Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 3 - Vũ Quốc Thông (2018)

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 3

HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN
THƢƠNG MẠI TRÊN PHẦN MỀM
CHUYÊN DỤNG
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Nộp danh sách nhóm (!)

2

1


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Mục tiêu
Ứng dụng phần mềm kế toán để thực hiện các
quy trình kế toán cơ bản:
• Kế toán mua hàng

• Kế toán kho, TSCĐ
• Kế toán bán hàng
• Kế toán vốn bằng tiền

3

Hệ thống thông tin kế toán (*)

Phần mềm
/Phƣơng tiện

Phần cứng
Dữ
liệu
(chứng
từ…)

Thông
tin
(báo
cáo kế
toán)

Con
người

Tổ chức
dữ liệu

Thao tác

xử lý / thủ tục

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

4

2


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Hoạt động thương mại
Hàng hóa

Mua hàng

Bán hàng

Phải thu
khách hàng

Phải trả
ngƣời bán
Thanh toán

Thu tiền

Tiền

Kế toán mua hàng và
công nợ phải trả

6

3


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Quy trình

7

8

4


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Các chức năng thuộc về:
- Nhập liệu đầu vào
(Input)
- Xử lý

(Process)
- Kết xuất báo cáo đầu ra (Output)

?
?
?

9

Thực hành trên
phần mềm

10

5


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX
Kì kế toán: QUÝ
Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX

11

Quy trình mua hàng

 Đơn mua hàng – Mua hàng kèm HĐ
dựa theo đơn mua hàng
 Mua hàng kèm HĐ – trả lại hàng
mua đã nhập kho

12

6


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Tình huống 1.

*

1a. Ngày 09/01/20XX, Cty ABC đặt hàng NB010 theo đơn
mua hàng số DMH00001 (VAT 10%):
SL
ĐG (VNĐ/KG)
HH04
4.000
10.000
HH05
3.000
12.000
1b. Ngày 11/02/20XX: số hàng mua theo đơn đặt hàng
DMH00001 ngày 09/01/20XX đƣợc chuyển về và nhập kho

Hàng hóa (chƣa thanh toán cho NB010):
SL
ĐG (VNĐ/KG)
HH04
4.000
10.000
HH05
3.000
12.000
VAT 10%, theo HĐ GTGT số 0011234 số Seri AT/10, ngày
11/02/20XX, hạn thanh toán 12/04/20XX
13

Tình huống 2.
2a. Ngày 12/01/20XX: mua hàng nhập kho Hàng hóa, từ
NB004; HĐ GTGT 0044321 số Seri AT/10 – thuế VAT:
10%, ngày 12/01/20XX (chƣa thanh toán cho NB004):
SL
ĐG (VNĐ/KG)
HH04
2.000
10.000
2b. Ngày 14/01/20XX, trả lại ½ số hàng cho ngƣời bán –
HĐ trả hàng Seri AB/11T, số 0000001 đối với số hàng mua
ngày 12/01/20XX của HĐ GTGT 0044321 - NB004
Yêu cầu: Ghi nhận HĐ và tiến hành trả lại ½ số hàng
14

7

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập quy trình mua hàng
 Mua hàng không qua kho
 Theo dõi công nợ phải trả - thanh
toán tiền hàng cho ngƣời bán

 Hàng về trƣớc, HĐ về sau

15

Tình huống 3.
Mua hàng không qua kho?
3. Ngày 15/03/20XX mua 2.000 Kg hàng hóa HH06 từ
NB009 sử dụng trực tiếp cho bộ phận bán hàng. Đơn giá
chƣa thuế: 5.000 VNĐ, thuế VAT 10% theo hóa đơn GTGT
số 0011745, ký hiệu AP/11N. Chƣa thanh toán cho ngƣời
bán. Yêu cầu thao tác nghiệp vụ kế toán trên phần mềm.

16

8


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Tình huống 4.
4a. Ngày 22/03/20XX: Thanh toán hết tiền hàng cho HĐ
GTGT 0044321 - NB004, tiếp theo tình huống trả hàng
ngày 14/01/20XX. Phƣơng thức thanh toán: Tiền gửi ngân
hàng – Chuyển khoản qua TK ngân hàng Đông Á.
4b. Nếu ghi nhận thanh toán cho NB010 từ phân hệ Quỹ
(hay phân hệ Tiền gửi ngân hàng) vào ngày 29/03/20XX.
Giải thích ý nghĩa?
Yêu cầu:
- Sử dụng báo cáo công nợ phải trả
- Ghi nhận thanh toán cho người bán
17

Tình huống 5.
5. Hàng về trước, hóa đơn về sau
- Đơn mua hàng - 20/01/20XX đặt mua mặt hàng HH06
(SL=100; ĐG=10.000) từ NB009
- Nhận đủ hàng về nhập kho – 10/02/20XX (không kèm hóa
đơn)
- Nhận đƣợc hóa đơn vào 20/02/20XX, kế toán ghi vào H/T.
Chi tiết HĐ bao gồm thuế GTGT: 10%; mẫu số HĐ:
01GTKT3/001; ký hiệu HĐ AP/11T; số HĐ 0000200, ngày
HĐ: 12/02/20XX – hạn thanh toán 28/02/20XX.
- Trả tiền cho NB009 trên HĐ mua hàng này bằng tiền mặt
vào ngày 28/02/20XX
18

