LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong
các doanh nghiệp sản xuất
1.1. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.1. Đặc điểm, vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản
của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của 1 sản phẩm.
Do vậy mà chất lợng của sản phẩm sản xuất ra cao hay thấp còn phụ thuộc chủ
yếu vào việc sử dụng NVL thích hợp hay không thích hợp, chất lợng NVL là tốt
hay xấu để sản xuất ra sản phẩm đó.
Vì vậy ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình công nghệ, chất lợng NVL
là một yếu tố hết sức quan trọng. Đây cũng là điều mà mỗi doanh nghiệp sản xuất
đều phải quan tâm, trên tất cả các phơng diện khác nhau NVL giữ một vị trí hết
sức quan trọng trong quá trình sản xuất.
Xét về mặt giá trị: dới tác động của sức lao động cũng nh t liệu lao động ở
một chu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch giá trị một lần toàn bộ vào giá trị sản
phẩm mới tạo ra.
Xét về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định
và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh NVL bị tiêu hao toàn bộ không
giữ đợc hình thái ban đầu
Xét về mặt chi phí: NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành của sản phẩm, hơn nữa nếu thiếu NVL thì doanh nghiệp không
thể tiến hành sản xuất đợc. Vì thế mà NVL quyết định đến giá bán cũng nh sự tồn
tại của doanh nghiệp.
Xét về mặt vốn: NVL là thành phần quan trọng của vốn lu động trong
doanh nghiệp nhất là vốn dự trữ. Vì vậy việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động
không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý.
Nh vậy, NVL có vai trò đặc biệt quan trọng mà không thể phủ nhận đợc
trong quá trình sản xuất, vì thế phải tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán
NVL đảm bảo cho việc sử dụng NVL có hiệu quả và tiết kiệm nhằm hạ giá thành
sản phẩm, điều này thực sự có ý nghĩa to lớn đối với mỗi doanh nghiệp nói
chung.

1.1.2. Yêu cầu quản lý NVL đối với doanh nghiệp sản xuất.
Quản lý NVL là công tác không thể thiếu đợc trong bất kỳ doanh nghiệp
sản xuất nào và nó là một tất yếu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất. Tổ
chức quản lý chặt chẽ NVL sẽ hạn chế đợc những mất mát, giảm bớt đợc những
rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp
phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để
xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của một đơn vị một cách đầy đủ,
xác thực, đảm bảo tính khách quan của thông tin trình bầy trên báo cáo tài chính
của doanh nghiệp. Muốn đợc nh thế thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo các
yêu cầu ở tất cả các khâu.
NVL là tài sản dự trữ sản xuất và thờng xuyên biến động. Các doanh nghiệp
phải tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu thu
mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua
và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế
hoạch vật t của doanh nghiệp.
Việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực hiện
đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm
bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL.
Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các
định mức và dự toán chi phí, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí,
giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong
khâu này phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng
NVL trong quá trình sản xuất.
Trong khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên,
không bị gián đoạn, ngừng trệ do việc cung cấp không kịp thời hoặc dẫn đến tình
trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Việc quản lý NVL chặt chẽ ngay từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử
dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài

sản của doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán NVL
Để thực hiện tốt chức năng quản lý của kế toán NVL đối với NVL nhà nớc
đã quy định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho NVL. Tính toán chính xác trị
giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá, kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch
về thu mua vật t, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất nhằm cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp
kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp
số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình
hoạt động sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời về chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm.
- Tham gia vào việc phân tích, kiểm tra việc chấp hành bảo quản, dự trữ, sử
dụng vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm
chất. Đồng thời tham gia vào quá trình kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế
độ nhà nớc quy định.
Trong công tác hạch toán, doanh nghiệp có biện pháp nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn, tăng nhanh Ic quay vốn lu động, hạch toán NVL cung cấp những thông
tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
1.2. Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
1.2.1. Phân loại NVL
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp do tính đặc thù
riêng nên sử dụng những loại NVL khác nhau. Phân loại NVL là việc nghiên cứu,
sắp xếp các loại NVL theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của
chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Để thống nhất công
tác quản lý NVL giữa các bộ phận có liên quan đòi hỏi phải phân loại NVL thì
mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý NVL.
Một số cách phân loại NVL trong các doanh nghiệp :

- Theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL đợc chia
thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là những
đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm nh sắt thép trong
doanh nghiệp cơ khí, vải trong may mặc. NVL chính dùng vào sản xuất hình
thành nên chi phí NVL.
Vật liệu phụ: là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lợng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động
đợc bình thờng nh: thiếc hàn, nhựa thông, sơn bóng
Nhiên liệu: đợc sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện
vận tải, máy móc thiết bị hoạt động cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất
nh: điện.
Phụ tùng thay thế:là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa
chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.
Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp, không cần lắp, các
vật kết cấu, các vật t xây dựngdùng cho công tác xây dng cơ bản trong doanh
nghiệp
Vật liệu khác: là các loại vật liệu không đợc sắp xếp vào các loại trên bao
gồm phế liệu do quá trình sản xuất ra nh đồng hay phế liệu thu hồi từ việc thanh
lý tài sản cố định của doanh nghiệp
- Căn cứ vào nguồn hình thành có thể chia NVL thành:
NVL mua ngoài
NVL thuê ngoài gia công chế biến
NVL tự gia công chế biến
- Căn cứ vào mục đích sử dụng:
NVL trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm
NVL dùng cho quản lý sản xuất
NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp
1.2.2. Đánh giá NVL
1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL

