THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI.
Để đáp ứng yêu cầu cập nhật,tính chính xác về thông tin và số liệu, số
liệu trong các ví dụ minh hoạ dưới đây được trích trong tháng 02/2005.
1. Đặc điểm nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ
Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị sản xuất các loại xà phòng,
kem giặt, chất tẩy rửa,.. Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại và có
nhiều quy cách, phẩm cấp khác nhau. Ví dụ: Mặt hàng kem giặt có các loại
như: Kem giặt cao cấp H/S, kem Haso, kem Bạch Lan cao cấp, kem Bạch Lan
hộp trắng, kem Hà Nội xanh,..
Với đặc điểm riêng của sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất
công ty đã sử dụng một khối lượng chủng loại nguyên vật liệu rất lớn. Các loại
NVL chủ yếu mà công ty sử dụng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại hóa
chất (như: LAS, DBSH, Na
2
SiO
3
, Na
2
SO
4
, Na
2
CO
3
, SO
2
, NaCl, H
2
SO

4
,
H
3
PO
4
, Aldehit các loại,...), các loại chất thơm. Các loại NVL này chủ yếu
được nhập từ nước ngoài hoặc mua của các đơn vị hóa chất trong nước, hơn
nữa một số NVL mà công ty sử dụng có giá thành cao, lại dễ hỏng và rất khó
bảo quản, thường nhập từ nước ngoài như: LAS, DBSH, chất thơm… Theo số
liệu cho thấy, đến cuối năm 2005, các loại hóa chất tồn kho bao gồm 82 loại
khác nhau tươnag ứng với tổng số tiền là 5.163.424.548 đồng.
Trong quá trình SXKD, công ty cũng đã sử dụng một khối lượng lớn
CCDC. CCDC mà công ty sử dụng rất đa dạng, nhiều mặt hàng, chủng loại
nhưng thường có giá trị thấp như: quần áo bảo hộ lao động, bàn chải, áo mưa,
găng tay, cardvisit, khẩu trang, giày, ủng,...
Như vậy, với một khối lượng chủng loại NVL, CCDC lớn, với những
đặc điểm riêng của từng loại, yêu cầu công tác quản lý, sử dụng NVL, CCDC
ở công ty phải khoa học, việc hạch toán và theo dõi NVL, CCDC phải chi tiết
ở tất cả các khâu.
Nhận thức được vấn đề này, công ty Xà phòng Hà Nội đã quan tâm
nhiều đến công tác quản lý NVL, CCDC từ khâu thu mua, vận chuyển bảo
quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Công ty đã chú trọng đến việc tìm kiếm và
khai thác NVL, CCDC ở nhiều nguồn khác nhau để hạ thấp chi phí thu mua
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
11
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
mà vẫn đảm bảo về chất lượng. Về khâu bảo quản, công ty đã lập ra một hệ
thống kho chứa NVL, CCDC nhằm bảo quản đúng, đủ về số lượng, đảm bảo
về chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho

sản xuất một cách nhanh nhất, kịp thời nhất.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục thì việc cung
cấp kịp thời NVL là khâu quan trọng. Thực hiện nhiệm vụ đó, dựa trên định
mức tiêu hao và kế hoạch sử dụng NVL, phòng Kinh doanh sẽ xây dựng kế
hoạch cung cấp NVL và tiến hành thu mua. Nguồn thu mua có thể là ở các
doanh nghiệp trong nước hoặc nước ngoài.
Trong khâu sử dụng, công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư
cho các loại sản phẩm. Việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư tạo điều
kiện cho bộ phận điều độ chủ động lập kế hoạch thu mua và cung cấp vật tư kịp
thời cho sản xuất, đồng thời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộ
phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giá
thành sản phẩm. Việc sử dụng NVL cũng không được tùy tiện và phải có đủ
giấy tờ cần thiết, thủ kho mới cho xuất kho NVL để đưa vào sản xuất.
Công tác kế toán NVL do một người đảm nhiệm. Việc hạch toán chi
tiết và tổng hợp NVL được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Tuy đã
sử dụng chương trình kế toán máy, nhưng do khối lượng NVL lớn, nhiều
chủng loại, do đó việc hạch toán NVL được thực hiện bằng tay và có sự trợ
giúp của máy tính (chương trình Excel).
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
22
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng số 02: ĐỊNH MỨC VẬT TƯ
Tên sản phẩm: Kem Hà Nội xanh
STT Khoản mục
Đơn vị
tính
Định mức cho 1 tấn
sản phẩm
1 Las Kg 110,1
2 Muối Na

