng ngày
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Số Cái TK 151,156,157, 632,511,911...
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Máy tính
Hàng ngày
Định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ qui trình ghi sổ kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và
xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại
Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu )
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và
Xuất Nhập khẩu
2.1.5.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty Dịch
vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
Giá hàng xuất tiêu thụ của Công ty là giá thực tế đích danh.
Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định Công ty đang áp dụng là phơng pháp
khấu hao đều theo thời gian (khấu hao tuyến tính, khấu hao đờng thẳng).
Phơng pháp tính thuế GTGT mà Công ty đang áp dụng là phơng pháp khấu trừ.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty đang sử dụng là phơng pháp kê khai
thờng xuyên.
Đối với các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá ngoại tệ liên
ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc công bố (tỷ giá thực tế). Đến cuối tháng, kế toán
căn cứ vào tỷ giá cuối tháng để điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.

Niên độ kế toán của Công ty kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kết thúc
năm tài chính, kế toán các phần hành tiến hành khoá số liệu và chuyển số liệu cho kế
toán tổng hợp để lập các báo cáo tài chính.
Do Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, nên Công ty không có
nghiệp vụ đánh giá sản phẩm dở dang. Nếu trờng hợp phải gia công thêm hàng cho
khách hàng thì Công ty tuỳ vào điều kiện cụ thể để đánh giá sản phẩm dở dang.
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Công ty
Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, bởi vậy nó có ý
nghĩa rất quan trọng đối với chất lợng toàn bộ công tác kế toán và quyết định đến tính
tin cậy của thông tin kế toán sau này. Công tác hạch toán ban đầu đợc thực hiện dựa
trên hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với từng nghiệp vụ phát sinh trong Công ty.
Công ty thấy rõ việc hạch toán ban đầu là công việc phức tạp. Vì vậy, Công ty
yêu cầu kế toán phải kiểm tra chặt chẽ hạch toán ban đầu nhằm hạn chế những hành vi
thiếu trung thực. Công ty quy định rõ trách nhiệm cho từng nhân viên kế toán trong
việc thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để ghi vào sổ đợc kịp thời.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đợc phản ánh rõ ràng đầy đủ
vào chứng từ, các chứng từ kế toán ban đầu chính là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán,
các chứng từ trong Công ty bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn mua hàng, Hoá
đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng, Hợp đồng kinh tế, Giấy tạm ứng tiền mặt, giấy
báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng,.... Ngoài ra kế toán còn sử dụng các mẫu sổ ghi
chép theo quy định của Bộ Tài chính nh: Sổ TSCĐ, Sổ chi phí bán hàng - chi phí quản
lý doanh nghiệp, Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán - ngời mua, Thẻ kho,...
Nhìn chung các chứng từ ban đầu của Công ty sử dụng giống mẫu của Chế độ kế
toán ban hành.
2.2. Thực trạng kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu
thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập
khẩu
2.2.1. Đặc điểm nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch
vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
2.2.1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu tại Công ty

Hoạt động nhập khẩu là một mặt hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngoại th-
ơng, là một khâu hoạt động nhằm thực hiện chức năng kinh doanh xuất - nhập khẩu
của Công ty. Nhập khẩu giữ một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của Công
ty. Một mặt hoạt động nhập khẩu góp phần tạo ra thu nhập chính của Công ty, mặt
khác hoạt động này còn hỗ trợ và tạo điều kiện mở rộng cho các hoạt động khác của
Công ty.
Đối tợng nhập khẩu hàng hoá của Công ty thờng là vật t, máy móc, thiết bị,
nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phơng tiện vận tải, hàng tiêu
dùng... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thờng xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng
kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty.
Nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty có một số đặc điểm liên quan trực tiếp đến
việc hạch toán nh sau:
- Hàng hoá thờng đợc nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc C & F quy định theo
Incoterms 1990, 2000.
- Việc thanh toán tiền hàng với các đơn vị chủ hàng thông qua phơng thức tín
dụng chứng từ (L/C) hoặc thông qua điện chuyển tiền.
- Đối với các loại nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ Công ty sử dụng
tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc công bố để hạch toán.
Đến cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ cuối tháng, kế toán tiến hành điều
chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Trong quá trình thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, khó khăn và phức tạp nhất
đối với nghiệp vụ nhập khẩu là việc nghiên cứu thị trờng và đi đến ký kết một hợp
đồng nhập khẩu, đây mới chỉ là bớc đầu, còn việc thực hiện hợp đồng và thanh toán
tiền hàng lại là khâu rất quan trọng và mang tính chất quyết định. Nghiệp vụ này
không chỉ liên quan đến việc giao nhận hàng hoá, mà còn liên quan đến quyền lợi của
các bên trong việc giao nhận hàng hoá cũng nh thanh toán tiền hàng. Chính vì vậy,
trong khâu này đòi hỏi kế toán phải kiểm tra theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời
các khoản chi phí phát sinh, sự biến động của tài sản, sự di chuyển quyền sở hữu về
hàng và tiền. Trên cơ sở đó cung cấp các thông tin cần thiết kịp thời cho quản lý và để
từ đó đảm bảo tính đúng, tính đủ các khoản chi phí để tính ra giá trị hàng nhập khẩu

đúng đắn và nh vậy có thể đánh giá đợc hiệu quả của lô hàng nhập đó.
2.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty
Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu thì thuộc quyền sở hữu của Công ty.
Đối với số hàng đó, Công ty có thể chuyển sang dự trữ tại kho hoặc bán thẳng cho các
đơn vị trong nớc. Thông thờng, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty đợc
thực hiện chủ yếu theo phơng thức bán buôn qua kho. Có nghĩa là đơn vị mua hàng cử
cán bộ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty.
Sau khi giao dịch tại cửa hàng trng bày và giới thiệu sản phẩm của Công ty, nhân
viên bán hàng thu tiền viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn thuế giá trị gia
tăng. Hoá đơn GTGT đợc lập làm 03 liên: 01 liên lu, 01 liên giao cho ngời mua, 01
liên nộp cho kế toán hàng hoá.
Tại kho, căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho khách
và ghi vào thẻ kho có liên quan.
Tuỳ theo lợng hàng bán ra nhiều hay ít, định kỳ theo qui định nhân viên bán hàng
phân loại hoá đơn theo từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ
Công ty.
2.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất
Nhập khẩu
2.2.2.1. Trình tự và thủ tục nhập khẩu tại Công ty
Một thơng vụ nhập khẩu đợc thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng
Kinh doanh và Phòng Kế toán. Phòng Kinh doanh đảm nhận các nhiệm vụ mang tính
chất ngoại thơng còn Phòng Kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh từ khi mua hàng nhập kho đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Để bắt đầu một thơng vụ nhập khẩu, trớc tiên Phòng Kinh doanh tiến hành đàm
phán với các đối tác nớc ngoài về mặt hàng, giá cả và các thoả thuận khác về phơng