ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐIỆN CƠ THỐNG NHẤT

Trưởng phòng Tài vụ
Phó phòng Tài vụ, kiêm kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ
Kế toán vật liệu, dụng cụ và tiền lương Kế toán thuế GTGT đầu ra và thanh toánKế toán TGNH , thuế VAT đầu vào, thành phẩm và tiêu thụThủ quỹ
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Điện Cơ Thống Nhất
I . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh
doanh thì bộ máy kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó giúp ban giám đốc trong
lĩnh vực quản lí tài chính, đảm bảo công tác hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, ghi
chép và tính toán ra một con số chính xác về giá trị sản phẩm sản xuất ra cũng nh việc
lên báo cáo tài chính đúng qui trình và chính xác, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện
đúng các chế độ chính sách về quản lí kinh tế của nhà nớc.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng nh thực tế khách
quan trong hoạt động quản lí tài chính, công ty Điện Cơ Thống Nhất đã xây dựng bộ
máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là phòng Tài vụ. Phòng Tài vụ phải
thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống
báo cáo của đơn vị. Và kế toán trởng là ngời trực tiếp điều hành và quản lí công tác kế
toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên.
Hình thức này có u điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trởng
cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất
kinh doanh. Đồng thời có sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động kế toán.
Dựa vào đặc điểm qui mô sản xuất, đặc điểm quản lí công ty cũng nh mức độ
chuyên môn hoá và trình độ cán bộ kế toán, phòng Tài vụ của công ty gồm 6 ng ời và
đợc tổ chức nh sau :


Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Trởng phòng Tài vụ là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và các
cơ quan pháp luật nhà nớc về toàn bộ công việc của mình cũng nh toàn bộ thông tin
cung cấp. Trởng phòng Tài vụ là kiểm soát viên tài chính của công ty,có trách nhiệm
và quyền hạn nh sau:

+Kí duyệt séc, uỷ nhiệm chi và các chứng từ thanh toán đã đầy đủ thủ tục
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .
+Kí phiếu thu chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và
việc thanh toán mua bán với khách hàng .
+Kí báo cáo quyết toán quí năm đã đợc giám đốc kí duyệt .
+Tham mu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực tài chính ,kế
toán .
+Lập kế hoạch cân đối thu chi hàng tháng, quí, năm phục vụ cho sản
xuất kinh doanh theo đúng chế độ tài chính .
+ Lập các báo cáo tài chính định kì cũng nh đột xuất gửi các cơ quan chức
năng theo đúng qui định. Đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi ban giám đốc
yêu cầu .
* Phó phòng Tài vụ : Phụ trách phần hành TSCĐ, tập hợp chi phí và tính giá
thành phẩm . Với nhiệm vụ nh vậy, phó phòng tài vụ có trách nhiệm và quyền hạn sau
+Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong toàn công ty theo các
tiêu chi qui định của pháp lệnh kế toán. Lu trữ và bảo quản đầy đủ chứng từ, hồ sơ cảu
tình hình tăng giảm TSCĐ, thẻ TSCĐ, sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Báo cáo tình hình
biến động TSCĐ và các thông tin khác về TSCĐ một cách chính xác , đầy đủ cho trởng
phòng. Trích khấu hao từng quí đầy đủ, chính xác từ đó phân bổ vào chi phí sản xuất
trong kì .
+Tập hợp đúng, đủ, chính xác mọi chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh trong kì hạch toán nh : chi phí sản xuất trực tiếp , chi phí nhân công, chi
phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Xác định đợc
chi phí sản xuất dở dang đầu kì và cuối kì từ đó xác định đợc tổng chi phí sản xuất
thực tế trong kì và xác định giá thành sản xuất sản phẩm một cách chính xác nhất.
Kiểm tra đối chiếu số liệu một cách tổng hợp , phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có
sai sót. Đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ và phơng pháp tập hợp chi phí, tính
giá thành sản phẩm phải theo đúng nguyên tắc hạch toán kế toán .
+ Giúp trởng phòng trong việc tổ chức các nghiệp vụ chuyên môn, thay mặt
trởng phòng giải quyết các vấn đề về quản lí hoạt động chung cuả phòng khi trởng