2
SO
4
Kg 130
3 Sô đa Kg 60
4 Silicat Kg 200,1
5 CMC mặn Kg 2
6 Borax Kg 3
7 Tinolux Kg 0,2
8 Tinopal Kg 0,2
9 Tripoly Kg 10
10 NaCl Kg 30
11 Chất thơm Kg 3
12 Xà phòng bào Kg 30
13 Bột nhẹ Kg 70
14 Ôxy già Kg 0,6
15 Nước m
3
35
16 Điện Kw 17
2. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2.1. Phân loại nguyên vật liệu:
Công ty Xà phòng Hà Nội có một khối lượng NVL lớn, đa dạng về chủng
loại, mẫu mã, mỗi loại NVL lại có tính năng lý, hóa khác nhau. Với đặc điểm
SXKD của công ty, để tiến hành quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu quả và
hạch toán được chi tiết thì việc phân loại NVL phải đảm bảo hợp lý và khoa học.
Công ty tiến hành phân loại NVL dựa vào nội dung kinh tế, vị trí, vai
trò và công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm.
NVL sử dụng ở công ty được phân thành các loại sau:
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6

33
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
• Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại hóa chất như: Tinopal, Tripoly,
Sôđa (Na
2
CO
3
), xút (NaOH), LAS, DBSH, Natri Sunfat (Na
2
SO
4
), chất
thơm các loại, dầu chuối, dầu gừng, dầu nho,..
• Nguyên vật liệu phụ: Gồm băng dính, các loại hộp nhựa, nhãn các loại,
hộp Carton, găng tay, khẩu trang, mũ lá, giày,..
• Nhiên liệu: Xăng, dầu, than cục,...
• Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Dây curoa, môtơ, biến thế, đinh ghim, đá
mài, bánh xe cao xu, dây emay,...
Phân loại NVL, CCDC theo hệ thống kho tàng bảo quản:
• Kho Hóa chất: Gồm các loại NVL chính như LAS, DBSH, Na
2
CO
3
,
H
2
SO
4
, Na
2

SiO
3
, chất thơm,...
• Kho Tạp phẩm (nay đã nhập vào kho Hóa chất): Gồm các loại NVL phụ
như hộp nhựa, nhãn mác, bao bì,... và các trang bị bảo hộ lao động, CCDC
khác,...
• Kho Ngũ kim: Gồm các phụ tùng thay thế như dây curoa, mô tơ,..
nhiên liệu như xăng, dầu, than cục,...
• Kho Carton: Gồm các loại bao bì carton do phân xưởng Carton sản xuất.
Trong khâu sử dụng công ty đã xây dựng được định mức tiêu vật tư cho
từng loại sản phẩm sản xuất. Việc xây dựng định mức sử dụng vật tư tạo điều kiện
cho bộ phận kế hoạch chủ động lập kế hoạch vật tư kịp thời cho sản xuất. Đồng
thời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộ phận sản xuất, đảm bảo
chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giá thành sản phẩm.
2.2. Phân loại công cụ dụng cụ
Công ty Xà phòng Hà Nội sử dụng rất nhiều loại CCDC, tuy nhiên
chúng đều có giá trị thấp như: các loại dụng cụ bảo hộ lao động (quần áo, mũ,
găng tay, khẩu trang,..), dụng cụ chứa (xoong nồi, chậu nhôm, bao, hộp,..).
Tuy có rất nhiều chủng loại CCDC, nhưng vì giá trị thấp nên doanh nghiệp
không tiến hành phân loại CCDC theo một tiêu thức nào mà tiến hành quản lý
chung. Toàn bộ NVL, CCDC sử dụng tại công ty đều được tập hợp thống
nhất và theo dõi chung trên một tài khoản - TK 152.
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
44
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Đánh giá NVL, CCDC
NVL, CCDC sử dụng tại công ty Xà phòng Hà Nội được nhập từ nhiều
nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là do mua ngoài của các đơn vị sản xuất trong
nước hoặc do nhập khẩu của nước ngoài. Khối lượng thu mua lớn, chủng loại đa
dạng, giá cả lại luôn biến động nên giá mua và chi phí thu mua của từng loại

