MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY NHỰA HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu
tại công ty nhựa hà nội
3.1 Một số nhận xét chung về công tác quản lý, hạch toán
và sử dụng nguyên, vật liệu tại công ty nhựa hà nội.
Công ty Nhựa Hà Nội là một đơn vị sản xuất các sản phẩm nhựa cho tiêu
dùng và các phụ kiện của một số sản phẩm cho các công ty khác theo đơn đặt
hàng. Tuy với quy mô sản xuất không lớn lắm nhng Công ty luôn cố gắng trong
quản lý và sản xuất làm sao số lợng sản phẩm ngày một tăng nhng chất lợng vẫn
đảm bảo, hàng đợc giao đúng thời gian nh đã ký trong hợp đồng với các bạn
hàng.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc khi bớc vào một nền kinh tế thị trờng sản
xuất hàng hoá đầy sôi động, để tồn tại và phát triển nh ngày nay Công ty đã nỗ
lực vợt qua rất nhiều khó khăn. Trong sự đi lên của Công ty có sự góp phần
không nhỏ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Vài năm trở lại đây, sản phẩm
của Công ty đã chiếm lĩnh đợc nhiều thị phần trên thị trờng, thị trờng của Công
ty hiện nay trải rộng dài từ Bắc vào Nam. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã tiến
hành trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại, bố trí lại cơ cấu sản xuất, quản lý
cho phù hợp hơn.
Cùng với sự đi lên của Công ty là sự phát huy, hoàn thiện mình hơn của bộ
phận Giám đốc, ban quản lý Công ty trong đó có bộ phận phòng Kế toán Tài vụ
nói chung và của nhân viên kế toán nguyên, vật liệu nói riêng. Công tác kế toán
nguyên, vật liệu đã không ngừng cải tiến, hoàn thiện về mọi mặt góp phần thúc
đẩy quá trình phát triển của Công ty.
3.1.1 Một số u điểm trong công tác quản lý, kế toán và sử dụng NVL của
Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc
phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận
dụng chế độ kế toán mới ở Công ty tơng đối nhanh, công tác kế toán nguyên, vật
liệu về cơ bản đã đảm bảo tốt các yêu cầu hạch toán, sổ sách của Nhà nớc, hệ
thống sổ sách kế toán đầy đủ, chi tiết và rõ ràng.

Về công tác quản lý nguyên, vật liệu, Công ty đã tổ chức đợc một bộ phận
chuyên đảm trách công tác thu mua vật liệu trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch và
nhu cầu sản xuất, công tác này đợc ban quản lý vật liệu đảm trách. Cụ thể trong
công tác quản lý nguyên, vật liệu nh sau:
- Về khâu thu mua: Công tác quản lý đợc tiến hành trên cả mặt chất, số l-
ợng, quy cách chủng loại cũng nh giá cả trên thị trờng đảm bảo kịp thời cho
kế hoạch sản xuất. Đội ngũ đảm trách công việc này là các cán bộ thu mua vật
liệu, đó là những ngời có trình độ hiểu biết về chất lợng nguyên, vật liệu cũng
nh về thị trờng mặt hàng này.
- Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty xác định lợng vật t dự trữ đảm bảo
phụ vụ kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất của Công ty mà không gây ứ đọng
1 1
Khoá luận tốt nghiệp
vốn. Đồng thời công tác an ninh, bảo vệ nghiêm ngặt tránh tình trạng mất mát
nguyên, vật liệu và phòng chống cháy nổ.
- Về khâu sử dụng: Vật liệu xuất ra đợc sử dụng đúng mục đích, bảo đảm
tiết kiệm chi phí nguyên, vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Việc áp dụng kế toán nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên là phù hợp với tình hình biến động vật liệu, khắc phục việc ghi chép trùng
lặp, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và hạch toán.
Hệ thống chứng từ: Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng
từ, trình tự vào sổ đã đảm bảo chứng từ đợc lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở pháp
lý cao. Giúp cho công tác giám sát tình hình nhập- xuất- tồn nguyên, vật liệu đợc
kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
3.1.2 Một số nh ợc điểm trong công tác quản lý, kế toán và sử dụng nguyên,
vật liệu của Công ty.
Về việc quản lý vật liệu:
Vị trí địa lý của Công ty Nhựa Hà Nội nằm trên phố Hai Bà Trng, một
phố trung tâm của Thủ Đô Hà Nội. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh th-
ơng mại thì đây quả là một may mắn, song với một doanh nghiệp sản xuất mặt