9

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập thực hành
In và xuất ra Excel các báo cáo:
- Tổng hợp công nợ phải trả
- Sổ chi tiết mua hàng
- Chi tiết công nợ phải trả theo HĐ
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_Mhang.mbz
19

Tự đánh giá
1. Quy trình mua hàng cơ bản
bao gồm những bƣớc nào ?
2. Phân loại các chức năng trong
phân hệ mua hàng theo mô
hình I-P-O ?
3. Những “AI” tham gia quy trình
mua hàng và công nợ phải trả ?
20

10


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập thực hành tổng hợp
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 02 –
Kế toán mua hàng
Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình
- AI ?
- Chứng từ ? định khoản ?
21

Kế toán hàng tồn kho

22

11


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Hàng tồn kho trong thương mại bao gồm:
Hàng hóa mua về để bán – hàng tồn kho, hàng mua
đang đi đƣờng, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia
công chế biến.
Tính giá trị của vật tư, hàng hóa xuất kho đƣợc
thực hiện theo một trong các phƣơng pháp:
+ Phƣơng pháp giá đích danh
+ Phƣơng pháp bình quân gia quyền

+ Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc (FIFO)
(Chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 “Hàng tồn kho” và Thông tƣ
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)
23

Quy trình

24

12


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Các chức năng thuộc về:
- Nhập liệu đầu vào
(Input)
- Xử lý
(Process)
- Kết xuất báo cáo đầu ra (Output)

?
?
?

25

Thực hành trên

phần mềm

26

13


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Báo cáo tổng hợp tồn kho
Báo cáo / Kho / Tổng hợp tồn kho
Kho / danh mục Hàng hóa
- Đầu kỳ
- Nhập và Xuất trong kỳ
- Cuối kỳ
>> số lƣợng / giá trị
27

Quản lý tồn kho trong thƣơng mại
 Nhận HĐ trƣớc – hàng mua về sau
 Hàng tồn kho gửi đi bán
 Xuất kho dùng cho hoạt động
SXKD (tính vào C/P)

28

14

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Tình huống 1.
1a. Cty ABC mua hàng từ NB001: ngày 12/02/20XX - nhận
HĐ GTGT 0099876 số Seri AB/11 – thuế VAT: 10%. Ngƣời
bán chịu C/P vận chuyển. Sau khi ABC đồng ý mua hàng,
ngƣời bán vận chuyển số hàng này về kho công ty. Dự kiến
ngày 22/02/20XX, hàng đƣợc chuyển đến kho công ty.
SL
ĐG (VNĐ/cái)
HH08
20
500.000
Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán?
1b. Ngày 22/02/20XX: hàng mua từ nghiệp vụ ngày
12/02/20XX của NB001; HĐ 0099876 về đến kho công ty.
Công ty tiến hành kiểm tra và nhập kho toàn bộ số hàng
vào kho Hàng hóa.
29
Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán?

Thủ kho nhập / xuất
TH: mua hàng…

TH: chuyển hàng…

TH: xuất hàng…

30

15


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Tình huống 2.
2. Ngày 27/02/20XX, xuất kho gửi bán đại lý Minh Ngọc
(DL001 – tính chất: khách hàng) theo hợp đồng số KT001,
đã ký ngày 20/02/20XX của Cty TNHH TM ABC:
SL
ĐG (VNĐ/KG)
HH04
1.000
HH05
1.000
* Lƣu ý: không nhập đơn giá bán
Tạo mã DL001 – đại lý Minh Ngọc
78 Nguyễn Bỉnh Khiêm Q.4 TP. HCM
MST: 0313286237
31

Tình huống 3.
3. Ngày 02/03/20XX, xuất kho HH04 sử dụng cho phòng Kế
toán:
SL

ĐG (VNĐ/KG)
HH04
100

Tình huống 1, 2 và 3 - Giá vốn / Giá xuất?

32

16


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Thiết lập kiểm tra HTK khi xuất
Mặt hàng A với số lƣợng tồn kho là x (B/C tổng hợp tồn kho)
- Trong danh mục Vật tƣ / Hàng hóa:
đặt tồn kho tối thiểu cho mặt hàng A là y (với y -Trong Hệ thống – Tùy chọn - Vật tƣ / Hàng hóa:

Tại Phân hệ kho / thực hiện xuất kho cho mặt hàng A
VD. xuất cho phòng Kinh doanh – lý do xuất dùng – ngày
xuất: 17/03/20XX – số lƣợng xuất: z (với z > x-y)
* Sự hỗ trợ của kế toán máy trong quản lý tồn kho
33

Quản lý tồn kho trong thƣơng mại
 Tiến hành kiểm kê – xử lý thừa,
thiếu hàng tồn kho