NVL, CCDC cũng khác nhau. NVL, CCDC của công ty được tính theo giá thực
tế.
3.1. Đánh giá NVL, CCDC nhập kho:
• Giá thực tế của NVL, CCDC mua ngoài nhập kho:
NVL, CCDC sử dụng trong công ty được mua ngoài là chủ yếu, giá
thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho được xác định theo công thức sau:
Gtt NVL Giá trên HĐ Chi phí Thuế Giảm giá hàng
CCDC = (không có + thu mua + nhập khẩu - mua được
hưởng
mua ngoài VAT) trực tiếp (nếu có) (nếu có)
Trong đú chi phí thu mua trực tiếp bao gồm các chi phí trong quá trình
thu mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí kiểm nhận
nhập kho,... Tùy theo từng hợp đồng kinh tế đã ký kết với các nhà cung cấp
mà các loại chi phí thu mua có thể được cộng hoặc không được cộng vào giá
thực tế của NVL, CCDC nhập kho. Nếu chi phí vận chuyển do bên bán chịu
thì trị giá thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho không bao gồm chi phí
vận chuyển.
Ví dụ:
Ngày 20/02/2005, công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội mua Formalin
của cụng ty hoỏ chất - Bộ Thương Mại theo hoỏ đơn số 0024360 , VAT 5%
với số lượng là 3080kg , đơn giỏ 4.350 đồng/kg (chưa cú thuế VAT ).Chi phớ
vận chuyển do bờn bỏn chịu.
Trị giỏ thực tế của số hàng Formalin nhập kho là:
3080 X 4.350 = 13.398.000(đồng)
• Trị giá NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
55
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất các loại chất tẩy rửa, do
đó số lượng NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến ít, thường chỉ thuê gia

công hộp nhựa để đựng các loại kem giặt. Trong trường hợp này, để gia công
số lượng hộp nhựa nhất định, công ty xuất nhựa hạt cho đơn vị nhận gia công,
khi công việc hoàn thành, công ty nhập lại số hộp nhựa theo đúng yêu cầu ghi
trong bản Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. Như vậy, trị giá NVL,
CCDC thuê gia công chế biến nhập lại kho được tính như sau:
Trị giá NVL, CCDC Trị giá NVL, CCDC Chi phí thuê
thuê ngoài gia công = xuất kho thuê gia + gia công
chế biến nhập lại kho công chế biến chế biến
• Trị giá NVL, CCDC tự gia công chế biến nhập kho:
Hiện nay, NVL tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội có một số loại
vừa dùng để sản xuất vừa xuất bán cho bên Lever - Haso và một số doanh
nghiệp khác như Silicat lỏng, xút (NaOH),... NVL được xuất ra để công ty tự
gia công chế biến, sau đó nhập lại hoặc xuất bán. Trị giá thực tế của NVL tự
gia công chế biến được tính theo công thức sau:
Trị giá NVL, CCDC Trị giá thực tế Chi phí
tự gia công chế biến = NVL, CCDC đem + gia công
nhập lại kho gia công chế biến chế biến
3.2. Tính giá NVL, CCDC xuất kho:
Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội tính giá NVL, CCDC xuất kho theo
phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá NVL, CCDC xuất kho được tính
căn cứ vào số lượng NVL, CCDC xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân gia
quyền thực tế của số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá bình
quân gia quyền được tính trong một tháng. Cụ thể, toàn bộ NVL, CCDC sử
dụng ở công ty được theo dõi trên sổ chi tiết vật tư, trên cơ sở theo dõi cả về
mặt số lượng và mặt giá trị của từng lần nhập. Sau một tháng, kế toán vật tư
tính ra đơn giá bình quân gia quyền để tính giá xuất cho số NVL, CCDC xuất
ra trong tháng theo công thức:
Giá thực tế NVL, CCDC + Giá thực tế NVL, CCDC
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
66

Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
bình quân =
gia quyền Số lượng NVL, CCDC + Số lượng NVL, CCDC
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá trị NVL,CCDC
xuất kho trong kỳ
Số lượng
NVL,CCDC
Xuất kho
Đơn giá bình quân gia
quyền
= x
Ví dụ:
Thẻ kho theo dõi tình hình N - X - T Natrisunfat (Na
2
SO
4
)
Vật liệu tồn đầu tháng 02/2005: 5.490.043 kg trị giá 5.454.459.268
đồng.
Tình hình nhập, xuất trong tháng 02/2005 như sau:
Ngày 19/02: Nhập kho 264.650 kg , đơn giá: 867 đồng/kg (đơn giá
chưa có VAT).
Ngày 20/02: Nhập kho 1.501.000 kg đơn giá 863 đồng/kg
Ngày 24/02: Xuất kho 1.451.600 bán cho Công ty Lever - Việt Nam
Ngày 29/02: Xuất kho 60kg bán cho Công ty Lever - Việt Nam
Kế toán vật tư tính đơn giá xuất kho trong tháng như sau:
Đơn giá 5.454.459.268+ (867 X 264.650)+ (863 X 1.501.000)
bình quân =