phòng đi vắng .
+ Kiểm tra nghiệp vụ các phần hành hạch toán trong kì kế toán. Chịu trách
nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu mà mình cung cấp, chịu trách nhiệm về
những công việc trởng phòng giao .
* Kế toán tiền lơng và vật t :
+Căn cứ vào số lợng lao động, thời gian và kết quả lao động của các đội gửi
lên hoặc ở các phòng ban để tính đúng dủ số tiền lơng, BHXH phải trả cho CBCNV
hàng tháng. Tính đúng đủ chính xác số tiền BHYT, KPCĐ phải thu từ lơng của CNV
theo đúng chế độ qui định của Nhà Nớc .
+Có nhiệm vụ ghi chép tính toán theo dõi chính xác, trung thực kịp thời về số
lợng, giá trị thực tế NVL nhập xuất- tồn. Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp
thời NVL thiếu thừa, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp
thời. Đồng thời kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL, phân bổ hợp
lí giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất . Phải thờng xuyên
đối chiếu sổ sách với số lợng tồn thực tế . Lu giữ chứng từ đầy đủ theo đúng qui định
của pháp lệnh kế toán .
*Kế toán thanh toán:
+Theo dõi thờng xuyên mọi hoạt động thu chi của quĩ tiền mặt, tiến hành
các thủ tục thu chi nh viết phiếu chi thu sau khi có các chứng từ hợp lí hợp lệ ... từ
đó giám sát đợc số d tiền tại quĩ theo từng ngày. Lu giữ chứng từ đầy đủ. Chứng từ, sổ
theo dõi chi tiết tài khoản phải đợc cập nhật hàng ngày, thờng xuyên đối chiếu số d với
thủ quĩ .
+Kiểm tra, theo dõi và thanh toán các chứng từ liên quan đến hoạt động mua
và bán có phát sinh các khoản phải thu, phải trả trong qúa trình sản xuất kinh doanh
của công ty theo đúng quy định của công ty và pháp lệnh kế toán. Mở sổ theo dõi chi
tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp hay ngời tạm ứng. Đôn đốc khách hàng trả nợ .
*Kế toán TGNH, doanh thu, thành phẩm và các khoản thuế :
+ Theo dõi, giám sát thờng xuyên mọi hoạt động của các khoản tiền gửi, tiến
hành theo dõi các thủ tục thu chi bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng sau khi
có các chứng từ hợp lệ... từ đó xác định số d tài khoản hàng ngày. Lu giữ chứng từ đầy

đủ. Chứng từ, sổ theo dõi chi tiết phải đợc cập nhật hàng ngày, thờng xuyên đối chiếu
số d với ngân hàng.
+ Theo dõi tình hình nhập xuất tồn thành phẩm trong kì sản xuất kinh doanh .
+ Theo dõi đúng, đủ, chính xác số lợng và doanh thu thành phẩm đã tiêu thụ
đợc trong kì kinh doanh, từ đó xác định đợc số thuế GTGT phải nộp .
+ Tính đúng, đủ, chính xác số thuế GTGT đầu ra và kết chuyển số thuế
GTGT đầu vào đợc khấu trừ trong kì để xác định số thuế GTGT phải nộp trong kì .
* Thủ quĩ :
+ Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu chi khi đã có đầy đủ thủ tục hợp lí, có đủ
chữ kí của trởng phòng tài vụ, giám đốc... Vào sổ quĩ hàng ngày, tính số d tồn quĩ hàng
ngày. Cuối tháng kiểm quĩ, đối chiếu số d với kế toán, đối chiếu số tồn thực tế với số
tồn trên sổ sách .
II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của
công ty Điện Cơ Thống Nhất
1. Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán :
_ Phơng pháp hạch toán : do sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục nên công ty
sủ dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên .
_ Phơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: công ty sử dụng phơng pháp thẻ
song song để hạch toán chi tiết NVL và thành phẩm tồn kho .
_ Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ : công ty áp dụng phơng pháp khấu hao theo
đờng thẳng.
_ Phơng pháp tính thuế GTGT : công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ .
_ Phơng pháp xác định giá trị NVL xuất kho : công ty áp dụng phơng pháp bình
quân cả kì dự trữ .
_ Phơng pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang : công ty đánh giá sản phẩm dở
dang theo chi phí NVL chính.
_ Phơng pháp tính gía thành thành phẩm : giá thành thành phẩm đợc công ty áp
dụng theo phơng pháp giản đơn.
_ Phơng pháp xác định thành phẩm xuất kho : công ty sử dụng phơng pháp giá