 Tính giá xuất kho / giá vốn
Những thao tác trên thƣờng đƣợc xử lý vào cuối
kì kế toán (sẽ trao đổi trong học phần Phân hệ
Sổ cái)
34

17


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập thực hành
In và xuất ra Excel các báo cáo:
- Tổng hợp tồn kho
- Sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_HTK.mbz
35

Tự đánh giá
1. Phân loại các chức năng thuộc kế
toán hàng tồn kho trong thƣơng
mại theo mô hình I-P-O ?
2. Nhận xét về mối liên hệ giữa
phân hệ mua hàng – kho – bán
hàng trong thƣơng mại ?
36

18


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập thực hành tổng hợp
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 03 –
Kế toán kho
Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình
- AI ?
- Chứng từ ? định khoản ?
37

Tự đánh giá
1. Phân loại các chức năng thuộc kế
toán hàng tồn kho trong thƣơng
mại theo mô hình I-P-O ?
2. Nhận xét về mối liên hệ giữa
phân hệ mua hàng – kho – bán
hàng trong thƣơng mại ?
38

19

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Kế toán tài sản cố định

39

Quy trình

40

20


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Hoạt động tăng TSCĐ

41

Hoạt động giảm TSCĐ

42

21

Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập thực hành TSCĐ
Thực hiện trên csdl XYZ:
Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình
- AI ?
- Chứng từ ? định khoản ?
43

TH1. MUA TSCĐ CHƯA THANH TOÁN – KHẤU HAO TSCĐ
Nghiệp vụ 1a: Ngày 16/01/2018, mua một máy phát điện của công ty TNHH
Thiên Phong. Công ty chƣa thanh toán tiền. Chi phí vận chuyển máy về công ty
XYZ do ngƣời bán chịu.


Máy phát điện Honda EP 7000X SL: 1

ĐG: 43.990.000 (VND/cái)

Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn
BD/18T, số HĐ: 0017859, ngày 16/01/2018, thuế GTGT 10%.
Thông tin về tài sản: Tài sản có thời gian sử dụng 4 năm, ngày bắt đầu đƣa vào
sử dụng là 16/01/2018. Tài sản sử dụng cho bộ phận cả công ty.

Nghiệp vụ 1b: Ngày 31/01/2018, kế toán ghi nhận chi phí khấu hao tháng
01/2018.

22


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

TH 2. MUA TSCĐ – ĐÃ THANH TOÁN – KHẤU HAO TSCĐ
Nghiệp vụ 2a: Ngày 09/02/2018, mua một máy photocopy của công ty TNHH
Thanh Long. Công ty đã thanh toán tiền bằng tài khoản VNĐ, ngân hàng Á
Châu. Chi phí vận chuyển máy về công ty do ngƣời bán chịu.


Máy photocopy Canon IR 2530

SL: 1

ĐG: 31.190.000 (VND/cái)

Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn
TL/18T, số HĐ: 0002387, ngày 09/02/2018, thuế GTGT 10%.
Thông tin về tài sản: Tài sản có thời gian sử dụng 5 năm, ngày bắt đầu đƣa vào
sử dụng là 09/02/2018. Tài sản sử dụng cho phòng hành chính.

Nghiệp vụ 2b: Ngày 28/02/2017, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao tháng
02/2017

TH 3. THANH LÝ TSCĐ – KHẤU HAO TSCĐ
Nghiệp vụ 3a: Do máy phát điện không đáp ứng yêu cầu công việc nên công ty

XYZ quyết định bán thanh lý máy này. Ngày 20/03/2018, công ty TNHH Hạnh
Phúc đồng ý mua lại máy phát điện này. Giá mua theo hợp đồng ký kết là
42.900.000 đồng (Đã bao gồm thuế GTGT). Công ty TNHH Hạnh Phúc đã
chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng vào tài khoản VNĐ, ngân hàng

Vietcombank.
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn
AB/18T, số HĐ: 0000005, ngày 20/03/2018, thuế GTGT 10%
Nghiệp vụ 3b: Ngày 31/03/2018, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao
tháng 03/2018

23


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Bài tập
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel
báo cáo:
- Sổ tài sản cố định
- Thẻ Tài sản cố định
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,đặt tên:
CT_XYZ_TSCĐ.mbz
47

Tài sản cố định
Yêu cầu: tìm hiểu phân hệ và thao diễn cơ bản
- Thiết lập danh mục một TSCĐ

- Khai báo nguyên giá (tăng giá trị)
TSCĐ, phƣơng pháp và thời hạn khấu
hao…
- Khấu hao TSCĐ qua một vài kì
- Thanh lý TSCĐ
- Các báo cáo về tình hình của TSCĐ

24


Vũ Quốc Thông

10/09/2018

Tự đánh giá
1. Phân loại các chức năng trong phân
hệ TSCĐ theo mô hình I-P-O ?
2. Những “Ai” tham gia vào quy
trình mua sắm TSCĐ?
3. Các chứng từ gì phát sinh khi mua
sắm và thanh lý TSCĐ?

Kế toán bán hàng và
công nợ phải thu

50

25