gia quyền 5.490.043 + (264.650 + 1.501.000)
= 961,903 (đồng)
Trị giá vật liệu thực tế xuất kho là:
1.451.600 X 961.903 +60 X 961.903 = 1.396.356.109(đồng)
+ Danh mục khách hàng
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp , cán bộ công nhân viên trong công
ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dựng để theo dõi chi tiết
công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện
bằng menu lệnh: “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả\Danh mục từ điển\
Danh mục nhà cung cấp” hoặc “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\Danh
muc từ điển\Danh mục khách hàng”. Nhấn F4, sau đó kế toán sẽ khai báo các
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
77
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách
hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Ví dụ:
Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo qui định:
- Với khách hàng là đơn vị bán : NMBM + số thứ tự
Công ty Liên doanh Lever VN tại HN NMBM001
DN tư nhân HC Hạ Long NMBM002
Công ty TNHH SX&TM Thái Hà NMBH003
-Với khách hàng là đơn vị mua: NNNB + số thứ tự
ZIGONG HONGHE NNNB002
Công ty Biên Mậu Hà Khẩu NNNB004
Công ty TM Hồng Phúc NNNB005
- Với các bộ phận trong công ty: HASO + số thứ tự
Phòng Kế Hoạch Thị trường HASO005
Phân xưởng Kem giặt HASO004

Bộ phận Xút HASO012
+ Danh mục hàng hoá vật tư
Việc khai báo được thực hiện qua menu lệnh: “Kế toán hàng tồn kho
kho\Danh mục từ điển\Danh mục hàng hoá,vật tư ”.Nhấn phím F4 để thêm
danh điểm.Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: Mã
hàng hoá , vật tư, số thứ tự , tài khoản kho…
+ Danh mục kho hàng
Kế toán khai báo danh mục kho hàng tháng qua menu lệnh “Kế toán
hàng tồn kho\ Danh mục từ điển \Danh mục kho hàng”.Nhấn F4 sau đó kế
toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho
hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở. Ví dụ:
Mã kho Tên kho
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
88
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CODIEN Kho cơ điện
KDD Kho đi đường
MBGTHA Giao thẳng
MBHASO Kho Haso
MBHDNG Kho Hà Đông
4. Nội dung kế toán chi tiết NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà
phòng Hà Nội
4.1 Trình tự thủ tục nhập kho NVL, CCDC mua ngoài
Căn cứ vào kế hoạch SXKD của doanh nghiệp, bộ phận Kế hoạch của
phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu xác định nhu cầu vật tư cần dùng và cử cán
bộ vật tư đi mua. Khi cán bộ vật tư đưa hàng và phải báo cho phòng Kỹ thuật
để tiến hành kiểm tra chất lượng. Qua kiểm nghiệm, nếu đạt chất lượng thì
phòng Kỹ thuật sẽ ký phiếu KCS đồng ý cho nhập kho. Thủ kho căn cứ vào
hoá đơn bán hàng (do bên bán lập) và số lượng vật tư thực Từ nhập kho được
kiểm nghiệm, ký phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên

trong đó:
• Một liên gốc lưu tại phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
• Một liên do thủ kho giữ
• Một liên giao cho kế toán thanh toán của phòng Kế hoạch - Tài vụ kèm
theo hoá đơn bán hàng để thực hiện phần thanh toán.
Đối với NVL, CCDC nhập kho do nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế
biến hay tự gia công chế biến thì trình tự, thủ tục nhập kho cũng tương tự
trường hợp nhập kho NVL, CCDC do mua ngoài.
Vớ dụ: Ngày 16/02/2005 nhập kho 3080kg Formaline mua của Công ty
hoá chất - Bộ TM
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
99
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng số 03
CÔNG TY HOÁ CHẤT
Gia lâm – Hà Nội
MST: 0100106923
TK: 0011000016926
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 16 tháng 2 năm 2005
Ký hiệu: AA/ 05
Số: 0024360
Đơn vị bán hàng: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Địa chỉ: 135 Nguyễn Văn Cừ - Q. Long Biên - HN
Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Sơn
Đơn vị: Cty Cổ phần Xà phòng Hà Nội
Địa chỉ: 233b- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- HN
Hình thức thanh toán: Chậm 20 ngày MST: 0100100311
STT Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Formaline (+220) kg 3080 4.350 13.398.000
Đ.loan
Cộng tiền hàng: 13.398.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 669.900
Tổng cộng tiền thanh toán: 14.067.900
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu không trăm sáu mươi bảy nghìn
chín trăm đồng .
Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên)
Húa đơn GTGT lập thành 03 liên:
Liên 01: lưu tại gốc
Liờn 02: giao khách hàng
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
1010
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Liờn 03: giao cho kế toán theo dõi nội bộ
Bảng số 04
CÔNG TY CỔ PHẦN
XÀ PHÒNG HÀ NỘI
KCS/KNVT – 08
Hà Nội ngày
16/02/2005