bình quân cả kì. Kì hạch toán của công ty là quí .
2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán :
Công ty đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán
thống nhất do bộ Tài Chính ban hành, nh : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh
giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lí TSCĐ .... Hoá đơn bán hàng của ngời bán, phiếu nhập
kho, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu lĩnh vật t theo hạn mức, phiếu xuất kho.....
Chứng từ phản ánh lao động nh bản chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm , giấy
chứng nhận đau ốm thai sản, ..... Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua
hàng, giấy đề nghị tạm ứng ,...... Phiếu thu chi , séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quĩ
.....
Ngoài các chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành , công ty còn sử dụng một số mẫu
chứng từ do công ty tự thiết kế.
3. Hệ thống Tài khoản kế toán
Công ty đã đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên do Bộ Tài Chính ban hànhtheo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT . Ngày
1/1/2003doanh nghiệp đã xoá bỏ các TK cũ nh 821, 921 và đã bổ sung thêm các TK
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Bảng kê Nhật Kí Chứng Từ Thẻ và sổ chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
mới nh 635, 515 theo chuẩn mực mới của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên có một số TK mà
công ty không sử dụng nh 142, 335, 242 và trong năm nay doanh nghiệp đang có xu
hớng đa chúng vào sử dụng .
4. Hệ thống sổ sách kế toán
Là một doanh nghiệp Nhà Nớc tiến hành sản xuất kinh doanh với qui mô vừa, số
lợng các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thơng không nhiều , công ty đã đăng kí sử
dụng hình thức sổ Nhật Kí Chứng Từ ( NKCT ).
Căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế
toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra sản phẩm cuối cùng là hệ thống báo cáo
tài chính .

Sơ đồ 4: Trình tự ghi chép sổ kế toán
_Sổ tổng hợp : Căn cứ vào chứng từ gốc, bảng phân bổ, bảng kê, sổ chi tiết, kế
toán ghi vào sổ tổng hợp. Sổ tổng hợp trong công ty Điện Cơ Thống Nhất bao gồm :
+ Nhật Kí Chứng Từ số 1 ,2 ,3 ,5 ,7 ,8 ,9 ,10
+ Bảng Kê 1 ,2 ,4 ,5 ,8 ,10 ,11
+ Sổ Cái : công ty Điện Cơ Thống Nhất mở sổ Cái cho tất cả các TK mà công
ty sử dụng
_Sổ chi tiết : công ty Điện Cơ Thống Nhất sử dụng các sổ chi tiết nh sau :
+SCT 1 : thanh toán các khoản nợ vay
+SCT 2 : thanh toán với nhà cung cấp
+SCT 3 : sổ chi tiết bán hàng
+SCT 4 : thanh toán với ngời mua
+SCT 5 : sổ chi tiết TSCĐ
+SCT 6 : mở cho các TK thuộc NK 10
5. Hệ thống báo cáo
_ Đối với báo cáo tài chính : Kết thúc mỗi quí, kế toán các phần hành tiến hành
tổng hợp, đối chiếu và tính ra số d cuối kì các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp
tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh
doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả
các hoạt động của một kì kế toán .
Công ty không lập báo cáo lu chuyển tiền tệ, mặc dù nó có ý nghĩa quan trọng
trong việc cung cấp thông tin cho kế toán cũng nh những ngời có liên quan trong việc
đánh giá khả năng tạo ra tiền, sự biến động tài sản thuần, khả năng thanh toán và dự
đoán đợc luồng tiền trong kì tiếp theo .
_ Đối với báo cáo quản trị: Công ty không lập báo cáo quản trị định kì mà nó chỉ
đợc lập theo yêu cầu khi cần thiết .
III. Đặc điểm các phần hành kế toán tại
công ty Điện Cơ Thống Nhất .
1. Kế toán TSCĐ