hàng nhựa nh Công ty lại có không ít khó khăn. Từ khâu mua nguyên, vật
liệu, thông thờng vật liệu đợc mua số lợng lớn thì giá sẽ thấp hơn nhng do kho
bãi chật nên Công ty không thể dự trữ đợc nhiều nhất là khi giá thấp. Đồng
thời trong nội thành, giao thông cũng ngặt nghèo hơn vì vậy nguyên, vật liệu
đợc vận chuyển phức tạp hơn, tốn kém hơn. Đây cũng là điểm bất lợi trong
việc sản xuất, tính giá thành sản phẩm và xuất hàng tiêu thụ.
Trong quá trình sản xuất, Công ty cần đến rất nhiều các loại vật t khác
nhau trên thực tế Công ty vẫn cha sử dụng" Sổ danh điểm vật liệu" với quy định
mã của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật t đợc rõ ràng, chặt chẽ, thuận lợi
cho việc áp dụng kế toán máy vào kế toán nguyên, vật liệu.
Cách tính giá nguyên, vật liệu
Việc tính giá vật liệu theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất
sau (FIFO) chỉ thích hợp trong giai đoạn giá cả nguyên, vật liệu không có biến
động. Trong những tháng qua, chiến tranh Mỹ- Irắc đã khiến cho giá của các
nguyên, vật liệu nhựa trên thế giới và trong nớc ta tăng nhanh, khiến cho giá
thành sản phẩm của Công ty biến động mạnh, ảnh hởng tới quá trình tiêu thụ sản
phẩm của Công ty. Hơn nữa, Công ty có trên 300 loại nguyên, vật liệu khác
nhau, hàng ngày tình hình nhập xuất diễn ra liên tục với số lợng lớn, nhỏ nên
việc sử dụng phơng pháp giá nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất sau trở nên khó
phức tạp. Bởi lẽ mỗi lần nhập, xuất nguyên, vật liệu kế toán phải mở sổ tra số l-
ợng, giá từng danh điểm vật liệu, công việc này đòi hỏi tốn nhiều thời gian và
công sức.
ứng dụng tin học
Công ty cũng đã ứng dụng một phần kế toán trên máy nhng cha đồng bộ
mới chỉ có kế toán về tiền lơng, tiêu thụ thành phẩm còn kế toán về nguyên, vật
liệu thì nhân viên đảm trách công việc này phải làm song song cùng lúc vừa làm
2 2
Khoá luận tốt nghiệp
thủ công, vừa nhập số liệu vào máy để lu trữ. Trong điều kiện Công ty hiện cha
có phần mềm về kế toán nguyên, vật liệu nên chăng kế toán cần tìm ra hớng tận

dụng các chức năng cơ bản của máy vi tính trong kế toán nguyên, vật liệu để đạt
hiệu quả cao nhất mà vẫn tiết kiệm thời gian, công sức cũng nh tiền bạc. Số lợng
máy vi tính còn ít,với 2 chiếc máy vi tính cho cả Phòng Tài vụ gồm 6 ngời làm
việc đôi khi đã gặp nhiều khó khăn nhất là vào cuối kỳ hạch toán công việc dồn
lại nhiều.
3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật
liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội.
Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty, em đã rút ra đợc những
kinh nghiệm bổ ích trong các nghiệp vụ chuyên môn. Sau khi tìm hiểu về một số
điểm còn khó khăn trong công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu tại Công
ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nh sau để Công ty thạm khảo:
3.2.1 ý kiến 1 : Lập sổ danh điểm vật liệu và ứng dụng tin học trong việc sử
dụng sổ danh điểm vật liệu để lập các sổ tổng hợp.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu của Công ty
đã và đang sử dụng, trong sổ theo dõi trong từng nhóm, từng loại vật liệu một
cách chặt chẽ. Mỗi loại, nhóm vật liệu đợc quy định một mã riêng, sắp xếp một
cách có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hơn nữa còn cần tiến
hành tạo lập một bộ mã vật t thống nhất, xây dựng sổ danh điểm vật liệu làm cơ
sở cho việc quản lý và kế toán trên máy.
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của Sổ danh điểm vật liệu, ta ứng dụng
tin học trong việc lập hệ thống sổ danh điểm. Điều này có nghĩa là ta sẽ xây
dựng một chơng trình dữ liệu về sổ danh điểm vật liệu trên mà hình Access.
Trong khuôn khổ của khoá luận em không đề cập đến quá trình xây dựng hệ
thống sổ trên chơng trình Access mà chỉ đề cập đến cở sở lập và trình tự sử dụng
hệ thống Sổ danh điểm trong việc tra cứu, tìm kiếm cùng ứng dụng của nó trong
việc xây dựng các sổ tổng hợp khác.
a/ Cở sở lập và mẫu Sổ danh điểm vật liệu:
Sổ danh điểm vật liệu khi lập phải xây dựng một bộ mã vật liệu chính xác,
đầy đủ không trùng lắp có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp
lý.

Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa trên các tiêu chuẩn sau:
- Loại vật liệu
- Mã vật liệu cho mỗi loại vật liệu
- Quy cách mỗi thứ vật liệu.
Thực tế Công ty có thể phân thành các nhóm và đặt mã số nh sau:
Vật liệu chính: 1521
Bột PVC: 1521-1
Hạt PP : 1521-2
Hạt PEHD: 1521-3
...................
3 3
Khoá luận tốt nghiệp
Vật liệu phụ: 1522
Phẩm mầu đỏ : 1522-1
Phẩm mầu xanh :1522-2
Keo dán : 1522-3
.......................
Nhiên liệu:1523
Xăng :1523-1
Dầu: 1523-2
Phụ tùng thay thế: 1524
Nhóm phụ tùng về cơ khí: Dây Côroa, vòng bi, long đen, ốc vít...:1524-1
Nhóm phụ tùng về phục vụ máy: Dầu, mỡ, chổi lau, giẻ lau máy.....:1524-
2
Phế liệu thu hồi: 1525
Phế liệu PX 1: 1525-1
Phế liệu PX 2: 1525-2
.......
Mẫu Sổ danh điểm vật liệu nh sau:
Khi đã lập đợc sổ danh điểm vật liệu nh trên, bao gồm tên các nhóm

nguyên, vật liệu nh: nhóm hạt PP, nhóm hạt PEHD . Công ty Nhựa Hà Nội với
hơn 300 loại nguyên, vật liệu khác nhau nên việc sử dụng Sổ danh điểm vật liệu
tởng rằng sẽ không tiến bộ hơn cách quản lý trớc là mấy. Song tìm hiểu hệ thống
tên gọi của nguyên, vật liệu tại Công ty em thấy có đặc điểm là có nhiều nguyên,
vật liệu khác nhau trong một nhóm, thí dụ nh:
- Nhóm hạt PP (Mã danh điểm: 1521-2) gồm:
+ Hạt PP 164
+ Hạt PP 2126
+ Hạt PP J440 .
- Nhóm hạt PEHD (Mã danh điểm :1521-3) gồm:
+ Hạt PEHD 5502
+ Hạt PEHD 6200
+ Hạt PEHD 5818 .
Từ đặc điểm nguyên, vật liệu nh vậy, em có thể xây dựng mẫu sổ danh
điểm vật liệu cho từng nhóm loại nguyên, vật liệu trong sổ danh điểm trên để cụ
thể dần và khoa học khi truy tìm một loại nguyên, vật liệu nào đó khi cần thiết.
Do thời lợng không nhiều nên ở đây em chỉ xây dựng mẫu hình sổ danh điểm vật
liệu cho loại hạt PP Sổ danh điểm hạt PP làm ví dụ. (Xin xem trang bên)
b/ Ưu điểm của việc sử dụng hệ thông sổ danh điểm vật liệu trong việc
lập các mẫu sổ tổng hợp: Giúp cho công tác kế toán vật liệu đợc dễ dàng, thuận
tiện đặc biệt từ sổ danh điểm khi đã đa ra đợc những mã vật t là cơ sở để thống
nhất tên gọi tránh nhầm lẫm, phục vụ nhanh chóng kịp thời và thuận tiện khi áp
dụng kế toán máy mà vẫn tiết kiệm đợc chi phí mua phầm mềm kế toán nguyên,
vật liệu. Khi đã sử dụng sổ danh điểm vật liệu thì việc tính giá thành hay kiểm
4 4
Khoá luận tốt nghiệp
tra việc quản lý nguyên, vật liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn với hệ thống máy vi tính.
Sổ danh điểm vật t đợc sử dụng thống nhất cho toàn doanh nghiệp đảm bảo cho
các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.
Thay vì sử dụng mẫu sổ nhập xuất tồn nguyên, vật liệu kiềng càng nh trớc