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số 28
Căn cứ vào hợp đồng giữa Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội với Công
ty hoá chất – Bộ TM
Hôm nay ngày 16/02/2005 chúng tôi gồm
Ông : Nguyễn Thành Công Trưỏng ban KCS
Bà : Nguyễn Thị Lan Uỷ viên
Bà : Trần Vân Anh Uỷ viên
Đã cùng nhau kiểm nghiệm vật liệu sau
STT Tên,nhãn
hiệu,quy
cách vật
tư
ĐVT Số lượng Ghi
chú
Theo
chứng
từ
Theo
kiểm
nghiệm
Đúng
quy
cách
Không
đúng
quy
cách
1 2 3 4 5 6 7 8
Formaline Kg 3080

Kết luận của ban kiểm nghiệm : hàng đủ , đảm bảo chất lượng, sử dụng
được ngay .
Trưởng ban KCS Uỷ viên Uỷ viên
Ký tên Ký tên Ký tên
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
1111
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng số 05
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
1212
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CÔNG TY CỔ PHẦN
XÀ PHÒNG HÀ NỘI
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 16 tháng 02 năm 2005
Mẫu số 02 - VT
QĐ số 1141 TC/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên người giao hàng: Công ty Hoá chất – Bộ TM
Lý do nhập: Nhập hàng mua
Nhập tại kho: Vật tư (kèm 01 chứng từ gốc)
NỢ: 152
CÓ: 331
(KB058)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách ,
phẩm chất vật tư (sản
phẩm, hàng hoá)
Mã số
Đơn vị
tính

Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Formaline Kg 3080 4.350 13.398.000
Cộng 13.398.000
Viết bằng chữ:Mười ba triệu ba trăm chín mươi tám nghìn đồng.
Nhập ngày… tháng … năm 2005
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
4.2 Trình tự, thủ tục xuất kho NVL,CCDC
Trong quá trình SXKD, NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho nhiều mục
đích khác nhau: Có thể xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, đưa đi gia công chế biến,
xuất phục vụ cho quản lý, bán hàng hoặc có thể xuất đưa đi bán,... Với mỗi hình
thức xuất phục vụ cho các mục đích khác nhau thì trình tự xuất cũng khác nhau
a Phương pháp ghi sổ
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định
15/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các
chứng từ kế toán về NVL, CCDC bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03- VT )
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08- VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01/ GTGT)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 01- BH)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH)
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
1313
Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo
quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ
kế toán mang tính chất hướng dẫn như :
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07- VT)
• Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC:
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC áp dụng trong
doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp. Các loại sổ, thẻ
kế toán chi tiết bao gồm:
- Thẻ kho (Mẫu số 06- VT)
- Sổ kế toán chi tiết vật tư
- Bảng kê nhập, xuất
- Bảng kê luỹ kế nhập- xuất
- Báo cáo nhập- xuất- tồn
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư.
Các loại chứng từ trên đây được lập và luân chuyển theo đúng quy định
của chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ này là cơ sở, căn cứ pháp lý để kế
toán vật tư kế toán chi tiết NVL, CCDC trong công ty.
Do đặc điểm NVL của công ty là các hoá chất, do đó việc tồn kho
nhiều, lâu sẽ dẫn đến hư hỏng nên khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất,
phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật phải tính toán lượng NVL nhập kho
dùng trong kỳ và dự phòng cho các trường hợp cần thiết.
b. Xuất kho NVL, CCDC đưa vào sản xuất
Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định
mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, phòng Kỹ thuật lập định mức vật
tư cho từng phân xưởng. Căn cứ vào định mức vật tư của từng phân xưởng,
phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu lập phiếu lĩnh vật tư hạn mức. Phiếu lĩnh
vật tư hạn mức được lập thành 03 liên, trong đó:
-Một liên giao cho phân xưởng giữ, hàng ngày khi đi lĩnh vật tư,
phân xưởng phải lấy ký nhận của thủ kho.
SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6
1414