Đến cuối năm 2003 tổng Nguyên giá TSCĐ của công ty là 40 874 976 349 đ,
trong đó khấu hao TSCĐ là 23 330 092 228 đ. Trong năm 2003 công ty có đa vào một
dự án với tổng vốn đầu t hơn 10 tỷ đ bằng nguồn vốn vay, nhng cuối năm dự án vẫn
cha hoàn thành, do đó giá trị TSCĐ năm 2003 tăng so với 2002 không đúng với mức
đầu t của dự án. Nghiệp vụ tăng TSCĐ của công ty chủ yếu là do đầu t mua sắm từ bên
ngoài, công ty không góp vốn liên doanh và cũng không nhận vốn góp liên doanh.
TSCĐ của công ty giảm là do công ty tiến hành thanh lí, nhợng bán các máy móc cũ.
Định kì công ty vẫn tiến hành sữa chữa máy móc thiết bị nhằm nâng cấp kéo dài tuổi
thọ nhằm phục vụ tốt hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh .
1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng TSCĐ trong hoạt động sản xuất và quản lí, công ty
tiến hành mua sắm hoặc thanh lí TSCĐ. Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm do mua ngoài
hay đầu t xây dựng cơ bản, công ty tiến hành lập ban kiểm nghiệm , kiểm nhận và lập
Biên bản giao nhận TSCĐ ( Mẫu số 01-TSCĐ-BB ) .
Trong qúa trình hoạt động kinh doanh, có những TSCĐ bị h hỏng phải sửa chữa,
hoặc công ty tiến hành sửa chữa nâng cấp chúng thì sau khi hoàn thành, công ty tiến
hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ) .
Việc thanh lí TSCĐ là do đề xuất của phân xởng hoặc phòng kĩ thuật. Kế toán sử
dụng Biên bản thanh lí TSCĐ ( Mẫu số 03- TSCĐ) .Ngoài ra trong quá trình thanh
lí TSCĐ công ty còn sử dụng Hoá đơn bán hàng theo mẫu do Bộ Tài chính qui định
đối với trờng hợp thanh lí TSCĐ .
Sau khi hoàn thành thủ tục mua hoặc bán thì bộ phận thu mua hoặc bộ phận
thanh lí đem hồ sơ lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Đồng thời kế toán
tiến hành lập hoặc huỷ Thẻ TSCĐ .Thẻ TSCĐ sau khi đợc lập xong thì đợc đăng kí
vào Sổ TSCĐ .
Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng giảm TSCĐ
Nghiệp
vụ
TSCĐ
Giám đốc

Hội đồng
giao nhận
Kế toán TSCĐ
Bảo
quản
lu trữ
Duyệt yêu
cầu mua-
bán
Giao nhận
TSCĐ và lập
chứng từ
-Lập (huỷ) TSCĐ
-Ghi sổ chtiết
-Ghi sổ tổng hợp
1.2. Hạch toán chi tiết TSCĐ
Kế toán TSCĐ theo dõi TSCĐ chi tiết theo loại và theo phòng ban, phân xởng sản
xuất. Mỗi khi đa vào sử dụng một TSCĐ mới, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết để theo
dõi khấu hao .
Để hạch toán chi tiết , kế toán sử dụng 2 mẫu sổ chi tiết :
Mẫu 1 : Sổ TSCĐ
Sổ này đợc mở cho cả năm , dùng chung cho toàn doanh nghiệp
Trên sổ này ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ, nguyên giá, tăng giảm và khấu
hao .
Căn cứ để ghi là các chứng từ tăng giảm và khấu hao
Mẫu 2 : Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng
Sổ này đợc mở cho từng phân xởng hoặc bộ phận sử dụng
Căn cứ để ghi là chứng từ tăng giảm
1.3. Kế toán tổng hợp TSCĐ
Công ty Điện Cơ Thống Nhất sử dụng TK 211- Tài sản cố định hữu hình- để

phản ánh tình hình tăng giảm , giá trị hiện có của toàn bộ TSCĐ hữu hình .
Ngoài ra kế toán còn sử dụng những TK 214 , 331 , 111 , 112 ... để hạch toán
tổng hợp TSCĐ
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán TSCĐ

TK111 ,112 ,331 TK 211 TK 214, 811

Mua TSCĐ Thanh lí , nhợng bán
TK 133
VAT
Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ
NK 1,2 ,4, 5 ,10 NK 9
Thẻ TSCĐ
BK 4, 5
NK 7
Sổ Cái TK 211 , 214
Báo cáo Tài Chính
Sổ chi tiết TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
Nếu TSCĐ đợc đầu t mua sắm bằng quỹ đầu t phát triển hoặc nguồn vốn đầu t
xây dựng cơ bản thì kế toán ghi thêm định khoản kết chuyển nguồn:
Nợ TK 414 : quĩ đầu t phát triển
Nợ TK 441 : nguồn vốn đầu t XDCB
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Theo hình thức NK-CT, các phát sinh tăng giảm TSCĐ đợc phản ánh ở các NK
1 ,2 ,4 , 5 ,9 , 10 tuỳ theo nguyên nhân phát sinh .
Đối với các nghiệp vụ tăng TSCĐ, tuỳ theo hình thức tăng , kế toán phản ánh vào
sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Vdụ: nếu mua trả ngay bằng tiền thì ghi vào NK 1 hoặc 2,
nếu mua chịu thì ghi vào NK 5, vay để mua thì ghi vào NK 4 , nhận vố cấp bằng TSCĐ
thì ghi NK 10

Đối với các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ nh thanh lí, nhợng bán kế toán ghi vào
NK 9
Sơ đồ 7: Quy trình ghi sổ tổng hợp TSCĐ tại công ty Điện Cơ Thống Nhất
1.4. Kế toán khấu hao TSCĐ