đây rất khó khăn trong việc tìm kiếm nguyên, vật liệu nào đó khi cần, ta đã chia
nhỏ khoanh vùng vật liệu cần tìm kiếm ngay từ ban đầu nên hiệu quả cao hơn
bởi tiết kiệm đợc thời gian và công sức.Với các phép tính và các lệch tính trên
máy vi tính, việc sử dụng kết hợp Sổ danh điểm vật liệu với các sổ ghi chép khác
ta sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo lập các sổ tổng hợp để vừa đơn giản khi sử dụng
mà vừa chi tiết đầy đủ. Cụ thể ta có mẫu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL
năm 2002 nh sau:
Bảng phụ lục 1(Xin xem trang sau)
Tơng tự nh việc sử dụng Sổ danh điểm vật liệu, chỉ cần kích đúp chuột trái
vào ô có mã danh điểm: 1521-2. Ta có Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn về các loại
hạt PP cụ thể trong nhóm hạt PP .
Bảng phụ lục 2 (Xin xem trang sau)
Nh vậy với Sổ danh điểm vật liệu công việc của kế toán nguyên, vật liệu
trở nên đơn giản rất nhiều. Thí dụ, khi cần tìm hiểu, kiểm tra số liệu của loại hạt
PP 5722E1. Kế toán vào Mã danh điểm: 1521-2 để vào hệ thống bảng tên các
nhóm hạt PP. Sau đó, kế toán vào mã danh điểm 1521-2-5 và nhìn cột ghi chú có
ký hiệu E1, ta có đợc thông tin về hạt PP 5722 E1.
Việc kiểm tra các loại nguyên, vật liệu khác cũng tơng tự các bớc nh trên.
3.2.2 ý kiến 2 : Sử dụng đơn giá hạch toán để tính giá xuất kho nguyên, vật
liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội.
Trong Công ty Nhựa Hà Nội tình hình nhập xuất nguyên, vật liệu diễn ra
thờng xuyên nên việc dùng đơn giá nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất sau sẽ
khiến cho việc xác định giá thực tế của vật liệu cuối tháng sẽ gặp khó khăn, dẫn
đến việc phân bổ nguyên, vật liệu trong tháng không thuận lợi. Nhất là trong thời
kỳ giá nguyên, vật liệu có nhiều biến động nh những tháng đầu năm 2003 vừa
qua (giá của các loại nguyên, vật liệu nhựa đã tăng từ 1,2 đến 1,5 lần) dẫn đến sự
bất ổn định khá lớn về giá sản phẩm của Công ty. Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu
công tác hạch toán, kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Công ty nên sử dụng đơn giá
hạch toán để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên,
vật liệu. Đồng thời, việc sử dụng cách tính giá hạch toán sẽ phần nào giảm bớt đ-

5 5
Khoá luận tốt nghiệp
ợc khối lợng công việc ghi chép, hạch toán của kế toán vật liệu đồng thời tăng c-
ờng công tác kiểm tra của kế toán cũng nh khắc phục những khó khăn về giá.
Để sử dụng đơn giá hạch toán trong công tác kế toán nguyên, vật liệu, kế
toán cần phải tổng hợp đợc đợc giá thực tế cũng nh số lợng của vật liệu tồn kho
đầu tháng, vật liệu nhập kho trong tháng. Cuối tháng kế toán tính hệ số giá hạch
toán của nguyên, vật liệu xuất kho và tồn kho thực tế để đảm bảo phản ánh tổng
hợp nguyên, vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ công tác quản lý
nguyên, vật liệu.
Việc tính chuyển giá hạch toán của nguyên, vật liệu xuất kho thành giá
thực tế đợc tiến hành trên bảng kê số 3. Tính giá thực tế đợc tiến hành theo trình
tự sau:
+ Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán (H)
H =
Giá thực tế NVL
tồn đầu kì
+
Giá thực tế NVL
nhập trong kì
Giá hạch toán NVL
tồn đầu kì
+
Giá hạch toán NVL
nhập trong kì
Hệ số chênh lệch của nguyên, vật liệu có thể đợc tính cho từng loại
nguyên, vật liệu
Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng đợc tính nh sau:
Giá thực tế NVL xuất kho trong
tháng cho từng bộ phận cho

từng phân xởng
=
Giá hạch toán của
NVL xuất kho trong
tháng
x
Hệ số giá
NVL
Ví dụ, trong việc tính giá của hạt PGHI Hông Kông
Giá thực tế tồn kho đầu kỳ: 15.000đ/kg
Giá thực tế nhập trong kỳ: 18.000đ/kg
Giá hạch toán tồn đầu kỳ: 14.000đ/kg
Giá hạch toán nhập trong kỳ: 16.500đ/kg
Giá hạch toán xuất kho: 16.500đ/kg
- Giá thực tế của hạt PSHI Hồng Kông theo đúng phơng pháp nhập trớc
xuất trớc, nhập sau xuất sau trong kỳ sẽ có biến động từ 15.000đ/kg lên
18.000đ/kg. Biến động 3.000đ/kg hạt nhựa PSHI là một con số rất đáng kể (tăng
0,2%), điều này dẫn đến giá thành của mỗi sản phẩm nhựa phải tăng từ 2-5%.
- Giá thực tế của hạt PSHI Hồng Kông theo phơng pháp giá hạch toán đợc
tính nh sau:
Tính hệ số
chênh lệch : H= = = 1,08
6
33.00015.000 + 18.000
30.500
14.000 + 16.000
6