Về nguyên tắc thì vật t hàng hoá hiện có của doanh nghiệp đợc phản ánh
trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền
mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật t hàng hoá đó.
Để theo dõi chặt chẽ về tình hình NVL trong đơn vị mình thì cần phải tiến
hành đánh giá chúng
Đánh giá NVL là dùng thớc đo bằng tiền để biểu hiện giá trị của NVL theo
những nguyên tắc nhất định
Khi đánh giá vật t, hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc giá gốc: (theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) vật t, hàng hoá
phải đợc đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tế của vật
t, hàng hoá; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc những vật
t, hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
* Nguyên tắc thận trọng: Vật t, hàng hoá đợc đánh giá theo giá gốc, nhng
trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị
thuần có thể đợc thực hiện.
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong
kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm
và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá
hàng tồn kho. Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:
- Trị giá vốn thực tế vật t, hàng hoá;
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá).
* Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
vật t, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là khi kế toán đã chọn phơng
pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo phơng
pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý
hơn, đồng thời phải giải thích đợc ảnh hởng của sự thay đổi đó.
Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá đợc phân biệt ở các

thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;
- Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;
- Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;
-Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ.
1.2.2.2. Xác định trị giá vốn vật liệu nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL đợc nhập từ các nguồn khác nhau, vì
thế trị giá thực tế của mỗi loại trong các trờng hợp đợc xác định khác nhau, cụ
thể:
Đối với NVL mua ngoài: trị giá vốn thực tế chính là giá mua ghi trên hoá
đơn (cha có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ và có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực
tiếp) cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (nếu có). Chi phí thu mua có thể
là chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí thuê kho, các chi phí khácvà trừ đi các
khoản giảm giá (nếu có) không có thuế GTGT đầu vào.
Đối với NVL do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá
thực tế của NVL xuất kho gia công chế biến và chi phí gia công chế biến.
Đối với NVL do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của NVL
nhập kho là giá trị thực tế của NVL xuất thuê gia công chế biến cộng chi phí vận
chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi thuê gia công chế biến về
kho của doanh nghiệp cộng với chi phí phải trả cho doanh nghiệp nhận gia công
chế biến.
Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: trị giá vốn thực tế của NVL nhận
góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Đối với NVL nhập do đợc biếu tặng, tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là
giá trị hợp lý cộng với các chi phí khác phát sinh
1.2.2.3. Xác định trị giá vốn vật t xuất kho
NVL của doanh nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời
điểm khác nhau. Do đó khi xuất kho NVL thì tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động,
yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang thiết bị, phơng tiện kỹ thuật tính toán

ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng pháp sau để xác định trị
giá vốn thực tế của vật t xuất kho:
Phơng pháp tính theo giá đích danh: theo phơng pháp này khi xuất kho NVL
thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị
giá vốn thực tế của vật t xuất kho. Phơng pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải
quản lý NVL chặt chẽ, theo dõi chi tiết NVL theo từng lô hàng.
Phơng pháp bình quân gia quyền: theo phơng pháp này trị giá vốn thực tế
của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân
gia quyền theo công thức:
Trị giá vốn thực tế
vật t xuất kho
=
Số lợng vật t
xuất kho

Đơn giá bình quân
gia quyền
Đơn giá
bình quân
=
Giá vật t tồn đầu kỳ + Giá vốn vật t nhập trong kỳ
Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân đợc xác định theo từng thứ vật t và có thể xác định cho cả
kỳ - đơn giá bình quân cố định, hoặc có thể xác định sau mỗi lần nhập - đơn giá
bình quân di động.
Phơng pháp này có u điểm : giá ổn định, tính toán đơn giản
Nhợc điểm: khi giá thực tế tăng thì giá bình quân nhỏ hơn giá nhập cuối kỳ
và ngợc lại khi giá thực tế giảm thì giá bình quân lại lớn hơn giá nhập cuối kỳ
Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có tình hình nhập xuất NVL ít
Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FiFo): phơng pháp này dựa trên giả định

hàng nào nhập trớc thì sẽ xuất trớc và lấy đơn giá bằng giá nhập
Nh vậy trớc hết ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lô
hàng nhập kho sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế NVL xuất
kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với số lợng xuất kho
thuộc lần nhập trớc, số còn lại bằng tổng số NVL xuất kho trừ đi số đã xuất thuộc
lần nhập trớc đợc tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo. Nh vậy giá thực tế
của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL thuộc lần nhập kho sau cùng.
Phơng pháp này áp dụng đối với những NVL có quy định thời hạn bảo quản
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): theo phơng pháp này cũng phải
xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào
nhập kho sau thì xuất trớc. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế
xuất kho theo nguyên tắc:
Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần
nhập sau cùng, số còn lại tính theo đơn giá của các lần nhập kho trớc đó. Nh vậy
giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế NVL của lần nhập đầu kỳ.
Bên cạnh các phơng pháp kể trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số
phơng pháp khác nh:
Phơng pháp tính theo giá tồn đầu kỳ
Phơng pháp tính theo giá hạch toán
1.3. Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết NVL là việc phản ánh chi tiết theo từng thứ, từng danh
điểm vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở kho và bộ phận kế toán trên cùng các
chứng từ.
1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng
Trong các doanh nghiệp hoạt động nhập xuất diễn ra thờng xuyên liên tục,
muốn tiến hành quản lý chặt chẽ tình hình biến động và hiện có của NVL, kế toán
phải tiến hành lập các chứng từ cần thiết kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ hiện
hành về kế toán NVL đợc nhà nớc ban hành. Những chứng từ hợp lệ hợp pháp này
là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán. Để kiểm tra giám sát
tình hình biến động và số hiện có của từng loại NVL đáp ứng nhu cầu cho hoạt

động sản xuất tại doanh nghiệp.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/2006
ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính các chứng từ về kế toán NVL bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 01 VT )